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• May Ben Esther

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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

LABORATORIO 6: Macros en MS Project 2013 Ejercicio 6 – Macros en MS Project 2013 Las macros son pequeños programas que podemos crear para facilitar nuestro trabajo diario con el MS Project o también para reducir el tiempo que nos tomaría realizar determinadas acciones muy laboriosas. Las macros en MS Project trabajan de la misma forma como lo hacen en MS Word o MS Excel. Por ejemplo en MS Project se cuenta con la misma herramienta de grabación de macros que permite implementar cualquier macro aún sin conocer exactamente los comandos requeridos para su creación. Para implementar las macros se utiliza el lenguaje VBA (Visual Basic for Applications). Las macros generalmente son bastante útiles cuando se necesita realizar acciones repetitivas. Por ejemplo para: • • •

Visualizar las tablas usadas frecuentemente Cambiar a una vista personalizada Generar reportes estándar

¿Cómo identificar en qué casos requerimos crear una macro? • •

En nuestro trabajo diario nos damos cuenta que ciertas acciones se repiten con mucha frecuencia. Dichas acciones son candidatas para realizarlas por medio de una macro. Se nos ha encargado una actividad que nos llevara mucho tiempo realizarla o es muy complicada, tal vez una macro pueda ayudarnos en realizar más rápido dicha acción.

Desarrollo de las actividades: 1. Grabación de macros Abrir el archivo creado en la sesión anterior. Es posible crear una macro por medio de un proceso de registro o grabación de cada una de las tareas que deseamos que repita dicha macro. Al finalizar la grabación esta macro podrá ser ejecutada en cualquier momento y lo que hará será repetir cada una de las acciones que fueron grabadas durante su creación. Descripción Usted se da cuenta que cada día de su trabajo con MS Project, necesita disponer de una vista dividida con el ”Diagrama de GANTT” en la parte superior y en la parte inferior de la pantalla la vista “Uso de recursos”. 1.1. Habilitar la ficha “Desarrollador” •

Clic derecho en un espacio libre de la cinta de Personalizar la cinta de opciones opciones

•

En la ventana “Opciones de Project” marque la casilla de opción “Desarrollador”. Clic en el botón Aceptar

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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project •

Observe la presencia de la ficha “Desarrollador” en la cinta de opciones de Microsoft Project

1.2. Grabar la Macro •

Elija la herramienta de la ficha “Desarrollador”

“Código”

“Grabar macro”

•

Asigne nombre a la macro. Clic en el botón “Aceptar” para iniciar el proceso de grabación de la macro

•

A continuación se indica la secuencia de pasos que debe ejecutar como parte de las instrucciones de la macro: 1. Seleccione la vista del diagrama de GANTT 2. Seleccione la ficha Vista

Vista en dos paneles

Detalles

3. De la lista desplegable ubicado a la derecha de la opción Detalles elija la opción “Mas vistas” 4. En la ventana “Mas vistas” elija la vista “Uso de recursos” •

Clic “Aplicar”

Para finalizar la grabación de la macro, clic el botón “Detener grabación”

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1.3. Verificar el funcionamiento de la Macro •

Desactive la vista Vista

•

Active una vista cualquiera por ejemplo la vista “Calendario”

•

Del panel Desarrollador Codigo crear y presione el botón “Ejecutar”

•

Observe como automáticamente se recupera la vista dividida registrada por la macro

•

Desactive nuevamente la vista Vista

•

Visualice la vista Calendario

Vista en dos paneles

Detalles

Ver Macros, elija la macro nueva que acaba de

Vista en dos paneles

Detalles

1.4. Visualizar el código VBA asociado a la Macro •

Elija la opción de la ficha Desarrollador

•

Seleccione la macro creada “Macro1”

Código “Modificar”

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Ver Macros

Planificación y Control de Proyectos con MS-Project •

A continuación se muestra el entorno de la herramienta “Visual Basic for Applications”

•

Cuando se graba una macro, por defecto se almacena en una unidad de programación denominada “Módulo” Los módulos se observan en el panel izquierdo denominado “Proyecto” El código de la macro se incluye dentro de un bloque de código denominado “Subrutina” (Sub – End Sub) El código de una macro se visualiza en el panel derecho de la herramienta denominado “Editor del programa”

