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Microsoft Office Excel 2016

Manual del Participante

CENTRO DE EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO

MANUAL DE APOYO MICROSOFT OFFICE EXCEL BÁSICO 2016

Cafam - Centro de Educación para el Trabajo Microsoft Colombia

Microsoft Office Excel 2016

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TABLA DE CONTENIDO SECCIÓN 1 ................................................................................................................. 5 INTRODUCCIÓN A MICROSOFT OFFICE EXCEL 2016 ....................................................... 5 Objetivos: .............................................................................................................. 5 ¿Qué es una hoja de cálculo? .............................................................................. 6 Microsoft Office Excel 2016 .................................................................................. 6 Iniciar MS Office Excel 2016 ................................................................................. 7 Descripción de la Pantalla Principal ...................................................................... 8 Cinta de Opciones ................................................................................................ 8 Encabezados de filas y columnas y Líneas de división ...................................... 10 Etiquetas de hojas .............................................................................................. 10 Barra de estado .................................................................................................. 10 Libros y hojas ...................................................................................................... 10 Movimiento a través de la hoja ........................................................................... 11 Selección ............................................................................................................ 13 Captura de información en las celdas ................................................................. 16 Seleccionar y capturar ........................................................................................ 17 Guardar un archivo ............................................................................................. 18 Cerrar el archivo ................................................................................................. 19 Salir de MS Office Excel 2016 ............................................................................ 19 SECCIÓN 2 ................................................................................................................. 1 EDICIÓN DE CELDAS ................................................................................................... 1 Objetivos: .............................................................................................................. 1 Abrir un libro ......................................................................................................... 2 Copiar, Cortar y Pegar .......................................................................................... 4 Copiar ................................................................................................................... 4 Cortar .................................................................................................................... 5 Pegar .................................................................................................................... 6 Menú rápido .......................................................................................................... 7 Mover y copiar con MS Office Excel 2016 ............................................................ 7 Llenar y Autollenar ................................................................................................ 8 Borrar .................................................................................................................. 10 Deshacer y repetir acciones ............................................................................... 11 Buscar un contenido ........................................................................................... 11 Reemplazar texto ................................................................................................ 13 Ortografía............................................................................................................ 14 SECCIÓN 3 ................................................................................................................. 1 FÓRMULAS ................................................................................................................. 1 Objetivos: .............................................................................................................. 1 ¿Qué es una fórmula? .......................................................................................... 2 Creación de una fórmula....................................................................................... 2 Cafam - Centro de Educación para el Trabajo Microsoft Colombia

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Prioridades de los operadores .............................................................................. 4 Direccionamiento de celdas .................................................................................. 5 SECCIÓN 4 ................................................................................................................. 1 FORMATO .................................................................................................................. 1 Objetivos: .............................................................................................................. 1 Introducción .......................................................................................................... 2 Formato a las celdas............................................................................................. 2 Separador Número ............................................................................................... 3 Separador Alineación............................................................................................ 4 Control del texto .................................................................................................... 5 Separador Fuente ................................................................................................. 7 Separador Borde .................................................................................................. 9 Separador Relleno .............................................................................................. 10 Menú Rápido ...................................................................................................... 11 Altura de la fila .................................................................................................... 12 Visibilidad............................................................................................................ 12 Ancho de la columna .......................................................................................... 13 Ocultar y mostrar ................................................................................................ 14 Estilos ................................................................................................................. 16 Estilos de Celda .................................................................................................. 17 Manejo de las hojas ............................................................................................ 18 Copiar hojas........................................................................................................ 19 Ocultar y mostrar ................................................................................................ 22 Inmovilizar paneles ............................................................................................. 23 SECCIÓN 5 ................................................................................................................. 1 INSERCIÓN ................................................................................................................. 1 Objetivos: .............................................................................................................. 1 Introducción .......................................................................................................... 2 Inserción de celdas ............................................................................................... 2 Inserción de filas ................................................................................................... 3 Inserción de columnas .......................................................................................... 3 Mensajes de error ................................................................................................. 3 Eliminar celdas, filas y columnas .......................................................................... 4 Inserción de hojas ................................................................................................. 5 Eliminar hojas ....................................................................................................... 6 SECCIÓN 6 ................................................................................................................. 1 FUNCIONES ................................................................................................................ 1 Objetivos: .............................................................................................................. 1 Introducción .......................................................................................................... 2 Importancia de las funciones ................................................................................ 2 ¿Cómo utilizar funciones? .................................................................................... 3 SECCIÓN 7 ................................................................................................................. 1 Cafam - Centro de Educación para el Trabajo Microsoft Colombia

