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Microsoft Access 2010

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Facultad de Ingeniería Mecánica

Microsoft ®

Access 2010 Universidad Nacional de Ingeniería - Facultad de Ingeniería Mecánica

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Microsoft Access 2010

CONTENIDO DEL CURSO Microsoft Access 2010 Tema 1 Para que necesitamos Base de Datos Que es una base datos ¿Por qué no simplemente usar Excel? o

Ingresar datos en Excel

o

Datos organizados por cliente en una hoja de cálculo de Excel

Administración de datos en Access 2010 Conceptos Básicos de Access o Base de datos  Tablas de datos, Consultas, Formularios, Informes, Páginas,

Macros, Módulos. Abrir y cerrar Ms Access 2010 Pantalla Inicial de Access Tema 2 Las Barras o

La barra de título

o

La barra de acceso rápido

o

La cinta de opciones

o

La Pestaña archivo

o

La Barra de estado

La ayuda CREAR UNA BASE DE DATOS o

Cerrar la base de datos

o

Abrir una base de datos

Tema 3 TABLAS Crear tablas de datos o

Planificar una creación de tabla

o

Tipos de Campo

Crear una tabla o

Propiedades de los campos

o

Tamaño de los campos

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o Formatos de campo o Máscara de entrada o Título del campo o Lugares decimales o Campos con valor predeterminado o Regla de validación o Texto de validación o Campo requerido o Indexado Cambiar entre las vistas de la tabla Clave principal o primaria Guardar una tabla Modificar la estructura de una tabla en Access 2010 o

Modificar alto de filas y ancho de columnas

o

Modificar el formato de las celdas

o

Corregir ortografía

o

Autocorrección

o

Buscar y reemplazar

o

Mostrar, ocultar, bloquear y liberar columnas

o

Introducir un registro en una tabla

o

Modificar registros

o

Eliminar registros

Movernos entre los datos de la tabla

Tema 4 Manejo y Administración de Registros Filtros en Access o

Filtros por selección

o

Filtros por eliminación

o

Filtro por formulario

Relaciones entre tablas o

Crear Relaciones

o Tipos de Relaciones  Uno a uno  Uno a varios / varios a uno  Varios a Varios

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o

Modificar una Relación

o

Eliminar una Relación

Tema 5 Importar Datos Exportar Datos o

Exportar a Word y Excel

Obtener Datos por Vinculación El Administrador de Tablas Vinculadas Tema 6 CONSULTAS o

Tipos de consultas  Crear consultas de selección o Establecer condiciones o Establecer un criterio de modo dinámico  Crear consultas de actualización  Crear consultas de eliminación  Crear consulta de datos anexados  Crear consulta de referencias cruzadas  Crear consultas mediante los asistentes o Modificar consultas  Consultas con campos calculados

Tema 7 FORMULARIOS o

Crear un formulario usando el asistente

o

Crear formularios manualmente

o

Operaciones con controles en formularios  Insertar una etiqueta  Insertar un cuadro de texto  Insertar un grupo de opciones  Insertar un botón alternar  Insertar casillas de verificación  Insertar cuadros combinados  Insertar botones de opción  Otros controles

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 Insertar marcos de objetos independientes  Insertar marcos de objetos dependientes  Introducir salto de página  Introducir un control de ficha  Insertar líneas y cuadrados  Insertar más controles Propiedades de los controles Otra forma de introducir campos Tema 8 INFORMES o

Crear un informe

o

El asistente para informes

o

La vista diseño de informe

o

La pestaña diseño de informe  El grupo controles  Agrupar y ordenar  Abrir el informe en vista diseño.  Imprimir un informe  Abrir el informe en vista preliminar

o

La ventana vista preliminar

Tema 9 Macros Crear macro Ejemplo Práctico.

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¿PARA QUÉ NECESITAMOS BASES DE DATOS? Microsoft Access 2010 se basa en la simplicidad, con plantillas listas para que empiece a trabajar y herramientas eficaces para mantenerse al día a medida que los datos crecen.

Access 2010 le otorga capacidades para aprovechar la información, incluso si no es experto en bases de datos. Además, a través de bases de datos web recién agregadas, Access amplía la eficacia de los datos, facilitando el seguimiento, la creación de informes y el uso compartido con otras personas. Los datos nunca estarán más allá del explorador web más cercano.

Access 2010 es un programa que te permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde puedes guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le vas a dar a la información sabrás si necesitas una base de datos de Access 2010 o un programa diferente para crear y administrar tus datos.

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? Una base de datos te permite guardar información relacionada con un tema específico de una manera organizada. Además de guardar datos, también puedes clasificar, extraer, y resumir información relacionada con los datos.

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¿POR QUÉ NO SIMPLEMENTE USAR EXCEL? Hay muchos tipos de datos que necesitarás archivar y administrar: texto y números, por ejemplo. Dependiendo de lo que quieras de tus datos, podrás o no usar una base de datos. Podrás usar un programa para hacer hojas de cálculo como Microsoft Excel. ¿Cómo saber cuáles datos se pueden administrar adecuadamente con Excel y cuáles datos de verdad necesitan Access 2010 para administrarlos eficientemente? Todo depende en la cantidad de datos que necesites administrar y para qué necesitas los datos. Respondamos esto teniendo como marco una librería. Si trabajas en el negocio de los libros, necesitarás llevar registro de tus clientes y sus órdenes. Tú podrías usar Microsoft Excel para guardar y administrar este tipo de datos; sin embargo, Excel es un programa para hojas de cálculo tradicionalmente usado para administrar información numérica, como sumar todas las compras de un cliente. Mientras éste puede realizar un buen trabajo a la hora de guardar algunos tipos de bases de datos basadas en texto como la información de contacto de tus clientes en realidad Excel no fue creado para hacer eso. Ejemplo de Excel: Lista de Clientes y Seguimiento de Ordenes Organizando y filtrando para ubicar datos en Excel En Excel, puedes guardar tus datos en una hoja de cálculo y de esta manera enviar correos a toda la lista, o encontrar clientes específicos para enviar correos. Hasta podrás filtrar la información de los clientes para desplegar, por ejemplo, todos los clientes que viven en un lugar específico, como en la siguiente imagen. Adicionalmente, podrás ordenar los datos de una manera específica.

