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Se puede definir a un manual como un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa, o también se puede definir como un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución de los trabajos y tareas. Manual Administrativo “Es un documento que contiene, en forma ordenada, sistemática y accesible, información relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a terceros que se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización”. Algunas de las principales características son: Están constituidos en documentos formales. Cada versión es un documento no modificable previamente aprobado, que establece información confiable para el usuario. Se puede presentar en varios formatos, por lo general en papel, pero cada vez se empiezan a utilizar más los formatos electrónicos y la presentación de estos mediante páginas web. Reúnen información relevante para un usuario determinado, sobre temas determinados. El usuario puede ser interno a la organización o interno. Además de brindar información, los manuales con frecuencia brindan instrucciones para guiar la actuación de los empleados y otras personas. La información e instrucciones recopiladas se presentan en forma ordenada y sistemática. Un manual ordena y sistematiza todas las disposiciones que contiene, permitiendo su rápida ubicación y relacionándolas en forma lógica. Se orienta al usuario, procurando asistirlo en la realización de su trabajo.

Tipos de Manuales administrativos Existen diversos tipos de manuales, según sea su contenido, alcance o destinatarios. De acuerdo a su destinatario se pueden encontrar: 

Manuales cuyos usuarios son miembros de la organización, como por ejemplo los manuales de procedimientos.

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Manuales destinados a usuarios externos a la organización: clientes, proveedores, público en general, como por ejemplo los manuales generales de la organización.

Con referencia al contenido, se pueden distinguir, entre otros: 

Manuales de organización y funciones

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Manuales de procedimientos

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Manuales de Cargos

Respecto a su alcance, se pueden distinguir: 

Manuales generales, que contienen información o instrucciones respecto a diversos tópicos o contenidos, como ejemplo los manuales de organización y funciones.

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Manuales específicos, que detallan información respecto a un área o tema específico, como por ejemplo un Manual de Compras.

Las distintas organizaciones elaboran manuales de acuerdo a sus necesidades y a los requerimientos de los usuarios. Respecto a un tema o contenido en especifico es posible encontrar enfoques y alcances diferentes de acuerdo a las especificadas de las distintas organizaciones.

Contenido de los manuales administrativos

Además de una portada que nos sirve para identificar cada manual, estos contienen ciertos elementos: 

Índice o tabla de contenido Nos brinda una referencia sobre la pagina donde se encuentra la información.

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Introducción o Antecedentes Es un breve enunciado del objetivo o propósito del manual, su alcance aplicabilidad y uso.

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Glosario Incluye el detalle de la siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de términos importantes utilizados en el manual, especialmente en los casos en que el lenguaje común pudiera tener otra aceptación.

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Cuerpo Principal El contenido y organización del cuerpo principal del manal depende de la temática del mismo.

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Anexos Se suele incluir como Anexo documentos cuya inclusión en el cuerpo principal del manual dificultaría la lectura.

Características y Contenido de los Manuales Administrativos No existen pautas establecida que indiquen el contenido y estilo de cada manual, si no que, por el contrario, cada organización procura elaborar el manual que más se adapte a sus necesidades, por lo cual la relación de contenidos y características que se detalla a continuación es meramente indicativa. a) Manuales de Organización y Funciones Describen la organización formal y detallan la estructura organizativa, los departamentos u órganos que la componen, niveles jerárquicos, las relaciones que los vinculas, así como las funciones y actividades asignadas a cada uno. Es recomendable que cada manual de organización y funciones incluya como mínimo:

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Carátula

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Índice

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Introducción, objetivos y propósito del manual

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Aspectos metodológicos involucrados en su elaboración

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Organigrama

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Para cada órgano, su denominación, descripción de su relacionamiento formal y dependencia jerárquica, misión o propósito y las actividades o funciones asignadas.

Los manuales de organización y funciones presentan una visión de conjunto de la organización y determina claramente las funciones y actividades asignadas a cada órgano. b) Manual General de la Organización Muchas organizaciones elaboran este manual el cual ponen en conocimiento de sus proveedores, clientes y otros interesados la estructura e historia de su organización. Este manual tiene generalmente un grado menor de detalle que los manuales dirigidos a los usuarios internos en lo que refiere a las funciones asignadas a los distintos órganos e incluyen información general sobre la organización. Es recomendable que cada Manual General de la Organización se incluya como mínimo: -

Carátula

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Introducción, objetivos y propósito del manual,

