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La revolución de la productividad Controla tu tiempo y cumple tus objetivos Marc Reklau CreateSpace © 2017 156 páginas [@] getab.li/33255 Libro:

 

 

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9

9 Aplicabilidad 9 Innovación 8 Estilo

Enfoque Liderazgo y Gestión Estrategia Ventas y Marketing Finanzas Recursos Humanos TI, Producción y Logística Desarrollo Profesional PYME Economía y Política Industrias Negocio Global

Ideas fundamentales • Para establecer metas alcanzables y plazos realistas es indispensable la honestidad. • Tener total claridad sobre las metas a conseguir con la gestión del tiempo es prioritario. • Todas las metas y objetivos deben tenerse a la mano para ponerlas en orden de importancia, mantener el foco y recordarlas.

• Hacer un mal cálculo de las horas que se llevará una actividad es un problema común cuando se realiza una planeación.

• Evaluar resultados y objetivos de forma rutinaria contribuirá a que no se pierda el enfoque y la concentración.

• Lo importante no es necesariamente urgente; aprenda a distinguir estos conceptos. • Pasar del tedio a la acción inmediata es un método infalible para sacar adelante las cosas que menos ganas se tienen de hacer.

• Existen diversos métodos para administrar el tiempo. Algunos proponen 25 minutos de trabajo por cinco de descanso.

• Estimar tiempos de descanso y recreación es fundamental para mantener una buena salud y la eficiencia.

• Apagar el teléfono es uno de los métodos más útiles para no perder la concentración.

Conceptos y Tendencias

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Este resumen solo puede ser leído por José Francisco Ramirez Ávila ([email protected])

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Relevancia

getabstract ¿Qué aprenderá? En este resumen usted aprenderá:r1) Qué hábitos fomentar para estructurar su tiempo; 2) Cuáles son los problemas más comunes en la planeación y 3) Cómo distinguir entre lo urgente y lo importante. getabstract Reseña La felicidad está asociada con la productividad; la productividad está asociada con el tiempo que se le invierte para conseguirla. La gestión del tiempo no es una mera calendarización o programación de horas: es una cuestión de actitud, de voluntad y de cambio de hábitos. Se requiere disciplina, honestidad y autoconocimiento. El coach internacional Mark Reklau propone romper con las inercias negativas, el aburrimiento, la desidia y la resignación en lo laboral y en lo personal. getAbstract recomienda esta guía a quienes dicen tener poco tiempo para alcanzar sus metas, a quienes tienen muchas responsabilidades dentro de una organización y a quienes estén interesados en encontrar el camino para cumplir las metas. getabstract getabstract

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Resumen

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getabstract “La manera de comunicarte contigo mismo cambia lo que piensas sobre ti mismo, lo que a su vez cambia cómo te sientes consigo mismo, lo que cambia la forma de actuar”. getabstract

El autoconocimiento Hacer un examen sobre el estado del tiempo en el que se vive y trabaja es indispensable para dar los primeros pasos hacia la productividad. Preguntarse en qué se invierte el tiempo, cuáles son las tareas menos productivas pero que más tiempo requieren, cuáles son las tareas más aburridas, en qué tareas se tiene mayor destreza y disfrute es fundamental para sentar las bases de administración y planeación. Asumir el compromiso de planear el tiempo y conseguir logros solo será posible si se cambian hábitos y se ponen en práctica diversos métodos de uso del tiempo. Saber qué, por qué, para qué y cómo No importa qué tan inalcanzables parezcan las metas. Tener claro que todo puede lograrse a corto, mediano o largo plazo ayuda para ser paciente. Sin embargo, lo más importante es saber qué quiere lograrse, si no se sabe con toda precisión qué es lo que se busca en el plano personal, económico, laboral o empresarial, no hay forma de alcanzarlo. Es por ello que escribir las metas es un ejercicio muy necesario. El proceso de escritura propone un orden mental, asienta qué tan real o irreal es un objetivo y permite trazar un plan de acción o programa. Hay tres razones de peso para escribir las metas:

getabstract “Actúa donde tengas el control y acepta donde no lo tengas. Sobre todo no pierdas tu tiempo en temas que están fuera de tu control”. getabstract

1. Jerarquizar – Escribir las metas permite tener orden sobre lo que realmente es importante en medio de un sin fin de tareas y actividades que se realizan a diario. 2. Enfocar – Tener una meta escrita ayuda a concentrarse y enfocarse en las labores que ayudarán a conseguirla. 3. Recordar – Plasmar una meta en el papel mantiene presente cuál es el reto a vencer. Leer las metas a diario hará más fácil la depuración de actividades que no conducen al logro. Entre más precisa, realista y concreta sea una meta, más alcanzable se volverá y más fácil será trabajarla. Las metas escritas deben tenerse siempre a la mano, en un lugar visible para tenerlas presentes y no perder el enfoque.