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Datos Filtrados para Desplegar los Registros de Bogotá Sin embargo, si quieres ver resultados muy específicos en tus datos, como cuántas órdenes realizó un cliente al año, Excel no es tan eficiente como Access 2010 para proveerte esta clase de datos. Ingresar Datos en Excel Si usas una hoja de cálculo de Excel para seguir las órdenes de un cliente, cada vez que él pida una orden, tendrás que insertar una nueva fila de información en la hoja de cálculo. Esto incluirá los nombres y direcciones de los clientes. Si ese cliente pide más de una orden a la vez, esa información tendrá que ingresarse cada vez. Tu hoja de cálculo va a tener información redundante o repetida. Datos Organizados por Cliente en una Hoja de Cálculo de Excel Como puedes ver en la imagen arriba detallada, las clientes Tina Berna y María Helena Granados han pedido varias órdenes, en diferentes días, por diferentes libros. La información de contacto de los clientes fue ingresada cada vez que se ubica una orden. De esta manera se muestra una de las posibles limitaciones del programa de hojas de cálculo -Excel- ya que los datos se ubicarían en una sola línea. Ejemplo de Access 2010: Lista de Clientes y Registro de Órdenes

ADMINISTRACION DE DATOS EN ACCESS 2010 Microsoft Access 2010 está diseñado específicamente para ayudarte a administrar información, como los datos descritos en el escenario del negocio de los libros. Si estabas usando una base de datos de Access 2010 en vez de un programa de hojas de cálculo, sólo tendrás que ingresar el nombre del cliente, su dirección de residencia y el número de teléfono la primera vez que haga un pedido.

Esa información del cliente se podría ingresar en una tabla de Access diseñada para contener la información básica de los clientes. Una tabla es una lista de información relacionada en columnas y filas. En una tabla, cada fila es llamada registro y cada columna es llamada campo. Una tabla de Access en vista hoja de datos se ve similar a una hoja de cálculo de Excel, como se puede ver en la imagen de abajo.

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Datos de una Tabla de Información de Access 2010 Adicional a la tabla con información de los clientes, probablemente, también querrás una tabla con información de los productos para vender, y una tercera tabla para contar con datos relacionados con órdenes específicas de algunos clientes. Todas estas tablas estarán vinculadas, para ayudarte a sacar el mayor provecho de los datos. Access 2010 es llamado programa de administración de bases de datos relacionadas, porque las tablas están vinculadas, o relacionadas, como lo puedes ver en la siguiente imagen. En este ejemplo, las tablas de información y órdenes de los clientes están relacionadas por el ID de los clientes y el ID de los libros.

Diagrama de Relación de Tablas en Access 2010 Ahora, supongamos que quieres identificar el libro que fue más popular en Bogotá. Con Access 2010, esto es posible, porque puedes buscar y recopilar información de varias tablas al mismo tiempo. La tabla con Información de los Clientes contiene información acerca de los estados, y el Orden de las tablas incluye información acerca de cuáles libros fueron ordenados.

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Necesitarás información de las dos tablas para identificar el libro más popular en una ciudad específica. Podrías mirar la información en estas tablas, separadamente, para responder la pregunta: “¿Cuál es el libro más popular en Bogotá?”. En la tabla Información de Clientes, podrás ver todos los clientes de una ciudad en particular, Bogotá, y en la tabla de los Libros, podrás ver todos los libros que tienen en bodega. El verdadero poder de Access 2010 es el de vincular y extraer información de varias tablas para responder preguntas específicas. Como puedes ver en la siguiente imagen, los resultados de tus preguntas específicas, o consultas, se desplegarán como se muestra a continuación:

Resultados de Búsqueda

CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos. Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

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Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

TABLAS DE DATOS Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección, Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro, Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

EMPRESA

Campos

Código

Nombre

Apellidos

Dirección

C.P.

Registro 1

1

Luis

Grande Lilos

C/ Germanías, 23

46723

Registro 2

2

Martha

Francés Alva

C/ Mayor, 34

46625

Registro 3

3

Francisco

Lucas López

C/ Valle, 56

46625

Registro 4

4

María

Huesca Bueno

C/ Franciscano, 67

46521

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CONSULTAS Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.

FORMULARIOS Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

INFORMES Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

PÁGINAS Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

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MACROS Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

MÓDULOS Un módulo es el objeto de Access 2010 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic, programación con Access.

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ABRIR Y CERRAR ACCESS 2010 Tenemos dos formas básicas de iniciar Access 2010 Desde el botón Inicio Izquierda de la pantalla

situado, normalmente, en la esquina inferior

Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú. Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los Programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access 2010, y se iniciará el programa. Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

 Para cerrar Access 2010 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:  Hacer clic en el botón cerrar  Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.  Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir

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LA PANTALLA INICIAL Al iniciar Access 2010 aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

LAS BARRAS LA BARRA DE TÍTULO

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha tenemos los botones minimizar , maximizar/restaurar y cerrar.

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LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Veremos cómo más adelante.

LA CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para más seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaña Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado, gris. La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

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Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un sub menú. En tal caso, aparecerán nuevos caracteres para estas nuevas opciones. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la cinta Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón

LA PESTAÑA ARCHIVO La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado. Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un menú con acciones relativas al propio archivo Guardar, Imprimir, Abrir. En versiones anteriores se encontraban en el botón de Office A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A. Este menú contiene dos tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos.- se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual o Salir para cerrar la aplicación.

