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LA OFICINA DENTRO DE UNA EMPRESA

DEFINICION DE OFICINA Se le llama oficina al espacio físico, generalmente puede estar establecido un edificio o en una casa, que está destinado para la realización de un trabajo o las actividades de una empresa. La oficina, es el lugar de la empresa donde la información emitida y recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración, de esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean más efectivas.

La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción personal, al ser este un lugar donde un grupo de personas se organizan para realizar una gran variedad de actividades, representa para el oficinista la posibilidad de poder realizarse como un individuo capaz de desarrollar destrezas, conocimientos, habilidades actitudes y hábitos de trabajo, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida. La oficina dentro de una empresa como medio de satisfacción social, desde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en una comunidad, esta se beneficia de diferentes maneras. Uno de los beneficios más importante es la creación de nuevos empleos en el lugar donde se establece, con lo cual se mejoran las condiciones de vida ya que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer sus necesidades. Una oficina es generalmente un ambiente de la empresa destinado al trabajo, existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que

trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.

CARACTERÍSTICAS DE LA OFICINA  

Debe cumplir la función de las actividades inherentes a la organización. Está integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina.

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Recurso material: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para telefonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros

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Debe ser un área cerrada y acondicionada con excelente ventilación, iluminación y disposición adecuada de los materiales.

Ejemplo: El ambiente de una oficina bancaria contará con equipos y mobiliarios propios de esta actividad (caja fuerte, taquillas de caja, etc), mientras que un ambiente de oficina de institución educativa estará dotada de materiales de uso normal en ese

medio (carteleras, estante tipo colmena para borradores, tiza, carpetas con hojas de control diario, etc.) EQUIPOS MOBILIARIOS Y MATERIALES DE OFICINA Equipos de oficina: Son los destinados a facilitar la comunicación tanto interna como externa, así como también mejorar la calidad de la impresión escrita grafica de la organización. CLASIFICACION DE LOS EQUIPOS DE OFICINA Equipos y materiales de comunicación  Teléfonos  Intercomunicadores  Fax Equipos de Reproducción y electrónicos  Calculadora  Computadora  Sumadoras  Fotocopiadoras Muebles de Oficina Incluye los muebles destinados en mejorar la comodidad y productividad del trabajo administrativo:  Escritorio.  Archivadores  Mesas  Estantes  Ficheros  Elementos decorativos OTROS ELEMENTOS NECESARIOS EN UNA OFICINA: 

Una impresora láser es necesaria si tenemos que imprimir documentos con una buena calidad. La podemos comprar en blanco y negro o color, lo cual dependerá de lo que queramos. Si es solo para documentos escritos, con una de blanco y negro bastará. Si lo que necesitamos es imprimir gráficos, fotografías o presentaciones, puede que sea mejor la de color.

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Tener una máquina fax es algo que tarde o temprano necesitaremos. De todos modos, también tenemos la opción de obtener un servicio de fax online. Un reproductor y quemador CD/DVD. Esto es importante por muchos motivos, donde uno de los más importantes es hacer un backup de forma regular de todo tu trabajo. También no vendrá bien para poder llevar nuestro trabajo en disco a otros sitios o hacer entregas a terceras partes si fuera necesario.

OFICINA VIRTUAL: Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes. La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.

LA IMPORTANCIA DE LA OFICINA COMO ESPACIO DE TRABAJO Hoy en día, existen oficinas en las que tras unas horas nos empieza a doler la cabeza y otras que nunca querríamos tener que abandonar. Además, existen oficinas que no pasarían una inspección de sanidad y oficinas que casi parecen más un parque temático en el que no se va a trabajar. Por lo general, son muchas las empresas que les dan mucha importancia a sus oficinas, ya que es ahí donde trabajan y tiene a su cargo empleados, que mientras mejor estén su productividad aumentará considerablemente. 1. Espacios de trabajo basados en actividades Una oficina tiene que estar íntimamente relacionada con el trabajo y las actividades que se realizan en su interior. Los empleados pueden hacer llamadas personales, salas que favorecen la socialización y el contacto entre los distintos equipos y lugares que permiten que el empleado pueda desconectar durante unos minutos (terrazas, jardines). 2. Mesas de trabajo a nuestra medida Cada vez más empresas optan por ofrecer no sólo sillas, sino mesas que son ajustables en altura, inclinación, etc. Y es que la ergonomía se ha convertido en

