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• Valentina Balanta

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S INDICE

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VISION MISION OBJECTIVO GENERAL Y ESPECIFICOS POLITICA AMBIENTAL COMPROMISO AMBIENTAL 1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………… 3 1.1. Generalidades de Abastecedora de Madera................................... 3 1.2. Historia Ambiental de Abastecedora de Madera ……………... 4 1.3. Descripción del Sitio de Operaciones y Áreas Conexas………………...

5

2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL…………………… 7 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES…………………………………………… …. 7 4. REQUISITOS DEL S.G.A……………………………………………. ……….. 8 4.1. Política Ambiental de Abastecedora de Madera. …………….…... 8 4.2. Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de S.A………………………………………...………………………………………...10 4.3. Planificación…………………………………………………………….……. 11 4.3.1. Aspectos Ambientales……………………………………...………….. 11 4.3.2. Requisitos Legales y otros requisitos………………………..………..…...12 4.3.3. Objetivos, Metas y Programas……………………………………….……..12 4.4. Implementación y Operación…………………………………………………….13 4.4.1. Recursos, Funciones, Responsabilidades y Autoridad…………..….… 15 4.4.2. Competencia, Formación y Toma de Conciencia……………………… 28 4.4.3. Comunicaciones………………………………………..………….………. 28 4.4.4. Documentación…………………………………………...………..………. 28 4.4.5. Control de Documentos…….…………………………..…………...…….. 30 4.4.6. Control Operacional……………….……………………..……………..….. 30 4.4.7. Preparación y Respuesta ante Emergencias.………….…………….…. 30 4.5 Verificación…………………………………………………….……….…………. 31 4.5.1. Seguimiento y Medición………………………………….….……………. 31

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal……………………….……………..…31 4.5.3. No Conformidades, Incidentes, Acciones Correctivas y Preventivas....32 4.5.4. Control de los Registros…………………………..……………….…...…. 32 4.5.5. Auditorías Internas…………………………………….…………….…..… 32 4.6 Revisión por la Dirección………………………………………………...……...33 5. BITÁCORA DE MODIFICACIONES…………………………………………….……. 33 6. ANEXOS…………………………………………………………………………..……….3

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S Código_____001__________ Fecha___________________ Aprobación_______________

MANUAL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Elaborado por_____________ Revisado por______________ Aprobado por______________

VISION La empresa Abastecedora de Madera S.AS para el año 2023 aspira a ser una empresa reconocida a nivel departamental por los productos y servicios de calidad que se ofrecen a los clientes

MISION Abastecedora de Madera S.A.S tiene como misión fabricar y comercializar

tablas

de

madera

dirigidas

al

mercado

manufacturero, industrial y de construcción la empresa busca siempre cumplir las expectativas de todos los clientes mediante un servicio ágil y oportuno, proporcionando calidad y bajos precios en nuestros productos, basados en apoyo de su equipo humano y proveedores. .

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OBJETIVOS GENERAL Fomentar una cultura ambiental por medio de planes. Programas y proyectos en los diferentes procesos misionales de apoyo y planeación estratégica en los términos establecidos por el representante legar y el supervisor para disminuir efectivamente los impactos ambientales negativos por el proceso productivo.

ESPECIFICOS Contribuir con el entorno promoviendo el trabajo en temas sociales y ambientales, a través de la unión de EmpresaComunidad, con el interés de favorecer el bienestar social de los individuos y el cuidado del ambiente.

POLÍTICA Abastecedora de Madera S.A.S como empresa procesadora de madera es consciente de los aspectos e impactos ambientales que genera, al ser un recurso natural su principal fuente de materia prima; por lo tanto, debe realizar una gestión ambiental integral de manera proactiva, con criterios de competitividad empresarial y sostenibilidad ambiental, económica y social para ello la empresa se comprometa a: 

Cumplimiento de los requisitos legales y cualquier otro establecido por la empresa



Reducir en forma continua y progresiva los impactos ambientales significativos por sus actividades, productos y servicios

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Capacitar a su personal y entregarle los medios adecuados para que trabaje con una actitud responsable hacia el medio ambiente.



Compromiso de mejora continua para todas nuestras actividades

COMPROMISO AMBIENTAL Fábrica de Abastecedora de madera S.A.S está comprometida con el mejoramiento continuo de sus procesos mediante la optimización de sus materias primas y del tiempo de producción.

1. INTRODUCCIÓN El presente documento que forma voluntariamente, parte de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental (SGA), basado en la Norma Internacional ISO 14001:2015, describe el espíritu y la preocupación de la empresa Abastecedora de madera S.A.S tiene con respecto al entorno de sus faenas, sus trabajadores, sus vecinos y el medio ambiente, los elementos centrales del Sistema de Gestión Ambiental (SGA), la documentación, las responsabilidades y la organización de la empresa en este ámbito. 1.1 Generalidades de la empresa Abastecedora de madera S.A.S La empresa Abastecedora de madera S.A.S está dedicada a la fábrica de tablas de madera y su comercialización en los más exigentes mercados del país. Su principal producto tablas de madera y con los más altos estándares de calidad. 1.2 Historia ambiental de la empresa Abastecedora de madera S.A.S Luego de un estudio hecho en la ficha 1884573 Grupo No. XXXXXXXX (XXXXXX (XXXXXXXXXXXXXX), en compañía del ingeniero y docente Esteban de Jesús Arango Vásquez, se construye la empresa con el nombre: Abastecedora de madera S.A.S, estableciendo de común acuerdo políticas ambientales que significaban la adopción de una serie de actividades tendientes a la conservación y protección del medio ambiente. Una de las más

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S relevantes fue el establecimiento de un Plan Ambiental Operacional, que proporcionaba al personal estrategias operacionales de trabajo para asegurar que todas las actividades productivas se realizaran en forma ambientalmente adecuada y con apego a la normativa de Evaluación de Impacto Ambiental. A partir de la creación de la empresa Abastecedora de madera S.A.S y bajo los principios de la Sustentabilidad, la gestión ambiental de las operaciones de la Compañía, abarca todo el ámbito de sus operaciones y actividades, cruzando a toda la organización, por lo que se adopta la decisión de iniciar la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental bajo el estándar de la norma ISO 14001 que fue certificado por primera vez , y que refuerza las acciones ambientales emprendidas, otorgando beneficios adicionales tales como:      

Asegurar a los clientes la existencia de un compromiso para una gestión ambiental demostrable Mantener buenas relaciones públicas y comunitarias. Satisfacer los criterios de los inversionistas y mejorar el acceso a capitales. Mantener una buena imagen pública. Reducir los incidentes que puedan resultar en responsabilidades legales. Fomentar el desarrollo y compartir las soluciones ambientales.

