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Manual de Organización y Funciones EMPRESA MUNICIPAL DE ÁREAS VERDES, PARQUES Y FORESTACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FU
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- Mauricio Achacollo
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Manual de Organización y Funciones
EMPRESA MUNICIPAL DE ÁREAS VERDES, PARQUES Y FORESTACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GESTIÓN 2011
1. Antecedentes
El Manual de Organización y Funciones (MOF), constituye un documento técnico de gestión institucional, que permite a los diferentes niveles jerárquicos así como a los empleados y trabajadores de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, EMAVERDE, tener un conocimiento integral de la estructura organizacional, de las relaciones inter e intra institucionales, las funciones y los canales de comunicación y coordinación de cada unidad que la conforma.
2. Base Legal
El Manual de Organización y Funciones (MOF) se sustenta en las siguientes disposiciones legales: -
Constitución Política del Estado Plurinacional.
-
Ley Nº 031 Marco de Autonomías y Descentralización “Andrés Ibáñez”.
-
Ley Nº 2028 de Municipalidades.
-
Ley Nº 4022 de fecha de 15 abril de 200 modificatoria al artículo 111 de la Ley de Municipalidades.
-
Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales.
-
Decreto Supremo Nº 23318 – A, Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública.
-
Decreto Supremo Nº 26237 de Modificación del Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública.
3. Naturaleza y Fin
La Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, EMAVERDE fue creada mediante Ordenanza Municipal GMLP Nro. 156/2003 de fecha 29 de julio de 2003, en cumplimiento del artículo 111 de la Ley de Municipalidades Nro. 2028 de fecha 28 de octubre de 1999, como una institución pública municipal de carácter descentralizado, bajo tuición del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz (GAMLP), se constituye como organismo técnico con personalidad jurídica y patrimonio propio,
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Manual de Organización y Funciones
munida de autonomía administrativa y regida por el principio de eficiencia y eficacia administrativa, bajo criterio gerencial para la consecución de sus fines de manera oportuna, confiable y económica. La Empresa tiene como fin el PRESERVAR, CONSERVAR, RESTAURAR Y CONTRIBUIR A LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE, RECURSOS NATURALES Y LUGARES DE ESPARCIMIENTO PÚBLICO, ASÍ COMO CONSTRUIR, ADMINISTRAR PARQUES, PLAZAS, ROTONDAS, JARDINERAS, CORREDORES, VIVEROS, FORESTACIÓN, OTRAS ÁREAS VERDES; EQUIPAMIENTOS, COMPLEJOS DEPORTIVOS, CANCHAS, POLIFUNCIONALES, COLISEOS Y OTROS, EN BENEFICIO DE LA POBLACIÓN, así se encuentra establecido en el artículo 2 del Estatuto de EMAVERDE aprobado mediante Ordenanza Municipal GMLP Nro. 156/2003 de fecha 29 de julio de 2003, modificada por Ordenanza Municipal GAMLP Nro. 240/2011 de fecha 03 de junio de 2011.
4. Misión y Visión
-
Misión Institucional:
EMAVERDE es una institución pública municipal, de carácter descentralizado con personería jurídica y patrimonio propio, dotada de autonomía técnica y administrativa bajo tuición del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, cuya misión es administrar, proteger, promover, construir, recuperar, conservar, forestar, reforestar, diseñar y mantener plazas, parques, áreas verdes, áreas forestales, corredores verdes, corredores forestales, rotondas, jardineras, maceteros, poda de árboles, viveros municipales y obras de infraestructura civil, sanitaria, hidráulica, pluvial, eléctrica, complejos deportivos con césped natural o sintético (canchas, polifuncionales, coliseos), equipamiento público en general y otros, existentes o por crearse, en el Municipio de La Paz.
-
Visión Institucional:
“EMAVERDE pretende ser una empresa sólida, reconocida por su calidad de gestión, transparencia y trabajo en equipo, eficiente y líder en la gestión y ejecución de las áreas verdes y parques, capaz de producir mayores recursos para reinvertirlos en obras y el fortalecimiento patrimonial de EMAVERDE, que posibilitaran el mejoramiento en la atención de la demanda de inversión y mantenimiento de áreas verdes del GAMLP, lo que se reflejara en mejorar la calidad de vida de los habitantes del Municipio de La Paz.”
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Manual de Organización y Funciones
5. Estructura Orgánica.
La estructura organizacional de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, está conformada por dos instancias, una colectiva de definición de políticas y toma de decisiones, consistente en un Directorio y otra ejecutiva y administrativa, conformada por tres gerencias, una en el nivel de Dirección Ejecutiva y dos en el nivel operativo.
En el nivel de Dirección Ejecutiva, se encuentra la Gerencia General, que cuenta con tres asesorías: auditoria, legal y de planificación.
El nivel Operativo está conformado por dos gerencias: la Gerencia de Operaciones y la Gerencia Administrativa Financiera, la primera cuenta con tres unidades: la Unidad de Construcciones, la Unidad de Mantenimiento y la Unidad de Forestación y Viveros; la segunda, cuenta con tres unidades: la Unidad Administrativa Financiera, Unidad de Administración de Parques y Unidad de Personal.
Finalmente existen dos áreas productivas: la de Viveros que depende funcionalmente de la Unidad de Forestación y la de Talleres que depende de la Unidad de Construcciones.
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Manual de Organización y Funciones
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
DIRECTORIO.
A. Dependencia
:
Ninguna.
B.
:
Gerencia General.
Ejerce Supervisión
Gerencia de Operaciones. Gerencia Administrativa Financiera. Unidades Operativas y Productivas. C. Relaciones Intra Institucionales Con todas las unidades administrativas y operativas de EMAVERDE y organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. D. Relaciones Inter Institucionales
E.
-
Con entidades públicas y privadas.
-
Otras instituciones.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional El Directorio es la Máxima Autoridad Jerárquica de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, EMAVERDE, constituye el órgano representativo, deliberante, normativo y fiscalizador de la Empresa.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas Velar por que se cumplan los fines y objeto establecidos en la norma de creación y Estatuto de EMAVERDE.
-
Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas en reuniones de Directorio.
-
Realizar el control de gestión por resultados de la Empresa.
-
Aprobar, cumplir y hacer cumplir los Reglamentos y Manuales de Organización y Funciones.
-
Nombrar al Gerente General, mediante Concurso de Méritos y Examen de Competencia.
-
Aprobar el Presupuesto Anual de EMAVERDE y todas las Modificaciones Presupuestarias.
-
Revisar, aprobar o rechazar el Programa de Operaciones Anual POA de EMAVERDE.
-
Aprobar los planes de inversión, negocios, de trabajo u otros planes que presente el Gerente General.
-
Aprobar para cada gestión la Estructura de Precios Unitarios de los bienes y servicios ofertados por EMAVERDE al GAMLP y a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas.
-
Aprobar el Informe Anual de Gestión y el Balance General al 31 de diciembre de cada año.
-
Aprobar la creación o supresión de cargos, propuesta por el Gerente General de la empresa.
-
Proponer modificaciones al Estatuto de la empresa, ante el Concejo Municipal.
-
Coordinar planes, programas y proyectos de desarrollo en concordancia con el Programa de Operaciones Anual y los lineamientos del Plan de Desarrollo Municipal.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
GERENCIA GENERAL
A. Dependencia
:
Directorio.
B.
:
Gerencia de Operaciones.
Ejerce Supervisión
Gerencia Administrativa Financiera. Unidades Operativas y áreas productivas. C. Relaciones Intra Institucionales Con las Gerencias y con todas las unidades operativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales -
Órgano Ejecutivo.
