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• Karen Rodriguez

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

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Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

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Secretaría de Tecnologías de la información y las Comunicaciones Secretaría de Planeación

Manual de usuario – Registro de proyectos de inversión Sistema de Seguimiento del Plan de Desarrollo – Banco de Proyectos

Febrero, 2018

GESTIÓN TECNOLÓGICA

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INTRODUCCIÓN El presente documento contiene las instrucciones necesarias para ejecutar las actividades de cada uno de los actores en el proceso de Registro de proyectos de inversión en el Banco Departamental de Programas y Proyectos de Inversión. El proceso de registro de proyectos, se visualiza a continuación:

En dicho proceso se encuentran 4 actores principales: Formuladores, Viabilizadores, Ordenadores del Gasto y Responsables de control posterior. Los Formuladores, Los formuladores pueden estar ubicados físicamente dentro o fuera de las instalaciones de la Gobernación. Tienen como función principal la radicación de solicitudes de registro de proyectos que se compone de 3 actividades: 1.

La formulación del proyecto en la MGA WEB (metodología dispuesta por el Departamento Nacional de Planeación): 1

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2. La carga del archivo XML en el Banco de Proyectos departamental, descargado de la MGA WEB una vez tenga la formulación completa: 3.

Carga de los requisitos de soporte del proyecto, según la lista de chequeo que le corresponde según el Tipo de proyecto asignado:

Los Formuladores, deben conocer los Tipos de proyectos definidos por la Dirección de Finanzas Públicas, deben identificar el que aplica para el proyecto a registrar y conocer además los documentos soportes exigidos para la Radicación. Los Viabilizadores, tienen como actividad principal: 1.

Revisión del proyecto para la emisión o no del concepto de viabilidad sectorial, según la lista de chequeo de viabilidad:

Para cada Tipo de proyecto habrá un Viabilizador principal quién recibirá inicialmente todas las solicitudes de Registro de proyectos. El Viabilizador principal de cada Tipo de proyecto podrá asignar la solicitud a otro Viabilizador o modificar el Tipo de proyecto. Los Ordenadores del gasto, tienen como actividad principal: 1.

Revisión de la asignación o no del aval a la viabilidad del proyecto:

Para cada Tipo de proyecto se tiene un Ordenador del Gasto quién avalará la viabilidad sectorial emitida para el proyecto de inversión. Los Responsables del Control Posterior, tienen como actividad principal: 1.

Revisión de la asignación o no del Control posterior del proyecto, según la lista de chequeo del Control posterior:

Para cada Tipo de proyecto se tiene un Responsable en la Dirección de Finanzas Públicas encargado de evaluar la solicitud de registro de proyecto y emitir o no el Control posterior.

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Durante el proceso de Registro de proyectos de inversión, los proyectos pueden adoptar los siguientes estados: - Cargado: El proyecto queda con este estado al Cargar en el sistema el XML de la formulación del proyecto proveniente de la MGA. - Radicado: El proyecto queda con este estado al Radicar el proyecto en el sistema. Este proceso consiste en ingresar la información del proyecto, como: Entidad o Municipio que radica, los datos del formulador, seleccionar las Metas de producto y resultado para el proyecto, identificar el Tipo de proyecto y cargar en el sistema cada uno de los documentos requeridos en la lista de chequeo para la Radicación. - Viab_Sect: El proyecto queda con este estado al obtener el concepto de viabilidad sectorial favorable por parte del Viabilizador. - Avalado: El proyecto queda con este estado cuando el concepto de viabilidad recibe el aval por parte del Ordenador del Gasto. - Registrado: El proyecto queda con este estado al ser aprobado por parte del responsable del Control posterior. - Corr_pend: El proyecto queda con este estado cuando el Viabilizador o el Responsable del Control posterior determina que el proyecto necesita correcciones por parte del formulador para poder continuar con el proceso de registro. - Rechazado: El proyecto queda con este estado cuando el Formulador decide no continuar con el proceso de registro luego de no ser aprobado por parte del Viabilizador o del Control Posterior, y elimina el proyecto del sistema.

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TABLA DE CONTENIDO 1.

OBJETIVO DEL MANUAL

5

2.

ALCANCE

6

3.

NORMATIVIDAD

7

4.

TERMINOLOGÍA

8

5.

DESARROLLO DE LO RELACIONADO CON EL MANUAL 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental Formulación del proyecto en la MGA WEB Carga del archivo XML en el Banco de Proyectos Departamental Carga de los requisitos del proyecto Asignación o no de la viabilidad del proyecto Corrección o Eliminación del proyecto Asignación o no del aval de la viabilidad del proyecto Asignación o no del control posterior Consultas de proyectos de inversión

11 11 16 18 25 34 42 44 50 57

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1. OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual tiene como objetivo orientar a los Formuladores, Viabilizadores, Ordenadores del Gasto y responsables de Control Posterior para ejecutar las actividades necesarias dentro del proceso de registro de proyectos en el BDDPI.

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2. ALCANCE

El alcance del presente manual es instruir en las actividades que deben ejecutar los Formuladores, Viabilizadores, Ordenadores del Gasto y responsables de Control Posterior dentro del proceso de registro de proyectos en el BDDPI.

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3. NORMATIVIDAD

• • • • • • • • • • • • • • •

Decreto 841 de 1990 Ley 179 de 1994 Ley 152 de 1994, artículos 3, 26, 27, 28, 36, 44, 49 Resolución 0252 del 2012 Decreto 2844 de 2010 Ley 1530 de 2012 Decreto 037 de 2010 Resolución 007 de 2012 Manual del Banco de Proyectos Resolución 064 del 2012 Secretaria General Resolución No 001 del 2012 Secretaria de Conectividad. Resolución No 003 del 2013 Secretaria de Ambiente. Resolución No 164 del 2012 Instituto Departamental de Cultura. Resolución No. 001 de 2012 Secretaria de Integración Regional. Resolución No. 001 del 2012 Secretaria de Minas. Resolución No. 01 de 2012 Secretaria de Planeación.