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También puede que algunas opciones muestren un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción información que muestra información de la base de datos abierta o reciente que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que sepamos que se trata de la opción activa.

LA BARRA DE ESTADO La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma de los botones que más utilices.

LA AYUDA Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para acceder a ella podemos: Hacer clic en el botón ayuda, en la zona derecha de la cinta de opciones. Pulsar la tecla F1 del teclado. El programa también ofrece otras opciones interesantes, para ello: Pulsar en la pestaña Archivo. En este apartado además encontraras enlaces a las webs de Microsoft que te facilitaran información sobre las novedades de esta versión en concreto, ayuda técnica o actualización del programa.

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CREAR UNA BASE DE DATOS Para crear una nueva base de datos debemos: 1. Hacer clic sobre la opción Nuevo de la pestaña Archivo.

Se mostrarán las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opción Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque también podríamos partir de una base existente o de una plantilla. Elijas la opción que elijas, en la parte inferior derecha verás un panel con una vista Previa y las opciones necesarias para especificar el nombre de archivo y ubicación de la nueva base de datos. Esto es así porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando esté lista.

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Para cambiar la ubicación establecida por defecto (la carpeta Mis documentos), haz clic en la pequeña carpeta que hay junto a la caja de texto. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de archivo podrás escribir el nombre. Luego, hacer clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla anterior. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

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Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegación, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. De entrada solo encontraremos la tabla1 que se crea por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón ocultar. Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar que objetos mostrar y de qué forma.

CERRAR LA BASE DE DATOS Se puede cerrar una base de datos de varias formas: En la pestaña Archivo elegir la opción Cerrar base de datos

O bien cerrar Access. Obviamente la base de datos también se cerrará.

ABRIR UNA BASE DE DATOS Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas: Desde la pestaña Archivo > Abrir

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 Desde las teclas rápidas CTRL+A o ALT+A. En ambos métodos se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir:

Deberás situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien seleccionarlo y pulsar el botón Abrir. Desde la pestaña Archivo > Reciente

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En la opción Reciente encontrarás una lista de los últimos archivos abiertos, al igual que en el método anterior. Haz clic en la que quieras abrir. Desde el acceso rápido a las últimas bases abiertas: Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio > Todos los Programas, aparecerá la ficha Archivo desplegada. En ella encontrarás una lista de las cuatro últimas bases de datos abiertas, exactamente igual que en el método anterior, pero directamente en Archivo, sin tener que pulsar Reciente. Haz clic sobre la quieras abrir.

Desde Archivo > Reciente (el método que hemos visto anteriormente) podemos configurar cuántos elementos veremos en el acceso rápido. Por defecto son 4, pero podemos cambiarlo hasta un máximo de 17. No es recomendable incluir muchas, porque puede resultar molesto un listado demasiado extenso. También podemos eliminar este indicando que queremos mostrar 0 elementos o bien desactivando la casilla de verificación.

Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes como en su acceso rápido, al hacer clic en un elemento se abrirá con el nombre y ubicación que tenía la última vez que se abrió. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedará desactualizada y al tratar de abrir una base se mostrará un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto, deberás utilizar cualquiera de los dos primeros métodos y buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.

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TABLAS Objetos que se define y utiliza para almacenar los datos sobre un tema o asunto en particular. Las tablas constituyen la estructura básica para el almacenamiento de la información en una base de datos. CREAR TABLAS DE DATOS PLANIFICAR UNA CREACIÓN DE TABLA Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro diferente.

TIPOS DE CAMPOS Antes de crear las tablas en Microsoft Access 2010 tenemos que planificar los tipos de campos que necesitaremos:

CREAR UNA TABLA Para crear una tabla en Access 2010 haremos: 1. Clic en la pestaña Crear y a continuación en Diseño de tabla. 2. En la parte inferior de la ventana escribiremos los nombres de los campos y su tipo, entre otras propiedades.

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3. Al guardar la base de datos introduciremos un nombre para la tabla creada: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Cada campo de una tabla posee unas determinadas propiedades con la que configurarlo, y es preciso tener en cuenta que si se modifican después de haber introducido datos se puede perder la información introducida. A continuación explicamos las propiedades de los diferentes tipos de datos de Access 2010: Tamaño de los campos

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A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Formatos de campo TIPO DE CAMPO

FORMATO NUMÉRICO Y MONEDA

Número general Moneda

Muestra el número tal como se introduce. Muestra el número introducido con el símbolo de la moneda con que esté configurado en Windows.

Euro

Utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

Fijo

Muestra los números sin el separador de miles.

Estándar

Muestra los números con el separador de miles.

Porcentaje

Muestra el valor por 100 y agrega el signo de tanto por ciento.

Científico

Muestra el número usando la notación científica.

Punto (.)

Separador de miles

Coma (,)

Separador decimal

0 (cero)

Muestra un dígito si se introduce uno o cero si no se introduce ninguno.

Almohadilla (#)

Muestra un dígito si se introduce uno o deja en blanco si no se introduce ninguno.

Espacio

Muestra los espacios como caracteres literales.

"TEXTO"

Muestra lo que esté entre comillas como caracteres literales.

Barra inversa (\) Asterisco (*)

Muestra el carácter siguiente a la barra inversa. Llena el espacio disponible con el carácter siguiente.

%

Multiplica el dato de entrada por 100 y le añade el signo de porcentaje.

()

Los paréntesis se muestran como tales.

Muestra la sección en el color seleccionado los corchetes: [Amarillo], [Azul], [Blanco],[Celeste], [Fucsia], [Negro], [Rojo], [Verde]. Los formatos numéricos personalizados pueden tener desde una hasta cuatro secciones que se escriben separadas por punto y coma. [color]

Sección 1

Formato para números positivos.

Sección 2

Formato para números negativos.

