• Author / Uploaded
• Sandy ET

Citation preview

CURSO DE EXCEL INTERMEDIOAVANZADO Excel es una herramienta de Microsoft Office que permite a los usuarios llevar a cabo el análisis, transformación, proyección, control y presentación de la información para mejorar su desempeño en el trabajo, realizando tareas complejas con mayor volumen de información en menor tiempo

Manual del Participante

MANUAL DEL PARTICIPANTE EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO _______________________________________________________ 6 Tipos de datos en Excel_____________________________________________________________________6 Valores numéricos en Excel _________________________________________________________________6 Las fechas en Excel son números _____________________________________________________________7 Precisión de los valores numéricos ___________________________________________________________7 Texto en Excel ____________________________________________________________________________8 Formulas en Excel _________________________________________________________________________8 Referencias absolutas y relativas _____________________________________________________________8 Asignar nombres a celdas o rangos ___________________________________________________________9

Fórmulas y funciones de Excel ________________________________________________________ 12 Fórmulas de Excel _______________________________________________________________________ 13 Precedencia de operadores aritméticos _____________________________________________________ 15 Comparar valores en Excel ________________________________________________________________ 16 Ingresar fórmulas en Excel ________________________________________________________________ 18 Insertar nombres de rango en fórmulas _____________________________________________________ 19 Editar fórmulas en Excel __________________________________________________________________ 20 Insertar funciones _______________________________________________________________________ 20 Trucos para la Autosuma en Excel __________________________________________________________ 21 Funciones de tiempo en Excel _____________________________________________________________ 23 La función EXTRAE o MED en Excel _________________________________________________________ 24 La función CONCATENAR en Excel __________________________________________________________ 25 La función CARACTER en Excel _____________________________________________________________ 27 La función ENCONTRAR en Excel ___________________________________________________________ 28 La función DIAS.LAB en Excel ______________________________________________________________ 30 La función DIAS.LAB.INTL en Excel __________________________________________________________ 32 La función DIASEM en Excel _______________________________________________________________ 33 La función REDONDEAR en Excel ___________________________________________________________ 35 La función SUMAR.SI en Excel _____________________________________________________________ 37 La función RESIDUO en Excel ______________________________________________________________ 39 La función COMBINAT en Excel ____________________________________________________________ 40 |

1

MANUAL DEL PARTICIPANTE La función ALEATORIO.ENTRE en Excel ______________________________________________________ 40 La función SI en Excel ____________________________________________________________________ 41 La función O en Excel ____________________________________________________________________ 43 La función Y en Excel_____________________________________________________________________ 45 La función ESBLANCO en Excel _____________________________________________________________ 46 La función ESNOD en Excel ________________________________________________________________ 47 La función ESERROR en Excel ______________________________________________________________ 49 La función ESERR en Excel ________________________________________________________________ 49 La función ESERR en Excel ________________________________________________________________ 50 La función COINCIDIR en Excel _____________________________________________________________ 51 La función BUSCARV en Excel ______________________________________________________________ 53 La función BUSCAR en Excel _______________________________________________________________ 56

Introducción al uso de tablas en Excel __________________________________________________ 58 ¿Qué es una tabla de Excel? _______________________________________________________________ 58 Entendiendo las tablas de Excel ____________________________________________________________ 59 Diferencias entre rangos y tablas de Excel ___________________________________________________ 59 Creación de una tabla ____________________________________________________________________ 60 Cambiar el estilo de una tabla _____________________________________________________________ 60 Resaltar filas alternas de una tabla _________________________________________________________ 61 Filtros y opciones de ordenamiento ________________________________________________________ 61 Referencias estructuradas de una tabla _____________________________________________________ 61 Crear columnas calculadas fácilmente _______________________________________________________ 61 Fila de totales de una tabla _______________________________________________________________ 61 Imprimir una tabla ______________________________________________________________________ 62 Cómo crear una tabla en Excel _____________________________________________________________ 63 Aplicar estilos a una tabla de Excel _________________________________________________________ 69 Filtrar registros de una tabla ______________________________________________________________ 72 Filtrar números en Excel __________________________________________________________________ 74 Filtrar datos por fecha ___________________________________________________________________ 75 Filtrar datos de tabla por color _____________________________________________________________ 77 |

2

MANUAL DEL PARTICIPANTE Utilizar fórmulas en tablas de Excel _________________________________________________________ 78 Referencias estructuradas ________________________________________________________________ 80

Tablas dinámicas en Excel ___________________________________________________________ 82 ¿Qué es una tabla dinámica? ______________________________________________________________ 82 Reportes flexibles _______________________________________________________________________ 82 El verdadero problema de las tablas dinámicas _______________________________________________ 82 Funcionamiento de las tablas dinámicas _____________________________________________________ 83 Cómo crear una tabla dinámica ____________________________________________________________ 85 Partes de una tabla dinámica ______________________________________________________________ 88 Dar formato a una tabla dinámica __________________________________________________________ 89 Formato de valores en una tabla dinámica ___________________________________________________ 90 Filtrar una tabla dinámica_________________________________________________________________ 92 Segmentación de datos en tablas dinámicas __________________________________________________ 94 Modificar campos de una tabla dinámica ____________________________________________________ 95 Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica ____________________________________________ 97 Crear un gráfico dinámico ________________________________________________________________ 98 Mover un gráfico dinámico ______________________________________________________________ 100 Cambiar origen de datos de una tabla dinámica ______________________________________________ 101

Gráficos y presentación de datos_____________________________________________________ 101 Cómo crear un gráfico en Excel ___________________________________________________________ 102 Crear un gráfico en Excel ________________________________________________________________ 102 Partes de un gráfico de Excel _____________________________________________________________ 103 Tipos de gráficos en Excel ________________________________________________________________ 104 Modificar el tipo de gráfico ______________________________________________________________ 106 Agregar un título al gráfico _______________________________________________________________ 107 Agregar etiquetas de datos a un gráfico ____________________________________________________ 109 Dar formato a un elemento de gráfico _____________________________________________________ 110 Cambiar la escala de un eje ______________________________________________________________ 112 Agregar líneas verticales a un gráfico ______________________________________________________ 115 Esquinas redondeadas en gráficos _________________________________________________________ 116 |

3

MANUAL DEL PARTICIPANTE Alinear gráficos ________________________________________________________________________ 118 Cómo imprimir un gráfico________________________________________________________________ 120 Plantillas de gráficos ____________________________________________________________________ 121 Gráfico de máximos y mínimos ___________________________________________________________ 124 Gráficos combinados en Excel ____________________________________________________________ 127

Formato condicional en Excel _______________________________________________________ 130 Fundamentos de formato condicional ______________________________________________________ 130 Razón para utilizar el formato condicional __________________________________________________ 130 Ejemplos de formato condicional__________________________________________________________ 130 ¿Cómo se aplica el formato condicional? ___________________________________________________ 131 Resaltar celdas con formato condicional ____________________________________________________ 132 Reglas de formato condicional ____________________________________________________________ 132 Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos _______________________________ 133 Formato condicional a valores únicos ______________________________________________________ 135 Reglas superiores e inferiores para analizar datos ____________________________________________ 138 Resaltar fines de semana con formato condicional____________________________________________ 139 Resaltar filas alternas ___________________________________________________________________ 142 Buscar valores usando formato condicional _________________________________________________ 145 Borrar reglas de formato condicional ______________________________________________________ 148

Grupos de botones de opción en Excel ________________________________________________ 149 Grupos de botones de opción ____________________________________________________________ 149 Agrupar botones de opción ActiveX________________________________________________________ 151

Control Calendario en Excel 2010 ____________________________________________________ 152 Paso 1. Registrar el Control Calendario en Windows __________________________________________ 152 Paso 2. Cambiar el nivel de notificaciones de usuario _________________________________________ 153 Paso 3. Registrar el Control Calendario en Excel 2010 _________________________________________ 154 Ejemplo de uso del Control Calendario _____________________________________________________ 156

Introducción a las macros __________________________________________________________ 157 ¿Qué es una macro de Excel? _____________________________________________________________ 157 Un lenguaje de programación ____________________________________________________________ 157 |

4

MANUAL DEL PARTICIPANTE Para qué sirve una macro en Excel _________________________________________________________ 157 Automatización de tareas________________________________________________________________ 157 ¿Cómo se ve una macro en Excel? _________________________________________________________ 158 Creación de una macro __________________________________________________________________ 158 Mostrar la ficha Programador ____________________________________________________________ 158 La grabadora de macros _________________________________________________________________ 160 Crear una macro _______________________________________________________________________ 161 El código de la Grabadora de macros _______________________________________________________ 163 Establecer seguridad de macros ___________________________________________________________ 165

Bibliografía ______________________________________________________________________ 166

|

5

MANUAL DEL PARTICIPANTE EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Es muy importante conocer cuáles son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel. Un dato es cualquier información que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de hoja de cálculo que es, puede trabajar no sólo con esos datos y realizar cálculos, sino de otras formas. Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podrá trabajar con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un número en una celda, Excel podrá sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podrá sumar ese dato con ningún otro.

Tipos de datos en Excel Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel. Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos: Valores numéricos Texto Fórmulas En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una lección posterior.

Valores numéricos en Excel El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:

| EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO

6

MANUAL DEL PARTICIPANTE Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número.

Las fechas en Excel son números Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda. La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.

Precisión de los valores numéricos En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.

| EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO

7

MANUAL DEL PARTICIPANTE Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.

Texto en Excel El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja. Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Formulas en Excel A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado. Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.

Referencias absolutas y relativas Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula. Pero ¿Cuál es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?

Referencias relativas en Excel Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la siguiente:

=C1*2 Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.

| EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO

8

MANUAL DEL PARTICIPANTE En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

Referencias absolutas en Excel Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1. Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:

=$C$1*2

Observa que sin importar a qué fila se copió la fórmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aun cuando se haya copiado la fórmula a filas diferentes la referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en Excel.

Asignar nombres a celdas o rangos Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda como a un rango pero también existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el botón Asignar nombre.

| EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO

9

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se mostrará el cuadro de diálogo Nombre nuevo:

En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y oprime el botón Aceptar.

Utilizar un nombre en una fórmula Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una fórmula para que observes cómo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de fórmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus fórmulas para facilitar tu trabajo.

Referencias a celdas y rangos Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.

Estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2. PARA HACER REFERENCIA A

UTILICE

La celda de la columna A y la fila 10

A10

| EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO

10

MANUAL DEL PARTICIPANTE El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.

A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

B15:E15

Todas las celdas de la fila 5

5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10.

5:10

Todas las celdas de la columna H

H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J

H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

A10:E20

Referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.

Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango. Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Estilo de referencia 3D Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas. Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA. Cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo

| EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO

11

MANUAL DEL PARTICIPANTE En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6. Insertar o copiar ; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado. Eliminar

Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los valores del cálculo.

Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores. Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas. Eliminar un punto final exista entre ellas.

Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para que integre el nuevo rango de hojas que

Estilo de referencia L1C1 También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el estilo L1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "L" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. REFERENCIA

SIGNIFICADO

L[-2]C

Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.

L[2]C[2]

Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.

L2C2

Referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda columna.

L[-1]

Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

L

Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo A1. Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1 Elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha General. En Configuración, active o desactive la casilla de verificación Estilo de referencia L1C1.

Fórmulas y funciones de Excel Microsoft Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra información. Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener fórmulas que utilicen más de una función para lograr su objetivo.

| Fórmulas y funciones de Excel

12

MANUAL DEL PARTICIPANTE Fórmulas de Excel Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel? Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos: Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

| Fórmulas y funciones de Excel

13

MANUAL DEL PARTICIPANTE Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Constantes y referencias de celda Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calculará el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:

Estos números son constantes, lo que significa que su valor nunca cambiará y la fórmula siempre regresará el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los números. Sin embargo una de las ventajas más grandes al utilizar fórmulas en Excel es que podemos utilizar referencias de celda dentro de la ecuación.

