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• Davoubskyn Farid Pach

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INTRANET Son procesos web adecuados al interior de una organización buscando la mayor eficiencia en gestión de las empresas y la interactividad de sus empleados. Las Intranet están facilitando la relación de las personas y su gestión en las empresas, posibilitando mayor eficiencia y productividad en la agilidad con la que se maneja la información. También es :        

Login y Contraseña para todos los Empleados que la requieran. Creación de perfil e información general. Comunidad virtual. Foros de discusión. Reportes a vendedores y departamento comercial. Newsletter interno. Agenda de Eventos. Buzón de mensajes. Una intranet es una red de computadoras, software, documentos y bases de datos que generalmente funcionan de la misma manera que Internet, es decir, utilizan una interfase Web, correo electrónico y protocolos de comunicación idénticos a Internet, con la única diferencia de que ésta solo ofrece acceso únicamente a empleados y usuarios selectos. Una definición con enfoque técnico, sostiene que "intranet es un conjunto de Sitios Web que están instalados en la red interna de una institución o empresa y que permiten mostrar datos o documentos a cualquiera de los computadores conectados a ella" (Ryan Bernard, 1996). Esto es, un computador con categoría de servidor de sitios Web dentro de la empresa, y que alberga información que sólo puede utilizar quien esté definido como usuario válido de la intranet. Una de las causas que ha dispuesto a las organizaciones a la implantación de una intranet es que la cantidad de información disponible se ha expandido de manera desmesurada provocando que las organizaciones tengan que invertir en equipo para almacenar toda esta información en sus bases de datos, además que las intranets hacen posible que de una manera fácil y económica la empresa ponga dicha información frente a la gente que la necesite, sin requerir para ello mucha capacitación.

VENTAJAS

Las intranets ofrecen un sinnúmero de ventajas para aumentar la productividad y la eficiencia de las empresas. Algunas de las formas en que las intranets pueden ayudar a las organizaciones son: Suministrar acceso a la información reciente. Mejorar las comunicaciones de la empresa. Mejorar la gestión de recursos humanos Proveen eficiencias operacionales y administrativas que ahorran tiempo y dinero. Son fáciles de usar. Están basadas en estándares de conexión.

DESVENTAJAS

Existen algunos riesgos y desventajas, que se deben considerar antes de implementar una intranet, por ejemplo: -Riesgos de seguridad. -Caos potencial, en cuanto al cambio de procesos y sistemas. -Miedos o paradigmas de los altos directivos. Además de considerar estos riesgos hay que pensar en otros aspectos al establecer una intranet para que la implantación de ésta tenga buenos resultados. La organización deberá revisar los siguientes puntos como parte de su planeación para instalar esta Tecnología de información: 1. La organización necesita una intranet? 2. La organización está lista para instalarla? 3. Desarrollar un plan o propuesta. 4. Presentar la propuesta y vender el concepto. 5. Implantar la intranet. 6. Monitorear los resultados.

A QUIÉN BENEFICIA UNA INTRANET 1. Beneficia a la empresa porque optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y dinero en capacitación, soporte o apoyo técnico y adquisición periódica de software y hardware. También permite reorientar los procesos que generan información y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada parte de la empresa y no sólo los propios. 2. Beneficia al cliente con información oportuna y pertinente, fruto de la actualización constante de los datos con que la empresa trabaja y la convergencia de dichos datos mediante una sola interfaz, aunque provengan de distintas fuentes. 3. Beneficia a las personas que trabajan en la empresa, porque les permite contar con la información oportuna y confiable que requieren para su trabajo y tienen certeza que la información que generan, contribuye con otros dentro de la organización. En definitiva, se siente partícipe y comprometido con el proceso.