Durante el proceso de ejecución la empresa Abastecedora de madera S.A.S busca ser certificado bajo la norma internacional ISO 14001:2015, consecuencia del compromiso adquirido por la empresa Abastecedora de madera S.A.S en la protección del entorno en donde ejecuta sus operaciones. El SGA se aplica a todas las instalaciones, actividades y procesos de la Compañía, las que se desarrollan en el sitio de la faena industrial. Los recursos naturales involucrados en cada uno de tales sitios son bastante diferentes, ya que la gestión ambiental se aplica a labores administrativas y al involucramiento de los clientes y proveedores en esta gestión. 1.3 DESCRIPCION DEL SITIO ABASTECEDORA DE MADERA S.A.S Para llevar a cabo sus operaciones la empresa Abastecedora de madera S.A.S está ubicada en la trasversal 31#17 f 76 barrio Saavedra Gaitán

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Figura No.1 Fuente: Google Maps En el siguiente mapa podemos identificar todas las instalaciones de la fábrica Abastecedora de Madera la ubicación de cada uno de los procesos y su ruta peatonal.

Figura: Planta perfil de la Empresa Fuente: Saray Casamachin En Anexo I, se presentan el diagrama de flujo del proceso productivo.

2.

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

El Sistema de Gestión Ambiental de Abastecedora de Madera S.A.S es aplicable a: Procesos de ingeniería para la producción de xxxxxx, y manejo adecuado de todos los subproductos de la fabricación de xxxxxxxx, Adicionalmente durante la auditoría de

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S mantenimiento en el año 2021 se incorporó dentro del alcance de este sistema de gestión ambiental, al Complejo Deportivo de la compañía, ubicado en la ciudad de xxxxxxxxxx. 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES -

Aspecto Ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. NOTA – Un aspecto ambiental significativo tiene o puede tener un impacto ambiental significativo.

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Desempeño Ambiental: resultados medibles del sistema de gestión ambiental, relacionados con el control de los aspectos ambientales de una organización basados en su declaración formal, objetivos y metas ambientales.

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Impacto Ambiental: cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, que es el resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.

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Indicadores del desempeño ambiental: expresión específica que proporciona información sobre el desempeño ambiental de la organización.

-

Medio Ambiente: entorno en el cual opera una organización, incluyendo aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelación. NOTA – En este contexto, entorno abarca desde el interior de una organización hasta el sistema global.

-

Mejoramiento Continuo: proceso que consiste en perfeccionar el sistema de gestión ambiental para alcanzar mejoras en el desempeño ambiental global de acuerdo con nuestro compromiso Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de Abastecedora de Madera S.A.S. Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de Abastecedora de Madera S.A.S.: declaración formal que efectúa la organización de sus intenciones y principios, en relación con el desempeño en medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, que proporciona un marco para la acción y para el establecimiento de sus objetivos y metas ambientales. Para Abastecedora de Madera S.A.S. el cumplimiento de la Legislación Colombiana aplicable a sus actividades y procesos productivos, así como los principios de sustentabilidad social, de cierre de faenas y uso responsable de los recursos establecidos

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S por Abastecedora de Madera S.A.S., son los requisitos mínimos exigibles en los resultados operacionales de la Compañía. -

Procedimientos Estructurales: Documentos de formato definido, que describen las actividades o pasos y responsabilidades necesarias de acuerdo a lo solicitado en la Norma ISO 14001:2015.

-

Procedimientos Generales: Documentos de formato definido que describen las actividades o pasos y responsabilidades de Gestión Ambiental de la compañía, que intervienen en un proceso que afecta a toda la organización.

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SGA: Sigla que corresponde a Sistema de Gestión Ambiental.

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Sistema de Gestión Ambiental: aquella parte del sistema global de gestión que incluye la estructura organizacional, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implementar, lograr, revisar y mantener nuestro compromiso.

-

Política: “Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de Abastecedora de Madera S.A.S.

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Abastecedora de Madera S.A.S. Esta empresa está comprometida en aplicar los más altos estándares de Gestión Ambiental, uno de los cuatro pilares que sustentan la responsabilidad corporativa de Abastecedora de Madera S.A.S. Es por ello que nos hemos propuesto llevar adelante la producción de excelencia que exige el siglo XXI, lo que supone una preocupación permanente con la sustentabilidad ambiental de nuestras actividades productivas. Entendemos que esa es la única forma aceptable de realizar nuestro trabajo y nos esforzamos permanentemente en este ámbito. Lo anterior se condice con la Política Ambiental de la corporación que se indica a continuación. 4.1. Política Ambiental de la empresa Abastecedora de Madera S.A.S. asegura que las prácticas de administración ambiental sólidas resultan en los mejores intereses de sus negocios, empleados, accionistas y las comunidades donde opera. Como un líder en la industria de Abastecedora de Madera S.A.S. se encuentra a la vanguardia en la implementación de mejoras operacionales que ofrecen protección ambiental de alta calidad. Las prácticas de administración

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S de Abastecedora de Madera S.A.S continuarán integrando cabalmente evaluación, planificación y diseño ambiental en sus estrategias de desarrollo de negocios. Abastecedora de Madera S.A.S. se compromete a llevar a cabo una sabia práctica ambiental que se basa en la aplicación diligente de controles probados de manejo de recursos naturales y prácticas de protección, recuperación y mejoramiento del medio ambiente. Por consiguiente, Abastecedora de Madera S.A.S. está comprometida con las siguientes políticas ambientales:

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  

 