-
Órgano Legislativo Plurinacional.
-
Órgano Judicial.
-
Gobiernos Autónomos Departamentales.
-
Gobiernos Autónomos Municipales.
-
Entidades de Financiamiento.
-
Entidades Nacionales e Internacionales.
-
Representantes de Empresas Privadas.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional Planificar, coordinar y dirigir la administración de la Empresa para asegurar una gestión eficiente y transparente, promoviendo el desarrollo y fortalecimiento de la empresa, a través de la ejecución del Plan de Mantenimiento y del Programa Operativo Anual.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas Ejercer la Máxima Autoridad Ejecutiva (M.A.E.) de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación.
-
Cumplir y hacer cumplir las normas aplicables a la Empresa, su Estatuto, Reglamentos y Resoluciones e Instrucciones emanadas por el Directorio.
-
Representar legalmente a la Empresa.
-
Administrar, dirigir y coordinar las acciones de EMAVERDE, para el cumplimiento de sus fines y objeto.
-
Proponer al Directorio la creación o supresión de cargos.
-
Llevar adelante la política de ascensos, premiaciones, sanciones y gestión en general de los recursos humanos de EMAVERDE.
-
Proyectar y ejecutar el presupuesto anual de EMAVERDE.
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Manual de Organización y Funciones
-
Emitir Informe y Memoria Anual de Gestión y Balance Anual al 31 de diciembre de cada año y presentarlo a consideración del Directorio.
-
Proponer tasas, tarifas costos y precios unitarios por los bienes y servicios públicos proporcionados por la Empresa.
-
Presentar a consideración del Directorio, iniciativas y estudios de índole económica o financiera y otras, inherentes a la empresa.
-
Servir de vínculo entre el Directorio y los trabajadores de EMAVERDE.
-
Presentar junto con el Presidente del Directorio, los informes orales y escritos cuando lo requiera el Concejo Municipal.
-
Otorgar poderes especiales, según sea necesario.
-
Nombrar y designar a todos los trabajadores de EMAVERDE, de acuerdo con la planilla de cargos aprobados por el Directorio y removerlos, previa justificación legal correspondiente.
-
Celebrar contratos y ejecutar los actos de su competencia.
-
Solicitar al Directorio la modificación del Estatuto.
-
Todas las demás funciones inherentes a su cargo y aquellas que le fueren delegadas por el Directorio.
-
Ejecutar las actividades administrativas inherentes al cargo buscando la eficiencia y transparencia.
-
Gestionar instrumentos técnico - administrativos y financieros.
-
Dirigir, programar y supervisar la ejecución de las obras y la prestación de servicios.
-
supervisar la ejecución de obras y los servicios desempeñados por la Empresa.
-
Aprobar los instrumentos administrativos y operativos que han sido generados por las unidades de la Empresa.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
AUDITORIA INTERNA
A. Dependencia
:
Gerencia General.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales Con la Gerencia General y todas las unidades operativas y productivas de la Empresa. D. Relaciones Inter Institucionales -
Gobierno Autónomo Municipal de La Paz (Ente Tutor).
-
Contraloría General del Estado.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional Brindar asesoramiento a la Máxima Autoridad Ejecutiva (M.A.E.) en la medida que la Ley lo permite, con el objetivo de lograr una administración eficiente y ejercer el Control Gubernamental Interno Posterior en la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación (EMAVERDE), en el marco de lo establecido por el Artículo 15 de la Ley Nro. 1178.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas Evaluar la información financiera para determinar la confiabilidad de los registros y estados financieros de EMAVERDE.
-
Ejecutar auditorias y evaluaciones establecidas en las Normas de Auditoría Gubernamental y especiales que le sean instruidas por la MAE.
-
Efectuar el seguimiento a la implantación de las recomendaciones de informes de auditoría.
-
Verificar el cumplimiento de las Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental en el marco de la Ley Nro. 1178 – (LEY SAYCO) y aplicación de disposiciones legales conexas y vigentes.
-
Analizar el proceso, los resultados y la eficiencia de las operaciones ejecutadas por las dependencias de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, en términos de efectividad, eficiencia y economía, recomendar para corregir deficiencias.
-
Emitir informes sobre los resultados de las auditorías practicadas, remitiéndolos al Máximo Ejecutivo de EMAVERDE, al Alcalde Municipal y a la Contraloría General del Estado.
-
Emitir recomendaciones y verificar su grado de cumplimiento con el fin de mejorar los controles internos de EMAVERDE.
-
Otras tareas que le sean asignadas por la MAE de EMAVERDE inherentes a su área de acción.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
PLANIFICACIÓN
A. Dependencia
:
Gerencia General.
B.
:
Técnicos de la Unidad:
Ejerce Supervisión
Arquitectos Ingenieros Topógrafo Personal de apoyo. C. Relaciones Intra Institucionales Con Gerencia General y todas las unidades operativas y productivas de la Empresa. D. Relaciones Inter Institucionales Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional Brindar asesoramiento técnico así como administrar y cumplir con lo previsto en el Sistema de Programación de Operaciones, para tal efecto realiza las tareas de planificar, monitorear, controlar y evaluar continuamente las actividades de EMAVERDE.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas
-
Garantizar la ejecución, seguimiento, control y monitoreo del Programa Operativo Anual.
-
Gestionar la elaboración y consolidación de la Programación de Operaciones Anual con las distintas unidades de la Empresa.
-
Elaborar los informes técnicos y opiniones en atención a solicitudes efectuadas por las gerencias y unidades de la Empresa o cualesquier otro requerimiento del GAMLP u otras instancias.
-
Coordinar con las Unidades Ejecutoras las Inspecciones de los nuevos proyectos, antes de su validación, para posteriormente emitir informe sugiriendo la conformidad, y de esta manera evitar futuros inconvenientes en relación al terreno, objeto de intervención.
-
El Responsable de la Unidad deberá revisar y visar las carpetas que remiten las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz, para su validación.
-
Efectuar el seguimiento y control referente a la ejecución de los proyectos a través del Programa Operativo Anual (POA) EMAVERDE.
-
El Responsable de la Unidad de Planificación deberá visar los requerimientos en Coordinación con los Directores de Obra.
-
El Responsable de la Unidad de Planificación deberá efectuar el seguimiento y agilización de carpetas de pago, hasta su culminación en la Dirección Especial de Finanzas del GAMLP.
-
Elaborar los precios unitarios ofrecidos por EMAVERDE.
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Manual de Organización y Funciones
-
Remitir los precios unitarios a la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios (DFOS) del GAMLP en el plazo establecido y efectuar el seguimiento correspondiente hasta su aprobación por esta instancia y de forma posterior al Directorio de la Empresa.
-
Presentar informes de ajuste y/o de modificación de precios unitarios para su posterior remisión a la Dirección de Fiscalización de Obras y Servicios (DFOS) del GMLP.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
ASESORÍA LEGAL.
A. Dependencia
:
Gerencia General.
B.
:
Asistente Legal.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales Con la Gerencia de Operaciones, Gerencia Administrativa Financiera y todas las unidades operativas y productivas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales -
Coordinación de Empresas y entidades desconcentradas.
-
Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz.
-
Consejo de la Judicatura.
-
Ministerio Público.
-
Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social.
-
Policía Nacional.
-
Contraloría General del Estado.
