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Arturo Castro Salgado Conservador y Archivero de Cauquenes ARCHIVO JUDICIAL Y REFORMA PROCESAL PENAL Exposición efectuada en la Jornada de Estudios Notariales y Regístrales de Temuco

La función de los Archiveros, auxiliares de la administración de Justicia, está definida en el artículo 453 del Código Orgánico de Tribunales: son Ministro de fe pública encargados de la custodia de los documentos que señala el artículo 455 del Código Orgánico de Tribunales y dan a las partes interesadas los testimonio que ellos pidieren. Art. 455, en lo pertinente a la relación Archivo – Reforma Procesal Penal.1.- La custodia de los documentos siguientes: a)- Los procesos afinados en Juzgados de Letras. Todo expediente criminal que se ordene archivar será remitido al archivero dentro de tres meses desde que se disponga su archivo. 4º Dar a las partes interesadas, con arreglo a la Ley, los testimonios que pidieran de los documentos archivados. 6º Ejercer las mismas funciones respecto de los registros de las actuaciones efectuadas ante los jueces de garantía y los tribunales de juicio oral en lo penal (Agregado por Ley 19.708 D.OF., 05/01/2001). Art. 456 Como ministros de fe los archiveros se limitan a dar conforme a derecho los testimonios o certificados que pidan. - Formación de los Procesos que se Archivan: En cuanto a los procesos o causas criminales, en esta materia del archivo, además de la norma de la letra a) del Nº 1 del artículo 455 del Código Orgánico de Tribunales, es aplicable, como norma supletoria las normas comunes a todo procedimiento del Libro I del Código de Procedimiento Civil (art. 52 C.P.P.). Antes de la Reforma Procesal Penal se aplicaban las disposiciones generales del artículo 29 y siguientes del Código de Procedimiento Civil que especifica que “se formará el proceso, con los escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el juicio”. El artículo 36 del mismo título V del Libro I señala que el responsable de la custodia del proceso es el Secretario del Tribunal.

Con la Reforma Procesal Penal se establecieron normas específicas respecto al registro de las actuaciones judiciales y a su custodia y archivo. Hay que tener presente que la aplicación de la Reforma es gradual por regiones, por lo que en aquellas en que no se ha aplicado, siguen vigentes las normas del Código de Procedimiento Civil y los plazos de archivo señalados en el artículo 455 del Código Orgánico de Tribunales para los expedientes de los Juzgados del Crimen. En los artículos 39 y siguientes del Código de Procedimiento Penal reformado, al Proceso se le denomina Registro y corresponde a las actuaciones del Juez de Garantía y al Tribunal del Juicio Oral en lo Penal. En el mismo artículo se establece que “el Registro se efectuará por cualquier medio apto para producir fe, que permita garantizar la conservación y reproducción de su contenido”. El juicio oral y la audiencia de preparación en el Tribunal de Garantía deberá ser registrado en forma íntegra, por cualquier medio que asegure fidelidad (art. 40 y 41 del C.P.P.). ¿Cuál es el medio que asegure fidelidad y que garantice la conservación y reproducción del contenido del registro de las actuaciones del procedimiento penal?. No hay norma legal que lo establezca. Se usan medios electrónicos y documentos, cuya acumulación y orden no está normada. - Resguardo del Registro: El Registro - antiguo expediente - durante el proceso, es de responsabilidad del Administrador de Causas, el que tendrá, además la custodia del denominado Archivo Judicial Básico, según los dispone el Nº 4 del artículo 25 del Código Orgánico de Tribunales. El artículo 44 del Código de Procedimiento Penal dispone que los intervinientes y terceros podrán tener acceso al Registro, con excepción de aquellos que el Tribunal restringiere. “En todo caso” – y así lo señala el inciso 3º del artículo – “los Registros serán públicos transcurridos cinco años desde la realización de las actuaciones consignadas en ellos”. La nueva función del Administrador de Causas como Archivero Judicial Básico ¿es por el período de cinco años? Los expedientes en los juicios de los Tribunales del Crimen (art. 455 Nº 1, letra A Código Orgánico de Tribunales), aún vigentes en algunas regiones, deben ser remitidos al archivo en el plazo de tres meses desde la resolución judicial que lo ordene. Lo dispuesto en el inciso 3º del artículo 44 del Código de Procedimiento Penal debe entenderse en el sentido que el plazo de tres meses se aumenta a cinco años, desde la realización de la última actuación consignada en los Registros del nuevo Proceso Penal. Si aplicamos el último inciso del artículo 44 del Código de Procedimiento Penal que señala que “a petición de un interviniente o de cualquier persona, el funcionario competente del Tribunal expedirá copias fieles de los Registros o de la parte de ellos que fuera pertinente, con sujeción a lo dispuesto a los incisos anteriores”.

La decisión de público o restringidos de los Registros y la entrega de copias fieles es materia de los Tribunales. El plazo es del tiempo que dure el juicio, o desde su término, y hasta cinco años. - Función del Archivero: La Reforma Procesal Penal incorporó a los Registros a las funciones del Archivero, en forma general, sin determinar formas o plazos especiales. Está vigente la función explicativa en el inciso 2º de la letra a) del Nº 1 del artículo 455 del Código Orgánico de Tribunales: “todo expediente criminal que se ordene archivar será remitido al archivero dentro de tres meses a contar desde la fecha en que se disponga su archivo”. La duda es: 1.- Expediente criminal ¿es lo mismo que “Registro de las actuaciones judiciales” como lo señala el párrafo 6º del Título II del Código de Procedimiento Penal? 2.- Si se aplica la similitud ¿la resolución de archivo debe darse cinco años después de término de las “actuaciones judiciales” de la causa? 3.- El plazo de cinco años es desde “la realización de las actuaciones consignadas “ en ellas. ¿Desde cada actuación o desde la última?. Es lógico desde la última, pero no es explícita la norma. 4.- Como el artículo 455 en los números 3 y 4 del Código Orgánico de Tribunales ordena a los archiveros facilitar a cualquier persona que lo solicite el examen de los procesos y testimonios de los documentos que existieren y los Registros sólo serán públicos después de cinco años de las actuaciones consignadas en ellas, la lógica nos conduce a concluir que después de cinco años de terminado el juicio, y quizás tres meses más, se enviaran los Registros de las actuaciones judiciales del Código de Procedimiento Penal al Archivero Judicial. CONCLUSIONES 1.- El archivo de causas criminales sigue con el anterior sistema en las regiones donde aún no se aplica la reforma al Código de Procedimiento Penal y las causas pendientes a la fecha de la aplicación de la Reforma, también continúan con el sistema anterior. 2.- En cuanto a la entrega de los Registros de las actuaciones judiciales de la Reforma no hay una norma específica en cuanto al tiempo. Sí lo hay en lo referente a la entrega al Archivero. 3.- ¿Cuál es la representación material del Registro? El nuevo Código de Procedimiento Penal expresa que debe ser cualquier medio apto para producir fe, que permita garantizar la conservación y la reproducción de su contenido y que registre en forma íntegra el juicio oral. No hay resolución legal o administrativa que regule generalidad de la amplísima alternativa.