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• Jony Pereyra

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA MANEJO DE CAJA CHICA

ANTECEDENTES En el marco de la dinámica estructural y administrativa de la Empresa CONSVARSRL, existe la necesidad de implantar un Manual de Procedimientos para el "Manejo de Caja Chica”, de manera que este instrumento permita agilizar las contrataciones menores directas así como también efectuar un adecuado manejo operativo de loscitados recursos por parte de los empleados o trabajadores responsables en la Institución. OBJETIVOS DE CAJA CHICA Y/O FONDO ROTATIVO Objetivo General Agilizar las adquisiciones de bienes y servicios menores directos y de emergencia de la Empresa. Objetivos Específicos  Permitir la correcta utilización de los fondos asignados para gastos menores directos, evitando el trámite frecuente de cheques.  Facilitar el proceso de contabilización y registro de las erogaciones menores de manera integral, efectuadas en todas las dependencias de la Institución.  Establecer un control eficiente sobre gastos menores.  Regular los procesos operativos de los gastos efectuados por Caja Chica o Fondo rotativo. DEFINICIONES Caja chica.- Es el desembolso de recursos autorizados por la Gerencia General, en favor de la Asistente de Gerencia, con destino a gastos menores directos y de emergencia, resultantes del proceso operativo de la Empresa. Cuantía.- Es la cantidad de recursos monetarios fijada por el Gerente General, previo análisis de la oportunidad del gasto con la Dirección de Gestión y Finanzas, con destino de recursos para la caja chica arriba mencionados. Responsable de Caja Chica.- Es el empleado o trabajador de la Empresa habilitado,(Asistente Administrativa), al que bajo garantía, se le entrega recursos con cargo a rendición de cuenta documentada, para su manejo y administración, mediante un memorándum de designación como responsable de caja chica. RESPONSABILIDADES La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica descansa exclusivamente en la Asistente Administrativa, funcionaria que los tienen bajo su custodia y el departamento financiero que debe vigilar para que todos los gastos realizados por caja chica estén de acuerdo con los procedimientos aquí establecidos.

NORMAS ESPECÍFICAS Y PROCEDIMIENTOS 1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contra presentación de justificativos o comprobantes de pago. El monto máximo de cada gasto será de Bs.1.500 para la caja chica. 2. Se prohíbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar préstamos, cambiar cheques o pagar, combustibles, tarjetas de presentación personal, herramientas, equipo menor, viáticos o cualquier operación diferente a su propia finalidad. Además no deben adquirir artículos que son incluidos en compras de la Empresa. 3. Cuando el funcionario reciba un fondo de caja chica este deberá firmar un documento de constancia al recibir los fondos. 4. Todos los pagos que se hagan deberán ser aprobados por el Gerente General y del responsable de caja chica. 5. El encargado de la caja chica debe solicitar a la Gerencia General, el reembolso delos gastos cuando los mismos, hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni superior al 80% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición. 6. Se deberá anotar en cada factura el número de la cuenta contable a la cual se debe cargar su importe, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el vendedor sea una persona jurídica la factura debe estar debidamente membretada, especificándose en ella todos los datos requeridos. Las facturas deben estar hechas a nombre de CONSVAR SRL, identificando la fecha en que se hizo la compra, todos los datos deben ser claros y no se admitirán borrones o tachaduras. 7. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio de la Caja Chica con el fin de eludir los trámites de compra establecidos por la Gerencia General, los comprobantes de gastos adjuntos a las solicitudes de reintegro deben contener el sello de cancelado y/o la firma del responsable de la casa comercial vendedora. 8. Los comprobantes y justificativos cancelados con fondos de Caja Chica deben contener la firma de recibido conforme del funcionario que recibió los bienes o servicios. 10. Es obligación de la encargada de la Caja Chica identificar, con el sello de "Pagado con Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo. 11. Es obligación de la encargada de la Caja Chica, cada vez que solicite un reembolso, efectuar un arqueo del fondo, para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos más el efectivo en caja, es igual al fondo fijo asignado. 12. La encargada de caja chica efectuará quincenalmente un informe, el arqueo, debidamente firmado y lo guardará como parte del archivo de la caja por mes. El arqueo contendrá necesariamente la aprobación de quien ejerce las funciones de jefe inmediato. 13. Cuando un arqueo sorpresivo por parte del Gerente General a la encargada de Caja Chica, resultase algún faltante, deberá ser repuesto inmediatamente en presencia del que hace el arqueo, para así completar el monto del fondo fijo. Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo será depositado en la caja central del Tesorero en forma inmediata. El Jefe del Departamento de Finanzas, informará de tales anomalías al Director de Gestión y Finanzas, y conjuntamente al Gerente General. 14. Cuando la encargada de caja chica, cese en sus funciones o se ausente por largo tiempo de su trabajo por cualquier motivo, debe solicitar a la Gerencia General, efectuar el traspaso de los fondos a la persona que él asigne para responsabilizarse de los mismos. Ese traspaso se hará nuevamente al reingresar a sus funciones el titular responsable de la Caja Chica.