-
Otras instituciones públicas y privadas.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional Brindar asesoramiento jurídico a Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) así como a las Gerencias de Operaciones y Administrativa Financiera, y a las diferentes unidades administrativas y operativas de la empresa, resguardando la legalidad de los actos administrativos realizados; tiene a su cargo el patrocinio y seguimiento de todos los procesos judiciales, extrajudiciales, administrativos y de cualquier otra índole, donde la Empresa sea partícipe, parte, interesado o cualquier otra condición, defendiendo el patrimonio y el accionar de la empresa.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas
-
Atender recursos planteados ante el Gerente General, en procesos administrativos.
-
Elaborar y revisar contratos, resoluciones administrativas, convenios u otros documentos a ser suscritos por el Gerente General.
-
Elaborar informes legales y opiniones en atención a solicitudes efectuadas por las gerencias, jefaturas y unidades.
-
Efectuar el patrocinio y seguimiento de procesos civiles, penales, laborales y coactivos, en los cuales se encuentre involucrado EMAVERDE, como parte o se discute la defensa del patrimonio de la empresa.
-
Presentar formularios sobre los contratos y procesos judiciales a la Contraloría General del Estado.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
ASISTENTE LEGAL.
A. Dependencia
:
Unidad de Asesoría Legal.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con todas las unidades administrativas y operativas de la Empresa. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Coordinación de Empresas y entidades desconcentradas.
-
Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz.
-
Consejo de la Judicatura.
-
Ministerio Público.
-
Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social.
-
Policía Nacional.
-
Contraloría General del Estado.
-
Otras instituciones públicas y privadas.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Coadyuvar a la Unidad de Asesoría legal en todas las actividades, que le fueron encomendadas.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas:
-
Recepcionar y registrar la documentación que ingresa a la Unidad.
-
Despachar bajo registro toda la documentación generada.
-
Efectuar el seguimiento de procesos civiles, penales laborales u otros.
-
Efectuar el inicio, prosecución o seguimiento a tramites jurídicos, administrativos.
-
Coadyuvar en el registro y presentación de Formularios ante la Contraloria.
-
Archivar sistemáticamente la documentación generada.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
GERENCIA DE OPERACIONES.
A. Dependencia
:
Gerencia General.
B.
:
Unidad de Construcciones.
Ejerce Supervisión
Unidad de Mantenimiento. Unidad de Viveros y Forestación. C. Relaciones Intra Institucionales: Con las gerencias y con todas las unidades operativas y productivas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Desarrollar estrategias, políticas y normas para la ejecución oportuna y con calidad de las obras y servicios comprometidos en el POA. Asimismo realizar la supervisión y seguimiento de los avances de los proyectos en coordinación con las unidades operativas y administrativas de EMAVERDE.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Planificar, supervisar, coordinar con la Gerencia General la toma de decisiones técnicas y operativas para la ejecución de obras civiles.
-
Planificar las actividades de acuerdo a los requerimientos que efectúe el GAMLP, coordinando y ejecutando los servicios para la rehabilitación y mantenimiento de áreas verdes.
-
Coordinar y ejecutar la producción de plantas en viveros con fines de ornamentación y forestación.
-
Supervisar el buen funcionamiento del equipo pesado y liviano de EMAVERDE.
-
Elaborar los informes técnicos y opiniones en atención a solicitudes efectuadas por las gerencias y unidades de la Empresa o cualesquier otro requerimiento del GAMLP u otras instancias.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
MANTENIMIENTO.
A. Dependencia
:
Gerencia de Operaciones.
B.
:
Técnicos,
Ejerce Supervisión
Jardineros,
Regadores,
Regadoras,
Segadores
y
Seteadores. C. Relaciones Intra Institucionales: Con las gerencias y con todas las unidades de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Desarrollar actividades de: rehabilitación, mantenimiento, mejora, y protección de las diferentes áreas verdes existentes en la ciudad de La Paz, con el objetivo final de brindar al ciudadano áreas de recreación y esparcimiento con estilos paisajísticos innovadores y de esta manera contribuir a mejorar su calidad de vida.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Programar, coordinar, ejecutar y supervisar todas las actividades del Plan Anual de Mantenimiento de plazas, parques, jardineras centrales, rotondas y áreas verdes en la ciudad de La Paz, en coordinación con la Gerencia de Operaciones y Gerencia General.
-
Rehabilitar, mejorar y mantener las áreas verdes de la ciudad de La Paz.
-
Ejecutar el riego y limpieza de las áreas verdes para su mantenimiento.
-
Efectuar el tepeado, siembra de ray grass, preparación de suelo, seteado de borduras, seteado de montículos y poda de arbustos y árboles, corte de césped, control fitosanitario de plagas y enfermedades, efectuar trabajos de plomería, cerrajería, carpintería y otros.
-
Agilizar y controlar oportunamente el traslado del personal, equipos y materiales.
-
Mantener en condiciones de funcionamiento y en buen estado los equipos y vehículos asignados a la unidad.
-
Verificar y solicitar la indumentaria de trabajo y seguridad industrial a todo el personal de la Unidad de Mantenimiento, bajo su responsabilidad.
-
Dirigir, coordinar y gestionar la Unidad de Mantenimiento.
-
Elaborar planillas de avance de cobro en coordinación con la Supervisión de la DSO - OMIP.
-
Procesar toda la información inherente a la unidad en una base de datos.
-
Supervisar al personal bajo su dependencia en el lugar de ejecución de obras.
-
Otras tareas encomendadas y delegadas por el Gerente General de EMAVERDE.
Pág. 14
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
CONSTRUCCIONES.
A. Dependencia
:
Gerencia de Operaciones.
B. Ejerce Supervisión
:
Técnicos Taller Mecánica Taller Carpintería Taller Prefabricado Hormigón Taller de Fibra de Vidrio Taller Mecánica Automotriz
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las gerencias y con todas las unidades y áreas productivas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: La construcción y recuperación de plazas, áreas verdes, rotondas, corredores, jardineras maceteros, infraestructura deportiva existentes o por crearse en el Municipio.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Cumplir con la programación de ejecución de obras, en coordinación con las unidades organizacionales del GAMLP.
-
Solicitar la provisión oportuna de materiales e insumos requeridos para la ejecución de obras, bajo su responsabilidad.
-
Programar las ejecución de las obras y proyectos a requerimiento del GAMLP, en coordinación con las unidades de EMAVERDE, sobre la base del POA aprobado de cada gestión.
-
Entregar de forma oportuna el material requerido en obra.
-
Supervisar al personal bajo su dependencia en el lugar de ejecución de obras.
-
Mantener en funcionamiento y el buen estado los equipos y vehículos de la unidad.
-
Supervisar la producción de baldosas, cordones, bordillos y otros prefabricados de Ho. Adquisición de insumos.
-
Coordinar la fabricación de juegos infantiles, bancos ornamentales y otros elementos ornamentales requeridos para los parques y áreas verdes.
-
Verificar y solicitar la indumentaria de trabajo y seguridad industrial a todo el personal de la Unidad de Construcción, bajo su responsabilidad.
Pág. 15
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
VIVEROS Y FORESTACIÓN.
A. Dependencia
:
Gerencia de Operaciones.
B.
:
Vivero Aranjuez
Ejerce Supervisión
Vivero Sopocachi Poda y Tala. C. Relaciones Intra Institucionales: Con las gerencias y con todas las jefaturas y unidades de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Efectuar la producción de plantas ornamentales, especies florales, arbustivas y forestales de calidad para ornamentar y mejorar las cualidades estéticas de las áreas verdes de la ciudad de La Paz. Mantener e incrementar las áreas forestales en la ciudad de La Paz, para disminuir los procesos de erosión e incrementar las áreas boscosas del municipio.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas:
-
Dotar de plantas florales, arbustivas y forestales a las áreas verdes existentes en la ciudad de La Paz.