Referencias de celda en fórmulas Las referencias de celda nos ofrecerán un mayor grado de flexibilidad en nuestras fórmulas. Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crearé la siguiente fórmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendré el resultado de la operación:

| Fórmulas y funciones de Excel

14

MANUAL DEL PARTICIPANTE

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el resultado de una fórmula con referencias de celda dependerá del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la fórmula también será actualizado. Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habrá dos actualizaciones en la hoja de cálculo. En primer lugar se actualizará el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la fórmula de la celda D2 también será actualizado.

Observa que el resultado de la fórmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes. De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizar referencias de celda dentro de nuestras fórmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la fórmula.

Precedencia de operadores aritméticos Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se desea realizar en una fórmula, por ejemplo la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos cálculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores Las formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente: Porcentaje [%] Exponenciación [^] Multiplicación [*] y división [/] Suma [+] y resta [-] Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente fórmula: =5+3*4-6/2 Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente resultado: =5+12-3 . El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división 6/2. Finalmente se realizará la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

| Fórmulas y funciones de Excel

15

MANUAL DEL PARTICIPANTE Uso de paréntesis con operadores aritméticos Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la precedencia de operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente fórmula: =(5+3)*4-6/2 Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis para la suma (5+3), la cual será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado: =8*4-6/2 . Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado: =32-3 y finalmente hará la resta para obtener el resultado final de 29. Observa cómo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear fórmulas ya que definitivamente influirán en el resultado obtenido.

Comparar valores en Excel Para poder comparar valores en Excel debemos hacer uso de los operadores de comparación. A través de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos comparando. Al utilizar los operadores de comparación recibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresión. Operador Igual a (=) Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operador igual a (=). Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparación entre los valores de la columna A y la columna B. Observa cómo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes. En la imagen superior he colocado unos paréntesis alrededor de la comparación de manera que podamos diferenciar el operador igual a (=) del signo igual que identifica el inicio de la fórmula. Sin embargo podemos quitar los paréntesis y la fórmula funcionará correctamente.

Operador Mayor que (>) El operador mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cómo funciona este operador en los datos de ejemplo:

| Fórmulas y funciones de Excel

16

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Podemos también juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una comparación mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este operador:

Operador Menor que (4, 55, 7=9) Esto deberá ser suficiente para que la función O devuelva un valor VERDADERO:

| Fórmulas y funciones de Excel

44

MANUAL DEL PARTICIPANTE Funciones como argumento de la función O Podemos utilizar funciones como argumentos de la función O siempre y cuando devuelvan VERDADERO o FALSO como resultado. En el siguiente ejemplo utilizo las funciones ESNUMERO y ESTEXTO para evaluar el tipo de dato de las celdas B1 y B2.

Ya que la celda B1 es un número la función ESNUMERO regresa el valor VERDADERO. Por otro lado la celda B2 es efectivamente una cadena de texto y por lo tanto la función ESTEXTO devuelve el valor VERDADERO. En consecuencia la función O también regresa el valor VERDADERO. Ahora intercambiaré los valores de las celdas B1 y B2 de manera que tanto la función ESNUMERO como la función ESTEXTO devuelvan FALSO.

No olvides que la función O en Excel siempre devolverá VERDADERO excepto cuando TODAS las expresiones lógicas evaluadas sean falsas.

La función Y en Excel La función Y en Excel es una función lógica que nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO.

Sintaxis de la función Y Los argumentos de la función Y en Excel son los siguientes:



Valor_lógico1 (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada por la función.

| Fórmulas y funciones de Excel

45

MANUAL DEL PARTICIPANTE 

Valor_lógico2 (opcional): Expresiones lógicas a evaluar, opcional hasta un máximo de 255.

La función Y solamente regresará el valor VERDADERO si todas las expresiones lógicas evaluadas son verdaderas. Bastará con que una sola expresión sea falsa para que la función Y tenga un resultado FALSO.

Ejemplos de la función Y Observa la siguiente fórmula y te darás cuenta de que todas las expresiones son verdaderas: =Y(5=5, 16) Ya que todas las expresiones son verdaderas, la función Y devolverá también el valor VERDADERO.

Ahora agregaré una cuarta expresión que será falsa: 77. Observa cómo será suficiente para que la función Y devuelva el valor FALSO:

Argumentos de la función Y Cada uno de los argumentos de la función Y puede ser una expresión lógica como en los ejemplos anteriores pero también puede ser una función de Excel que devuelva un valor FALSO o VERDADERO. Observa el siguiente ejemplo donde he combinado una expresión lógica con la función ES.PAR y la función ES.IMPAR las cuales evalúan un número para indicarnos si es par o impar respectivamente.

Ya que tanto la expresión lógica como las funciones son evaluadas como verdaderas, entonces la función Y nos un resultado VERDADERO. Ahora observa como al cambiar solamente el argumento de la función ES.IMPAR con el número 6 (en lugar de 5), causará que la función Y nos devuelva el valor FALSO.

Si alguna vez necesitas estar seguro de que todo un grupo de expresiones lógicas sean verdaderas, la función Y en Excel será una excelente opción para hacerlo.

La función ESBLANCO en Excel La función ESBLANCO en Excel es una función que comprueba el valor de una celda y devuelve el valor lógico VERDADERO en caso de que sea una celda vacía, de lo contrario regresará el valor FALSO.

| Fórmulas y funciones de Excel

46

MANUAL DEL PARTICIPANTE Sintaxis de la función ESBLANCO La función ESBLANCO solamente tiene un argumento.



Valor (obligatorio): valor o referencia a la celda que deseamos validar.

Ejemplos de la función ESBLANCO En la siguiente imagen puedes observar cómo la función ESBLANCO en la celda B1 regresa un valor FALSO cuando pasamos como argumento la referencia de la celda A1 la cual contiene un texto.

Por el contrario, si en la celda B2 utilizamos la función ESBLANCO para evaluar el contenido de la celda A2, obtendremos un valor VERDADERO porque la celda A2 está vacía.

La función ESBLANCO regresará el valor FALSO cuando la celda que está siendo evaluada contiene un error. Observa el siguiente ejemplo.

La función ESNOD en Excel La función ESNOD en Excel nos ayuda a saber si una celda contiene el error #N/A. Este tipo de error indica que Excel no ha encontrado el valor especificado, es decir tenemos un valor No Disponible (N/A = Not Available).

| Fórmulas y funciones de Excel

47

MANUAL DEL PARTICIPANTE Sintaxis de la función ESNOD



Valor (obligatorio): El valor que deseamos evaluar para saber si contiene el tipo de error #N/A.

Ejemplos de la función ESNOD En la siguiente imagen puedes observar en la columna A una serie de valores diferentes. La celda A1 contiene un texto, la celda A2 un número, la celda A3 es una celda vacía.

Las celdas inferiores contienen diferentes tipos de errores y solamente la celda A8 contiene el tipo de error #N/A. Ahora en la columna B utilizaré la función ESNOD para evaluar los valores de la columna A. Observa el resultado a continuación:

De esta manera comprobamos que la función ESNOD regresará el valor VERDADERO solo en caso de encontrar el tipo de error #N/A. Un uso muy práctico de la función ESNOD es para saber si el resultado de otra función es específicamente el error #N/A. Observa la siguiente fórmula:

=ESNOD(BUSCARV("valor", D1:G14, 4)) En este ejemplo estoy utilizando la función ESNOD para saber si la función BUSCARV regresa un error del tipo #N/A.

| Fórmulas y funciones de Excel

48

MANUAL DEL PARTICIPANTE La función ESERROR en Excel La función ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un error y nos devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor evaluado puede ser una celda o una fórmula cuyo resultado será evaluado.

Sintaxis de la función ESERROR



Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.

Ejemplos de la función ESERROR La función ESERROR evalúa el valor de una celda para saber si contiene alguno de los errores de Excel. Observa la siguiente imagen que contiene todos los errores posibles en Excel y a su lado el resultado de la función ESERROR.

Sólo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la función ESERROR devolverá el valor VERDADERO. En el ejemplo anterior las celdas A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto la función ESERROR devuelve el valor FALSO.

La función ESERR en Excel La función ESERR en Excel es una de las funciones de Información que nos permiten saber si el valor de una celda o el resultado de una fórmula es alguno de los errores de Excel.

| Fórmulas y funciones de Excel

49

MANUAL DEL PARTICIPANTE Sintaxis de la función ESERR



Valor (obligatorio): El valor que se desea comprobar.

La función ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el error #N/A en cuyo caso devolverá el valor FALSO.

Ejemplos de la función ESERR A continuación podrás observar que en la columna A tengo todos los errores que son generados por Excel. En la columna B he utilizado la función ESERR para evaluar el contenido de cada una de las celdas.

Es importante que observes cómo la función ESERR comprueba adecuadamente todos los errores devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve el valor FALSO. Debes tener muy en cuenta esta peculiaridad de la función ESERR al momento de utilizarla en la validación de errores en tu hoja de cálculo de Excel.

La función ESERR en Excel La función ESERR en Excel es una de las funciones de Información que nos permiten saber si el valor de una celda o el resultado de una fórmula es alguno de los errores de Excel.

| Fórmulas y funciones de Excel

50

MANUAL DEL PARTICIPANTE Sintaxis de la función ESERR



Valor (obligatorio): El valor que se desea comprobar.

La función ESERR compara el valor contra todos los tipos de error en Excel excepto el error #N/A en cuyo caso devolverá el valor FALSO.

Ejemplos de la función ESERR A continuación podrás observar que en la columna A tengo todos los errores que son generados por Excel. En la columna B he utilizado la función ESERR para evaluar el contenido de cada una de las celdas.

Es importante que observes cómo la función ESERR comprueba adecuadamente todos los errores devolviendo el valor VERDADERO, pero al evaluar el tipo de error #N/A devuelve el valor FALSO. Debes tener muy en cuenta esta peculiaridad de la función ESERR al momento de utilizarla en la validación de errores en tu hoja de cálculo de Excel.

La función COINCIDIR en Excel La función COINCIDIR en Excel nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila que ocupa el elemento buscado.

Sintaxis de la función COINCIDIR La función COINCIDIR tiene tres argumentos:

| Fórmulas y funciones de Excel

51

MANUAL DEL PARTICIPANTE



Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.



Matriz_buscada (obligatorio): El rango de celdas donde realizaremos la búsqueda.



Tipo_de_coincidencia (opcional): Un número que indica el tipo de coincidencia en la búsqueda.

El Tipo_de_coincidencia especificado en la función tendrá un efecto en la manera en que se hace la búsqueda. Los siguientes valores son los posibles para el tercer argumento de la función COINCIDIR: 

1: La función COINCIDIR encontrará el valor más grande que sea menor o igual al valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera ascendente.



0: La función COINCIDIR encontrará el primer valor que sea exactamente igual al valor buscado. La matriz de búsqueda puede estar en cualquier orden.



-1: La función COINCIDIR encontrará el valor más pequeño que sea mayor o igual que el valor buscado. La matriz de búsqueda debe estar ordenada de manera descendente.

Cuando no se especifica el tercer argumento de la función COINCIDIR se utilizará de manera predeterminada el valor 1.