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4. TERMINOLOGÍA

Actividad: Es el conjunto de acciones mediante los cuales se genera valor dando lugar a un producto determinado, que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa, mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados. BDDPI: Banco Departamental de Programas y Proyectos de Inversión, es la plataforma para el registro y la sistematización de los proyectos de inversión susceptibles de ser financiados con recursos del Presupuesto General del Departamento que debidamente formulados y evaluados permiten tomar decisiones de inversión para que se generen los bienes y/o servicios necesarios para el mejoramiento de la calidad de vida y el bienestar de la sociedad cundinamarquesa. Certificación: Documento mediante el cual la Secretaría de Planeación manifiesta la inscripción de un proyecto en el Banco Departamental de Programas y Proyectos de Inversión. Control posterior: Consiste en el 'chequeo' del cumplimiento de procedimientos y requisitos establecidos en el presente Manual y en las Resoluciones emitidas por las entidades sectoriales, verificación de la coherencia del proyecto con el Plan de Desarrollo Departamental, así como la revisión integral de la Metodología General Ajustada - MGA. Concepto técnico: Análisis especializado sobre un aspecto específico de un proyecto, donde se determina el grado de cumplimiento de los parámetros y especificaciones técnicas que regulan un sector. Sirve como fundamento para emitir o no concepto de viabilidad. Etapa de Pre inversión: Es la primera etapa del ciclo del proyecto que involucra la formulación y evaluación ex ante del proyecto. En esta etapa se identifica el problema o necesidad, se prepara su información y se cuantifican sus costos y beneficios. Igualmente en esta etapa se elaboran los diseños preliminares si se requieren. Etapa de inversión o ejecución: Es la etapa en la cual se materializan las acciones que dan como resultado bienes o servicios, y culmina cuando el proyecto comienza a generar beneficios. Etapa de operación: Momento en el cual se empieza a utilizar el bien o servicio obtenido en la etapa de inversión y por tanto, se inicia la generación del beneficio. Esta etapa dura el tiempo que se estipuló en la etapa de preinversión para alcanzar los objetivos del proyecto, es decir, la operación va hasta el periodo en que se espera que ya no se presente el problema que se está atacando con el proyecto. Durante esta etapa también existe seguimiento, el cual busca medir los resultados y el impacto en la cadena de valor; éste se realiza a los componentes y la finalidad en la matriz de marco lógico. Evaluación cualitativa: Tipo de evaluación primordialmente descriptiva e interpretativa, que puede o no prestarse a la cuantificación. 8

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Evaluación cuantitativa: Tipo de evaluación que entraña el uso de la medición numérica y el análisis de datos basado en métodos estadísticos. Evaluación ex-ante: Evaluación que se efectúa antes de poner en práctica una intervención para el desarrollo. Consiste en un ejercicio de análisis de la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto del proyecto a la luz de las alternativas de solución identificadas. Para lo anterior se parte de la información recopilada en la preparación de cada una de las alternativas de solución. La evaluación consiste en la comparación de las diferentes alternativas de solución mediante indicadores con el propósito de seleccionar la mejor, de acuerdo con el criterio seleccionado. Horizonte de evaluación: Periodo que contempla el análisis de las etapas de pre inversión, ejecución y operación. Gestión basada en resultados: Una estrategia de gestión por la que una organización garantiza que sus procesos, productos y servicios contribuyen al logro de resultados deseados (productos, efectos directos e impacto). La gestión basada en los resultados se basa en la participación de las partes interesadas y en una rendición de cuentas clara respecto de los resultados. También requiere la supervisión del progreso hacia los resultados y en la presentación de informes sobre el desempeño/retroalimentación que es cuidadosamente examinada y utilizada para mejorar la concepción o ejecución del programa. Meta: Corresponden a la expresión cuantitativa y cualitativa de los logros que se pretenden obtener con el proyecto. Refleja la magnitud o nivel específico de los resultados es decir de los productos, efectos o impactos que se esperan alcanzar. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y si es posible calidad. Metodología general ajustada -MGA-: Herramienta utilizada para la formulación de proyectos de inversión, tiene como objeto proveer un sistema de información ágil y eficiente en el proceso de Identificación, Preparación. Evaluación y Programación de los proyectos de inversión. Proyecto de inversión: Unidad operacional de la planeación del desarrollo que vincula recursos para resolver problemas o necesidades sentidas de la comunidad. Contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan total o parcialmente estos recursos, con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado. Registro: Es la inscripción del proyecto de inversión en el Banco Departamental. Indica que los proyectos son viables y por tanto pueden ser ejecutados con recursos del Presupuesto General del Departamento. SAP: Sistemas Aplicaciones y Productos. Es un sistema que consiste en un conjunto de aplicaciones que soportan diversas operaciones del negocio. Estas aplicaciones están construidas en forma modular sobre un eje central de datos únicos, lo que garantiza su uso consistente a través de toda la corporación. 9

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Seguimiento: Función continua que utiliza la recolección sistemática de datos en indicadores específicos para medir el grado de avance y logros de objetivos y progresos en la utilización de fondos asignados. SGR: Sistema General de Regalías Viabilidad: Se entiende por viabilidad la posibilidad que tiene el proyecto para ser ejecutado y operado de manera que cumpla con su objetivo. El concepto de viabilidad está relacionado con principios de calidad, eficiencia y pertinencia de un proyecto en términos de los elementos conceptuales que lo componen, la información utilizada en su formulación, la coherencia de los planteamientos y el mayor acercamiento a la realidad a la que se refiere el proyecto. Tipo de proyecto: Clasificación de proyectos determinada por la Dirección de Finanzas de la Secretaría de Planeación, que establece una lista de chequeo específica para la radicación de solicitudes de registro de proyectos. Los tipos de proyectos están basados en las Resoluciones emitidas por las entidades sectoriales, mediante las cuales se establecen los requisitos específicos de presentación de proyectos de inversión al Departamento.

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5. DESARROLLO DE LO RELACIONADO CON EL MANUAL

5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental

Responsables: Formuladores, Viabilizadores, Ordenadores del Gasto y responsables de Control Posterior Existen dos posibilidades para ingresar a la aplicación. 1. Los usuarios que se encuentran fuera de la Red de la Gobernación (Formuladores municipales), deben ingresar a la página de la Gobernación www.cundinamarca.gov.co y en la parte inferior encuentran varios enlaces del Departamento, se debe dar clic en el enlace correspondiente al Banco de Proyectos

Estos usuarios también lo pueden hacer ingresando http://bancoproyectos.cundinamarca.gov.co/bancoproyectos/

al

Link

Se generará la siguiente pantalla

Los formuladores deberán ingresar con el usuario que corresponda según el municipio al que pertenece: NOTA: Al ingresar por primera vez al sistema, la contraseña es: 12345 11

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2. Los usuarios que tienen acceso a la intranet de la Gobernación (Formuladores de entidades Departamentales, Viabilizadores, Ordenadores del gasto y responsables de Control Posterior), deben acceder al Sistema de Seguimiento del Plan de Desarrollo:

Posteriormente, seleccione Banco de proyectos:

Se generará la siguiente pantalla:

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Los Formuladores departamentales deberán ingresar con los siguientes usuarios:

Los Viabilizadores, Ordenadores del Gasto y Responsables de control posterior, deberán ingresar con el mismo usuario de red, que usan normalmente. 15

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NOTA: Al ingresar por primera vez al sistema, la contraseña es: 12345 RADICACIÓN DE SOLICITUDES DE REGISTRO DE PROYECTOS La radicación de solicitudes de registro de proyectos se compone de 3 actividades: 1. La formulación del proyecto en la MGA WEB. 2. La carga del archivo XML en el Banco de Proyectos departamental. 3. Carga de los requisitos del proyecto, según la lista de chequeo que le corresponde al proyecto según el Tipo de proyecto asignado. 5.2 Formulación del proyecto en la MGA WEB

Responsables: Formuladores.

