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CONTABILIDAD MERCANTIL

Todos los comerciantes están obligados a mantener un sistema de contabilidad de acuerdo con las disposiciones del propio código de comercio. El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registros, y procesamientos que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos: a) Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características. b) Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales hasta las cifras finales de las cuentas y viceversa. c) Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio. El comerciante deberá conservar debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones. Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de 10 años. El empresario mercantil está obligado a llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios, y formular al cierre de cada ejercicio las cuentas anuales de su empresa, que comprenden el balance, la cuenta de pérdida y ganancia , las cuales han de redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. La contabilidad no es solo indispensable para el empresario a efectos internos, en tanto que ha de permitirle la fácil y rápida verificación de la marcha real de su actividad profesional, sino también para su desenvolvimiento en el mercado, convirtiéndola en elemento necesario para la gestión de su endeudamiento. Los libros de contabilidad no se depositan sino que se legalizan. La legalización consiste en presentar los libros obligatorios (libro de inventarios y balances y libro diario) en el registro mercantil que corresponda al domicilio social de la empresa para que sean sellados y taladrados por el registrador mercantil. La legalización de los libros: Esta debe realizarse dentro del plazo máximo de los 30 días naturales posteriores al cierre de la contabilidad. El cierre de la contabilidad debe hacerse dentro del plazo de los 90 días naturales posteriores a la fecha de cierre del ejercicio económico. El depósito de las cuentas anuales no puede

realizarse hasta que las mismas hayan sido aprobadas por la junta general de socios. La junta general de socios se ha de realizar dentro de los seis meses naturales siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Las cuentas anuales (balance de situación, cuenta de perdidas y ganancias, memoria contable y cuadro de financiación) se presentan a depósito en el registro mercantil del domicilio social de la empresa. Para la presentación de las cuentas anuales deben ajustarse al formato aprobado por el registro mercantil central. La memoria contable incluida en el libro de inventarios y balances legalizado puede diferir de la memoria contable incluida en las cuentas anuales depositadas. Esto es así por que la primera todavía no está aprobada por la junta de socios. La junta general puede modificar el contenido de la memoria al variar, por ejemplo, los criterios de distribución de resultados, los criterios de cálculo de las amortizaciones, las dotaciones a provisiones, etc. El libro auxiliar está diseñado para describir cada uno de los movimientos de una cuenta en forma detallada. Utilizaré como ejemplo la cuenta bancos. Una empresa puede tener cuentas en varios bancos, y para llevar un control de cada banco crea un auxiliar para cada uno de ellos, en el auxiliar van todos los registros y movimientos que suceden en el banco, consignaciones, retiros, cheques, pago de intereses, así se hace con la cuenta que tu quieras, cualquiera, aunque generalmente se lleva auxiliar en las cuentas con mayor movimientos. Partes del auxiliar: tiene 5 partes o campos, uno donde va la fecha del registro, otro el concepto de ese registro, si es el giro de un cheque para pago de nómina o si fue una consignación de un cliente, lo que se coloca en el concepto, luego un campo para los débitos (lo que ingresa), luego un campo para los créditos (salidas, ejemplo un pago a proveedores) y un campo para el saldo que queda, el saldo mas entrada, menos salida, da un nuevo saldo y así sucesivamente. De esta manera se registra cada una de las operaciones realizadas con ese banco. El título de ese libro será el nombre del banco. El libro mayor es un poco diferente, en él se consigna el resumen (saldo) de un periodo (mes) de todas la cuentas, en este libro solo se colocan las cuentas reales o de balance, es decir las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Tiene las siguientes partes: número del periodo, saldo anterior, movimiento y nuevo saldo, saldo anterior es el saldo que viene del periodo anterior, el movimiento es el saldo de la cuenta en ese periodo, y el nuevo saldo resulta de sumarle o restarle el saldo de la cuenta al saldo anterior. Recuerda que siempre para

cada concepto (saldo anterior, movimiento y nuevo saldo) hay campos débito y crédito, el débito lo aumenta y el crédito lo disminuye. En lo referente al tema de la contabilidad mercantil, el código de comercio colombiano establece lo siguiente: Artículo 32° Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artículo 33° El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina. Artículo 34° En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas. Artículo 35° Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación. Se prohíbe a los comerciantes: 1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. 4. Borrar los asientos o partes de ellos.

5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Artículo 37° Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. Artículo 38° Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan. Artículo 39° Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Artículo 40° No se podrá hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código. Artículo 41° Tampoco podrá acordarse de oficio ni a instancia de parte, la manifestación y examen general de los libros de comercio, sino en los casos de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales y quiebra o atraso. Artículo 42° En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de comercio, sólo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez del lugar donde se llevaren los libros. Artículo 43° Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contender, y éste se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el Tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que resulte de los libros de éste, si fuere comerciante y aquéllos estuvieren llevados en debida forma. Artículo 44° Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años.

INTRODUCCIÓN

La contabilidad es uno de los aspectos de mayor importancia dentro de las organizaciones, puesto que de acuerdo al control que se tenga en el manejo de las finanzas, así será la utilidad que se genere. En el siguiente trabajo, enfocaremos la importancia de la contabilidad en lo que se refiere a lo establecido por la ley de la forma cómo se debe llevar.

OBJETIVOS

GENERAL: Establecer la importancia que tiene la contabilidad en las organizaciones

ESPECÍFICOS:  

Aplicar la contabilidad según las normas establecidas por la ley Conocer los principios que se deben tener en cuenta para llevar la contabilidad en una empresa.

CONTABILIDAD MERCANTIL

INTEGRANTES:

LORENA ATENCIA DÍAZ CARLOS MEZA CELINS EVELIS PÉREZ SIERRA ENRRIQUE MEJÍA DE LA PARRA LUIS MOLINA RAMÍREZ RUBEN RAMÍREZ MEZA

TUTOR: TOMAS PINEDA ZABALETA

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REGIONAL DEL CARIBE IAFIC DERECHO COMERCIAL IV SEMESTRE OCTUBRE DEL 2009 GALERAS - SUCRE