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• Roberto Alfaro

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1. Texto: procedimientos administrativos para la oficina Amelia Maldonado Ruíz y conchita delgado LA OFICINA AUTOMATIZADA 2. introducción La actividades en la oficina automatizada sufren modificaciones vertiginosas, pues la alta tecnología llega cada vez más aceleradamente. Se piensa que con la automatización harán innecesaria la labor del personal “secretarial”. Pero es todo lo contrario, ya que con el nuevo equipo electrónico, las funciones de apoyo del profesional de oficina se hacen cada vez más necesarias. Todo esto ha impactado el nombre de la profesión de secretarial en general, el nombre de posiciones que se ocupan y ha generado nuevas posiciones. 3. Introducción La oficina moderna continuará reestructurándose para satisfacer la demanda de un mercado en evolución. Es importante conocer hacia donde se dirige el mundo empresarial y así trazar una trayectoria profesional y conocer las destrezas necesarias de la oficina automatizada y para poder adiestrarse en ellas y poder competir en la búsqueda de empleo. Se debe seleccionar la especialización que mas te agrade trabajar y conocer los aspectos necesarios para el mejoramiento profesional. 4. TRAYECTORIA DE LA PROFESION SECRETARIAL… El impacto de la tecnología requiere un personal capacitado en tantas áreas y destrezas que ha sido necesario utilizar otra terminología para identificar el personal secretarial de la empresa. Conocer destrezas de administración y especializarse en tecnología ha hecho necesario cambiar el nombre de muchas posiciones. El termino secretarial es muy limitado para describir la diversidad de tareas que realiza el profesional de oficina. 5. Trayectoria de la profesión secretarial… Muchas instituciones educativas han optado por nombres como: Departamento de Servicios Profesionales Departamento Sistemas de Oficina Departamento de Administración de Oficina Departamento de Administración de Sistemas de Oficina Ahora utilizan nombres más abarcadores que den cabida a las nuevas destrezas y conocimientos dejando de utilizar las palabras ciencias secretariales. 6. Trayectoria de la profesión secretarial… La función de secretarial ha cambiado hacia una de apoyo gerencial. Los términos más utilizados en la oficina moderna son: Asistente administrativo Asistente ejecutivo Técnico de sistemas de oficina Secretaria administrativa Secretaria ejecutiva 7. POSICIONES EN LA OFICINA AUTOMATIZADA Los equipos electrónicos han cambiado las actividades que realiza diariamente el

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personal administrativo. Como consecuencia un grupo grande de mujeres y hombres se emplean anualmente en la realización de tareas de oficina. Nuevos nombres para las posiciones surgen a la luz de las tareas que realiza el personal. 8. Operador de Texto o Especialista Personal que utiliza la computadora para procesar información. Otros nombres: operador de sistemas de oficina o técnico de sistemas de oficina. Existen diferentes niveles de ascenso dentro de la misma especialidad. Ej. Asistente administrativo I, II, III, IV o V 9. Operador de Texto o Especialista Entre las destrezas y habilidades de este tipo de personal: Rapidez y exactitud en la creación de documentos para entrar información en la computadora. Rapidez y exactitud para hacer revisiones. Dominio de la aplicación para procesar texto, de la hoja de calculo, grafica, base de datos, entre otros. Técnica eficiente de cotejo. Conocimiento en los diferentes estilos de documentos que se generan en una oficina. Habilidad para trabajar bajo presión y saber establecer prioridades. Dominio de las técnicas de archivo electrónico. 10. AsistenteAdministrativo Realiza tareas relacionada con la administración tales como: atender publico, contestar el teléfono, archivar, entre otras. Sus tareas van dirigidas al apoyo de los gerentes en la toma de decisiones, recopilación de información, seguimiento de asuntos pendientes, manejo del calendario de citas y compromisos y ayudar a los operadores de los procesadores de texto en el cotejo. En esta categoría también existen niveles. Normalmente la secretaria ejecutiva de la oficina tradicional se convierte en la Asistente Administrativo de la oficina automatizada. 11. Supervisor Debe poseer conocimiento de las tareas que realiza el resto de personal de la oficina y tener vasta experiencia en el área. También debe tener conocimiento de gerencia, supervisión, adiestramiento y reclutamiento de personal y relaciones humanas. El nivel de ascenso de este tipo de personal es hacia puestos gerenciales y a otros tipos de puestos administrativos de la empresa. En una oficina automatizada este puesto pertenece a la gerencia de la empresa. 12. Corrector de Pruebas La creación de documentos sin errores es la meta de la oficina automatizada. El corrector de pruebas es responsable de cotejar los trabajo que las demás personas preparan en la computadora. Debe tener destrezas como: conocimiento de idiomas inglés y español, ortografía, gramática, puntuación, conocimiento de los estilos y tipo de documentos y de los

