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• Mata Erick

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Los manuales administrativos son documentos guía eminentemente dinámicos, de fácil lectura y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización. En ellos se indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización. Un manual administrativo es una herramienta de comunicación muy útil entre la empresa y el personal, manteniéndolo al tanto de lo que se desea alcanzar y de qué manera; permitiendo el manejo y control de la información. Deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

Definiciones de algunos autores sobre lo que es un manual administrativo:

A. Reyes Ponce "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa"

Graham Kellog "El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

Terry G. R. "Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Continolo G. "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Duhat Kizatus Miguel A. “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

Ventajas Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia. Un manual tiene, entre otras cosas, las siguientes ventajas:

1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización. 2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3.- Facilita el estudio de los problemas de la organización. 4.- Sistematiza la iniciación, la aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización. 5.- Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificacióny compensación del personal clave. 6.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

7.- Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. 8.- Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. 9.- Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 10.- Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

Algunas desventajas son:

1.- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2.- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día. 3.- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. 4.- Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad. 5.- Incluye aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales cuya vigencia e importancia es notoria para la organización.

Clasificación de Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias: A.- Manual de Organización. B.- Manual de Políticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista.

E.- Manual del empleado. F.- Manual de Propósito múltiple.