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Soporte Técnico A Equipos De Computación Y Adiestramiento En El Uso De Herramientas De Microsoft Office Al Personal Administrativo De La Alcaldía Del Municipio José Félix Ribas De La Victoria, Estado Aragua.

Código: PNFIV-1-12-055 Fecha de Revisión: Fecha de Elaboración: 14-112012 Área de Elaboración: Laboratorio Responsable: Héctor Domínguez, Jesus Molina Tipo de Manual: Entrenamiento

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO ARAGUA “FEDERICO BRITO FIGUEROA” LA VICTORIA- ESTADO ARAGUA

MANUAL DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y CORRECTO USO DE LAS HERRAMIENTAS DE MICROSOFT OFFICE

Coordinadora:

Participantes:

Esperanza Castellano

Hector Dominguez

Tutora:

Jesus Molina

Jovanna Urdaneta

Noviembre 2012

Realizado por: Bach. Héctor Domínguez y Bach. Jesus Molina Revisado por: Prof. Esperanza Castellano

Soporte Técnico A Equipos De Computación Y Adiestramiento En El Uso De Herramientas De Microsoft Office Al Personal Administrativo De La Alcaldía Del Municipio José Félix Ribas De La Victoria, Estado Aragua.

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JUSTIFICACION Se creo este manual de Soporte Técnico debido a la problemática en las oficinas de la alcaldía “José Félix Ribas” en cuanto al uso y manejo adecuado del computador y las herramientas ofimáticas. Con esta acción se requiere promover la información necesaria para ayudar a prevenir problemas en los equipos y de esta forma tanto en la comunidad estudiantil como principales beneficiarios, así como también el personal docente de este laboratorio, tendrán una mejor comprensión sobre como se debe utilizar una computadora al momento de manejarla y como se puede alargar la vida útil de la misma, tomando en cuenta que estos aspectos, actualmente están un poco descuidados. De manera que se creo este manual de Soporte Técnico con la finalidad de poner en práctica los conocimientos adquiridos en la universidad, aclarar dudas de manera real e ir adquiriendo experiencia en el ámbito laboral. OBJETIVO GENERAL Aplicar los conocimientos adquiridos sobre mantenimiento preventivo de PC y las herramientas ofimáticas que permita capacitar de manera teórica-practica. OBJETIVOS ESPECIFICOS 

Conocer y utilizar los materiales y herramientas que se utilizan en el área de soporte técnico para el mantenimiento preventivo.



Conocer la arquitectura interna-externa de los equipos del computador.



Aprender a realizar mediante pasos como se le da el mantenimiento preventivo a las PC.



Identificar los diferentes elementos que configuran los entornos de trabajo de las Herramientas de Microsoft Office, (Microsoft Word, Microsoft Excel).



Conocer y utilizar adecuadamente las funciones basicas que brindan las

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herramientas de Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel ).

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MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

Gran parte de los problemas que se presentan en los sistemas de cómputo se pueden evitar o prevenir si se realiza un mantenimiento periódico de cada uno de sus componentes. Se explicará como realizar paso a paso el mantenimiento preventivo y correctivo a cada uno de los componentes del sistema de cómputo incluyendo periféricos comunes. Se explicarán también las prevenciones y cuidados que se deben tener con cada tipo. Limpiar adecuadamente su PC le debe tomar aproximadamente entre 1 hora y 1½ horas, así que asegúrese de tener este tiempo disponible. Antes de comenzar el proyecto de limpiar su PC, desenchufe la PC, espere a que todo el sistema se "enfríe" por unos minutos hasta temperatura ambiente. Asegúrese de tener los materiales adecuados. Dependiendo del ambiente en que opere su computadora puede determinar cuán periódico debe llevar a cabo la limpieza de la misma. Veamos algunos ejemplos de ambientes: Usuario que no fuma y que no tiene mascotas - cada cinco meses. Usuario que no fuma y que tiene mascotas - cada cuatro meses. Usuario que fuma y no tiene mascotas - cada tres meses. Usuario que fuma y tiene mascotas - cada dos meses. Negocio con un ambiente de oficinas limpio - cada cinco meses. Negocio con un ambiente de oficinas limpio; pero muchos usuarios para cada PC cada tres meses. Negocio que es una fábrica o que permite fumar - cada dos meses. Escuela de jóvenes adultos - cada tres meses. Escuelas de niños o adolescentes - mensualmente. Mantenga la PC libre de polvo. Antes de llevar a cabo algún tipo de limpieza física a la PC, apáguela. Mantenga las bebidas y la comida alejadas de la PC. Limpie el exterior de la PC y los periféricos con un paño suave levemente humedecido con agente limpiador no corrosivo o áspero. Por lo general el monitor se ensucia con las marcas de los dedos. Limpie el monitor con (CRT) con limpiador para cristales.