-
Preparar almácigos y sustratos para diferentes especies, llenado de bolsas, repique, labores culturales, deshierbe, riego y tratamientos fitosanitarios.
-
Efectuar trabajos de poda y tala de árboles, previa autorización de la Dirección de Calidad Ambiental, de acuerdo a requerimientos.
-
Verificar y solicitar la indumentaria de trabajo y seguridad industrial a todo el personal de la Unidad de Forestación y Viveros, bajo su responsabilidad.
-
Programar y ejecutar las carpetas de producción y plantación de especies forestales en coordinación con la Dirección de Calidad Ambiental.
Pág. 16
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
SECRETARIA DE GERENCIA DE OPERACIONES “A”.
A. Dependencia
:
Gerencia de Operaciones.
B.
Ejerce Supervisión
:
Ninguna.
C.
Relaciones Intra Institucionales: Con las gerencias y con todas las unidades y áreas productivas de EMAVERDE.
D. Relaciones Inter Institucionales: Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Brindar el apoyo necesario a la Gerencia de Operaciones, unidades y áreas productivas sobre las que esta Gerencia ejerce supervisión y control.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Registro, seguimiento y archivo de la correspondencia recibida, tanto interna como externa, destinadas a la Gerencia de Operaciones, Unidades de Construcción, Mantenimiento y de Viveros y Forestación.
-
Transcripción y despacho de informes, oficios, memorándums y otros.
-
Comunicar a los proponentes que fueron adjudicados, dentro de los procesos de contratación en los cuales el Gerente de Operaciones, es Responsable de la Comisión de Calificación.
-
Llenado de Formulario de daños al ornato público de la Unidad de Forestación y Viveros
-
Elaboración de las listas de asistencia de las diferentes unidades de operaciones
Pág. 17
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
SECRETARIA DE GERENCIA DE OPERACIONES “B”.
A. Dependencia
:
Gerencia de Operaciones.
B.
:
Ninguna
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las gerencias y con todas las unidades y áreas productivas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Brindar el apoyo necesario a la Gerencia de Operaciones, unidades y áreas productivas sobre las que esta Gerencia ejerce supervisión.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Realizar requerimientos de materiales sin existencia y con existencia en coordinación
con las
unidades de construcción, mantenimiento, viveros y forestación, asi como con los talleres de cerrajería, carpintería, taller de fibra de vidrio y mecánica -
Coordinación de la solicitud entregada a la unidad solicitante con planificación, verificación de existencia del contrato del proyecto y verificación de la llegada del material, comunicar al técnico la llegada del mismo
-
Verificar los precios referenciales para realizar los requerimientos con las respectivas proformas y sellos correspondientes (requerimiento, compra menor y Sistema de Contratación Estatales (SICOES) de las unidades de construcción, mantenimiento, forestación y viveros, caja chica).
Pág. 18
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
A. Dependencia
:
Gerencia General.
B.
:
Unidad Administrativa Financiera.
Ejerce Supervisión
Unidad de Parques. Unidad de Recursos Humanos. C. Relaciones Intra Institucionales: Con todas las unidades operativas y productivas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: Con todas las unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz. -
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
-
Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero.
-
Autoridad de Impugnación Tributaria.
-
Servicio de Impuestos Nacionales.
-
Banco Central de Bolivia.
-
Contraloría General del Estado.
-
Entidades del Sistema Financiero.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Velar por la eficiente y eficaz administración de los recursos financieros, económicos y humanos optimizando los procesos administrativos para proporcionar de forma oportuna a las unidades operativas, los insumos y materiales necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar los programas y actividades relacionadas con el régimen económico y financiero así como la gestión administrativa de EMAVERDE, en función a lo establecido en la Ley Nro. 1178 (LEY SAFCO) y otras normas en vigencia.
-
Elaborar los Estados Financieros para el análisis económico financiero de las operaciones de EMAVERDE.
-
Formular el presupuesto anual de la empresa, consolidando los proyectos programados por las diferentes unidades ejecutoras del GAMLP, en conformidad con los techos presupuestarios definidos.
-
Supervisar la correcta aplicación de las leyes, reglamentos, políticas, normas, procedimientos y controles internos de administración.
-
Emitir reglamentaciones internas para el buen funcionamiento.
-
Velar por el cumplimiento de las Ordenanzas y Resoluciones emitidas por el GAMLP.
Pág. 19
Manual de Organización y Funciones
-
Controlar el manejo de los recursos financieros, en procura de que éstos se ejecuten en conformidad con los planes y programas establecidos (POA).
-
Normar el uso de bienes y servicios de la Empresa.
-
Administrar y resguardar los antecedentes de las contrataciones realizadas por EMAVERDE.
-
Elaborar y coordinar la formulación, seguimiento, monitoreo, evaluación, ajuste y reformulación del Programa de Operaciones Anual y Presupuesto de la Empresa.
-
Otras que le sean asignadas por la autoridad superior.
Pág. 20
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
ADMINISTRATIVA FINANCIERA.
A. Dependencia
:
Gerencia Administrativa Financiera.
B.
:
Presupuestos.
Ejerce Supervisión
Contabilidad. Tesorería. Compras. Impuestos. Activos fijos. Sistemas. Almacenes. C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas operativas y productivas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
-
Contraloría General del Estado.
-
Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero.
-
Servicio Nacional de Patrimonio del Estado.
-
Gaceta Oficial de Convocatorias.
-
Cámara Nacional de la Construcción.
-
Cámara Departamental de la Construcción.
-
Empresas Proveedoras de Servicios Públicos.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Garantizar la implantación del Sistema de Administración de Bienes y Servicios y todos los demás Sistemas y Reglamentos emergentes de la Ley Nro. 1178.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Aplicar procedimientos e instrumentos administrativos que posibiliten un manejo transparente, ágil, ordenado, eficaz y eficiente en la contratación de obras, bienes y servicios generales y de consultoría para EMAVERDE.
-
Establecer elementos esenciales de organización, funcionamiento y de control interno, concernientes a la administración de Bienes y Servicios.
-
Ejecutar los procesos de contratación en el marco de la normativa vigente.
Pág. 21
Manual de Organización y Funciones
-
Elaborar procedimientos internos para el manejo, disposición, oportuno y ordenado de las contrataciones de bienes y servicios.
-
Efectuar seguimiento a los procesos de contratación hasta su archivo.
-
Autorizar al contador, el procesamiento de las operaciones contables, previa revisión de las formalidades requeridas por los Principios Básicos de Contabilidad Integrada y de las condiciones exigidas por el SINCON.
-
Revisar y aprobar en primera instancia los Estados Financieros, presupuestarios y de Tesorería conforme normas establecidas vigentes.
-
Remitir a la Gerencia administrativa Financiera , la ejecución presupuestaria
-
Controlar la ejecución de Recursos y gastos.
-
Emitir el presupuesto aprobado y el modificado para su incorporación al sistema.
-
Realizar el seguimiento permanente a las actividades desarrolladas por el Contador y responsable de tesorería en la aplicación del Reglamento especifico del Sistema de Contabilidad Integrada.
-
Elaborar manuales y reglamento generales de control, compatibilizados con el presente reglamento y con las normas básica de Sistema de Contabilidad Integrada.
-
Implantar, mantener y actualizar el reglamento especifico de Contabilidad Integrada de EMA VERDE, según corresponda.
-
Realizar el control y seguimiento del funcionamiento del sistema.