La revolución de la productividad                                                                                                                                                     getAbstract © 2018

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getabstract “El sentido común no lo mismo que la acción común”. getabstract

getabstract “Visualízate a ti mismo como si ya hubieses logrado tu objetivo de productividad. Obsérvalo a través de tus propios ojos y pon todos los sentidos en ello: huélelo, escúchalo, siéntelo, saboréalo”. getabstract

Planear: El arte de apropiarse del tiempo Aprender a planificar con anticipación cada día, semana, mes o año es una tarea a la que debe dedicarse tiempo. Sin una planeación consciente y sensata será muy difícil no perder el hilo de lo que es importante para alcanzar los objetivos. Este ejercicio implica mucha honestidad personal pues es necesario establecer plazos realistas. Es imprescindible tener claro que toda programación debe incluir tiempos de descanso, vacaciones y recreación. Es común que a la hora de planear surjan problemas; es necesario tenerlos presentes para lograr una programación realista y, por lo tanto, eficiente. Existen algunos aspectos que deben tomarse en cuenta para una buena planeación, por ejemplo: • Pensar que no hay tiempo para la planificación – Es común creer que planear solo quita tiempo pues hay muchas cosas que no son previsibles; sin embargo, no es cierto. Si bien las emergencias o distracciones se pueden presentar (y deben preverse en la calendarización), la mayoría de los procesos se pueden planear. Con claridad en los pendientes y las metas, la planeación semanal puede hacerse en solo media hora. • Mal cálculo – Decidir que se le va a dedicar una hora a algo que en realidad requiere tres puede ocurrir con frecuencia. Esto origina estrés porque suelen acumularse el trabajo y las horas. Además, genera baja autoestima pues hace parecer que se tiene poca capacidad. Es mejor planear dedicarle tres horas a algo que realmente tomará dos, así se ahorrará tiempo y estrés. • Olvidarse de los imprevistos – Toda planeación semanal, mensual o anual debe incluir un tiempo específico de margen para todo aquello que surja repentinamente y que debe atenderse con urgencia. Enfrentar estos problemas tan comunes serán más fácil si el programa diario cuenta con tiempos de reserva, las planificaciones anuales se dividen en trimestres y se evalúan resultados de manera constante y rigurosa.

getabstract “¡Cada vez que dices ‘no’ cuando quieres decir ‘no’ en realidad estás diciéndote ‘sí’ a ti mismo!” getabstract

Saber distinguir: El origen de una buena planeación Toda planeación está sujeta a imprevistos. Es imposible pretender que un día se lleve a cabo tal y como se planea, pues siempre surge alguna petición del jefe, alguna llamada telefónica, algún compañero que necesita ayuda o un familiar en problemas. Jerarquizar también es un arte que toda buena calendarización debe considerar, así que saber distinguir entre lo urgente, lo no urgente, lo importante y lo no importante, es prioritario. Existen cuatro combinaciones básicas para realizar una buena planeación:

getabstract “Uno de los momentos más importantes de tu día son los 30 minutos después de despertarte. En ese momento tu subconsciente está muy receptivo, por lo que es de gran importancia lo que se hace en este tiempo”. getabstract

1. “Urgente e importante” – Asuntos que requieren ser atendidos de inmediato. Cualquier tipo de manejo de crisis o resolución de conflictos. Asuntos personales de familia, salud o dinero. 2. “No es urgente, pero es importante” – Son asuntos que tienen prioridad pero que no requieren de inmediatez. Es necesario insertarlos en el programa diario y atenderlos para evitar que se conviertan en una urgencia. 3. “Es urgente pero no es importante” – Este tipo de asuntos suelen ser los que generan más estrés, pues hay que atenderlos rápido sin que aporten un resultado concreto a las metas. Usualmente tienen que ver con terceras personas: conflictos con clientes, conflictos entre personal de la empresa, etc.