Cierre el programa VBA y regrese a MS Project presionando la siguiente herramienta:

2. Grabar una macro que permita asignar un color a una fila Descripción Grabaremos una nueva macro que permita aplicar un color de fondo “Amarillo” y un color de letra “Marrón” al contenido de cada una de las celdas de la fila actual de la tabla actual 2.1. Grabar la Macro •

•

Elija la herramienta de la ficha “Desarrollador”

“Código”

“Grabar macro”

Asigne nombre a la macro. Clic en el botón “Aceptar” para iniciar el proceso de grabación de la macro

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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

•

A continuación se indica la secuencia de pasos que debe ejecutar como parte de las instrucciones de la macro: 1. Seleccione todas las celdas de una determinada fila de la tabla Entrada del diagrama de GANTT

•

2. Seleccione la ficha Tarea

Fuente

Color de fondo

Elija el color Amarillo

3. Seleccione la ficha Tarea

Fuente

Color de fuente

Elija el color Marrón

Para finalizar la grabación de la macro, clic el botón “Detener grabación”

2.2. Verificar el funcionamiento de la Macro •

Seleccione cualquier celda de una fila distinta a la utilizada para definir la Macro

•

Presione la combinación de teclas “CTRL – H” y verifique como a toda la fila actual se aplica el formato definido en la macro

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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

•

Repita el procedimiento anterior “CTRL – H” para aplicar el formato definido en la macro a otras filas de la tabla

•

Intente deshacer la última acción. “CTRL – Z”

•

Active la vista “Hoja de tareas” y aplique la macro “CTRL – H” a algunas filas de la vista

•

Active la vista “Uso de tareas” y aplique la macro “CTRL – H” a algunas filas de la vista

•

Crear un nuevo documento de proyecto. Adicione algunas tareas (A, B, C, D)

•

Intente ejecutar la macro en la fila correspondiente a la tarea B

•

Aplique la macro a la fila correspondiente a la tarea C

•

Cierre el nuevo documento sin grabar

2.3. Visualizar el código VBA asociado a la Macro •

Elija la opción de la ficha Desarrollador

•

Seleccione la macro creada “Macro2”

Código

“Modificar”

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Ver macros

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A continuación se muestra el entorno de la herramienta “Visual Basic for Applications”

•

Cierre el programa VBA y regrese a MS Project presionando la siguiente herramienta:

3. Crear manualmente una macro Descripción Grabaremos una nueva macro que permita aplicar un color de fondo “Rojo”, un color de letra “Amarillo” y un estilo “Negrita” al contenido de cada una de las celdas de la fila actual de la tabla actual 3.1. Crear la macro •

Abrir la Macro2 en la herramienta “VBA for Applications”

•

En el editor anterior. Seleccione todo el código que representa la macro y copie dicho código “CTRL – C”

•

A continuación pegue el código anterior justo debajo de la macro original

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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project 3.2. Editar la nueva macro •

Cambie de nombre a la nueva macro por Macro3()

•

Modifique el contenido de la nueva macro como se indica a continuación

•

Regrese a MS Project

3.3. Asignar un a tecla de acceso rápido a la nueva macro •

Abrir el panel Macros (Desarrollador Clic en “Opciones”

•

Asigne a la macro la combinación de teclas “CTRL – F”. Clic en Aceptar

•

Cerrar la ventana de “Macros”

Código

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Ver macros). Seleccione la Macro3

Planificación y Control de Proyectos con MS-Project 3.4. Ejecutar la nueva macro •

Seleccione cualquier celda de una fila distinta a la utilizada para definir la Macro

•

Presione la combinación de teclas “CTRL – F” y verifique como a toda la fila actual se aplica el formato definido en la macro 3

•

Repita el procedimiento anterior “CTRL – F” para aplicar el formato definido en la macro a otras filas de la tabla

•

Intente deshacer la última acción. “CTRL – Z”