una de las prioridades para las empresas que quieren bajar las tasas de absentismo laboral. 3. Materiales poco convenciones Una oficina que llama la atención es una oficina con personalidad. Y a veces conseguir esa personalidad distintiva, pasa por algo tan sencillo como por apostar por otro tipo de materiales. 4. Optimizar el ambiente En este caso, un espacio abierto, con paredes blanca y grandes mesas puede ser lo idea para un equipo creativo, un equipo de ingenieros o de programadores puede preferir en un espacio más aislado en el que poder refugiarse con su música y sin distracciones. 5. Una oficina para atraer el talento Una oficina creativa, bien diseñada, siempre ha sido una de las armas que han utilizado agencias de publicidad y de diseño para atraer y retener talento profesional. 6. Cambia de sitio Si cada cuatrimestre o un par de veces al año se cambia al personal de sitio, se fomenta la creatividad. Se ponen en contacto personas que apenas solían hablar, surgen nuevas ideas y se crea durante unas semanas un ambiente de novedad que impulsa la productividad. 7. Investigar Una oficina que funciona en este terreno no sólo es la que ofrece lo que quieren los empleados, sino lo que está demostrado que funciona. A veces tener sillas ergonómicas va a ser mucho más importante para el empleado que ofrecer un una mesa de ping-pong.

ORGANIZACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA

LA EMPRESA La empresa es un negocio, un conjunto de actividades cuya finalidad es múltiple. Desde el punto de vista económico, ha de ganar dinero para poder asegurar su subsistencia, pero el fin de ganar dinero no tiene límites y los fines han de tenerlos. De esta manera, el beneficio que se obtiene revierte en los propietarios, y, a veces, también en los directivos y empleados, en la medida en que éstos consiguen los objetivos (dirección por objetivos). Existen, además, otras finalidades, aparte del lucro, que mueven a la creación de empresas, como, por ejemplo: el autoempleo, fines sociales (creación y mantenimiento del empleo y la riqueza para determinadas capas de la población o regiones), prestación de servicios a los ciudadanos (empresas municipales de servicios, como el transporte o la limpieza viaria), etcétera. El Diccionario de la Real Academia Española define la empresa como: «Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la producción, y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios generalmente con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad». Las empresas obtienen productos (bienes y servicios) a partir de los factores productivos (trabajo, capital y materias primas) que intercambian en el mercado, bien por otros productos o bien por dinero. El punto de partida de la actividad económica es la obtención de medios con los cuales sostener la vida humana. Es decir, la primera motivación para la reunión de personas es procurar la satisfacción de sus necesidades. Toda esa actividad que cumple el hombre (individual o grupal) para atender sus necesidades se conoce como la ACTIVIDAD ECONÓMICA y se define como: "el conjunto de actos conscientes y relaciones establecidas por el Hombre para poder satisfacer las necesidades". La empresa es la unidad económico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales. En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un

administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital. En Derecho es una entidad jurídica creada con ánimo de lucro y está sujeta al Derecho mercantil. En Economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo. TIPOS DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Hay tres formas fundamentales de organización empresarial: la propiedad individual, la sociedad colectiva y la sociedad anónima. Una empresa de propiedad individual es aquella que es propiedad de un individuo, que lógicamente tiene pleno derecho a recibir los beneficios que genere el negocio y es totalmente responsable de las perdidas en que incurre. La propiedad individual es la forma más simple de establecer un negocio. Aunque la propiedad individual es simple y flexible, tiene serios inconvenientes, pues la capacidad financiera y de trabajo de una persona es limitada. Una empresa de propiedad colectiva es aquella cuyos propietarios son un número reducido de personas que participan conjuntamente en los beneficios. Las teorías de la organización se basan en análisis del comportamiento de los distintos individuos y colectivos que integran la empresa. En la gran empresa se observa una disociación entre la propiedad – en manos de los accionistas – y los que controlan efectivamente, el equipo directivo. Además, con frecuencia, el equipo directivo delega la gestión de algunas de las actividades de la empresa en unidades con poder autónomo de decisión, como son las divisiones. El comportamiento de la empresa se convierte en el resultado de las previsiones de grupos con poder ejecutivo y objetivos distintos. Bajo este modelo, la empresa no responde a un criterio único, sino que este será el resultado de un proceso de negociación desarrollado en el seno de la empresa. LOS MECANISMOS DE CONTROL La empresa crea mecanismos de control e incentivación de los gestores con autonomía directiva que aminora las perdidas por comportamientos inconscientes con sus objetivos. Entre los elementos que contribuyen a ejercitar el control destacan:

