Manual Excel 2010 (Intermedio)
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Excel 2010 Suite Ofimática
Intermedio
2010
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Disposiciones generales I.- Con la finalidad de optimizar el aprendizaje de nuestros estudiantes y prestar un mejor atención, Edutecno dispuso de una serie de normas que todos los participantes deben respetar. Esto asegurará una mejora continua tanto del desarrollo de nuestras clases como una optimización de los conocimientos entregados a los alumnos.
Apagar o poner en silencio el celular al momento de entrar a clases No se deben entrar líquidos ni comida al salón. Las clases comienzan puntualmente según el horario establecido entre la Empresa y Edutecno. Las personas que lleguen después de los 10 primeros minutos de comenzada la clase, serán considerados como atrasados. Ante cualquier reclamo se debe pedir el libro de sugerencias en recepción. Si el curso se realiza fuera de las oficinas de Edutecno, enviar sus sugerencias al mail [email protected]
II.- Además ponemos en conocimiento de nuestros alumnos y encargados de capacitación los requisitos que deben cumplir los estudiantes para aprobar un curso.
La asistencia mínima para aprobar es de un 75 %. La nota final del alumno se obtendrá de un 80 % examen práctico, 10 % participación en clases y 10 % asistencia. Una vez finalizada la capacitación, Edutecno enviará a la empresa un certificado con la nota final de la persona y porcentaje de asistencia. Los alumnos que falten a la evaluación final, deberán comunicarse directamente con el encargado de capacitación de su empresa para justificar su inasistencia y a través de él coordinar la rendición de la prueba pendiente. Este proceso debe realizarse en un plazo no posterior a 1 semana después de finalizado el curso, pasado este tiempo, el alumno será reprobado por nota.
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Excel 2010 Suite Ofimática Contenido DISPOSICIONES GENERALES ........................................................................................ 2 CONTENIDO ..................................................................................................................... 3 INICIAR MICROSOFT EXCEL ........................................................................................... 6 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Y LA CINTA DE OPCIONES .... 8 TRABAJANDO CON CELDAS ........................................................................................... 9 DAR NOMBRE A CELDAS Y RANGOS .......................................................................... 11 SELECCIONAR CELDAS ................................................................................................ 12 TRABAJANDO CON HOJAS ........................................................................................... 13 FORMATO DE CELDAS .................................................................................................. 17 TIPOS DE DATOS ........................................................................................................... 22 TIPOS DE DATOS EN CELDAS ...................................................................................... 22 FÓRMULAS ..................................................................................................................... 23 OPERADORES ............................................................................................................... 24 EDITAR CELDAS ............................................................................................................ 25 ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS .................................................................... 26 PEGADO ESPECIAL ....................................................................................................... 27 AUTORRELLENADO....................................................................................................... 28 AUTOSUMA .................................................................................................................... 28 VALIDAR DATOS ............................................................................................................ 28 ORDENAR CELDAS........................................................................................................ 29 COMBINAR Y CENTRAR ................................................................................................ 29 COMENTARIOS .............................................................................................................. 30 FILTROS Y SUBTOTALES .............................................................................................. 30 FILTROS ......................................................................................................................... 30 FILTROS AVANZADOS................................................................................................... 31 SUBTOTALES ................................................................................................................. 34 Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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FORMULARIOS .............................................................................................................. 36 CREAR FORMULARIOS DE ENTRADA DE DATOS ...................................................... 39 FUNCIONES ................................................................................................................... 42 INSERTAR FUNCIONES MANUALMENTE ..................................................................... 42 INSERTAR FUNCIONES DESDE EL ASISTENTE .......................................................... 42 REFERENCIAS ............................................................................................................... 44 REFERENCIAS ABSOLUTAS ......................................................................................... 45 OTRAS HERRAMIENTAS ............................................................................................... 46 FORMATO CONDICIONAL ............................................................................................. 49 GRÁFICOS ...................................................................................................................... 50 CREAR GRÁFICOS......................................................................................................... 50 MINIGRÁFICOS .............................................................................................................. 53 IMÁGENES ...................................................................................................................... 53 IMÁGENES PREDISEÑADAS ......................................................................................... 53 INSERTAR IMAGEN DESDE ARCHIVO ......................................................................... 54 FORMAS ......................................................................................................................... 54 ORGANIGRAMAS ........................................................................................................... 55 MODIFICAR IMÁGENES ................................................................................................. 56 CAMBIAR EL ORDEN DE APILAMIENTO DE LOS OBJETOS ....................................... 56 ESQUEMAS .................................................................................................................... 57 CREAR UN ESQUEMA DE FORMA AUTOMÁTICA........................................................ 57 CREAR UN ESQUEMA DE FORMA MANUAL ................................................................ 58 VINCULAR Y CONSOLIDAR ........................................................................................... 58 VINCULAR DE FORMA MANUAL ................................................................................... 59 CONSOLIDAR HOJAS .................................................................................................... 60 FÓRMULAS ..................................................................................................................... 60 FÓRMULAS MATRICIALES Y MATRICES ...................................................................... 60 Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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INSERTAR FÓRMULAS MATRICIALES ......................................................................... 61 MATRICES ...................................................................................................................... 61 INTEGRAR EXCEL Y WORD .......................................................................................... 61 IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO .............................................................................. 63 CONFIGURAR PÁGINA PARA IMPRIMIR ...................................................................... 63
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Iniciar Microsoft Excel Alternativas de ingreso al programa Por el icono: Ejecute un doble Clic sobre el siguiente icono, Versión 2010
Ilustración 1 Icono Excel Desde la Barra Inicio: Active MS EXCEL desde el Menú Inicio/Programas.
Ilustración 2 Acceso desde Inicio Cualquiera de estas acciones abre en forma automática la planilla de cálculo MS EXCEL.
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En la siguiente imagen vemos las partes en que se divide la ventana de Microsoft Excel 2010:
Identificar celdas Las columnas se nombran por letras (A, B, C...) y las filas se numeran desde el 1 hasta 65536. Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila. Así, según la imagen anterior la celda activa sería D6. Movimiento en las hojas Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos click con el botón izquierdo del ratón sobre las pestañas de la parte inferior izquierda. Nos lleva al primer registro de la tabla Nos lleva al registro anterior de la tabla Nos lleva al registro posterior de la tabla Nos lleva al último registro de la tabla Para movernos dentro de la hoja, además de poder usar las barras de desplazamiento podremos usar también combinaciones de teclas:
Celda abajo
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Celda arriba
Celda derecha
Celda izquierda
Página abajo
Página arriba
La barra de herramientas de Acceso Rápido y la Cinta de Opciones En Microsoft Excel 2010 existe una sola barra de herramientas denominada barra de herramientas de acceso rápido situada en la parte superior de la ventana, bajo la cinta de opciones. Podemos añadirle o quitarle rápidamente iconos de algunas de las funciones más habituales (Nuevo, Abrir, Impresión rápida...) desde el cuadro de diálogo Opciones de Excel haciendo click en el icono , así como situarla encima o debajo de la cinta de opciones. Si seleccionamos Más comandos se nos abrirá una ventana en la que podremos configurar la cinta de opciones haciendo click en Personalizar cinta de opciones. Seleccionando Barra de herramientas de acceso rápido podremos añadir o quitar muchas otras funciones en la misma.
