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UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓN UNIDAD DE POSGRADO INGENIERÍA MAESTRÍA EN GESTIÓN DE TI

INGENIERÍA DEL CONOCIMIENTO Dr. Walter Barrutia

“Indicador Estratégico para el proceso de ventas en el canal de bodegas de Productos Unión”

Autores Denis Villegas Rut Aguirre Sully Salazar José Limachi Scaner Mamani

Lima-Perú, enero de 2015

Índice I.

Reseña Histórica.....................................................................................................3

II.

Problema................................................................................................................. 4

III.

Análisis y Desarrollo.............................................................................................5

IV.

Conclusiones y Recomendaciones......................................................................7

V.

Referencias............................................................................................................. 8

I.

Reseña Histórica El 30 de abril de 1919 abre sus puertas el Instituto Industrial con 13 alumnos, bajo la dirección de Harry Lunquit, en lo que es hoy la av. Comandante Espinar en Miraflores, que años más tarde se llamaría, Colegio Industrial y Colegio Unión. En 1929 se establece una pequeña panadería con el fin del autobastecimiento, dirigido por el sr. J.F. Cummins quien fundó la panadería del Colegio Unión en Miraflores. Después de la construcción de un horno y una amasadora, se dio inicio a la producción de panes con la marca VITA REY. En 1946 la panadería se traslada al Colegio Unión de Ñaña, donde se construye un pequeño complejo industrial conformado por una panadería, imprenta, lechería, granja y una tienda. En 1959 se incorpora en la lista de productos, otras categorías como: Panecillos integrales, rollo de canela, granola, galletas de leche y la mantequilla de maní. En 1964 se construye la nueva planta en ñaña, que en la actualidad funciona como la Facultad de Ingeniería y Arquitectura. En 1965 se adquiere 3 camionetas para la distribución de los productos en la capital. En 1970 se consolida la marca Productos Unión en todo el territorio nacional. Entre los años de 1980 y 1982 se construye la nueva planta, donde actualmente está ubicado. En el 2003 se adquiere un sistema continuo de enfriamiento de panes molde de la marca TECHNOPOOL (Origen italiano), con el cual se logra una capacidad promedio de enfriamiento de hasta 1200 piezas/hora y redujo el tiempo de enfriamiento en un 83%. En el 2007 se adquiere la primera cabeza de línea semiautomática para panes de molde de la marca GLIMEK (origen sueco), con una capacidad de producción de hasta 3600 piezas/hora, logrando con esto una proyección de crecimiento en la línea de panes hasta en un 50%. En la actualidad cuenta con más de 50 productos en las categorías de: Bebidas, cereales, panificación, suplementos y untables.

II.

Problema Uno de los procesos del Centro de Aplicación de la Universidad Peruana UniónProductos Unión es el proceso de Ventas. Productos Unión categoriza a sus clientes, una de las categorías son las bodegas las cuales son atendidas por los agentes de venta de Productos Unión. El proceso de Ventas para Bodegas contiene 3 subprocesos: Atención de Bodegas, Liquidación de ventas y Pago de Ventas. La gerencia busca aumentar las ventas para este tipo de clientes, aumentar la cartera de clientes pero un agente de ventas al día atiende de 13-15 bodegas de 6:00 am a 3:00 pm, llegan a Planta y hacen cola para que sus comprobantes sean ingresados al sistema por la encargada de Liquidaciones , luego vuelven a hacer cola para que la encargada de caja reciba el dinero reunido por las ventas del agente; cuando lo esperado es que termine de atender a sus bodegas, liquidar sus ventas y cerrar caja a las 4:00 pm.

Descripción del Problema  Pocas atenciones a bodegas por día  Demora en la atención a los agentes para el registro de sus 

comprobantes en el sistema Demora en la atención a los agentes para la recepción y cuadre de efectivo

III.

Análisis y Desarrollo A continuación se muestra el diagrama de Procesos de Venta para la categoría Bodega (Figura 1):

Diagrama Actual del Proceso de Venta en el canal de Bodegas de Productos Unión (Figura 1)

De acuerdo a entrevistas realizadas a agente de ventas y a bodegueros en cuanto a la atención que se les brinda resaltaron el tiempo excesivo que se toma en emitir un comprobante de venta manual. Los agentes de venta manifiestan su descontento en la excesiva demora tanto la cola que se hace para que registren sus comprobantes en el sistema, como también al rendir el pago de las ventas al contado realizadas en el día. Para poder medir la eficiencia del proceso utilizaremos el indicador estratégico tiempo que toma realizar una venta; ya que este indicador disminuye la oportunidad para que el agente de venta capte nuevo clientes, prolonga su tiempo de horario de trabajo.

Tiempo que toma en realizar una venta=

Tiempo que toma en realizar una venta=

Tiempo esperado Tiempo Real

5 min =0. 4 13 min

La propuesta de solución de mejora es automatizar el proceso de ventas para los agentes de venta para reducir el tiempo que toma el agente en emitir un comprobante de venta, agilizar el tiempo en registro de sus comprobantes y cuadre de caja, además se agilizará otros procesos que se ven afectados. Beneficios      

Adicionales de la Propuesta de Solución Agilizar el tiempo en la emisión de comprobantes. Evitar hacer colas para que se registren sus comprobantes Disminuir el tiempo de espera para su arqueo de caja Mejorar el monitoreo de los agentes de venta en cuanto al orden de atención en ruta. Mejorar la imagen de la Empresa ante sus clientes Oportunidad para ampliar la cartera de clientes

IV.

Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones La calidad de los recursos de un proceso define la calidad de los resultados, los sistemas de información denominados como recursos primordiales en las grandes empresas debido a la variedad de beneficios que se logra al automatizar actividades, entre ellos la reducción de tiempo. Productos Unión posee un Sistema Integrado (Flex) el cual no es tomado como recurso en los procesos de venta en el canal de bodegas debido a su limitación de uso local. Esto conlleva realizar una venta manual y genera un retrabajo en el registro de venta, por consecuencia el ciclo de vida de la venta se ve afectado en formar que solo se dispone de dos recursos (personal) para la fase de liquidación y pago, generando un cuello de botella en la finalización del proceso.

Recomendaciones Las ventas en el canal de bodega aumentaron en un 130% en referencia al año anterior, esto implica invertir en la calidad de recursos para este proceso, el cual cumple como objetivo reducir el tiempo que toma una venta. En conclusión la automatización de actividades manuales logró eliminar la cantidad de recursos, justificando la inversión. Así también al reducir el tiempo de una venta, se disminuye el costo en el uso de recursos, además de mejorar la calidad en atención al cliente.

V.

Referencias www.productosunion.com