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• Andres Martinez Urbano

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III. ENTREGAS CERTIFICADAS 1. DEFINICIÓN. La Entrega Certificada es una alianza estratégica a través de la cual el Proveedor y el Cliente se comprometen a realizar todas las operaciones necesarias para garantizar al Consumidor Final total confiabilidad en términos de la calidad del producto, de la información que suministra, de su manejo físico, y de la exactitud de los documentos que amparan cada transacción. Cuando el Proveedor utiliza para la entrega una Empresa Prestadora de Servicios Logísticos -EPSL- esta empresa será considerada como parte integral de la compañía proveedora y por lo tanto, bajo el esquema de Entregas Certificadas que se está planteando, el Cliente está certificando al Proveedor. Ha sido definida como una de las mejores prácticas en los programas de Respuesta Eficiente al Consumidor “ECR”, al minimizar los costos asociados con la verificación, el tiempo en el recibo, la manipulación de la mercancía, las notas contables, las devoluciones y la repetición de operaciones en el proceso logístico.

2. OBJETIVO GENERAL. Eliminar la repetición de verificaciones con base en la garantía ofrecida por el Proveedor sobre la seguridad de su proceso. El Proveedor certifica que lo facturado (reseñado en el aviso de despacho o la remisión), solo incluye artículos solicitados y que la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada físicamente. Beneficios Generales de la Entrega Certificada: • • • • •

Reducir el tiempo de atención del proveedor para recibo de mercancía: espera, descargue y verificación. Reducir la excesiva manipulación de la mercancía. Reducir el desgaste administrativo en la solución de diferencias. Asegurar la calidad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento. Consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente.

3. DEFINICIÓN DEL ACUERDO . Conjuntamente los socios comerciales (cliente, proveedor, EPSL) analizan la situación actual, y definen el acuerdo para entregas certificadas, precisando el procedimiento para desarrollar cada uno de los siguientes puntos:

1

• Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor: EDI, Fax, Correo, • • • • • • • •

• • • • • • • • • • • •

Teléfono, etc. Definir la frecuencia de pedido, días de pedido, fecha y hora de entrega. Determinar la forma de entregar la información, al transportador y al cliente, sobre la mercancía enviada: Aviso de Despacho (EDI), Factura o Remisión. Determinar la forma de enviar la información, al transportador y al cliente, de la mercancía recibida: Aviso de Recibo (EDI), Factura ó Remisión visada con la firma del recibidor y el sello del cliente. Definir entre el proveedor y el cliente las EPSL que harán parte del acuerdo en entregas certificadas. Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya a haber un cambio en la EPSL. Precisar la duración de cada etapa de la alianza para entrega certificada así como el porcentaje de revisión. Definir los períodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como base para la inspección de la mercancía en el recibo. Precisar los empaques y sub-empaques a utilizar al entregar la mercancía. En todos los casos el subempaque definido deberá poderse manejar como una unidad, de tal forma que será indispensable el uso de algún implemento que permita agrupar los elementos que lo conforman. Igualmente, se deberá establecer cuales será las garantías ofrecidas por el proveedor a su cliente, que le permitan a éste último saber que la unidad no ha sido violada. Definir las condiciones de manipulación de la mercancía entre el proveedor y la EPSL. Convenir la información y codificación a utilizar tanto en unidades de venta como en empaques. Definir metas para calificar la capacidad de respuesta a los pedidos de mercancía. Definir los esquemas de seguridad que se utilizarán para el transporte de la mercancía. Definir las características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo (centro de distribución, punto de venta, bodegas principales del hospital, etc.) Lista de los facilitadores con los que deberá contar el cliente para recibir la mercancía. Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para manipulación de mercancía. Acordar el esquema de administración e intercambio de estibas, canastillas y empaques en general. Acordar el procedimiento y causales para la devolución de mercancía. Acordar el procedimiento para los casos en que sucedan averías y extravíos. Establecer los mecanismos para la solución de problemas en el recibo: diferencias en precios, cantidades, presentación del producto, empaques, documentos, etc. Determinar un acuerdo para solucionar los casos en que se detectan errores después de haber efectuado la entrega de la mercancía. Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicación para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL

2

• • • •

(derrumbes, cierre de vías, etc.) Para estos casos, el cliente no registrará una “mala calificación” a la entrega. Definir el esquema en el que generador de la carga le envía las Instrucciones de Transporte a la EPSL: EDI, fax o teléfono. Definir como la EPSL le confirma la Reserva del Servicio de Transporte al generador de la carga: EDI, fax o teléfono. Cuando el operador logístico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar, por medio de Instrucciones de Despacho (EDI) o una lista de despacho en papel. Si el proveedor requiere que las Solicitudes de Acción Correctiva sean recibidas directamente por la EPSL, esta situación deberá acordarse entre las partes.