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Abastecedora de Madera S.A.S cumplirá todas las leyes y normas ambientales. Abastecedora de Madera S.A.S establecerá y mantendrá un programa de manejo ambiental claramente definido para guiar sus operaciones. Abastecedora de Madera S.A.S se asegurará que sus directores, ejecutivos, gerentes y empleados entiendan y se adhieran a su programa de administración ambiental. Abastecedora de Madera S.A.S dará a los gerentes y supervisores en cada operación las facultades y recursos necesarios para llevar a cabo su programa de manejo ambiental, incluyendo la administración de prácticas ambientales propias de cada lugar. Abastecedora de Madera S.A.S efectuará revisiones periódicas de sus operaciones para vigilar su cumplimiento ambiental y guiar su programa de manejo ambiental. Abastecedora de Madera S.A.S requerirá que sus proveedores de servicios y productos empleen una buena práctica ambiental. Abastecedora de Madera S.A.S auspiciará investigaciones dirigidas a la expansión del conocimiento científico y a lograr soluciones económicamente viables en asuntos ambientales. Abastecedora de Madera S.A.S fomentará una conciencia ambiental entre sus empleados, sus familias y en las comunidades donde opera. Abastecedora de Madera S.A.S colaborará con dirigentes privados y de gobierno, organizaciones ambientales y otros grupos interesados, en el desarrollo de una mutua comprensión de asuntos ambientales. Abastecedora de Madera S.A.S mitigará sus impactos ambientales y apoyará programas de mejoramiento ambiental de beneficio común.

4.2.- POLÍTICA DE GESTIÓN DE MEDIO AMBIENTE, SALUD, SEGURIDAD Y CALIDAD DE LA EMPRESA DE EMPRESA PROYECTO ABASTECEDORA DE MADERA S.A.S. Fábrica de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S. A tiene como política;

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S Producir y comercializar xxxxxxxxxxxxxx. Suplir las necesidades del cliente por medio de procesos Misionales. Posesionarse como una alternativa ambiental en el mejoramiento continuo en sus procesos de óptima calidad.

EMPRESA DE EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A, produce xxxxxxxxxxx de alta calidad, mediante un proceso industrial; comercializando estos productos en los mercados nacionales. Declara que acorde con su Visión, Misión y Valores, se compromete a dar cumplimiento a los siguientes principios: 

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Mejorar continuamente la eficacia de los sistemas de gestión de la organización, maximizando la continuidad y efectividad operacional, considerando en sus planes y programas, del desempeño ambiental, de la salud y seguridad, responsabilidad social y de la calidad. Promover una comunicación abierta y transparente con la comunidad, los trabajadores, proveedores, clientes, autoridades y accionistas, a través de los canales de comunicación adecuados. Cumplir con la legislación vigente, compromisos contractuales y compromisos voluntariamente adquiridos en materias ambientales, de seguridad, salud y calidad. Gestionar adecuadamente los peligros y aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios, con el propósito de proteger la salud de los trabajadores, quienes trabajan en su nombre, visitas, y todos quienes ingresen a faena, el cuidado y preservación del medio ambiente y los recursos de la organización. Hacer uso eficiente de los recursos naturales e insumos que utiliza en su gestión productiva. Incentivar el desarrollo de los talentos en los trabajadores y quienes trabajan en su nombre, mediante capacitación, entrenamiento, igualdad de oportunidades y trabajo en equipo. Promover que ninguna meta de producción y costo, justifica la exposición a peligros de los trabajadores, daños al medio ambiente y trasgresión a las leyes vigentes y los estándares técnicos. La Gerencia General de XXXXXXXX S.A requiere, de cada uno de sus trabajadores y colaboradores, hacer propia y comprometerse con el cumplimiento de esta política, a través de su liderazgo, ejemplo y actitud positiva. La Gerencia General de la empresa XXXXXXX S.A invita a cada uno de los trabajadores a hacer propia y a comprometerse con el cumplimiento de esta política a través de su liderazgo, ejemplo y actitud positiva.

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4.3. Planificación. Esta es una etapa crítica en la consolidación, cumplimiento de la política, el desarrollo y mejoramiento del SGA de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A. Este proceso nos ayuda a enfocar los recursos en aquellas áreas que son claves para el logro de los objetivos y metas ambientales. Dentro de este proceso continuo y permanente se considera los aspectos ambientales, los requisitos legales y otros compromisos adquiridos, los objetivos, metas y la evaluación de su desempeño. 4.3.1. Aspectos Ambientales. Esta es la base de nuestro SGA y permite entender cómo nuestro proceso productivo, administrativo y de servicio, interactúa con el medio ambiente. Por ello es necesario comprender e identificar las actividades principales que estén dentro del alcance del SGA e identificar los elementos que interactúan y que tienen algún impacto sobre el medio ambiente. Estos elementos son los denominados aspectos ambientales. Para la identificación y evaluación de los aspectos ambientales, EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A utiliza el Procedimiento del Sistema de Gestión Ambiental SIS-PZD-001, “Identificación de Aspectos Ambientales”. En éste se ha establecido un método para la identificación y evaluación de los aspectos ambientales derivados de sus actividades, productos y servicios; llegando a obtener por cada área operacional y administrativa el Registro del Sistema de Gestión Ambiental SISPZD- 001 “Identificación de Aspectos Ambientales”. Estos Listados incluyen los aspectos generados por EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A y aquellos generados por las empresas que se relacionan con la nuestra, y donde es de esperar que EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A pueda ejercer influencia. Los aspectos ambientales identificados en nuevas actividades o proyectos, deberán ser incorporados en las planillas de las áreas correspondientes y deberá ser actualizada apropiadamente. Esta actualización deberá ser informada al CGSGA vía escrita acompañando la nueva planilla de aspectos ambientales. Los aspectos ambientales correspondientes a proyectos o servicios en estudio o evaluación preliminar, se deben identificar para realizar una adecuada evaluación ambiental tal como se solicita en el Procedimiento del Sistema de Gestión Ambiental SIS-PZD007, “Evaluación Ambiental de Actividades, Servicios y Proyectos”