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Organigrama de la empresa,

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Autoridades,

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Breve reseña histórica,

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Área de actividad, productos y servicios brindados,

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Normativa legal pertinente

c) Manual de Cargos

El manual de cargos contiene la descripción detallada de los cargos de una organización. Su utilidad se vincula a la planificación, reclutamiento, selección, capacitación y evaluación de recursos humanos. Estos manuales resultan útiles además para la realización de diversas actividades de gestión de personal. El manual de Cargos se puede elaborar con alcance general, describiendo todos los cargos existentes en una organización o se puede limitar su alcance a un nivel jerárquico, a un área funcional específica o a una sucursal. d) Manuales de Proceso y de Procedimientos Estos describen a detalle los proceso o procedimientos que se realizan en una organización. Contribuye en estandarizar la acción del personal, al establecer medidas de calidad. Según las características y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que describen los procedimientos, los proceso o ambos Es recomendable que un manual de procesos o de procedimientos contenga lo siguiente: -

Carátula

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Índice

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Introducción y Objetivos

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Mapa general de procesos o cuadro índice de los procedimientos incluidos -

Organigrama de la organización, para facilitar la visualización de la ubiación jerárquica de las unidades intervinientes en los proceso y procedimientos.

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Políticas y reglas generales que guìan la ejecución de los proceso y procedimientos.

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Glosario de términos utilizados y símbolos, si corresponde

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Descripción literal de cada procedimiento, detallando a cada uno de los pasos a seguir, su fomra de ejecución y el/los responsables de llevarlo a cabo.

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Formularios, registros y archivos utilizados en el procedimiento

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Plano de planta física

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Diagrama de los procedimientos, en la medida que resulten de utilidad para los usuarios. Ejemplo:

e) Manual de Calidad Es el documento principal del Sistema de Gestión de la Calidad y muestra un resumen de dicho sistema. Detalla la política de la calidad, la estructura de la organización y principales disposiciones y actividades adoptadas para una gestión de la calidad eficiente, siguiendo las directrices de las normas utilizadas como modelo de referencia. Toda empresa que desee certificarse bajo las normas ISO debe contar con un manual de calidad. El manual de calidad constituye un documento que resume gran cantidad de información referida a la organización y que asume carácter público. De acuerdo a la norma ISO 9001:2000, el contenido del manual de calidad debe de ser el siguiente: -

Carátula

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Índice

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Presentación de la organización

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Estructura del Sistema de la Gestión de la Calidad (ajustado a la norma)  Sistema de gestión de calidad  Responsabilidad de la organización  Gestión de los Recursos  Realización del producto/ prestación del servicio  Medición, análisis y mejora

f) Manuales dirigidos a Clientes Algunos manuales están dirigiso a clientes o usuarios. Estos manuales procuran orientar a los usuarios respecto a los servicios que les brinda la organización, o ayudarles en la realización de diversos procedimientos o tramites.

Los beneficios que se derivan del uso de estos manuales se vincula a brindar una mejor atención al cliente, disminuyendo las demoras, solucionando sus problemas y dudas.

g) Manual General del Empleado Este tipo de manuales contienen información de interés para el empleado que se incorpora a la organización en referencia a su historia, políticas, objetivos, derechos y obligaciones de los empleados. Incluyen información general útil al personal de la organización, como puede ser el detalle de sucursal y filiales de la empresa, descripción de la planta física, organigrama general, las normas de disciplina y los criterios de calificación. Estos manuales resultan útiles para facilitar el entrenamiento inicial de los empleados y para establecer claramente las relaciones laborales. Su uso es frecuente en empresas grandes y medianas y, bajo la forma de reglamentos de personal, los encontramos también en la pequeña empresa. h) Manuales de Sistemas Computacionales Buscan orientar al operador en el uso de los sistemas de computación y, por ende, en los procedimientos a realizar al utilizarlo. Su uso es cada vez mayor.

i) Códigos de Conducta o Manuales de Ética Estos manuales establecen códigos voluntarios de conducta que establecen compromisos voluntarios de una organización respecto a los terceros que interactúan con ella.

Proceso para el desarrollo de un Manual Administrativo

V https://www.academia.edu/18650438/Como_elaborar_manuales_administrativos_Ro driguez_Valencia http://biblio3.url.edu.gt/publiclg/biblio_sin_paredes/fac_economicas/2016/orga_emp r/cap/06.pdf https://aplicaciones.onsc.gub.uy/pmb/opac_css/doc_num.php?explnum_id=71