Para iniciar el proceso de radicación, se debe tener el proyecto formulado en la MGA WEB, a la cual se puede acceder en el Link https://mgaweb.dnp.gov.co Aquí deberá ingresar y formular el proyecto de inversión que requiere registrar. Una vez termine esta formulación, debe descargar el archivo XML que contiene la formulación del proyecto. Para descargar el archivo XML, dé clic en el botón

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Debe esperar que se complete la descarga del archivo, la cual aparecerá en la parte inferior de la pantalla, de la siguiente forma:

El archivo XML, se encuentra en este momento en la carpeta de Descargas de su equipo. Para mayor facilidad, copie el archivo y péguelo en la Carpeta donde se encuentran los demás archivos del proyecto. Puede modificarle el nombre para identificar el proyecto, sin modificar la extensión XML. Nota: tenga en cuenta que también es necesario descargar de la MGA WEB el PDF del proyecto, ya que éste archivo es requisito obligatorio como soporte para todos los proyectos que se presentan al Banco Departamental. Una vez complete la formulación del proyecto y tenga el archivo descargado ingrese a Bizagi, y seleccione: Nuevo >> Registro de proyectos:

Se genera la siguiente pantalla:

El vínculo abre la página de acceso a la aplicación MGA WEB del DNP, utilícelo únicamente en caso de no haber completado la formulación del proyecto, o de no tener descargado el archivo XML. A la pregunta ¿Formulación completa?, seleccione la opción Si y el botón Siguiente:

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5.3 Carga del archivo XML en el Banco de Proyectos Departamental

Responsables: Formuladores.

Una vez se haya establecido que la formulación del proyecto está completa, el sistema genera la siguiente pantalla:

Seleccione el botón: Subir archivo Para seleccionar el archivo XML de clic en el botón Ubique y seleccione el archivo y dé clic en muestra el nombre del archivo cargado:

y posteriormente en

y el sistema

Ingrese el Año inicial, que corresponde a la vigencia en la que se espera que se ejecuten las actividades del periodo 0 de la formulación del proyecto. Posteriormente, seleccione el botón y el sistema muestra el nombre del proyecto, el sector de inversión, y el ID de la MGA WEB:

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Ingrese la información de los Datos generales del proyecto de acuerdo a la siguiente tabla: Nombre de campo

Descripción

Requerido /Opcional

Clase de proyecto

Defina si el proyecto a registrar corresponde a un proyecto Departamental, Específico o SGR. Tenga en cuenta que para los proyectos específicos, es necesario ingresar el proyecto departamental del que depende, y para los proyectos del SGR es necesario ingresar el BPIN.

R

Entidad a la que presenta el proyecto

Seleccione la Entidad de la Gobernación de Cundinamarca responsable del proyecto que requiere registrar. Ver cuadro

R

Código del proyecto departamental BPIN Nombre corto del proyecto Año final Correo electrónico del formulador

Código SPC del proyecto departamental del que depende el proyecto específico que requiere registrar. Sólo es necesario si la Clase de proyecto seleccionada es Específico. El código debe ir precedido por la letra P y el signo >. Ej: P>297000 Código BPIN del proyecto que requiere registrar. Sólo es necesario si la Clase de proyecto seleccionada es SGR. Ingrese el nombre del proyecto de forma abreviada. Máximo 40 caracteres Vigencia en la que se espera que se finalicen las actividades de inversión del proyecto Ingrese su correo electrónico. Es muy importante que antes de grabar, verifique que lo ingresó correctamente, porque es allí donde recibirá las notificaciones de la solicitud de registro del proyecto.

O

O R R

R

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Para la identificación de la Entidad a la que se presenta el proyecto, el formulador puede tomar como guía la siguiente tabla, en la que se listan las entidades Departamentales con el código de Centro Gestor asignado a cada una. CENTROS GESTORES CODIGO

NOMBRE ENTIDAD

1202

AGENCIA DEPARTAMENTAL PARA LA PAZ Y EL POSTCONFLICTO

1133

ALTA CONSEJERÍA PARA LA FELICIDAD

1207

BENEFICENCIA DE CUNDINAMARCA

1215

CORPORACION SOCIAL DE CUNDINAMARCA CSC

1102

DESPACHO DEL GOBERNADOR

1223

INSTITUTO DE INFRAESTRUCTURA Y CONCESIONES DE CUNDINAMARCA "ICCU"

1205

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCIÓN COMUNAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

1220

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CULTURA Y TURISMO DE CUNDINAMARCA

1208

INSTITUTO DEPARTAMENTAL PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE DE CUNDINAMARCA

1124

SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

1125

SECRETARIA DE CIENCIA TECNOLOGÍA E INNOVACION

1120

SECRETARIA DE COMPETITIVIDAD Y DESARROLLO ECONÓMICO

1127

SECRETARIA DE COOPERACION Y ENLACE INSTITUCIONAL

1126

SECRETARÍA DE DESARROLLO E INCLUSION SOCIAL

1108

SECRETARIA DE EDUCACION

1105

SECRETARIA DE GOBIERNO

1106

SECRETARIA DE HACIENDA

1129

SECRETARIA DE INTEGRACION REGIONAL

1114

SECRETARIA DE LA FUNCION PUBLICA

1130

SECRETARIA DE LA MUJER Y EQUIDAD DE GÉNERO

1132

SECRETARIA DE MINAS ENERGÍA Y GAS

1113

SECRETARIA DE PLANEACION

1184

SECRETARIA DE PRENSA Y COMUNICACIONES

1197

SECRETARIA DE SALUD

1128

SECRETARIA DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES

1123

SECRETARÍA DE TRANSPORTE Y MOVILIDAD

1121

SECRETARIA DEL AMBIENTE

1131

SECRETARÍA DEL HÁBITAT Y VIVIENDA

1103

SECRETARIA GENERAL

1104

SECRETARIA JURIDICA

1152

UAE PARA LA GESTION DEL RIESGO DE DESASTRES

1263

UNIDAD ADMNISTRATIVA ESPECIAL DE PENSIONES

1182

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

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Para la identificación del Código del proyecto departamental, cuando se requiere registrar un proyecto específico, existen dos ayudas: 1. Si conoce el código del Proyecto departamental, lo ingresa y selecciona la opción Consultar nombre del proyecto departamental. El sistema genera el nombre del proyecto y puede así verificar que corresponda al proyecto departamental requerido.