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HERRAMIENTAS PARA EL MANTENIMIENTO Recuerde que para cualquier labor de mantenimiento se debe utilizar la herramienta adecuada. En cuanto al mantenimiento preventivo, podemos mencionar las siguientes: Un juego de destornilladores Estrella. Un juego de destornilladores Pala Juego de llaves Torx Una pulsera antiestática Una brocha pequeña suave antiestática Copitos de algodón Una sopladora Trozos de tela secos (bayetilla blanca) Alcohol isopropílico Limpia contactos eléctrico y electrónico Silicona lubricante o grasa blanca Un borrador Kit de limpieza carcasa y pantalla Cd de limpieza Pinzas de punta Frasco de lubricante para impresoras matriz de punto Kit de software (Sistemas Operativos: XP, 98, 95 y Utilitarios: Software de diagnóstico, Antivirus, Drivers) Multimetro Elementos para limpieza externa (Se utilizan para quitar las manchas del gabinete y las demás superficies de los diferentes aparatos)

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Existen varios procesos que se deben realizar antes cíe iniciar un mantenimiento preventivo para determinar el correcto funcionamiento de los componentes. Estos son: Probar la unidad de disco flexible. Una forma práctica de realizar este proceso es tener un disco antivirus lo más actualizado posible y ejecutar el programa. Esto determina el buen funcionamiento de la unidad y a la vez. Se verifica que no haya virus en el sistema. Chequear el disco duro con el comando CHKDSK del DOS. Si se tiene multimedia instalada, puede probarse con un CD de música, esto determina que los altavoces y la unidad estén bien. Realice una prueba a todos los periféricos instalados.

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MANTENIMIENTO DE LA UNIDAD CENTRAL. MANTENIMIENTO DE LAS TARJETAS PRINCIPAL Y DE INTERFACE Al destapar la unidad central debemos tener desconectados lodos los dispositivos tanto los de potencia como los de comunicación, No olvide organizar los tomillos a medida que se van retirando. No haga fuerzas excesivas para retirar la tapa de la unidad central. Haga un análisis de la forma en que ésta se encuentra ajustada de tal modo que no se corran riesgos de daño en algún elemento. Detectar alguna falla que deba corregirse. Con estos procedimientos previos se delimita el grado de responsabilidad antes de realizar el mantenimiento en caso de que algo no funcione correctamente. El siguiente paso es retirar las tarjetas de interface (video, sonido, fax-módem, etc.), figura 1. Es muy recomendable establecer claramente la ranura (slot) en la que se encuentra instalada cada una para conservar el mismo orden al momento de insertarlas. El manejo de las tarjetas electrónicas exige mucho cuidado. Uno de los más importantes es utilizar correctamente una pulsera antiestática con el fin de prevenir las descargas electrostáticas del cuerpo.

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Luego se retiran los cables de datos Ribbon) que van desde la tarjeta principal hasta las unidades de disco duro. De disco flexible, de tape y de CD-ROM con el objetivo de liberar el espacio para la limpieza de la unidad central. Fíjese muy bien en la conexión de cada cable con el fin de instalarlos en la misma posición. Una buena precaución puede ser elaborar un plano simplificado indicando cada una de las conexiones. Esto sobre todo en equipos con los cuales no esté muy familiarizado.

Recuerde que estos cables tienen marcado el borde que corresponde al terminar número 1 de sus respectivos conectares. Adicionalmente, se deben retirar los cables de alimentación de la fuente de poder.

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Se procede luego a retirar las unidades de disco flexible, de disco duro. Y la unidad de CD-ROM fijándolo en su ubicación y en el tipo de tornillos que utilizan, generalmente los tornillos cortos corresponden a la unidad de disco duro. Si después de revisar la unidad central es necesario retirar la tarjeta principal para limpiaría bien o para hacerle mantenimiento a otros elementos, libere los tornillos que la sujetan al gabinete. Se debe Tener Mucha cuidado con las arandelas aislantes que tienen los tornillos ya que éstas se pierden muy fácil. Observe con detenimiento el sentido que tienen los conectores de alimentación de la tarjeta principal ya que si estos se invierten, se pueden dañar sus componentes electrónicos.