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Abrir y guardar libros de trabajo Para abrir un documento hemos de hacer click en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o bien desde la pestaña Archivo de la cinta de opciones haremos click en Abrir. En la ventana que se muestre navegaremos hasta la carpeta en la que se halla el documento, lo seleccionaremos haciendo click sobre él y pulsaremos en Abrir.
Para guardar un libro de trabajo hemos de hacer click en la pestaña Archivo de la cinta de opciones y seleccionar Guardar, o bien en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido: se nos mostrará un cuadra de diálogo en el que daremos un nombre al libro de trabajo. Si queremos guardar el libro de trabajo con otro nombre haremos click en la pestaña Archivo y seleccionaremos Guardar como, para posteriormente indicar en qué carpeta deseamos guardarlo.
TRABAJANDO CON CELDAS Establecer alto de fila y ancho de columna Hemos de hacer click con el botón izquierdo del ratón en la línea de separación entre los encabezados de filas o columna (justo en el mismo borde) hasta que el cursor del ratón cambie a la forma de una flecha apuntando en dos direcciones, para después arrastrar hacia la posición deseada y allí soltar el botón del ratón.
También podremos modificar los tamaños de filas y columnas (entre otras configuraciones) desde el icono Formato de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio.
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Ocultar y mostrar filas y columnas Para mostrar u ocultar filas y columnas, después de haberlas seleccionado hemos de hacer click en el icono Formato anteriormente mencionado, y seleccionar la opción deseada dentro del submenú Visibilidad, Ocultar y mostrar.
Insertar filas y columnas Para insertar fila o columnas en una Hoja de Excel 2010 seleccionaremos la fila o columna desde donde queremos que se inserte la nueva y haremos click en el icono Insertar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, para después seleccionar la opción deseada.
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Insertar celdas Hemos de hacer click en el icono Insertar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio para después en el submenú seleccionar Insertar celdas. Si queremos añadir más de una celda, hemos de seleccionar previamente tantas como deseemos insertar.
Dar nombre a celdas y rangos Para facilitar el acceso a un grupo o rango de celdas podemos darles un nombre (como por ejemplo Nombres_articulos). Para dar un nombre a una celda o rango hemos de hacer click en el icono Administrador de nombres de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Fórmulas: en el cuadro de diálogo mostrado a la derecha haremos click en el botón Nuevo. También podemos hacerlo seleccionando el rango y haciendo con el botón derecho sobre él, para después en el menú contextual seleccionar Definir nombre.
En el cuadro de diálogo que se nos muestra escribiremos el nombre deseado, seleccionaremos las celdas deseadas (si no lo hemos previamente) haciendo click en
y finalmente click en Aceptar.
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Una vez asignado el nombre, cuando nos situemos en la celda o seleccionemos el rango al que se ha asignado un nombre, veremos éste en la lista desplegable de la parte superior izquierda:
Podemos modificar o eliminar los nombres de celdas y rangos desde el cuadro de diálogo Administrador de nombres anteriormente mostrado.
SELECCIONAR CELDAS Seleccionar una celda En ocasiones deberemos aplicar ciertos formatos (u otras acciones) sobre las celdas, como por ejemplo borrar el contenido o cambiar los colores, etc., pudiendo hacerse en un sólo paso cuando han de modificarse varias a la vez. Para seleccionar una celda nos situaremos sobre ella haciendo click con el botón izquierdo del ratón, o desplazándonos con los cursores del teclado.
Según la imagen de ejemplo anterior estamos situados y por tanto tenemos seleccionada la celda B2 (véase como ésta se muestra resaltada con un borde negro de más grosor). En la parte izquierda de la barra de fórmulas de Microsoft Excel 2010 aparece el nombre de la celda activa. Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar varias celdas a la vez haremos click con el botón izquierdo del ratón en la primera de ellas, y manteniéndolo pulsado arrastraremos el ratón hasta tener cubiertas las celdas deseadas, quedando como se indica en la imagen de ejemplo.
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Seleccionar filas y columnas completas Para seleccionar filas completas haremos click en el número inicial y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hasta la última fila deseada antes de soltarlo.
Para seleccionar columnas completas pincharemos en la letra inicial y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hasta la última columna deseada antes de soltarlo.
Seleccionar toda una Hoja Para seleccionar todas las celdas de una Hoja de Excel 2010, haremos click con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro que está en la intersección entre el encabezado de las filas y el de las columnas (indicado en la imagen con un círculo rojo).
TRABAJANDO CON HOJAS Insertar hojas Para insertar una Hoja de cálculo hemos de hacer click en el icono pestañas en la parte inferior izquierda de la ventana de Excel 2010:
a la derecha de las
Otra forma es haciendo click con el botón derecho sobre una de las pestañas y seleccionando Insertar, para a continuación, en el cuadro de diálogo que se nos muestra seleccionar Hoja de Cálculo y hacer click en Aceptar: Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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Cambiar el nombre de las hojas Cuando trabajamos con varias Hojas puede ser conveniente modificarles los nombres asignados por defectos (Hoja1, Hoja2...) por otros más identificativos, como podría ser Facturas, Clientes, etc. Para renombrar una Hoja de cálculo tan sólo hemos de hacer doble click sobre la pestaña (o click con el botón derecho sobre ella y seleccionando la opción Cambiar nombre en el menú contextual), para escribir despúes el nombre deseado y pulsar la tecla Enter. Mover una Hoja Para mover una hoja pincharemos en la pestaña con su nombre y manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hacia donde deseemos situarla (fijémonos en que aparece una pequeña flecha apuntando hacia abajo), para finalmente soltar el botón:
Alternativamente, podemos mover una Hoja de cálculo haciendo click con el botón derecho sobre la pestaña deseada y seleccionando Mover o copiar, para a continuación indicar la Hoja tras la cuál deseamos situarla:
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Copiar una Hoja Para hacer una copia de una Hoja de Excel 2010, primero hemos de seleccionarla manteniendo presionada la tecla Control a la vez que mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón sobre su etiqueta, y después arrastraremos el botón del ratón para soltarlo en la posición deseada. También podemos hacerlo haciendo click con el botón derecho sobre una pestaña y seleccionando Mover o copiar: en el cuadro de diálogo que se nos muestra marcaremos la casilla Crear una copia:
Eliminar Hojas Para eliminar una Hoja la seleccionamos haciendo click sobre ella con el botón derecho y seleccionando Eliminar en el menú contextual. Ocultar y mostrar hojas Para ocultar una Hoja haremos click sobre ella con el botón derecho y seleccionamos Ocultar.
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Para mostrarla después, tenemos que hacer click con el botón derecho sobre alguna pestaña y seleccionar Mostrar: veremos una ventana como la de la derecha en la que seleccionaremos la hoja que deseamos volver a mostrar y haremos click en Aceptar.
Añadir un fondo a una Hoja En primer lugar haremos click en el icono Fondo de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño de página: en el cuadro de diálogo que se nos mostrará la seleccionamos, y después hacemos click en el botón Insertar. Para eliminar el fondo de una Hoja haremos click en el icono Eliminar fondo de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño de página: en el cuadro de diálogo que se nos mostrará la seleccionamos, y después hacemos click en el botón Insertar.