2. Si no conoce el código del proyecto departamental, puede consultar los proyectos departamentales por entidad, seleccionando El sistema genera la siguiente pantalla, donde puede hacer la consulta

Productos: La siguiente sección de la pantalla muestra los productos del proyecto.

Diligencie la información de los Productos de acuerdo a la siguiente tabla:

Nombre de campo Nombre corto

Descripción

Requerido /Opcional

Ingrese un nombre abreviado para cada producto. Máximo 40 caracteres. Si el nombre que está en el XML es de 40 caracteres o menos, el sistema lo propone por defecto. Tenga en cuenta que no es posible que dos o más productos del proyecto tengan el mismo Nombre corto.

R

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Unidad de medida

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Seleccione la Unidad de medida para cada producto. Debe ser la misma de la MGA.

R

Posteriormente debe ingresar a cada producto para diligenciar la información faltante. Dé clic en el ícono Editar producto

ubicado a la derecha de la unidad de medida del producto.

Se genera la siguiente pantalla:

Ingrese la información necesaria de acuerdo a la siguiente tabla: Nombre de campo

Descripción

Requerido /Opcional

Seleccione las Metas de producto que deben estar asociadas al Producto del proyecto, con el botón Adicionar metas ubicado en la parte inferior del recuadro Metas, y el sistema genera la siguiente pantalla:

Metas

R

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Seleccione la Meta que requiera y posteriormente, de clic en el botón

. Si requiere agregar otra meta, haga

clic nuevamente en Agregar

Nombre corto actividades

y si desea borrar una meta

haga clic en Eliminar Para facilitar la búsqueda de la meta, ingrese el número de meta seguido de un espacio y un guion Ej: 360 Ingrese el nombre abreviado para cada actividad del producto. Máximo 40 caracteres. Si el nombre que está en el XML es de 40 caracteres o menos, el sistema lo propone por defecto. Tenga en cuenta que no es posible que dos o más actividades del proyecto tengan el mismo Nombre corto.

R

Posteriormente debe ingresar a cada actividad para diligenciar la información faltante. Dé clic para cada actividad en el ícono Editar actividad

.

Se genera la siguiente pantalla:

Ingrese la información de las Actividades de acuerdo a la siguiente tabla: Nombre de campo Unidad de medida

Descripción Seleccione la Unidad de medida para cada actividad.

Requerido /Opcional

R

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Cantidad

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Ingrese la cantidad que planea ejecutar para cada uno de los años en los que la actividad está programada para las Etapas de Preinversión o Inversión. Tenga en cuenta que no es necesario ingresar puntos de miles y que se utiliza “,” para decimales. Adicionalmente, tenga en cuenta que el valor máximo de la cantidad es: 999.999,9.

R

Una vez ingrese la información faltante para todos los productos y actividades del proyecto a registrar, seleccione el botón para pasar al siguiente paso en la actividad de radicación del proyecto.

En esta pantalla se deben completar los datos del formulador: Nombre, Teléfono y Entidad/Municipio al que pertenece. Adicionalmente, se deben agregar las metas de resultado del proyecto.

Para incluir las metas de resultado, debe dar clic en el signo + ubicado en la parte inferior del recuadro Metas de Resultado 24

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Las Metas de Resultado se encuentran asociadas a las metas de producto en el sistema, por lo que en la lista desplegable aparecerán únicamente aquellas que se encuentran relacionadas con las metas de producto seleccionadas en el paso anterior. Seleccione la Meta y de clic en el botón Guardar. Si requiere agregar otras metas, haga clic en el botón clic en el botón

y si desea borrar una meta haga

. Finalmente de clic en Siguiente

5.4 Carga de los requisitos del proyecto

Responsables: Formuladores.

Una vez se termina la carga de la formulación y de los datos del formulador en el Banco de proyectos departamental, el sistema genera la siguiente pantalla:

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Seleccione el Tipo de proyecto con el cual se identifica el proyecto de inversión que solicita registrar. Debe tener en cuenta que debe escoger una tipología que denote la especificidad del proyecto que está radicando, y sólo en caso de no encontrar una tipología adecuada se seleccionará la tipología general. Para el caso de los proyectos de infraestructura física, cada entidad es responsable de las construcciones que se realizan en su sector, y en este sentido, el Instituto de Infraestructura y Concesiones de Cundinamarca – ICCU se encarga únicamente de la infraestructura vial y de algunas construcciones en espacio público tales como andenes y parques.

Identifique el Tipo de proyecto según la tabla de Descripción de Tipos de proyectos que se presenta a continuación:

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Tipo de proyecto Despacho del Gobernador Secretaría General Adquisición y mantenimiento de bienes inmuebles Secretaría Jurídica

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Nombre corto

Fecha Aprobación:

Descripción

Despacho Gobernador Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas del Despacho del Gobernador Sría General Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría General -Bienes inmuebles

Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la adquisición de bienes inmuebles

Sría Jurídica

Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría Jurídica Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Gobierno

Secretaría de Gobierno

Sría Gobierno Dptal

Secretaría de Gobierno-Defensa y seguridad Secretaría de GobiernoInfraestructura de Gobierno

-Defensa y seguridad

Secretaría de Hacienda

Sría Hacienda

Secretaría de Educación

Sría Educación Dptal

Secretaría de EducaciónInfraestructura educativa Secretaría de Planeación

-Infraestructura educativ

Secretaría de la Función Pública

Sría Función Pública

Secretaría de Desarrollo e Inclusión Social Secretaría de Competitividad y Desarrollo Económico Secretaría de CompetitividadFortalecimiento empresarial

Sría Desarrollo Social

-Infraestructura Gobierno

Sría Planeación

Sría Competitividad Dptal -Fortalecimen empresarial

Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados al fortalecimiento de la defensa y la seguridad, tales como adquisición de elementos de seguridad Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura propia del sector Gobierno, tales como Casas de Gobierno, Cárceles, Unidades de Fuerza Pública, etc Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Hacienda Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Educación Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura educativa, tal como aulas, comedores escolares, cerramientos, polideportivos dentro de instituciones educativas, etc. Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Planeación Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de la Función Pública Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Desarrollo e Inclusión Social Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Competitividad y Desarrollo Económico Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados al fortalecimiento empresarial, tales como adquisición de maquinaria