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Con elementos sencillos como una brocha, se puede hacer la limpieza general de las tarjetas principal y de interface, al igual que en el interior de la unidad. Para una mejor limpieza utilizar aire comprimido. Para limpiar los contactos de las tarjetas de interface se utiliza un borrador blando para lápiz. Después de retirar el polvo de las tarjetas y limpiar los terminales de cobre de dichas tarjetas, podemos aplicar limpiacontados (dispositivo en aerosol para mejorar la limpieza y que tiene gran capacidad dieléctrica) a todas las ranuras de expansión y en especial a los conectares de alimentación de la tarjeta principal.

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Si usted es una persona dedicada al mantenimiento de computadoras, el soplador es una herramienta indispensable para hacer limpieza en aquellos sitios del sistema de difícil acceso. Utilícelo con el computador apagado ya que éste posee un motor que podría introducir ruido sobre la línea eléctrica y generar daños a las máquinas.

LIMPIEZA DE LA FUENTE DE PODER Antes de proceder con el mantenimiento de la fuente de poder, se deben desconectar todos los cables de alimentación que se estén utilizando, Lo primero que se debe desconectar son los cables que van a la tarjeta principal recuerde los cuidados en su conexión).

Luego se desconectan todos los periféricos. Los conectores utilizados para el disco duro, la unidad de CD-ROM y la unidad de disco flexible, no tienen un orden específico en su conexión, cualquiera de los cables puede ir a cualquiera de estas unidades. Soporte Técnico A Equipos De Computación Y Adiestramiento En El Uso De Herramientas De Microsoft Office Al Personal Administrativo De La Alcaldía Del Municipio José Félix Ribas De La Victoria, Estado Aragua.

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Una de las partes en donde se acumula más polvo es el ventilador de la fuente de poder. Para eliminarlo, se puede utilizar el soplador sin tener que destapar la unidad. Utilice un destornillador, Para evitar que el ventilador gire creando voltajes dañinos. ¡Recuerde que la unidad central debe estar des energizada y para mayor seguridad, sin los cables de alimentación!

Si no se dispone del soplador, se debe destapar la fuente para limpiarla. Es muy importante no perder ningún tornillo y tener claridad sobre el tiempo de garantía de la fuente, ya que después de decaparla se pierde por la rotura del sello de garantía. Para destapar la unidad se puede apoyar sobre la misma carcasa con el fin de no desconectar el interruptor de potencia de la fuente.

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La limpieza inferior se puede hacer con una brocha suave antiestática Después de limpiar la fuente de poder, si hubo necesidad de destaparla, procedemos a taparla y ubicarla en su sitio. Utilice los tomillos que corresponden con el fin de evitar daños en la carcasa.

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INTRODUCCION Historia de los procesadores de Textos Ante la necesidad de la creación de un programa que pudiera ayudarnos con los trabajos arduos de oficina se creó procesadores de textos como el Wordstar el cual se utilizaba con un disco de 5 ¼ donde se podía crear diferentes trabajos pero los tiempos cambian y aparece un nuevo procesador el Wordperfect, luego en su versión mejorada el Wordperfect Profesional y así sucesivamente hasta que aparece los paquetes de Office una versión mejorada el Word 4.2. MICROSOFT WORD Microsoft Word es un software destinado al procesamiento de textos. Fue

creado

por

la

empresa Microsoft,

y

actualmente

viene

integrado

en

la suite ofimática Microsoft Office. Originalmente fue desarrollado por Richard Brodie para el computador de IBM bajo sistema operativo DOS en 1983. Versiones subsecuentes fueron programadas para muchas otras plataformas, incluyendo, las computadoras IBM que corrían en MS-DOS (1983). Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office; también es vendido de forma independiente e incluido en la Suite de Microsoft Works. Las versions actuales son Microsoft Office Word 2010 para Windows y Microsoft Office Word 2011 para Mac. Ha llegado a ser el procesador de texto más popular del mundo.

