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MANEJO DEL ACCESS 2010

Ing. Najarro Bellido

CREACION DE BASE DE DATOS A. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS Crear la Base de Datos: GESTION.ACCDB (los campos clave de cada tabla están indicados por los campos que están en negrita) y guardarlo en la carpeta C:\Mis Documentos Tabla: Alumno Campos CodAlumno Apellidos Nombres Especialidad FechaNac Direccion

Tipo Tamaño Texto 4 Texto 40 Texto 30 Texto 30 Fecha/Hora Texto 50

Tabla: Notas Campos CodAlumno CodCurso N1 N2 N3 N4 PROM

Tipo Tamaño Texto 4 Texto 4 Numero Entero Numero Entero Numero Entero Numero Entero Numero Simple

Tabla: Carga Campos Codprofesor CodCurso

Tipo Tamaño Texto 4 Texto 4

Tabla: Curso Campos CodCurso Descripcion Ciclo NHoras

Tipo Texto Texto Texto Numero

Tabla: Profesor Campos Tipo CodProfesor Texto Apellidos Texto Nombres Texto Especialidad Texto Direccion Texto Telefono Texto

Tamaño 4 50 2 Entero

Tamaño 4 40 30 40 50 8

NOTA: Relacionar las tablas respectivamente.

ALUMNO

NOTAS

CURSO

CARGA

I.S.T.P. “ESCUELA SUPERIOR PRIVADA DE TECNOLOGIA – SENATI”

PROFESOR

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B. IMPLEMENTACION DE LA ESTRUCTURA: 1. Abrir el Microsoft Access: Inicio >> Todos los Programas >> Microsoft Office >> Microsoft Office Access 2007

2. Seleccione el icono Base de datos en blanco

3.

En el cuadro Nombre de archivo escribir GESTION.

Asegúrese de que sea en la carpeta C:\Mis Documentos dando clic en el icono para seleccionar la carpeta adecuada. 4. De clic en el botón Crear 5. En la pestaña Tabla1 de clic derecho y en el menú flotante escoger la opción Vista Diseño

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6. En la ventana que se muestra a continuación escribir ALUMNO y luego seleccionar Aceptar

7. Seguidamente empezaremos a implementar la estructura de la tabla ALUMNO, escribiendo en la columna Nombre del campo: CODALUMNO

Si el tipo de datos no corresponde con el solicitado cámbielo dando clic en la punta de flecha en la lista desplegable ubicado al costado de su nombre de campo. 8. En Propiedades del campo en la pestaña General a través de la propiedad Tamaño del campo establezca el tamaño: 4

9. Repitiendo los pasos 7 y 8 implemente toda la estructura pedida:

10. Ahora establecernos el campo clave, ubicándonos en el campo CODALUMNO dando clic en el botón Clave principal ubicado en la categoría Herramientas de la opción Diseño:

NOTA: Cuando es más de una fila el campo clave, primero seleccione sus campos con el mouse y después de clic en el botón Clave principal

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11. Para crear otra tabla escoja la opción Insertar de la cinta de opciones y de la categoría Tablas de clic en el botón Tabla:

12. Repetir los pasos desde el 5 hasta el 10 para construir el resto de las tablas solicitadas. C. RELACIONES DE TABLAS Una vez dividida la información en tablas, se necesita una forma de indicar a Microsoft Access como se debe recuperar conjuntamente dicha información de forma significativa a través del establecimiento de relaciones 1. Primeramente deben estar cerradas todas las pestañas de sus tablas en cualquier vista. De no ser así de clic derecho sobre cualquier pestaña y del menú flotante escoger Cerrar todo. 2. De la cinta de opciones escoger Herramientas de base de datos y de la categoría Mostrar u ocultar de clic en el botón Relaciones:

3. De la ventana Mostrar tabla agregar todas las tablas para realizar las relaciones

4. A continuación ordene sus tablas para realizar mas cómodamente sus relaciones:

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5. Para establecer la relación arrastre el campo que desea relacionar hacia el campo coincidente de la otra tabla. Microsoft Access mostrara el cuadro de dialogo Modificar Relaciones. Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas y editar en caso necesario. Marque el casilla Exigir integridad referencial. De clic en Crear.

6. Finalmente se debe obtener las siguientes relaciones:

7. De clic en el botón Guardar para guardar sus cambios en la barra de acceso rápido 8. Cerrar la ventana de Relaciones

NOTA: Para eliminar una relación realizar un clic en la línea perteneciente a la relación que desee eliminar. Presionar SUPR o del menú Edición elija Eliminar

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D. INGRESO DE DATOS A LAS TABLAS De doble clic sobre la tabla construida o en su defecto clic derecho y luego Abrir y proceda a llenar sus tablas. Tabla: ALUMNO

Tabla: CURSO

Tabla: PROFESOR

Tabla: NOTAS

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Tabla: CARGA

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E. CONSTRUCCION DE CONSULTAS Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. También se pueden usar como origen de registros para formularios e informes. Esto quiere decir que podemos crear formularios con los datos de una consulta. 