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Tipo de proyecto

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Nombre corto

Secretaría del Ambiente

Sría Ambiente Dptal

Secretaría del AmbienteAdquisición predios y servicios ambientales Secretaría del AmbienteReforestación y mantenimiento predios Secretaría de Minas, Energía y Gas-Minería Secretaría de Minas, Energía y Gas-Minería específico Secretaría de Minas, Energía y Gas-Electrificación y otras fuentes Secretaría de Minas, Energía y Gas-Electrificación rural Secretaría de Minas, Energía y Gas-Electrificación urbana Secretaría de Minas, Energía y Gas-Gas Secretaría de Minas, Energía y Gas-Gas subsidios conexión Secretaría de Minas, Energía y Gas-Gas servicio por redes Secretaría de Transporte y Movilidad

-Adquisición predio y PSA

Secretaría de Transporte y Movilidad-Demarcación y Señalización Secretaría de Transporte y Movilidad-Infraestructura férrea Secretaría de Transporte y Movilidad-Ciclorutas Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural

-Reforestac manten predio Minería departamental -Minería específico Electrif y otras fuentes

Fecha Aprobación:

Descripción Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría del Ambiente Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la adquisición de predios y servicios ambientales Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la reforestación y el mantenimiento de predios Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales encaminados al fortalecimiento del sector minero Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados al fortalecimiento del sector minero Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales encaminados al fortalecimiento del sector eléctrico

-Electrificación rural

Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la electrificación rural -Electrificación urbana Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la electrificación urbana Gas Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales encaminados al fortalecimiento del sector gas -Gas subsidios conexión Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a los subsidios a la conexión de gas -Gas servicio por redes Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados al servicio de gas por redes Sría Transporte Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Transporte y Movilidad -Demarcación Seleccione este Tipo para proyectos Específicos Señalización encaminados a la demarcación y señalización vial -Infraestructura férrea

-Ciclorutas

Sría Agricultura Dptal

Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura férrea Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de ciclorutas Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Agricultura

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Tipo de proyecto

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Nombre corto

Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural

Sría Agricultura Dptal

Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural-Adquisición de maquinaria y equipo agropecuario Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural-Infraestructura productiva y de comercialización Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural-Proyectos productivos agropecuarios Secretaría de Agricultura y Desarrollo Rural-Formalización propiedad rural Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación

-Adquisic maq equipo agro

Secretaría de Cooperación y Enlace Institucional

Sría Cooperación instituc

Secretaría de Tecnología de la Información y las Comunicaciones

Sría TIC

Secretaría de Integración Regional

Sría Integración Regional

Secretaría de la Mujer y Equidad de Género

Sría Mujer

-Infraest product y comer

-Productivos agropecuario -Formaliz propiedad rural

Descripción Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Agricultura Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la adquisición de maquinaria y equipo agropecuario Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura productiva y de comercialización, tal como plazas de mercado Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la ejecución de proyectos productivos agropecuarios Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la formalización de la propiedad rural

Sría Ciencia y Tecnología Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Ciencia y Tecnología

Secretaría de Hábitat y Vivienda Sría Vivienda Dptal

Secretaría de Hábitat y Vivienda-Construcción y mejoramiento de vivienda Secretaría de Hábitat y Vivienda-Mejoramiento barrial

Fecha Aprobación:

-Construc Mejora vivienda -Mejoramiento barrial

Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Cooperación y Enlace Institucional Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Tecnología de la Información y las Comunicaciones Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Integración Regional Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de la Mujer y Equidad de Género Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Hábitat y Vivienda Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de vivienda Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción de obras de mejoramiento barrial

29

Tipo de proyecto UAEGRD para la Gestión del Riesgo de Desastres UAEGRD para la Gestión del Riesgo de DesastresConstrucciones generales UAEGRDpara la Gestión del Riesgo de DesastresObras de mitigación Universidad de Cundinamarca

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión:

Nombre corto

Fecha Aprobación:

Descripción

UAEGRD Riesgos Dptal Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Unidad Administrativa Especial para la Gestión del Riesgo de Desastres -Construcciones Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a generales la construcción de infraestructura dirigida a la atención de emergencias -Obras de mitigación Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción de obras de mitigación Universidad de Cundinamar

Secretaría de Prensa y Comunicaciones

Sría Prensa

Secretaría de Salud

Sría Salud Dptal

Secretaría de SaludInfraestructura en salud Secretaría de SaludDotación salud Secretaría de SaludAdquisición ambulancias Agencia de Cundinamarca para la Paz y el Postconflicto Instituto de Acción Comunal y Participación Ciudadana Instituto de Acción Comunal y Participación Ciudadana-Infraestructura Beneficencia de Cundinamarca Instituto Departamental para la Recreación y el Deporte Instituto Departamental para la Recreación y el Deporte-Infraestructura deportiva Instituto Departamental para la Recreación y el Deporte-Dotación parques Instituto Departamental para la Recreación y el Deporte-Dotación

-Infraestructura en salud -Dotación salud -Adquisición ambulancias Paz y Postconflicto

IDACO Dptal

-Infraestructura IDACO Beneficencia INDEPORTES Dptal

-Infraestructura deportiv

Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Universidad de Cundinamarca Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Prensa Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Secretaría de Salud Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura en salud Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la dotación de elementos de salud Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la adquisición de ambulancias Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Agencia para la Paz y el Postconflicto Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas del Instituto de Acción Comunal Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura comunal, tal como salones comunales Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Beneficencia Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas del Instituto para la Recreación y el Deporte Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura deportiva

-Dotación parques

Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la dotación de parques infantiles y biosaludables

-Dotación recreodeportiva

Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la dotación de elementos recreativos y deportivos

30

Tipo de proyecto

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión:

Nombre corto

Corporación Social de Cundinamarca

Corporación Social

Cultura

Cultura Dptal

Instituto Departamental de Cultura y TurismoInfraestructura cultural Turismo

-Infraestructura cultural

Turismo Dptal

Instituto Departamental de -Infraestructura turístic Cultura y TurismoInfraestructura turística Instituto de Infraestructura y -Infraestructura vial Concesiones de Cundinamarca-Infraestructura vial Instituto de Infraestructura y Espacio público ICCU Concesiones de CundinamarcaConstrucciones Unidad Administrativa Especial de Pensiones

Pensiones

Fecha Aprobación:

Descripción Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Corporación Social Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas del Instituto de Cultura y Turismo en su componente cultural Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura cultural Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas del Instituto de Cultura y Turismo en su componente turístico Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura turística Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción o mejoramiento de infraestructura vial Seleccione este Tipo para proyectos Específicos encaminados a la construcción de obras de mejoramiento del espacio público, tales como andenes, parques municipales, etc. Seleccione este Tipo para proyectos Departamentales que contribuyan al cumplimiento de las metas de la Unidad Administrativa Especial de Pensiones

Tenga en cuenta que los Proyectos Departamentales son aquellos proyectos de iniciativa del Departamento, que contemplan todos los posibles componentes que debe contener un proyecto y que se pueden ejecutar en la mayor parte del territorio cundinamarqués. Estos proyectos deben ser dimensionados con base en diagnósticos reales del sector respectivo. Por lo tanto, estos proyectos únicamente pueden ser formulados y presentados por una Entidad Departamental. Los proyectos específicos, son aquellos proyectos que vinculan componentes, actividades y recursos, con una localización definida, tendientes a resolver problemas o necesidades específicas de la población. Estos pueden hacer parte de un proyecto departamental y también permiten ejecutar las apropiaciones asignadas a los proyectos Departamentales.

31

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Una vez seleccionado el Tipo de Proyecto, deberá cargar los documentos soportes para cada uno de los ítem de la lista de requisitos. Los soportes para radicar la solicitud de registro, se dividen en: requisitos generales y requisitos específicos. Los requisitos generales, se requieren para todos los proyectos que se registran en el BDDPI. Los requisitos específicos, dependen del Tipo de proyecto asignado previamente. Además, los requisitos pueden ser obligatorios u opcionales, y se diferencian porque los obligatorios tienen un identificador rojo:

Podrá cargar más de un documento soporte por requisito y deberá cargar obligatoriamente por lo menos un documento soporte en cada requisito obligatorio. Para cargar un botón Subir archivo

De clic en el botón

documento, seleccione en la fila correspondiente a cada requisito el y el sistema genera la siguiente pantalla:

y busque el archivo soporte a cargar.

Ubique y seleccione el archivo y dé clic en

y posteriormente en

.

El sistema muestra el nombre del archivo cargado:

Recuerde que para cada requisito puede cargar más de un archivo, para esto, seleccione el botón Subir archivo y repita el proceso. Para eliminar un archivo ya cargado, ubique el mouse sobre el nombre del archivo a eliminar y seleccione la imagen

que aparece a la derecha del nombre del archivo. 32

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Tenga en cuenta que los archivos soporte deben estar en formatos aceptados por el sistema. Todos los requisitos se pueden cargar en PDF, y para algunos casos como estudios, diseños, planos, registros fotográficos, el sistema acepta otras extensiones, como se muestra a continuación: NOMBRE REQUISITO Estudios y diseños Registro fotográfico Análisis de precios unitarios Estudios y diseños Levantamiento Topográfico Planos arquitectónicos Planos estructurales concreto Planos estructurales metálicos Planos hidráulicos Planos sanitarios Planos eléctricos Memorias diseños y cálculos Planos urbanísticos Plano de ubicación APU´s y análisis de costos Diseños Planos paisajísticos Planos detalles constructivos Plano de localización Diseños, memorias, planos

EXTENSIONES ADJUNTOS PDF / DWG PDF / JPG PDF / XLSX PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / XLSX PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG PDF / DWG

Una vez cargue soportes en todos los requisitos obligatorios y los opcionales que requiera, seleccione el botón de proyecto.

, para finalizar el proceso de radicación de la solicitud de registro

Una vez se radique la solicitud de registro de proyecto, recibirá el siguiente correo electrónico:

33

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

5.5 Asignación o no de la viabilidad del proyecto

Responsables: Viabilizadores

Una vez se termina la radicación de solicitud de registro de proyecto en el Banco de proyectos departamental por parte de los formuladores, el sistema notifica al Viabilizador enviándole el siguiente correo electrónico:

Una vez reciba esta notificación, indica que debe ingresar al Banco de proyectos y hacer la revisión del proyecto para emitir el concepto de viabilidad sectorial. NOTA: Remítase al numeral 5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental para conocer cómo acceder a la aplicación. Una vez acceda a la aplicación, visualizará la bandeja de entrada con todos los casos pendientes de tramitar:

Dé clic sobre el número del caso a tramitar y el sistema genera la siguiente pantalla:

34

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En la parte superior de la pantalla encontrará información del Detalle del proyecto: Nombre, Valor total, Estado, Entidad a la que presenta el proyecto, Tipo de proyecto y Viabilizador.

35

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Como Viabilizador, si se requiere, usted podrá cambiar el Tipo de proyecto y/o el Viabilizador que debe tramitar la solicitud. Para esto seleccione el botón genera la siguiente pantalla:

Modifique el/los campos que requiera y de clic en el botón seleccione Si reasignar Viabilización clic en el botón

y el sistema

Posteriormente, y por último de

de la parte inferior de la pantalla.

Si reasignó la solicitud, el caso desaparecerá de su bandeja y deberá ser tramitado por el nuevo Viabilizador.

36

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En la parte media de la pantalla encontrará los datos de la radicación del proyecto como el nombre del formulador, correo electrónico, teléfono, Entidad/Municipio que radica, etc.

Adicionalmente, encontrará 3 pestañas:

En la pestaña: Detalles del proyecto, encontrará las Metas de resultado asociadas al proyecto, las fuentes de financiación y los productos.

De las fuentes de financiación podrá visualizar para cada año, dando clic en el botón Detalle programación y distribución de las diferentes fuentes de financiación del proyecto.

, la

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

De los Productos podrá visualizar el detalle de cada uno, al seleccionarlo y dando clic en el botón Detalle

. El sistema genera la siguiente pantalla:

38

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

También podrá visualizar el detalle de cada actividad, al seleccionarla y dando clic en el botón El sistema genera la siguiente pantalla:

.

En la pestaña: Soportes de radicación, encontrará todos los documentos que incluyó el Formulador como soporte del registro del proyecto.

Para visualizar un documento adjunto, dé clic sobre el nombre del archivo descargará en su equipo.

y éste se

En la pestaña: Concepto de Viabilidad, encontrará la lista de chequeo de viabilización:

Para cada concepto de la lista de chequeo, defina si aplica o no aplica:

Al dar clic en Si aplica se activan las opciones de cumple o no cumple

39

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Deberá definir para cada concepto si aplica o no y si cumple o no. Al final, según sus respuestas, el sistema identifica si el proyecto se debe viabilizar o no:

Es posible que por su naturaleza, el proyecto requiera concepto de viabilidad adicional de otra entidad. En este caso, deberá adjuntar el documento emitido por el profesional responsable de la entidad correspondiente, utilizando la funcionalidad para cargar un adjunto:

Seleccione el botón

De clic en el botón

y el sistema genera la siguiente pantalla:

y busque el archivo soporte a cargar:

Ubique y seleccione el archivo y dé clic en

y posteriormente en

.