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IMPRESIÓN ................................................................................................................. 1 Objetivos: .............................................................................................................. 1 Introducción .......................................................................................................... 2 Configurar página ................................................................................................. 2 Separador Página ................................................................................................. 3 Separador Márgenes ............................................................................................ 4 Separador Encabezado y pie de página ............................................................... 5 Separador Hoja..................................................................................................... 7 Separador Gráfico ................................................................................................ 9 Vista preliminar ................................................................................................... 10 Impresión ............................................................................................................ 12

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Sección 1 Introducción a Microsoft Office Excel 2016 Objetivos: El participante iniciará el MS Office Excel 2016 Identificará las partes que componen la pantalla principal Realizará movimientos a través de la hoja de cálculo Seleccionará celdas y rangos Capturará información Guardará el archivo Cerrará un archivo y saldrá de MS Office Excel 2016.

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¿Qué es una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas. Con una hoja de cálculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características, ubicación, orientación, etc. de los datos que se están manipulando. El MS Excel para Windows es una de las hojas de cálculo con mayor éxito en el mercado por su facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario.

Microsoft Office Excel 2016 MS Office Excel 2016 o Excel como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja de cálculo, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de: • • • • • • •

Fórmulas y funciones Bases de datos Macros con MS Visual Basic Autoformato a tablas Gráficos Imágenes Objetos

Como cualquier otra aplicación que corre bajo el ambiente Windows, MS Office Excel 2016 maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene).Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresión. MS Office Excel 2016 tiene la capacidad de intercambiar información entre otras aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo Windows y soporten OLE. La tecnología OLE (Object Linking and Embedding; Ligado y Empotrado de Objetos) está basada en el concepto de que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones. Estos objetos podrán ser editados directamente en la aplicación contenedora sin la necesidad de abrir la aplicación que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y creando productos de altísima calidad.

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Iniciar MS Office Excel 2016 Para iniciar el MS Office Excel 2016 debemos iniciar Windows. Estando en Windows, debemos buscar el acceso directo de MS Office Excel 2016 en alguno de los grupos de programas de Windows. El acceso directo puede estar alojado en el grupo Microsoft Office. En cualquier caso se debe buscar un acceso directo igual al que aparece a continuación:

Posicione el puntero del ratón sobre el acceso directo y ejecute un clic. MS Office Excel 2016 se inicia y está listo para utilizarse.

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Descripción de la Pantalla Principal Al iniciar MS Office Excel 2016 automáticamente se genera una nueva hoja de cálculo en blanco. La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuación:

Cinta de Opciones En esta área aparecen las fichas disponibles. Cada ficha contiene grupos específicos y en cada uno de estos los respectivos botones para aplicarlos sobre el archivo así: Inicio

Esta ficha permite aplicar las opciones de portapapeles, formato de fuente, alineación, número, estilos, celdas y modificar.

Insertar

Mediante esta ficha se pueden realizar tablas, ilustraciones, gráficos, vínculos y elementos de texto.

Diseño de página

Se pueden aplicar temas, configurar la página, ajustar área de impresión, opciones de la hoja y organizar objetos.

Fórmulas

Esta ficha permite implementar funciones, nombres definidos a celdas o rangos, auditoría de fórmulas, cálculo y soluciones en conversiones de moneda.

Datos

Con esta ficha se pueden obtener datos externos, establecer conexiones, ordenar y filtrar información, utilizar las herramientas de datos y generar esquemas.

Revisar

Con esta ficha obtenemos ayudas adicionales como son: la corrección ortográfica, ingreso de comentarios, hacer cambios en las hojas para proteger una hoja o un archivo.

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Vista

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En esta ficha se pueden determinar las diferentes vistas de archivos, mostrar u ocultar elementos de las hojas, cambiar el zoom, establecer elementos de la ventana y crear macros.

Algunas fichas que aparecen en MS Office Excel 2016 se pueden encontrar en casi todas las aplicaciones del paquete Office y contienen opciones muy similares. Es decir que si se sabe usar una opción de estas fichas en MS Office Excel 2016 se sabe usar en cualquier otra aplicación del paquete Office.

Después de haber ingresado a MS Office Excel 2016, el paso siguiente es ingresar la información que conformará el archivo.