Sección 3

Formato para los valores cero.

Sección 4

Formato para valores desconocidos (nulos).

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Microsoft Access 2010 En el siguiente ejemplo se han especificado dos secciones: la primera para números positivos y la segunda para negativos: #.###,000”Pta.”;(#.###,000)[Rojo]”Pta.” SÍ/NO Los campos disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Para elegir que se muestren como casilla de verificación o como cuadro de texto haremos click en la pestaña Búsqueda y lo elegimos en Mostrar control. Los formatos personalizados han de incluir tres separaciones con punto y coma. La primera no tiene significado y hay que incluirla para mantener el orden relativo a las demás, la segunda se refiere al valor afirmativo y la tercera al valor negativo. Ejemplo: ;”Contado”;”Aplazado”[rojo] OLE En este tipo de campo podremos insertar otros ficheros, tales como imágenes, documentos de texto, etc. Para insertar un objeto de este tipo, por ejemplo una imagen, haremos click con el botón derecho en el campo del registro y seleccionaremos Insertar objeto: se nos mostrará una ventana en la que seleccionaremos la opción Crear desde archivo, navegaremos hasta la imagen. En la vista Hoja de datos se nos mostrará un texto en cada registro del campo informándonos del tipo de objeto OLE contenido. Para visualizarlo haremos doble click sobre el campo. Podremos ver y modificar la imagen haciendo click con el botón derecho y seleccionando en el menú la opción deseada. Para eliminarla seleccionaremos el campo y pulsaremos la tecla Suprimir. Pero este tipo de campo lo veremos más detenidamente cuando tratemos los formularios. TEXTO Y MEMO Estos campos no disponen de formatos predefinidos, se tendrían que crear formatos personalizados:


Mostrar todos los caracteres en mayúscula.

¡

Alineación a la izquierda.

@

Muestra un carácter introducido o un espacio.

&

Muestra un carácter introducido o deja la posición vacía.

()

Muestra los paréntesis como tales.

\

Muestra el carácter siguiente a la barra inversa como un carácter literal.

*

Llena el espacio disponible con el carácter siguiente.

[color] "TEXTO"

Muestra la sección en el color seleccionado los corchetes: [Amarillo], [Azul], [Blanco], [Celeste], [Fucsia], [Negro], [Rojo], [Verde]. Muestra lo que esté entre comillas como caracteres literales.

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MÁSCARA DE ENTRADA La máscara de entrada es usada para facilitar la entrada de datos y a la vez validar los datos que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, se puede crear una máscara de entrada para un campo que almacena un número de teléfono y muestre que debe introducirse como (___) ___-____, la máscara de entrada sería: \(009”)-“000\-000;0;_ (en donde hay „0‟ se debe introducir algún digito, y donde está el nuevo puede quedar vacío). Aunque tanto la máscara de entrada como el formato afectan al modo en que aparecen los datos en la Hoja de datos de la tabla de Access 2010, hay una clara diferencia entre ellos: el formato afecta sólo a al modo en que se leen los datos en la tabla, pero no a cómo son introducidos. Access 2010 dispone de un Asistente para máscaras de entrada y al que accederemos haciendo clic en el botón aparece a la derecha de dicha propiedad.

En la siguiente tabla se muestran los símbolos usados para crear máscaras de entrada.

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CARÁCTER

SIGNIFICADO

Almohadilla (#) Dígito o espacio para una entrada no requerida. Permite signos más o menos. .;:;-/

Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora (el carácter usado realmente depende de lo especificado en “Panel de Control, Configuración regional” de Windows)




Convierte a mayúsculas todos los caracteres.

&

Cualquier carácter o un espacio para una entrada requerida.

\

Hace que el carácter siguiente se muestre como literal.

Exclamación

Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda y no de izquierda a derecha, cuando los caracteres de la izquierda de la máscara de entrada son opcionales. Los caracteres que se escriben en la máscara siempre la llenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de admiración en cualquier lugar de la máscara de entrada.

0

Dígito (0 a 9) para una entrada requerida. No se permiten signos más o menos.

9

Dígito o espacio para una entrada no requerida. No se permiten signos más o menos.

L

Letra (A a Z) para una entrada requerida.

Interrogación

Letra (A a Z) para una entrada opcional.

A

Letra o dígito para una entrada precisa.

a

Letra o dígito para una entrada opcional.

a

Cualquier carácter o un espacio para una entrada opcional.

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TÍTULO DEL CAMPO Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama FEC_NAC e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, como cabecera del campo FEC_NAC veremos Fecha de nacimiento.

LUGARES DECIMALES Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda. CAMPOS CON VALOR PREDETERMINADO Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia de Las Palmas, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos menos el Objeto OLE, y el Auto numérico. REGLA DE VALIDACIÓN Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

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A continuación tenemos algunos ejemplos de regla de validación: REGLA DE VALIDACIÓN >=100 Y 100 o 0

Entre 0 Y 100

< #1/1/96#

Entre #1/1/95# Y #1/1/96# como: "Las Palmas", "Madrid" o "Barcelona" Como “M???”

Como “M*”

Como “M[A-C]##”

DESCRIPCIÓN

Queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000

Número distinto de cero.

Valor mayor que 100 y, si no será cero.

Valor mayor o igual que 0 y menor que 100.

Fecha anterior al 1-Enero-1996.

Fecha entre 1-Enero-1995 y 1-Enero-1996.

Debe coincidir con cualquiera de los valores "Las Palmas", "Madrid" o "Barcelona". Comenzar con M y tener otros tres caracteres.

Comenzar con M y tener cualquier otro carácter o caracteres detrás.

Comenzar con M e ir seguido de cualquier letra entre la A y la C, y luego otros dos dígitos.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Auto numérico. Si establecemos una regla de validación para un campo que ya contiene datos veremos el cuadro de diálogo de la derecha.