Crear una consulta: ConsNotasAlumnos Agregue las tablas Notas y Curso de la base de datos GESTION Seleccione los campos que requerirá para el diseño de la consulta: Notas.CodAlumno Notas.CodCurso Curso.Descripcion Notas.N1 Notas.N2 Notas.N3 Notas.N4 Y un campo calculado: PROMEDIO: (N1+N2+N3+N4)/4



Crear una consulta: ConsAlumnos Agregue las tablas Alumnos y Notas de la base de datos GESTION Seleccione los campos que requerirá para el diseño de la consulta: Alumno.CodAlumno Alumno.Apellidos Alumno.Nombres Alumno.Especialidad

CONSULTA: CONSNOTASALUMNOS 1. En la cinta de opciones seleccione la opción Crear y en la categoría Otros de clic sobre el botón Diseño de Consulta

2. De la ventana Mostrar tabla, agregue las tablas Notas y Curso:

3. De doble clic sobre el campo que desea visualizar de la tabla respectiva para obtener lo siguiente:

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4. Para implementar un campo calculado vaya usted a la columna libre que sigue a N4 y escriba: PROMEDIO:(N1+N2+N3+N4)/4

5. Para grabar la consulta de un clic sobre el botón de la barra de acceso rápido y guarde con el nombre ConsNotasAlumnos seguidamente clic en Aceptar 6. Para ejecutar la consulta de un clic sobre el botón Ejecutar de la opción Diseño

Obteniéndose lo siguiente:

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CONSULTA: CONSALUMNOS 1. Repetir los pasos 1 y 2 de la consulta anterior. Agregue las tablas Alumno, Notas de la base de datos GESTION. 2. De doble clic sobre los campos pedidos para el diseño:

3. Seleccione la línea de relación, de un clic derecho sobre la línea y elija Propiedades de la combinación, en ella seleccione la opción: Incluir TODOS los registros de “NOTAS” y solo aquellos registros de “ALUMNO” donde los campos combinados sean iguales.

De clic en Aceptar. 4. En el sección donde se encuentran las tablas de un clic derecho y del menú contextual escoja Vista SQL

5. Escriba DISTINCT entre SELECT y Alumno.CodAlumno de tal manera que diga lo siguiente:

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SELECT DISTINCT Alumno.CodAlumno, Alumno.Apellidos, Alumno.Nombres, Alumno.Especialidad FROM Alumno RIGHT JOIN Notas ON Alumno.CodAlumno = Notas.CodAlumno; 6. Ejecute la consulta para obtener lo siguiente:

7. No se olvide de grabar su consulta con el nombre ConsAlumnos F. CONSTRUCCION DE FORMULARIOS Los formularios se utilizan para mostrar o ingresar de una manera personalizada la información de una base de datos. I. Crear el Formulario: FRMNOTASALUMNOS 1. En la cinta de opciones seleccione la opción Crear y en la categoría Formularios de clic sobre el botón Diseño del Formulario

2. De la opción Diseño de la categoría Herramientas seleccione el botón Hoja de propiedades. 3. En la propiedad Origen del registro de un clic en la punta de flecha y de la lista seleccionada escoger el elemento ConsNotasAlumnos.

4. De los controles seleccione el control Cuadro de Texto y luego en la Ventana de Hoja de Propiedades de la pestaña [Todas] modifique la propiedad: Etiquetado automático: No OJO: Desactive el Asistente para Controles /* El Cuadro de Texto ya no aparece con su etiqueta */ 5. De un clic sobre el botón Agregar campos existentes.

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6. Coloque los campos a través de la herramienta Lista de Campos arrastrando con el mouse sobre la sección Detalle del formulario en el orden mostrado: Notas.CodCurso Curso.Descripcion Notas.N1 Notas.N2, Notas.N3 Notas.N4 PROMEDIO

7. Seleccione el formulario y modifique las propiedades: Vista Predeterminada : Formularios Continuos Barras de Desplazamiento : Solo Vertical Botones de desplazamiento: No 8. Ajuste el tamaño de la selección Detalle 9. De un clic sobre la barra de la sección Detalle y del menú flotante seleccione la opción: Encabezado o pie de formulario 10. Utilice la herramienta Etiqueta para crear etiquetas en la sección Encabezado del formulario.

11. De clic derecho sobre la pestaña del diseñador de formulario y escoja la opción Vista Formulario y obtendremos lo siguiente:

12. Grabe el formulario con el nombre FRMNOTASALUMNOS

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MANEJO DEL ACCESS 2010 II.

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Crear el Formulario: FRMALUMNOS 1. En la cinta de opciones seleccione la opción Crear y en la categoría Formularios de clic sobre el botón Diseño del Formulario

2. De la opción Diseño de la categoría Herramientas seleccione el botón Hoja de propiedades. 3. En la propiedad Origen del registro de un clic en la punta de flecha y de la lista seleccionada escoger el elemento ConsAlumnos.