El sistema muestra el nombre del archivo cargado:

40

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión:

Una vez ingrese toda la información para la viabilización, seleccione el botón finalizar el proceso de viabilidad de la solicitud de registro de proyecto.

Fecha Aprobación:

, para

En caso de que el concepto de viabilidad sea negativo, es obligatorio diligenciar el campo Observaciones Viabilizador, que le llegarán al formulador cuando reciba nuevamente el caso para su trámite. Una vez se termine la actividad de viabilización, el sistema enviará un correo electrónico indicando el resultado:

41

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

5.6 Corrección o Eliminación del proyecto

Responsables: Formuladores Cuando el resultado del concepto de viabilidad sectorial es negativo, el caso queda pendiente de trámite por parte del Formulador, quien debe ingresar al Banco de proyectos para hacer las correcciones necesarias en los soportes de la radicación o la eliminación del proyecto para terminar el proceso. NOTA: Remítase al numeral 5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental para conocer cómo acceder a la aplicación. Una vez acceda a la aplicación, visualizará la bandeja de entrada con todos los casos pendientes de tramitar:

Dé clic sobre el número del caso a tramitar y el sistema genera la siguiente pantalla:

42

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Al final de la pantalla se visualizan las respuestas del Viabilizador para cada uno de los conceptos y las observaciones respectivas. Seleccione el botón y el sistema genera la siguiente pantalla, donde podrá cambiar los archivos de los soportes que requieren correcciones:

Si requiere eliminar el proyecto para terminar el proceso del caso, dé clic en el botón Eliminar proyecto y seleccione la opción Siguiente Tenga en cuenta que las correcciones únicamente se pueden hacer a los archivos de soporte. Cuando las observaciones del Viabilizador impliquen hacer ajustes a la formulación del proyecto plasmada en la MGA, el formulador deberá eliminar el proyecto del sistema, realizar las correcciones en la MGA WEB y volver a iniciar el proceso de radicación del proyecto.

43

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

5.7 Asignación o no del aval de la viabilidad del proyecto

Responsables: Ordenadores del gasto Una vez se da la viabilidad a la solicitud de registro de proyecto en el Banco de Proyectos Departamental, el sistema notifica al Ordenador del Gasto enviándole el siguiente correo electrónico:

Una vez reciba esta notificación, indica que debe ingresar al Banco de Proyectos para hacer revisión del proyecto y de su viabilidad y emitir o no el aval de la misma. NOTA: Remítase al numeral 5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental para conocer cómo acceder a la aplicación. Una vez acceda a la aplicación, visualizará la bandeja de entrada con todos los casos pendientes de tramitar:

Dé clic sobre el número del caso a tramitar y el sistema genera la siguiente pantalla:

44

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En la parte superior de la pantalla encontrará información del Detalle del proyecto: Nombre, Valor total, Estado, Entidad a la que presenta el proyecto, Tipo de proyecto y Viabilizador.

En la parte media de la pantalla encontrará los datos de la radicación del proyecto como el nombre del formulador, correo electrónico, teléfono, Entidad/Municipio que radica, etc.

45

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Adicionalmente, encontrará 4 pestañas:

En la pestaña: Detalles del proyecto, encontrará las Metas de resultado asociadas al proyecto, las fuentes de financiación los productos.

De las fuentes de financiación podrá visualizar el detalle para cada año, dando clic en el botón El sistema genera la siguiente pantalla:

46

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

De los Productos podrá visualizar el detalle de cada uno, al seleccionarlo y dando clic en el botón . El sistema genera la siguiente pantalla:

También podrá visualizar el detalle de cada actividad, al seleccionarla y dando clic en el botón El sistema genera la siguiente pantalla:

47

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En la pestaña: Soportes de radicación, encontrará todos los documentos que incluyó el Formulador y que soportan el registro del proyecto.

Para visualizar un documento adjunto, dé clic sobre el nombre del archivo descargará en su equipo.

y éste se

En la pestaña: Concepto de Viabilidad, podrá visualizar la lista de chequeo de viabilidad y la respuesta del Viabilizador para cada punto:

En la pestaña: Aval Ordenador del Gasto, encontrará la pantalla donde debe asignar o no el aval de la viabilidad de la solicitud de registro de proyecto:

48

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En caso de no ser avalado, es obligatorio diligenciar el campo Observaciones Aval, que le llegarán al viabilizado cuando reciba nuevamente el caso para su trámite. El viabilizador, tendrá el caso en su bandeja de entrada y podrá modificar el Tipo de proyecto, modificar el viabilizador y volver a evaluar la viabilidad de la solicitud para devolver el caso al formulador o corregir la viabilidad y enviarlo nuevamente al aval. Una vez ingrese toda la información para el aval, seleccione el botón el proceso de aval de la solicitud de registro de proyecto.

, para finalizar

Una vez se realice la actividad de aval, se enviará el siguiente correo electrónico con el resultado:

49

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

5.8 Asignación o no del control posterior

Responsables: funcionarios de Banco Departamental de Proyectos

Una vez el funcionario de Banco de Proyectos Departamental reciba la notificación con el resultado del Aval, debe ingresar al sistema para hacer la revisión del proyecto y la asignación o no del Control posterior. NOTA: Remítase al numeral 5.1 Ingreso a la aplicación del Banco de proyectos departamental para conocer cómo acceder a la aplicación. Una vez acceda a la aplicación, visualizará la bandeja de entrada con todos los casos pendientes de tramitar:

Dé clic sobre el número del caso a tramitar y el sistema genera la siguiente pantalla:

50

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En la parte superior de la pantalla encontrará información del Detalle del proyecto: Nombre, Valor total, Estado, Entidad a la que presenta el proyecto, Tipo de proyecto y Viabilizador.

En la parte media de la pantalla encontrará los datos de la radicación del proyecto como el nombre del formulador, correo electrónico, teléfono, Entidad/Municipio que radica, etc.

Adicionalmente, encontrará 5 pestañas:

51

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En la pestaña: Detalles del proyecto, encontrará las Metas de resultado asociadas al proyecto, las fuentes de financiación y los productos.

De las fuentes de financiación podrá visualizar el detalle para cada año, dando clic en el botón El sistema genera la siguiente pantalla:

De los Productos podrá visualizar el detalle de cada uno, al seleccionarlo y dando clic en el botón . El sistema genera la siguiente pantalla:

52

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

También podrá visualizar el detalle de cada actividad, al seleccionarla y dando clic en el botón El sistema genera la siguiente pantalla:

.