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Versiones en Windows 

1989 Word para Windows 1.0 y 2.x, nombre clave "Opus""



1990 Word para Windows 1.1 y 3.0, nombre clave "Bill the Cat"



1990 Word para Windows 1.1a y 3.1



1991 Word para Windows 2.0, nombre clave "Spaceman Spiff"



1993 Word para Windows 6.0, nombre clave "T3" (renombrada "6" por representar el mismo producto en DOS o Mac, y también WordPerfect, el principal procesador de texto competidor de la época)



1995 Word para Windows 95, también conocido como Word 7 (aquí explotó en popularidad, hasta la actualidad)



1997 Word 97, también conocido como Word 8



1999 Word 2000, también conocido como Word 9



2001 Word 2002, también conocido como Word 10 o Word XP



2003 Word 2003, también conocido como Word 11, pero oficialmente llamado Microsoft Office Word 2003



2006 Word 2007, también conocido como Word 12, pero oficialmente llamado Microsoft Office Word 2007



2010 Word 2010, también conocido como Word 14, pero oficialmente llamado Microsoft Word 2010.

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Formatos Microsoft Word utiliza un formato nativo cerrado y muy utilizado, comúnmente llamado DOC (utiliza la extensión de archivo .doc). Por la amplísima difusión del Microsoft Word, este formato se ha convertido en estándar de facto con el que pueden transferirse textos con formato o sin formato, o hasta imágenes, siendo preferido por muchos usuarios antes que otras opciones como el texto plano para el texto sin formato, o JPG para gráficos; sin embargo, este formato posee la desventaja de tener un mayor tamaño comparado con algunos otros. Por

otro

lado,

la Organización

Internacional

para

la

Estandarización ha

elegido

el

formato OpenDocument como estándar para el intercambio de texto con formato, lo cual ha supuesto una desventaja para el formato .doc. Ahora, en el Word 2007, se maneja un nuevo formato, docx. Es más avanzado y comprime aún más el documento. Puede instalarse un complemento para abrir documentos creados en Office 2007 desde versiones de Office anteriores, disponible desde la página de Microsoft.

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Iniciar Word 2007 Para trabajar con Word 2007es necesario arrancar el programa. Para ello existen dos formas prácticas. Desde el menú Inicio : Se accede desde el botón Inicio

o

situado, normalmente, en la esquina inferior

izquierda de la pantalla. Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Busca el elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre él para que se arranque

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Desde el icono de Word Puedes acceder al icono de Word que suele estar situado en el escritorio o en la barra de tareas, y es de la forma:

Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta:

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento sobre el que se está trabajando. Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Para escribir tu primer documento harás uso de tu teclado:

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Al escribir un texto, haces uso de tu teclado, digitando según el texto que desees obtener en tu documento. Debes teclearlo sin pulsar la tecla INTRO o ENTER, cuando llegues al final de la línea, observarás cómo salta automáticamente de línea. Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante

que va avanzando según vas

escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús. También puedes ver una raya horizontal como ésta que indica dónde acaba el documento. Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda).

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Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error. Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción. Entorno de Trabajo

Al arrancar Word aparece una pantalla como esta:

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La Banda de Opciones Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de Word2007. En Word2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando; es decir se adaptan al uso de cada usuario. Inicialmente, cuando abrimos Word2007 aparece un menú de pestañas. Al seleccionar cada pestaña, aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos más utilizados. La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.) Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.) Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.) Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido a la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Lo que antes solía llamarse el menú

Insertar, ahora es una pestaña que contiene grupos de

herramientas de acceso rápido.

Para la pestaña Insertar, ubicamos los grupos de herramientas correspondientes a: Páginas Tabla Ilustraciones Vínculos Encabezado y pie de página Texto Símbolos

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Para la pestaña Diseño de página, ubicamos las herramientas correspondientes a: Temas Configurar página Fondo de página Párrafo Organizar LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como: Guardar, Deshacer.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón archivo (el primero a la izquierda), lo que antes era el menú Archivo. GUARDAR Esta opción permite al usuario guardar en la memoria del ordenador el archivo que hemos trabajado. En la barra de acceso rápido ubica el icono o también puedes utilizar los comandos: Guardar y Guardar como... del Botón Archivo

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Guardar no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como. DESHACER Y REHACER Estas opciones permiten eliminar y restaurar las últimas acciones realizadas. LA BARRA DE TÍTULO Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. En la parte derecha también puede tener la barra del Office, que contiene los iconos para arrancar programas de Office como Excel, Access, etc.

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LA BARRA DE ESTADO Nos muestra la página en que nos encontramos. También el idioma y los botones de visualización del documento, de igual forma una barra de desplazamiento que permite aplicar Zoom a la página, para verla más cerca o lejos.

LA BARRA DE DESPLAZAMIENTO Permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

DISEÑO DE PÁGINA CONFIGURAR PÁGINA Cuando estamos escribiendo en un documento Word

es como

si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego

puede

ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual

podemos

escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de

página,

en el grupo de herramientas Configurar página, se

nos

muestra las herramientas con las que se puede

modificar

Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño,

Números

de línea, Columnas y Guiones.