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S 4.3.2. Requisitos Legales y Otros Requisitos El propósito de este requisito es permitir a la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A sea consiente de los diferentes requerimientos legales aplicables, deberes contractuales y compromisos voluntariamente adquiridos en materias ambientales. Para la identificación y actualización de la legislación aplicable a EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A, se utiliza el Procedimiento Estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-003 “Identificación de Requisitos Legales y Otros Compromisos”, a fin de tener conocimiento de los requerimientos legales y otros requisitos suscritos voluntariamente por la empresa en materias ambientales, relativas a sus actividades, productos o servicios. Para la adecuada gestión en estas materias, se cuenta con herramientas de apoyo en la búsqueda y estado de actualización de la legislación aplicable y permisos que involucran directa o indirecta a EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A, así como también de los compromisos adquiridos. Es por ello que en la INTRANET de XXXXXXX S.A existe para consultas y gestión una base de datos con esta información que permite conocer los cuerpos legales completos, los requisitos aplicables, compromisos adquiridos y su estado de cumplimiento. 4.3.3. Objetivos, Metas y Programas Dentro del proceso de planificación de nuestro SGA se establece como prioritario la identificación y definición de objetivos y metas para dar cumplimiento a lo establecido en la Política Ambiental corporativa y en la definida por la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A. Para el establecimiento de los Objetivos y Metas se actúa de acuerdo a lo estipulado en el Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-002 “Objetivos, Metas y Programas de Gestión”, que define las condiciones de elaboración del Programa de Gestión Ambiental. Al establecer los Objetivos y Metas, se toman en consideración los principios establecidos en la Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de XXXXXXX S.A, los Aspectos Significativos, la Legislación Aplicable, las Opciones Tecnológicas, las necesidades de las partes interesadas y el respaldo financiero proyectado. Los Objetivos y Metas Ambientales globales son determinados por la Gerencia y son posteriormente definidos y especificados por cada Superintendencia y área operativa.

En términos prácticos la elaboración de estos programas recae como responsabilidad en los Jefes Generales de cada área en conjunto con los coordinadores ambientales, los que luego son revisados por el Superintendente y finalmente aprobados por el Gerente del área. A manera de

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S consulta y de modo de ordenar los criterios de identificación de los Objetivos y Metas Ambientales, el CGSGA realiza una revisión preliminar de estos programas. Es responsabilidad de las áreas en coordinación con el CGSGA verificar mensualmente su cumplimiento, estado de avance y comunicarlo al Representante de Gerencia a través de Informes mensuales. 4.4. Implementación y Operación Para el adecuado desarrollo del SGA de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A, la organización ha establecido recursos, capacidades, estructuras y mecanismos de apoyo que aseguran el cumplimento de la política, los objetivos y metas ambientales, los requisitos debido cambios, el mejoramiento continuo y el desempeño ambiental de la empresa XXXXXXX S.A. El SGA está alineado a los otros sistemas de gestión existentes y se ha establecido una estructura organizacional que se sintoniza perfectamente a normal desarrollo de la organización y que se muestra a continuación.

Mapa de Procesos.

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4.4.1. Recursos, Funciones, Responsabilidades y Autoridad A continuación, se muestra la estructura organizacional del SGA de la empresa XXXXXXX S.A. que se alinea al Organigrama funcional de la empresa. GERENTE GENERAL Rol: Es el Líder de la Organización. Soporta y Respalda el desarrollo del SGA. Apoya y asegura las directrices ambientales corporativas y el cumplimiento de la Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A.

Responsabilidades y Autoridades.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S a) Define la estrategia global para el desarrollo del SGA de acuerdo a: las directrices de la empresa XXXXXXX S.A, lo establecido en nuestra Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de y la Norma ISO14001:2015. b) Designa formalmente al Representante de la Gerencia ante el SGA, cuando se produzca alguna modificación del Gerente de Operaciones. c) Revisa periódicamente en conjunto con el Representante de la Gerencia, el status alcanzado con la Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de la empresa XXXXXXX S.A, la implementación y desarrollo del SGA. d) Aprueba el Manual del SGA. e) Promueve la internalización y el cumplimiento de la legislación ambiental aplicable. f) Informa al Directorio los resultados alcanzados en el desarrollo del SGA. g) Participa activamente de la Revisión por parte de la Gerencia, evaluando la operación y efectividad del SGA h) Promueve y Asegura la Mejora Continua de la organización. DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS La dirección de los recursos humanos se define como el proceso de selección, formación, desarrollo y consecución del número de personas cualificadas necesario para conseguir los objetivos de la organización; se incluye también en ese proceso las actividades precisas para conseguir la máxima satisfacción y eficiencia de los trabajadores. Las funciones básicas de la dirección de los recursos humanos son las siguientes: a) b) c) d) e)

Planificar las necesidades de recursos humanos. Reclutamiento y selección del personal. Formación y capacitación profesional del personal. Evaluación del trabajo. Remuneración del personal, seguridad social y otros beneficios como planes de pensiones.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA – CONTRATACIÓN Permite la digitalización de los procesos de contratación logrando más eficiencia en la gestión interna de los recursos, mejorando el funcionamiento y disminuyendo el costo en tiempo y dinero. Es un sistema flexible ya que soporta todos los ámbitos de la contratación

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S administrativa, tanto en su aspecto interno como externo de manera independiente. A su vez, permite integrarse con otros módulos para la realizar nuevos procesos. Las funcionalidades en este módulo se definen a continuación:   Tablas Básicas: Permite realizar el proceso de parametrización requerido para la ejecución de los procesos de contratación, que corresponde a la definición de la modalidad de contratación, pasos de contratación, tipo de convocatoria, estados de convocatoria, entre otros. Las funcionalidades se detallan a continuación:                   

Tipo persona Contratación Modalidad Contratación Plan Institucional Inhabilidades Tipo de acta Tipo de póliza Tipos de convocatoria Tipos de adición Aseguradoras Audiencias Etapas de contratación Procesos de contratación Estado de contratación Estados de convocatoria Tipos de acta – Estados de contrato Estados de convenio Tipo convenio Tipos de acta – Estados del convenio Requerimientos de adición

 Convocatorias: En esta funcionalidad se definen los anuncios o escritos con que se convoca a un proceso contractual dentro de la institución. La convocatoria la podemos hacer por una solicitud de servicio, por una requisición de elementos o simplemente sin origen. En ella se puede definir el tipo de la convocatoria, la fecha, los tipos de oferentes a participar y los requisitos que estos deben cumplir.  Solicitudes: En esta funcionalidad se da la descripción del servicio solicitado, las especificaciones de costo y tiempo de la misma. Así mismo, permite identificar la herramienta a través de la cual las entidades u organizaciones participan en la