4. CONDICIONES PARA Previa a la Alianza).

LOS

PARTICIPANTES

EN LA

ALIANZA (Evaluación

4.1. Proveedor. • Unidad de Empaque: Contar con Empaque diseñado especialmente para el producto de acuerdo con sus especificaciones y los requerimientos de la demanda. • Identificación y Codificación de Empaques y Subempaques: Expresando el contenido y la identificación con código de barras EAN/UCC-13, EAN/UCC 14 (utilizando las simbologías ITF-14 o EAN/UCC-128) o el serial del empaque o la estiba SSCC bajo el sistema EAN/UCC 128. • Proceso de Facturación: Posterior a la separación de la mercancía y en el caso de utilizar EDI después del Informe de Recibo. • Certificación de las EPSL a contratar: Cada proveedor debe informar al cliente sobre la(s) EPSL que están certificadas. • Cumplimiento del Programa Establecido para Efectuar las Entregas: Mínimo del 90% combinado (95% en Unidades x 95% en Referencias) medido en los 2 últimos meses. • Porcentaje de Entregas a Tiempo: Mínimo de 95% de cumplimiento en los dos últimos meses. El proveedor debe tener la capacidad de informar al cliente si entregará oportunamente el pedido. • Porcentaje de Exactitud en Facturación: Confiabilidad absoluta en la factura (cero informes de diferencias). • Capacitación del Personal: Implementar un programa de capacitación del personal de despachos en el procedimiento de entregas certificadas, definiendo un responsable directo o “Padrino” como interlocutor con el recibo del Cliente.

3

• Paletización: Cuando el volumen de la mercancía lo amerite se despachará la carga paletizada en estibas de intercambio estándar. • Capacidad de generar y recibir mensajes EDI • Cumplimiento del 95% de las citas con la EPSL para la recolección de la mercancía 4.2. Cliente El Cliente debe brindar condiciones que garanticen confiabilidad, seguridad y agilidad; debe ofrecer Personal idóneo y bien capacitado, disponer de una infraestructura física y de sistemas adecuados para la recepción de la mercancía, debe contar con: • • • • • • • • •

• • • •

Muelles con plataformas niveladoras. Equipo para manejo físico de mercancía : Montacargas, Estibadoras, Carretillas, etc. Básculas. Lectores para Códigos de barras. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI Mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo máximo de recibo, entendido como la permanencia del proveedor desde el momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente. Cumplimiento del 95% de las citas convenidas. Registro del tiempo de permanencia del Proveedor en el recibo. Cumplimiento tiempo de atención acordado entre las partes: 95% Se considera tiempo de atención, aquel que transcurre entre la llegada del camión a las instalaciones del cliente (de acuerdo con la programación de entrega) y salida del mismo de dichas instalaciones. Cuando la entrega la lleva a cabo una EPSL que a la vez esta entregando mercancía de varios proveedores, este indicador no será considerado. Contar con los facilitadores necesarios para hacer la recepción: 95%. Herramientas para evaluar el cumplimiento de todo lo pactado, utilizando índices de gestión para las variables a controlar. Acuerdo interno con sus organismos de control para avalar los procedimientos de la Entrega Certificada. Definición de un interlocutor especial “Padrino” que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el Proveedor en la aplicación de éste programa.

Para la medición del tiempo de atención y disponibilidad de facilitadores, el industrial podrá acordar con la EPSL el seguimiento a dichos indicadores. 4.3 EPSL • •

Definición de un interlocutor especial “padrino” que pueda atender de inmediato las situaciones que se presenten con el proveedor y el cliente en la aplicación de este programa. Cumplimiento de las citas acordadas para la recolección del 95%.