Pág. 22
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
PRESUPUESTOS.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
-
Contraloría General del Estado.
-
Ministerio de Panificación del Desarrollo.
-
Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero.
-
Servicio de Impuestos Nacionales.
-
Entidades del Sistema Financiero.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Administrar el presupuesto como instrumento de gestión, planificando, organizando, coordinando y controlando su formulación, ejecución, seguimiento y evaluación.
F. Funciones y Atribuciones Específicas: -
Planificar, organizar y coordinar la formulación del presupuesto de EMAVERDE.
-
Brindar apoyo técnico a cada Unidad de la Empresa.
-
Efectuar el análisis de consistencia del presupuesto de cada una de las Unidades.
-
Efectuar la agregación y consolidación del presupuesto de la empresa.
-
Preparar información gerencial sobre el presupuesto, para su remisión a consideración del Directorio.
-
Analizar y emitir informes acerca de las solicitudes de modificación presupuestaria presentadas por las diferentes unidades.
-
Actualizar la programación del presupuesto anual mediante modificaciones presupuestarias.
-
Efectuar el seguimiento a la ejecución presupuestaria por partida, grupo, categoría programática, fuente de financiamiento y unidad de ejecución.
-
Evaluar los desvíos, causas y efectos en la ejecución del presupuesto.
-
Evaluar periódicamente los resultados, mediante indicadores que reflejen la situación real de la ejecución.
-
Evaluar la programación financiera de la ejecución del gasto de capital en coordinación con las áreas correspondientes.
-
Realizar los registros en los momentos de compromiso, certificando los saldos presupuestarios.
Pág. 23
Manual de Organización y Funciones
-
Evaluar la ejecución presupuestaria y tomar las medidas necesarias para el cumplimiento de los objetivos señalados en el Programa de Operaciones Anual
-
Remitir información de ejecución presupuestaria a la Unidad de Contabilidad del GAMLP en cumplimiento a disposiciones administrativas y cuando sea solicitado por las instancias facultadas.
-
Fiscalizar que los gastos se sujeten a los límites aprobados
-
Efectuar las estimaciones, cálculos y previsiones respecto a las actividades y proyectos de su competencia a ser incorporados en el proyecto de presupuesto.
-
Estimar los recursos y su ejecución
-
Certificar los créditos presupuestarios previo a su gasto
-
Procesar y emitir la información de ejecución presupuestaria
-
Cumplir con las distintas normas legales y técnicas relativas al Sistema de Presupuesto
-
Efectuar seguimiento y evaluación del nivel de ejecución del presupuesto de recursos y gastos.
-
Establecer las necesidades de ajustes al presupuesto
-
Proponer modificaciones al presupuesto.
-
Producir mensualmente, los flujos financieros expresados en la CAIF, en base devengado y base efectivo.
-
Llevar registros en tiempo real de la contabilidad presupuestaria, en los momentos del compromiso, devengado y pagado para los gastos y del devengado y recaudado para los recursos.
-
Producir mensualmente, las salidas de la ejecución financiera del presupuesto. En materia de gastos, clasificados pro programas, partidas fuentes de financiamiento, organismo financiador, sector económico, naturaleza económica, tipo de moneda; en materia de recursos, por rubros, por su naturaleza económica y tipo de moneda.
-
Otras que le sean asignadas por la autoridad superior.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
UNIDAD DE CONTABILIDAD.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Unidades organizacionales del Gobierno Autónomo Municipal de La Paz.
-
Ministerio de Economía y Finanzas.
-
Contraloría General del Estado.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Planificar organizar, dirigir y controlar el proceso contable, suministrando información confiable y oportuna para la toma de decisiones y cumplimiento de obligaciones.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Establecer, coordinar y mantener los procedimientos contables; cooperando y colaborando con el Órgano de Control Interno.
-
Efectuar el registro y contabilización de las obligaciones corrientes por servicios prestados por los distintos proveedores.
-
Efectuar el registro y contabilización de rendiciones de viáticos, la caja chica de la Gerencia Administrativa Financiera y de la Unidad de Parques, y análisis de cuentas.
-
Realizar los asientos de ajuste pertinentes en el diario de otros asientos en el sistema contable.
-
Efectuar el análisis de cuentas para elaborar los estados financieros.
-
Elaborar informes mensuales requeridos por la Unidad de Contabilidad del GAMLP y otras si así lo requieren.
-
Emitir comprobantes de ingreso y egreso. Software del SINCON al principio de cada gestión.
-
Recibir, registrar, archivar y distribuir diversos documentos a cargo de la Unidad.
-
Registrar todas las transacciones económicas y financieras.
-
Ver que todas las operaciones contables se encuentren respaldadas por los documentos correspondientes.
-
Mantener actualizados los registros contables.
-
Elaborar Estados Financieros en forma mensual y anual.
-
Realizar inventarios físicos y elaboración de Kardex.
Pág. 25
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
ENCARGADO DE IMPUESTOS.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Servicio de Impuestos Nacionales.
-
Ministerio de Economía y Finanzas.
-
Contraloría General del Estado.
-
Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero.
-
Entidades del Sistema Financiero.
-
Otras instituciones
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional:
Brindar asesoramiento técnico sobre las obligaciones impositivas de la Empresa, emergentes de su actividad, así como cumplir y coordinar con las otras áreas de EMAVERDE el cumplimiento de la normativa tributaria. F.
Funciones y Atribuciones Específicas:
-
Elaborar la liquidación de Declaraciones Impositivas.
-
Llenar, presentar y efectuar el pago de los Formularios Impositivos IVA, IT, IUE, RC-IVA ante la entidad financiera respectiva, de forma mensual.
-
Revisar y dar conformidad a todas las facturas por compras efectuadas por la empresa.
-
Revisar y dar conformidad a todas las facturas por venta de bienes y servicios que realiza EMAVERDE.
-
Elaborar, notariar, empastar y custodiar el Libro de Compras IVA y Libro de Ventas IVA, tanto en físico como en el Sistema Informático DAVINCI.
-
Solicitar y obtener del Servicio de Impuestos Nacionales la dosificación para la emisión de facturas tanto en casa matriz como en todas las sucursales.
-
Efectuar las dosificaciones cuando se requieran a las cajas registradoras de los parques cuya administración se encuentra a cargo de EMAVERDE, debiendo coordinar para tal efecto con los cajeros asignados.
-
Custodiar de forma cronológica los talonarios de todas las facturas emitidas y utilizados.
-
Efectuar las tareas de seguimiento a los trámites ante el Servicio de Impuestos Nacionales.
Pág. 26
Manual de Organización y Funciones
-
Atender los requerimientos y fiscalizaciones del Servicio de Impuestos Nacionales. -
Revisar el correcto llenado del Formulario RC-IVA 110, en medio físico y magnético presentado por los funcionarios de la empresa en forma mensual, efectuando las observaciones necesarias.
-
Preparar el archivo consolidado de los Formularios RC- IVA 110, mediante el Software DAVINCI.
-
Coordinar con la Unidad de Asesoría Legal los aspectos relacionados con las actuaciones del Servicios de Impuestos Nacionales sobre temas impositivos.
-
Determinar el importe de retenciones de las compras de bienes y servicios efectuadas por la empresa a proveedores que no cuentan con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
-
Elaborar y presentar los anexos tributarios que acompañan a los Estados Financieros para su posterior remisión al Servicio de Impuestos Nacionales (SIN).
-
Elaborar y presentar informes quincenales a la Gerencia Administrativa Financiera a fin de comunicar oportunamente los importes a pagar por concepto de impuestos.