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Encabezados de filas y columnas y Líneas de división La hoja está dividida en filas y columnas que se muestran en los encabezados. La intersección de una fila y una columna, es una celda. Las líneas de división sirven para identificar rápidamente donde está la celda. En cada celda se va a alojar un dato distinto de la información a manipular.

Etiquetas de hojas MS Office Excel 2016 maneja lo que se conoce como Libros de trabajo, éstos contienen múltiples hojas. A cada una de las hojas le corresponde una etiqueta. Dando clic sobre la etiqueta correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.

Barra de estado Es una descripción de la acción que se está ejecutando en la hoja, y también indica si se está grabando alguna macro. Por ser una aplicación de Windows, las ventanas de MS Office Excel 2016 mantienen los elementos comunes para todas las ventanas como son: Botón Archivo Botón de maximizar / restaurar Botón de minimizar Barra de título (nombre de la aplicación) Dentro de la ventana de MS Office Excel 2016 está la ventana del Libro 1 que MS Office Excel 2016 generó automáticamente y también cuenta con sus botones y menú de control correspondientes.

Libros y hojas Cafam - Centro de Educación para el Trabajo Microsoft Colombia

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Una de las características nuevas de MS Office Excel 2016, es que maneja cada archivo con lo que se conoce como Libros. Los libros son conjuntos de Hojas, es decir que en cada libro se tiene más de una hoja de trabajo, y además se pueden tener hojas de gráficos, de macros, etc.

Movimiento a través de la hoja Para moverse Una celda en la dirección indicada Se mueve arriba o abajo al extremo de la región de datos actual Se mueve hacia la izquierda o derecha de la región de datos actual A través de celdas desbloqueadas en una hoja protegida Al principio de una fila Al principio de la hoja A la última celda de la hoja Hacia abajo una pantalla Hacia arriba una pantalla Hacia la derecha una pantalla Hacia la izquierda una pantalla Hacia la siguiente hoja del libro Hacia la anterior hoja del libro

Teclado ó ó ó + ó + + ó +

+ +

+ + + +

Con la tecla , se activa o desactiva un modo especial de movimientos a través de la hoja. Al activar la tecla en la barra de estado se puede ver indicando que está activado este modo. En este modo el movimiento es:

Para moverse Un bloque de datos con la fila o columna A la última celda en uso de la hoja (esquina inferior derecha) A la última celda en uso de la última columna en uso

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Teclado y ó ó ó

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Con la tecla , se activa o desactiva el modo despliegue que se ve en la barra de estado indicado como. En este modo se mueve la pantalla, no el cursor, de la siguiente forma: Para moverse Arriba o abajo una fila Izquierda o derecha una columna A la esquina superior izquierda de la ventana A la esquina inferior derecha en la ventana

Teclado ó ó

Para cambiar la celda activa utilizando el ratón, basta con dar un clic sobre ella.

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Selección Para poder hacer modificaciones, referencias y demás operaciones se necesitan seleccionar las celdas, las columnas y los renglones. Existen dos métodos, con teclado o con ratón. Para Extender la selección Extender la selección al extremo de la región actual de datos Extender la selección al principio de la fila Extender la selección al principio de la hoja Extender la selección a la última celda de la hoja (esquina inferior derecha) Seleccionar una columna entera Seleccionar una fila entera Seleccionar una hoja entera Quitar la selección y la deja en la celda activa Extender la selección hacia abajo una pantalla. Extender la selección hacia arriba una pantalla Seleccionar la región actual Con un objeto seleccionado, seleccionar todos los objetos en un hoja

Para Extender la selección hacia el final del bloque de datos en la dirección de la flecha Extender la selección hacia la última celda de la hoja (esquina inferior derecha) Extender la selección hacia la última celda de la columna actual

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Teclado + ó ó ó + + ó ó ó + ++ ++ + + +A + + + ++* ++

Teclado , + ó ó ó , + , + *

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Para Extender la selección hacia la celda superior izquierda de la ventana Extender la selección hacia la celda inferior derecha de la ventana

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Teclado + +

Además del método de selección con el teclado, se tiene el método de selección con el ratón. El apuntador del ratón de cruz , nos indica que podemos hacer una selección. Para seleccionar con el ratón, basta con dar un clic sostenido sobre el área deseada hasta que este sombreada.