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S construcción de la especificación funcional y/o técnica del estándar de acuerdo con el proceso de mantenimiento y evolución definido para tal fin.    Contratos: Permite realizar el registro de los contratos como contratante o contratista que oficia la institución con un tercero.  La aplicación soporta realizar contratos que sean por convocatorias, por solicitudes de servicio, por convenios, contratos, requisición o cotización.  El registro del contrato permite tener información como el tercero con el que se contrata o al que se contrata, la duración del contrato, el valor y los anticipos que se realizan: ● Contratos como contratante  ● Contratos como contratista ● Contratos comisión  exterior  Convenios: En esta funcionalidad se lleva el registro de los acuerdos de voluntades que se llevan entre la entidad y un tercero. Los convenios en el módulo de contratos se pueden realizar por propuestas ofrecidas o por propuestas recibidas, condicionadas a previa gestión. Cuando se realiza la gestión de los datos de la funcionalidad, podemos registrar datos como el monto, la descripción del convenio y las fechas entre las cuales estará vigente la convocatoria.  Las funcionalidades son las siguientes: ● Convenio  ● Propuesta Convenio ● Cumplimiento y desarrollo  Personas: Esta funcionalidad está diseñada para gestionar la información de estado y requisitos de las personas con su respectivo rol que van a participan en los procesos utilizados en el módulo de contratación. Las funcionalidades son las siguientes: ● Personas ● Evaluación oferente Consultas e informes: Son diversos reportes que al ejecutarse reflejan los resultados de los procesos realizados en el módulo de contratación. Encontramos gran variedad de ellos que sirven de herramienta para verificación de información y generación de informes.  Las funcionalidades son las siguientes: ● Pólizas ● Actas ● Adiciones

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Convocatorias Reporte de convenios Solicitudes de servicio Contratos asociados a persona Convenios asociados a personas Fraccionamiento de contrato Contratos en proceso Contratos Propuesta contrato Personas contratación Cuentas Bancarias Persona convenio Reporte de contratos Convenios Propuesta convenio Convenios firmados por año Consultar audiencias Convenios estudiantes Informe financiero de convenio CDP Cuentas bancarias

CONTROL DE CALIDAD El área de control de calidad es la encargada de examinar los productos fabricados, la producción y los servicios principales para garantizar que satisfacen todos los estándares (p.ej., presentación, calidad). ● Analizar e interpretar la información pertinente (como proyectos, manuales, etc.) para determinar las especificaciones. ● Llevar a cabo las inspecciones requeridas, pruebas o mediciones de los materiales, productos o instalaciones, y comprobar si se cumplen las especificaciones. ● Calificar los productos inspeccionados con detalles como por ejemplo clase y estado del rechazo. ● Observar y monitorizar las operaciones y las herramientas de producción para garantizar el cumplimiento de las especificaciones. ● Determinar la causa de los problemas o los defectos.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S ● Registrar la información de la prueba o la inspección, como por ejemplo el peso, la temperatura, la clase o el contenido de humedad, y las cantidades inspeccionadas o calificadas. ● Informar a los supervisores o a otro personal de producción de los problemas o defectos, y ayudar en la identificación y la corrección de estos problemas o defectos. ● Formar y asistir a los operadores para que lleven a cabo sus funciones de control de calidad. ● Participar en la organización del proceso de producción (p.ej., proponer cambios que puedan mejorar el proceso, participar en el diseño del sistema de calidad). ● Analizar los datos de la prueba y calcular las mediciones estadísticas según sea necesario para determinar los resultados de la prueba. ● Recopilar los informes de inspección y de pruebas.

DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES El Departamento de Comunicaciones se encarga de facilitar y dinamizar los flujos de comunicación entre las diferentes audiencias que conforman la Institución, logrando

que esta sea reconocida  como innovadora,  global y socialmente responsable. Uno de sus objetivos es divulgar la información sobre el acontecer  universitario entre la comunidad y hacia su exterior, de forma efectiva y participativa. Funciones. ● Lograr que la comunicación descendente, desde la dirección hasta la base, fluya de forma adecuada. Se apoya en herramientas de comunicación. ● Estructura y canaliza la comunicación ascendente, para que la empresa esté informada en todo momento del clima laboral que se respira dentro de la organización. ● Identifica los rumores y la comunicación informal de la empresa, con el fin de interceptar todos aquellos mensajes que puedan ser erróneos. ● Estandarizar todos los procedimientos de comunicación dentro de la empresa. ● Informar, motivar y cohesionar a todo el personal de la 11 empresa. ● Funciona como puente entre la organización y su entorno. ● Sirve de puente entre la organización y los medios de comunicación. ● Elabora y envía notas de prensa generadas dentro de la organización. ● Gestionar artículos de opinión o entrevistas a miembros de la empresa para su posible publicación.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S ● Organizar y coordinar diferentes actos, acontecimientos y actividades públicas.• Participar en la definición de las líneas de publicidad y materiales de marketing y promoción.

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO El Departamento de Mantenimiento se encarga de proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera el Centro en materia de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, así como la contratación de la obra pública necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones físicas de los inmuebles.

Funciones  Primarias: Son las que comprenden la justificación del sistema de mantenimiento implementado en la empresa. Están claramente definidas por los objetivos.  Secundarias: Consecuencia de las características particulares de cada empresa y estrechamente vinculadas con las actividades de mantenimiento. Están definidas con precisión y consignadas por escrito con el objeto de asegurar su total cumplimiento. Se distinguen, distintas áreas y dentro de ellas pueden enumerarse acciones prioritarias. ● Inventario actualizado de los materiales de mantenimiento (piezas de repuestos, insumos varios); ● Aportación de los medios específicos para desarrollar los trabajos de mantenimiento (útiles, herramientas, instrumentos de medida y de control de operación y/o de regulación); ● Capacitación de recursos humanos; ● Programación de las tareas a desarrollar. ●

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S DEPARTAMENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL DESCRIPCIÓN Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Funciones  Primarias: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx  Secundarias: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Se distinguen, distintas áreas y dentro de ellas pueden enumerarse acciones prioritarias. ● Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ● Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ● Capacitación de recursos humanos; programación de las tareas a desarrollar

