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5S

Introducción

Las 5S’s son el concepto principal de las condiciones de operación para las actividades de TSM. Las 5S’s incluyen métodos para gestionar los activos (personal, instalaciones y equipos) que brindan soporte a las operaciones (flujo de información) a través de la aclaración de los conceptos fundamentales de TPS, con el que se mejora la productividad a través de la eliminación del Muda (desperdicio). Adicionalmente, siendo las 5S’s parte esencial para la aplicación de los conceptos TPS en las operaciones de Repuestos y Servicio, no es exagerado decir que su no implementación perturbaría la estandarización de las operaciones básicas. Las 5S’s son también importantes para garantizar la seguridad y satisfacción del los empleados (ES), incrementar la rentabilidad, y contribuir al CS. Este folleto explica los conceptos básicos y el enfoque de las actividades de 5S’s en los almacenes y talleres de los Concesionarios. Además de que nuestros Concesionarios entiendan la importancia y la necesidad de las 5S’s, también esperamos que las actividades TSM se introduzcan y se desarrollen a través de su promoción continua.

El posicionamiento de la Guía 5S

GOG 1. Estado Ideal Aclarar el “Por qué (razón)” y “que (propósito) ” necesita ser implementado para alcanzar el estado ideal.

2. Modelos de Operación Ideales Aclara el “Cuándo”, “Quién”, y “Qué hacer” para cada proceso basado en el concepto TPS

Prerrequisitos para alcanzar las condiciones en GOG Manual de Instalaciones y Equipos

Aclara el criterio para una adecuada “instalación y equipos” para llevar a cabo las operaciones de post-venta asegurando la calidad - basado en el concepto 5S

Tabla de Contenidos

1．¿Qué son las 5S’s?

……P1

2．¿Por qué son necesarias las 5S’s?

……P3

3．Acciones específicas Seiri (organizar)

……P5

Seiton (clasificar)

……P7

Seisou (limpiar)

……P9

Seiketsu (estandarizar)

……P11

Shitsuke (autodisciplina)

……P

1. ¿Qué son las 5S’s? Las 5S’s se refiere a las actividades de ‘organizar,’ ‘clasificar,’ ‘limpiar,’ ‘estandarizar’ y ‘autodisciplina’ que se aplican no solo a la industria automotriz sino a todas las compañías. La idea general de las 5S’s es la siguiente: ■ Seiri (organizar) Organizar cada objeto como necesario o innecesario. Desechar lo innecesario (o re usarlos). ■ Seiton (clasificar) Arreglar los objetos necesarios – por el propósito de uso; frecuencia de uso; donde serán usados; forma – y luego decida donde y como serán almacenados. ■ Seisou (limpiar) Mantenga todo limpio: herramientas, equipos, dispositivos, pisos, paredes, ventanas y artículos personales. ■ Seiketsu (estandarizar)

La limpieza temporal no forma parte de las 5S’s!

Mantenga el estado de los objetos que ya han sido organizados, clasificados, y limpiados. ■ Shitsuke (autodisciplina) Mantenga el habito de cumplir con las 4S anteriores.

Las actividades 5S consisten en implementar constantemente la organización, clasificación, limpieza, estandarización y autodisciplina, y su propósito es la búsqueda continua de un lugar de trabajo cómodo y seguro.

Actividades 5S

Seiri (organizar)

Seiton

Seiketsu

(clasificar)

(estandarizar)

Seisou (limpiar) Garantizando la seguridad con las 5S

A través de ‘organizar,’ ‘clasificar,’ ‘limpiar,’ ‘estandarizar’ y ‘autodisciplina,’

Se establece un lugar de trabajo seguro y hospitalario 1

Actividades 5S en los Concesionarios

Seiri (organizar)

Seiton (clasificar)

• Clasificar todos los objetos (repuestos, herramientas y equipos) como necesarios e innecesarios • Asegure un espacio adicional desechando las cosas que no necesita

• Almacene los objetos en lugares cercanos o que requieran de una corta distancia para tomarlo y guardarlo • Evite la falta de objetos que necesita.

