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• Luis Bruno

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M Microsoft Ex Excel 2010 – Nivel 1

1

CAP PITULO

1. La Hoja de Cálculo a. La ventan na de trab bajo en Excel E Son hojas de S d cálculo que q hacen fácil f la creaación y maanipulación de tablas de d datos. E Aplicaación incluyye muchas herramienta Esta h as de cálculoo, así comoo diferentes tipos de f formato, reppresentaciónn gráfica dee los resultaados, análisiis de datos y automatización de t tareas mediante la proggramación en e Visual Basic.

Cinta de Opciones de o la ficha Inicio

Cu uadro de Nombrres Ficha Archivo Fichas Barra de A Acceso rápido

Barra de e fórmulas

Encabezado os de Columna

Puntero de celda Barra a de Desp plazamiento verticcal

Encabezadoss de Fila

Barrra de Desplaz zamiento horiz zontal Etiq quetas de hoja Botones de d Vistas Botón Nue eva hoja

Ba arra de Estado Barra de Zo oom

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

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b. Tamaño T d la Hoja de Cálc de culo C Columnas:

desde la A hasta la XFD X (16,3884 columnass)

F Filas:

1’048,5766 filas

H Hojas en unn Libro:

Inicialmente tiene 3 hojas. h Hastaa un máxim mo de 255 ho ojas.

Cada Libroo en Excel es C e un archivvo en el qu ue se puedeen haber utiilizado una o varias h hojas. L nombrees de archivvo estándar de Los d Excel tieenen la extensión: xlsxx. L archivoos habilitadoos para maccros de Exceel tienen la extensión: xlsm. Los

c. El Punterro de Celda I Indica la ceelda activa donde d se puede ingresaar o modificar un dato.

Cua adro de Relle eno o de d Autollenado

d. El Punterro del Mo ouse Dependienddo donde se ubique el D e puntero del d mouse, este cambiiará de forrma para r realizar difeerentes acciones en la hoja h de cálcculo:

E el interioor de la celdda. Para seleccionar celdas En

E el bordee del punteroo de celda. Para En P copiarr o mover ceeldas

En el cuadrro de rellenoo. Para copiar en celdaas consecutiivas, o paraa rellenar E series de daatos

e. Ingreso de d datos P escribiir un nuevo dato en unaa celda o paara reemplazzar un dato allí existentte: Para 1 Ubicar el puntero de 1.d celda en el lugar do onde se deseea escribir uun dato 2 Escribirr el dato y luego 2.l presioonar Enter o desplazarr el puntero a otra celd da N Nota:

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Cuanndo se está inngresando dattos en una cellda, observe que q al lado izzquierdo de la a Barra de Estaddo aparece ell mensaje Intrroducir, y una a vez escrito loos datos en laas celdas, al seeleccionar una de d ellas, la baarra de fórmullas mostrará el e contenido de d esta celda.

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

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Para modificar un dato existente en una celda: 1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se encuentra el dato a modificar 2.- Hacer doble clic en la celda, o presionar la tecla de función [F2], o hacer clic en la Barra de Fórmulas 3.- Al aparecer el cursor parpadeante, modificar el dato escrito en esa celda y luego presionar Enter Nota:

Observe que en esta ocasión cuando se está modificando el contenido de la celda, en la barra de Estado aparece el mensaje Modificar.

f. Tipos de datos En las celdas se pueden escribir los siguientes tipos de datos: Números.-

Combinando dígitos del 0 al 9, el punto decimal, o la barra diagonal, y los dos puntos para las fechas y horas, y el espacio en blanco para números fraccionarios.

Ejemplos:

1234 721.45 3 7/8 28/07/2011 03:15

Nota:

Enteros Decimales Fraccionarios (quebrados mixtos) Fechas Horas

No deben escribirse los números con comas de millar ni con el signo monetario, pues estos podrán ser agregados luego al dar formato a las celdas.

Textos.-

Estos datos pueden combinar las letras del alfabeto y cualquier otro carácter del teclado.