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FORMATO DE CELDAS Formato de celdas Muchas veces necesitaremos que los mostrados en las celdas tengan determinado formato (por ejemplo, podemos necesitar que un número de una celda se muestre en color rojo si es negativo). Para modificar el formato de una celda o rango de ellas, tras seleccionarlas haremos click con el botón derecho sobre ellas y seleccionaremos Formato de celdas en el menú contextual, o bien click con el botón izquierdo en el icono Formato de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio y seleccionando en el menú la opción Fomato de celdas: veremos la ventana Formato de celdas que describiremos a continuación. Formato de celda numérico Para configurar como numérico el contenido de la una celda, en la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Número. En el apartado Categoría seleccionamos el tipo de dato, y dependiendo de cuál sea se nos mostrarán a la derecha unas u otras opciones de configuración. Una vez seleccionada la configuración deseada haremos click en Aceptar.
Alineación de celdas En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Alineación. Después de haber seleccionado la configuración deseada, pulsaremos en el botón Aceptar.
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Formato de fuente en celdas Haciendo click en la pestaña Fuente podemos seleccionar varias opciones de configuración referentes al texto. En Vista previa veremos una previsualización de lo que estemos configurando. Podremos cambiar más rápidamente el color de la letra desde el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, así como aplicar algunos formatos de texto, como el tipo de y tamaño de letra caracterísiticas de formato
, alineación (izquierda, centrado, derecha) y (negrita, cursiva, subrayada).
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Bordes en celdas Desde la pestaña Bordes podremos definir los bordes de la celda (punteado, grueso, que se muestre el borde sólo por la parte superior de la celda, etc.). También podemos usar el icono
de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio.
Tramas y rellenos en celdas Si queremos configurar tanto el Color de relleno de fondo de las celdas como establecer una Trama para las mismas, haremos click en la pestaña Relleno. En Muestra veremos una previsualización de cómo lo vayamos seleccionando. Una vez realizadas las configuraciones deseadas haremos click en Aceptar. También podremos cambiar el color de fondo de la celda desde el icono opciones correspondiente a la pestaña Inicio.
de la cinta de
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Proteger celdas En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Proteger. Marcando la casilla Bloquear impediremos que se pueda modificar el contenido de las celdas seleccionadas. Marcando la casilla Oculta, impide que si en la casilla hay una fórmula o función, éstas no se muestren en la barra de fórmulas.
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Para aplicar estas configuraciones, posteriormente hemos de hacer click en el icono Formato de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio y seleccionar Proteger hoja. Podremos establecer una clave que deberá ser introducida cuando se desee cambiar la configuración de la hoja, tal y como vemos en la imagen de la derecha.
Borrar formatos en celdas Para borrar los formatos que hayamos aplicado a las celdas, hemos de hacer click en el icono Borrar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, y seleccionar la opción deseada.
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TIPOS DE DATOS Tipos de datos en celdas TIPO DE DATO Numéricos
DESCRIPCIÓN Para introducir números teclearemos los dígitos del 0 al 9. Tengamos en cuenta las siguientes consideraciones: También podemos usar los siguientes operadores y símbolos según sea necesario: + - ( ) , / $ % . E e (notación científica). Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se usa como coma decimal. Introducir números negativos: delante de los números negativos, sitúe un signo menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ). Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Introducir números como texto: Microsoft Excel 2010 almacena los números como datos numéricos. Para que Excel 2010 interprete los números como parte de un texto, primero debe aplicarse el formato Texto a las celdas vacías y, a continuación, introducir los números. Introducir fracciones: para evitar introducir una fracción como fecha, coloque un cero (0) delante de cada fracción. Por ejemplo, escriba 0 1/2. Límite de 15 dígitos: Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel 2010 guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Excel 2010 convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).
Fecha/hora
Para introducir una fecha u hora, hemos de escribirla normalmente, como por ejemplo 10/05/2010 y 22:33:55. Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir fechas y horas son: Introducir de fechas y horas a un tiempo: para escribir una fecha y hora en la misma celda, sepárelas con un espacio. Reloj de 12 y 24 horas: para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o p.m. (o bien a o p). De lo contrario, Microsoft Excel 2010 interpretará la hora basándose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si se escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenará como 3:00 a.m.. Cálculos con fechas y horas: las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos Para utilizar una fecha u hora en una fórmula, introduzca la fecha o la hora como
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texto entre comillas. Por ejemplo, la fórmula ="03/09/2010""28/08/2010" dará como resultado 6. Texto
Para introducir normalmente.
texto
seleccionamos
una
celda
y
lo
escribimos
Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de introducir texto son: En Microsoft Excel 2010, texto es cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos. Por ejemplo se tratará como texto las siguientes entradas: 10AA109, 127AXY, 12976 y 208 4675. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. Para ver todo el texto en múltiples línea de una celda hay que activar la casilla de verificación Ajustar texto de la ficha Alineación. Para introducir un retorno de carro en una celda se debe presionar a la vez la combinación de teclas Alt + Enter
.
FÓRMULAS Las fórmulas en Excel 2010 se usan para calcular resultados a partir de los datos de la Hoja. A la hora de construirlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. En ocasiones las fórmulas no se pueden ejecutar de forma correcta, a continuación se describen algunos mensajes de error: MENSAJE
DESCRIPCIÓN
###
La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay que aumentar el ancho de la misma)
#¡DIV/0! #¿NOMBRE? #N/A
Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vacía. No se encuentra un nombre. Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para devolver un resultado.
#¡NUM!
Hay algún tipo de problema con un número.
#¡REF!
Se ha hecho una referencia a una celda no válida por alguna circunstancia.
#¡VALOR!
Se ha usado un parámetro u operando incorrecto.
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En otras ocasiones y sin ser un error podremos ver en una celda el símbolo # (almohadilla) repetido varias veces: informa de que el ancho de la columna no es suficiente para mostrar el resultado.
Operadores En la tabla de al lado se muestran los principales tipos de operadores. Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, éstas tienen un orden de preferencia para su resolución dependiendo del tipo de operador usado, que es el indicado en la tabla. TIPO
OPERADORES
ARITMÉTICOS
+, -, *, /, %, ^
TEXTO
&
RELACIONALES / COMPARACIÓN < , > , = , = , Como es normal en matemáticas, los paréntesis se usan para calcular primero las expresiones que hay entre ellos, como por ejemplo: 2 + 3 * 5 = 17 (2+3) * 5 = 25 Así pues, procederemos también en Excel 2010. En cuanto a la prioridad de los diferentes tipos de operadores: cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelven primeramente los aritméticos, luego los de comparación y por último los operadores lógicos. La prioridad de los operadores aritméticos es la mostrada a continuación: ^ (exponenciación) - (negación) + y – (suma y resta) La prioridad de los operadores lógicos es la mostrada a continuación: Not And Or Los operadores de comparación se evalúan según el orden en el que aparecen: = (igual) (diferente de) < (menor que) > (mayor que) Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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= (mayor o igual que)
EDITAR CELDAS Editar celdas Para introducir un valor en una celda nos situaremos en la misma y escribiremos lo deseado, para a continuación pulsar la tecla Enter (para situarnos en la celda debajo la que estemos editando) o los cursores (para situarnos en una de las celdas junto a la que estamos editando). Si no queremos que se efectúen los cambios pulsaremos la tecla Escape. En las celdas, aparte de números, textos, fórmulas, etc., podemos introducir referencias a los valores contenidos en otras celdas (como por ejemplo B2 o A3). Más adelante en el presente curso de Excel 2010 explicaremos las referencias. Si ya las hemos pulsado podemos Deshacer la última acción haciendo click en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido. Posteriormente también será posible Rehacer el cambio pinchando en el icono . Para insertar una fórmula procederemos del mismo modo situándonos en la celda en la que deseamos introducirla para a continuación escribirla (o en la misma barra de fórmulas).