4

• • • • • •

Cumplimiento de las citas acordadas para la entrega del 95%. Capacidad de informar al cliente y al proveedor en los casos en que no se pueda cumplir una cita. Facturación del servicio de transporte: 100% de documentos correctos. Capacidad de generar y recibir mensajes EDI Utilización de los sistemas de seguridad acordados. Procedimiento a seguir en el caso en que la entrega requiera verificación 100%.

5. PROCEDIMIENTO SUGERIDO PARA UNA ENTREGA CERTIFICADA . 5.1. Preparación y despacho del Pedido. • • • • •

• •

• •

• •

Recibo del pedido. Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. Reserva de la mercancía. Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el proveedor debe enviar las Instrucciones de Despacho vía EDI. Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente entregadas. En el caso de despacho de cajas mixtas, la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho. Generación y envío del Aviso de Despacho hacia el cliente y la EPSL. Si el sistema de aviso de despacho utilizado no es EDI, el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la mercancía solicitada por el cliente En los despachos de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rótulo) el número localización del punto de entrega simbolizado en código de barras. Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo al igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel1 de sellos para entregas parciales en varios almacenes. Nota: Estos datos deberán incluirse en el Aviso de Despacho cuando se aplica EDI. Asegurar calidad en la entrega, cumpliendo las normas ISO correspondientes. Cargue del vehículo y colocación de sello de seguridad o su equivalente.

5.2. Transporte de la Mercancía. •

La EPSL debe recibir las Instrucciones de Transporte del generador de la carga.

1

Es un sistema donde el proveedor, que tiene que despachar a varios destinos, expresa en el documento remisorio el número del sello impuesto al comenzar el despacho, así como los números de los sellos que deben ser colocados en el vehículo luego de finalizar cada entrega. De esta forma, quien recibe en un destino verifica que llegue el sello anunciado y garantiza que al finalizar el recibo cierra con el sello anunciado para el siguiente destinatario.

5

• • • • • • •

• • • •

Envía la Confirmación de la Reserva e indica los datos del vehículo, del funcionario y la cantidad y tipo de vehículos a utilizar en el despacho. El vehículo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercancía. Se hace el conteo del número de empaques y se verifica la calidad de los embalajes. En el caso de transporte masivo y semimasivo se colocan los sellos de seguridad teniendo presente lo acordado con el cliente. Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor. Tramitar los documentos de transporte: remesas,... En los casos en los que la mercancía no es despachada directamente al punto de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camión con los avisos de despacho, haciendo lectura de los códigos de barras en la mercancía transportada. En el caso de despachos por paqueteo, el código de barras de la etiqueta de despacho (rótulo) incluye el número de localización del punto de entrega. Entrega la mercancía en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas. Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas, etc.) y las devoluciones. Recibe copia del Aviso de Recibo (vía EDI) del cliente y la solicitud de acciones correctivas, si es el caso. Envía la factura de los servicios prestados (vía EDI) al generador de la carga.

5.3. Recibo de la Mercancía. • Atención al proveedor en la fecha y hora asignada. • Recibo del aviso de despacho (si existe EDI) o del documento remisorio que ampara la mercancía. • Asignación del espacio en la zona de descargue, para que el proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercancía. • Verificación del sello de seguridad, debe corresponder al relacionado en el documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se procederá a verificar al 100%. • El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que coincida con el número especificado en la factura o aviso de despacho. • El responsable de la operación consulta el tamaño de la muestra a chequear físicamente aplicando el plan de muestreo correspondiente a la fase en que se encuentre el proceso de certificación (ver Tabla # 1). • En el momento de la verificación se hará lectura de los códigos de barras en las referencias, empaques, subempaques y estibas, correspondientes a la muestra. • A excepción de las devoluciones “mano a mano”, la mercancía para devolución se deberán entrega en empaques debidamente sellados por el cliente. Las devoluciones de paquetes promocionales deberán contener todos los artículos que hagan parte de dicho paquete.