•

Active la vista “Hoja de tareas” y aplique la macro “CTRL – F” a algunas filas de la vista

•

Active la vista “Uso de tareas” y aplique la macro “CTRL – F” a algunas filas de la vista

•

Crear un nuevo documento de proyecto. Adicione algunas tareas (A, B, C, D)

•

Intente ejecutar la macro en la fila correspondiente a la tarea B

•

Aplique la macro a la fila correspondiente a la tarea C

•

Cierre el nuevo documento sin grabar

3.5. Agregar la nueva macro a la cinta de opciones NO se pueden agregar botones personalizados a los grupos existentes en la cinta de opciones. SI se pueden agregar botones personalizados a grupos personalizados en cualquier ficha de la cinta de opciones o incluso en una ficha personalizada Si se restablece (resetea) la ficha de la cinta de opciones donde insertó un botón personalizado dicho botón desaparecerá de la ficha restablecida. •

Aplique el siguiente procedimiento para adicionar una nueva ficha a la cinta de opciones: 1. Clic derecho en un espacio vacío de la “cinta de opciones” de opciones”

“Personalizar cinta

2. En la zona inferior del panel derecho de la ventana “Opciones de Project” clic en el botón “Nueva pestaña” para agregar una nueva ficha

3. Seleccione la nueva ficha creada. Clic en el botón “Cambiar nombre” para asignar a la nueva ficha el nombre “Personalizado”

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4. Seleccione el “Nuevo grupo” creado junto a la ficha nueva y asigne como nuevo nombre el texto “Mis Macros” elija además un símbolo en dicha ventana de cambio de nombre

5. A continuación se muestra el aspecto de la ubicación de la nueva ficha

6. Cierre la ventana “Opciones de Project” haciendo clic en el botón “Aceptar” 7. Verifique en la cinta de opciones la presencia de la nueva ficha creada

•

Aplique el siguiente procedimiento para adicionar la macro 3 a la nueva ficha creada 1. Clic derecho en un espacio vacío de la “cinta de opciones” de opciones”

“Personalizar cinta

2. En la ventana “Opciones de Project” elija la opción “Macros” 3. En el panel inferior, seleccione la “Macro 3”. 4. En el panel derecho seleccione el nuevo grupo “Mis Macros” que acaba de crear en el ejercicio anterior. Presione el botón “Agregar” para pasar la Macro3 al grupo 10

Planificación y Control de Proyectos con MS-Project seleccionado. Clic en el botón Aceptar para finalizar, las siguientes imágenes nos muestran los detalles:

5. Verifique que en la cinta de opciones en el grupo personalizado “Mis Macros” aparezca la macro 3

3.6. Ejecutar la nueva macro desde la cinta de opciones •

En la tabla actual seleccione una celda

•

Clic en la Macro 3 ubicada ahora en la cinta de opciones en el grupo “Mis Macros”

•

Verifique que se aplica el formato definido en la Macro 3 a las celdas de la fila actual.

3.7. Ejercicio propuesto •

Adicione las Macros 1 y 2 a la cinta de opciones al grupo “Mis Macros” creado en el ejercicio anterior

•

Aplique las macros 1, 2 y 3 ubicados en el grupo “Mis Macros” de la cinta de opciones y verifique que trabajan correctamente

3.8. Agregar la nueva macro a la barra de acceso rápido Se recomienda aplicar este procedimiento en el caso que se tenga una macro bastante utilizada y que por lo tanto amerita su instalación en la barra de acceso rápido. •

Aplique el siguiente procedimiento para adicionar una nueva ficha a la barra de acceso rápido: 1. Clic derecho en un espacio vacío de la “Barra de acceso rápido” barra de herramientas de acceso rápido”

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“Personalizar

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2. En la ventana “Opciones de Project” elija la opción “Macros” en la lista desplegable “Comandos disponibles”. Seleccione la “Macro 3”. Presione el botón “Agregar” para pasar la Macro3 al panel derecho. Clic en el botón Aceptar para finalizar.