Modificar el contenido de una celda Para modificar el contenido de una celda tenemos de hacer doble click sobre ella y cuando veamos el cursor parpadeante podremos modificar su contenido. Una vez editada confirmaremos los cambios con la tecla Enter y los Cursores, tal y como hemos explicado anteriormente. También es posible modificar su contenido desde la barra de fórmulas. Eliminar el contenido de una celda Para borrar el contenido de una celda nos situamos en ella y pulsamos la tecla Suprimir (se borrará únicamente el contenido, pero no los formatos, comentarios, etc.). También podemos eliminar el contenido haciendo click con el botón derecho en la celda y seleccionando Borrar contenido. Si aparte del contenido necesitamos borrar también los formatos, comentarios, etc., seleccionaremos la opción deseada tras hacer click en el icono Borrar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio: Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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Eliminar celdas, filas y columnas Para eliminar celdas primeramente las seleccionamos y después hacemos click en el icono Eliminar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, y luego elegiremos de qué modo deben ser eliminadas: También podemos eliminarlas haciendo click con el botón derecho sobre una de las celdas seleccionadas y seleccionando eliminar celdas.
Para eliminar filas o columnas, tras seleccionalas procederemos del mismo modo que acabamos de comentar:
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Copiar celdas Para copiar una celda o rango de ellas, la forma más sencilla es seleccionándolas para después hacer click en el icono de la cinta de opciones perteneciente a la pestaña Inicio, y en
la celda de destino hacer click en el icono
, para finalmente pulsar la tecla Enter.
Otra forma de hacerlo es: manteniendo presionada la tecla Control haremos click con el botón izquierdo del ratón en el borde negro de la selección (el cursor cambiará a la forma de una flecha blanca con un pequeño signo + a su lado) y después arrastraremos el ratón hasta la posición deseada para una vez allí soltarlo.
Pegado especial Una forma más avanzada de copiar el contenido de una celda es, después de haberla copiado, hacer click en el icono para a continuación pegarla haciendo click en la parte inferior del
icono
: en el menú desplegable seleccionaremos la opción deseada.
Mover celdas La forma más sencilla es seleccionándolas y hacer click en el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio para después en la celda de destino hacer click en
. Otra forma de hacerlo es situando el cursor del ratón justo en el borde negro de la selección (el cursor del ratón cambiará a la forma de cuatro pequeñas flechas apuntando a direcciones diferentes): después haremos click con el botón izquierdo y arrastraremos el ratón hasta la posición deseada para allí soltarlo.
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Autorrellenado El autorrellenado hace que Excel 2010 escriba automáticamente valores en otras celdas, dependiendo de su contenido. Para verlo con un ejemplo, escriba lunes en una celda. Después pinche con el cursor del ratón en el cuadradito pequeño de la parte inferior derecha de la misma y arrastre unas celdas hacia abajo para finalmente soltarlo: Veremos cómo las celdas adyacentes se habrán autorrellenado con los nombres de los días consecutivos.
Esto funciona para días de la semana, nombres de los meses, fechas, números, etc.
Autosuma Podemos calcular fácilmente la suma de los valores de una columna, seleccionando el rango de valores (sin incluir el encabezado) y haciendo click en el icono de la barra de herramientas.
Haciendo click en la flechita hacia abajo de dicho icono se pueden acceder a otros cálculos (promedio, contar números, etc.).
Validar datos En muchas ocasiones necesitaremos que el usuario introduzca unos determinados valores en una celda. Para validar una celda, después de haberla seleccionado haremos click en el icono Validación de datos de la pestaña Datos. Dentro de la pestaña Configuración indicaremos el criterio deseado.
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En el ejemplo sólo se podrán introducir números decimales entre 1 y 5. Si marcamos la opción Omitir blancos, no se mostrará mensaje de error cuando una celda restringida o dependiente de referencias o fórmulas estén en blanco. En la pestaña Mensaje de entrada podremos definir un mensaje que se verá cuando tengamos seleccionada la celda, y en Mensaje de error el que se mostrará cuando el usuario introduzca un valor incorrecto.
Ordenar celdas Para ordenar celdas según su contenido, después de seleccionarlas haremos click en los iconos Orden ascendente (los ordenará de menor a mayor) u Orden descendente (de mayor a menor) de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Datos. También podemos acceder a dichas opciones desde el icono Ordenar y filtrar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio.
También encontraremos estos iconos en el menú Datos.
Combinar y centrar En ocasiones necesitaremos combinar celdas, por ejemplo para mostrar centrada una frase larga. Para ello, seleccionaremos las celdas y haremos click en el icono Combinar y centrar de la barra de herramientas.
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Para volver a separar las celdas, después de seleccionar la celda combinada iremos al menú Edición, Borrar y seleccionaremos Formatos (esto borrará también todos los otros formatos que tenga la celda).
Comentarios Podemos insertar un comentario nos situaremos en la celda deseada y hacremos click en el icono Nuevo comentario de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Revisar. Las celdas que contengan un comentario las diferenciaremos porque tendrán una pequeña marca roja en su esquina superior derecha.
Pinchando y arrastrando el ratón en los cuadraditos blancos de las esquinas y laterales podemos cambiar su tamaño. Para mover un comentario de lugar haremos click con el ratón en el borde negro sombreado, para después arrastrar hasta la posición deseada, en la que lo soltaremos. Para que un comentario permanezca siempre visible hemos de hacer click con el botón derecho sobre la celda y seleccionar Mostrar u ocultar comentarios en el menú contextual . Para borrar un comentario seleccionaríamos Eliminar comentario en dicho menú contextual.
FILTROS Y SUBTOTALES Filtros Los filtros de Microsoft Excel 2010 podemos son usados para mostrar únicamente los que contengan los valores elegidos. El filtro se puede crear seleccionando un rango de celdas o seleccionando una de las que componen la tabla de datos (el encabezado, por ejemplo), y haciendo después click en el icono Filtro de la pestaña Datos: veremos una en cada columna de la fila de encabezado.
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Posteriormente, para establecer una condición tenemos que hacer click en la flecha para que se muestren los valores que podemos elegir (que serán los que haya en toda esa columna) y seleccionar uno de ellos.
También podemos realizar el filtrado por más de una condición, seleccionando la opcion Filtro personalizado que se halla dentro del menú Filtros de texto.
En este ejemplo se mostrarían sólo las filas cuyo nombre de vendedor comience por J o M. Para eliminar el filtro volveremos a hacer click click en el icono Filtro de la pestaña Datos.
Filtros avanzados Podemos configurar otros filtros más avanzados, con los que podremos tanto definir varias condiciones para una columna, como varias condiciones para varias columnas, y también condiciones creadas como resultado de una fórmula.
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Para crear un filtro avanzado la hoja de cálculo debe disponer al menos de tres filas vacías sobre la lista (aparte de la fila que contiene los encabezados de cada columna en la lista de datos a filtrar) que pueden utilizarse como rango de criterios (formado por una fila de encabezados de columna, y como mínimo una fila con las condiciones de búsqueda). Los pasos a seguir son sencillos: 1. Una vez tengamos los datos organizados en filas y columnas con sus correspondientes encabezados (ver imágenes un poco más abajo) hemos de crear un área para las condiciones de filtrado: para ello en las celdas que contendrán los encabezados de las condiciones del filtrado escribiremos el mismo texto de los encabezados de la tabla de datos. 2. Bajo los encabezados de las condiciones de filtrado que acabamos de pegar, escribimos los valores que se usarán como condición del filtrado. 3. Hacer click en el icono
de la pestaña Datos.