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Tabla # 1: Plan de Muestreo TAMAÑO DEL LOTE (Cajas) 2-8 9-15 16-25 26-50 51-90 91-150 151-280 281-500 501-1.200 1.201-3.200 3.201-10.000 10.001-35.000

NIVEL DE INSPECCIÓN RIGUROSO NORMAL REDUCIDA Muestra Muestra Muestra 3 2 2 5 4 3 8 5 4 13 8 8 20 13 10 32 20 12 50 32 13 80 50 18 125 80 20 200 125 32 315 200 40 500 315 50

No. ACEPTACIÓN No. RECHAZO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

El cliente se reserva el derecho de efectuar revisión usando un nivel de inspección mayor (Hasta del 100%) al lote entregado cuando lo considere conveniente.

• Escoge aleatoriamente las cajas a verificar, de acuerdo con la muestra establecida en el paso anterior. • Verifica al detalle la cantidad, la calidad de la mercancía, la fecha de vencimiento, la correcta marcación y los requisitos de ley que correspondan (Estampillas, lista de ingredientes, precio máximo al público, etc.) para cada uno de los artículos y recipientes que conforman la muestra. • En el caso de encontrar toda la muestra a conformidad se dará por recibido el lote completo. La aceptación de la mercancía implica el trámite del documento remisorio con el Visto Bueno del recibo. • El recibidor, firma y sella el documento de Recepción en señal de aceptación. • En el caso de detectar en la muestra alguna inconsistencia se deberán ejecutar los siguientes pasos: 1. Revisión exhaustiva (100%) de todo el lote. 2. Comunicación de la novedad al proveedor, solicitando la solución inmediata y la acción correctiva correspondiente. 3. En el Seguimiento Oficial a Proveedores con Entrega Certificada se califica como rechazado el resultado de la muestra, se reportan los errores detectados según su tipo y se cuantifican los problemas aplicando la política de reclamos. 4. El cliente no recibe la mercancía cuando los artículos no reúnen las condiciones necesarias para ser vendidos (presentación, avería, vencimiento, peso, código de barras, precio máximo, estampillas, etc.); cuando el pedido no está vigente o cuando las políticas de reclamos lo ameriten. 5. Cuando se recibe la mercancía en cantidades diferentes a las facturadas, el cliente emite los informes de diferencias como soporte de las notas contables correspondientes (Débito o Crédito). • Para todos los casos se debe registrar el resultado del proceso de recibo en el formato “Seguimiento a proveedores con entrega certificada” • Al finalizar el proceso de recibo es importante verificar al interior del vehículo que transportó la mercancía para garantizar el descargue del lote completo enviado por el proveedor.

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6. FASES PARA LA CERTIFICACIÓN. Tabla #2: Definición de las Fases con su Nivel de Inspección y Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias. No. FASE Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

NOMBRE

NIVEL DE INSPECCIÓN

ACCIONES A REALIZAR AL ENCONTRAR INCONSISTENCIAS

Debe comenzar el ciclo nuevamente de acuerdo con tabla de duración por fase. Si el problema se repite se suspende el programa por 3 meses. Pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una Inspección Normal fase. Si no presenta problema pasa a la fase 3. Si el Normal problema se repite regresa a la fase 1. Pasar al nivel de inspección riguroso por el término de una Inspección Reducida fase. Si no presenta problema pasa a la fase 4. Si el Reducida problema persiste regresa a la fase 1. Si el problema es segunda vez que se presenta, en un tiempo igual al necesario para alcanzar la certificación 100% Sólo Certificación. ocasionalmente, (Tabla #3) se aplica durante una fase el plan de muestreo Inspección con frecuencia con Inspección Normal; si durante ésta se repite el mismo o Ocasional definida en la se detecta otro problema, se cancelará el programa de (Entrega de última columna de “Entregas Certificadas” en la región o a nivel nacional Diploma y Carta la tabla de cuando corresponda. Si no se detectan problemas en esta de Certificación) Duración por Fase fase, se recobra la condición de CERTIFICADO sin restricciones. Previa

Al 100%

Tabla #3: Duración por Fase. FRECUENCIA DE ENTREGAS

# DE ENTREGAS PERFECTAS CONSECUTIVAS

# DE MESES POR FASE

MÍNIMO PERÍODO PARA ALCANZAR CERTIFICACIÓN

MÍNIMO # DE INSPECCIONES EN CERTIFICACIÓN

DIARIA

24

1

3 meses

3 AL MES

12

1.5

4.5 meses

2 AL MES

2 VECES POR SEMANA SEMANAL QUINCENAL MENSUAL

8 2 6 meses 6 3 9 meses 4 4 12 meses Se cuantifica en forma independiente en cada sitio de entrega.