Verifique que en la barra de acceso rápido aparezca la macro 3

3.9. Ejecutar la nueva macro desde la barra de acceso rápido •

En la tabla actual seleccione una celda

•

Clic en la Macro 3 ubicada ahora en la barra de acceso rápido

•

Verifique que se aplica el formato definido en la Macro 3 a las celdas de la fila actual.

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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project 3.10. Ejercicio propuesto •

Adicione las Macros 1 y 2 a la barra de acceso rápido

•

Aplique las macros 1, 2 y 3 ubicados en la barra de acceso rápido y verifique que trabajan correctamente

•

Elimine las macros 1 y 2 de la barra de acceso rápido

4. Crear manualmente una macro para identificar tareas críticas Descripción Grabaremos una nueva macro que permita identificar las tareas críticas de nuestro proyecto 4.1. Grabar la macro •

Elija la herramienta de la ficha “Desarrollador”

•

Asigne nombre a la macro. Clic en el botón “Aceptar” para iniciar el proceso de grabación de la macro

•

A continuación se indica la secuencia de pasos que debe ejecutar como parte de las instrucciones de la macro:

“Código”

1. Seleccione la ficha Vista opción “Más filtros”

Datos

2. En la ventana “Mas filtros”

clic en el botón “Nuevo”

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“Grabar macro”

Despliegue la lista de “Filtros”

Elija la

Planificación y Control de Proyectos con MS-Project 3. En la ventana definición de filtro. Ingrese la siguiente definición. Clic en Guardar

4. Verifique que exista el nuevo filtro. Clic en Aplicar

5. Detener la grabación de la macro 4.2. Ejecutar la nueva macro •

Visualizar el diagrama de GANTT

•

Ejecute la Macro4

•

Observe como se visualizan únicamente las tareas de la ruta crítica donde participa el analista

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Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

•

Para volver a visualizar todos las actividades elija el filtro “Sin filtro” de la opción Vista Datos Filtro

4.3. Ejercicio propuesto •

Asigne una tecla de acceso rápido a la Macro4

•

Adicione la Macro4 al grupo “Mis Macros” de la cinta de opciones

•

Adicione la Macro4 a la barra de acceso rápido

•

Ejecute la macro empleando los diferentes accesos definidos en los 3 últimos ejercicios

•

Visualice el código generado de la Macro4 en la herramienta VBA for Applications

•

¿Cuántas instrucciones se han necesitado para implementar la Macro4?

•

Anote el código resultante de la Macro4:

4.4. Ejercicio adicional •

Abrir la Macro4 en el editor VBA

•

Adicione y modifique el código como se indica en la siguiente figura: Sub Macro4() ' Macro Macro4 Dim nombre_recurso As String nombre_recurso = InputBox("Ingrese el nombre del recurso: ") FilterEdit Name:="Filtro1", TaskFilter:=True, Create:=True, _ OverwriteExisting:=True, FieldName:="Tareas críticas", _ Test:="Igual a", Value:="Sí", ShowInMenu:=True, _ ShowSummaryTasks:=True FilterEdit Name:="Filtro1", TaskFilter:=True, FieldName:="", _ NewFieldName:="Nombres de los recursos", _ Test:="Contiene", Value:=nombre_recurso, Operation:="Y", _ ShowSummaryTasks:=True FilterApply Name:="Filtro1" End Sub

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Ejecute la Macro4, solicita especificar un Recurso. Ingrese el nombre de recurso: Analista

•

Clic en Aceptar y verifique que se filtran las tareas críticas donde participa el Analista

•

Ejecute nuevamente la Macro4. Ingrese el nombre de recurso: Consultor

•

Clic en Aceptar y verifique que se filtran las tareas críticas donde participa el Consultor

Ejercicio Propuesto 1. Continuar con el archivo creado la sesión anterior relacionado a su trabajo final 1.1.

Abrir el archivo correspondiente al trabajo propuesto creado la sesión anterior

1.2.

Grabar algunas macros

1.3.

Crear macros en forma manual

1.4.

Agregar las macros a una nueva pestaña en la cinta de opciones

1.5.

Adicionar algunas macros a la barra de herramientas de acceso rápido

1.6.

Verificar que las macros creadas trabajan correctamente

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