Almacenamiento y Equipos • Mantenga los objetos de tal manera que se puedan exhibir todas sus funciones

Seisou (limpiar)

Ambiente • Mantenga la limpieza de su área y la de los cliente para mantener una condición confortable

Seiketsu (estandarizar)

Shitsuke (autodisciplina)

• Mantenga la organización, clasificación y limpieza del ambiente del almacén y taller mediante el control visual • Si “el deterioro” empieza, tomar acciones Kaizen inmediatamente para restablecer el estado original

• Construirse en el habito de comprometerse con las 4S anteriores. • Establecer un control permanente en el desempeño de cada tarea.

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2. ¿Por qué son necesarias las 5S’s?

Las 5S’s desarrollan un ambiente de trabajo en el que los empleados pueden trabajar fácilmente Realizando actividades que mejoren el ambiente de trabajo, tales como hacer que los objetos sean más fáciles de encontrar, mejora la producción y el nivel de satisfacción del empleado.

Mejora el CS y Rentabilidad

Lleva a

del

Las 5S’s promueven el incremento de la productividad y la eliminación del Muda (desperdicio) en los Concesionarios

Concesionario

Al mismo tiempo que se mejora el ambiente de trabajo y aumenta la productividad en el lugar realzando ES, las 5S’s también logran reducir los costos eliminando Muda (pérdida). Los efectos de implementar las 5S’s (diagrama conceptual) Crea Concesionarios cómodos implementando las 5S’s

Empleados Mejora ES debido a las mejoras en el ambiente del almacén y taller

Mejora la habilidad para proveer los repuestos y servicio a través de la mejora de la productividad. Reduce los costos debido a la eliminación de desperdicios Gestión del Concesionario

Clientes Mejora el CS

Mejora la rentabilidad del Concesionario

¿Qué sucede si las 5S’s no son implementadas correctamente? Efectos en el lugar de trabajo La seguridad y ambiente de trabajo empeora, llevando a reducir ES

Efectos en la gestión

Disminuye las horas-hombre debido a lesiones Trabajo se hace ineficiente debido al deterioro del ambiente de trabajo

Desperdicio de tiempo debido a Reduce la productividad debido operaciones ineficientes a Muda (pérdida) Aumento de los costos debido a excesivo almacenamiento

Resultado

Resultado La calidad de los productos y servicios disminuye debido a la reducción de la productividad CS disminuye y los clientes se van debido a la disminución de la capacidad de atención cliente 3

Reducción de las ganancias debido al aumento de los costos

Resultado

Disminuye la rentabilidad del Concesionario

La Relación entre las 5S’s y Seguridad Garantizar la seguridad de los clientes y de los empleados debe ser la actividad de más alta prioridad en los Concesionarios

Si no se realizan la organización y clasificación: Si tiene exceso de objetos que no necesita, estos inevitablemente son colocados en varios lugares

Cuando los objetos están apilados, ellos causan que las personas se tropiecen y se pueden caer de sus pilas, lo que aumenta el riesgo de lesiones.

Una salida de emergencia bloqueada es una ruta de escape insegura.

Si se realizan la organización y clasificación, pero la limpieza y estandarización no:

Si no se realizan diariamente la gestión y el mantenimiento, el botiquín de primeros auxilios o extintor de fuegos no serán accesibles fácilmente en caso de lesiones o incendio, llevando potencialmente a un desastre mayor.

Si los equipos no tienen fácil acceso, estos no podrán alcanzar su máximo desempeño.

Las 5S’s son necesarias para garantizar la seguridad 4

3. Acciones específicas

Propósito

Seiri (organizar)

Eliminar los Objetos que No Necesita

Clasificar todos los objetos (repuestos, herramientas y equipos) como necesarios o no necesarios Asegurar espacio adicional desechando los objetos que no necesita Situación comúnmente observada

Repuestos innecesarios mezclados con repuestos necesarios ocupan gran cantidad de espacio

Hay herramientas y objetos que no son utilizados y/o rotos -> desperdicio de espacio

Una habitación que podría ser utilizada con otro propósito se utiliza como área de almacenamiento

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Qué hacer

A. Categorizar los artículos disponibles en cada área y hacer una lista Ejemplos: Repuestos, Accesorios - Equipos, dispositivos - Herramientas, SST