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También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

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IMPRESIÓN Se puede imprimir de dos formas: Desde la opción de menú Impresión rápida que se encuentra dentro del menú Imprimir del Botón Office. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna característica de impresión. Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botón Office. Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc... Desde la opción de menú Impresión rápida Se pincha en el Botón Office, se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opción Impresión rápida. Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botón Propiedades podemos cambiar algunos parámetros como el tipo de papel, la orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/negro, etc.

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Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opción deseada:  

Todo. Imprime todo el documento. Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese



momento. Selección.



opción para que nos imprima únicamente el texto seleccionado. Páginas. Permite indicar qué páginas queremos que nos imprima. Si queremos páginas

Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta

salteadas, poner los números de página separados por coma, por ejemplo: 2, 8,10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ejemplo: 4-7 imprimiría las páginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimiría las páginas 1,2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar 'desde', por ejemplo 12-imprimiría las páginas desde la página 12 hasta la última ambas inclusive. También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2,3,10- imprimiría las páginas 2,3,10,11...hasta la última.También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3,10- imprimiría las 

páginas 2, 3,10,11...hasta la última. Copias. En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias. Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

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 

Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimiría 4 páginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos



tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por



ejemplo Carta. Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Páginas por hoja, en Escalar al tamaño del papel el menú despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y también el valor Sin escala. Este último valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamaño del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamaño se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Páginas por hoja.

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MICROSOFT EXCEL Microsoft Office Excel 2007 es una potente herramienta que puedes usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso. Office Excel 2007, en combinación con Excel Services (una nueva tecnología incluida en Microsoft Office SharePoint Server 2007), ofrece mejoras significativas para compartir datos con más seguridad. Puedes compartir información confidencial de la empresa de un modo más amplio y seguro con tus compañeros de trabajo, clientes y socios empresariales. Al compartir una hoja de cálculo con Office Excel 2007 y Excel Services, podrás explorar, ordenar, filtrar e introducir parámetros, e interactuar con las vistas de tabla dinámica directamente en el explorador de web. CÓMO TRABAJAR EN EXCEL 2007 Para iniciar la aplicación Microsoft Excel, pulsa sobre el botón de inicio del escritorio de Windows. Con el menú de inicio desplegado, selecciona todos los programas y, a continuación, pulsa sobre el conjunto de programas de Microsoft Office para seleccionar la aplicación Excel 2007, a la que pertenece.

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Una vez hayas pulsado el botón, se abrirá el programa y te mostrará la ventana y su espacio de trabajo.

Cuando inicies Excel, te encontrarás ante una gran cuadrícula vacía. En la parte superior hay letras y a lo largo del lado izquierdo de la tabla hay números. Además, en la parte inferior, hay fichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etcétera. Si es la primera vez que usas Excel, puedes preguntarle qué debes hacer a continuación.

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La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel. 2. Los comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos. La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones. La cinta de opciones está formada por diferentes fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de trabajo específico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada ficha, debes hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La ficha Inicio, que es la primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con más frecuencia. Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para editar celdas están reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para trabajar con celdas están en el grupo Celdas. UNA HOJA DE CÁLCULO EN BLANCO EN UN LIBRO NUEVO

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1. El primer libro que abre se denomina Libro 1. Este título aparece en la barra de título situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio título. 2. Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro. Cuando inicias Excel, se abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las páginas de un documento. Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, tienes que hacer clic en la ficha correspondiente. Es recomendable cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la información contenida en cada una. Por ejemplo, puedes tener fichas denominadas Enero, Febrero y Marzo para presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, o Norte y Oeste para áreas de ventas, etcétera. Puedes agregar hojas de cálculo si necesitas más de tres. O bien, si no necesitas tres, puedes eliminar una o dos. Además, puedes utilizar métodos abreviados de teclado para moverte entre hojas. Abrir un nuevo libro de trabajo en blanco Para crear un libro nuevo, se puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar en otro existente, en la plantilla de libro predeterminada o en cualquier otra plantilla. Haz clic en el botón de Office situado en la parte superior izquierda. Después, haz clic en Nuevo. En la ventana Nuevo libro, haz clic en Libro en blanco.

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También podrás crear un Libro de Excel nuevo, desplazándote a la parte superior derecha, y haciendo clic en el icono de Hoja en blanco. Ahí está la opción Nuevo, que deberás pulsar para que te aparezca el nuevo libro.

Practica las diferentes formas de crear un nuevo libro de Excel, con el fin de familiarizarte con ellas y escoger el método que te resulte más cómodo.