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getabstract “No sé quién lo dijo primero, pero el dicho esperar al momento adecuado para empezar algo es como esperar en tu garaje hasta que todos los semáforos se pongan en verde antes de salir de casa. Lo describe muy bien”. getabstract

getabstract “Si estás trabajando todo el día pero al final del día tu trabajo no está hecho, o no ves los resultados de tu trabajo, hay una alta probabilidad de que estés postergando las cosas importantes”. getabstract

getabstract “Prémiate cuando haces las cosas. Esto puede aumentar tu concentración y tu productividad. Ponerte una recompensa puede motivarte para hacer tu trabajo más rápido”. getabstract

getabstract “Si dices ‘sí’ a todo serás la persona más ocupada de la oficina, harás horas extra cuando tus compañeros se van a casa y te llamarán los viernes por la noche o los fines de semana”. getabstract

4. “Ni urgente ni importante” – Este rubro cubre todas las actividades que son una pérdida de tiempo. Se trata de distracciones como la interacción en las redes sociales, los chats o la televisión. Nuevos hábitos contra la pérdida de tiempo Revolucionar la productividad y organizar el tiempo requieren, indiscutiblemente, de algunos cambios radicales en las costumbres y los hábitos de trabajo diarios. La nueva conciencia frente al manejo del tiempo puede desarrollarse de la siguiente forma: • Hacer lo más tedioso a primera hora – Entre más se posponga una actividad incómoda o no agradable, más tiempo y energía obstaculizará. Sobreponerse al tedio y pasar a la acción inmediata ahorrará mucho tiempo y energía. • Fijar fechas específicas a contra reloj – Establecer tiempos y límites de entrega con compromiso y voluntad. Resulta muy positivo establecer recompensas por cumplir con la planeación en tiempo y forma. Existen técnicas para ganar tiempo y no perder la concentración, como el método Pomodoro que establece 25 minutos de trabajo por cinco de descanso. Si se trabaja dos horas sin interrupciones se podrá tomar un descanso de hasta 30 minutos. Este método puede implementarse de manera personal, en un equipo o como método de trabajo corporativo. • Establecer rutinas agradables – Lograr una rutina para la vida eficiente es lo que más hace rendir el tiempo. Los primeros y últimos 30 minutos del día son la base más importante del día a día, por lo que al establecer que estos 60 minutos se aprovechen para la relajación, la meditación, la proyección de metas, la gratitud con todo lo bueno y la aceptación de lo complejo, ganará una disciplina mental muy útil. Pensar positivo no es algo menor. Escribir un diario, repasar la agenda, mirar el amanecer o hacer un ejercicio de relajación son buenas opciones para ocupar estos minutos. • Saber decir que no – Decir que sí a todo acaba con el tiempo disponible. Es realmente necesario aprender a decir que no. Saber distinguir lo importante de lo urgente ayudará a practicar el no. La amabilidad siempre será necesaria, pero decidir que algo puede esperar, es fundamental. • Llegar 10 minutos antes – Hacerse el hábito de llegar 10 minutos antes a cualquier cita redundará en una señal de respeto para quienes esperan, disminuirá el estrés de la puntualidad y también ofrecerá la oportunidad de ocupar esos 10 minutos para resolver pendientes, contestar correos, chatear o entrar a redes sociales. • Apagar el teléfono – Dejar de atender llamadas de más de 5 minutos, fijarse horas específicas en el día para no atender el teléfono, apagarlo o ponerlo en modo avión. Tener un buen mensaje de correo de voz en el que se advierta que la llamada será atendida más tarde causará buena impresión en sus clientes. Es muy importante que si el trato ha sido devolver a alguien la llamada realmente se cumpla en algún momento del día. • Pasar tiempo libre y con la familia – Muchas personas antes de morir suelen arrepentirse de no haber pasado más tiempo con su familia. Planear el tiempo libre y en familia es trascendental, tanto como ocupar ese tiempo para estar verdaderamente desconectado de todo y disfrutar de la buena compañía y del afecto de los seres queridos. • Tomar descansos o siesta – Este hábito es de los mejores pues aunque se piense que se pierde el tiempo en el sueño, en realidad descansar ayuda a reparar la energía. Un cerebro descansado podrá concentrarse más fácil en una actividad específica. Es ideal buscar entre 45 y 90 minutos al día para dormir la siesta. El lugar no importa, lo mismo da una banca en un parque que un par de sillas en la oficina a puerta cerrada. • Optimizar los tiempos muertos – Hacer uso de los tiempos en que usualmente no se puede trabajar optimizará los resultados. Escuchar una buena conferencia en el transporte o en el auto de camino a casa, escuchar audiolibros mientras se hace el súper o la fila en