Ejemplos:

Carlos Robles Empresa Editora Florencia 15 años Almacén #24 28 de Julio del 2011 45+27+130-47 C3+7-A2 1er Trimestre

Fórmulas.- Deben empezar a escribirse con el signo igual “=”. Estos datos se encargan de realizar diversas operaciones con los demás datos de la hoja de cálculo, utilizando para ello los operadores y las funciones. Ejemplos:

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

=45+27+130-47 =C3+7-A2 =A5*30% =SUMA(A1:A5) =PROMEDIO(A1:A5) =B4&H2

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g. Selección de rangos de celda Una vez que se han escrito datos en las celdas, estas podrán seleccionarse para realizar diferentes acciones con las celdas seleccionadas: Mover, copiar, formatear, borrar, imprimir, graficar, ordenar, etc. La selección de rangos de celda puede hacerse con el mouse, con el teclado, o con una combinación de ambos. Con el Mouse.-

Arrastrar el mouse con el puntero en forma de cruz blanca para seleccionar varias celdas agrupadas en forma rectangular. Para seleccionar filas o columnas completas, hacer clic o arrastrar el mouse sobre los encabezados de fila o columna.

Con el Teclado.-

Manteniendo presionada la tecla [Shift] desplazar el puntero de celda con las teclas de desplazamiento ( , , , ).

Teclado y Mouse.- Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] seleccionar con el puntero del mouse varios rangos de celda. Hacer clic al principio de un rango de celdas y luego [Shift]+clic al final del rango de celdas.

A fin de poner en práctica lo que hasta aquí estamos aprendiendo, realizaremos a continuación un ejercicio en la hoja de cálculo.

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Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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Ejerciicio Nº 1:: Pagos a Provee edores E una hojaa de cálculoo en blanco escriba En e los siguientes datos: d

Escrita la priimera celda, arrastrar a el cuadro de relleno r para copiar c cada serie de dato os respectivam mente

1 Escribaa el titulo Pa 1.agos a Pro oveedores en la celdaa A1 2 En la ceelda A3 escrriba la palaabra Meses 2.s 3 Escribaa Enero en la celda A44 y luego arrrastre el cuuadro de rellleno hasta la celda 3.A8 paraa copiar loss nombres de d los demáss meses 4 En B3 escriba 4.e el teexto Crédito o, y luego digite d debajoo de ella loss montos meensuales de cadaa deuda 5 En C3 escribir 5.e el texto t 1er Pago P y lueg go arrastrarr el cuadro de relleno hacia la derechaa para copiaar los títulos de las 4 cuotas de paago. C Cálculo de los 4 pagoss para cadaa mes: 1er Pago.-

Es un 355% de toda la deuda

1 En C4 escribir 1.e la fórmula fó =B B4*35%y prresionar Enter 2 Luego hacer 2.h doblee clic en ell cuadro dee relleno dee la celda C C4 para copiar c la formulaa hacia abajjo.

Doble Clic C Aquí

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

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2 Pago.2do

Es un 600% de lo quue resta aún por pagar

1 En D4 escribir 1.e la fórmula f =(B B4-C4)*60%y presionnar Enter N Nota:

Obseerve que algunnas fórmulas utilizan parén ntesis para aggrupar algunaas operacionees. Esto se debee a que las operaciones se realizan r según su jerarquíaa. Esto se verrá más adelan nte cuando se exxplique el uso de los operaddores.

3 Pago.3er

Es la ressta de toda la l deuda meenos los doss pagos anteeriores.

1 En E4 escribir 1.e la fórmula fó =B4-C4-D4 y presionar Enter E 2 Luego seleccionar 2.s el rango de d celdas D4:E4 D y haccer doble clic en el cu uadro de relleno de la seleccción para coopiar simulltáneamentee las dos fórrmulas hacia abajo.

Doble Clic Aquí

Si los cálcuulos son coorrectos, enttonces la ho S oja deberá quedar com mo se apreccia en el s siguiente cuuadro. Si fuuera el casoo, los resultados son mostrados m coon tantos deecimales c como quepaan en la celda. Luego se le dará formato a estos e resultaados para definir d la c cantidad de decimales que se deseean ver.

P Para guard dar el libro de Excel en e un archiv vo: Una vez terrminado, haacer clic en la ficha Arrchivo, eleggir Guardarr como y gu U uardar el L Libro en la carpeta Miss Documen ntos con el nombre: n Paagos a Proveedores

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Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

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E libro se guardará El g como: Pagos a Proveedo ores.xlsx