Ejemplos de la función COINCIDIR Comenzaré con un ejemplo de una búsqueda exacta con la función COINCIDIR. Para ello tengo una lista de valores en la columna A y utilizaré la siguiente fórmula:

=COINCIDIR("EFG", A1:A10, 0) Observa el resultado de la fórmula:

| Fórmulas y funciones de Excel

52

MANUAL DEL PARTICIPANTE La función COINCIDIR nos devuelve el número 5 que es precisamente la posición que ocupa el valor buscado. Ahora observa lo que sucede al utilizar la siguiente fórmula:

=COINCIDIR("JOX", A1:A10) En primer lugar debemos saber que el valor “JOX” no está dentro de la lista así que no habría una coincidencia exacta, pero al omitir el tercer argumento de la función estoy indicando que deseo hacer una búsqueda aproximada. Observa el resultado:

La función COINCIDIR devuelve el número 9 porque es el elemento que contiene al menos una de las letras del valor buscado y es, por lo tanto, la mejor coincidencia encontrada.

Notas adicionales sobre la función COINCIDIR Algunas notas adicionales sobre la función COINCIDIR son las siguientes: 

La función COINCIDIR no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas.



Cuando la función COINCIDIR no encuentra alguna coincidencia devolverá el tipo de error #N/A.

La función BUSCARV en Excel La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico. Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

| Fórmulas y funciones de Excel

53

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual. Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV La función BUSCARV tiene 4 argumentos:



Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.



Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.



Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.



Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

| Fórmulas y funciones de Excel

54

MANUAL DEL PARTICIPANTE Ejemplo de la función BUSCARV Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos: 1.

En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.

2.

En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera: =BUSCARV(

3.

Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función: =BUSCARV(E1,

4.

Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11,

5.

Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6.

Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

| Fórmulas y funciones de Excel

55

MANUAL DEL PARTICIPANTE Errores comunes al usar la función BUSCARV 

Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.



Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!



Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!



Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

La función BUSCAR en Excel La función BUSCAR en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La función BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.

Forma vectorial de la función BUSCAR Comenzaré explicando la forma vectorial de la función BUSCAR. Bajo esta forma podemos buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La sintaxis para realizar la búsqueda es la siguiente:



Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.



Vector_de_compraración (obligatorio): Un rango de celdas que está formado por una sola columna o una sola fila en donde se realizará la búsqueda.



Vector_resultado (opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de resultados que deseamos obtener.

El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la función devolverá resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deberá ser del mismo tamaño que Vector_de_comparación.

| Fórmulas y funciones de Excel

56

MANUAL DEL PARTICIPANTE Ejemplo de la función BUSCAR en forma vectorial Para este ejemplo tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y de los cuales deseo encontrar la calificación de alguno de ellos con tan solo especificar su nombre.

En la celda F1 colocaré el nombre del alumno y en la celda F2 la función BUSCAR la cual me ayudará a obtener su calificación. Desarrollemos la fórmula paso a paso: 1.

Introducir la función BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor buscado.

=BUSCAR(F1, 2.

Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizará la búsqueda:

=BUSCAR(F1, A2:A6, 3.

El último argumento será el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en este ejemplo son las calificaciones en C2:C6:

=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6) Observa cómo la función BUSCAR regresa la calificación que corresponde al nombre buscado.

Si en lugar de la calificación quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer argumento de la función para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.

| Fórmulas y funciones de Excel

57

MANUAL DEL PARTICIPANTE Forma matricial de la función BUSCAR La función BUSCAR también puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar formado por los valores de búsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar la búsqueda de manera matricial es la siguiente:



Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.



Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de búsqueda y de resultados.

Ejemplo de la función BUSCAR en forma matricial Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la función BUSCAR en forma matricial. Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario: ,“A”,”E”,”I”,”O”,”U”- y por otro lado un arreglo indicando el número de vocales: ,1, 2, 3, 4, 5}. Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qué número de vocal le corresponde. Para ello puedo utilizar la siguiente fórmula:

=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5}) La función BUSCAR regresará el número de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el resultado:

Introducción al uso de tablas en Excel Tu información en Excel es muy útil si sabes cómo analizarla adecuadamente. Si tienes un conocimiento básico de las tablas en Excel podrás organizar la información de una manera fácil de entender.

¿Qué es una tabla de Excel? Las tablas de Excel son un rango de celdas que contiene datos y su fila superior es una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna. La nueva funcionalidad de tablas fue introducida en Excel 2007. Aunque siempre hemos podido crear tablas en Excel, la nueva implementación de las tablas nos permite realizar ciertas tareas comunes de una manera más fácil. Además, ayuda a eliminar algunos errores comunes que se cometían con anterioridad.

| Introducción al uso de tablas en Excel

58

MANUAL DEL PARTICIPANTE Entendiendo las tablas de Excel Las tablas de Excel son un rango de celdas que ha sido estructurado adecuadamente con nuestros datos. Cada fila de una tabla corresponde a una sola entidad, por ejemplo, una tabla puede contener información de los empleados de una empresa y por lo tanto cada fila hará referencia a un empleado diferente.

Las tablas tienen encabezados en la parte superior y cada uno de ellos describe la información contenida en cada columna. Así por ejemplo, nuestra tabla de empleados tiene los encabezados ID (de empleado), Nombre, Apellido, Salario, Departamento. Esta misma tabla se puede crear con cualquier versión de Excel, sin embargo los beneficios los veremos cuando convertimos este rango de celdas en una tabla “oficial”. Para crear una tabla de Excel debemos elegir la ficha Insertar y posteriormente pulsar el botón Tabla. Esto convertirá el rango de celdas en una tabla de Excel.

Una vez que hemos convertido un rango de celdas en una tabla, Excel podrá responder de una manera más inteligente a las acciones que hagamos sobre la tabla. Por ejemplo, si creamos un gráfico de Excel basado en una tabla, al momento de agregar nueva información el gráfico será actualizado automáticamente con las nuevas filas de la tabla.

Diferencias entre rangos y tablas de Excel A continuación enlistaré algunas características de las tablas de Excel que las hacen diferentes a los rangos de celdas: 

Al activar cualquier celda de la tabla se habilitará la ficha contextual llamada Herramientas de tabla la cual contendrá comandos adicionales para trabajar con la tabla.



Se puede aplicar un estilo a la tabla con tan solo elegirlo de la galería de estilos.



Cada encabezado de columna contiene una lista desplegable la cual podemos utilizar para ordenar o filtrar los datos de la tabla.



Si tenemos una tabla que contiene muchas filas y movemos la barra lateral derecha de hacia abajo, en lugar de que los encabezados de la tabla desaparezcan, Excel remplaza automáticamente las letras de las columnas por los encabezados de la tabla.



Las tablas soportan referencias estructuradas lo que significa que en lugar de utilizar referencias de celdas, podemos utilizar el nombre de la tabla y de los encabezados.



La esquina inferior derecha de una tabla tiene una pequeña flecha que nos permite agregar fácilmente una nueva fila o una nueva columna. Solamente debemos arrastrar dicha esquina hacia abajo o hacia la derecha.

| Introducción al uso de tablas en Excel

59

MANUAL DEL PARTICIPANTE Las tablas de Excel nos ofrecen diversos beneficios al momento de trabajar con nuestros datos así que puedes comenzar a hacer uso de ellos y tener una mejor experiencia de uso en Excel.

Creación de una tabla Para crear una tabla en Excel todo lo que se debe hacer es seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y encabezados de columna y oprimir el botón Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.

A continuación mencionaré algunos beneficios de utilizar las tablas de Excel.

Cambiar el estilo de una tabla Excel 2010 contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de las Herramientas de tabla.

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.

| Introducción al uso de tablas en Excel

60

MANUAL DEL PARTICIPANTE Resaltar filas alternas de una tabla Cuando creas una nueva tabla Excel aplica un fondo especial a las filas impares. Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.

Filtros y opciones de ordenamiento Cada tabla que creas en Excel ya trae consigo filtros para cada columna así como opciones de ordenamiento para cada columna.

Referencias estructuradas de una tabla Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres de las columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o removerlos.

Crear columnas calculadas fácilmente Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

Fila de totales de una tabla Se puede agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selección Fila de totales:

| Introducción al uso de tablas en Excel

61

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operación que deseamos aplicar.

Imprimir una tabla Para imprimir una tabla selecciona cualquiera de sus celdas y oprime la combinación de teclas CTRL + P y posteriormente en la sección de Configuración selecciona la opción Imprimir la tabla seleccionada.

Estas son solo algunas de las características y beneficios de las tablas en Excel que demuestran que son intuitivas, fáciles de usar y que además nos proveen de mucha funcionalidad sin mucha complejidad. La próxima vez que organices tus datos en Excel considera utilizar una tabla.

| Introducción al uso de tablas en Excel

62

MANUAL DEL PARTICIPANTE Cómo crear una tabla en Excel El objetivo de una tabla de Excel es almacenar la información de una manera consistente para que sea más fácil darle formato, ordenarla y filtrarla. Tú puedes crear una tabla en Excel que te ayude a analizar mejor la información.

Cómo crear una tabla en Excel Para crear una tabla en Excel, lo primero que debes hacer es ingresar los títulos de columna. Así que haz clic en la celda en blanco en donde deseas introducir la nueva tabla e ingresa los títulos de columna como pueden ser: No. de empleado, Departamento, Nombre, Apellido, etc. Los títulos de columna deben aparecer siempre en una sola fila y sin celdas vacías entre ellos.

Ahora puedes comenzar a ingresar los datos justo por debajo de los títulos de columna que acabas de crear:

Ahora asegúrate de que la celda activa sea cualquier de las celdas que contienen tus datos y haz clic en el comando Tabla que se encuentra en el grupo Tablas de la ficha Insertar.

Excel detectará el conjunto de celdas que acabas de introducir y colocará un borde punteado sobre los datos, al mismo tiempo que muestra el cuadro de diálogo Crear tabla, el cual automáticamente mostrará el rango de celdas donde se encuentra la información. Si por alguna razón el rango de celdas desplegado es incorrecto, utiliza el botón de selección para elegir el rango de celdas adecuado.

| Introducción al uso de tablas en Excel

63

MANUAL DEL PARTICIPANTE Tabla con encabezados Antes de hacer clic en el botón Aceptar asegúrate de tener seleccionada la opción La tabla tiene encabezados. Finalmente haz clic en Aceptar y Excel dará formato a la tabla e insertará filtros para cada una de las columnas.

Otra forma de insertar una tabla es haciendo clic en el comando Dar formato como tabla que se encuentra en el grupo Estilos de la ficha Inicio. Con este comando puedes seleccionar desde un inicio el estilo que prefieres dar a la tabla.

Agregar filas a una tabla de Excel Después de que has creado una tabla, se pueden pensar en varios métodos para agregar nuevas filas a una tabla de Excel. La forma más directa de agregar una nueva fila es seleccionando la última celda de la tabla (celda inferior derecha) y oprimir la tecla Tabulador. Al hacer esto, Excel añadirá una nueva fila a la tabla en donde podremos introducir la información apropiada para el nuevo registro:

| Introducción al uso de tablas en Excel

64

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Observa cómo Excel coloca un borde sólido alrededor de las celdas que delimitan la nueva fila de la tabla.

Agregar filas a una tabla por Formulario Existe otra forma de agregar filas a una tabla de Excel y es utilizando un formulario de captura de datos. El comando Formulario no está incluido de manera predeterminada en la cinta de opciones por lo que será necesario agregarlo manualmente. Haz clic en la flecha que se encuentra al extremo derecho de la barra de acceso rápido y selecciona la opción Más comandos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En la lista comandos disponibles selecciona la opción Todos los comandos y dentro de la lista encuentra el comando Formulario.

| Introducción al uso de tablas en Excel

65

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Haz clic en el botón Agregar y finalmente en el botón Aceptar para que el botón se muestre en la barra de acceso rápido.