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símbolos de corrección de pruebas, entre otros. Este debe disfrutar la lectura y ser una persona discreta, ya que leerá mucha información confidencial. 13. Archivista Las grandes empresas centralizan la información en área designada de la empresa. El archivista es la persona encargada de custodiar, guardar y localizar estos documentos. Deben tener conocimiento en las reglas de archivo, saber manejar archivos electrónicos y la microfilmación. Además, debe conocer sobre la retención y destrucción de información y en el seguimiento de documentos prestados. 14. Recepcionista La persona que contesta el teléfono y recibe a los visitantes en una empresa. Se distingue por tener buena apariencia, buen tono de voz, cortesía y diplomacia. Es la primera persona que ve el visitante y la primera voz que oye el que llama. En el mercado han surgido equipos avanzados que facilitan sus tareas de este puesto. Lo que hace que la persona pueda realizar tareas diversas mientras atiende la recepción. 15. Procesador de Datos Estos preparan estructuras para las base de datos que sean necesarias y entrar los datos a las tablas previamente diseñadas, ya sea con el teclado u otro dispositivo de entrada. Además, este operador realiza consultas y prepara informes y formularios con la información debe ser lógico analítico, flexible, responsable y sistemático. También le debe gustar utilizar el teclado para entrar texto. 16. MODALIDADES DEL MUNDO EMPRESARIAL La profesión de secretarial continuará evolucionando con la aparición de diferentes equipos que la ayudaran en la realización de tareas de oficina. El factor humano siempre estará presente y las exigencias en la destrezas estarán mas orientadas hacia un empleado con una gran calidad humana y con deseos de aprender. Para trazar una trayectoria profesional es importante observar los siguientes aspectos del mundo empresarial: 17. Modalidades del MundoEmpresarial La exigencia de una mejor preparación académica ya sea post-secundaria o universitaria. Las empresas funcionan con menos empleados. Se tiende a eliminar los puestos de nivel intermedio por lo que es importante trazar un plan de ascenso en la trayectoria profesional. El enfoque actual es hacia la calidad total de los servicios y productos. El empleado debe entender los pormenores de los servicios que ofrece la empresa para satisfacer las necesidades de los clientes y brindarles un servicio de calidad. 18. Modalidades del MundoEmpresarial Horarios flexibles en la semana de trabajo. Una semana de cuatro días de trabajo, horario extendidos y trabajo desde el hogar son modalidades que ya existen. Trabajar sin supervisión directa será otra de las destrezas importantes de la oficina automatizada.

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Interacción con empleados de diferentes culturas y experiencias. Debe saber trabajar en personas de diferentes nacionalidades, idiomas, razas y culturas. 19. Modalidades del MundoEmpresarial Flexibilidad para manejar cambios en el ambiente de trabajo y en las tareas asignadas. Las empresas constantemente reorganizan para lograr un mejor uso del personal por lo que estos deben adaptarse a nuevos procedimientos con rapidez e incorporarlos a las tareas diarias. Iniciativa para crear nuevas estrategias en la realización de las tareas asignadas. Buena comunicación oral y escrita. Es requisito indispensable en toda oficina. El uso del E-mail y los equipos multimedia agilizan y facilitan el intercambio de información y a estrechar relaciones. 20. Modalidades del MundoEmpresarial Buena organización y administración efectiva del tiempo. Se debe manejar el tiempo eficientemente y organizar el trabajo. Varios programas para computadora ayudan en estas áreas. Calidad en las relaciones humanas. Mantener relaciones interpersonales cordiales, demostrar calor humano y cooperación son actitudes necesarias en la oficina automatizada. 21. ÁREAS DE ESPECIALIZACIÓN DE LA OFICINA AUTOMATIZADA El mundo empresarial ofrece una amplia gama de especialidades. Es importante conocer tus gustos, preferencias, capacidades e intereses y ubicarse en la especialidad que sea compatible con ello. Esto ayudara en la satisfacción del trabajo realizado. El campo secretarial se especializa de acuerdo al campo profesional donde se ofrezca el servicio. Algunas áreas de especialización son: 22. Áreas de especialización de la oficina automatizada Medica- se ofrece servicios de salud y van desde consultorios privados hasta hospitales. Tienen horarios rotativos y son perfectos para los que les gusta trabajar con pacientes. Entre las tareas que realiza este personal de oficina se encuentra: llenar formularios para cobros de planes médicos, preparar informes periódicos, facturar, llevar el calendario de citas, archivar expedientes médicos, entre otros. 23. Áreas de especialización de la oficina automatizada Legal- es común entre abogados de practica privada compartir la oficina o bufete y los servicios del personal profesional, ya que las tareas en este campo se han facilitado con la computadora. Los documentos siempre son los mismo lo único que cambia es la información personal del cliente. Entre las tareas mas comunes están: creación de documentos actualizados a la necesidad del cliente, transcripción de dictado grabado, coordinación de citas, archivo y seguimiento de casos pendientes. 24. Áreas de especialización de la oficina automatizada Educativa- ofrece servicios de enseñanza. Existen diferentes niveles tales como preescolar, elemental, intermedio, superior, postsecundario y universitario. Estas empresas requieren empleados que interactúen con los padres, personas de la comunidad y estudiantes de diferentes edades. Las tareas mas comunes de este personal son: tramitar correspondencia, archivar, preparar requisiciones, preparar informes periódicos, organizar reuniones y organizar viajes.

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25. Áreas de especialización de la oficina automatizada Técnica- aquí se incluyen a los laboratorios de investigación, ingeniería, ecología, comunicaciones, ventas y servicio a equipo de oficina. Los empleos a este tipo de empresa requieren dedicación, flexibilidad en el horario y continua preparación académica del personal. En estas empresas se producen voluminosos documentos a computadora, informes diarios, semanales y mensuales, propuestas, inventarios, así como requisiciones y facturas. Además se realizan tareas de recepcionista y otras funciones de trabajo variados. 26. Áreas de especialización de la oficina automatizada Otros tipos de empresaEl campo del Turismo es uno de crecimiento. Es indispensable que el personal contratado para esta área conozca diferentes idiomas. Medios de radio y televisión son empresas florecientes para el personal administrativo. Gobierno Federal- Debe estar dispuesto a viajar, adaptarse a horarios flexibles y el dominio del idioma inglés son indispensable para este trabajo.