ADQUISICION DE RECURSOS Realizar gestiones para proporcionar los recursos materiales a los determinados departamentos y sucursales de la organización de acuerdo al presupuesto de esta misma. ● Tramitar las gestiones de adquisición de bienes de los departamentos incluidos las sucursales de la organización. ● Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, recepcionando, cotizando y verificando la disponibilidad del presupuesto. ● Elaborar órdenes para la dotación inmediata del proveedor hacia los departamentos, del material que esta última lo solicite.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S ● Supervisar la elaboración de la relación de facturas de proveedores que proporcionan los bienes y turnarlas al departamento de finanzas para su pago respectivo. ● Analizar e instrumentar las bases y los lineamientos que imperarán en los concursos de los proveedores. ● Elaborar el registro del padrón de proveedores de la organización con sus requisitos legales. ● Controlar y reportar la disponibilidad del presupuesto. ● Supervisar el avance de los programas encomendados al departamento. ● Acordar con el gerente los asuntos que se generen en la esfera de su competencia. ● Coordinar y supervisar al personal a su cargo, distribuyendo cargas de trabajo y evaluando su funcionamiento. ● Realizar las actividades que le sean encomendadas por el gerente o subgerente en la esfera de su competencia.

DEPARTAMENTO DE ALMACENAMIENTO Un área de almacenamiento es una subdivisión organizativa de un tipo de almacén que agrupa ubicaciones con características similares con el objeto de almacenar stock. Se pueden definir los criterios para agrupar ubicaciones según especifique el usuario, por ejemplo, según piezas pesadas, materiales voluminosos, artículos de alta rotación o artículos de baja rotación. 

 Figura No.XXXXXXXXXXXXXXXX origen y autor.

FUNCIONES DEL ALMACENAMIENTO:

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: ● ● ● ● ● ●

Recepción de Materiales Registro de entradas y salidas del Almacén. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacén. Despacho de materiales. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilida d ELABORACION Y FABRICACION

El área productiva o de fabricación es el proceso de mayor generación de valor agregado en cualquier organización. Los sistemas productivos han sido el eje de los procesos de desarrollo de las empresas de manufactura e industria alrededor del mundo. Hoy por hoy, suele subestimarse el alcance de los sistemas productivos en el proceso de obtener una ventaja competitiva, dado a que distintos factores y prácticas de vanguardia como la innovación, la optimización de los flujos logísticos y la implementación de nuevos sistemas de información están dando resultados muy positivos. No obstante, los sistemas de producción son totalmente susceptibles de ser optimizados en materia de innovación, flexibilidad, calidad y costo, además de ser integrados a funciones tan importantes como la participación en el diseño y el mejoramiento continuo del producto, lo cual es totalmente compatible con las nuevas tendencias de orientar las organizaciones hacia un cliente mucho más exigente.

Figura No.XXXXXXXXXXXXXXXX origen y autor.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S En el departamento de producción se realizan las siguientes funciones: ● ● ● ● ● ●

Análisis y control de lo que fabricamos. Medición del trabajo. Formas de trabajar. Higiene y seguridad industrial. Control de la producción y de los inventarios. Control de Calidad.

En resumen, su función principal es elaborar un producto de calidad con el menor costo posible, también debe controlar el material con el que se trabaja, planificar los pasos que se deben seguir, las inspecciones y los métodos, el control las herramientas, asignación de tiempos de elaboración, la programación, etc. PROCESO DE LABORATORIO Todo proceso industrial nace en un laboratorio, donde se hacen los cálculos precisos, pero el proyecto del proceso en una planta de producción debe prever aspectos que no se consideran en un laboratorio antes de la puesta en marcha de un proceso de producción. Para ello se construyen las llamadas plantas piloto, donde se comprueba la viabilidad del proceso de fabricación y se evalúan los rendimientos y los posibles riesgos sobre un funcionamiento muy parecido al que tendría la planta definitiva.    ● principal objetivo de un laboratorio es producir resultados fiables, por lo que ésta es la actividad que debe recibir mayor atención. No es probable que un laboratorio cuyos resultados no sean suficientemente fiables sea aceptado en ningún mecanismo gubernamental. ● El objetivo general del laboratorio puede definirse como sigue: producir datos analíticos de exactitud y fiabilidad suficientes en un plazo y con un costo aceptables. DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION Canal de distribución es el circuito a través del cual los fabricantes (o productores) ponen a disposición de los consumidores (o usuarios finales) los productos para que los adquieran. La separación geográfica entre compradores y vendedores y la imposibilidad de situar la fábrica frente al consumidor hacen necesaria la distribución (transporte y comercialización) de bienes y servicios desde su lugar de producción hasta su lugar de utilización o consumo.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S El punto de partida del canal de distribución es el productor. El punto final o de destino es el consumidor. El conjunto de personas u organizaciones que están entre productor y usuario final son los intermediarios. En este sentido, un canal de distribución está constituido por una serie de empresas y/o personas que facilitan la circulación del producto elaborado hasta llegar a las manos del comprador o usuario y que se denominan genéricamente intermediarios FUNCIONES: ● Centralizan decisiones básicas de la comercialización. ● Participar en la financiación de los productos. ● Contribuyen a reducir costes en los productos debido a que facilitan almacenaje, transporte... ● Se convierten en una partida del activo para el fabricante. ● Intervienen en la fijación de precios, aconsejando el más adecuado. ● Tienen una gran información sobre el producto, competencia y mercado. ● Participan activamente en actividades de promoción. ● Posicionan al producto en el lugar que consideran más adecuado. ● Intervienen directa o indirectamente en el servicio posventa. ● Colaboran en la imagen de la empresa. ● Actúan como fuerza de ventas de la fábrica. ● Reducen los gastos de control. ● Contribuyen a la racionalización profesional de la gestión. ● Venden productos en lugares de difícil acceso y no rentables al fabricante. ● Etcétera LA EMPRESA XXXXXXX S.A debe: a) Contribuir en su área de acción a cumplir con los compromisos derivados y establecidos en la Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad dela empresa XXXXXXX S.A. b) Conocer y aplicar los Procedimientos Generales del SGA c) Conocer y aplicar los Procedimientos Específicos aplicables a sus tareas. d) Contribuir al logro de los Objetivos, Metas y Programa de Gestión Ambiental. e) Efectuar aportes que ayuden a la mejora del SGA. f) Informa las situaciones de deterioro o daño ambiental derivadas de las operaciones y participa en la adopción de medidas correctivas y preventivas, para evitar una recurrencia.