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• getabstract “Haz el trabajo bien a la primera para que no vuelva a perseguirte y costarte más tiempo más adelante”. getabstract

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getabstract “Si creo que lo voy a hacer en una hora, me doy dos horas para terminar la tarea. En comparación con mi amigo frustrado, siempre tengo suficiente tiempo y experimento el éxito de terminar las tareas antes, junto con las recompensas de hacerlo y el bienestar que supone”. getabstract

getabstract “Pregúntate ¿cuáles son las cinco cosas que quieres hacer y terminar mañana?” getabstract

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la tienda, hará que el tiempo sea más jugoso. En la oficina estos tiempos pueden ser muy útiles para archivar u ordenar los papeles. Dejar de ver televisión – La mayoría de las personas pasa hasta cuatro horas viendo la televisión. Eliminar este hábito brindará nuevas oportunidades de aprender y mirar lo que realmente interesa para alcanzar los objetivos establecidos. Dejar de ver televisión ubica mejor a las personas en la realidad y las ayuda a tomar decisiones más acertadas. Hacer un ejercicio de autoconciencia – Hacer un ejercicio en el que se definan con toda honestidad las fortalezas, las debilidades, los deseos, las cualidades, los defectos, el concepto de éxito o fracaso. Además, es necesario definir los objetivos primordiales y qué tan alcanzables son a corto o largo plazo. Tener confianza – Aprender a confiar en la vida y en las circunstancias es tan valioso como la confianza en uno mismo. Creer que se lograrán los objetivos y visualizarlos constantemente son hábitos muy positivos para gestionar el tiempo. Al dejar de repetir una y mil veces que no se tiene tiempo para nada, se hace realidad. Planear y actuar todos los días como si se tuviera tiempo para todo, sobretodo para lo importante, también se hace realidad. Cuidar a las personas positivas – Cortar las relaciones nocivas es una base fundamental para la autoestima y para la productividad. Incluso si se trata de familiares, hay que dejar de vincularse con personas negativas o que contagian inseguridad. Rodearse y cuidar las relaciones positivas resultará de mucho provecho. Sonreír constantemente y procurar una buena salud – Sonreír ayuda a que el cerebro segregue endorfinas y serotonina. No es necesario sonreír con ganas, el simple gesto activa cosas positivas dentro del cuerpo que siempre ayudan. Una buena alimentación, hacer ejercicio y dormir suficiente revitalizarán la energía y la transformarán en una mayor productividad.

El riesgo de quemarse Existe un síndrome que en inglés se conoce como burnout, que puede traducirse como ‘quemarse’, en el cual las personas que lo padecen experimentan un fuerte agotamiento, depresión y desesperación por exceso de trabajo y por mal manejo de tiempo. Es el síndrome de nunca acabar algo –aunque se pueda pasar todo el día dedicándose a ello–, de nunca olvidarse del trabajo aunque se esté fuera o lejos del mismo, someterse a alto niveles de estrés cotidianamente o estar horas frente a un ordenador sin lograr ser productivo y sin ninguna satisfacción por el trabajo realizado. Algunas de las opciones que ayudan a contrarrestar o evitar este síndrome son tomarse suficiente tiempo libre, salir de vacaciones y desconectarse de internet y del teléfono diariamente; concentrarse en las tareas de sobrevivencia, como comer sanamente y cocinar para lograrlo, dormir suficientes horas de sueño, tomar siesta y saber decir no a tiempo.

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Sobre el autor

getabstract Formado en el Instituto Europeo de Coaching, Mark Reklau ofrece conferencias, talleres y asesorías a empresas y empresarios que buscan desarrollar su potencial. Es autor del éxito de ventas 30 días.

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