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DESPLAZAMIENTO POR EL LIBRO DE TRABAJO Hay distintos formas de desplazarse por una hoja de cálculo. Puedes utilizar las teclas de dirección, las barras de desplazamiento o el ratón para moverte entre las celdas y desplazarse rápidamente a las distintas áreas de la hoja de cálculo. Para desplazarte por las celdas de una hoja de cálculo, haz clic en cualquier celda o utiliza las teclas de dirección. Cuando te desplazas a una celda, ésta se convierte en la celda activa. MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa

TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN FLECHA DERECHA

LIBRO DE TRABAJO Un libro de trabajo es un documento de Excel, en él se almacenarán cada una de las acciones realizadas en el programa. Los libros de trabajo tienen la extensión 'xls', para que el ordenador reconozca este tipo de archivos y utilice la aplicación Microsoft Excel para manipularlos y editarlos.

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En el momento en que inicies una sesión de Excel, se abrirá un nuevo libro de trabajo con el nombre predeterminado de Libro 1. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de tres hojas, aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255. En la parte inferior de la ventana de Excel, encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombrada de la forma Hoja1, Hoja2, Hoja3, y así sucesivamente.

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1. Barra de título. 2. Fichas con sus respectivas cintas de opciones. 3. Barra de Inicio rápido. 4. Barra de fórmulas. 5. Barra de fichas de hojas. 6. Barra de estado.

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BARRA DE TÍTULO Situada en la parte superior del programa y común a casi todas las aplicaciones, se encuentra la Barra de título. En la parte central de esta barra, Excel muestra el nombre del archivo con el que está trabajando en ese momento. Si este archivo todavía no posee un nombre, Microsoft Excel le asignará el de Libro! de manera predeterminada, hasta el momento en que lo guardes y le asignes el nombre que desees. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar la ventana, comunes en cualquier aplicación para los sistemas operativos Windows. CINTA DE OPCIONES Contiene todas las operaciones y comandos que Excel es capaz de realizar. Éstas están organizadas en grupos, dependiendo de la función que desempeñen. Todas las operaciones que es capaz de realizar Excel se encuentran en cintas de opciones de las fichas. Pulsando sobre cada ficha aparece su respectiva cinta de opciones con los comandos agrupados por función. BARRA DE INICIO RÁPIDO Esta barra alberga iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más corrientes, como Guardar, Deshacer, Imprimir Nuevo documento, entre otras muchas. Puedes personalizar esta barra con los comandos que uses más frecuentemente.

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BARRA DE FÓRMULAS Barra de la parte superior de \a ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa. BARRA DE FICHAS DE HOJAS Situada en la parte inferior del programa, te permitirá desplazarte por las distintas hojas del libro de trabajo. Cada ficha es una hoja del libro que tengas abierto en ese momento. También podrás moverte entre las hojas con las flechas de desplazamiento que encontrarás a la izquierda de la barra. BARRA DE ESTADO Situada en la parte inferior de la ventana, te será de gran utilidad, ya que te mostrará información de las celdas seleccionadas, tales como la suma o el promedio entre las mismas. A la izquierda puedes observar Accesos directos, Zoom y el control deslizante de zoom. Estos comandos harán más rápida tu tarea en Excel. Puedes personalizar esta barra pulsando el botón derecho del ratón sobre la misma y eligiendo los comandos en el menú desplegable que aparece.

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HOJA DE CÁLCULO Las hojas de cálculo se dividen en columnas, Filas y celdas. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas. Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras A a Z. Cada hoja de cálculo contiene 16.384 columnas en total, por lo que, a continuación de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. A continuación de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y así sucesivamente hasta hacer que las 16.384 columnas tengan su correspondiente título alfabético, finalizando en XFD. Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son números, de 1 a 1.048.576. Los títulos alfabéticos de las columnas ¡unto con los títulos numéricos de las filas te indican en qué celda de la hoja de cálculo estás situado cuando haces clic en una de ellas. Los títulos se combinan para formar la dirección de celda, también denominada referencia de celda.