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4.4.2.- Competencia, Formación y Toma de Conciencia La empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A ha desarrollado dentro de su Programa de Capacitación Global un proceso formal que canaliza las expectativas de la organización para su capacitación en materias ambientales de acuerdo con lo estipulado en el Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-006 “Competencia, Formación y Toma de Conciencia”. Para ello, se ha tomado en cuenta principalmente asegurar el éxito del Sistema de Gestión Ambiental. La capacitación se efectúa en todos los niveles jerárquicos de la empresa, en el personal nuevo, y en el personal de las empresas relacionadas. Para la capacitación se emplean relatores externos e internos, según el nivel y especialización de las materias a capacitar. Las principales características que debieran tener las capacitaciones del SGA tienen relación a motivar e incentivar la toma de conciencia de los empleados en aquellos temas relevantes y requisitos de la gestión ambiental dela empresa d EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A. Además de contribuir con las competencias de cada persona en aquellas actividades que puede causar o tiene el potencial de causar un impacto al medio ambiente. 4.4.3.- Comunicaciones El proceso de comunicaciones ambientales, tanto internas como externas, sigue lo indicado en el procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-009 “Comunicaciones y Consultas”. La comunicación ambiental de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXX S.A, tiene como objetivos: satisfacción de las inquietudes y necesidades de su personal y las otras partes interesadas; y también difusión de los valores y orientaciones de comportamiento que la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX A CLOR S.A desea hacer suyas en su desempeño ambiental. Las Comunicaciones del SGA de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXX S.A se enfocarán en tres frentes principales:

● Comunicación Interna ● Comunicación Externa y

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S ● Comunicaciones de Emergencias. 4.4.4.- Documentación La documentación del Sistema, su estructura, formato y contenido están definidos en el procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-001 “De elaboración y Gestión de Documentos y Registros”. La documentación base del Sistema, está compuesta por:  Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de la empresa EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A. Documento base del Sistema, donde la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A declara sus intenciones de comportamiento en medio ambiente, seguridad, salud ocupacional y la calidad y asume los compromisos que traducirán esas intenciones en acciones concretas en beneficio de sus trabajadores, sus vecinos y el entorno de sus actividades.  Este Manual de Gestión Ambiental. Documento voluntario, que resume el pensamiento de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A, muestra la organización de su Sistema de Gestión Ambiental, y hace referencia a la documentación relacionada.  Los Procedimientos Estructurales. Procedimientos planteados por la Norma, para dar una adecuada organización al Sistema de Gestión Ambiental.  Los Procedimientos Generales. Documentos que describen las actividades o pasos y responsabilidades de Gestión Ambiental que intervienen en un proceso y que afecta a toda la organización.

 Los Procedimientos Específicos del Área.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S Documentos que describen las actividades o pasos y responsabilidades de Gestión Ambiental que intervienen en un proceso de la superintendencia respectiva y/o de las áreas dependientes.  Los Instructivos Generales. Documentos que regulan las actividades operacionales de la empresa, de manera tal que estas cumplan con los requerimientos del Sistema, en lo relacionado al cumplimiento de la legislación y al mejoramiento continuo; cubriendo todas las operaciones asociadas a impactos significativos y que son generales para toda la Organización.  Los Instructivos Específicos. Documentos que regulan las actividades operacionales de un área específica, de manera tal que estas cumplan con los requerimientos del SGA, cubriendo todas las operaciones asociadas a impactos significativos del área.  Los Registros. Documentos indispensables para demostrar que se está cumpliendo con todos los compromisos asumidos por la empresa de EMPRESA PROYECTOXXXXXXX S.A. 4.4.5.- Control de Documentos El control de la documentación del Sistema se hace de acuerdo a lo estipulado en el procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-001 “De elaboración y gestión de documentos y registros”. El Coordinador Ambiental es el responsable del control de documentación y debe garantizar que todos los procedimientos, programas y otros documentos sean elaborados, revisados y aprobados por personal competente con la debida autoridad, para ello, todos los documentos del SGA, tienen un número de referencia que los identifica, el nombre, el cargo y las firmas de los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, con sus respectivas fechas. Los documentos transversales del SGA dela empresa de pintura XXXXXXX S.A, se encuentran ubicables para consulta en la INTRANET de la Compañía, en su versión

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S actualizada y el CGSGA se asegurará de incorporar estas actualizaciones y facilitar su comunicación a las partes interesadas para su adecuada difusión. 4.4.6.- Control Operacional La organización ha establecido la aplicación de controles operativos para sus actividades, productos y servicios, para cumplir con la Política de Gestión de Medio Ambiente, Salud, Seguridad y Calidad de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A, Objetivos y metas establecidos, con la legislación aplicable y Otros Requisitos y para la adecuada gestión de sus aspectos ambientales significativos. Estos controles deberán siempre ser sistematizados para que sean efectivos en su aplicación. Esto incluye la definición de estándares, su medición, seguimiento, evaluación y corrección. Para ello, se han elaborado Procedimientos e Instructivos y éstos forman parte del material empleado en la capacitación de los trabajadores. Las actividades de las empresas relacionadas, también están cubiertas por los procedimientos operacionales. 4.4.7.- Preparación y respuesta ante emergencias La Preparación y Respuesta ante Emergencias, se realiza de acuerdo al Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-011 “Reglamento de Preparación y Respuesta ante emergencias de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A”, en el cual se especifica el desarrollo operativo de las situaciones de emergencias, definiéndose en él los responsables, acciones, comunicaciones, personal, recursos, simulacros y otros temas, para enfrentar adecuadamente las emergencias que se presenten en las instalaciones de la. Así también, se ha elaborado una serie de instructivos que detallan y especifican la operatividad de las respuestas ante situaciones de emergencia y sus acciones. El tratamiento que la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A da a las emergencias, contempla las acciones necesarias para la mitigación de los daños ambientales, daños a bienes y remediar cualquier daño que pueda sufrir el personal que se puedan generar durante la ocurrencia de estos eventos. Las comunicaciones en caso de emergencia están contempladas en el Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-009 “Comunicaciones y Consultas” y en la descripción de los procedimientos e instructivos relacionados.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S 4.5.- VERIFICACIÓN 4.5.1.- Seguimiento y Medición Para la medición y seguimiento de su desempeño ambiental, de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A procede de acuerdo con el Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-005 “Seguimiento y Medición”, en el cual se establece el marco referencial por el cual se hace el seguimiento en forma periódica de las actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente y de aquellas que demuestren desarrollo y mejoramiento continuo de su desempeño ambiental, de sus programas de gestión, así como también el cumplimiento de la legislación ambiental aplicable. El seguimiento y medición de la gestión ambiental deberá ser siempre sistemática y hecha de forma regular. El seguimiento y medición implica recopilar información, como por ejemplo mediciones u observaciones en el tiempo. Cuando sea el caso, las mediciones deberán ser realizadas en condiciones controladas con las metodologías apropiadas, para que ellas tengan validez, asegurando un sistema de calibración o el uso de personal calificado, ya sea interno o externo y el uso de controle s de calidad adecuados. Los resultados de las mediciones y seguimiento se analizan y usan para identificar las acciones correctivas necesarias o reforzar las metodologías empleadas.

