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Sede Rancagua Ingeniería en Informática Sistemas de Información

INFORME DE SISTEMAS DE INFORMACION

Nombre Alumno (s): Cristian Gálvez Camilo Severino Claudio Soto Francisca Urra Nombre Profesor: Bianka Barrios Fecha: 27 de Abril de 2011

INDICE 1.-INTRODUCCION 2.-DIAGNOSTICO 2.1.-INTRODUCCION 2.2.-RESEÑA HISTORICA 2.3.-ORGANIGRAMA 2.4.-FUNCIONAMIENTO ACTUAL 2.5.-DETERMINACION DEL PROBLEMA 2.6.-RECOMENDACIÓN DE SOLUCION 2.7.-CONCLUSION 3.-FACTIBILIDAD 3.1.-INTRODUCCION 3.2.-ALTERNATIVAS DE SOLUCION: 2 ALTERNATIVAS) 3.3.- APLICAR ESTUDIOS A CADA ALTERNATIVA: ALTERNATIVA 1 ALTERNATIVA 2 3.4.-SELECCIÓN DE ALTERNATIVA 3.5.-CONCLUSION. 4.-CONCLUSION.

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1.-INTRODUCCION En el trabajo que presentaremos a continuación daremos a conocer un sistema de información, el cual se refiere a la problemática dada en una viña. La empresa en cuestión fue escogida por su ineficiente sistema en el departamento de ventas, ya que en este no se lleva buena contabilidad de lo vendido en el mercado nacional a diferencia de las ventas en el extranjero, las cuales si son bien contabilizadas. Este trabajo presenta 2 alternativas para poder dar solución a la problemática antes nombrada. Además se dará una reseña, en la cual se darán a conocer aspectos generales sobre la empresa y su funcionamiento.

2.-DIAGNOSTICO 2.1.-INTRODUCCION Para determinar una solución debemos conocer un problema, para establecer una solución antes debemos evaluar ciertos aspectos dentro del sistema, o si no la solución será ineficiente y no se apegará a lo que el cliente busca, por lo tanto se debe realizar un estudio acabado de lo que es, busca y necesita el cliente. A continuación desarrollamos el capitulo 1 que se relaciona con el estudio previo a la determinación del problema real, el problema real mismo y la solución que decidimos implantar para darle solución, enfocándonos siempre, en lo que realmente necesita la empresa.

2.2.-RESEÑA HISTORICA Los viñedos de originaron como parte de una propiedad muy grande que perteneció a la Orden Jesuita en 1879, llamada -"Hacienda El Arrayán"-. La plantación está ubicada al norte del Valle de Cachapoal, en la "Angostura de Paine", lugar donde la cordillera de los andes y la cordillera de la Costa se encuentran. Este lugar cuenta con un clima muy especial, que entrega inmejorables condiciones para la producción de vino, particularmente tintos como las variedades Cabernet Sauvignon, Merlot y Carmenére. Los expertos en vino alrededor del mundo conocen esta zona como la Santísima Trinidad (Holy Trinity), haciendo referencia a sus suelos calcáreos profundos, clima mediterráneo y viñedos libres de filoxera. Este último factor es de gran importancia porque las viñas no son producto de injertos sino que provienen de las plantas originales traídas de Francia a mediados del siglo XIX. Es en esta ubicación privilegiada donde -"Camino Real"- produce para usted sus vinos excepcionales únicos y con estilo.

2.3.-ORGANIGRAMA

GERENTE GENERAL

SECRETARIA

VENTAS NACIONALES

PRODUCCION

FINANZAS

EXPORTACION

2.4.-FUNCIONAMIENTO ACTUAL Actualmente la Viña cuenta con todas las herramientas e implementos necesarios para hacer lo más efectivo y eficaz posible su proceso de producción, empezando por la cosecha de la fruta en el campo, pasando por los procesos productivos hasta el embotellado y etiquetado para su posterior venta. La Viña Camino Real es dueña de 123 hectáreas de las cuales el 90% se encuentran en producción actualmente. Los viñedos se encuentran ubicados entre los paralelos 33 y 34 al sur este de la Cordillera de Los Andes en la zona Central de Chile arraigado en la serie Picarquín del Mapa Nacional de Suelos Chilenos. Presentan fases pedregosas que recorren varias zonas de los viñedos. Denominación de Origen, Valle del Cachapoal. El campo, la bodega y las maquinarias se encuentran en optimas condiciones y funcionan correctamente, optimizando así el proceso de venta al extranjero, no así en lo que a mercando nacional se refiere.

