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La Contabilidad Mercantil se define a grandes rasgos, como una forma de registrar, clasificar y resumir todas las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, para interpretar posteriormente sus resultados, en función de conocer con certeza su situación financiera. Ofrece la practicidad de llevar un registro descriptivo, -el cual puede ser de forma manual o mecánica-, de los distintos procesos que se ejecutan en el libre desenvolvimiento de la actividad mercantil, permitiendo a los sujetos intervinientes, conocer los resultados obtenidos durante un determinado periodo de tiempo. [1.]

De la Contabilidad Mercantil Art. 37.- Todo comerciante está obligado a llevar contabilidad en los términos que establece la Ley de Régimen Tributario Interno.

Concordancia:

Ley Orgánica del Régimen Tributario Interno

Capítulo VI

CONTABILIDAD Y CORRECCIÓN MONETARIA INTEGRAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Art. 20.- Obligación de Llevar Contabilidad.- Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en los retranscurridarroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales que realicen actividades empresariales en el Ecuador y que operen con un capital propio que al 1 de enero de cada ejercicio impositivo, supere los seis cientos millones de sucres (S/. 600.000.000) o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio inmediato anterior sean superiores a los mil millones de sucres (S/. l.000´000.000) incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares. Estos valores se ajustarán anualmente a partir del año 2000 de conformidad con el artículo 100 de la Ley de Régimen Tributario Interno.

Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible.

Notas:

- El Art. 12 de la Ley de Transformación Económica del Ecuador establece que en todas las normas vigentes y en las obligaciones pendientes de pago en las que se disponga que los pagos deben hacerse en sucres, se entenderá que los podrá hacer también en dólares de los Estados Unidos de América a una relación fija e inalterable de veinticinco mil sucres por cada dólar. (R.O. 34-S, 13-III-2000).

- La Disposición General Primera de la Ley de Transformación Económica del Ecuador (R.O. 34-S, 13-III-2000) señala que la contabilidad de las personas naturales y jurídicas, públicas y privadas, se llevará en dólares de los Estados Unidos de América y su capital se expresará en la misma moneda.

Art. 38.- Se entenderá que las casas comerciales o industriales extranjeras, o sus sucursales, cuya contabilidad se lleve en el exterior de acuerdo con sus estatutos, han cumplido la obligación que establece el Art. 37, si los cuadros o estados de contabilidad básicos son autorizados por contador público inscrito en el Registro de Contadores del Ecuador y la contabilidad básica se lleva en castellano.

Concordancias:

Reglamento de los Principios Contables que se Aplicarán Obligatoriamente en las Compañías Sujetas al Control de la Superintendencia de Compañías

Art. 4.- Principios de contabilidad vigentes en el Ecuador.- Los principios contables están divididos en tres grupos:

- Principios básicos.- Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción de la profesión contable.

- Principios esenciales.- Tienen relación con la contabilidad financiera en general y proporcionan las bases para la formulación de otros principios.

- Principios generales de operación.- Son los que determinan el registro, medición y presentación de la información financiera.

Art. 39.- La contabilidad del comerciante por mayor debe llevarse en no menos de cuatro libros encuadernados, forrados y foliados, que son: Diario, Mayor, de Inventarios y de Caja.

Estos libros se llevarán en idioma castellano.

Libros contables obligatorios en Venezuela

Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, están descritos en el Código de Comercio de Venezuela, que en su artículo 32 establece, que todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar.

Tipos de Libros de Contabilidad o Libros Contables

Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario se llaman asiento.

Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas de activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que aparecen en el libro diario.

Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, créditos y pasivos, vinculados o no a su comercio y también refleja la situación del patrimonio de la empresa.

Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad.

Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronológico de todas las compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor Agregado (IVA).

LIBROS AUXILIARES

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: Registro de las operaciones cronológicamente. Detalle de las actividad realizada. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libro mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

Valor probatorio

El valor probatorio de los libros de contabilidad está supeditado a que estos se lleven en la forma y con los registros exigidos por la ley, como el de estar registrados en la Cámara de Comercio, puesto que sin la observancia de tal formalidad no puede considerarse como prueba eficaz para la demostración de los hechos que a través de tal medio probatorio pretenden acreditarse, conforme lo disponen los artículos 772 a 777 del E.T. En efecto, los libros de contabilidad no registrados tienen el carácter de documentos privados propios del contribuyente, que no gozan de presunción de autenticidad; y no son oponibles ante terceros, de tal suerte que su valor probatorio opera a partir de su registro en la respectiva Cámara de Comercio. En las anteriores condiciones es evidente que el certificado de contador público en el cual se da cuenta de las compras efectuadas con identificación de los beneficiarios de los pagos, carece de eficacia probatoria en razón a las deficiencias anotadas en la contabilidad que lo soporta.

Conservación de los libros de contabilidad.

el artículo 134 de Decreto 2649 de 1993, en clara alusión a los artículos 49 y 60 del Código de Comercio, establece: “ Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobantes. No obstante lo anterior,6cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años....”6