Ahora selecciona cualquiera de las celdas de la tabla y oprime el botón Formulario. Aparecerá un cuadro de diálogo con los nombres de las columnas de la tabla del lado izquierdo y con los valores para cada fila en los cuadros de texto junto a ellos.

Para agregar un nuevo registro debes hacer clic sobre el botón Nuevo.

| Introducción al uso de tablas en Excel

66

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Introduce la información del nuevo registro de la tabla y al finalizar oprime el botón Cerrar y Excel colocará el nuevo registro al final de la tabla.

Editar registros de una tabla de Excel En el apartado Agregar filas a una tabla de Excel analizamos la alternativa de agregar registros a través del comando Formulario. En esta ocasión analizaremos con mayor detenimiento las opciones que presenta dicho cuadro de diálogo para editar registros de una tabla de Excel.

Crear, eliminar o restaurar un registro de la tabla El botón Nuevo te permitirá agregar un nuevo registro a la tabla y lo colocará al final de la misma. El botón Eliminar borrará el registro que estás visualizando en ese momento en la pantalla. Solo que antes de hacerlo te mostrará un cuadro de diálogo de confirmación y sólo hasta que hagas clic en Aceptar se eliminará permanentemente el registro.

| Introducción al uso de tablas en Excel

67

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Cuando editas alguno de los valores del registro en pantalla se activa de inmediato la opción Restaurar. Esta opción te permite regresar los valores originales del registro actual en caso de que decidas no hacer cambio alguno.

Avanzar entre los registros de una tabla El botón Buscar siguiente y Buscar anterior nos permiten avanzar o retroceder entre los registros de la tabla. Esta misma funcionalidad la obtienes al mover la barra lateral.

En todo momento puedes observar el número de registro en el que te encuentras por arriba del botón Nuevo.

Buscar un registro utilizando criterios El botón Criterios te permite buscar registros que cumplen con ciertas condiciones (criterios). Al hacer clic sobre el botón Criterios se limpian todos los cuadros de texto y entonces se pueden utilizar caracteres comodín para facilitar la búsqueda. Por ejemplo, el comodín ? puede reemplazar un solo caracter y el comodín * es para múltiples caracteres. En este ejemplo buscaré todos los registros que tienen un Departamento que comience con las letras “Fin” sin importar lo que esté escrito después:

| Introducción al uso de tablas en Excel

68

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Después de colocar el criterio debes hacer clic en el botón Buscar siguiente para que Excel muestre los resultados que concuerdan con la condición recién especificada. Para los campos que son numéricos puedes colocar criterios de “mayor que” ó “menor que”. Por ejemplo, para encontrar todos los registros que tengan un número de empleado menor que 400311 utilizo el siguiente criterio:

Cuando termines de utilizar los criterios debes borrarlos y oprimir el botón Formulario para regresar al modo inicial de edición. Finalmente el botón Cerrar cierra el cuadro de diálogo y nos permite regresar a la hoja de Excel.

Aplicar estilos a una tabla de Excel En Excel puedes aplicar formatos de tabla a tus datos. El comando Dar formato como tabla muestra una amplia galería de estilos para tablas y que se encuentran divididos en tres secciones: claro, medio y oscuro.

Dar formato como tabla Para dar formato a una tabla haz clic en cualquier celda dentro del rango de celdas que contienen los datos y posteriormente haz clic sobre el comando Dar formato como tabla que se encuentra dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio y se mostrará la galería de formatos disponibles:

| Introducción al uso de tablas en Excel

69

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Haz clic sobre la imagen de miniatura del estilo que deseas y se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato como tabla

Estilos de tabla en Excel Una vez creada la tabla puedes cambiar fácilmente su estilo, solamente haz clic sobre cualquier celda de la tabla para que aparezca la ficha contextual Herramientas de tabla que contiene el grupo Estilos de tabla.

Con tan solo hacer clic sobre un nuevo estilo la tabla adoptará la nueva configuración. Para ver más estilos que los mostrados en pantalla puedes hacer uso de los botones de avance o retroceso o hacer clic en el botón Más para mostrar toda la gama de opciones de estilos disponibles.

| Introducción al uso de tablas en Excel

70

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Si necesitas un estilo diferente a los estilos predefinidos puedes crear tu propio estilo. Haz clic en la opción Nuevo estilo de tabla.

Eso mostrará el cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla.

Realiza las configuraciones que se adapten a tus necesidades y al hacer clic en el botón Aceptar, se creará un nuevo estilo que se mostrará en la sección Personalizada:

| Introducción al uso de tablas en Excel

71

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Ahora ya puedes dar formato a las tablas usando tu propio estilo.

Filtrar registros de una tabla Existe una característica en Excel conocida como Autofiltrar que permite esconder los registros de una tabla de Excel excepto aquellos que deseamos ver. Al filtrar los registros de una tabla sólo estamos mostrando un subconjunto de los datos y de esa manera tenemos una mejor visibilidad de los mismos para realizar un buen análisis.

Filtrar datos en Excel El filtrado no re-ordena los datos, simplemente oculta de manera temporal los registros que no cumplen con los criterios especificados. Para aplicar un filtro sobre los datos de una tabla sigue los siguientes pasos. Haz clic dentro de la tabla y selecciona el comando Ordenar y Filtrar que se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio y dentro de las opciones mostradas selecciona Filtro:

Inmediatamente aparecen flechas de filtrado al lado de los encabezados de cada columna. Si ya habías dado formato a los datos como tabla previamente, entonces estas flechas de filtrado ya estaban presentes. Ahora haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que deseas filtrar y Excel desplegará una lista que incluye cada uno de los valores únicos de la columna.

| Introducción al uso de tablas en Excel

72

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Para aplicar el filtro en los datos remueve la marca de selección de la opción (Seleccionar todo). Esto limpiará todas las cajas de selección permitiéndote seleccionar solamente las opciones que estás interesado ver:

Filtrar por varios criterios o columnas Puedes seleccionar múltiples cajas de selección para filtrar por varios criterios. Al hacer clic en el botón Aceptar Excel desplegará solamente los datos que cumplen son la selección realizada. También puedes aplicar filtros en varias columnas a la vez, solamente repite los pasos que acabamos de revisar para cualquier otra columna. Podrás notar que una columna tiene un filtro aplicado porque el ícono de flecha de filtrado es reemplazado por un ícono de filtro.

Remover un filtro Para remover un filtro puedes hacer clic sobre el ícono de filtro de la columna deseada y seleccionar la opción Borrar filtro

| Introducción al uso de tablas en Excel

73

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Si has aplicado filtros a varias columnas y deseas quitar todos los filtros al mismo tiempo puedes hacer clic en el comando Ordenar y filtrar y seleccionar la opción Borrar

Filtrar números en Excel Excel provee múltiples opciones para filtrar datos numéricos como filtrar los valores superiores o inferiores, filtrar los valores que son mayores o menores a un número específico, etc. Ya hemos visto cómo filtrar registros de una tabla y cómo Excel coloca automáticamente flechas de filtrado para cada columna.

Filtros de número en Excel Pero existe una opción de menú especial para las columnas que son numéricas y que revisaremos a continuación. Haz clic sobre el icono de filtrado de una columna de datos numéricos y selecciona la opción de menú Filtros de número. Observa las opciones disponibles:

Primero probaremos la opción Diez mejores. Esta opción muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores

| Introducción al uso de tablas en Excel

74

MANUAL DEL PARTICIPANTE

En la primera lista de selección podrás decidir si deseas obtener los valores superiores o inferiores. En la segunda opción puedes especificar el número de elementos que deseas observar (desde 1 hasta 500). En la última lista de selección eliges si deseas filtrar los elementos o filtrar por su porcentaje. Un ejemplo de porcentaje podría ser obtener los 10 clientes superiores por el porcentaje de ventas. Una vez que has especificado los valores adecuados haz clic en Aceptar y Excel desplegará los registros que cumplen con el criterio especificado. Otra de las opciones de Filtros de número es filtrar por Superior del promedio o Inferior del promedio. Estas opciones son directas y en cuanto las selecciones Excel aplicará el filtro automáticamente. Por último podrás observar que el resto de los filtros posibles se puede realizar a través del cuadro de diálogo Autofiltro personalizado

A través de este cuadro de diálogo podrás hacer comparaciones como: Igual a, mayor que, menor que, entre, etc. Solamente debes especificar la condición que necesitas y podrás filtrar números en Excel.

Filtrar datos por fecha Si los datos de tu tabla incluyen fechas, puedes realizar un filtro en base a esas columnas de manera que puedas analizar sólo el conjunto de información que te interesa. Haz clic sobre la flecha de filtrado de la columna que contiene las fechas:

| Introducción al uso de tablas en Excel

75

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Filtros de fecha en Excel Selecciona la opción de menú Filtros de fecha y podrás ver toda la gama de opciones que tienes disponibles para filtrar la información. Dentro de la lista encontrarás dos clases de filtros, aquellos que necesitan de un argumento para poder filtrar (filtros comunes) y aquellos que están basados en una fecha de comparación que generalmente es el día actual (filtros dinámicos). Por ejemplo, al hacer clic en la opción Entre, se mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que permitirá capturar los argumentos necesarios para aplicar el filtro.

Si por el contrario eliges un filtro dinámico como la opción de menú Hoy, Excel aplicará de inmediato el filtro utilizando la fecha actual del sistema como referencia. Lo mismo sucede con los filtros Ayer, Próxima semana, Mes pasado, Este año, etc. Recuerda que para quitar los filtros aplicados a una columna puedes hacer clic en el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos.

| Introducción al uso de tablas en Excel

76

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Filtrar datos de tabla por color Si has aplicado color a las fuentes o celdas de una tabla, entonces puedes filtrar por color los datos de manera que obtengas solamente el subconjunto de datos de tu interés. Aquellas filas que no cumplan con el criterio de color se ocultarán temporalmente. El color de las celdas puedes aplicarlo manualmente o lo puedes aplicar utilizando formato condicional. En este ejemplo supondremos que ese formato ya ha sido aplicado previamente a los datos.

Filtrar por color en Excel Cuando se ha aplicado un color especial a las celdas, Excel habilita la opción Filtrar por color, la cual mostrará las opciones de colores que tiene la columna que está siendo analizada en ese momento:

Dentro del submenú de colores puedes seleccionar el color adecuado para que el filtro sea aplicado y veas los resultados de manera inmediata.

Recuerda que para mostrar de nuevo todos los datos debes borrar el filtro con el comando Borrar que se encuentra dentro del comando Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

| Introducción al uso de tablas en Excel

77

MANUAL DEL PARTICIPANTE Utilizar fórmulas en tablas de Excel Las tablas de Excel nos ayudan en gran manera a organizar nuestros datos, pero es inevitable utilizar fórmulas para obtener información adicional sobre dicha información. Por ello en esta ocasión revisaremos algunos métodos para utilizar fórmulas en tablas de Excel. En primer lugar he convertido un rango de datos en una tabla utilizando el comando Tabla que se encuentra en la ficha insertar.

Lo primero que debes saber es que, sin haber ninguna acción adicional, Excel ha nombrado a este rango de celdas como Tabla1 y lo podemos comprobar abriendo el Administrador de nombres que se encuentra en la ficha Fórmulas dentro del grupo Nombres definidos.