En la barra de fórmulas, aparecen cuantas columnas y/o filas se están seleccionando. Se pueden seleccionar fácilmente columnas enteras, ubicando el puntero de ratón el cual muestra una pequeña flecha de dirección hacia abajo. Dando un clic y manteniendo el botón presionado sobre los encabezados de las columnas, se desplaza el ratón hasta seleccionar las columnas que se deseen.

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De la misma forma se pueden seleccionar renglones completos desde el encabezado de las filas.

De esta forma se han seleccionado columnas, filas o celdas que están en forma contigua. Para seleccionar filas, columnas o celdas que no están contiguas, se utiliza la tecla y se usan los mismos métodos descritos anteriormente. De manera que se podría tener una selección como esta:

Finalmente, para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botón que se encuentra a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba de la fila 1.

Como en la barra de fórmula se informa cuantas columnas y filas están seleccionadas, en este caso, se puede ver el total de columnas y filas que posee una hoja.

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Captura de información en las celdas Como se mencionó anteriormente, MS Office Excel 2016 tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar. La captura o introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda. Por ejemplo si tenemos la siguiente tabla: Nombre Felipe González Pedrero Ana Fernández Robles Luis Alberto Rodríguez Domingo Cruz Martínez Alfredo Posada Pérez

Cargo Gerente Contador Auxiliar Mensajero Conductor

Sueldo Descuento Total $3.000.000 3% $2.912.621 $2.500.000 2% $2.427.184 $1.900.000 2% $1.844.660 $1.080.000 1% $1.048.544 $980.000 1% $951.456

Se debe capturar de la siguiente manera:

Cada uno de los datos va en una celda. En el caso del Nombre, a pesar de que son varias palabras, éste es un sólo dato y por esto se escribe en una sola celda. En esta misma columna del nombre se puede ver que algunos no aparecen completos por que la siguiente columna contiene información. Más adelante se verá como hacer que esta columna muestre el contenido, pero la información esta ahí aunque no se vea. Para capturar información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer esto, la barra de fórmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:

En la barra de fórmulas se maneja la edición de la celda como se maneja en otras aplicaciones la edición de texto. Se tiene un cursor que marca la posición donde se va a insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del ratón en el lugar deseado. Está en el modo de inserción, es decir lo que se escriba se va a insertar no a sobrescribir. Para activar el modo de sobreescritura se utiliza la tecla y la barra de fórmulas se muestra un recuadro de color negro que va a estar activado

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indicando que se debe comenzar a ingresar el nuevo contenido. Se desactivará al terminar de ingresar el contenido. Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas básicamente. La tecla y . Ambas teclas tienen la función de borrado, pero la primera borra el texto hacia la derecha y la segunda borra hacia la izquierda. Original: Usando Usando

** Esto es una prueba. Esto es una pruba. Esto es una preba. ** El símbolo

 es la posición del cursor. Ya que se tiene la información deseada se acepta con el botón de Introducir de la barra de fórmulas o presionando la tecla . Si la información no se desea alojar en esa celda, se puede cancelar con el botón Cancelar de la barra de fórmulas o presionando la tecla . Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no se desea borrar la información contenida sino realizar algunos cambios, se hace con la tecla o dando un doble-clic sobre la celda o dando clic en la barra de fórmulas y se cambia o añade la información.

Seleccionar y capturar Cuando se está capturando información en cierta forma u orientación, se tiene que estar cambiando en exceso de lugar el cursor y puede resultar impráctico. Pero si se selecciona el área donde se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor sólo se moverá a través de esa selección. Para moverse Una celda a la derecha Una celda a la izquierda Una celda hacia abajo Una celda hacia arriba

Teclado

+

+

Sólo con estas teclas el cursor se moverá a través de la selección, con cualquier otra se pierde la selección. Al llegar a cada celda se puede capturar la información correspondiente o se puede editar con la tecla .

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Guardar un archivo Una vez que hemos capturado los datos debemos guardarlos. Para hacerlo utilizamos: Botón Archivo Seleccionamos la opción Guardar Teclado Presionamos simultáneamente + o Barra de Acceso Rápido Se da clic sobre el botón Guardar (

)

Sin importar que método hayamos utilizado aparecerá la siguiente caja de diálogo:

En Nombre de Archivo: debemos especificar el nombre que tendrá nuestro libro. A los libros se les asignará automáticamente la extensión .XLSX. En la columna de la izquierdaseleccionaremos la biblioteca y la carpeta o la unidad de disco, donde queremos guardar el archivo. En Tipo: seleccionaremos con que tipo de archivo queremos guardar el documento. En esta opción podremos escoger plantilla, libro, formato de texto o de otras hojas de cálculo.