2. Cómo manejar los datos en n la Hoja de Cálcu ulo Una vez quue se han escrito U e datoss en el inteerior de las celdas, es muy frecueente que e estos datos se deseen mover m haciaa otro lado de d la hoja, o se los desee copiar. Entonces E s pueden utilizar se u varioos métodos para lograr este propóssito:

a. Para Mov ver rango os de celd da utilizan ndo las opciones o del menú ú contextual o los botones b d coman de ndo 1 Seleccioonar el ranggo que se deesea mover.. 1.2 Llamar al menú contextual 2.c ( (clic derech ho)/Cortar, o hacer cliic en el bo otón Cortar, o presionarr las teclas Ctrl.+X. Observee que alreddedor del raango selecciionado aparrece un borrde móvil pu unteado. Esto inddica que esee rango va ha h ser moviido. 3 Seleccioonar una ceelda destinoo donde se desea 3.d que ell rango sea movido 4 Presionnar Enter. 4.y el contennido de suss celdas El ranggo seleccionnado originnalmente desaparece d apareceerá en el sitio destino. N Nota:

En vez v de presionnar Enter en el 4to paso anterior, a tambbién se puedee hacer clic derecho y elegiir Pegar, o haacer clic en el botón Peegar de la fichha Inicio, o poor último preesionar las teclaas Ctrl.+V. Peero como veráán, más fácil ess presionar Enter. E

b. Para Cop piar rango os de celd da utilizando las opciones o del menú ú contextual o los botones b d coman de ndo 1 Seleccioonar el ranggo que se deesea copiarr 1.2 Llamar al menú contextual 2.c ( (clic derech ho)/Copiar, o hacer cllic en el bo otón Copiar, o presionaar las teclas Ctrl.+C. Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

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Nuevam mente alredeedor del ranngo selecciionado aparrece un borrde móvil pu unteado, indicando que ese rango r va haa ser copiad do. 3 Seleccioonar una ceelda destinoo donde se desea 3.d que ell rango sea copiado 4 Presionnar Enter. 4.En el siitio destino aparecerá una copia del rango seleccionad s do, y el bord de móvil punteaddo en el rango originaal habrá deesaparecidoo, indicandoo que la accción de copiar ha h finalizaddo. N Nota:

En esta e ocasión eel presionar Enter E en el 4to o paso haría que q se copie eel rango pero o una sola vez. En E cambio, si usted quisiera copiar dicho rango varias veces en ddiferentes lugares de la hoja,, entonces debberá llamar hacer h clic derrecho y elegirr Pegar, o haccer clic en el botón Pegaar, o presionaar las teclas Ctrl.+V, C y esto tendrá que reepetirlo en caada celda desttino donde quierra una nuevaa copia, y cuuando haya terminado dee realizar toddas las copia as deberá presiionar la tecla Esc para retiirar el rango móvil m punteaddo, con lo cuall se dará por terminada la accción de copiaar.

c. Para Mov ver o Cop piar rango os de celd da utilizando el d Mous del se

Pun ntero

1 Seleccioonar el ranggo que se deesea mover o copiar. 1.2 Ubicar el punteroo del Mousse al bordee del rangoo de celdaas seleccion 2.nado. El punteroo del Mousee deberá veerse como una flecha blanca conn cuatro pu untas de flecha en e su extrem mo. 3 Si ahorra desea Mover 3.M el ranngo solo tieene que arrrastrarlo coon este pun ntero del Mouse hacia su destino. d Si en e cambio usted deseaa Copiar eel rango, arrrástrelo tambiénn a su destinno pero mannteniendo presionada p l tecla de C la Ctrl. N Nota:

Este método de arrrastrar con ell Mouse para mover o copiiar rangos de celda es práctico y más rápiddo, pero solo si s el rango es pequeño y si el sitio destinno se encuentrra visible en la a pantalla. Peroo si el rango a mover o a copiar fuesen grande g o si ell sitio destino estuviese distante o en otra hoja del Libroo, entonces loo más recomen ndable es utiliizar el métodoo anterior.

d. Para Cop piar series s de dato os con el Cuadro de d Relleno En ocasionees se desea copiar una celda o un grupo de ceeldas pero een forma múltiple E m y e celdas addyacentes y consecutivvas a la celd en da original. En ese casso lo más prráctico y f fácil es utilizar el punntero del Mouse M y arrrastrar el cuadro c de rrelleno de la celda o original. Al obtener copias con el cuadro de A d relleno no n siempre las l copias son idénticas al dato o original, sinno que a vecces la copiaa que se obtiiene es lo quue se llama una serie de d datos. E Esto ocurree por ejempplo cuando se copian los l nombres de los meeses del añ ño (Enero, F Febrero, Marzzo, Etc.), o ta ambién cuaando se cop pian los nom mbres de loss días de laa semana ( (Domingo, L Lunes, Martess, etc.). Y, aunque estas son lass dos únic cas series de d datos o oficialment e definidass por Excel, también se s pueden copiar c otrass muchas series s de d datos, comoo veremos en e el ejercicio que viene a continuaación.

e. Para Borrrar datos s en las ce eldas 1 Seleccioonar el ranggo de celdass que se dessea borrar. 1.2.- Presion nar la tecla [Suprimir] [ .