B. Clasificar los artículos en objetos que necesita y que no Necesita Criterio para decidir “que es innecesario” •Objetos que están rotos / no identificados (desconocidos)

Muestra: Hoja de Control de Limpieza y Orden

(Observar la Hoja de Control Limpieza y Orden)

•Objetos que no se han usado por un período de tiempo • Sepárelo por cada tipo de ítem (básicamente, las reglas deben establecerse en cada región)

Objetos que no se utilizan por un periodo de tiempo largo deben ser considerados como

innecesarios (Referencia) Si no se puede determinar la frecuencia de uso, ponga el artículo en reserva. • Para objetos que tienen uso desconocido o cuyo valor no se puede determinar, póngalos en reserva temporalmente. • Registre la frecuencia de uso y deseche los no usados en intervalos regulares (use el criterio arriba mencionado sobre ‘qué es necesario’ para la selección).

C. Desechar lo innecesario, crear espacio Puntos a considerar al desechar Cada región debe establecer sus regulaciones (reglas) para el manejo de objetos riesgoso/peligrosos o nocivos al ambiente, y luego actuar de acuerdo a dichas reglas.

D. Cerrar espacios temporalmente, reabrir con un propósito ٠Si algo es dejado en una habitación que no tiene propósito, alguien eventualmente pondrá otras cosas ahí, y nuevamente será el mismo espacio de almacenaje que fue antes. ٠Asegúrese que el propósito de uso quede bien claro, y que no sea usado para cosas diferentes al de su propósito. 6

4. Acciones específicas

Propósito

Seiton (clasificar)

Eliminación de Tiempo Perdido Buscando

Almacene los objetos con fácil acceso o que requieran de una corta distancia para tomarlos y regresarlos a su sitio Prevenga la falta de objetos que necesita

Situación comúnmente observada

Se da movimiento innecesario, reduciendo la productividad

Incluso cuando desea usarlo, no puede encontrar rápidamente lo que necesita

Debido a que las condiciones de uso son desconocidas, no se puede saber si están en uso o si existe un faltante

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Qué hacer

A. Verificar la frecuencia de movimiento de cada artículo Verificar si el movimiento de los objetos se da diariamente, una vez por semana o pocas veces al año.

B. Establecer un lugar para colocar los objetos que requieren tomar en cuenta su uso y aclarar la cantidad y divisiones necesarias Arreglar las cosas cerca de los movimientos del personal de acuerdo a la frecuencia de su movimiento y uso. Eliminar Muda (desperdicios) reduciendo los movimientos.

Tomar en consideración la postura de trabajo para arreglar la cosas de manera que sea fácil tomarlas y devolverlas.

C. Visualizar la presencia y ausencia (disponibilidad) para prevenir la falta de objetos. Organizar todos los artículos que necesita, incluyendo repuestos, herramientas y equipo, documentos, etc. Determinar claramente qué se usa, dónde se ubican o se guardan todos los artículos y cuántos de cada uno se tienen disponibles. Especialmente para cosas como herramientas compartidas, señalando quién está usando con una etiqueta con el nombre, etc. dejando claro si está usándose o si se ha perdido.

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4. Acciones específicas

Propósito

Seisou (limpiar)

Desecho de piezas falladas/irregulares y mantenimiento del ambiente

Almacenamiento y Equipo

Mantener las cosas de manera que se puedan exhibir todas sus funciones Ambiente

Mantener la limpieza de las áreas y mantener el área de los clientes en condiciones confortables

Situación Observada Comúnmente

No se puede usar como está. Para usarse, primero debe limpiarse Si está descompuesto, el trabajo se interrumpe

Un lugar de trabajo sin limpieza puede ser desagradable para los empleados y potencialmente también puede ensuciar los vehículos de los clientes

Si los clientes lo encuentran desagradable, CS se reduce

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Qué hacer

A. Limpiar todos los artículos y el área Mantener el área, repuestos, equipo y herramientas en un lugar (estado) en que se puedan utilizar en cualquier momento. Mantener limpio y presentable los ambientes del Concesionario.