En el cuadro de diálogo hacemos click en tabla de datos junto con los encabezados. Después hacemos click en junto con sus encabezados.
a la derecha de Rango de la lista y seleccionamos la
a la derecha de Rango de criterios y seleccionamos los criterios
Podremos seleccionar varios elementos de una misma columna, de una misma fila, celdas no adyacentes de diferentes columnas, etc... según el caso. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.
1. Marcando la casilla Sólo registros únicos se presentarán o copiarán sólo las filas que reúnan las condiciones, excluyendo las filas duplicadas. Si no se selecciona un rango, ocultará todas las filas duplicadas. Si utilizamos como criterio el resultado de una fórmula no utilizaremos el encabezado de columna (lo dejaremos en blanco o usaremos otro diferente, que no se corresponda Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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con el de la lista), y la fórmula debe utilizar una referencia relativa, y todas las demás referencias deberán ser referencias absolutas. Asimismo la fórmula debe devolver un valor lógico (Verdadero o Falso). Para aplicar el filtro haremos click en Aceptar. Aquí puede ver algunos ejemplos que le serán muy ilustrativos: * Varias condiciones en una sola columna: Se muestran sólo las ventas de “Aday Perera” y “Alejandro Martián”.
Una condición en dos o más columnas: Se muestran sólo las ventas de “Alejandro Martián cuyo importe sea menor de 250.000”
* Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas (para buscar filas que cumplan una de dos condiciones, donde cada una de ellas incluye condiciones para más de una columna):
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Se mostrarán sólo las ventas de “Alejandro Martián con importe menor de 250.000” y las de “Martina Marrero cuyo importes sea mayor de 520.000”.
* Una condición en una columna u otra (para buscar datos que cumplan una condición de una columna, o una condición de otra): Se muestran sólo las ventas de “Aday Perera”, y aquellas cuyo importe sea “menor de 250.000”
Para eliminar el filtro haremos click en el icono
de la pestaña Datos.
Subtotales Con Excel 2010 podemos hacer que se muestren los subtotales de una columna, para ello ordenaremos la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, para resumir las unidades vendidas por cada vendedor y el importe de las ventas, ordenaremos la lista por la columna Vendedor, como vemos en la imagen.
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Después situaremos el cursor en una celda de la tabla de datos y haremos click en el icono Subtotal de la pestaña Datos. En Para cada cambio en seleccionaremos la columna que contenga los grupos cuyos subtotales deseemos calcular (la misma columna por la que ordenamos la lista). En Usar función seleccionaremos la función que deseemos usar para calcular los subtotales (Suma, Promedio, etc.). En Agregar subtotal a activaremos las casillas de verificación correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales queramos extraer.
Con los iconos y podremos ampliar y contraer la lista, haciendo que se muestren o no cada una de las filas, además de los subtotales.
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También es posible anidar o insertar subtotales de grupos más pequeños dentro de los grupos de subtotales existentes. Para eliminar los subtotales tenemos que hacer click con el botón derecho en una celda de la tabla de datos y nuevamente en el icono Subtotal: en el cuadro de diálogo pincharemos en el botón Quitar todos.
FORMULARIOS Formularios Dentro de una Hoja de Excel 2010 podemos usar controles de formulario que nos permitan una gestión más sencilla y organizada de nuestros datos. Asimismo Excel 2010 proporciona formularios para entrada de datos que se generan automáticamente, y son una manera rápida y sencilla forma de gestionar los datos. La barra de herramientas Formulario Una forma más organizada de gestionar los datos es usando controles de formulario. Para crear un formulario en Microsoft Excel 2010, antes de poder insertar controles deberemos mostrar la pestaña Programador que por defecto no es visible. Para ello tenemos que hacer click en la pestaña Archivo y seleccionar Opciones: a continuación, en el cuadro de diálogo seleccionamos Personalizar cinta de opciones y en la parte derecha marcamos la casilla Programador, para finalmente hacer click en Aceptar.
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Haciendo click en la pestaña Programador veremos:
Para insertar un control hemos de hacer click en el icono Insertar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Programador y seleccionar el deseado, para después hacer click en la Hoja de cálculo. Para usar los controles ActiveX son necesarios conocimientos de programación en Visual Basic for Applications (VBA):
Pinchando y arrastrando en los círculos que de las esquinas y lados del control podremos cambiar su tamaño, y si nos situamos sobre él hasta que el cursor del ratón cambie a la forma de podremos moverlo a otro lugar de la Hoja. Si mientras arrastramos mantenemos pulsada la tecla Alt, el control se irá alineando a los bordes de las celdas.
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Si mantenemos pulsada la tecla Mayúsculas mientras arrastramos, se mantendrá la proporción largo/ancho del control. Para volver a seleccionar un control hemos de hacer click sobre él mientras tenemos pulsada la
tecla Control: pasaremos a Modo Diseño quedando activado el icono Haciendo click con el botón derecho sobre un control y seleccionando Formato de control se nos mostrará una ventana en la que podremos modificar sus propiedades (en caso hacerlo con un control ActiveX no se mostrará la pestaña Control). Por ejemplo, insertaremos un control de formulario de tipo cuadro de lista, y en la pestaña Control dentro de Rango de entrada seleccionaremos el rango en el que se hallan los valores que contendrá el control:
Como puedes observar, usando el cuadro de lista realizamos la validación de los valores introducidos de forma más gráfica. Marcando la casilla Sombreado 3D, se dibujará el control sombreado. En la pestaña Proteger podremos indicar si el control podrá o no modificarse, moverse, cambiar de tamaño o eliminarse (la hoja deberá estar protegida para ello).
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Cuando tenemos seleccionado un control se mostrará también la pestaña Formato, en la que disponemos de varias opciones de configuración. En la imagen de abajo podemos ver una sencilla descripción de algunos de los controles más usados:
Crear formularios de entrada de datos En primer lugar deberemos (si no lo hemos hecho ya) agregar el icono Formularios a la Barra de herramientas de acceso rápido haciendo click en la pestaña Archivo y seleccionando a la izquierda del cuadro de diálogo que se nos muestra, la opción Barra de herramientas de acceso rápido. A continuación, en Comandos disponibles en seleccionaremos Todos los comandos y en el cuadro de lista de debajo el elemento Formulario.... Después haremos click en el botón Agregar >> y pincharemos en el botón Aceptar: veremos el icono en la Barra de herramientas de acceso rápido.
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Partiendo de la siguiente lista de ejemplo:
Pincharemos en cualquier celda de la tabla de datos y haremos click en el icono Formulario que acabamos de añadir. Veremos la siguiente ventana en la que gestionaremos los datos de forma sencilla. Pinchando en los botones Buscar anterior y Buscar siguiente nos moveremos por cada registro (fila de datos). Si pulsamos en Nuevo podremos crear un registro nuevo. También podemos crearlo llevando hacia abajo la barra de desplazamiento. Para modificar un registro tan sólo hemos de situarnos en él y editarlo. Si pulsamos en Eliminar se borrará de la lista, sin posibilidad de recuperarlo.
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Crear un formulario desde una tabla de datos vacía Crearemos los encabezados de cada columna, como vemos en la imagen de la derecha, para después seleccionar cualquier nombre de campo y hacer click en el icono Formulario de la Barra de herramientas de acceso rápido. Nos aparecerá una ventana como la de abajo en la que seleccionaremos Aceptar, ya que hemos escrito los nombres de los campos.