1. El control de resultados y la auditoría interna, esto es, la investigación periódica de las actividades desarrolladas por la empresa o sus divisiones con el objetivo de identificar las desviaciones respecto al comportamiento considerado optimo y, en su caso, penalizarlas. 2. El empleo de sistemas de incentivos, monetarios o de otro, tipo, que estimulen el logro de los objetivos globales de la empresa. 3. La competencia dentro de la empresa mediante la comparación de los resultados de las distintas divisiones. 4. El aprovechamiento de la información que, en las empresas privadas, provee el mercado de capitales a través de la cotización de las acciones. LA TOMA DE DECISIONES La actividad industrial se verifica por medio de combinaciones de diferentes elementos, se reconoce cuando el trabajo humano se aplica a la naturaleza, utilizando capital y es dotado de adecuada estructura organizacional. Las fuerzas naturales (o naturaleza) son apropiadas por el hombre y puede utilizarlas él mismo, o ceder a otros su utilización. El Factor Humano aporta trabajo. El trabajo humano puede desarrollarse para satisfacción directa de las necesidades propias del individuo, o puede asimismo aplicarse a la producción de bienes y servicios destinados al consumo de otros.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN DETERMINACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE UNA EMPRESA La organización es una de las funciones componentes del proceso administrativo que consiste en asignar las funciones y tareas a los miembros componentes de la empresa con el objetivo de que los recursos con los que cuenta la organización sean coordinados y enfocados hacia el cumplimiento de la misión y objetivos previamente establecidos. La buena organización realiza específicamente para la empresa lo siguiente:  Facilita la administración.  Puede facilitar el crecimiento y la diversificación.  Contribuye al óptimo aprovechamiento de la tecnología.  Alienta el desarrollo y efectividad del trabajador.

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Estimula el esfuerzo creador.

EL PROCESO ORGANIZATIVO La función de organizar implica un proceso racional que comprende cuatro etapas fundamentales:  Identificación y clasificación de las actividades requeridas.  Agrupamiento de estas actividades según los objetivos que se pretenden lograr.  Definición de los niveles organizacionales y las relaciones de autoridad y responsabilidad.  Determinación de los flujos de coordinación horizontal y vertical. LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Es la forma en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan. Es decir, que la estructura de la organización es un esqueleto en el que se puede visualizar las unidades orgánicas y sus relaciones de interdependencia. La estructura formal de la organización o estructura de organización es el resultado de normas y prescripciones sobre la manera en que se interrelacionan las unidades orgánicas y la manera en que se desarrollan las actividades. DIVISIÓN DEL TRABAJO Es la separación de una actividad compleja en componentes para que los individuos sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad completa. Viene a ser un proceso que se sigue para ubicar eficientemente las funciones o actividades entre las unidades orgánicas y las personas de una organización. LA ESPECIALIZACIÓN División del trabajo en actividades uniformes relativamente simples. Se persigue mayor eficiencia y mayor productividad. La especialización es la consecuencia de dividir el trabajo, pues las personas localizadas en una y la misma unidad orgánica tienden a especializarse por el hecho de que ambas realizan la misma tarea. Tiende a reducir costos y ser más eficiente para la organización. Puede ser:  Vertical: ocurre cuando en una organización se detecta la necesidad de aumentar la calidad de la supervisión o jefatura. Crecimiento vertical del organigrama. Establece la jerarquía y número de niveles en la organización.  Horizontal: ocurre cuando en una organización se detecta la necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia y de mejorar el trabajo. Crecimiento horizontal del organigrama. Origina la departamentalización, es decir, división de las actividades organizadas en departamentos.