B. Cuando las cosas estén sucias, límpielas de inmediato Desarrollar el hábito de limpiar las cosas inmediatamente después de que se ensucien. * Si algo se ensucia esto es responsabilidad individual de cada empleado; piense en la siguiente persona que lo usará y límpielo de inmediato. * Limpiar regularmente las salas y baños utilizados por los clientes.

C. Crear contramedidas para evitar que las cosas se ensucien Piense en formas de evitar que las cosas se ensucien tales como la prevención de salpicar aceite durante las operaciones de cambio de aceite- y póngalas en práctica. La suciedad no sólo dificulta que las cosas funcionen correctamente e impide que la gente alcance toda su potencial, sino que puede causar que los repuestos y el vehículo del cliente se ensucie.

D. Restaurar a su condición normal Restaure inmediatamente las cosas que no puedan utilizarse, como repuestos, equipo o herramientas descompuestas, pisos despintados o líneas de división que hayan desaparecido. * Si el equipo o herramientas están descompuestos y no es posible repararlos, deséchelos y remplácelos de inmediato. * La inspección diaria del funcionamiento de las herramientas es de vital importancia. 10

4. Acciones específicas

Propósito

Seiketsu (estandarizar)

Prevenir las fallas a través de la estandarización de organizar, clasificar y limpiar

Mantener el estado de organizar, clasificar y limpiar del ambiente del taller mediante el control visual Si ocurre el "deterioro", tomar acciones kaizen inmediatamente para restaurar el estado original

Situación Observada Comúnmente

Si no se lleva a cabo el mantenimiento periódicamente, las cosas pueden fallar repentinamente

? Si no hay una persona responsable asignada, no sabrá a quién contactar cuando ocurra una falla

Si las cosas no está en su lugar, las condiciones se deterioran y no es posible realizar las actividades de kaizen

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Qué hacer

A. Visualizar y seguir (obedecer) las reglas Establecer y visualizar reglas para cada artículo utilizado. * Establecer reglas para la frecuencia de inspecciones y para el mantenimiento de estantes, equipos y maquinaria, y establecer procedimientos de operación estándar para el manejo de irregularidades. Seguir (obedecer) las reglas. * Establecer un ambiente de trabajo y estrategias para que las reglas sean seguidas por todo el personal.

B. Aclarar la división de responsabilidades, mostrando los nombres del personal

Designar personal que sea responsable de cada instalación y equipo. Indicar el nombre del personal responsable de cada instalación y equipo. Gerencia Responsable Personal Responsable

C. Verificación y confirmación diaria por personal responsable Crear una hoja de control que haga posible verificar el estado de separar, ordenar y limpiar; establecer en cada una de las áreas (sala de clientes, áreas, estaciones, etc.); hacer que la gerencia realice un recorrido y verificación diariamente. Reportar el estado de estas verificaciones en las reuniones kaizen; En los casos en que hayan cosas sin hacer, inicie un procedimiento de seguimiento para determinar quién hará qué acerca del problema y cuándo.

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4. Acciones específicas

Propósito

Shitsuke (autodisciplina)

Mantener el habito de cumplir con las 4S anteriores.

- Formar nuevos hábitos y costumbres que permita a los miembros de la empresa seguir con los 4 pasos anteriores. - Recordar constantemente a todos los miembros lo importante que es cumplir con esta filosofía de trabajo.

Situación Observada Comúnmente

Si no se genera el habito de cumplir las 4S, las cosas volverán a ser como eran antes.

Muchas veces las personas tendrán dudas acerca de cómo se deben hacer las cosas.

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Qué hacer

A. Recordar constantemente al personal la forma de hacer las cosas. Establecer y recordar al personal cuales son los métodos que debe seguir para realizar correctamente su trabajo. Colocar indicadores o avisos a la vista del personal.

B. Realizar repetidamente una tarea Al realizar varias veces la misma tarea, las personas tendrán practica en esa labor y podrán realizar correctamente las cosas y con naturalidad.

C. Compromiso Formar nuevos hábitos en las personas y lograr que interioricen este concepto. Guardar estas ideas en el corazón y en las mentes de cada miembro.

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