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En caso de que algunos de los datos ya introducidos no sean válidos, tenemos la opción de mantener el nuevo valor (aunque se incumpla la condición) o deshacer la modificación.

En ocasiones nos puede interesar que el valor de un campo esté limitado por el valor de otro campo del mismo registro. Por ejemplo, en una tabla que contiene los datos del personas, el campo que indica la fecha de baja sea posterior a la fecha de alta en la misma: >=[Fecha ingreso].

Para definir reglas de validación también podemos acceder al asistente haciendo clic sobre el botón

TEXTO DE VALIDACIÓN En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico.

Siguiendo con el ejemplo de la Regla de validación, podemos poner ERROR: La fecha de baja es anterior a la de alta.

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CAMPO REQUERIDO Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico. Permitir campos de longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. INDEXADO Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad dispone de tres posibles valores:

VALOR No

DESCRIPCIÓN Sin índice.

Sí (con duplicados)

Cuando de asigna un índice a ese campo y además admite valores duplicados.

Sí (sin duplicados)

Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicado.

En ocasiones nos puede interesar también indexar más de un campo a la vez. Para ello desde la Vista Diseño haremos clic en el icono Índices de la pestaña Crear.

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En el cuadro de diálogo que se nos muestra seleccionaremos los campos que queremos indexar, poniendo el nombre del índice sólo en el primero de ellos.

Dentro de Orden podemos ordenarlos en orden ascendente o descendente. Al ordenar por varios campos hay que tener en cuenta que el orden en que se establecen los campos marca el modo en que se ordenará la información: en el ejemplo anterior primero se ordena por nombre y en caso de que éste coincida, por población:

En la parte inferior de la ventana podemos especificar las propiedades de cada uno de los índices definidos: si el índice será la clave principal de la tabla, si el valor de cada índice ha de ser Único (sin valores repetidos) o si se van a excluir del índice los valores nulos. Para eliminar un índice de una tabla de Access 2010, tan sólo hemos de seleccionarlo en la ventana pinchando en el símbolo a su izquierda (para eliminar un índice múltiple arrastramos hasta seleccionar los siguientes) y pulsar la tecla Suprimir.

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CAMBIAR ENTRE LAS VISTAS DE LA TABLA

Desde el icono Ver de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio podemos cambiar entre las posibles vistas de una tabla.

CLAVE PRINCIPAL O PRIMARIA Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma inequívoca cada registro de una tabla de Access 2010. Así, si por ejemplo hay un cliente con el código 10, no podrá haber otro con el mismo código.

En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una clave principal en cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos tener dos tablas relacionadas: una con los datos de los clientes y un campo código como clave principal, y otra con los pedidos efectuados por los mismos con otro campo código también clave principal.

Para crear una clave principal, en Vista Diseño elegiremos uno o varios campos cuyo valor sea único para cada registro (sin campos que contengan valores repetidos o nulos) y haremos clic con el botón derecho sobre él.

A continuación, en el menú contextual seleccionaremos Clave principal o haremos clic en el icono de la pestaña Diseño. Para crear una clave principal con varios campos hemos de mantener pulsada la tecla Control e ir haciendo clic en el cuadradillo a la izquierda del nombre, y después (con la tecla Control aún presionada) hacer Clic con el botón derecho y seleccionar Clave principal en el menú Contextual.

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Para eliminar una clave principal tan sólo hemos de repetir los pasos indicados para crearla. GUARDAR UNA TABLA Haremos Clic en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido, o en la pestaña Archivo haremos Clic en Guardar, introduciremos un nombre para la tabla y haremos Clic en Aceptar. Si al crear una tabla no hemos definido una clave principal, a la hora de guardarla se nos mostrará el siguiente aviso.

En caso de que pulsemos en Sí, se creará automáticamente un campo de tipo Autonumeración llamado Id.

MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE UNA TABLA EN ACCESS 2010 Para modificar una tabla haremos clic en Ver y a continuación seleccionaremos la Vista Diseño, en la que podremos añadir y eliminar campos, renombrarlos, etc.:

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MODIFICAR ALTO DE FILAS Y ANCHO DE COLUMNAS Situándonos entre el borde de separación del nombre de las columnas o las filas hasta que el cursor cambia de forma, pinchando y arrastrando podemos cambiar su ancho o alto:

MODIFICAR EL FORMATO DE LAS CELDAS Podemos cambiar el modo en que se ven las celdas, para ello seleccionaremos la vista Hoja de datos:

Después haremos clic en los iconos de la barra de Formato de texto:

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CORREGIR ORTOGRAFÍA Para realizar una corrección de la ortografía en Access 2010, desde la vista Hoja de Datos seleccionaremos todos los datos haciendo clic en el icono situado en la esquina superior de la tabla de datos.

Después, en la pestaña Inicio haremos clic en : Veremos el diálogo de la derecha en el que seleccionaremos las opciones necesarias.

En el apartado No está en el diccionario se nos irán mostrando las palabras no reconocidas. Debajo veremos algunas Sugerencias que podremos aplicar haciendo clic en el botón Cambiar. Disponemos también de botones que nos permiten Omitir una palabra no reconocida, realizar una Autocorrección, etc. Haciendo clic en el botón Agregar añadiremos al diccionario interno una palabra que aun estando correctamente escrita no es reconocida, para que así no nos vuelva a dar error. Si hacemos clic en Opciones... se nos mostrará una ventana en la que podremos configurar la corrección ortográfica:

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A esta ventana podremos acceder también seleccionando la opción Opciones dentro de la pestaña Archivo.

AUTOCORRECCIÓN Por medio de la Autocorrección, a la vez que escribimos Microsoft Access 2010 comprueba si hay errores ortográficos (dicha opción está activada por defecto). Podemos activar y desactivar sus características seleccionando Opciones dentro de la pestaña Archivo. Haciendo clic en el botón Opciones de Autocorrección... se mostrará el cuadro de diálogo de la derecha. En la parte inferior podemos agregar texto, indicando por qué otro texto o símbolo deberá ser reemplazado.