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1. La columna C está resaltada. 2. La fila 5 está resaltada. 3. La celda C5, celda activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Cuando abres un libro nuevo, la primera celda que ves en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarán los datos que especifiques Puedes especificar datos en el lugar que desees haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja de cálculo para seleccionarla. Pero, en la mayoría de los casos, la primera celda (o una celda próxima) es un buen lugar para empezar a especificar datos. Cuando seleccionas una celda, se convierte en la celda activa. El contorno de una celda activa es de color negro y los títulos de la columna y de la fila donde se encuentra la celda se muestran resaltados. Por ejemplo, si seleccionas la celda de la columna C y la fila 5, los títulos de dichas columna y fila aparecen resaltados y su contorno es negro. La celda se denomina C5. La celda contorneada y los títulos resaltados de columna y fila facilitan la localización de la celda C5 como celda activa. Además, la referencia de celda aparece en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Si miras el Cuadro de nombres, puedes ver la referencia de celda de la celda activa. Todos estos indicadores no son importantes cuando estás al principio de la hoja de cálculo en las primeras celdas. Pero pueden ser realmente útiles según vayas avanzando en tu trabajo especificando datos hacia abajo o hacia la derecha de la hoja de cálculo. Ten en cuenta que cada hoja de cálculo tiene 17.179.869.184 celdas para trabajar en ellas. Es muy fácil perderse si no tienes la referencia de celda que te indica dónde te encuentras.

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Por ejemplo, es importante saber la referencia de celda si necesitas comunicar a alguien dónde están ubicados datos concretos o dónde deben especificarse en una hoja de cálculo. FORMATO DE CELDAS Excel permite aplicar formato a tus celdas. Esto ayuda a hacer tu documento más claro y organizado. Además, permite una correcta y rápida visualización de los datos contenidos en la hoja de cálculo. Excel ofrece la posibilidad de configurar formatos tanto para tus celdas como para el contenido de éstas, de proporcionar un surtido abanico de opciones predeterminadas para realizar el diseño de tus tablas. A continuación presentan los diferentes recursos para aplicar formato a las celdas de una hoja de Excel. FORMATOS DE LOS DATOS De forma predeterminada, cuando Excel activa una hoja de cálculo, las celdas están formateadas por defecto, con un formato general. Este formato general indica que las celdas están vacías y esperando que introduzcas algún dato para establecer un formato. Realiza la práctica descrita a continuación, para entender mejor las posibilidades de formato que facilita Microsoft Excel. Si deseas cambiar el formato de cualquier celda,accede al menú Inicio, selecciona la opción Celdas, Formato, Formato de celdas.

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Automáticamente, Microsoft Excel muestra el cuadro de diálogo de Formato de celdas. Por defecto, todas las celdas contienen el formato general. Este formato posee una alineación predeterminada a la izquierda.

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Selecciona en el cuadro de diálogo de Formato de celdas la opción Formato de número. Por defecto, este formato posee una alineación a la derecha.

Observa que puedes especificar el número de decimales que deseas que aparezcan en la celda. Presta atención al cuadro de diálogo y observa que también puedes especificar sídeseas que Excel utilice un punto como separador de los millares.

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Observa que Excel aplica el formato con dos decimales y puntos de millar.

A continuación, selecciona una fecha, accede al menú Formato, y pulsa sobre la opción Celdas, para mostrar el cuadro de diálogo de Formato de celdas.

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Escoge el formato de fecha, y selecciona un tipo de formato, por ejemplo, el que muestra el mes con las tres primeras letras. Seguidamente, pulsa en Aceptar. Observa que Microsoft Excel cambia el formato de la fecha, y ahora el mes aparece con tres letras. En la mayoría de los casos este formato ya se encuentra predeterminado con sólo anotar en números la fecha y el mes separados por un guión. A continuación, accede de nuevo al cuadro de diálogo de Formato de celdas, y presta atención a los distintos formatos de celdas que te ofrece Microsoft Excel. El formato de Moneda incluye un símbolo monetario después de la cantidad numérica. El formato de Contabilidad es parecido al de Moneda, con la diferencia de que no podrás configurar números negativos. El formato de Porcentaje añade el símbolo '%' detrás de las cantidades numéricas. En el formato Científico puedes configurar el número de decimales. En la representación, se utiliza exponencial base 10. En la barra de iconos también dispones de opciones para cambiar el formato. Pulsando el icono Estilo moneda añadirás el símbolo del euro a las cantidades numéricas. Pulsando el icono Estilo Porcentual añadirás el símbolo '%' a las cantidades numéricas. Pulsando el icono Estilo millares, añadirás e! punto de millar en las cantidades Numéricas.

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También podrás, desde estos iconos de la barra de herramientas, aumentar o disminuir decimales a los contenidos numéricos de las celdas. ALINEACIÓN Cuando abras una hoja nueva, las celdas contenidas en ella estarán en espera del tipo de datos que vayas a introducir. Así, si introduces fechas, automáticamente todos los datos que introduzcas en esa celda tendrán un Formato de fecha.