-
Verificar de forma permanente la emisión de nueva normativa impositiva a fin dar cumplimiento.
-
Otras que le sean asignadas por la autoridad superior.
Pág. 27
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
TESORERIA.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Ministerio de Economía y Finanzas.
-
Contraloría General del Estado.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Controlar los ingresos y egresos de la Empresa.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Efectuar los pagos en las entidades financieras, de las obligaciones de carácter mensual, tales como tributos, contribuciones, planillas y otros gastos corrientes.
-
Efectuar los depósitos en bancos por pagos a proveedores con domicilio en otros departamentos y en el extranjero.
-
Custodiar los certificados de los depósitos por fondos de garantía y otros.
-
Registrar lo intereses bancarios, determinar los ajustes por diferencia de cambio y otros relacionaos con el movimiento bancario, en coordinación con la Unidad de Contabilidad.
-
Determinar el saldo de la cuenta bancaria para el informe del Flujo de Efectivo
-
Determinar el Balance de Ingreso y Egreso mensual de caja y bancos
-
Elaborar flujos de caja ejecutados y proyectados.
-
Mantener bases de datos de información económica y financiera
-
Presentar conciliaciones bancarias dentro de los 7 primeros días hábiles de cada mes a la Unidad de Contabilidad.
-
Presentar informes finales mensuales (conciliación bancaria, libreta bancaria , con copia en medio magnético) dentro de los 10 primeros días hábiles de cada mes
-
Informar diariamente a la Gerencia Administrativa Financiera y a la Unidad de Contabilidad, sobre los saldos bancarios.
-
Depositar dentro de las 24 horas las recaudaciones emergentes de la administración de parques y de cualquier otro ingreso.
-
Registrar, custodiar y realizar seguimiento de boletas de garantía y pólizas de seguro de caución.
-
Realizar informes por depósitos efectuados de recaudaciones.
-
Realizar conciliaciones mensuales coordinando con la Unidad de Contabilidad de la Empresa.
Pág. 28
Manual de Organización y Funciones
-
Elaborar la Libreta Bancaria diariamente de ingresos y egresos.
-
Hacer seguimientos a carpetas de pago del GAMLP y de terceros.
-
Elaborar cheques y hacer entrega de los mismos a los beneficiarios.
-
Cobrar cheques a favor de EMAVERDE.
-
Realizar recaudaciones y verificar el valor recaudado con el valor consignado.
-
Realizar conciliaciones mensuales de los ingresos realizados por los distintos parques cuya administración se encuentra a cargo de EMAVERDE.
Pág. 29
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
COMPRAS.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con todas las unidades de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Ministerio de Economía y Finanzas.
-
Contraloría General del Estado.
-
Empresas o personas naturales o jurídicas proveedoras de bienes y servicios.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Bajo la supervisión de la Jefatura Administrativa Financiera, procura la oportuna provisión de materiales e insumos y/o servicios para la ejecución de obras y el funcionamiento propio de la Empresa en función a lo programado en el Plan Operativo Anual (POA), tomando en cuenta la calidad, precios y entrega de materiales de acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios NB – SABS, y las disposiciones conexas vigentes.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Llevar la correlatividad de los registros de las contrataciones según la naturaleza y cuantía de la adquisición.
-
Recepción del Formulario “Requerimiento de Materiales”.
-
Iniciar, proseguir y culminar el proceso de contratación de Bienes y/o Servicios en base a las cotizaciones de materiales.
-
Elaborar el Cuadro de Contratación Directa o Contratación por Cotización.
-
Elaborar la Orden de Compra y/o Servicios.
-
Elaborar la Nota de Adjudicación.
-
Coordinar con el responsable de almacenes la recepción de materiales.
-
Remitir el proceso de contratación completo a la Jefatura Administrativa Financiera para su revisión y posterior remisión al área contable.
-
Atender otras actividades a solicitud del inmediato superior y la Gerencia General.
Pág. 30
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
PROCESOS DE CONTRATACIÓN VÍA SICOES.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Entre las unidades ejecutoras de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
-
Contraloría General del Estado.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Tiene a su cargo la responsabilidad de publicar en el Sistema de Información de Contrataciones Estatales (SICOES) los requerimientos de las unidades de la empresa en función al POA institucional, elaborando para este efecto los respectivos Documentos Base de Contratación (DBC), de acuerdo a las Normas Básicas de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su Reglamento.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas:
-
Recepción del Formulario “Requerimientos de materiales”.
-
Elaboración del Documento Base de Contratación (DBC), en función a las especificaciones técnicas del requerimiento de las unidades solicitantes.
-
Coordinar con el Responsable de Almacenes la recepción de materiales.
-
Efectuar los procesos de contrataciones bajo las modalidades de apoyo nacional a la producción y empleo, licitación pública, directa y por excepción, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
-
Realizar el cierre correspondiente en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES), de todos los procesos habilitados; según la Resolución Administrativa emitida por el Responsable de los procesos de Contratación.
-
Remitir los procesos de contratación completos a la Jefatura Administrativa Financiera para su revisión y posterior remisión al área contable para su registro y posterior pago.
-
Llevar la correlatividad de los registros de las contrataciones según sea la modalidad.
-
Proporcionar al Sistema de Información de Contrataciones Estatales (SICOES), la información requerida sobre las contrataciones, de acuerdo a normativa vigente.
-
Presentar información documentada sobre las contrataciones por excepción y directa a la Contraloría General del Estado.
-
Custodiar, controlar y realizar seguimiento de boletas de garantía y pólizas de seguro.
Pág. 31
Manual de Organización y Funciones
-
Proveer información documentada y estadística de los procesos de contratación de la Empresa Municipal de Áreas Verdes, Parques y Forestación, así como su información al Órgano Rector a través del SICOES.
-
Coadyuvar con la Unidad Solicitante, Comisión de Calificación, Unidad de Asesoría Legal respecto a los procesos de contratación.
-
Otras que le sean asignadas por la autoridad superior.
Pág. 32
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
COTIZADOR.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Empresas o personas naturales o jurídicas proveedoras de bienes y servicios.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Efectuar las cotizaciones en función a especificaciones contenidas en el requerimiento para las unidades de la empresa, en forma oportuna, velando por las características de calidad y precio.
G. Funciones y Atribuciones Específicas: -
Realizar cotizaciones de materiales e insumos de acuerdo a los requerimientos emitidos por la unidad solicitante.
-
Efectuar el recojo del material, para su ingreso a almacenes de la Empresa.
-
Atender otras actividades a solicitud del inmediato superior y Gerencia General.
Pág. 33
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
ACTIVOS FIJOS.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas y operativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Dirección de Administración General del GAMLP.
-
Unidad de Bienes Muebles del GAMLP.
-
Servicio Nacional de Patrimonio (SENAPE).
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Precautelar los bienes de la Empresa, mediante una serie de instrumentos administrativos tendientes a consolidar su registro como parte del patrimonio de EMAVERDE para su posterior asignación.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Verificar la existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada de los bienes de la Empresa.
-
Conservar la documentación que respalda su propiedad o tenencia de los bienes de la empresa.
-
La identificación del usuario y dependencia a los que está asignado.
-
Controlar la recepción de bienes adquiridos juntamente con almacenes.
-
Realizar la entrega y asignación de activos fijos a los funcionarios de EMAVERDE.
-
Coordinar el mantenimiento preventivo o correctivo de los activos fijos.
-
Realizar la baja de los activos fijos.
