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• María Guzmán

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Proceso para la Instalación de la Aplicación Nómina Banco del Tesoro

El Banco del Tesoro le ofrece a todos sus clientes jurídicos que poseen el servicio de pago de nómina una aplicación, con la cual podrán realizar de una forma sencilla el archivo txt con la finalidad de realizar su pagos de nóminas a través de una nuestra página de Internet www.bt.gob.ve El programa de instalación puede ser instalado en un PC que debe cumplir como mínimo con el siguiente requerimiento: •Windows XP o superior. PD: No funciona por los momentos en sistema operativo linux

Información importante antes de iniciar el proceso de Configuración

• La empresa debe tener asignado el código de compañía, el cual es suministrado por la Gerencia General de Soporte de Operaciones Bancarias. • El Código Cuenta Cliente (20 dígitos). • Rif de la empresa. • Crear una carpeta en el escritorio con el nombre que el cliente desee, en esta carpeta reposarán los archivos txt que genere la aplicación.

Insertar el CD en el equipo o ejecute el archivo Instalar ubicado en la carpeta de Instalación del Aplicativo

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Se iniciará la instalación de la aplicación, seleccionar “Siguiente”.

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Seleccionar la opción “Instalar”.

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Seleccionar la opción “Terminar”.

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Una vez finalizada la instalación de la aplicación visualizaran un mensaje, seleccionar la opción “Aceptar” para iniciar la creación del “Usuario Administrador”.

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Debe proceder a la creación del “Usuario Administrador”, el usuario y contraseña puede ser alfanumérico; luego de haber llenado los 4 campos requeridos seleccione la opción “Aceptar”.

Los usuarios y contraseña distingue entre mayúsculas y minúsculas.

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En la siguiente pantalla seleccionar la opción “Configurar” y luego “Usuarios”.

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Podrán visualizar el usuario que crearon al inicio y deben crear otro usuario adicional al cual deben asignarle el “Rol del Usuario”, si el usuario se va a encargar de generar el archivo para el pago de la nómina deben asignarle los roles “Configura, Gen.Nomina Y Gen.Carga Masiva” y luego seleccionar la opción “Agregar”.

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Una vez finalizada la creación del usuario deberán seleccionar la opción “Archivo” y podrán escoger entre “Cambiar de Usuario” y “Salir” con la finalidad de ingresar nuevamente a la aplicación.

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La aplicación le solicitará ingresar con el usuario que posee los roles de “Configura, Gen.Nomina Y Gen.Carga Masiva”.

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Seleccionar la opción “Configurar” y seleccionar la pestaña “Generales”. Antes de iniciar el proceso de configuración Usted deberá crear en el escritorio una carpeta la cual puede identificar con el nombre que desee.

Debe llenar los siguientes campos: •Nombre de la Empresa. •R.I.F. •Numero de Cuenta: colocar los 20 dígitos. •Código Asignado por el Banco: el código se lo suministra la Oficina Bancaria. •Guardar en: seleccione la opción “buscar” y adjuntar la carpeta que previamente ha creado en el escritorio. •Leer desde: seleccione la opción “buscar” y adjuntar la carpeta que previamente ha creado en el escritorio. La configuración se realiza una sola vez.

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Una vez finalizado el proceso de configuración el cual se realiza una sola vez, ahora Usted podrá iniciar el proceso de creación del archivo para el pago de la nómina, seleccione “Archivo” y luego “Cargar Nómina”.

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Procede a iniciar la carga de cada uno de los empleados; deberá tener a la mano los siguientes datos: Nombre, Cedula de Identidad, Nro de cuenta (20 dígitos) y monto.

Monto: para separar los décimales debe utilizar la coma (,).

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Podrá cargar la cantidad de empleados que desee seleccionando la opción “Agregar”.

Monto Total: visualizara el monto total de la nómina.

En caso que requiera corregir algún campo, deberá seleccionar al empleado proceder a la corrección y seleccionar la opción “Actualizar”.

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Una vez finalizada la carga de todos los empleados debe seleccionar la opción “Guardar” visualizará un calendario y debe seleccionar la fecha en la cual la nómina debe hacerse efectiva.

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Al seleccionar la fecha visualizaran el mensaje “Número de Nómina”, el cual la aplicación tomará como referencia de la nómina, este número no puede repetirse por lo tanto las personas encargadas de crear el archivo deben llevar el control, en caso de repetir el “Número de Nómina” la misma será rechazada en el proceso de abono que se realiza a través del Internet Banking.