TIPOS DE INTRANETS El parámetro utilizado para su clasificación desde una perspectiva tecnológica, es la capacidad que se le atribuye para ingresar, modificar y consultar datos dentro del sistema. Bajo este prisma, podemos distinguir dos tipos de intranets: las pasivas y las activas. Aquellas denominadas pasivas, son interactivas pero no dinámicas, esto quiere decir, que no permiten el acceso a los datos y sólo permiten desplegar información estática en la pantalla. Por el contrario, las activas son interactivas y son dinámicas, ya que permiten acceso e interacción con los datos por parte del usuario o cliente. Visto desde una perspectiva funcional, el parámetro de clasificación que se considera es, la función a la que sirve la intranet. En este caso, se encuentran: aquellas que apoyan a la toma de decisiones, control y gestión y, aquellas que apoyan a la parte operativa y administrativa de la empresa. Las primeras aportan información relevante para el ciclo gerencial de la empresa en sus funciones de decisión, control y gestión. Las segundas en cambio, sirven con mayor propiedad a las funciones operativas de la empresa. DÓNDE Y CÓMO INSTALAR UNA INTRANET " HARDWARE: El equipamiento básico indispensable para instalar una intranet es: - Servidor de Web (Webserver) - Conexión a red de datos - Equipos clientes. Servidor de Web: se pueden instalar tantos como se requieran para el tipo de intranet que se implemente y considerando la complejidad de los requerimientos del sistema. Las especificaciones del o de los servidores serán definidas en función del volumen de los datos a ser almacenados, de los requerimientos de memoria de los programas intranet y de los programas del sistema operativo. Conexión a red interna y/o externa: existe una enorme variedad y tipos de redes. De sus características, dependerá el tipo de conexión que se establezca con el propio servidor del Web y con otros externos si así se define. Las más conocidas son las redes en estrella, en anillo o en bus. De esto dependerá el tipo de cableado y tarjeta de red que se escoja para la conexión. Equipos clientes: el número se determina en función a la cantidad de puntos de acceso que se requieran para los usuarios de la intranet. Sin embargo, el número de usuarios permitidos, estará determinado por la capacidad del o de los servidores existentes. Sus características pueden ser muy heterogéneas.

SOFTWARE:

Este es quizás el aspecto más novedoso para los especialistas que desean incursionar en el tema. En este rubro es necesario contar con los siguientes elementos de software: - Sistema operativo de los servidores y de los clientes - Protocolos de comunicación - Software de seguridad Software para desarrollo Software intérprete para la intranet (Browser) Sistema operativo: es necesario distinguir dos tipos de sistemas operativos: el del sistema administrador de red y el del sistema cliente. Es preciso aclarar que una red no siempre se vale de un servidor para funcionar, pero no es el caso de la intranet. Protocolos de comunicación: se necesita un software que establezca la comunicación entre los distintos elementos existentes en una red, sean estos clientes y/o servidores. El protocolo que rige la mayoría de las intranets es el TCP/IP. Software de seguridad: estos programas pueden operar antes, durante o después de la comunicación a la red. Así también pueden ser instalados sobre la misma máquina que soporta el Web o en otros servidores de la red. Un elemento de seguridad es aquel que tiene el rol de policía local respecto de las comunicaciones que recibe el servidor de Web. Se conocen con el nombre de Firewall o corta-fuegos y también existen los Proxies, que en este caso, actúan como detectores del tráfico que tiene el servidor de la red. Software para desarrollo: existe una gran variedad de ellos, dependiendo del ambiente en que se vaya a desarrollar la aplicación, y no del ambiente en que se vaya a usar la aplicación. Cualquier editor de texto puede servir como editor de HTML, lo que significa que sirve para programar en la mayoría de los lenguajes del mundo Web. Sin embargo, cabe señalar que la industria de software ha puesto, en los últimos años, un énfasis especial en el construcción de software para desarrollo de productos Web integrados, de una manera muy fácil y rápida. De hecho, estos programas no tienen como requisito el dominio del programador de un lenguaje específico para estos propósitos, tal como HTML. Incluso, los últimos programas aparecidos en el mercado, apuntan además a facilitar la programación de la conectividad de Web, con Bases de Datos. Es importante señalar que el uso de estos nuevos programas, también requiere de mayor potencia del hardware y software del equipo para el desarrollo del sistema. Nos referimos a memoria, cantidad de instrucciones permitidas y velocidad para ejecutarlas. Cualquiera que sea el programa que se utilice para generar Webs, las opciones de lenguaje base para su desarrollo son los mismos. Entre ellos tenemos: HTML, Java, ActiveX, Lenguaje C y otros. No es la misma situación respecto a selección de los programas comerciales creados específicamente para estos propósitos. En este caso, la aplicación seleccionada depende del ambiente operativo del equipo destinado para la programación del Web. (PC, Mac o Unix) Algunos de los programas más conocidos para estos propósitos son: - Front Page, Microsoft (PC) - Page Mill Adobe/Acrobat. (PC y Mac) - Aolpress, American On-line (PC) lnterDev, Microsoft (PC) - Merchant, Commerciant, Studio, todos estos de Microsoft (PC) Por otra parte, existen programas comerciales que inicialmente se han desarrollado para otras aplicaciones, pero que se han readaptado para el mundo Web. Es el caso de: Microsoft Office, Visual Basic, Visual Fox Pro, entre otros. También existe la posibilidad de transformar algún documento elaborado en determinados programas o aplicaciones y utilizar los denominados "conversores de HTML" que en general, son gratis por el período de prueba. Entre los programas de desarrollo también existen aplicaciones complementarias, tales como: editores de video, de sonido, de animación etc., que sirven para desarrollar estas aplicaciones e introducirlas en el Web