-
Optimizar la disponibilidad de los bienes controlando que cada bien cumpla su labor correspondiente.
-
Elaborar un programa anual de mantenimiento correctivo de los equipos y maquinarias con que cuenta la empresa (en coordinación con los responsables de la Unidad de Equipos de EMAVERDE).
-
Responsable de recepcionar los activos fijos por desuso y por retiro de funcionarios y trabajadores de la empresa.
-
Enviar información sobre los bienes de la empresa al Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE) de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
-
Consolidar el registro de la propiedad de EMAVERDE (acciones de regularización de registros técnicos y legales), coordinando con la unidad de asesoría legal.
-
Mantener registros sistematizados, actualizados y valorados de la propiedad de la empresa.
Pág. 34
Manual de Organización y Funciones
-
Gestionar la implementación de medidas de salvaguarda de los bienes de propiedad de la empresa en coordinación con la Jefatura Administrativa Financiera y la contratación de seguros para los activos fijos.
-
Establecer y mantener un archivo documentario de respaldo de la propiedad de la empresa que posibilite emitir la certificación oportuna a requerimiento de terceros.
-
Realizar la inventariación y control de activos fijos muebles.
-
Efectuar el registro, valoración y codificación de todos los activos fijos muebles de la empresa.
-
Desarrollar el programa de mantenimiento del parque automotor, con objeto de que estos se encuentren en condiciones de servicio óptimo.
-
Aplicar procedimientos específicos para el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles de la Empresa, preservando su vida útil y funcionalidad bajo normas de seguridad establecidas.
-
Otras que le sean asignadas por la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE).
-
Realizar toma de inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos.
-
Elaborar el inventario de activos fijos, para su incorporación al Balance General.
-
Recibir todas las piezas cambiadas (repuestos y accesorios) de los vehículos, para tener un control del parque automotor.
-
Realizar un control de las Licencias de Conducir de las personas responsables de los vehículos de EMAVERDE.
-
Realizar las actas de entrega de herramientas menores.
-
Mantener un depósito de activos fijos para conservar todos los bienes fuera de circulación y dar de baja, previa las formalidades exigidas para este efecto.
Pág. 35
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
SISTEMAS.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con todas las unidades administrativas y operativas de la Empresa. D. Relaciones Inter Institucionales: - Unidad de Tecnologías de Comunicación del GAMLP. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Colabora a las Unidades de Administrativas y técnicas en uso de equipos computacionales y colaborar a la optimización de los procedimientos administrativos, con el apoyo del hardware y/o software que sea necesario. Dirige en forma administrativa y técnica todas las actividades del área de procesamiento de datos en la empresa. Hacer cumplir los objetivos de la Empresa en aquellas áreas que interactúan con el departamento sistemas. Interactuar con los ejecutivos de alto nivel para lograr satisfacer las necesidades de las áreas usuaria. Seleccionar software y hardware, programación y operaciones.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas:
-
Fijar y hacer cumplir las normas y procedimientos para mantener la disponibilidad del sistema informático por medio de mantenimiento preventivo y acciones correctivas ante fallas.
-
Mantener la operatividad de los usuarios en el uso de aplicaciones básicas por medio de la respuesta a sus consultas. -
Instalar nuevo hardware con su software de base.
-
Definir y hacer cumplir el esquema de mantenimiento preventivo recomendado por lo proveedores y los estándares de la empresa para los diferentes equipos, o supervisar el cumplimiento de este por parte de terceros.
-
Implementar mecanismos que permitan solucionar cualquier tipo de contingencia de hardware o software ya sea por medios propios, solicitud del trabajo a terceros o solicitud de cumplimiento de garantías.
-
Generar metodologías de supervisión de instalación, o supervisión de instalación por parte del proveedor, de todo nuevo hardware con su software de base.
-
Controlar las modificaciones o mejoras de software para asegurar un mínimo impacto en la producción y sistemas bajo desarrollo.
- Establecer y reforzar los estándares relativos al uso del software. - Implementar nuevo software y sus modificaciones.
Pág. 36
Manual de Organización y Funciones
- Monitorear el estado y los accesos de la red y mantener la disponibilidad de la misma dentro del sistema de restricciones y excepciones fijados por la Unidad de Tecnologías de Comunicación del GAMLP. - Administrar e implementar el soporte técnico a la Pagina WEB de la Empresa.
Pág. 37
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
ALMACENES.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas y operativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: Empresas o personas naturales o jurídicas proveedoras de bienes y servicios. Otras instituciones. E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Controlar bajo los principios de eficiencia y transparencia el ingreso y salida de los insumos y/o materiales adquiridos por la empresa, a ser empleados tanto en las actividades administrativas y/o operativas de EMAVERDE.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas:
-
Optimizar y facilitar el registro de movimientos de almacenes.
-
Transparentar la administración de almacenes, facilitando el acceso a la información generada, que apoye a la Máxima Autoridad Ejecutiva la toma de decisiones.
-
Aplicar procedimientos e instrumentos administrativos que posibiliten un manejo transparente, ágil, ordenando, eficaz y eficiente de la administración de almacenes.
-
Consolidar el inventario final de materiales y suministros incluidos en los estados financieros de la entidad.
-
Otras que le sean asignadas por la autoridad superior.
Pág. 38
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad A. Dependencia
:
AUXILIAR DE ALMACENES.
:
Almacenes. Jefatura Administrativa Financiera.
B.
Ejerce Supervisión
:
Ninguna.
C. Relaciones Intra Institucionales: Con las unidades administrativas y operativas de EMAVERDE D. Relaciones Inter Institucionales: -
Empresas o personas naturales o jurídicas proveedoras de bienes y servicios.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Brindar el apoyo necesario al Responsable de Almacenes verificando el ingreso y salida de los insumos y/o materiales, adquiridos por la empresa.
F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Elaboración de reportes de ingreso a almacenes mediante el sistema SINVEMA según comprobantes contables.
-
Elaboración de reportes de salida de almacenes mediante el sistema SINVEMA según comprobantes contables.
-
Elaboración de reportes con existencia según requerimientos
-
Recepción de material en coordinación con la unidad de compras menores y SICOES
-
Sellado de requerimiento de materiales con existencia
-
Sellado de requerimiento de materiales sin existencia
-
Entrega de materiales con existencia
-
Entrega de materiales sin existencia
-
Entrega de combustibles con vales todo parque automotor EMAVARDE en surtidor Autorizado
-
Recepción de material en general
-
Entrega de materia en general
-
Elaboración de saldos: i.
Físico.
ii.
Valorado.
iii.
Comparativo.
iv.
Kardex de ítem en existencia almacén general.
-
Archivar documentación comparar menores.
-
Archivar documentación compras vía SICOES.
Pág. 39
Manual de Organización y Funciones
-
Elaboración reportes mensuales detallados de consumo de combustible del parque automotor EMAVERDE.
-
Archivar los requerimientos de material con existencia.
-
Archivar y registrar saldos diarios del material.
-
Recepción y entrega de facturas y boletos de los parques municipales de la ciudad de La Paz.
-
Elaboración de informes y reporte del consumo de combustible mensual a la Dirección de Sustancias Controladas.
-
Recepción y entrega de vales con factura del consumo de combustible a la Gerencia Administrativa Financiera.
Pág. 40
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
JEFATURA DE PARQUES.
A. Dependencia
:
Jefatura Administrativa Financiera
B.
:
Personal de Parques
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con todas las unidades organizacionales de la empresa D. Relaciones Inter Institucionales: -
Coordinación de Empresas y Entidades Desconcentradas.
-
Dirección de Deportes.