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La aplicación generará el archivo txt de nómina y lo enviará a la carpeta que ya Usted creo previamente en el escritorio cuando realizó el proceso de configuración. El archivo es el que Usted deberá cargar a través del Internet Banking. Si desean crear varios archivo en un mismo día, deben cambiar el nombre una vez generado para evitar que se sobrescriba en uno generado antes.

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Procedimiento para generar el archivo de nómina a través de una hoja de Excel

18 Seleccionar “Mi PC”, abrir el icono del Disco Local “C”, luego seleccionar la carpeta “Archivos de programas”.

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Una vez en “Archivos de programas”, ubicar la carpeta “Nómina BT”, en esa carpeta encontrará un archivo de nombre “Ejemplo_Aplicativo_excel” donde Usted visualizara la estructura que debe tener la hoja de Excel para que la aplicación pueda generar el archivo de nómina en formato txt.

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Deben usar esta misma hoja de Excel sin modificar los parámetros de cada celda.

•Apellido y Nombre. •Nro. C.I.: deben colocar la “V”,“E” o “P”, el numero de la C.I. (9 dígitos con ceros a la izquierda). Ejemplo: si la C.I. es V-6.525.900; debe colocarla en el archivo: V006525900 •Nro. De Cuenta: debe colocar los 20 dígitos. •Monto: debe colocarlo para el separador de miles con punto (.) y el separador de decimales con coma (,)

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Una vez creado el archivo en formato excel deben guardarlo en la carpeta que fue creada con anterioridad en el escritorio.

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Ingresar a la aplicación, seleccionar la opción “Configurar” luego seleccionar la pestaña “Abono Nómina” y realizar la configuración según lo muestra el recuadro rojo, luego de realizada la configuración debe seleccionar “Guardar”.

Fila inicial: colocar el número de la fila donde inicia el archivo. Col. Cédulas: colocar la letra de la columna donde aparece la cédula de identidad. Col. Cuentas: colocar la letra de la columna donde aparece el número de cuenta. Col. Montos: colocar la letra de la columna donde aparece el monto. En la próxima diapositiva existe una muestra.

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Adjunto podrán visualizar la hoja de Excel y como deben tomar la información para realizar la configuración según la diapositiva anterior.

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Luego de finalizada la configuración, debe seleccionar la opción “Archivo” luego “Carga Nómina”. Ingresara al proceso para generar el archivo txt, debe seleccionar la opción “Cargar” y “Desde archivo excel”.

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La aplicación solicitará adjuntar el archivo en el excel, el cual debe estar en la carpeta que se creo en el escritorio (la misma se creo al momento de realizar la configuración de la aplicación).

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Una vez seleccionado el archivo en Excel toda la información de la nómina se adjuntara en la aplicación, luego debe seleccionar un registro, presionar el botón actualizar para que se habilite el campo “Guardar”, se oprime ese botón y luego continuar con los pasos que aparecen a partir de la diapositiva Nro 14.

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Procedimiento para generar el archivo de nómina a través de un archivo plano (txt)

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Se debe tomar en cuenta que en los archivos planos la configuración es en base a “posiciones del cursor”, es decir: la posición número 1 es aquella donde comienza el archivo (tal y como se muestra en la imagen) y desde allí en adelante se comienza a contar, es por ello que el número de cuenta va a tener 21 posiciones y no 20 que son la cantidad de dígitos.

Posición N° 1

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Si usan un archivo con estas características, la configuración se debe hacer tal cual se ve en la imagen. El campo que indica el monto a cobrar debe incluir las dos (2) ultimas posiciones para los decimales y no deben tomar en cuenta para la configuración las letras o el símbolo de Bs pero si se deben contar como posiciones validas.

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Para configurar esta opción se debe seleccionar la opción “Configurar” y luego en la pestaña “Abono Nómina” colocar las posiciones según las tenga el archivo a usar, si es como el mostrado en la lamina anterior deben entonces colocarlos de la siguiente manera, luego de realizar la configuración, debe seleccionar “Guardar”.

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Luego de finalizada la configuración, debe seleccionar la opción “Archivo” luego “Carga Nómina”. Ingresara al proceso para generar el archivo txt, debe seleccionar la opción “Cargar” y “Desde archivo de texto de posiciones fijas”.

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Una vez seleccionado el archivo TXT toda la información de la nómina se adjuntara en la aplicación, oprimir aceptar y luego debe seleccionar un registro, presionar el botón actualizar para que se habilite el campo “Guardar”, se oprime ese botón y luego continuar con los pasos que aparecen a partir de la diapositiva Nro 14.