REPOSICION DEL FONDO El responsable designado para la administración de la Caja Chica deberá presentar obligatoriamente, el cuadro de resumen de Caja Chica, utilizando el formulario respectivo al que se adjuntarán todos los vales de Caja Chica, pre-numerados, certificados por el responsable de la caja y autorizados por el jefe inmediato. Se acompañaran, los originales de: facturas, notas o boletas de venta, liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios, tickets o vales emitidos por máquinas registradoras u otros que, por su contenido y sistema de emisión, permitan un adecuado control del gasto. Al finalizar el ejercicio económico mensual vigente, el responsable encargado del manejo, presentarán al Departamento financiero la justificación del gasto efectuado con el último fondo asignado dentro de los cinco días posteriores a la finalización del ejercicio, y el saldo no utilizado será tomado en cuenta para la reposición al iniciarse el siguiente período. El Informe de caja Chica y los comprobantes de gastos deberán ser presentados para su reembolso antes de transcurridos 60 días desde la fecha de emisión. Los documentos que incumplan esta disposición serán rechazados y no se autorizará su respectivo reembolso. El cheque que se gire para el reembolso de los gastos de caja chica debe ser a nombre del encargado del fondo de caja chica, para establecer responsabilidades en cuanto a su buen manejo y custodia FORMULARIOS.Para efectos de justificación del gasto y reposición del fondo, se establecen los siguientes documentos: a) Formulario resumen de caja chica; b) Formulario vale de caja chica; c) Formularios de las casas comerciales o empresas proveedoras de bienes o servicios, tales como facturas, notas o boletas de venta, liquidaciones de compra de bienes o prestación de servicios, tickets o vales emitidos por máquinas registradoras u otros que por su contenido y sistema de emisión permitan un adecuado control del gasto efectuado. UTILIZACION DEL FONDO El Fondo Fijo de Caja Chica servirá para pagar las obligaciones derivadas de las transacciones indicadas anteriormente, tales como: a) Pago de luz, agua, teléfono, expensas comunes; b) Adquisición y reparaciones pequeñas para las instalaciones de agua, energía eléctrica, teléfono, plomería y albañilería, en las oficinas y dependencias de la empresa;

A. PREPARACION DE FORMULARIOS 1. Informe de Caja Chica Se preparará este formulario según las siguientes explicaciones y la referencia numérica: a. cargo de: Nombre completo de la encargada de la Caja Chica. b. Fecha: Día y mes del informe. c. Departamento: Identificación o nombre del departamento donde opera la Caja Chica. d. Contabilidad: se anota cada uno de los pagos identificando cada comprobante con un número en orden consecutivo, fecha, número de cuenta a la cual debe cargarse el gasto, detalle de la compra o gasto, número de factura, monto en moneda local o en dólares. e. Después de sumar el total de los desembolsos correspondientes se incluye el saldo de la caja chica donde dice "Efectivo en Caja Chica" y al final el total de las dos cantidades, el cual debe ser igual al monto fijo asignado a cada caja chica. f. Contabilidad debe revisar la caja chica y debe llevar un control de los cheques girados y los gastos reportados de cada caja chica donde se especifiquen reportes registrados y presentados a la Contabilidad para su reembolso. g. Hecho por: Aquí debe firmar la persona encargada de elaborar el formulario. h. Revisado y aprobado por: Firma de la persona designada para revisar los datos presentados en el formulario, generalmente debe ser firmado por el Gerente General o el que el designe.