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Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

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N Nota:

La teecla Suprimir,, solo borra el e contenido dee las celdas, no n el formato que estas pueedan tener (coloor de texto, coolor de rellenoo, bordes, sign no monetario,, alineación, eetc.)

Ejerciicio Nº 2:: Copiar Series de d datos Primero veeremos cóm P mo se coppian aquello os e elementos d serie en Excel. de E

datos que son cconsiderado os como

1 En unaa hoja de cálculo 1.c en blanco, en n la celda A3escribir A l palabra Enero la E y lu uego arrastraar hacia abbajo el cuaadro de rellleno de esa celda. c Como resultado r see obtiene laa copia de los demás meses m a parrtir de Eneroo. 2 Ahora, en la celdaa B3 escribaa la palabra 2.a Lunes y también t arrrastre su cu uadro de relleno hacia abajoo. Los messes del añoo como los días de semana serán rreconocidoss como elementoos de seriee, tanto sii se los escribe en forma completa como c en forma abbreviada.

N Nota:

En el e caso del mees de setiembrre, el nombre del mes debee escribirse coomo Septiemb bre o Sep, porqque de otro moodo no será reeconocida com mo elemento de d una serie.

3 Seguidaamente escrriba los sigguientes da 3.atos y arráástrelos unno por uno con su cuadro de relleno hacia h abajoo.

Los datoos que combinan númeeros con texxto, o los quue combinann texto con números n son coppiados comoo series. Los núm meros ordinnales 1er, 2ddo, 3er… o también 1raa, 2da. 3ra… … Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

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Las fechhas como 4//6/2011(en cualquiera c dee sus formatoss: 4-Jun ó 4-Ju Jun-11) y tam mbién las horas, son s consideeradas com mo series de datos (3:115 sería copiiado como 4::15, 5:15, 6:15…etcc)

Ahora veam A mos qué paasa cuando los datos que q se copian no son considerado os como e elementos d serie en Excel. de E 4 En la fila 3 de la Hoja2 4.H del liibro actual, escriba esstos datos y luego arra astre uno por unoo sus cuadroos de rellenoo.

Como se puede verr, los textos simplemen nte no son ellementos dee series, y see copian tan iguaales como fueron f escrritos en la celda. (Exccel no sabe que despu ués de la primaveera sigue el verano, el otoño y el invierrno; ni reconoce loss puntos cardinaales norte, sur, este y oeste; ni tam mpoco está enterado e dee los nombrees de los miembrros de la Saggrada Famiilia: Jesús, María M y Jossé.) Los núm meros paraa Excel, tam mpoco son elementos de d series y serán copiiados en forma iddéntica com mo puede veerse en la co olumna D. A continuacción veremos el efectoo que produ uce la tecla de Control [Ctrl.] al momento m d arrastrarr el cuadroo de rellenno para de c copiar una serie s de datoos. 5 En la celda 5.c A3 dee la Hoja3 escriba la palabbra Octubree. 6 Luego, manteniendo presionnada la 6.tecla dee Ctrl. Arraastre el cuaadro de relleno de esa celdda. l mismo en la celdda B3, 7.- Haga lo escribieendo en ellla el númerro 15 y arrastraando el cuuadro de relleno pero maanteniendo también preesionada la a tecla de Cttrl. El resulltado es el que q puede verse v en la figura fi adjunnta. La palaabra Octubrre que antess fue un elem mento de seerie, ahora ccon la tecla a de Ctrl. es copiaada como sii se tratase de un texto cualquiera. En cam mbio, el núm mero 15 conn ayuda de la tecla de Ctrl. Se haa convertido o en una serie dee datos numéricos cuyoo incremento o es la uniddad. A raíz de d esto podeemos afirmaar lo siguien nte: Pág. 10

Elaborado porr: Daniel Zegarrra Zavaleta

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“La teccla de Ctrl. al a momentoo de copiarr con el cuaadro de relleeno inhibe la copia de los elementos e d serie, o sea de s que tod do los que antes era u una serie dejara d de serlo. Y solo en ell caso de coopiar un nú úmero con la l tecla de Ctrl. hará que este númeroo se convierrta en una serie s que au umenta de uno u en unoo.” Ahora veremos lo quee sucede cuando se cop A pia con el cuadro c de rrelleno no una, u sino v varias celdaas seleccionnadas. 8 Inserte una nueva Hoja4 con el botón In 8.nsertar nueeva hoja de cálculo o presione p F11. Shift+F