53

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En la pestaña: Soportes de radicación, encontrará todos los documentos que incluyó el Formulador y que soportan el registro del proyecto.

Para visualizar un documento adjunto, dé clic sobre el nombre del archivo descargará en su equipo.

y éste se

En la pestaña: Concepto de Viabilidad, podrá visualizar la lista de chequeo de viabilidad y la respuesta del Viabilizador para cada punto:

En la pestaña: Aval Ordenador del Gasto, podrá visualizar la respuesta del Ordenador del Gasto al aval de la viabilización:

En la pestaña: Control posterior, encontrará la lista de chequeo de control posterior:

54

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Para cada concepto de la lista de chequeo, defina si aplica o no aplica:

Al dar clic en Si aplica se activan las opciones de cumple o no cumple Deberá definir para cada concepto si aplica o no y si cumple o no. Al final, según sus respuestas, el sistema identifica si el proyecto aprueba o no el control posterior:

En caso de no ser aprobado el control posterior, es obligatorio diligenciar el campo Observaciones Control posterior, que le llegarán al Viabilizador cuando reciba nuevamente el caso para su trámite. Una vez ingrese toda la información para el control posterior, seleccione el botón para finalizar el proceso de la solicitud de registro de proyecto.

,

Una vez se dé control posterior a la solicitud, el proyecto quedará Registrado, y el sistema enviará el siguiente correo electrónico:

55

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Adjunto al correo electrónico se envía el Certificado de registro del proyecto de inversión en el Banco de Proyectos Departamental:

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

En caso de que la solicitud de registro de proyecto no se le dé control posterior, se enviará al viabilizador, el siguiente correo electrónico:

5.9 Consultas de proyectos de inversión

Responsables: Cualquier funcionario con usuario en el sistema Bizagi

El sistema permite consultar los proyectos según el estado en el que se encuentren: Eliminados, En trámite o Registrados. Para hacer la consulta de uno o varios proyectos, debe ir al menú principal ubicado en la parte superior de la ventana e ingresar al ícono Consultas >> Consultas Aplicación >> App

El sistema genera el menú con las tres opciones

Proyectos registrados Para consultar los proyectos registrados, se debe dar clic en la tercera opción Consulta de proyectos registrados 57

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Y el sistema genera la siguiente pantalla

La búsqueda se puede realizar con alguna de las siguientes categorías o filtros

Estado. Para esta consulta el Estado siempre será Registrado. Entidad que radica. Hace referencia a la Entidad Departamental o el Municipio que presentó el proyecto para Registro en el Banco Departamental. Entidad a la que presenta el proyecto. Es la Entidad Departamental encargada de emitir el concepto de viabilidad del proyecto. Número de caso. Es el número de trámite que genera el sistema cuando se carga el proyecto. Es único para cada trámite. Descripción del proyecto. Corresponde al nombre del proyecto o una palabra o palabras que lo identifiquen. Se debe seleccionar una de las categorías o filtros y luego clic en Buscar

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

El sistema genera el listado de los proyectos registrados que corresponden con la categoría seleccionada, mostrando para cada uno: el número de caso, el código SPC, el nombre del proyecto, el ID de la MGA WEB, la entidad que radica y la fecha de registro.

Para descargar el listado en un archivo Excel, debe dar clic en el ícono ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Para generar gráficos con la información de búsqueda, hacer clic en el ícono Si desea ver la información del proyecto, como el resumen y los archivos de soporte, debe dar clic sobre el número de caso asociado

Y el sistema muestra la siguiente pantalla, en la cual es posible visualizar la información registrada

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Proyectos en trámite Para consultar los proyectos en trámite se realiza el mismo procedimiento: Consultas >> Consultas Aplicación >> App >> Consulta de proyectos en trámite Selecciona alguno de los filtros que se muestra a continuación

El sistema genera el listado de proyectos según el filtro establecido, de la siguiente forma

Mostrando para cada proyecto: el número del caso, el proceso en el que se encuentra, la actividad que se está ejecutando dentro del proceso, la fecha de creación del proceso, la fecha de vencimiento de la actividad, la fecha de solución, la entidad que radica, el nombre del proyecto, la fecha de carga de soportes, la fecha de viabilidad y la fecha de aval. Para descargar el listado en un archivo Excel, debe dar clic en el ícono ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Para generar gráficos con la información de búsqueda, hacer clic en el ícono

Para revisar la información del proyecto, debe dar clic en el número del caso. Se muestra el estado del proyecto , los datos principales, y los soportes en caso de haberlos cargado.

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Proyectos eliminados Para consultar los proyectos eliminados, se realiza el mismo procedimiento: Consultas >> Consultas Aplicación >> App >> Consulta de proyectos eliminados Selecciona alguno de los filtros que se muestra a continuación

Para la consulta de proyectos eliminados, el estado de los proyectos siempre es Rechazado El sistema genera el listado de proyectos según el filtro establecido, de la siguiente forma

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Mostrando para cada proyecto: el número de caso, el proceso, la entidad a la que presenta el proyecto, la fecha de eliminación. Para descargar el listado en un archivo Excel, debe dar clic en el ícono ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Para generar gráficos con la información de búsqueda, hacer clic en el ícono Para revisar la información del proyecto, dar clic en el número del caso. Se muestra el estado del proyecto Rechazado, los datos principales, y los soportes en caso de haberlos cargado.

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

Certificación de registro de proyecto Seleccione en Bizagi: Nuevo > Generar certificado de registro de proyecto: Se genera la siguiente pantalla:

Para generar el certificado, se puede consultar a partir del código del proyecto o desde el correo electrónico del formulador del proyecto. Si conoce el Código del proyecto posteriormente dé clic en el botón Búsqueda por código

ingreselo

y

Si debe consultar a partir del Correo electrónico ingréselo y posteriormente dé clic en el botón Búsqueda por correo electrónico Como resultado de la búsqueda, se genera un listado de proyectos:

Dé clic en el botón Certificado y el certificado se descargá en su equipo:

y posteriormente en el botón

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GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión: Fecha Aprobación:

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LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA 01 15-08-2017 02 06/02/2018

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Código:

Manual de usuario – Banco de proyectos Registro

Versión:

RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN Versión inicial Segunda versión

ELABORÓ Nombre: Laura González Gaitán Cargo: Contratista SPC Fecha: 06-02-2018

Fecha Aprobación:

APROBÓ Nombre: Cargo: Fecha:

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