LA DELEGACIÓN Acto de transferir autoridad formal y responsabilidad a un subordinado para el cumplimiento de actividades específicas. Es necesaria para el buen funcionamiento de cualquier organización, ya que ningún superior puede realizar personalmente o supervisar totalmente todas las actividades de una organización. Es necesario señalar algo importante en la definición de delegación: autoridad y obligación.  ¿Se puede delegar autoridad? Sí. Es la base del Principio Escalar, que consiste en que una línea clara de autoridad corre paso a paso desde el nivel más alto de la organización hasta el nivel más bajo. Un administrador puede escoger delegar autoridad a determinados subordinados para que realicen gastos sin necesidad de aprobación (al menos hasta cierto límite).  ¿Se puede delegar responsabilidad? No, ya que el que delega autoridad, no se puede inhibir de su responsabilidad. Por tanto, la responsabilidad en todo caso se comparte. LA UNIDAD DE MANDO Y EL ÁMBITO DE CONTROL UNIDAD DE MANDO Para cada función debe existir un solo jefe. Este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización. ÁMBITO DE CONTROL El ámbito, alcance, grado, amplitud o tramo de control, se refiere al número de subordinados inmediatos que dependen de un jefe. Es uno de los temas más discutidos entre los técnicos en organización. Un control amplio, es decir, que el jefe tiene un número relativamente grande de subordinados inmediatos, da como resultado, por lo general, pocos niveles organizacionales y un aplanamiento de la estructura. Por el contrario, los tramos estrechos facilitan las relaciones jefe-subordinado, quizás un manejo más efectivo de los subordinados y una organización alta, relativamente con muchos niveles. El número de subordinados inmediatos más adecuado que debe supervisar un jefe es básicamente una cuestión de comportamiento y varía según: a) Capacidad del elemento humano con que se cuenta. b) La naturaleza y semejanza de las operaciones, tareas o funciones supervisadas. c) Si el jefe cuenta o no con staff. d) El grado de trabajo en equipo.

Se podría indicar, en términos generales, que el ámbito de control en los niveles más altos de la organización se sitúa entre cuatro y ocho y en los niveles más bajos entre ocho y veinte. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL ORGANIZACIÓN FORMAL Sistema de esfuerzo cooperativo intencionalmente establecido y coordinado para que cada uno de los miembros que integran la empresa conozca las funciones que van a cumplir y asuman las responsabilidades correspondientes. Una organización formal permite que el esfuerzo individual en una situación de grupo conlleve al logro de los objetivos/metas del grupo o de la organización. ORGANIZACIÓN INFORMAL Relación grupal que se establece dentro de la empresa, que a pesar de generar un esfuerzo de conjunto no implica que los miembros que lo integran sean conscientes de un propósito común o de los resultados que se puedan lograr en forma conjunta. Surgen a consecuencia de las relaciones personales y sociales, a medida en que la gente se asocia a los grupos. No son reconocidos dentro de la estructura orgánica formal y, generalmente, sus objetivos y metas no se fijan según los resultados que la empresa pretende lograr. Estos grupos informales deben tenerse en cuenta en el proceso de gestión empresarial, ya que pueden ser excelentes agentes para lograr una eficaz dirección de personal. TIPOS DE ESTRUCTURA Las organizaciones pueden clasificarse según la naturaleza de las relaciones de autoridad que existen en ellas. Hay cuatro tipos de estructura organizativas: Estructura organizativa lineal Es el tipo de estructura más sencillo y antiguo que existe. La cadena de mando es muy clara y es difícil que alguien se la salte. Las decisiones se pueden tomar rápidamente, dado que solo tienen que consultarse con el inmediato superior. Tiene inconvenientes importantes, como que las comunicaciones son muy lentas. Además, cada directivo tiene toda la responsabilidad de una amplia variedad de actividades y, obviamente, no puede ser experto en todas ellas. Estructura en línea y staff Se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staffs.