-
Oficialía Mayor de Promoción Económica.
-
Otras instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Supervisar, controlar, dirigir y mantener eficientemente los parques cerrados cuya administración se encuentra a cargo de la Empresa, diversificando los servicios recreativos a fin de contar con mayor afluencia de la población a los mismos.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas:
-
Mantener el buen funcionamiento de los parques, sus áreas recreativas y otros servicios.
-
Efectuar conciliaciones de ingresos en parques en forma diaria y mensual en coordinación con loas personas responsables de Tesorería y Contabilidad.
-
Presentar informes mensuales y anuales sobre las actividades desarrolladas.
-
Controlar el ingreso del público a los diferentes parques.
-
Coordinar con las unidades organizacionales del GAMLP, para el uso del Bus Verde.
-
Solicitar la dosificación de facturas para cada parque cuando así se lo requiera, a la encargada de Impuestos dependiente de la Jefatura Administrativa Financiera de EMAVERDE.
-
Prestar primeros auxilios a la población usuaria cuando así se requiera.
-
Solicitar y reponer suministros y otros materiales para los parques.
-
Brindar espacios variados y acogedores para el público en general.
-
Organizar y apoyar actividades, eventos culturales y deportivos que vayan en beneficio de la niñez y público en general.
-
Generar mayores ingresos mediante la prestación de servicios y la implementación de atractivos.
-
Llevar adelante mecanismos de control interno en coordinación con la Gerencia administrativa, para el control de las recaudaciones generadas en los parques, basados en la Ley No.1178.
-
Efectuar el mantenimiento correctivo y preventivo de los juegos e infraestructura existente en los parques, en coordinación con las unidades competentes.
Pág. 41
Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad: AUXILIAR DE PARQUES. G. Dependencia
:
Jefatura de Parques. Jefatura Administrativa Financiera.
H. Ejerce Supervisión
:
Boleteros. Serenos Personal de Apoyo
I.
Relaciones Intra Institucionales: Con todas las unidades administrativas de la Empresa.
J.
Relaciones Inter Institucionales:
-
Coordinación de Empresas y entidades desconcentradas.
-
Dirección de Deportes.
-
Oficialía Mayor de Promoción Económica.
-
Otras instituciones.
K. Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Coadyuvar a la persona responsable de la Unidad de Parques, en todas las actividades que le fueron encomendadas. L.
Funciones y Atribuciones Específicas:
-
Elaborar informe mensual y anual de parques.
-
Elaboración de informes diarios de recaudación de parques.
-
Encargada de caja chica (informe de movimiento mensual y reposición de la misma)
-
Elaboración de informes, notas, cartas, requerimientos, Cites, memorándums, hojas de ruta, documentos varios y archivo de documentación.
-
Revisión de libros de los parques (control de ingresos diarios)
-
Seguimiento de requerimiento de material y valores.
-
Recepción de documentación.
-
Control de kardex de valores y materia.
-
Atribuciones según se requiera en su momento.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad A. Dependencia
:
RECURSOS HUMANOS.
:
Gerencia General. Jefatura Administrativa Financiera.
B.
Ejerce Supervisión
:
Personal de EMAVERDE.
C. Relaciones Intra Institucionales: -
Con todas las unidades organizacionales de EMAVERDE
-
El Sindicato de EMAVERDE.
D. Relaciones Inter Institucionales: -
Servicio Nacional de Administración de Personal
-
Ministerio de Trabajo.
-
Caja Nacional de Salud.
-
Ente Gestor de Seguridad Social.
-
A través del GMLP con el CENCAP.
-
Otras Instituciones públicas y privadas.
E. Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional: Formular administrar y ejecutar políticas, planes y programas en materia de gestión de recursos humanos, como así también, administrar y supervisar las operaciones de control de personal de la empresa. F. -
Funciones y Atribuciones Específicas: Sistematizar y registrar la información referente a contrataciones de personal de planta y de Contrato Colectivo de Trabajo en el Sistema de Personal.
-
Supervisar el desarrollo de planes y estrategias, que permitan mejorar la capacidad personal y profesional de los trabajadores de EMAVERDE.
-
Cumplir y hacer cumplir disposiciones legales vigentes en materia de personal, aplicables a la Empresa Municipal de Áreas Verdes Parques y Forestación “EMAVERDE”.
-
Normar y precautelar por la disciplina, honestidad e idoneidad de los trabajadores de EMAVERDE a partir del establecimiento de reglas y principios establecidos para el efecto.
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Manual de Organización y Funciones
Nombre de la Unidad
:
BIENESTAR SOCIAL.
A. Dependencia
:
Unidad de Recursos Humanos.
B.
:
Ninguna.
Ejerce Supervisión
C. Relaciones Intra Institucionales: Con todas las unidades administrativas y operativas de EMAVERDE. D. Relaciones Inter Institucionales: -
Caja Nacional de Salud.
-
Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social.
-
Ente Gestor de Seguridad Social.
-
Autoridad de Fiscalización y Supervisión de Pensiones.
-
Instituto Nacional de Salud Ocupacional.
-
Clínicas y Hospitales particulares.
-
Juzgado de la Niñez y Adolescencia.
-
Juzgado de Familia.
-
Medicina del Trabajo.
-
Otras Instituciones.
E.
Razón de ser de la Unidad o Área Organizacional Proteger, orientar y evaluar al personal de las empresa en una perspectiva de integración bio - psico social a fin de contribuir en el bienestar de los Recursos Humanos dentro del marco de las políticas de la Empresa.
F.
Funciones y Atribuciones Específicas
-
Planificar, orientar y viabilizar la afiliación de los funcionarios y su grupo familiar ante el Ente Gestor.
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Supervisar, elaborar y aprobar planillas de subsidios de prenatal y lactancia.
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Elaborar informes trimestrales al Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, sobre planillas, sueldos, salarios y accidentes de trabajo.
-
Denunciar los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales ante la Caja Nacional de Salud, Administradoras de Fondo de Pensiones, Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero e Instituto Nacional de Salud Ocupacional en cumplimiento a la normativa vigente.
-
Procesar trámites de avisos de baja definitiva y bajas médicas de incapacidad temporal.
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Procesar y suministrar información para el pago de aportes patronales.
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Manual de Organización y Funciones
-
Gestionar la recuperación económica por bajas de incapacidad temporal: maternidad, accidentes de trabajo o enfermedad común.
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Gestionar y suministrar asignaciones familiares: prenatal, natalidad, lactancia, sepelio.
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Controlar y supervisar la distribución de los subsidios en especie (prenatal y lactancia).
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Elaborar e implementar proyectos para adoptar las medidas de orden técnico para la protección de la
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integridad física y mental de los funcionarios y trabajadores de la empresa.
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Elaborar e implementar proyectos o programas en materia de prevención de riesgos y enfermedades profesionales.
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Implementar planes que coadyuven a contar con edificaciones que presenten condiciones sanitarias, ambientales y de seguridad adecuadas.
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Coordinar y supervisar que las máquinas, equipos, herramientas y accesorios en uso o por adquirirse
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reúnan las especificaciones mínimas de seguridad.
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Informar, comunicar a los funcionarios y trabajadores sobre seguridad y salud ocupacional.
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Realizar los estudios para apoyar en la definición de especificaciones técnicas de la indumentaria de
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trabajo y/o equipos protectores adecuados contra los riesgos provenientes de las substancias peligrosas, de la lluvia, humedad, frío, calor, radiaciones, ruidos, caídas de materiales y otros.
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Otras que le sean asignadas por la autoridad superior.
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