1 AL MES 1 C/2 MESES 1 C/3 MESES

Notas : • El cliente está en el derecho de ubicar a un proveedor, desde el inicio, en la fase de certificación que éste crea conveniente. • Para todas las inconsistencias que se presenten se debe seguir la política de reclamos y realizar las acciones correctivas correspondientes. • Las empresas cuya frecuencia de entregas no esta contemplada en la Tabla No. 3, deberán llegar a una acuerdo especial con el cliente, con el fin de conseguir la certificación. • Tanto la certificación como la descertificación del proceso de entregas, se oficializarán con una carta dirigida por el responsable por parte del cliente al responsable por parte

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del proveedor, esta carta deberá llevar copia a los representantes legales de ambas compañías; para el caso de cambio de fase, esta carta no llevará la mencionada copia. • El proveedor generará, en el momento de la certificación, una carta oficializando el convenio suscrito con la(s) EPSL evaluadas. • En cada regional se lleva el registro individual de los recibos, pero la certificación oficial exige el cumplimiento de las condiciones a nivel nacional.

7. POLÍTICA DE RECLAMOS Y SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS. Es un procedimiento para dar solución ágil y coordinada a errores “AISLADOS” que se presenten con una entrega certificada. Cuando se presenta una novedad en el recibo de una “ENTREGA CERTIFICADA”, los pasos a seguir para solucionar la situación, son los siguientes: • Tan pronto se detecte el error, el "padrino" de la parte afectada avisará telefónicamente a su contraparte, quien lo solucionará inmediatamente para no generar agotados en el área de venta o de servicio al cliente. • El padrino afectado elaborará la “SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA”, siendo obligación del otro responder en máximo 5 días hábiles (se anexa formato). • El cliente registra todas las entregas en el formato “Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada”. • Consigna todos los errores (Así sean propios). • Acumula durante un periodo igual al mínimo necesario para alcanzar la certificación (ver Tabla #3) todos los que afectan la CONFIABILIDAD de la entrega, aplicando las siguientes pautas: • Tanto en el caso del proveedor, como del cliente algunas situaciones que podrían generar Solicitudes de Acción Correctiva podrán ser tratadas como excepciones previo acuerdo de las partes, evitándose la generación de dichas solicitudes. • El cliente no generará Solicitudes de Acción Correctiva a la EPSL. Cuando la Solicitud de Acción Correctiva se debe a la EPSL, el proveedor la tramitará con ese último. A.

Calidad del producto:

Se devuelve la mercancía después de avisar al proveedor y se acumula el hecho como un problema cuando se detectan productos con fecha vencida (ver norma anexa) y con mala presentación. Este tipo de error equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada. B.

Faltantes y Sobrantes:

Se registra la inconsistencia como un problema cuando la diferencia entre el documento remisorio y la cantidad físicamente recibida supera la cantidad establecida según la Tabla #4. Este tipo de error equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada

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Tabla # 4: Tolerancias sobre Faltantes y Sobrantes de Mercancía. UNIDADES CON DIFERENCIAS TAMAÑO DEL LOTE EN UNIDAD DE (FALTANTES O SOBRANTES VENTA. 0 1-499 1 500-999 2 1.000-1499 3 1.500-1999 4 2.000-2499 5 2.500-2999 6 3.000-3499 7 3.500-3999 8 4.000-4499 9 4.500-4999 10 5.000-5499 11 5.500-5999 12 6.000-6499 13 6.500-6999 14 7.000-7499 15 7.500-7999 16 8.000-8499 17 8.500-8999 18 9.000-9499 19 9.500-999 20 10.000-12499 25 12.500-15000 Nivel de Tolerancia: 0.2 %

C.