Por ejemplo, los textos tienen predeterminada una alineación a la izquierda. En cambio, los números la tienen a la derecha. Sin embargo, desde los iconos de alinear, podrás cambiar la alineación de cualquier celda, independientemente del tipo de formato que ésta tenga asignado. Si deseas obtener más opciones de configuración de la alineación de las celdas, accede al menú Celdas, y selecciona la opción Formato, Formato de celdas. A continuación emergerá el cuadro de diálogo de Formato de celdas. Seguidamente pulsa sobre la pestaña Alineación. En esta pestaña existen más opciones de configuración, las cuales se estudian a continuación:

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

Alineación horizontal: especifica en este menú desplegable cómo se van a distribuir los datos entre el borde izquierdo y el derecho de la celda de entre todas las opciones que Excel te



proporciona Alineación izquierda:con esta opción activada, el contenido se pegará al borde izquierdo de la

   

celda. Centrado: el contenido se repartirá equidistante en el borde izquierdo y derecho de la celda. Derecha: el contenido se pegará al borde derecho de la celda. Justificada: el contenido llegará a ambos bordes de la celda. Centrar en la selección: utiliza esta opción para centrar el contenido en las celdas que tenga



seleccionadas previamente. Alineación vertical: especifica en este menú cómo se van a distribuir los datos entre el borde

  

superior y el inferior de la celda de entre las opciones que Excel te procura. Superior: ajusta el contenido al borde superior de la celda. Inferior: ajusta el contenido al borde inferior de la celda. Centrada: el contenido de la celda queda a la misma distancia del borde superior que del borde inferior.

BORDES, TRAMAS Y ESTILOS Cuando accedas a la aplicación Microsoft Excel, podrás ver en pantalla la delimitación de filas y columnas. Esta visualización es invisible a la hora de imprimir, a no ser que incluyas los bordes de las celdas en su representación. Si deseas que los bordes no estén, ve a Diseño de Página > Opciones de la hoja, y en Líneas de la cuadrícula desactiva el botón Ver. Si deseas cambiar el formato de los bordes, accede al menú Celdas y selecciona la opción Formato para abrir el cuadro de diálogo de Formato de celdas. A continuación escoge la pestaña Bordes.

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Observa detenidamente las opciones de configuración de bordes que Microsoft Excel te proporcional. Por ejemplo, añade un borde cualquiera a la celda pulsando sobre el icono correspondiente. Fíjate que Excel te ofrece una vista previa del borde seleccionado, así como múltiples opciones de configuración.

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Finalmente, pulsa sobre el botón de Aceptar, y Excel añadirá el borde seleccionado. De esta forma, al momento de imprimir el archivo, notarás que en la hoja del documento el borde está visible en la impresión permitiéndote encuadrar y contener los textos dentro de tu documento. De esta forma, al momento de imprimir el archivo, notarás que en la hoja del documento el borde está visible en la impresión permitiéndote encuadrar y contener los textos dentro de tu documento. Microsoft Excel también te permite aplicar un borde a un conjunto de celdas. Por ejemplo, selecciona algunas celdas cualesquiera. A continuación, pulsa sobre el icono de Bordes, y selecciona Bordes externos. Observa que las celdas quedan rodeadas por un borde exterior. De la misma forma puedes realizar no sólo bordes que rodeen las celdas, sino que Microsoft Excel permite incluir bordes en el interior de una selección de celdas en diversas direcciones, tanto en horizontal, vertical como en diagonal. También se encuentra la posibilidad de cambiar el color de los bordes que aplicas en Microsoft Excel, pulsa el icono Bordes, y selecciona Color de línea. Se desplegará una paleta de colores que podrás elegir a tu gusto. Observa que podemos agregar bordes y cambiarles el color. Aparte Excel nos permite cambiar el estilo de línea, pulsa el icono Bordes, y selecciona Estilo de línea, mostrando una variedad de líneas que puedes elegir para aplicarlas como bordes. De esta forma podrás realizar grillas o cuadros contenedores de gran diversidad.

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Pulsa ahora sobre el icono de Color de relleno y selecciona un color para indicar a Excel que cambie el color de las celdas. De la misma forma que el borde al aplicarlo en el documento era visible en la impresión, también Microsoft Excel lo aplica al color de fondo de las celdas en la impresión para un mejor atractivo del documento.

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FORMULAS Y FUNCIONES REFERENCIAS Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenidode A1 y el contenido de B1. Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos. En la tabla podemos ver los operadores más utilizados. SIMBOLO DEL OPERADOR + * / ^ & = > < >=