BUSCAR Y REEMPLAZAR Para buscar datos en una tabla haremos clic en el icono . Veremos el cuadro de diálogo de la derecha, en el cual podremos especificar condiciones para la búsqueda, tales como los campos en qué buscar, distinguir entre mayúsculas y minúsculas, etc.

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Para buscar datos en una tabla haremos clic en el icono. Veremos el cuadro de diálogo de la derecha, en el cual podremos especificar condiciones para la búsqueda, tales como los campos en qué buscar, distinguir entre mayúsculas y minúsculas, etc.

Así mismo podremos también reemplazar unos valores por otros. Supongamos que tenemos en una tabla muchos registros con el nombre Antón y queremos sustituirlos por Antonio: en Buscar escribiremos Antón, en Reemplazar por Escribiremos Antonio, y a continuación hacemos clic en el botón reemplazar o reemplazar todos.

No es necesario poner la palabra a buscar completa, basta con una parte de ella. Por ejemplo para buscar Antonio podemos poner Ant.

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Microsoft Access 2010 nos ofrece la posibilidad de usar comodines en la búsqueda, los principales son:

COMODÍN

DESCRIPCIÓN

EJEMPLO

*

Pueden ir varios caracteres en su lugar

Ant* : da como resultado Antonio, Antón, Antonia...

Interr ogaci ó n

En su lugar va un carácter

Pe?p: da como resultado Pepe, Peco

#

En su lugar va un número.

Pe#p: da como resultado Pe2p, Pe3p

MOSTRAR, OCULTAR, BLOQUEAR Y LIBERAR COLUMNAS Podemos ocultar una columna situando el cursor en un valor del campo para después seleccionar Ocultar campos tras hacer clic en

Para volver a mostrar columnas hemos de seleccionar Mostrar campos, y en el cuadro de diálogo que vemos abajo seleccionaremos los campos que se hallan ocultos y que deseamos que se muestren nuevamente:

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Podemos mover una columna a otra posición situando el cursor del ratón en la parte inferior del título del campo, y cuando veamos que éste cambia a la forma de cuatro flechas apuntando en direcciones opuestas haremos clic, para a continuación (y manteniendo pulsado el botón) mover la columna hacia la posición deseada, y soltar el botón. Si deseamos bloquear una columna para que no se pueda cambiar de lugar, haremos clic en y después en la opción inmovilizar campos.

Para posteriormente desbloquear columnas haremos clic en la opción liberar todos los campos.

y después en

INTRODUCIR UN REGISTRO EN UNA TABLA Estando en la vista Hoja de Datos nos situaremos en el último registro, que estará en blanco y lo editaremos.

También podremos insertar un registro haciendo clic en el icono cinta opciones correspondientes pestaña Inicio, o bien en el icono parte inferior de la ventana

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de la situado en la

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MODIFICAR REGISTROS Para modificar un registro, en la vista Hoja de datos nos situamos sobre el dato a modificar y lo editamos.

Los cambios se aplicarán al cambiar de registro o hacer clic en , pudiendo usar el icono o la combinación de teclas Control + Z para deshacer los cambios.

ELIMINAR REGISTROS Para borrar un registro lo seleccionaremos haciendo clic sobre el cuadradito a la izquierda del nombre del primer campo y pulsaremos la tecla Suprimir: se mostrará un cuadro de diálogo pidiéndonos confirmación para ello. Para eliminar a la vez varios registros consecutivos arrastraremos hasta seleccionarlos todos.

También podremos eliminar registros haciendo clic con el botón derecho sobre el cuadradito a la izquierda del nombre del primer campo, y seleccionando Eliminar registro.

MOVERNOS ENTRE LOS DATOS DE LA TABLA Usando los cursores podemos movernos fácilmente por la tabla de datos. Asimismo la tecla Tabulador nos lleva al siguiente campo y Mayúsculas + Tabulador al anterior. También podemos usar los siguientes iconos:

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Estos iconos se hallan en la parte inferior izquierda de la ventana, en la que también se nos muestra el registro en el que estamos situados (el 3, en la imagen de ejemplo) y el total de registros que contiene la tabla (7, según la imagen):

MANEJO Y ADMINISTRACION DE REGISTROS Filtros en Access Los filtros en Access son usados para mostrar aquellos registros (filas) que cumplan con unas determinadas condiciones que previamente establezcamos. Tomaremos la siguiente tabla de datos como ejemplo para ilustrar su uso en las siguientes secciones:

Filtros por selección El filtro por selección es usado para que sólo se visualicen aquellos registros que contengan el valor indicado Para aplicar un filtro por selección, desde la vista Hoja de datos haremos clic en el valor del campo por el que deseemos filtrar. A continuación haga clic en el icono

de la cinta de opciones correspondiente

a la pestaña Campos, y seleccionaremos una de las presentadas: Igual a, Menor o igual que, Mayor o igual que....

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Ejemplo: partiendo de la tabla anterior nos situaremos sobre el nombre del cliente número 5 y seguiremos los pasos anteriormente descritos. Sólo se muestran los clientes cuyo nombre es Felipe:

Para eliminar el filtro hemos de hacer clic en el icono

y seleccionar Quitar filtro.

Filtros por eliminación Usaremos el filtro por eliminación para que no se muestren los registros que contengan el valor seleccionado Los pasos a seguir son idénticos a los de la creación de filtros por selección explicados en el punto anterior, con la única diferencia que deberemos seleccionar la opción No es igual a.