Peso Inferior al Declarado:

Se acumula como problema cuando la diferencia supera la tabla de Tolerancias sobre Pesos Inferiores a los Declarados (Tabla # 5). Este tipo de error equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada. Tabla # 5: Tolerancias sobre Pesos Inferiores a los Declarados. PESO DECLARADO EN GRAMOS Hasta 100 101 330 331 1000 1001 1333 1334 1667 1668 2000 2001 2333 2334 2667 2668 3000 3001 3333 3334 3667 3668 4000 4001 4333 4334 4667 4668 5000

TOLERANCIA PESO DECLARADO EN GRAMOS EN GRAMOS 5 5001 5333 10 5334 5667 15 5668 6000 20 6001 6333 25 6334 6667 30 6668 7000 35 7001 7333 40 7334 7667 45 7668 8000 50 8001 8333 55 8334 8667 60 8668 9000 65 9001 9333 70 9334 9667 75 9668 10000 Nivel de Tolerancia 1.5% (excepto al principio).

TOLERANCIA EN GRAMOS 80 85 90 95 100 105 110 115 120 125 130 135 140 145 150

10

D.

Sellos de Seguridad o su Equivalente:

Falta sello de seguridad o llega con sello diferente al relacionado en el documento remisorio. Cometer dos (2) veces este tipo de error, equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada. E.

Número de Recipientes:

Número de canastas, cajas o estibas recibidas diferentes al número relacionado en el documento remisorio. Cometer dos (2) veces este tipo de error, equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada. F.

Errores en Marcación, Codificación y/o Identificación:

Imprecisiones en códigos de barras, precios o identificación de unidades de venta y de empaque. Al tercer lote con al menos un PLU (EAN 13) o empaque (EAN 14 ó EAN/UCC128) mal marcado, se registra como problema. Cometer tres (3) veces este tipo de error, equivale a un (1) problema en el cuadro de Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada.

• De acuerdo con el número de problemas acumulados en un período, se efectúan los cambios de fase indicados en la columna “Acciones a Realizar al Encontrar Inconsistencias” de la Tabla # 2. • Una vez consolidado el proceso, el proveedor y el cliente definirán un sistema de penalización con consecuencias pecuniarias, de tal manera que se minimice el riesgo de error manteniendo vivo el interés del proveedor por garantizar la calidad de todas sus entregas.

8. OBSERVACIONES. • El Supervisor de recibo debe mantener una carpeta con los formatos “SEGUIMIENTO A PROVEEDORES CON ENTREGA CERTIFICADA” (anexo) actualizados para cada proveedor. • Al presentarse cualquier error aislado, así no sea necesario registrarlo como problema, se deberá llenar el formato “SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA”. • Quincenalmente el Supervisor designado por el Cliente, deberá consolidar el seguimiento de los resultados obtenidos tanto de los Almacenes como del Centro de Distribución para cada proveedor. • Una vez obtenido el consolidado y previo al análisis de los proveedores que ameriten cambio de fase de certificación o descertificación, el Supervisor enviará la información correspondiente al responsable del programa de certificación por parte del cliente.

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• El cambio de fase amerita una carta dirigida al responsable del programa del proveedor. • Un proveedor descertificado podrá reingresar al programa de certificación después de superar el período definido en la siguiente tabla: Tabla # 6: Tiempo Mínimo para el Reingreso del Proveedor Descertificado según su Reincidencia.

•

REINCIDENCIA

TIEMPO DEFINIDO PARA REINGRESAR AL PROGRAMA

Primera vez Segunda vez Tercera vez

Tres meses Seis meses No hay posibilidad de reingresar

La información que se obtenga de las solicitudes de acción correctiva y el formato de seguimiento, es la base para que el proveedor haga la respectiva evaluación a su(s) EPSL certificada(s).

12

IV. ANEXOS

13

NÚMERO :_________ SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA DEPENDENCIA :___________________ FECHA :_____________ PEDIDO No.:_________________ DOCUMENTO REMISORIO:________________

PROVEEDOR:________________________________

CAUSALES DE ACCIÓN CORRECTIVA: A. Calidad del Producto. Mala Presentación

B. Cantidad Sobrante

Fecha de Vencimiento

Faltante

C. Peso Inferior al Declarado

D. Diferencia en Número de Recipientes.

E. Sello de Seguridad. No. de Sello Diferente al Anunciado Vehículo sin Sello F. Marcación – Codificación – Identificación Correcto ________ Incorrecto ________

Comerciante : H. Disponibilidad de muelles

Anunciado ___________ Recibido

___________

G. Otras Causas _______________________________ I. Lectores con Código de Barras

J. Disponibilidad de Equipos para manejo de mercancía L. Cancelación OC en el muelle de recepción

K. Disponibilidad del recibidor M. Devoluciones por OC vía EDI dobles (número consecutivo diferente)

PARA LAS CAUSALES A, B, C y F (DILIGENCIAR LAS SIGUIENTES CASILLAS):

Total unidades de la entrega Causa

Plu (EAN 13)

Pedidas Anunciadas Entregadas

Recibidas

Diferencia

% Error

Descripción de la causa: ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ NOTA: Adjuntar informe de recibo resaltando el problema.