4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal Como parte del compromiso de cumplimiento legal, la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A ha establecido que para evaluar su cumplimiento con los requisitos legales aplicables a sus aspectos ambientales, se realizará auditorías internas, auditorías externas, inspecciones, revisión de documentos, entre otras metodologías. Para ello cada área y en forma transversal, se deberá incluir en los programas de gestión, de seguimiento y medición, inspecciones y los programas de auditoría, la calendarización de estas actividades de evaluación de cumplimiento le gal.

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S 4.5.3.- No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas La empresa de EMPRESA PROYECTO cuenta con un método sistemático para identificar las no Conformidades reales y potenciales y emprender acciones correctivas y preventivas, de tal forma de prevenir los problemas antes que ocurran. Este proceso se efectúa según el Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-004 “No Conformidades, Incidentes, Acciones correctivas y preventivas”. Adicionalmente existe una herramienta corporativa que permite registrar y hacer seguimiento de sus acciones. Una vez identificada la No conformidad esta es registrada y se procede a realizar la investigación para determinar la causa, de manera que la acción correctiva se focalice en la parte adecuad del sistema. Aquí se consideran las acciones necesarias para tratar el problema, que cambios son necesarios para corregir la situación y qué se debería hacer para prevenir que el vuelva a ocurrir. El control de las NC y el seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas, está a cargo del coordinador General del Sistema de Gestión Ambiental, quien reporta al representante de la gerencia para que sean analizadas las áreas donde se necesita reforzar el SGA y se tomen las acciones correspondientes.

4.5.4.- Control de los Registros El contenido, formato, recolección, archivo, control y período de retención de los Registros del Sistema, se efectúa según el Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD001 “de Elaboración y gestión de documentos y registros”, donde también se definen las responsabilidades para un adecuado manejo de los mismos. Los Registros son mantenidos inalterados para demostrar el funcionamiento del SGA y la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 14001:2015. 4.5.5.- Auditorías Internas Las Auditorías del SGA se realizan periódicamente de acuerdo al Programa de Auditorías y están reguladas por el Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-007 “de

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ABASTECEDORA DE MADERA S. A. S auditorías Internas”, donde también se establecen las responsabilidades y los requisitos para efectuar las mismas. Las Auditorías que la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A realiza sirven para determinar si el SGA cumple con los requisitos de la Norma Internacional ISO 14001:2015 y si ha sido adecuadamente implementado y mantenido la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A ha capacitado la cantidad suficiente de su personal para dar cumplimiento al programa de Auditorías. Los resultados de las auditorías realizadas, son informados al representante de la Gerencia. Las Auditorías Internas se realizan con una frecuencia que asegure revisar todo el SGA, al menos una vez al año. 4.6.- Revisión por la Dirección La Revisión de la Gerencia se efectúa según el Procedimiento estructural de los Sistemas de Gestión SIS-PZD-008 “Revisión por la Gerencia”. La empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A efectúa al menos una vez al año una Revisión por la Gerencia. Esta se realiza por el Comité de Administración, con el aporte de la información descrita en el procedimiento respectivo, recolectada por el Representante de la Gerencia. De esta Revisión emanan los reforzamientos del Sistema, las nuevas directrices y todas las modificaciones necesarias para el correcto cumplimiento de los requerimientos que establece la Norma, para un Sistema de Gestión Ambiental eficiente. La Revisión de la Gerencia asegura la continua conveniencia, adecuación y efectividad del SGA de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A. 5. BITACORA DE MODIFICACIONES fecha 30 de noviembre de 2015

revisión

Descripción de modificaciones 

01

Este documento reemplaza el anterior documento del mismo nombre del SGA cambiando su codificación y referencias internas

ANEXOS -

ANEXO 1: Mapa de procesos fábrica de EMPRESA PROYECTO XXXXXX S.A.

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ANEXO 2: política ambiental de la fábrica de EMPRESA PROYECTO XXX S.A. ANEXO 3: compromiso ambiental ANEXO 4: Organigrama ANEXO 5. estructura organizacional

ANEXO 1: Mapa de procesos fábrica de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A. ANEXO 2: política ambiental de la empresa de EMPRESA PROYECTO XXXXXXX S.A Aprobado y firmado por cada una de sus partes ANEXO 3: compromiso ambiental ANEXO 4. Organigrama fábrica de EMPRESA PROYECTOXXXXXXX S.A. Utilice a los siguientes empleados para cada línea de procesos:

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ANEXO 5: Estructura Organizacional

GERENTE GENERAL EMPRESA PROYECTO XXXXXX S.A Equipo auditor Interno Representante de la gerencia ante el SGA Gerente de operaciones

Asesor legal Coordinador general de SGA

Abogado Gerente -

Dirección de recursos humanos. Dirección contable y financiera. Dirección de calidad. Dirección de comunicaciones. Página 35 de 35 Dirección de mantenimiento. Dirección de adquisición de recursos.