Utilizar la fila de totales Si queremos calcular el total de alguna de las columnas de una tabla, ni siquiera tenemos que utilizar una fórmula sino que solamente debemos insertar la fila de totales de la tabla. Para ellos debemos seleccionar cualquier celda de la tabla e ir a la ficha contextual Herramientas de tabla.

Deberás marcar la opción Filas de totales y Excel insertará una nueva fila a la tabla. La fila de totales nos permite elegir entre varias fórmulas que pueden ser aplicadas. Al seleccionar alguna celda de la fila de totales se mostrará la lista de funciones disponibles.

| Introducción al uso de tablas en Excel

78

MANUAL DEL PARTICIPANTE

De esta manera puede hacer clic sobre la celda de total que corresponde a la columna “Proyectado” e insertar la suma. Quiero que observes con detenimiento el tipo de fórmula que Excel muestra en la barra de fórmulas para la celda de la fila de totales que acabo de modificar:

Sorprendentemente Excel no utiliza la función SUMA sino que utiliza la función SUBTOTALES la cual en su primer argumento nos permite utilizar un número el cual identificará a la función a utilizar y en este caso el número 109 equivale a la función SUMA. El segundo argumento de la función SUBTOTALES es el nombre de la columna de la tabla, que para este ejemplo es la columna “Proyectado”. Si para esta misma columna realizo el cambio de función a Promedio podrás observar que en lugar de utilizar el número 109 se utilizará ahora el número 101 en la función SUBTOTALES:

Utilizando fórmulas dentro de una tabla Como has visto en el ejemplo anterior, podemos utilizar los nombres de columnas para hacer cálculos con la información de nuestra tabla. Ese tipo de referencia es conocida como referencia estructurada.

| Introducción al uso de tablas en Excel

79

MANUAL DEL PARTICIPANTE Para hacer un ejemplo de una fórmula con referencias estructuradas agregaremos una nueva columna a nuestra tabla llamada Diferencia la cual tendrá la resta entre la columna Proyectado y la columna Real y para ello utilizaremos la fórmula [@Proyectado]-[@Real].

Si después de introducir el símbolo “=” en la celda D2 nos movemos con las flechas del teclado hacia la celda B2, Excel introducirá automáticamente el nombre *@Proyectado+. Después ingresamos el símbolo “-“ para realizar la resta y finalmente nos movemos hacia la celda C2 y se insertará automáticamente el nombre [@Real]. Al momento de pulsar la tecla Entrar, se propagará automáticamente la fórmula por toda la columna. Este es un comportamiento natural de las tablas de Excel que nos ahorrará algunas acciones adicionales al ingresar nuestras fórmulas.

Referencias estructuradas En Excel siempre utilizamos las referencias a celdas o rangos para efectuar nuestros cálculos, pero si tienes una tabla puedes referirte a los datos a través de un estilo de referencia conocido como referencia estructurada. Este estilo de referencia es del agrado de muchas personas porque les parece más intuitivo que simplemente especificar la dirección de una celda o de un rango. Para poder utilizar las referencias estructuradas en Excel se debe comenzar por darle un nombre a la tabla de datos, lo cual se hace directamente en el cuadro nombre de la tabla que se encuentra en la ficha Diseño dentro de la sección de fichas Herramientas de tabla.

| Introducción al uso de tablas en Excel

80

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Si quisiéramos obtener el total de la columna Ventas podríamos utilizar la función SUMA de la siguiente manera:

SUMA(D2:D10) Sin embargo, al utilizar una referencia estructurada puedo realizar la suma como se observa:

Al comenzar a especificar el nombre de la tabla recién creada Excel detecta su existencia y la muestra como una opción para la fórmula. Así que solamente acepta la sugerencia para poder continuar. Después de especificar el nombre de la tabla viene un paso importante, que es especificar la columna Ventas. Para poder hacer referencia a dicha columna debo ingresar un corchete “*” el cual nos dará acceso a los miembros de la tabla. Observa cómo inmediatamente después de introducir el corchete Excel muestra las posibles opciones dentro de las cuales aparecen las columnas de la tabla.

Solamente resta elegir la columna Ventas y cerrar el corchete así como el paréntesis de la función suma para obtener el resultado deseado.

| Introducción al uso de tablas en Excel

81

MANUAL DEL PARTICIPANTE

La fórmula funcionará correctamente incluso si se agrega un nuevo registro o una nueva columna a la tabla de datos.

Tablas dinámicas en Excel Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel. En este tutorial revisaremos los aspectos básicos del trabajo con las tablas dinámicas para poder realizar un análisis exitoso de la información.

¿Qué es una tabla dinámica? Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Reportes flexibles Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes. Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinámicas Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidará desde un principio.

| Tablas dinámicas en Excel

82

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Funcionamiento de las tablas dinámicas Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica. Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

| Tablas dinámicas en Excel

83

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica:

| Tablas dinámicas en Excel

84

MANUAL DEL PARTICIPANTE Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información.

Cómo crear una tabla dinámica Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2010 Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

| Tablas dinámicas en Excel

85

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

| Tablas dinámicas en Excel

86

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del apartado anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

| Tablas dinámicas en Excel

87

MANUAL DEL PARTICIPANTE De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

Partes de una tabla dinámica En los apartados anteriores hemos visto cómo funcionan las tablas dinámicas y cómo crearlas en Excel. Ahora analizaremos con un poco más de detalle cada una de las partes que las conforman.

Partes de una tabla dinámica en Excel Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.



Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.



Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.



Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.



Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.

| Tablas dinámicas en Excel

88

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Dar formato a una tabla dinámica Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinámica. La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámica para que se muestre.

Esta ficha está dividida en tres grupos. 

Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinámica así como modificar aspectos básicos de diseño.



Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces se mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.



Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos los estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a la tabla dinámica.

| Tablas dinámicas en Excel

89

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Formato de valores en una tabla dinámica En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de número adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos: Supongamos la siguiente tabla dinámica:

Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del área Valores.

| Tablas dinámicas en Excel

90

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor.

Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:

| Tablas dinámicas en Excel

91

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:

Filtrar una tabla dinámica Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

| Tablas dinámicas en Excel

92

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica. Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.

| Tablas dinámicas en Excel

93

MANUAL DEL PARTICIPANTE Segmentación de datos en tablas dinámicas La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinámica. De esta manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una columna. En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.

| Tablas dinámicas en Excel

94

MANUAL DEL PARTICIPANTE Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el botón Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinámica, lo cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.

Modificar campos de una tabla dinámica Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con tan solo arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinámica Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinámica.

| Tablas dinámicas en Excel

95

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinámica Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la opción Quitar campo.

| Tablas dinámicas en Excel

96

MANUAL DEL PARTICIPANTE Mover un campo de una tabla dinámica Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo de un área a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú que permiten mover el campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos de columna o Mover a valores.

Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinámica Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el área deseada. También puedes marcar la caja de selección del campo lo cual hará que sea agregado a alguna de las áreas predeterminadas.

Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la información de acuerdo a tus necesidades.

Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta de elementos. Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor:

| Tablas dinámicas en Excel

97

MANUAL DEL PARTICIPANTE En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes: 

Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).



Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.



Máx. Obtiene el valor numérico más alto.



Mín. Obtiene el valor numérico más bajo.



Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe algún campo de texto será ignorado.



Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico.



Desvest. Obtiene la desviación estándar.



Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población.



Var. Calcula la varianza de una muestra.



Varp. Calcula la varianza en función de la población.

Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo seleccionado.

Crear un gráfico dinámico Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos de una tabla dinámica.

Cómo crear un gráfico dinámico en Excel Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

| Tablas dinámicas en Excel

98

MANUAL DEL PARTICIPANTE Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabla dinámica:

De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del gráfico dinámico:

| Tablas dinámicas en Excel

99

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Mover un gráfico dinámico Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia hoja de Excel para poder trabajar con él de manera independiente e inclusive aplicar algún estilo y formato personalizado.

Mover un gráfico dinámico a otra hoja Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comando Mover gráfico que se encuentre en el grupo Ubicación dentro de la ficha Diseño.

Se mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y podrás seleccionar una nueva hoja donde será colocado.

| Tablas dinámicas en Excel

100

MANUAL DEL PARTICIPANTE Modificar el estilo de un gráfico dinámico Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño, Presentación y Formato:

Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del gráfico dinámico. Con los comandos de la ficha Presentación podrás personalizar aún más el gráfico dinámico agregando títulos, rótulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitirá refinar los estilos de forma del gráfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinámica Es probable que el origen de datos de una tabla dinámica haya cambiado de ubicación y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinámica. A continuación unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos. Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica el cual te permitirá ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinámica.

Acepta los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que has especificado.

Gráficos y presentación de datos Los gráficos en Excel te ayudarán a mostrar los datos de una forma más significativa de manera que las personas puedan comprender fácilmente grandes cantidades de información de una manera visual. Un gráfico también ayuda al análisis de datos de manera que se puedan encontrar tendencias importantes que ayudarán en la toma de decisiones.

| Gráficos y presentación de datos

101

MANUAL DEL PARTICIPANTE Cómo crear un gráfico en Excel Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico. Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información:

Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de gráficos en Excel de manera que puedas tomar la decisión adecuada sobre el gráfico a crear.

Crear un gráfico en Excel El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:

| Gráficos y presentación de datos

102

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:

Este gráfico ha sido creado con las opciones predeterminadas de Excel, pero pronto aprenderemos a modificarlas y poder agregar características adicionales al gráfico.

Partes de un gráfico de Excel Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series de datos, ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros. El siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de Excel que necesitas conocer:

| Gráficos y presentación de datos

103

MANUAL DEL PARTICIPANTE



Área del gráfico. Esta es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todas sus partes.



Título del gráfico. Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte superior.



Puntos de datos. Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea) que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel, es decir que su valor viene de una celda.



Series de datos. Son los puntos de datos relacionados entre sí trazados en un gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo. Un gráfico puede tener una o más series de datos a excepción de los gráficos circulares que solamente pueden tener una serie de datos.



Ejes. Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del gráfico.



Área de trazado. Es el área delimitada por los ejes e incluye todas las series de datos.



Líneas de división. Son líneas opcionales que extienden los valores de los ejes de manera que faciliten su lectura e interpretación.



Título de eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje correspondiente.



Leyenda. Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series de datos.

Tipos de gráficos en Excel Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

| Gráficos y presentación de datos

104

MANUAL DEL PARTICIPANTE Tipos de gráficos más utilizados Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel: Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

| Gráficos y presentación de datos

105

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

Modificar el tipo de gráfico Cuando has insertado un gráfico en Excel aparecen tres fichas contextuales en la cinta de opciones y una de ellas es la Ficha Diseño. Los comandos de esta ficha los puedes utilizar para modificar el tipo de gráfico y también su diseño. En esta ocasión hablaremos un poco sobre el grupo de comandos Tipo que se encuentra dentro de la Ficha Diseño:

Cambiar el tipo de gráfico Si haces clic sobre el botón Cambiar tipo de gráfico se mostrará un cuadro de diálogo que te permitirá elegir un nuevo tipo. Solamente haz clic sobre el ícono del nuevo tipo y acepta los cambios.

Por supuesto, debes tomar en cuenta que cada tipo de gráfico puede tener requerimientos especiales en cuanto a la información que puede trazar. Lo más común es hacer un cambio entre el mismo conjunto de tipos, es decir, cambiar de un

| Gráficos y presentación de datos

106

MANUAL DEL PARTICIPANTE gráfico de columna agrupada a un gráfico de columna agrupada 3D o a un gráfico de cilindro agrupado. Pero no hay mejor manera de aprender que haciendo una prueba, así que no tengas temor de experimentar ya que siempre podrás regresar al tipo de gráfico que tenías inicialmente. El segundo comando dentro del grupo Tipo es Guardar como plantilla. Este comando permite guardar las configuraciones de los gráficos de manera que puedas utilizarlas posteriormente. Es una característica de Excel muy útil cuando tu trabajo es generar muchos reportes que utilizan los mismos tipos de gráficos una y otra vez.