Esta estructura combina la rapidez en la toma de decisiones que es propia de la estructura lineal, y la rapidez de comunicación directa con los conocimientos expertos de los especialistas de los departamentos staff que son necesarios para dirigir numerosas actividades de muy diversa índole. Estructura en comité La autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en lugar de asumirlas una sola. Para tomar una decisión, el grupo se reúne, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la elección final. Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en línea y staff, y solo para la toma de algunas decisiones en concreto. Estructura matricial Parte de un nuevo enfoque al que han ido sumándose un número creciente de empresas, para ajustar sus estructuras a las necesidades que imponen los cambios del entorno, especialmente en las áreas de investigación y desarrollo y de nuevos productos. La principal característica es que algunos miembros de la organización responden ante dos miembros, en lugar de solo uno. Existe un principio de doble autoridad: cada miembro de un grupo recibe instrucciones de director del proyecto, pero, además, mantiene su pertenencia al departamento funcional en el que habitualmente trabaja. Se desarrolla en torno a proyectos específicos o problemas en los que se reúnen personas expertas en diferentes áreas para centrarse en problemas importantes o en temas técnicos concretos. Las principales ventajas de la estructura matricial radican en la flexibilidad y en su capacidad para afrontar los problemas y proyectos importantes. Sin embargo, es necesario que el director del proyecto sepa integrar a personas provenientes de diversas partes de la organización en un verdadero equipo de trabajo. Esas personas deben saber trabajar cómodamente con más de un superior. ORGANIGRAMAS Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura. Un organigrama debe cumplir los siguientes requisitos:    

Diferenciar los elementos que componen la empresa. Diferenciar los niveles y posiciones que componen la empresa. Ser de fácil comprensión. Ser sencillo, es decir, sólo debe comprender los elementos indispensables.

GENERALES Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y departamentos o entre los cargos, según su naturaleza.

SUPLEMENTARIOS Se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una división, de un departamento o de una unidad en particular. Ejemplo:

ANALÍTICOS Aparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de una manera detallada. Ejemplo:

VERTICALES Destacan la jerarquía de mando: las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas.

HORIZONTALES Tienen los mismos elementos que los organismos verticales, pero las unidades de mando normalmente se sitúan a la izquierda y las unidades subordinadas a su derecha. El objetivo de esta organización es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.

MIXTOS

Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales.

RADIALES O CONCÉNTRICOS Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección, en el centro se colocaría la máxima autoridad.

PLANIFICACIÓN La planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción. Razones de su importancia:

 Propicia el desarrollo de la empresa.  Reduce al máximo los riesgos.  Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Existen diversos tipos de planes, clasificados como: Misión Es la razón de ser de la empresa. El servicio especial que se propone lograr a largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación. Visión Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a X años. Por ejemplo, un banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa". Objetivos Son el resultado que se espera obtener y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2012 con respecto a las del 2011. Los objetivos pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años). Metas Los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado. Políticas Son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir a precios en base del mercado. Reglas Son normas precisas que regulan una situación en particular. Se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc. Estrategias La acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Por ejemplo, una estrategia podría ser "realizar investigaciones de mercado permanentemente y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas". Programas

Son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación. Presupuestos Son planes que representan las expectativas para un periodo futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Pueden ser de operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.). Procedimientos Son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FUNCIONAL El principio fundamental es el staff. Este tipo de organización se sustituyó en la organización lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino a varios, pero cada uno en su especialidad. Las características principales de la organización funcional son: o Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especialización, es autoridad de conocimiento y se expande a toda la organización. o Línea directa de comunicación: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios. o Descentralización de las decisiones: no es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones. o Énfasis en la especialización: cada órgano o cargo contribuye con su especialidad a la organización. El staff es el resultado de la organización lineal y funcional. En esta organización existen órganos de decisión en la asesoría. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos staff prestan asesoría a servicios especializados. Fusión de la estructura lineal con la funcional, predominando la estructura lineal. Cada órgano reporta a un solo y único órgano superior: principio de autoridad. Pero cada órgano recibe asesoría y servicio especializado de los diversos órganos de staff. Coexistencia entre las líneas formales de comunicación y las líneas directas de comunicación.