4. De un clic sobre el botón Agregar campos existentes

5. Coloque los campos a través de la herramienta Lista de Campos: CodAlumno, Apellidos, Nombres y Especialidad.

6. Seleccione

la

herramienta

SubFormulario/SubInforme

del

Cuadro

de

Herramientas y colocarlo sobre el formulario 7. Selección el objeto SubFormulario/SubInforme y a través de la ventana de propiedades configure los siguientes valores: Objeto Origen : FRMNOTASALUMNOS Vincular campos principales: CodAlumno Vincular campos secundarios: CodAlumno

[De clic sobre

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]

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8. Finalmente nuestro diseño debe mostrar la siguiente presentación:

9. De clic derecho sobre la pestaña del diseñador de formulario y escoja la opción Vista Formulario y visualizaremos lo siguiente:

10. Grabe el formulario con el nombre FRMALUMNOS.

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G. CONSTRUCCION DE INFORMES Permiten el impreso y resumen de grandes cantidades de información extraída de una Base de Datos. 

Crear el siguiente diseño de informe Escuela Superior Privada de Tecnología EST – SENATI Telef. 533-7398

Fecha: 99/99/99 Página: 99

BOLETA DE NOTAS Código: XXX Apellidos: XXXXXXXXXXXX Nombres: XXXXXXXXXXXX

Especialidad: XXXXXXXXX

Código Nombre del Curso UF1 UF2 UF3 UF4 PROM. -----------------------------------------------------------------------------------XXX XXXXXXXXXX 99 99 99 99 99.99 XXX XXXXXXXXXX 99 99 99 99 99.99 XXX XXXXXXXXXX 99 99 99 99 99.99 1. Para nuestro informe necesitaremos construir una consulta al cual llamaremos ConsAlumnosNotas. En la cinta de opciones seleccione la opción Crear y en la categoría Otros de clic sobre el botón Diseño de Consulta. 2. Agregar las siguientes tablas: Alumno, Notas y Curso 3. Incluir los siguientes campos: Alumno.CodAlumno Alumno.Apellidos Alumno.Nombres Alumno.Especialidad Notas.CodCurso Curso.Descripcion Notas.N1 Notas.N2 Notas.N3 Notas.N4

4. Implementar un campo calculado: PROMEDIO: (N1+N2+N3+N4)/4

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5. Grabe la consulta con el nombre: CONSALUMNOSNOTAS 6. A continuación se creara el informe REPOALUMNOSNOTAS a partir de la consulta CONSALUMNOSNOTAS. En la cinta de opciones seleccione la opción Crear y en la categoría Informes de clic sobre el botón Diseño de Informes 7. En la Hoja de Propiedades de la propiedad Origen del Registro despliegue la lista y seleccione CONSALUMNOSNOTAS.

8. Para nuestro trabajo estableceremos un nivel de agrupamiento, de un clic derecho sobre la barra de la sección Detalle y del menú flotante escoja la opción Ordenar y agrupar

9. Observaremos en la parte baja el siguiente cuadro de dialogo de agrupamiento:

10. De clic en Agregar un grupo. De los elementos mostrados seleccione CodAlumno

11. Dar clic sobre la punta de flecha al costado de Mas

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12. Establecer los siguientes criterios:  Con una sección de encabezado  Con una sección de pie  Mantener todo el grupo junto en una pagina

13. Cerrar el cuadro de dialogo de agrupación 14. En la sección Encabezado de pagina colocar etiquetas Escuela Superior Privada de Tecnología EST – SENATI Telef. 533-7398

para lo siguiente: Fecha:

15. Para colocar la fecha seleccione el control Fecha y hora 16. Configure el cuadro de Fecha y hora como sigue:

17. De clic en Aceptar 18. El objeto aparecerá en la sección Encabezado del informe, arrástrelo con el mouse hacia la sección Encabezado de página colocando al costado del título Fecha. 19. Para mostrar la numeración de página recurriremos al control Insertar numero de pagina. 20. Configure según el cuadro mostrado:

21. Dar clic en Aceptar.

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22. De los controles seleccione el control Cuadro de Texto y luego en la Ventana de Hoja de Propiedades de la pestaña [Todas] modifique la propiedad: Etiquetado automático: No OJO: Desactive el Asistente para Controles /* El Cuadro de Texto ya no aparece con su etiqueta */ 23. Coloque etiquetas en la sección Encabezado CodAlumno tal como se muestra:

BOLETA DE NOTAS Código: Apellidos: Nombres:

Especialidad:

Cod.Curso Nombre del Curso UF1 UF2 UF3 UF4 Prom. --------------------------------------------------------------------------------------24. Y mediante Lista de campos agregue los siguientes campos: CodAlumno, Apellidos, Nombre, Especialidad:

25. En la sección Detalle coloque los siguientes campos mediante Lista de campos: CodCurso, Descripcion, N1, N2, N3, N4, PROMEDIO a la altura de cada etiqueta colocada en la sección anterior

26. De clic derecho sobre la pestaña del diseñador de informes y escoja la opción Vista preliminar y visualizaremos lo siguiente:

27. Grabe el informe: REPOALUMNOSNOTAS

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