Agregar un título al gráfico En ocasiones Excel no agrega un título al gráfico al momento de crearlo, sin embargo podemos insertar un título en el gráfico aún después de su creación, solo sigue los siguientes pasos.

Título de un gráfico de Excel Haz clic en cualquier lugar del área del gráfico que vas a modificar y selecciona el comando Título del gráfico que se encuentra dentro de la ficha Presentación:

Se muestra la siguiente lista de opciones: 

Ninguno. Esta opción significa que no deseas mostrar ningún título. También puedes utilizar esta opción para remover el título existente.



Título superpuesto centrado. Centra el título sobre el gráfico y mantiene el tamaño actual.



Encima del gráfico. Centra el título sobre el gráfico pero hace un espacio en la parte superior para insertar el título modificando el tamaño del gráfico.

Una vez que ha seleccionado la opción adecuada, Excel insertará una caja de texto con las palabras “Título del gráfico”.

| Gráficos y presentación de datos

107

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Haz doble clic sobre la caja de texto y cámbialo al título adecuado. De manera opcional puedes aplicar un formato al título. Haz clic en la opción de menú Más opciones del título y Excel mostrará el cuadro de diálogo Formato del título del gráfico:

| Gráficos y presentación de datos

108

MANUAL DEL PARTICIPANTE Haz clic sobre cualquier sección y elige las opciones de formato que mejor apliquen al título. Una vez que has terminado deberás hacer clic sobre el botón Cerrar.

Agregar etiquetas de datos a un gráfico Puedes agregar etiquetas de datos a un gráfico de Excel para ayudar a identificar los valores mostradas en cada punto de una serie de datos. Excel permite diferentes opciones para la colocación y formato de las etiquetas.

Etiquetas en gráficos de Excel Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu gráfico. Haz clic sobre cualquier lugar del área del gráfico que deseas modificar y selecciona la ficha Presentación y el comando Etiquetas de datos:

El menú se muestra con las siguientes opciones: 

Ninguna. Ésta es la opción predeterminada y significa que no habrá etiquetas de datos en el gráfico.



Centro. Coloca las etiquetas de datos en el centro de cada punto de datos.



Extremo interno. Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de los puntos.



Base interior. Las etiquetas se mostrarán en el extremo interior inferior.



Extremo externo. Coloca las etiquetas por fuera de cada punto.

Selecciona la mejor opción del menú y Excel colocará las etiquetas de inmediato. Para personalizar aún más las etiquetas haz clic en la opción de menú Más opciones de la etiqueta de datos y se mostrará el cuadro de diálogo siguiente:

| Gráficos y presentación de datos

109

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categoría. Una vez que hayas hecho los cambios apropiados haz clic en el botón Cerrar. Recuerda que puedes remover fácilmente las etiquetas de datos del gráfico con solo seleccionar la opción Ninguno del menú Etiquetas de datos.

Dar formato a un elemento de gráfico Al seleccionar un gráfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual contiene una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier parte del gráfico. Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del gráfico que deseas modificar.

Seleccionar un elemento de gráfico Mi recomendación es utilizar la lista desplegable de elementos de gráfico que se encuentra en la ficha Formato dentro del grupo Selección actual:

| Gráficos y presentación de datos

110

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Como puedes observar, esta lista contiene todos y cada uno de los elementos de tu gráfico. Al hacer clic sobre cualquiera de los elementos de la lista se mostrarán unos controladores de selección alrededor del elemento para indicar que ha sido seleccionado.

Aparte de este método de selección a través de la lista de elementos, también puedes seleccionar cualquier parte de un gráfico haciendo clic directamente sobre dicho elemento lo cual colocará los mismos controladores de selección que acabas de observar.

Dar formato a un elemento de gráfico de Excel Ahora que el elemento ya ha sido seleccionado, puedes hacer cualquier cambio de formato a través de los comandos de la ficha Formato y solamente se aplicarán al elemento recién seleccionado. Para este ejemplo haré clic sobre uno de los Estilos de forma predeterminados:

Al ejecutar el comando Excel aplicará de inmediato el formato correspondiente al elemento de gráfico seleccionado:

| Gráficos y presentación de datos

111

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Puedes modificar los contornos, el color de relleno, aplicar estilos de WordArt y algunos efectos de formas. Solamente asegúrate de tener seleccionado el elemento adecuado antes de aplicar el formato. Debes tener cuidado al estar haciendo estos cambios porque al seleccionar un elemento de gráfico lo puedes eliminar fácilmente con tan solo oprimir la tecla Suprimir.

Cambiar la escala de un eje Cuando has creado un gráfico en Excel la escala del eje vertical no siempre es lo que esperabas. Si no estás conforme con el formato colocado por Excel al eje vertical, puedes modificarlo fácilmente.

Modificar escala del eje vertical Selecciona el gráfico que vas a modificar y haz clic en la opción Eje Vertical de la lista de Elementos de gráfico.

De inmediato el eje vertical será seleccionado en el gráfico.

| Gráficos y presentación de datos

112

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Ahora haz clic sobre el botón Aplicar formato a la selección que se encuentra dentro del grupo Selección actual de la ficha Formato:

Se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato a eje.

| Gráficos y presentación de datos

113

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Observa cómo en las opciones del eje se encuentran los valores para Mínima y Máxima. Con esos valores controlas la escala completa del eje vertical. Para este ejemplo colocaré 3,000 como valor mínimo.

En cuanto aceptas los cambios Excel modifica la escala del eje vertical. Ahora el eje ya no comenzará en cero si no que comenzará con el nuevo valor especificado:

| Gráficos y presentación de datos

114

MANUAL DEL PARTICIPANTE Agregar líneas verticales a un gráfico En ocasiones los datos de nuestros gráficos se interpretan y visualizan mucho más fácilmente si agregamos líneas verticales a la cuadrícula de un gráfico. Para agregar este tipo de líneas sigue los siguientes pasos. Haz clic sobre el gráfico y selecciona el comando Líneas de cuadrícula que se encuentra en la ficha Presentación. En las opciones que se muestran selecciona Líneas verticales de la cuadrícula primarias y observarás las siguientes opciones:

Al seleccionar la opción Líneas de división principales se mostrarán las líneas verticales correspondientes:

Si seleccionas la opción Líneas de división secundarias obtendrás el siguiente resultado:

| Gráficos y presentación de datos

115

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Si observas con cuidado notarás que existe una línea secundaría en el mismo lugar donde se trazaría una línea de división principal. Si seleccionas la opción Líneas de división principales y secundarias no se agregarán líneas adicionales a las líneas secundarias si no que se trazarán las líneas primarias sobre las secundarias y notarás una diferencia de color entre ambas. Las líneas principales son de un color más oscuro que las líneas secundarias.

Esquinas redondeadas en gráficos Al momento de crear un gráfico en Excel se mostrará un borde alrededor del mismo con las esquinas en ángulo recto. En esta ocasión mostraré cómo hacer para redondear las esquinas de un gráfico de Excel. Un gráfico recién creado tiene un borde y esquinas como las siguientes.

| Gráficos y presentación de datos

116

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Para cambiar las esquinas rectas por unas esquinas redondeadas sigue estos pasos. Haz clic derecho sobre la gráfica y selecciona la opción Formato del área del gráfico:

Redondear las esquinas de un gráfico de Excel De inmediato se mostrará el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico. Asegúrate de ir a la sección Estilos de borde y marca la caja de selección Esquinas redondeadas:

| Gráficos y presentación de datos

117

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Posteriormente cierra el cuadro de diálogo y podrás observar las esquinas redondeadas del gráfico:

Alinear gráficos Cuando tienes múltiples gráficos en una hoja de Excel podría ser importante alinearlos para tener una mejor visualización. Si intentas mover cada gráfico de manera individual podrías no tener los resultados esperados, es por eso que te recomiendo tomar la siguiente acción.

Alinear gráficos de Excel Selecciona todos los gráficos que deseas alinear. Puedes oprimir la tecla CTRL e ir haciendo clic sobre cada gráfico para tener una selección múltiple:

| Gráficos y presentación de datos

118

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Una vez seleccionados los gráficos debemos ir al comando Alinear que puedes encontrar en dos lugares: 

En la ficha Diseño de página, dentro del grupo Organizar.



En la ficha contextual Formato, dentro del grupo Organizar.

Al hacer clic sobre este comando observarás todas las opciones de alineación posibles para tus gráficos:

Para este ejemplo seleccionaré Alinear a la derecha y el resultado será el siguiente:

| Gráficos y presentación de datos

119

MANUAL DEL PARTICIPANTE

De igual manera con el comando Alinear puedes distribuir los gráficos horizontal o verticalmente.

Cómo imprimir un gráfico Imprimir un gráfico en Excel es muy sencillo, pero el método que vayas a elegir dependerá de acuerdo a lo que necesites. Puedes imprimir un gráfico junto con los datos de la hoja de Excel o sin ellos.

Cómo imprimir un gráfico en Excel 2010 Para imprimir un gráfico junto con los datos de la hoja de Excel realmente no tienes que hacer nada más que imprimir la hoja de Excel. Es decir, seleccionar la opción Imprimir de la vista Backstage (Ficha Archivo) y enviar a imprimir el documento.

| Gráficos y presentación de datos

120

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Sin embargo, si quieres imprimir solamente el gráfico sin los datos de la hoja de Excel, entonces primero debes hacer clic sobre el gráfico que vas a imprimir y una vez que está seleccionado puedes ir de nuevo a la opción Imprimir en la vista Backstage.

Observa como ahora la opción de Configuración indica Imprimir el gráfico seleccionado. Si envías a imprimir con esta opción obtendrás una impresión que contendrá solamente el gráfico seleccionado.

Plantillas de gráficos Una característica poco utilizada al graficar en Excel son las plantillas. Una plantilla de gráficos te permite guardar rápidamente las configuraciones de un gráfico y volverlas a aplicar cuando lo creas conveniente.

| Gráficos y presentación de datos

121

MANUAL DEL PARTICIPANTE Plantillas de gráficos en Excel Las plantillas de gráficos en Excel son archivos .crtx los cuales guardan información sobre la configuración de los ejes, las propiedades de relleno de los elementos, su posición dentro de la gráfica, etc. Las plantillas no guardan datos del usuario, solamente guardan información sobre el formato y el diseño. Supongamos que después de pensar en el diseño de tu gráfico finalmente llegas a un resultado como el siguiente:

Para guardar este gráfico como plantilla debes seleccionarlo e ir a la ficha Diseño que se encontrará bajo el menú contextual Herramientas de gráficos y posteriormente hacer clic sobre el comando Guardar como plantilla.

De inmediato aparecerá el cuadro de diálogo Guardar plantilla de gráficos y deberás especificar un nombre para tu plantilla y finalmente hacer clic en Guardar.

| Gráficos y presentación de datos

122

MANUAL DEL PARTICIPANTE Utilizar una plantilla de gráficos en Excel Para poder utilizar la plantilla de gráficos en Excel debes seleccionar los datos sobre los cuales se basará el nuevo gráfico.

En seguida debes hacer clic sobre la ficha Insertar y abrir el cuadro de diálogo Insertar gráfico. Para abrir este cuadro de diálogo debes hacer clic sobre el ícono que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Gráficos.