Filtros en formularios de entrada de datos Además de introducir, editar y borrar registros, se pueden establecer unas condiciones o criterios para el formulario de entrada de datos, lo cual es muy útil en caso de que la tabla de datos sea extensa. Para crear el filtro tenemos que hacer click en el botón Criterios del formulario: se desplegará un registro en blanco en el que escribiremos las condiciones deseadas, pudiendo así introducir varios criterios a la vez.
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Después pincharemos en el botón Formulario, y usando los botones Buscar anterior y Buscar siguiente nos moveremos entre los registros que cumplen la condición establecida (si usamos la barra de desplazamiento nos desplazaremos entre todos los registros).
Funciones Funciones Podríamos decir que las funciones son fórmulas que vienen ya incorporadas en Microsoft Excel 2010. Su sintaxis es: =nombre_función(parámetro_1; parámetro _2; ... ) Vemos cómo constan de un nombre y dentro de los paréntesis unos parámetros separados con punto y coma. Los parámetros pueden ser números, textos, referencias a una celda o rango de ellas, otras funciones, etc.
Insertar funciones manualmente Podemos insertar una función escribiéndola directamente en la celda o en la barra de fórmulas, y han de ir precedidas del signo = (igual), del mismo modo que las fórmulas. Ejemplo (SUMA() es una función de Microsoft Excel 2010): TABLA
FUNCIÓN DE EXCEL 2010
=2+3+5
= SUMA(2; 3; 5)
Insertar funciones desde el asistente Podemos insertar funciones usando un asistente incorporado en Microsoft Excel 2010, para ello, después de habernos situado en la celda deseada haremos click en el icono Insertar función de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Fórmulas: Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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En el cuadro de diálogo de la derecha escribiremos el nombre de una función o parte de ella en Buscar una función y pulsaremos la tecla Enter, o bien seleccionaremos una categoría en el cuadro de lista O seleccionar una categoría y seleccionaremos la función deseada en Seleccionar una función. Una vez elegida una, pinchemos en Aceptar.
A continuación, en el cuadro de diálogo de la izquierda escribiremos las referencias a las celdas que contienen los valores a sumar, o bien haremos click en
y las seleccionaremos.
En la parte inferior izquierda se irá mostrando el resultado actual de la misma. Cuando hayamos definido los parámetros a usar haremos click en Aceptar para insertar la función.
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Podemos acceder rápidamente a las funciones usando los iconos de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Fórmulas:
En dicha cinta de opciones disponemos de varias opciones más para el tratamiento de funciones:
Referencias En Excel 2010, las referencias nos permiten acceder al contenido de una celda, y pueden ser Relativas, Absolutas o Mixtas. Referencias relativas Si copiamos una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará dependiendo de dónde vayamos a copiarla. Por ejemplo: A
B
1
15
20
2
=A1+2
30
3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por =B2+2: lo que variará es la referencia a celda A1
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Al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2, resultado =B2+2. Para mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.
Referencias absolutas Si copiamos una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará. Supongamos el ejemplo. A
B
1
15
20
2
=$A$1+2
30
3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3, aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ (dólar) no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2. Referencias mixtas Si copiamos una fórmula con referencias mixtas, la fórmula cambiará la columna o la fila que no tiene el signo $ delante dependiendo de donde vamos a copiarla y no variará la que sí tiene el signo $ delante. Supongamos el ejemplo: A
B
1
15
20
2
=$A1+2
30
3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2. A
B
1
15
20
2
=A$1+2
30
3 Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2. Referencias a celdas de otra hoja En los casos en que necesitemos hacer referencias a celdas de otras hojas usaremos la siguiente sintaxis:
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SÍNTAXIS
EJEMPLO
Nombre_Hoja!Celda =1000+Hoja2!A1 Si el nombre de la Hoja de Excel 2010 a la que pertenece la celda contiene espacios, el nombre tendrá que ir entre comillas: =A1*’Mes de abril’!A5 Referencias otros libros En los casos en que necesitemos hacer referencias a celdas de otros libros de trabajo de Microsoft Excel 2010 usaremos la siguiente sintaxis: SÍNTAXIS
EJEMPLO
=[Nombre_Libro]Nombre_Hoja!Celda =[Compras]Hoja3!A1 Si el nombre del libro al que pertenece la referencia contiene espacios, éste tendrá que ir entre comillas, tal y como se indicó en el punto anterior.
OTRAS HERRAMIENTAS Autocorrección Normalmente, cuando escribimos texto en las celdas, Excel 2010 intenta corregir automáticamente posibles errores. Para configurar autocorrección en Microsoft Excel 2010 iremos al menú Herramientas, Autocorrección.
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Haciendo click en el botón Opciones de Autocorrección veremos el cuadro de diálogo de la derecha, en el que podremos configurar diversas opciones de autocorrección. Podemos añadir más palabras escribiendo en Reemplazar el texto incorrecto y en Con el correcto, y haremos click en el icono Agregar (se activará al editar dichos cuadros de texto). Si queremos desactivar la autocorrección desmarcaremos la casilla Reemplazar texto mientras se escribe en la pestaña Haciendo click en el icono Autocorrección.
Verificar ortografía Para iniciar una corrección ortográfica en una Hoja de Excel 2010 haremos click en el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Revisar. En la ventana que se nos muestra podremos elegir la palabra escrita correctamente, agregarla al diccionario interno de Excel 2010 si está escrita de forma correcta y éste no la ha reconocido, etc.
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Excel 2010 Suite Ofimática Estilos Si solemos usar los mismos tipos de letra, sombreados, etc., el uso de estilos nos permitirá ahorrar tiempo, ya que cuando modificamos un estilo, todas las celdas que lo usan se actualizarán automáticamente. Para aplicar un estilo, tras seleccionar las celdas deseadas seleccionaremos alguno de entre los disponibles en la cinta de opciones Inicio:
Haciendo clic en el icono
podremos ver más estilos disponibles:
Para crear un estilo, después de haber dado el formato deseado a una celda haremos click en la opción Nuevo estilo de celda. Para modificar o eliminar un estilo, haremos click con el botón derecho sobre él y seleccionaremos la opción correspondiente:
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Formato condicional Excel 2010 pone a nuestra disposición la herramienta formato condicional que no permite configurar el formato con el que deseamos que se muestren las celdas dependiendo de su contenido (por ejemplo, podemos querer que si una celda contiene un número negativo se muestre resaltada en rojo). Para aplicar un formato condicional, tras situarnos en la celda deseada seleccionaremos la opción adecuada en el menú que se muestra al hacer click en el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio:
Para crear una regla de formato condicional hemos de hacer click en Nueva regla veremos el cuadro de diálogo de la derecha y seleccionando las opciones deseadas. Asimismo podremos modificar y eliminar las reglas desde la opción Administrar reglas del menú anteriormente mostrado.
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GRÁFICOS Crear gráficos Para representar datos usando un gráfico, después de seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y en la cinta de opciones de la pestaña Insertar seleccionar el tipo de gráfico deseado:
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Haciendo click en el icono a la derecha de Gráficos se mostrará el cuadro de diálogo de la derecha, en el que seleccionaremos el tipo de grafico deseado y haremos click en Aceptar.