Clic Aquí

9 En las celdas 9.c A3 y A4 escribaa los números 3 y 6, luego seleccioone ambas celdas y arrastree su cuadro de relleno.

Como resultado r see obtiene unna serie de números n coonsecutivos que aumen ntan de 3 en 3, poorque la differencia enttre 3 y 6 son n 3 unidadees. (Si hubiérramos escrito 10 y 12.5, el increm mento de la serrie hubiese siddo de 2.5)

1 10.-

En las l celdas C3 C y C4 escrriba nuevam mente los núúmeros 3 y 66.

1 11.-

Lueggo seleccioone tambiénn ambas celdas pero arrastre a su cuadro dee relleno mannteniendo prresionada laa tecla de Ctrl. C En esta e ocasiónn el resultaado obtenido o es copia de d los 2 núúmeros exacctamente com mo fueron escritos. Ya no n son copia ados como serie s ascenddente.

1 12.-

En las l celdas E3, E E4 y E5 escriba Breeña, Mirafloores y San B Borja.

1 13.-

Lueggo seleccionne las tres celdas c y arrrastre su cuaadro de rellleno. El resultado r ess una copia idéntica dee las tres celdas en forma sucesivva hasta dondde sea arraastrado el cuuadro de reelleno. (Tengga presente quue en este casso cuando se arrrastran únicaamente celdas con texto, la tecla t de Ctrl. no tiene ningúún efecto.)

Elaboradoo por: Daniel Zeegarra Zavaleta

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3. Cómo utilizar los datos en la Hoja de Cálculo a. Operadores Son los que permiten que las formulas puedan realizar las diferentes operaciones con los datos. Existen cuatro tipos de operadores: Operadores Matemáticos: Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del tipo numérico.

-

Cambio de signo Ejemplos: =10-4*2



2

=(10-4)*2



12

Potenciación

=20+ - 3^2



29

*

Multiplicación

=20+ - (3^2) 

11

=156*10%+3 

315.6

/

División

+

Suma

-

Resta

%

Porcentaje

^

Operadores de Relación: Las fórmulas que usan operadores de relación arrojan respuestas lógicas del tipo Verdadero o Falso, según como sea evaluada la comparación. Los datos a comparar pueden ser numéricos o de texto

>

Mayor


=

Mayor igual

100

Falso

=D2”Viernes”

Verdadero

=H3>”28/7/11”

Falso

Diferente Dentro de las fórmulas, como puede verse en los ejemplos anteriores, los textos, las fechas y las horas deben escribirse siempre entre comillas.

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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Operador de Texto:

&

Concatenación

Ejemplos:

Si

A1=Puerta y A2=Azul

=”La “&A1&” es “&A2 La Puerta es Azul

Este operador se encarga de unir textos de diferentes celdas para formar frases. Los datos que se concatenan pueden ser del tipo texto o también numérico, pero el resultado de estas formulas son datos del tipo texto. Operadores de Referencia:

:

Indica un rango

,

Indica unión

Ejemplos: =SUMA(A1:A5,C3,E9:E15)

(espacio) Indica intersección

=SUMA(A3:D5 B2:C7)  SUMA(B3:C5)

Los operadores de referencia se utilizan en las formulas para indicar qué se debe hacer con las celdas o los rangos de celdas. Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer referencia a un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular. La coma (o punto y coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que se desean unir para una operación determinada. El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea realizar una operación solamente con la intersección de ambos rangos, y no con todas las celdas en conjunto.

b. Fórmulas Son datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datos escritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los operadores. Por ejemplo, para escribir tradicionalmente una formula algebraica, lo haríamos así:

H 7  B3  25  C 4 2 C 4  D9 3 ( F 7  10) 3  1 4 Pero en Excel, teniendo en cuenta el orden de la jerarquía de las operaciones, la misma fórmula anterior la tendríamos que escribir de la siguiente manera: =C4+((H7+B3)/(D9^2)-25+C4)/((F7-10)^3+1 3/4) De este modo se podrán escribir entonces todos los cálculos que uno desee utilizando para ello las fórmulas de Excel. Sin embargo, si estas fórmulas son muy comunes en nuestros cálculos, o si éstas llegan a ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso de las “funciones”, que es un método abreviado para escribir fórmulas. Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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c. La Ficha Fórmulas s y la esc critura de e funcione es Una maneraa práctica para U p escribiir formulas que se usann muy a m menudo, es haciendo h u de la Ficha uso F “Form mulas”, la cual c muestrra en el gruupo “Bibliotteca de fun nciones” u lista de las funcionnes más utiliizadas en Excel: una E