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Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y extensión al documento, ya no es necesario volver a especificárselas. Si se vuelve a salvar el documento, MS Office Excel 2016 lo guardará sin que aparezca una nueva caja de diálogo. Si se desea cambiar alguno de los parámetros se utiliza el comando Guardar como del Botón Archivo.

Cerrar el archivo Para cerrar el libro actual se realiza la combinación de teclas + . Si no se ha guardado el archivo o se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, MS Office Excel 2016 preguntará si se quiere guardar el libro.

Salir de MS Office Excel 2016 Para salir de MS Office Excel 2016 utilizamos del Botón Archivo la opción Cerrar. También se puede usar la combinación de teclas + . Finalmente, podemos utilizar el ratón, dando un clic en botón cerrar de los botones de título de MS Office Excel 2016.

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Sección 2 Edición de Celdas Objetivos: El participante abrirá un libro Copiará, cortará, pegará y moverá celdas Llenará y Autollenará celdas Borrará formatos, contenidos y/o notas Repetirá y Deshará acciones Buscará y reemplazará textos Corregirá la ortografía de un archivo

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Abrir un libro Para abrir un libro podemos utilizar cualquiera de los siguientes métodos: Botón Archivo Seleccionamos la opción Abrir Teclado Presionamos las teclas + ó +

Al utilizar + , aparece el siguiente pantallazo:

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O si se utiliza + , se muestra la siguiente caja de diálogo:

Este cuadro de diálogo es muy similar al que se describió en la opción Guardar del Botón Archivo. Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic sobre él. Aceptamos nuestra selección dando clic sobre el botón de Aceptar, o dando doble clic sobre el nombre del archivo. Se puede abrir un archivo que haya sido creado en otra aplicación de las que aparecen en Tipo de archivo.

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Copiar, Cortar y Pegar Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar información en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por esto, el grupo Portapapeles de la Ficha Inicio contiene las opciones Cortar, Copiar, Copiar formato y Pegar. Al realizar la operación Cortar o Copiar la información se coloca en un área de memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe información en el Portapapeles, ésta está disponible para cualquier aplicación de Windows. Además, cuando se tiene información en el Portapapeles se puede pegar cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de información sea (texto, gráficas, dibujos, etc.).

Copiar La acción Copiar coloca la información en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente forma:

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Para Copiar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones.

Grupo Portapapeles de la ficha Inicio Seleccionamos la opción Copiar (

).

Teclado Presionamos simultáneamente + .

Cortar La opción Cortar coloca la información en el Portapapeles, pero borra la información original. Es la opción ideal para mover la información a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

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Para Cortar primero se selecciona la información deseada y después se realiza alguna de las siguientes operaciones. Grupo Portapapeles de la ficha Inicio )

Seleccionamos la opción Cortar (

Teclado Presionamos simultáneamente + .

Pegar La acción Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de cálculo, en el lugar deseado. Esta acción se puede realizar cuantas veces sea necesario después de Copiar. Cuando utilizamos la opción Cortar, sólo podremos Pegar una vez la información. La información que contiene el Portapapeles después de Copiar no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar otra vez. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes métodos.

Grupo Portapapeles de la ficha Inicio

Seleccionamos la opción Pegar (

)

Teclado Presionamos simultáneamente + .

Si se desea copiar o cortar información dentro del mismo MS Office Excel 2016, el procedimiento es el mismo. El corte o la copia tendrán el mismo formato que ya tiene asignado el texto. Al Copiar o Cortar, una celda o rango aparece alrededor de éste una marquesina con movimiento. Esta marquesina indica que estamos en proceso de copia o corte. Al Pegar un objeto cortado la marquesina desparece. Al Pegar un objeto copiado, la marquesina no desparece hasta indicarle, presionando la tecla , que terminamos la operación.

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Menú rápido Estas mismas acciones se pueden realizar con un menú rápido, que aparece presionando el botón derecho del ratón sobre la selección que se desea cortar, copiar o pegar, y también aparece con la tecla + .

Mover y copiar con MS Office Excel 2016 Además de los métodos que ya se vieron, MS Office Excel 2016 tiene un método más para copiar y mover. Con este método la información no se coloca en el Portapapeles, sino que se mantiene internamente. Para mover algún texto u objeto primeramente se selecciona, después se coloca el ratón sobre el borde del área seleccionada. El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma:

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Con el botón sostenido se mueve la selección al lugar deseado.