En el cuadro de diálogo Insertar gráfico debes seleccionar la carpeta Plantillas y elegir la plantilla que acabamos de crear. Finalmente debes hacer clic en Aceptar para crear el nuevo gráfico basado en tu plantilla.

De inmediato Excel mostrará un gráfico con las mismas características y diseño que el gráfico creado previamente.

| Gráficos y presentación de datos

123

MANUAL DEL PARTICIPANTE Ahora ya tienes un gráfico similar, sólo deberás personalizar el título de la gráfica, porque recuerda que las plantillas no guardan datos que el usuario haya especificado en el gráfico que se utilizó como base. Cuando tengas que crear gráficos que son muy complejos en su diseño y formato no olvides tomar ventaja de las plantillas de gráficos en Excel. Esto te ahorrará tiempo y te permitirá generar gráficos con un formato y diseño consistentes en todos tus reportes.

Gráfico de máximos y mínimos Es muy fácil crear un gráfico de máximos y mínimos en Excel. La creación se basa en un gráfico de área con algunas modificaciones para dejar en claro la banda de máximos y mínimos dentro del gráfico. En primer lugar debes preparar tus datos de la siguiente manera:

Máximos y mínimos con gráfico de área Es importante obtener el promedio de los datos para que posteriormente podamos trazar una línea que los distinga. Selecciona la tabla con los datos listos e inserta un gráfico de área:

El nuevo gráfico se verá como el siguiente:

Debemos cambiar el orden de las series. Haz clic en el comando Seleccionar datos de la ficha Diseño:

| Gráficos y presentación de datos

124

MANUAL DEL PARTICIPANTE Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos:

Mueve la serie Promedio para dejarla debajo de Máximo. Ahora remueve la leyenda del gráfico y también los ejes horizontales. Lo cual nos dejará un gráfico como el siguiente:

Ocultar la serie Mínimo Ahora haremos que el color de relleno de la serie Mínimo sea blanco. Para eso debes hacer clic derecho sobre el área de la serie Mínimo y seleccionar la opción Dar formato a serie de datos. Eso mostrará el cuadro de diálogo Formato de serie de datos, y en la sección Relleno selecciona la opción Relleno sólido y el color blanco.

| Gráficos y presentación de datos

125

MANUAL DEL PARTICIPANTE

En este momento tendrás un gráfico como el siguiente:

El gráfico de máximos y mínimos Para tener nuestro gráfico de máximos y mínimos iguala los colores de relleno de las series Máximo y Promedio, pero toma una consideración especial con esta última, para la serie Promedio agrega un borde de línea sólida.

| Gráficos y presentación de datos

126

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Finalmente el gráfico de máximos y mínimos se verá de la siguiente manera:

Gráficos combinados en Excel Un gráfico combinado en Excel se refiere a combinar dos tipos diferentes de gráfico para hacer uno solo. Una combinación muy popular es la de un gráfico de columnas y otro grafico de línea como el siguiente:

| Gráficos y presentación de datos

127

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Crear un gráfico combinado en Excel Hacer un gráfico combinado es muy sencillo y en esta ocasión te mostraré cómo hacerlo. Para este ejemplo utilizaré la siguiente información:

Selecciona toda la información e inserta un gráfico de columna:

Ahora debes hacer clic derecho sobre la serie de datos que convertiremos a línea, que en este caso es la serie Ganancia:

| Gráficos y presentación de datos

128

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Selecciona la opción Cambiar tipo de gráfico de series y se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico

Selecciona el tipo de gráfico Línea con marcadores y haz clic en Aceptar. El gráfico combinado aparecerá en pantalla:

| Gráficos y presentación de datos

129

MANUAL DEL PARTICIPANTE Finalmente puedes agregar un título al gráfico y para ello debes selecciona el comando Título del gráfico que se encuentra en el grupo Etiquetas de la ficha Presentación:

Formato condicional en Excel El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.

Fundamentos de formato condicional El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

Razón para utilizar el formato condicional Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de formato condicional Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

| Formato condicional en Excel

130

MANUAL DEL PARTICIPANTE Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

¿Cómo se aplica el formato condicional? Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos: 

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).



Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.

| Formato condicional en Excel

131

MANUAL DEL PARTICIPANTE Resaltar celdas con formato condicional En el apartado fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este tema y en esta publicación aprenderemos sobre la primera de las opciones de menú de formato condicional: Resaltar reglas de celdas.

Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

Reglas de formato condicional La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:

En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual se aplicará el formato especificado. Para este ejemplo coloqué el número 50 en la caja de texto, dejé el formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:

| Formato condicional en Excel

132

MANUAL DEL PARTICIPANTE Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opción Entre muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a buscar:

La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes. Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos o los valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opción adecuada de la lista de selección y se aplicará la regla de formato condicional adecuada.

Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos En esta ocasión veremos cómo aplicar formato condicional a aquellas celdas que son únicas en nuestra lista de datos o por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se repiten.

Formato condicional a valores duplicados En primer lugar deberás seleccionar el rango de datos al cual se le aplicará el formato condicional:

| Formato condicional en Excel

133

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Después deberás ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y posteriormente desplegar el menú Resaltar reglas de celdas y elegir la opción Duplicar valores.

| Formato condicional en Excel

134

MANUAL DEL PARTICIPANTE Se mostrará el cuadro de diálogo Duplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto el día Sábado porque es el único de toda la lista que no se repite:

Formato condicional a valores únicos Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los valores únicos de nuestros datos y en este caso significará que solamente la celda del día Sábado quedará con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuación en Administrar reglas.

| Formato condicional en Excel

135

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Eso mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

En el cuadro de diálogo podrás observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botón Editar regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de diálogo selecciona la opción único dentro de la lista desplegable.

| Formato condicional en Excel

136

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Haz clic en el botón Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicará la nueva regla sobre los datos dejando solamente al día Sábado con un formato especial por ser el único valor que no se repite.

El formato condicional es una característica muy poderosa de Microsoft Excel que te ayudará a presentar adecuadamente los datos.

| Formato condicional en Excel

137

MANUAL DEL PARTICIPANTE Reglas superiores e inferiores para analizar datos Después de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora analizaremos con un poco más de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del menú Formato condicional y dentro de la opción Reglas superiores e inferiores.

Reglas superiores e inferiores de formato condicional La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el siguiente:

Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10 superiores podrías seleccionar los 20 superiores si así lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendrá las celdas con menor valor dentro del rango. La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:

| Formato condicional en Excel

138

MANUAL DEL PARTICIPANTE De la misma manera puedes aumentar o disminuir el porcentaje. Si especificas un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicará a 4 celdas. La regla 10% de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor. Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién calculado. Al no tener ningún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicita el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio.

Resaltar fines de semana con formato condicional Cuando estás creando un calendario de proyecto o un reporte a veces es de utilidad resaltar los días que son fines de semana. Eso lo puedes hacer fácilmente y rápido aplicando una regla de formato condicional. En primer lugar deberás tener listos los datos:

| Formato condicional en Excel

139

MANUAL DEL PARTICIPANTE Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha Inicio haz clic sobre Formato condicional y selecciona la opción Nueva regla:

Regla de formato condicional para fines de semana Esto mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y deberás seleccionar la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato:

En el cuadro de fórmula deberás colocar la siguiente fórmula:

=DIASEM(A1, 2) > 5 Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botón Formato y en la sección Relleno selecciona el color de tu preferencia para marcar los fines de semana:

| Formato condicional en Excel

140

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Finalmente la regla de formato queda de la siguiente manera:

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarán con el color previamente definido:

| Formato condicional en Excel

141

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Resaltar filas alternas Muy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se dificulta distinguir la información que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar en la lectura se puede resaltar el fondo de las filas alternas con un color especial de manera que pueda distinguirse la información entre filas diferentes. Por supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento implícito de las tablas, pero si quieres probar una opción diferente continúa leyendo.

Crear la regla de formato condicional En primer lugar deberás seleccionar los datos a los que darás formato.

| Formato condicional en Excel

142

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Ve a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional selecciona la opción Nueva regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Fórmula para resaltar filas alternas IMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la función RESTO regresa su nombre a RESIDUO. Selecciona la opción Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato y en el cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera coloca la siguiente función:

=RESTO(FILA(),2)=0

| Formato condicional en Excel

143

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Lo que ésta fórmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicará un formato diferente. En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato diferente entonces la función deberá ser:

=RESTO(FILA(),2)=1 Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente función:

=RESTO(COLUMNA(),2)=0 Una ventaja de este método es que podrías resaltar cada 3 filas, solamente utiliza la siguiente fórmula:

=RESTO(FILA(),3)=0 Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botón Formato y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas. Para este ejemplo elegiremos un color de relleno diferente.

| Formato condicional en Excel

144

MANUAL DEL PARTICIPANTE Después haz clic en el botón Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar regla de formato. Los datos que habían sido seleccionados recibirán el formato de acuerdo a la regla recién creada.

Buscar valores usando formato condicional Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el catálogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran cantidad de información es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.

Buscar en Excel con formato condicional En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

| Formato condicional en Excel

145

MANUAL DEL PARTICIPANTE Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna B y utilizaré la celda B2 como el cuadro de búsqueda, es decir, la celda donde colocaré el término/texto que deseo encontrar en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opción Nueva regla:

Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:

Fórmula para encontrar valores Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto coloca la siguiente fórmula, que explicaré en un instante: =Y($B$2"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2),

MINUSC(B4)))

También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se aplicará a las celdas que cumplan la regla.

| Formato condicional en Excel

146

MANUAL DEL PARTICIPANTE

La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda ($B$2) con las celdas que contienen los datos. La comparación se hace a través de la función ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar también que para ambos valores utilicé la función MINUSC que los convierte en minúsculas antes de hacer la comparación de manera que la búsqueda no sea sensible a mayúsculas y minúsculas. Finalmente, la intención de la función Y es evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 esté vacía. Ahora haz clic en el botón Aceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la celda de búsqueda:

| Formato condicional en Excel

147

MANUAL DEL PARTICIPANTE Borrar reglas de formato condicional Una vez que has analizado la información y aplicado algún formato condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los datos.

Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitará de inmediato cualquier formato condicional que esté aplicado sobre las celdas seleccionadas.

Eliminar formato condicional de todas las celdas El segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda opción del menú previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opción debes estar seguro de que no necesitas ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarán todos y cada uno de ellos.

Eliminar algunas reglas de formato condicional El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

| Formato condicional en Excel

148

MANUAL DEL PARTICIPANTE Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botón Eliminar regla y posteriormente en el botón Aceptar. Excel removerá la regla seleccionada y dejará el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

Grupos de botones de opción en Excel Los botones de opción permiten a un usuario de Excel hacer una selección dentro de una lista de posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostraré cómo crear grupos de botones de opción en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma hoja.

Grupos de botones de opción Supongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opción donde queremos que el usuario seleccione su género así como su color favorito. Si pusiéramos todos los botones de opción en la misma hoja Excel solo podríamos elegir una sola opción tanto para el género como para el color:

De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opción entre todos los botones de opción ubicados en la misma hoja. La solución para crear dos grupos de botones de opción es agregar el control llamado Cuadro de grupo:

Debemos agregar un Cuadro de grupo para cada conjunto de botones de opción que deseamos crear por lo que para nuestro ejemplo agregaré dos controles de este tipo. Es muy importante que al dibujar el Cuadro de grupo te asegures de abarcar el área completa de los botones de opción que deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente. Como resultado tendremos dos grupos de botones de opción totalmente independientes:

| Grupos de botones de opción en Excel

149

MANUAL DEL PARTICIPANTE Si queremos conocer la opción seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho sobre cualquier botón de opción y seleccionar la opción Formato de control. En la sección Control debemos colocar la dirección de la celda de nuestra hoja que mostrará la opción seleccionada.