Pero la esccritura de funciones P fu laa veremos con c más deetalle en ell Capítulo2 de este m manual. Anntes vamos a ver como se cambia la aparienciia de las celldas en los cuadros, d después dee haber inggresado dattos y calcu ulado los resultados. r A este cam mbio de a apariencia d las celdas se conocee como dar formato de f a laas celdas.

4. Forrmato de e Celdas a. La Ficha Inicio El solo obttener correectamente loos resultad E dos en nuesstros cuadroos de Exceel no es s suficiente; también es necesario que estos cuadros tenngan una aapariencia que q haga f fácil su lectura y enntendimiento. Para essto existe la l posibiliddad de cam mbiar la a apariencia d conteniddo de las celdas con ayuda del a de laa ficha Iniciio y los bottones de h herramienta as que se enncuentran enn los grupos Fuente, Alineación, A Número, Estilos E y C Celdas:

Minib barra de Herram mientas

Menú ú contextual

Si se tiiene el puntero del mouuse sobre laas celdas y se s hace un clic c derecho con él, apaarecerán la Min nibarra de Herramien H ntas, y adem más el menú ú Contextuaal, con diveersas opcion nes cada uno para haacer más fáccil el dar forrmato a las celdas que se hayan seeleccionado. Pág. 14

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b. Para dar Formato a un Cua adro El el Cuadrro de Pagoss que se muuestra en la siguiente figura E fi solo sse ingresaro on datos, p pero no se le l dio formaato alguno.

1 Seleccioone el ranngo A1:F1 y utilice el botón 1.Combin nar y centraar, para ponner el titulo Cuadro de Pagoos al centroo del cuadroo. Luego au umente el tamaño de fuente a 14 puntos, y subráyello.

2 Seleccioone los títuulos de la fila 2.f 3 y pón ngalos Neggrita, Centraado, dele Color C de Fuente y Color dee Relleno, luuego coloqu ue borde a cada una dde sus celda as con la opción Todos los bordes. b Color dee Fuente Centrar

Neegrita

Toodos los bordess

Coloor de Relleno

3 Finalmeente selecciione las celldas con nú 3.úmeros y dele d el form mato Estilo millares para sep eparar con comas en cada c millarr y redondeaarlos a 2 deecimales. De D forma similar dele formatto a las dem más celdas del d cuadro (ver ( figura).. Estilo millaares

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CAPITULO 1. Funciones en Excel: fórmulas simplificadas a. Cuando utilizar las Funciones

Cuando las fórmulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy frecuente, los mas practico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son sino un método abreviado para escribir esas fórmulas. Pero para escribir una función es necesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es la forma estricta en que debe escribirse una función.

b. Cómo escribir las Funciones Todas las funciones constan de dos partes: El nombre de la función y sus argumentos, que deben escribirse entre paréntesis y separados por comas:

=Nombre de función(Argumentos) De las 339 funciones que ya existían en Excel, la versión 2010 ha agregado 69 funciones más, haciendo un total de 408 funciones, las cuales se clasifican ahora en las siguientes categorías: Categoría  Funciones de compatibilidad 