para uso del cliente. Así como existen estas aplicaciones para desarrollo y el cliente, también existen otras de uso exclusivo para el cliente. Software intérprete (Browser): son programas que permiten navegar (revisar y visualizar) los distintos Webs o sistemas de información existentes en la red local (intranet) o en Internet. Tienen la ventaja de realizar esta función de una manera exhaustiva, fácil, amistosa y dinámica. Los más conocidos son: Netscape Navigator (ocupa el 70% del mercado de Browsers) Internet Explorer (el 28%) Mosaic (2%) Existen otros menos conocidos y de menor calidad. Estos programas también permiten al usuario activar o desactivar aplicaciones específicas que atentan contra la seguridad de su propio equipo. Permite además, configurar el programa para poder acceder a otros servicios activos en la red, entre ellos: correo electrónico, FTP, News, Telnet y otros. Otras funciones definidas en el Browser es que permite: imprimir, grabar, copiar, etc, desde cualquier servidor remoto.

INFORMACIÓN EXTRA

, ¿qué es una intranet? Considérela como un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las intranets son privadas y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa. ¿Por qué una intranet? El 80% de la información que se utiliza diariamente para realizar el trabajo no está en los sistemas transaccionales de las empresas. Se estima que un empleado promedio consume entre un 25% y 30% de su tiempo buscando información. Esto significa que las empresas pierden mensualmente un 30% del dinero correspondiente al costo de sus empleados, sumado al lucro cesante derivado de este tiempo improductivo en los que los empleados no generan valor para la empresa. Las organizaciones insumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria; información generada internamente como proveniente de fuentes externas. Viven de esta información, memorandos, reportes, información de productos, análisis de mercados, contratos, artículos de interés, minutas de reunión, información interna, manuales y procedimientos, etc. Pero su acceso no es siempre fácil. Si no está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada, no genera valor para el negocio, desaprovechando uno de los activos más importantes de la Empresa: El Conocimiento. Una Intranet pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo

bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde. Pero la intranet no se limita únicamente a compartir documentos electrónicos, promueve nuevas formas de colaboración y acceso a los sistemas. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Maquetas preliminares, diseños e información pueden ser compartidos en línea, a través de una junta virtual, donde cada participante puede estar en su propio escritorio, viendo un documento y discutiéndolo por teléfono, con telefonía en línea, o a través de un foro de discusión. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos de viaje. La capacitación en línea disminuye los costos de traslados, infraestructura y coordinación de horarios. El resultado de esto es un aumento increíble en la eficiencia. Los números son elocuentes, un estudio realizado por el Delphi Group® descubrió que el 98% de las instalaciones de Intranets dan Retorno Sobre la Inversión (ROI) favorable, siendo un indicador muy importante en comparación con otras aplicaciones, como por ejemplo CRM en donde éste valor alcanza solamente un 60% o instalaciones de ERP donde el porcentaje es menor. La International Data Corporation (IDC), en un estudio específico acerca del ROI en proyectos de Intranets Corporativas, revela que las implementaciones de Intranets respaldadas por una decisión estratégica de la compañía están alcanzando un ROI mayores al 1000 por ciento.