Una vez creado un gráfico, para definir el área de datos que usará hemos de hacer click con el botón derecho sobre él y seleccionar Seleccionar datos en el menú contextual. A continuación, en el cuadro de diálogo de la derecha tenemos que hacer click en y seleccionar el rango que contiene los datos a representar (después haremos click de nuevo en dicho icono para volver a ampliar el cuadro de diálogo) y pincharemos en el botón Aceptar.
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Cuando tengamos seleccionado un gráfico se mostrarán las pestañas Diseño, Presentación y Formato en la cinta de opciones, desde las cuales podremos configurar diversos aspectos del mismo. También podemos realizar algunas configuraciones en el gráfico desde el menú contextual que se muestra al hacer click con el botón derecho sobre el mismo. Para redimensionar un gráfico tenemos que hacer click con el botón izquierdo en las esquinas del mismo o en la parte punteada de los laterales, para después arrastrar el ratón hasta darle el tamaño deseado y finalmente soltar el botón. Para mover un gráfico haremos click en su borde: cuando el cursor cambie a la forma de una flecha apuntando en cuatro direcciones diferentes arrastraremos con el ratón hacia la posición deseada, para una vez allí soltar el botón. Los gráficos están compuestos de varios elementos dentro de un marco: haciendo doble click sobre ellos podremos modificar sus propiedades (también podemos mover y eliminar dichos elementos). Para eliminar un gráfico tan sólo hemos de hacer click en el borde del mismo y pulsar la tecla Suprimir.
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Excel 2010 Suite Ofimática Minigráficos Los minigráficos de Excel 2010 son pequeños gráficos que se crean en una celda. Para crearlos usaremos los iconos correspondientes en la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar:
Tras seleccionar el tipo de gráfico deseado, en el cuadro de diálogo que se muestra usaremos el icono de Rango de datos para seleccionar el rango de celdas que contiene los datos a representar, y el de Ubicación para indicar la celda en que se creará el minigráfico, para después hacer click en el botón Aceptar.
Cuando tengamos seleccionado un minigráfico se mostrará la pestaña Diseño, desde cuya cinta de opciones podremos configurar diversos aspectos del mismo.
Imágenes Imágenes prediseñadas Para ver las imágenes prediseñadas disponibles haremos click en el icono Imágenes prediseñadas de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar: en la parte derecha seleccionaremos las categorías deseadas y haremos click en Buscar, y en la parte inferior veremos las encontradas. Para insertar una imagen simplemente hemos de hacer click sobre ella.
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Al situar el cursor encima de la previsualización de una imagen se mostrará una flecha hacia abajo a un lado de la misma: haciendo click en la misma se mostrará un menú contextual con otras opciones.
Insertar imagen desde archivo Para insertar una imagen hemos de hacer click en el icono Imagen de la cinta de opciones perteneciente a la pestaña Insertar. Al seleccionar una imagen veremos la barra de herramientas Formato, con la que podremos realizar varias acciones sobre la misma (como redimensionarla, aplicarle un efecto, girarla...):
Formas Para insertar una Forma de Excel 2010 debemos hacer click en el icono Formas de la cinta de opciones perteneciente a la pestaña Insertar, y tras seleccionar la deseada hacer click en la hoja de cálculo para después, manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón arrastrar hasta darle el tamaño deseado, y finalmente soltarlo.
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Al hacer hacer click en una Forma que hayamos introducido se mostrará la barra de herramientas Formato, desde la que podremos modificar su estilo, relleno, contorno, etc.:
Organigramas Si necesitamos insertar un organigrama tenemos que hacer click en el icono SmartArt de la cinta de opciones perteneciente a la pestaña Insertar, y en el siguiente cuadro de diálogo seleccionaremos el deseado para después hacer click en Aceptar:
Para modificar sus textos haremos click en cada elemento y escribiremos el deseado.
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Cuando tengamos un SmartArt seleccionado se mostrarán las pestañas Diseño y Formato, desde las que podremos configurarlos.
Modificar imágenes Podremos modificar una imagen aplicándole efectos, definiéndole una sombra, etc. usando los iconos de la barra de herramientas Formato.
Cambiar el orden de apilamiento de los objetos Cuando tenemos varios objetos unos pueden quedar sobre o debajo de otros. Para configurar dicho orden, tras seleccionar una imagen haremos click en el icono de la barra de herramientas Formato. Alinear imágenes Para alinear imágenes, tras seleccionarlas haremos click en el icono herramientas Formato.
de la barra de
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Espacio entre objetos Es posible distribuir tres o más objetos de forma que estén igualmente espaciados horizontal o verticalmente haciendo click en el icono de la barra de herramientas Formato, y seleccionando Distribuir horizontalmente o Distribuir verticalmente.
Esquemas Los esquemas de Excel 2010 son muy útiles visualizar la información a modo de resumen, apareciendo sólo los datos de forma agrupada. Para crear un esquema en Microsoft Excel 2010 los datos deben estar organizados jerárquicamente en categorías y subcategorías, como se muestra en la siguiente imagen:
Para crear correctamente el esquema, en los pasos siguientes los totales han de ser devueltos por fórmulas o funciones, así que es conveniente comprobar que estén bien definidas y se encuentren en los lugares adecuados.
Crear un esquema de forma automática Para crear un esquema en Excel 2010 primero situaremos el cursor en alguna celda del rango a partir del cual se desea crear el esquema, para a continuación hacer click en el icono Agrupar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Datos y seleccionar Autoesquema:
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Dependiendo de las fórmulas definidas en el rango, se crea un esquema horizontal, vertical o ambos. Si no hay fórmulas no se podrá crear de forma automática. Haciendo click sobre los iconos
y
expandiremos y contraeremos el esquema.
Crear un esquema de forma manual Para crear un esquema manualmente tenemos que hacer click en el icono Agrupar y seleccionar Agrupar, y después indicar si debe crearse por filas o columnas. Al crear un esquema vertical, las filas resumen deben estar situadas debajo o encima de los datos (no mezcladas con ellos). Por ejemplo, para crear las filas del anterior esquema de forma manual, seleccionaremos las filas de Gran Canaria, Fuerteventura y Lanzarote y agruparemos por filas. Los mismos pasos se harán seleccionando Tenerife, Gomera, Hierro y La Palma. Para crear las columnas seleccionaríamos los datos de las columnas enero, febrero y marzo (sin los títulos) y agrupamos por columnas, para luego hacer lo mismo con los datos contenidos en las columnas abril, mayo y junio. Agregar datos a un esquema En caso de que agreguemos filas o columnas a un esquema de Microsoft Excel 2010 y veamos que no se actualiza, repetiremos los pasos para crearlo en cada caso. Eliminar un esquema Para eliminar un esquema haremos click en el icono Desagrupar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Datos y seleccionaremos Borrar esquema.
Crear gráficos desde un esquema Es posible insertar un gráfico a partir de un esquema, con la particularidad de que si expandimos un nivel del mismo se actualizará el gráfico para mostrar los nuevos datos.
VINCULAR Y CONSOLIDAR Vincular es el proceso de usar referencias a celdas de otros libros de trabajo de Excel 2010, de cara a obtener información para nuestra hoja de trabajo. Consolidar es combinar o resumir información de varias hojas de trabajo (que pueden estar situadas en distintos libros) Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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El vincular es útil cuando necesitamos que si cambia la información del libro de origen también se modifique automáticamente el libro destino. También es útil cuando hay que consolidar varios archivos. Por ejemplo, una empresa que guarda las ventas de cada vendedor: puede crear un libro resumen que contenga información del libro de cada vendedor y calcule el total de las ventas.