38

Funciones de cubo 

7

Funciones de base de datos 

12

Funciones de fecha y hora 

22

Funciones de ingeniería 

41

Funciones financieras 

53

Funciones de información 

17

Funciones lógicas 

7

Funciones de búsqueda y referencia 

18

Funciones matemáticas y trigonométricas 

64

Funciones estadísticas 

98

Funciones de texto 

27

Funciones definidas por el usuario  instaladas con complementos 

4

TOTAL 

Pág. 16

Cantidad 

408

Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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H aquí alggunos ejempplos de las primeras He p fun nciones que veremos enn este manu ual: =SU UMA(A3:A220) =PR ROMEDIO(H4:J15) =MA AX(C2:C300) =MIIN(C2:C30)) =CO ONTAR(C22:C30) =CO ONTARA(C C2:C30) =EN NTERO(A3+ +3.1416) =RE EDONDEAR R(A3+3.1416) =SI((E4>=0,RCUAD(E4),””No tiene Raíz”) R =ME ES(“28/7/111”) El comenzaar a usar funnciones, al principio pu E uede pareceer algo com mplicado. Co omo que e esto de usaar el Excel se estuvierra volviendo o cada vez más difícill, pero; mu uy por el c contrario, e disponer de funciones en la ho el oja de cálcuulo en realiddad es de una u gran a ayuda; sino, mírelo de este modo: Suponga quue usted en su trabajo diario S d tiene que obtenerr regularmeente la raíz cuadrada c d varios números de n cadda vez. Dee seguro qu ue no se poondrá a reallizar estos cálculos m manualmen nte con lápiz y papel (además ( dud do que se acuerde a com mo se extraae la raíz c cuadrada sii es que algguna vez lo aprendió en n la época de d colegio) sino, que para p ello r recurrirá a una u calculadora de esaas sencillas que tienen una u teclita ppara calculaar la raíz c cuadrada; a que nadaa más escribbe el numero así o en la calcculadora, preesiona dich ha tecla y … ¡listo!. De D este modo para naddie es difícil hoy en día d obtener la raíz cuad drada de c cualquier núúmero. Pues, algo así P a es la utillidad que noos brindan las l funcionees de Excel; usted no tiene t que s saber de meemoria com mo se realizaan los diverssos y tediossos cálculoss que son neecesarios o obtener díaa a día en la l empresa donde trab baja; sino que q cada vvez que neccesite un c cálculo detterminado (de cualquuier índole)) pues, esccribe la resspectiva fu unción o c combinació ón de funciiones, seguuidas de su us argumenttos, y Exceel se encarrgará de d darnos el reesultado quee esperábam mos.

c. Uso de las Funciiones má ás comunes Veamos enn un ejempllo, los resulltados que V s pueden obtener ussando algunnas de las se f funciones m comúnnmente utiliizadas por más l mayoría de las persoonas que traabajan con la E Excel. El siguiente cuadro c muuestra una r relación dee personas a quienes se les ha p programado o la fecha de su citta en una C Clínica: Las funcioones comoo cualquierr fórmula L d deben emppezar con un u signo iggual, y el r resultado d ésta apaarecerá en la misma de c celda dondee se escribe la función.

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La Función SUMA Suma de las edades de todos los pacientes: =SUMA(B4:B11)

Rpta: 39

Esta función considera solo las celdas con datos numéricos(ignora las celdas B7 y B8)

La Función PROMEDIO Promedio de edades de todos los pacientes: =PROMEDIO(B4:B11)

Rpta: 6.5

No se considera en el cálculo la celda B6 pues su contenido no es numérico

La Función MAX Edad máxima de un paciente: =MAX(B4:B11)

Rpta: 11

Encuentra el máximo valor numérico del rango mencionado

La Función MIN Edad mínima de un paciente: =MIN(B4:B11)

Rpta: 2

Encuentra el mínimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del bebé porque no es un dato numérico)

La Función CONTAR Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada =CONTAR(B4:B11)

Rpta: 6

Esta función cuentacuántas celdas tienen datos numéricos(las fechas son números)

La Función CONTARA Cantidad Total de pacientes =CONTARA(B4:B11)

Rpta: 7

Esta función en cambio cuentacuántas celdas en total están ocupadas sin importar el tipo de datos

La Función ENTERO Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales: =ENTERO(PROMEDIO(B4:B11))

Rpta: 6

La función Entero trunca la parte decimal del resultado

La Función REDONDEAR Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales:

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=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1)

Rpta: 6.5

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0)

Rpta: 7

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La función Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear el resultado.

d. Coordenadas Absolutas y Coordenadas Relativas =REDONDEAR(E4/F$2,2) =REDONDEAR(E5/F$2,2) =REDONDEAR(E6/F$2,2) =REDONDEAR(E7/F$2,2) En la coordenada F$2 del ejercicio anterior, el signo de $ situado antes del número de fila hace que este número 2 permanezca constante al copiarse la formula hacia abajo. En cambio, si alguna fórmula en otra ocasión tuviese que ser copiada, no hacia abajo, sino hacia la derecha; entonces habría que escribir el signo $ antes de la letra de la coordenada: $F2 para que al copiarse la fórmula, la letra F permanezca constante, de otro modo la letra aumentaría alfabéticamente a G, H, I… etc. A estas formulas así escritas con el signo de $, se las conoce como fórmulas con coordenadas absolutas. En conclusión entonces, una coordenada puede escribirse de varias formas según sea el caso: F2

coordenada relativa

F$2

coordenada con número de fila absoluta

$F2

coordenada con letra de columna absoluta

$F$2 coordenadas de fila y columna absolutas totalmente Nota.-

“Si una fórmula no va a ser copiada a ningún lado, entonces no es necesario que tenga coordenadas absolutas de ningún tipo”.