Separación entre los órganos ejecutivos y los órganos asesores. ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTAL Abarca cada departamento de la empresa. Es el denominado diseño de departamentos, o simplemente departamentalización. Departamentalización Se relaciona con dos de los cuatro elementos básicos de la estructura organizacional. Consiste en la subdivisión de tareas y la asignación de éstas a grupos especializados de una organización, así como en la creación de normas para el desempeño de esas tareas. CLASES DE DEPARTAMENTALIZACIÓN: Funcional: una de las maneras más comunes de agrupar actividades es hacerlo por funciones desempeñadas. Puede utilizarse en diferentes tipos de organizaciones. Las funciones cambian solo para reflejar los objetivos y actividades de la organización. Producto o servicio: si las actividades de la empresa se relacionan más con servicios que con productos, cada servicio sería agrupado en forma autónoma. Cada uno ofrece una gama de servicios bajo la dirección de un gerente de producto o servicio. Comprador o cliente: el tipo particular de cliente que una organización busca alcanzar puede también ser utilizado para agrupar a los empleados. Por clientes: los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltas teniendo especialistas departamentales para cada uno. Geográfica: la función de ventas puede tener diversas regiones. Sobre la base geográfica o territorio. Si los clientes de una organización están distribuidos en un área geográfica grande, entonces esta forma de departamentalización es muy valiosa. Proceso: puede usarse para procesar tanto al cliente como al producto. Organización geográfica. Suele aplicarse en todas las empresas, sobre todo en lo que se refiere a ventas y distribución física. Es una organización estructurada verticalmente. El alcance más corto de esta organización permite al director de cualquier nivel dedicar más tiempo a sus subordinados. Tiene varias ventajas. Los mercados locales pueden estar dirigidos por personas que conocen muy bien las características y los clientes de la zona. Además, la empresa puede responder a los cambios del entorno de forma inmediata, ya que el proceso de toma de decisiones se reduce en el tiempo por las peculiaridades intrínsecas de la propia organización. Organización mixta del departamento de marketing: es la forma adoptada por la mayoría de las empresas que incorporan a su organización ciertos aspectos funcionales de productos, mercados o territorios. Algunas de las estructuras mixtas que podrían darse en el departamento de marketing:

a) Cuando todos los productos de la empresa son similares y los mercados tienen un proceso de compra parecido (muebles, electrodomésticos, etc.), lo más conveniente suele ser la organización por funciones, con división territorial de las actividades de venta y distribución. b) Si la empresa tiene productos muy diferentes y mercados muy similares, la forma más conveniente suele ser la organización por productos, y una cierta división de las ventas por zona geográfica. c) Cuando los productos, mercados y territorios son muy diferentes, lo más adecuado puede ser una forma mixta de organización que se caracteriza también por una gran descentralización. d) En el caso de que una empresa fabrique y comercialice una gran variedad de distintos productos destinados a muchos mercados diferentes, puede implantar una organización por jefes de producto y por jefes de mercado.

LINKS DE APOYO -

http://html.rincondelvago.com/politica-organizacional-de-empresa.html

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http://www.cca.org.mx/cca/cursos/administracion/artra/infra/planes/6.2.3/estr uc.htm http://www.monografias.com/trabajos59/analisis-organizacional/analisisorganizacional2.shtml http://admindeempresas.blogspot.com/2007/11/tipos-de-estructurasorganizacionales.html http://www.mailxmail.com/curso-administracion-empresasorganizacion/tipos-estructuras-organizativas http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html http://www.monografias.com/trabajos22/el-organigrama-empresarial/elorganigrama-empresarial.shtml http://html.rincondelvago.com/planificacion-de-una-empresa.html http://rie.cl/?a=11045 https://docs.google.com/viewer? a=v&q=cache:MZ5t_D4SvYkJ:ocw.uc3m.es/economia-financiera-ycontabilidad/economia-de-la-empresa/material-declase1/Planificacion.pdf+planificacion+de+empresa&hl=es&gl=es&pid=bl&sr cid=ADGEESjjynAVKrSWwog4DKVqipuScpL22Sn8WUy654y3CgkCdkyCT H94U3FTjbBOoYwYJ1prRTjNsxBhhbmGctSFtoamkU7RBzRvqXHh7lYqUP mPxzHg9b8e_Gtup_qzAG0X0LU5teOV&sig=AHIEtbTyi9R48MYYQUXEQgCZDP1yo2FZQ http://html.rincondelvago.com/organizacion-funcional.html http://www.promonegocios.net/empresa/tipos-organizaciones.html http://www.buenastareas.com/ensayos/OrganizacionDepartamental/910618.html http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-controlcomercial/organizacion-geografica http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci101007.html http://www.materiabiz.com/mbz/estrategiaymarketing/nota.vsp?nid=39482 http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html