Vincular de forma manual Para vincular libros seleccionamos la celda que queremos vincular en el libro origen y la copiamos al portapapeles haciendo click en el icono . Después en el libro de destino nos situaremos en la celda que contendrá el resultado de la
vinculación, hacemos click en el icono
y en el menú seleccionamos Pegado especial.
Por último, en el cuadro de diálogo que se nos muestra en la sección Pegar marcamos Todo y hacemos click en el botón Pegar vínculos:
En la barra de fórmulas veremos la formular resultante. La sintaxis para crear un vínculo manualmente es: =[NombreLibro]Nombrehoja!Celda En caso de que los nombres contengan espacios, se pondrán entre comillas, por ejemplo: =”[ventas de enero]Pedro”!$A$1 Para editar los vínculos que usados, en Microsoft Excel 2010 haremos click en el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Datos.
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Si queremos asegurarnos de que tras haberse modificado los datos en la hoja de origen se hayan actualizado en la hoja de destino, en éste haremos click en el icono Actualizar todo de la cinta de opciones perteneciente a la pestaña Datos (esto es útil si no estamos seguros de que estamos usando los valores actualizados del libro de origen). Para eliminar los vínculos manteniendo los valores, seleccionaremos las celdas que contienen las referencias y las copiamos al portapapeles. Después, en la Hoja de Excel 2010 en la que se ha creado el vínculo vamos al menú Edición, Pegado especial y seleccionamos Valores. Podemos eliminar vínculos de forma permanente desde el cuadro de diálogo mostrado anteriormente, que se muestra al hacer click en el icono .
Consolidar hojas Cuando hablamos de consolidar queremos decir resumir la información de varias hojas (que pueden estar situadas en distintos libros). Esto puede hacerse mediante fórmulas, mediante el Pegado especial o desde el icono Consolidar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Datos.
FÓRMULAS Fórmulas matriciales y matrices Fórmula matricial: una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Básicamente se usan para sustituir un conjunto de fórmulas estándar. Matriz: es un conjunto de celdas o valores sobre el que se trabaja como si fuera un grupo. Una matriz puede estar almacenada en celdas o ser un nombre constante. o Unidimensionales: puede ser un rango de celdas que ocupa una fila (matriz horizontal) o una columna (matriz vertical). o Bidimensionales: Ocupa celdas en una o varias filas o columnas. Las fórmulas matriciales de Microsoft Excel 2010 tienen como ventajas principales que pueden eliminar la necesidad de usar fórmulas intermedias, consumen menos memoria y permiten hacer cosa que de otro modo serían muy difíciles o imposibles. Huérfanos 863 – Piso 2, Santiago. +56 (2) 439 88 00
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Por otro lado, algunas de sus desventajas son que pueden dificultar la compresión de los hojas y que cuando son muy grandes provocan que los cálculos sean más lentos.
Insertar fórmulas matriciales Si la fórmula matricial devuelve un único resultado, hemos de seleccionar la celda en que deseemos introducirla. Si la fórmula matricial devuelve varios resultados, hemos de hacer clic en el rango de celdas en que deseemos introducirla. Finalmente escribiremos la fórmula y presionaremos la combinación de teclas Control + Mayúsculas + Enter
.
Matrices Se pueden usar matrices constantes en las fórmulas, en vez de referencias a celdas o rangos, para hacerlo introduciremos directamente el conjunto de valores en la fórmula, entre llaves. Pueden ser de dos tipos: Unidimensionales: pueden ser a su vez horizontales (sus elementos se separan por punto y coma ';' (por ejemplo: ={“lunes”;”martes”;”miércoles”;”jueves”}) y verticales separados con barra invertida '\' (por ejemplo.: ={1\2\3\4}). Bidimensionales: también separan los elementos de las filas con punto y coma ';' y los de las columnas con barra invertida '\' (por ejemplo: ={1;2;3\4;5;6;\7;8;9}).
INTEGRAR EXCEL Y WORD Copiar los datos mediante el portapapeles La forma más rápida y sencilla de traspasar datos de Excel 2010 a Word 2010 es seleccionando el rango en Excel 2010 y haciendo click en el icono , para después en un documento de
Word 2010 hacer click en
.
Vincular datos con Word El establecer un vínculo entre un documento de Word 2010 y otro de Excel 2010, permite que si cambian los valores en Excel 2010 se actualicen también en Word. Para crear un vínculo seleccionamos el rango deseado en Excel 2010 y hacemos click en
de la pestaña Inicio, y después en Word hacemos click en la flecha bajo el icono seleccionamos Pegado especial.
y
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Finalmente, en el cuadro de diálogo que se nos muestra seleccionaremos Pegar vínculo y en el cuadro de lista a su derecha indicaremos cómo qué tipo de contenido deseamos insertarlo (texto sin formato, imagen mapa de bits, HTML...) para después hacer click en Aceptar.
Al guardar un archivo de Microsoft Excel 2010 con vínculo, los últimos valores se guardan con el documento. Al abrirlo después se nos preguntará si queremos actualizar el vínculo. Si cambiamos de lugar el documento de origen o lo guardamos con otro nombre, se nos abrirá un cuadro de diálogo en el que tendremos que restaurarlo manualmente. Incrustar objetos en Word El incrustar inserta un objeto creado con Microsoft Excel 2010 que podrá ser modificado desde Word 2010. Tras seleccionar las celdas en Excel 2010 haremos click en el icono
, y luego en Word
pinchamos en la flecha bajo el icono y seleccionamos Pegado especial: en el cuadro de diálogo que se nos mostrará seleccionaremos Hoja de cálculo de Microsoft Excel Objeto y pulsaremos el botón Aceptar. De este modo, si en Word hacemos doble click en el objeto incrustado, podremos editar el documento incrustado desde el propio Microsoft Word como si estuviésemos en Excel 2010, pero no podremos hacer modificaciones en dicha Hoja (digamos que estamos editando una copia de la misma).
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IMPRIMIR UNA HOJA DE CÁLCULO Configurar página para imprimir Microsoft Excel 2010 nos permite configurar varios aspectos de la página (márgenes, encabezado y pie de página, etc.) haciendo click en el icono a la derecha de Configurar página, dentro de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño de página:
Vista preliminar Para comprobar cómo quedará nuestro documento antes de imprimirlo haremos click en el icono de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Vista. Insertar saltos de página Es posible que tengamos muchas filas y/o columnas en nuestra hoja y queramos configurar cómo han de imprimirse. Para configurar divisiones horizontales en la impresión, seleccionaremos la fila en la que empezará la nueva hoja, y hacemos click en el icono Saltos de la cinta de opciones perteneciente a la pestaña Diseño de página, y seleccionamos Insertar salto de página. Para configurar una división vertical seleccionaremos la columna y procederemos del mismo modo.
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Aparecerá una línea discontinua que indica la división:
También podemos configurar los saltos de página desde el icono la pestaña Vista:
de la cinta de opciones de
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Imprimir selección Para imprimir sólo las celdas deseadas, tras seleccionarlas haremos click en el icono en el icono Área de impresión de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Diseño de página y luego en Establecer área de impresión.
Comenzar a imprimir Una vez configuradas las opciones de impresión iremos al menú Archivo y haremos click en Imprimir. En este punto configuraremos entre otras opciones la orientación de la página, propiedades de la impresora, número de copias, etc.
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