Ejemplo: Abra un libro nuevo en blanco y en la celda A1 escriba la siguiente fórmula: =$C4+F$2/$E$3-25

Cuando presione la tecla Enter la celda se llenará de numerales: ######### Esto ocurre porque la formula en realidad está realizando una división entre cero, lo cual no se puede calcular. Pero el resultado de la formula ahora no es lo importante, sino, qué es lo que ocurre con la formula, cuando ésta es copiada. Para ver en la celda no el resultado, sino la fórmula que usted escribió, haga lo siguiente: Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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En la ficha Formulas, grupo Auditoría de fórmulas, hacer clic en el comando Mostrar formulas. Entonces la formula en la hoja de cálculo se verá así: =$C4+F$2/$E$3-25

Copie la formula con el cuadro de relleno hacia abajo. Como verá, los números de las coordenadas de celda que no tienen dólar, han aumentado. (el número 25 no es una coordenada de celda, por esto permanecerá siempre constante) =$C4+F$2/$E$3-25 =$C5+F$2/$E$3-25 =$C6+F$2/$E$3-25 =$C7+F$2/$E$3-25

Ahora copie la fórmula de la celda A1 hacia la derecha usando el cuadro de relleno. El resultado se verá como en la siguiente figura. =$C4+F$2/$E$3-25 =$C5+F$2/$E$3-25 =$C6+F$2/$E$3-25 =$C7+F$2/$E$3-25

=$C4+G$2/$E$3-25

=$C4+H$2/$E$3-25

La letra de la coordenada que no tenía dólar ha aumentado alfabéticamente, pero las que tenían dólar han permanecido constantes. Ahora veamos otro ejemplo donde será necesario utilizar funciones que se encarguen de tomar decisiones por cuenta propia para ayudarnos a realizar cálculos utilizando para ello ciertos criterios de razonamiento lógico. El siguiente es una Tabla de Sueldos de varios empleados de una empresa, donde se desea aumentar de diferentes formas los sueldos de estos empleados. La labor de modificar sueldos matemáticamente hablando, es una tarea relativamente sencilla si se dispone de herramientas de cálculo y de los criterios ya establecidos para saber a quiénes y en qué forma se aumentaran los sueldos. El problema está en que los aumentos por lo general no son para todos por igual de manera uniforme, sino que unos tienen más aumento que otros en base a decisiones estudiadas de antemano, y que ahora nosotros debemos llevar a cabo dichos cálculos, y si son muchos los empleados y además cada empleado tiene una manera diferente de calcular su aumento de sueldo, entonces la labor se volvería muy tediosa si no fuera que podemos contar con la ayuda de las funciones lógicas de Excel.

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Elaborado por: Daniel Zegarra Zavaleta

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Ejerciicio Nº 3:: Realiza ar aumen ntos en una u Tabla a de Sue eldos Veamos puues. En la hoja de cálcuulo se tienee el Cuadro de Remunneraciones de V d varios e empleados (aquí ahoraa vemos solo 10 empleeados, pero suponga quue se trata de d varios c cientos). Esste cuadro muestra m loss datos de cada c empleaado y el moonto de suss sueldos a actuales, y en el transscurso de 5 meses y por p razones de un connvenio laborral en la e empresa, ellos van a reecibir paulattinamente varios v aumenntos de suelldo:

A continuacción presenttamos las coondiciones de aumentoo para los suueldos: A Aumento 1..-

Todos loos emplead dos por iguual tendránn en este mes un aumento equivalente e e al 10% de su sueldo aactual. En la celdda E4 escrib bir y copiar la siguientee fórmula:

=D4*10%

C Como resulltado se tenddría entoncees el siguien nte cuadro:

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N Nota.-

Paraa escribir el titulo t Aumen nto Enero en dos filas de una sola cellda, escriba primero p la palabbra Aumentoo, presione Altt+Enter, y esccriba Enero; luego l presionee Enter.

La Funció ón SI L sintaxis de la funcióón es la siguuiente: La =SI((Condición n lógica, Accción1, Acción2) V F D Donde: C Condición l lógica

Ess una expreesión que co ontiene un operador dde relación (>, =,