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Ejemplo: partiendo de la tabla anterior nos situaremos sobre el nombre del cliente número 5 y seguiremos los pasos indicados, lo que dará como resultado:

Para eliminar el filtro hemos de hacer clic en el icono

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seleccionar Quitar Filtro

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Filtro por formulario Usaremos este tipo de filtro cuando necesitemos indicar varias condiciones para realizar el filtrado. Para crear un filtro por formulario, desde la vista Hoja de Datos, haremos clic en. Avanzadas y a continuación seleccionaremos Filtro por formulario

Al situarnos sobre cada campo veremos cómo en su parte derecha aparece una flecha indicando hacia abajo en la que tras hacer clic se mostrarán los valores contenidos en la tabla en ese momento: seleccionando uno o varios valores los usaremos como condición para establecer el filtro.

Practicando con nuestra tabla de ejemplo:

Además en la parte inferior izquierda veremos también las pestañas

Si

pinchamos en Or podremos establecer más condiciones y además veremos una nueva pestaña Or para poder continuar estableciendo más sub condiciones.

Una vez establecidas todas las condiciones deseadas, dentro de Avanzadas haremos clic en la opción Aplicar filtro u ordenar.

Según el ejemplo, tendremos como resultado todos los clientes cuyo nombre es Felipe y que son de Tenerife:

Una vez aplicado el filtro, haciendo clic en alternaremos entre la vista de la tabla con el filtro aplicado, o sin él.

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Para eliminar el filtro por formulario, dentro de Avanzadas seleccionaremos Borrar todos los filtros

RELACIONES ENTRE TABLAS Las relaciones entre tablas (pueden relacionarse dos o más tablas) de una base de datos son usadas para mantener una integridad en los datos denominada integridad referencial.

Para explicarlo de forma muy básica y sencilla, cuando se crean relaciones entre tablas se impide entre otras cosas, que puedan existir datos en una tabla si no existen también en otra tabla de la que depende.

CREAR RELACIONES Para crear relaciones entre tablas haremos clic en el icono Relaciones que se halla en la pestaña Herramientas de bases de datos veremos un cuadro de dialogo en que el seleccionaremos las tablas que queremos relacionar y haremos clic en agregar veremos los campos contenidos en cada una de las tablas.

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Para relacionar dos tablas, pincharemos sobre el campo sobre el que vamos a hacer la relación y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra tabla. IMPORTANTE: ambos campos han de ser del mismo tipo (si uno es numérico entero, el otro lo deberá ser también). Los campos que sean clave principal o primaria los veremos con una a a su izquierda En la imagen de ejemplo relacionamos el campo idProvincia de la tabla clientes con el campo id de la tabla provincia. La casilla Exigir integridad referencial permitirá según el ejemplo, que cuando introduzcamos un código de cliente en la segunda tabla, deberá estar previamente también en la primera.

Por ejemplo, no podremos introducir un registro Clientes si el valor que introduzcamos en el campo idProvincia no existe en la tabla Provincias.

El marcar la opción Actualizar en cascada los campos relacionados permite que cuando se actualice un dato en la tabla origen se modifique automáticamente en la tabla destino.

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Por ejemplo, si modificamos el valor del campo Id de un registro de la tabla Provincias, se Actualizarán en Clientes todos los registros relacionados a través del campo idProvincia. Activando la opción Eliminar en cascada haremos que al borrar un código de la tabla principal se borren todos los registros con el ese código en la otra tabla. Por ejemplo, si eliminamos un registro en la tabla Provincias, se eliminarán en Clientes todos los registros relacionados a través del campo idProvincia. Una vez hechas las relaciones veremos una línea que muestra los campos relacionados, tal y como vemos en la imagen de la derecha.

Si hacemos click en el botón Tipo de combinación que mostrará la siguiente ventana en la que podremos especificar algunas características. Si seleccionamos las opciones 2 ó 3 sólo se incluirán los registros de una de las tablas, mientras en la otra sólo se incluirán los que se indiquen en cada caso.

TIPOS DE RELACIONES Los tipos de relaciones entre tablas pueden ser: UNO A UNO Un determinado registro de una tabla puede estar relacionado sólo con un registro en la otra tabla.

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Ejemplo: un registro de la tabla PERSONA puede estar relacionado sólo con un registro de la tabla PARTIDA_NACIMIENTO, y un registro de PARTIDA_NACIMIENTO puede estar sólo relacionado con un registro de PERSONA (una partida de nacimiento pertenece sólo a una persona).

UNO A VARIOS (1: N) / VARIOS A UNO (N:1) Uno o varios registros de una tabla pueden estar relacionados con uno o varios registros en la otra tabla. Ejemplo: un registro de la tabla CURSO puede estar relacionado con uno o varios registros de la tabla ALUMNOS, y un registro de ALUMNOS sólo puede estar relacionado con uno de CURSO (un alumno sólo puede pertenecer a un curso).

VARIOS A VARIOS (N:M):

Uno o varios registros de una tabla pueden estar relacionados con uno o varios registros en la otra tabla. Ejemplo: un registro de la tabla PROFESOR puede estar relacionado con uno o varios registros de la tabla CARGA (un profesor puede tener varias cargas), y a su vez un registro de CURSO puede estar relacionado con uno o varios registros de PROFESORES (varias profesores pueden tener asignados varios cursos).

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e

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MODIFICAR UNA RELACIÓN Para que Access 2010 nos muestre la ventana Modificar relaciones hemos de hacer click con el botón derecho sobre la línea que muestra la relación entre las tablas, y seleccionar Modificar relación. ELIMINAR UNA RELACIÓN Para eliminar una relación tan sólo hemos de hacer lo siguiente: Click sobre la línea que muestra la relación entre las tablas, y pulsar la tecla Suprimir. Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual.

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

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IMPORTAR DATOS Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente. Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar la opción adecuada en el grupo Importar y vincular.

Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc. sólo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón Aceptar. En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.

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En la imagen verás que el botón Opciones >> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde allí podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos.