A partir de ese momento la celda B10 mostrará la opción seleccionada dentro del primer grupo:

Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que los botones de opción estén vinculados con la celda B11 y de esta manera poder conocer en todo momento la opción de color seleccionada:

| Grupos de botones de opción en Excel

150

MANUAL DEL PARTICIPANTE Agrupar botones de opción ActiveX Los botones de opción ActiveX funcionan de manera diferente a los controles de formulario que acabamos de utilizar. Si revisas el botón Insertar de la ficha Programador te darás cuenta de que no existe un control para agrupar controles. La manera de agrupar los botones de opción ActiveX es a través de una de sus propiedades. Una vez que hemos agregado los controles necesarios a la hoja debes hacer clic derecho sobre cada uno de ellos (en modo Diseño) y seleccionar la opción Propiedades. Se mostrará una ventana con las propiedades del control y debemos utilizar la propiedad GroupName:

Puedes observar en la imagen que estoy consultando las propiedades del botón de opción Femenino y estoy asignando el nombre de grupo “Genero”. Debo hacer lo mismo con el botón de opción Masculino, y una vez hecho, los dos botones de opción tendrán el mismo valor en su propiedad GroupName. De esta manera tendremos dos grupos de botones de opción ActiveX que funcionan de manera independiente dentro de la misma hoja:

Para saber si un botón de opción está seleccionado debemos consultar su propiedad Value y si tiene el valor True quiere decir que dicho botón de opción está seleccionado. Por ejemplo, agregaré un botón de comando a la hoja de Excel que tendrá el siguiente código:

Private Sub CommandButton1_Click() If OptionButton1.Value = True Then Range("B10").Value = "Femenino" Else Range("B10").Value = "Masculino" End If End Sub | Grupos de botones de opción en Excel

151

MANUAL DEL PARTICIPANTE Al seleccionar una opción del grupo Genero y pulsar el botón de comando, la celda B10 mostrará el valor Femenino o Masculino de acuerdo a la selección realizada.

De esta manera hemos aprendido a crear grupos de botones de opción en Excel, ya sea con controles de formulario o controles ActiveX, de manera que se comporten de manera independiente a pesar de estar ubicados en la misma hoja.

Control Calendario en Excel 2010 Por muchos años los usuarios de Excel tuvimos acceso al Control Calendario que es un control ActiveX que nos permite mostrar una interfaz amigable al usuario para elegir una fecha. A pesar de ser un control ampliamente utilizado por millones de usuarios de Excel, Microsoft decidió removerlo de Office 2010. En realidad este control era parte de Access y fue incluido desde la versión 2.0 que fue la primera versión de Access que agregó el soporte para controles ActiveX. Sin embargo, al ser un control muy versátil, muchos usuarios de Excel llegamos a utilizar el control MSCAL.OCX para incluirlo en nuestros propios formularios. El problema con el que nos enfrentamos hoy en día es que existen varias aplicaciones VBA desarrolladas con versiones anteriores de Excel que hacen uso de este control y al intentar utilizarlas en Excel 2010 obtenemos un error. O tal vez queremos volver a utilizar este control en nuestros desarrollos VBA pero nos encontramos con la noticia de que este control ya no está incluido. En esta ocasión te mostraré en tres pasos cómo puedes seguir utilizando el Control Calendario en Excel 2010. NOTA IMPORTANTE: Este procedimiento funciona solamente si tienes Office 2010 de 32 bits sin importar si está corriendo sobre Windows de 32 o 64 bits. Pero si tienes Office 2010 de 64 bits, entonces no podrás utilizar más este control y deberás buscar otras alternativas.

Paso 1. Registrar el Control Calendario en Windows Ya que este control fue completamente removido de Office 2010, es necesario descargar el archivo MSCAL.OCX para poder registrarlo en tu equipo.. Para registrar el control calendario en Windows de 32 bits debes colocar el archivo MSCAL.OCX en la siguiente ubicación: C:WindowsSystem32.

| Control Calendario en Excel 2010

152

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Si tienes Windows de 64 bits, entonces la ubicación del archivo MSCAL.OCX debe ser: C:WindowsSysWow64. Ahora que tenemos el archivo en la ubicación correcta debemos avisarle a Windows sobre la existencia del control y para eso debemos registrarlo. Haz clic en el botón inicio de Windows y en la caja de ejecución coloca el siguiente comando (pero no pulses Entrar):

regsvr32 C:\Windows\System32\MSCAL.OCX

Si tienes Windows de 64 bits el comando a utilizar es el siguiente:

regsvr32 C:\Windows\SysWow64\MSCAL.OCX Si tienes Windows Vista o Windows 7, al terminar de introducir el comando pulsa la combinación de teclas Ctrl + Mayús + Entrar. Esta combinación de teclas es para indicar a Windows que deseas ejecutar este comando como el Administrador del equipo y se mostrará una ventana de advertencia pidiendo tu autorización para realizar cambios al equipo. Si por el contrario tienes Windows XP será suficiente con pulsar la tecla Entrar. Una vez ejecutado el comando anterior se mostrará una ventana de confirmación:

Paso 2. Cambiar el nivel de notificaciones de usuario Si tienes Windows XP no es necesario que realices este paso y puedes ir directamente al registro del control en Excel descrito en el paso 3. Pero si tienes Windows Vista o Windows 7 debes cambiar el nivel de notificaciones de usuario de

| Control Calendario en Excel 2010

153

MANUAL DEL PARTICIPANTE Windows y para ello debes ir al Panel de control > Cuentas de usuario y protección infantil > Cuentas de usuario > Cambiar configuración de Control de cuentas de usuario. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Desplaza el selector de nivel hasta la opción No notificarme nunca y haz clic en Aceptar. Windows te pedirá que reinicies el equipo y una vez que lo hagas estaremos listos para registrar el Control Calendario en Excel 2010.

Paso 3. Registrar el Control Calendario en Excel 2010 El primer paso para realizar el registro del Control Calendario es ir a la ficha Programador y hacer clic sobre el botón Insertar y seleccionar el comando Más controles que se encuentra en la sección Controles ActiveX:

Se mostrará el cuadro de diálogo Más controles y deberás pulsar el botón Registrar personalizado:

| Control Calendario en Excel 2010

154

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Al pulsar el botón se abrirá un nuevo cuadro de diálogo que nos permitirá seleccionar el archivo MSCAL.OCX que fue registrado en Windows en el primer paso y que puede estar en C:WindowsSystem32 o en C:WindowsSysWow64 si tienes Windows de 64 bits. Así que ve a la ubicación donde colocamos el archivo, selecciónalo y pulsa el botón Abrir. Como resultado se mostrará el cuadro de diálogo Más controles con el Control Calendario seleccionado:

Al pulsar el botón Aceptar podrás insertar el Control Calendario en la hoja de Excel tal como insertamos cualquier otro control ActiveX:

| Control Calendario en Excel 2010

155

MANUAL DEL PARTICIPANTE Ejemplo de uso del Control Calendario Si nunca has utilizado el Control Calendario, es un buen momento para hacer un ejemplo sencillo de manera que puedas aprender a utilizarlo. Ya con los pasos anteriores tenemos una hoja de Excel que contiene este control. Ahora debemos insertar un botón de comando ActiveX:

Haz doble clic sobre el botón para insertar el siguiente código:

Private Sub CommandButton1_Click() Range("E10").Value = Calendar1.Value End Sub Este código modificará el valor de la celda E10 para mostrar la fecha seleccionada en el calendario. Una vez guardados los cambios podemos probar el funcionamiento de este código seleccionando una fecha del calendario y pulsando el botón de comando de la siguiente manera:

| Control Calendario en Excel 2010

156

MANUAL DEL PARTICIPANTE Recuerda que este tutorial ha sido escrito especialmente para instalar y usar el Control Calendario en Excel 2010 de 32 bits. Si haces uso de este control y deseas compartirlo con alguien que tiene una versión inferior de Excel no habrá problema, pero si la otra persona también tiene Excel 2010 será indispensable que realice la instalación del control MSCAL.OCX en su propio equipo tal como lo hemos descrito en este apartado. Por último, no olvides regresar el nivel de notificación de usuario que hicimos en el Paso 2 al nivel predeterminado de manera que mantengas el nivel de seguridad adecuado en tu equipo.

Introducción a las macros Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

¿Qué es una macro de Excel? Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro. Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar. Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.

Un lenguaje de programación Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa. Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programación. Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.

Para qué sirve una macro en Excel ¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.

Automatización de tareas Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.

| Introducción a las macros

157

MANUAL DEL PARTICIPANTE De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de decisiones.

¿Cómo se ve una macro en Excel? Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.

Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo que toma un poco más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación. Lo que quiero decir con esto es que para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en resolver múltiples problemas en donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.

Creación de una macro Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro. Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.

Mostrar la ficha Programador Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue los siguientes pasos.

Mostrar la ficha Programador en Excel 2010 Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de opciones.

| Introducción a las macros

158

MANUAL DEL PARTICIPANTE

En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador.

Acepta los cambios y la ficha se mostrará en la cinta de opciones.

| Introducción a las macros

159

MANUAL DEL PARTICIPANTE Grupos de la ficha Programador El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos olvidar mencionar que en este grupo se encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber sobre programación en VBA. El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el Solver. El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel. El grupo XML permite importar datos de un archivo XML así como opciones útiles para codificar archivos XML. Finalmente el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos. Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de la ficha Programador con el paso del tiempo te irás familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.

La grabadora de macros Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el método más sencillo es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los pasos realizados para ejecutarlos posteriormente.

La grabadora de macros en Excel 2010 La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comando Grabar macro.

Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.

En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que identificará de manera única a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un método abreviado de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de teclas especificadas.

| Introducción a las macros

160

MANUAL DEL PARTICIPANTE La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la macro. 

Este libro. Guarda la macro en el libro actual.



Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.



Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.

También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la macro.

Crear una macro En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de creación. Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar se iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.

| Introducción a las macros

161

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros.

| Introducción a las macros

162

MANUAL DEL PARTICIPANTE Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes y de las cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este último cuadro de diálogo.

El código de la Grabadora de macros Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es analizar el código generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy sencilla que solamente cambie el color de la fuente de la celda actual. Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar macro lo cual mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro que estoy por crear.

Pulsa el botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes actuar con cuidado porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo haré lo siguiente: iré a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de fuente y seleccionaré el color rojo para la celda activa.

| Introducción a las macros

163

MANUAL DEL PARTICIPANTE Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para hacerlo es pulsar el icono que se muestra en la barra de estado.

Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botón Macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro de diálogo Macro que enlista todas las macros que hemos creado.

Selecciona la macro recién creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará el código generado para la macro.

Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada Color que es precisamente la que define el color rojo de nuestra celda.

| Introducción a las macros

164

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Establecer seguridad de macros La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente. Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque sabes que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para habilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos: Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo mostrado selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa el botón Configuración del centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de confianza.

Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones disponibles. 

Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite ejecutar solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los lugares confiables se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo.



Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.



Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se podrán ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.



Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificación al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente confiables. Esta opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.

Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer los cambios permanentes.

| Introducción a las macros

165

MANUAL DEL PARTICIPANTE Bibliografía Microsoft. (2013). Microsoft Office. Recuperado el Julio de 2013, de http://office.microsoft.com/es-mx/excelhelp/referencias-a-celdas-y-rangos-HP005198323.aspx Ruíz, M. (2010). Excel Total. Recuperado el Julio de 2013, de http://www.exceltotal.com

| Bibliografía

166