Para copiar se utiliza el mismo método, pero presionando la tecla . El apuntador del ratón cambia a la siguiente forma.

Llenar y Autollenar Existen ocasiones en que se desea copiar la información de una celda hacia otras celdas que se encuentran en forma contigua a ésta, es decir, hacia arriba, abajo, izquierda o derecha de la celda. Cuando esto ocurre se puede realizar un llenado y/o un autollenado. Primero se debe seleccionar la celda que se desea copiar a las demás junto con toda el área donde se va a copiar el contenido.

Posteriormente se selecciona del grupo Modificar el botón Rellenar. Según el área que esté seleccionada aparecerán activadas o inhibidas las opciones.

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En este caso se utilizaría la opción Hacia abajo. El resultado se muestra de la siguiente forma:

Otra forma de hacerlo, es utilizando el puntero del ratón. Se coloca justo en la esquina inferior derecha de la celda en el cuadro de Autollenado; el puntero del ratón toma el aspecto de una cruz ( ) delgada.

Con el botón sostenido se extiende hacia abajo o a la derecha dependiendo donde se desee hacer el llenado. El resultado es el mismo, pero es mucho más sencillo y rápido. A esta acción se le conoce como Autollenar y es equivalente a esta misma acción desde el botón Rellenar que se vio anteriormente. Si se utilizan números con incremento, se seleccionan y se copian igualmente, tendrán un incremento dependiendo del valor que se está incrementando.

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Borrar Para eliminar el contenido de las celdas, del grupo Modificar se selecciona el botón Borrar.

La opción Borrar Todo, elimina todo lo que contenga una celda, formatos, contenidos y comentarios. Las opciones restantes, Borrar Formatos, Borrar Contenido y Borrar Comentarios sólo eliminan estos. Con la tecla , también se borra el contenido de la celda, los formatos y los comentarios quedan intactos. Otra forma más para borrar el contenido de las celdas, es con el ratón. Con el puntero del ratón que se utilizó para el Autollenado ( ), pero ahora la dirección es hacia arriba o hacia la izquierda si se tiene más de una columna por borrar.

Las celdas que se estén borrando cambian a fondo gris.

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Deshacer y repetir acciones MS Office Excel 2016 ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera esa acción o esas acciones. Para deshacer una operación: Barra de Acceso Rápido Se da clic en el botón Deshacer (

)

Teclado Presionamos simultáneamente + .

La acción contraria es Rehacer que anula a Deshacer. Para repetir: Barra de Acceso Rápido Se da clic en el botón Rehacer (

)

Teclado Presionamos simultáneamente + .

Buscar un contenido MS Office Excel 2016 ofrece ayuda para buscar un contenido dentro del archivo. La manera de llevar a cabo esta operación es: Grupo Modificar

Se da clic en el botón Buscar y seleccionar ( y se selecciona la opción Buscar

)

Teclado Presionamos simultáneamente + . Después de utilizar cualquiera de los dos métodos aparece el siguiente cuadro de diálogo:

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En la caja Buscar: escribimos la información que deseamos encontrar. El botón Opciones >> muestra otros atributos. En la caja Dentro de: seleccione Hoja para establecer que la búsqueda sea únicamente a la hoja de cálculo activa. Seleccione Libro para buscar el contenido en todas las hojas del libro activo. Si se debe buscar Por filas o Por columnas se indica en la caja Buscar: y si se busca dentro de Fórmulas, Valores o Comentarios se indica en la lista Buscar en:. Si señalamos Coincidir mayúsculas y minúsculas, MS Office Excel 2016 encuentra sólo los textos con la combinación exacta de mayúsculas y minúsculas especificadas. MS Office Excel 2016 considera las letras como fueron escritas originalmente, aunque hayan sido cambiadas con alguna de las instrucciones de conversión a mayúsculas. Para encontrar sólo palabras completas utilizamos Coincidir con el contenido de toda la celda. Además, de las opciones anteriores podemos utilizar: Buscar todos Busca en el archivo todas las repeticiones del contenido especificado en los criterios de búsqueda. Si desea buscar y revisar cada repetición por separado, haga clic en Buscar siguiente en lugar de en Buscar todos. Buscar siguiente Busca y selecciona el siguiente texto especificado. Reemplazar Inicia la caja de diálogo de Reemplazar y toma la información del texto buscado para reemplazarlo. Para cerrar los atributos de búsqueda se da clic en el botón Opciones