Como habrás podido observar existen otros métodos de importación de datos, podrás acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la sección Importar.

Por ejemplo, para importar la información de una base de datos de un archivo de texto simplemente deberemos hacer clic en el botón Archivo de texto. En este caso se abrirá el Asistente para importación de texto, donde podrás indicar la forma en la que está formateado el archivo del que vas a tomar la información, incluso te podrás guardar esa descripción y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas características utilizando el botón Importaciones guardadas.

A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se

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han producido errores en la importación y creará una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.

EXPORTAR DATOS En el apartado anterior veíamos como podíamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto. Ahora veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo. Para ello, sólo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrarás en la sección Exportar de la pestaña Datos Externos.

Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción sólo tendrás que seleccionar el objeto que desees, por ejemplo vamos a exportar a Access. Se abrirá el cuadro Exportar: Base de datos Access y sólo tendrás que indicar en qué base de datos quieres copiar el objeto. Se mostrará un cuadro de diálogo Exportar donde te permitirá cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargará de exportarlo íntegramente sin ninguna otra interacción por tu parte. Si el objeto es una tabla se te presentará un cuadro de diálogo Exportar como este:

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos llamada ad-consultores.accdb.

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Podemos indicar el nombre que tendrá la tabla en la base de datos de destino y también elegir qué parte queremos exportar.

En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definición y datos para exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar únicamente su estructura seleccionando la opción Sólo definición. Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a archivos XML. En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opción Exportar datos con formato y diseño.

Si activamos esta opción podremos elegir el modo en el que se guarda la información en el archivo de texto mediante este cuadro de diálogo:

Aquí podrás seleccionar el tipo de codificación de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el predeterminado sea Windows Unicode (UTF-8) suele ser el formato que

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mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intención es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opción predeterminada seleccionada.

Si no activas la opción Exportar datos con formato y diseño, se abrirá el Asistente para exportación de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importación. Podrás especificar el modo en el que se formateará el archivo de salida e incluso guardar esa especificación.

EXPORTAR A WORD Y EXCEL También, desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF. Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o de otros tipos que podremos elegir. Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar con Word y así crear desde Access un archivo combinado para crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.

TENER DATOS POR VINCULACIÓN Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actúa como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexión para poder ver y editar sus datos aunque ésta se encuentre en un archivo diferente. Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restricción, no podremos cambiar su estructura (su diseño). Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexión con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrás trabajar con ella del mismo modo que si lo

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estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarán reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectúen en la base de datos origen, quedará reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estarás copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedará ninguna conexión entre tu tabla y la del origen de la importación.

Para importar una tabla vinculada se utiliza el mismo botón que para importarla. En la pestaña Datos externos, hacer clic en el botón Access del grupo Importar y vincular. La diferencia es que en el asistente deberemos seleccionar la opción Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botón Aceptar. La tabla se añadirá automáticamente a tu base de datos.

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Las tablas vinculadas se visualizarán con este símbolo

en la

ventana Base de datos. Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante útiles para mantener la parte de datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes. Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la información en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y trabajen modificando y recabando información.

EL ADMINISTRADOR DE TABLAS VINCULADAS

Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser útil poder cambiar la ubicación del origen de esas tablas o saber en qué lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas. Para acceder al cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas tendrás que hacer clic en su botón, situado en la pestaña Datos externos, grupo Importar y vincular. Obviamente este botón sólo estará habilitado si hay alguna tabla vinculada en la base de datos.

Esta herramienta nos permitirá actualizar nuestra base de datos cuando la ubicación de la tabla vinculada haya cambiado. Veamos cómo funciona.

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Este es el aspecto que muestra el Administrador. Desde aquí podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar y Access actualizará las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de datos. Para cambiar la ubicación de las tablas originales sólo tenemos que marcar la opción Preguntar siempre por la nueva ubicación.

Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntará dónde debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos, el programa la recordará y actualizará la estructura y ubicación de las tablas.

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CONSULTAS Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Tipos de consultas Hay varios tipos de consultas en Access 2010: consultas de selección y consultas de acción, Consultas específicas de SQL. Las CONSULTAS DE SELECCIÓN nos permiten seleccionar un conjunto de datos, mientras que con las CONSULTAS DE ACCIÓN podemos además operar sobre los datos seleccionados.

Hay tres tipos de consultas de acción: consultas de actualización, consultas de eliminación, y consultas de datos anexados.

Totales consulta de selección

Parámetros Campos Calculados de Actualización

CONSULTA

de eliminación Consulta de acción datos anexados Consulta por SQL Crear Tablas

CREAR CONSULTAS DE SELECCIÓN Las consultas de selección permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc. Para crear una consulta de selección, haremos click en el icono Diseño de consulta que se halla en la pestaña Crear:

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A continuación seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos crear la consulta y haremos click en el botón Agregar (de igual modo que al relacionar tablas).

Posteriormente en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos que deseamos

mostrar.

Situándonos

en

una

de

las

celdas

a Campo elegiremos un campo de la lista que aparece al pinchar en

correspondientes .

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Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, así como establecer el Orden en que deseamos que se muestren los datos: ascendente o descendente (se puede definir un máximo de 10 ordenaciones). En este ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo código sea mayor de 1 y menor de 4 por orden de menor a mayor y con fecha posterior al 01/01/2002 (se toma toda la fila para establecer la condición), además de los clientes cuyo nombre sea Marta(es indiferente si lo escribimos en mayúsculas o minúsculas).

ESTABLECER CONDICIONES Como vimos en el punto anterior, podemos establecer unas condiciones para filtrar los datos que deseamos que se muestren usando la opción Criterios junto con la opción O, con lo que las condiciones se harán por filas (primero se filtra por la condiciones de la primera y luego por los de la segunda).

Podemos también usar comodines en los criterios, como los símbolos igual '=', mayor que '>' o menor que '