ANÁLISIS Y COMPROMISO DEL PROVEEDOR CON LA ELIMINACIÓN DEL PROBLEMA (Para uso del Proveedor) NOMBRE DEL RESPONSABLE _________________________________________________________ CARGO ____________________________________________________________________________ PROVEEDOR _______________________________________________________________________ FECHA ____________________ RESPUESTA A ACCIÓN CORRECTIVA No.______________________ PLAZO PARA SU IMPLEMENTACIÓN _____________________________________________________ Descripción de lo sucedido y plan de mejoramiento: ________________________________ _________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ ________________________________ ________________________________ __________________ NOTA: La respuesta oficial debe entregarse en un máximo de cinco (5) días hábiles.

Firma ”Padrino” Cliente.

Firma “Padrino” Proveedor.

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TIPOS DE RECIPIENTES

Los siguientes son los códigos y descripción de los tipos de empaque más comunes, según el Elemento de Datos 7065 del Directorio D.96A del estándar EDIFACT/EANCOM:

202 = Estiba Estándar BX = Cajas Plegadizas CS = Caja Corrugada DPE = Display HR = Canastilla MPE = Multiempaque NE = Productos sin Empaque PU = Bandeja RO = Producto en Rollo SA = Costal o Bulto SW = Termoencogible

16

Fecha

Señor Responsable Proceso de Certificación Empresa Ciudad

Con base en los resultados obtenidos en el proceso de verificación adelantado hasta el momento, queremos oficializar la CERTIFICACIÓN de su proceso de entrega de mercancía. Estamos convencidos de los beneficios mutuos que generará el cumplimiento riguroso de los compromisos adquiridos para garantizarle al consumidor final la calidad ofrecida a un costo razonable. Durante esta etapa efectuaremos chequeos ocasionales y aplicaremos las acciones acordadas en el manual de Entregas Certificadas. Muchas felicitaciones para todo su equipo de trabajo.

Cordialmente,

Responsable del Proceso de Certificación (Cliente) C.C.

Representante Legal del Proveedor Representante Legal del Cliente Representante Legal de la EPSL

17

I. CONTENIDO

I.

Contenido.

i

II.

Tablas.

ii

III.

Entregas Certificadas.

1

1.

Definición.

1

2.

Objetivo General.

1

3.

Definición del Acuerdo.

1

4.

Condiciones para los Participantes en la Alianza.

3

4.1.

Proveedor.

3

4.2.

Cliente.

4

4.3.

EPSL

4

5.

Procedimiento sugerido para una Entrega Certificada.

4

5.1. 5.2.

Preparación y Despacho del Pedido. Transporte de la Mercancía.

4

5.3.

Recibo de la Mercancía.

6

6.

Fases para la Certificación.

8

7.

Política de Reclamos y Solicitud de Acciones Correctivas.

9

8. IV.

Observaciones. Anexos.

5

10 13

Anexo # 1: Solicitud de Acción Correctiva.

14

Anexo # 2: Seguimiento a Proveedores con Entrega Certificada.

15

Anexo # 3: Tipos de Recipientes

16

Anexo # 4: Carta de Certificación.

17

Anexo # 5: Diploma.

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II. TABLAS

Tabla #1. Tabla #2. Tabla #3. Tabla #4. Tabla #5. Tabla #6.

Plan de Muestreo. 6 Definición de las Fases con su Nivel de Inspección y Acciones a Realizar 8 al Encontrar Inconsistencias. Duración por Fase. 8 Tolerancias sobre Faltantes y Sobrantes de Mercancía. 10 Tolerancias sobre Pesos Inferiores a los Declarados. 10 Tiempo de Reingreso del Proveedor Descertificado según Reincidencia. 12

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