2.5.-DETERMINACION DEL PROBLEMA Luego de analizar el sistema de la viña de manera global, logramos determinar la existencia de 5 subsistemas principales, los 3 primeros desconocemos sus procesos particulares, dado que, en este caso, no vienen al motivo de nuestro estudio. No es así en los siguientes 2 ya que en el cuarto de ellos logramos determinar el problema al que nos referimos en nuestra presentación y además afecta de manera importante al quinto. El primero de ellos es la cosecha, en la que se extraen las frutas de los viñedos, para posteriormente pasar al prensado de esta, es decir extraer el jugo de la uva, que luego de procesos que no vienen al motivo de nuestro estudio actual se procede al reposo del jugo y fermentación de este, que luego se convierte en el vino. Es en la cuarta etapa donde el producto ya se termina, el vino se envasa y sella bajo altos estándares de calidad, para posteriormente pasar por una sala en la que decenas de personas trabajan en el pegado de las etiquetas y de las cápsulas. Aquí el producto ya está totalmente terminado por lo que se procede a su derivación, esto quiere decir que si lo producido forma parte de un pedido para la venta internacional (todos la producción inicialmente es para venta en el extranjero) se arma el contenedor y se transporta inmediatamente al puerto para su carga. Pero siempre se produce aproximadamente un 5% mas, para cubrir en caso de que el pedido, por alguna razón no se encuentre completo, por lo tanto l hay veces que sobran botellas y esas son destinadas al mercado nacional.

*imagen 1, diagrama de procesos que se encuentran en el sistema de la viña. En el problema que detectamos y al que pretendemos brindar una solución viable, las botellas de vino sobrantes que se destinan a la venta en el mercado local,

juega un papel relevante puesto que en el momento que luego de que se terminan se guardan en una bodega, en ese momento se conoce su stock, pero mientras se encuentran almacenados esperando su venta, pueden ocurrir ciertos eventos que alterarían la cantidad final:    

Hurto Interno. Ventas sin boleta Incentivos Mermas

Luego de estos posibles eventos el stock que se almacena inicialmente ya no es, tal por lo tanto ya no se conoce el stock físico real que existe en la bodega lo que producirá en el momento de la venta un problema ya que la vendedora no conoce realmente lo que tiene para vender ni que productos. No olvidemos que es una se está tratando con clientes y su atención rápida y de calidad es prioritaria para cualquier empresa que pretenda mantenerlos, cosa que no es posible si la vendedora cada vez que necesita comprobar un stock debe acudir a la bodega para recién poder, mirar contar y comprobar si el pedido se encuentra disponible.

*imagen 2, describe gráficamente el problema.

2.6.-RECOMENDACIÓN DE SOLUCION Ya determinadas las características del problema estamos en condiciones de desarrollar una solución. Decidimos implementar un sistema de información, que se compondrá de una aplicación para el usuario, un sistema que permita el almacenaje de datos y los equipos que soporten dicho software con el fin de llevar una contabilización del stock resultante luego de los eventos mencionados con anterioridad y mantener esta información centralizada para que pueda ser accedida por el departamento de ventas en el caso de requerirla. Además de las cantidades el sistema podrá mantener información tal como los tipos, precios, etc. El motivo principal para realizar este sistema es brindarles una atención rápida y de calidad a los clientes de la viña Camino Real, y además podrán llevar un mejor control de lo que posee para vender en el mercado nacional.

2.7.-CONCLUSION Luego de estudiar ciertos aspectos en los procesos más relevantes de la Viña Camino Real logramos aislar un problema que se encontraba en su sistema de almacenaje y que tenía consecuencias en el sistema de ventas. La gravedad de este problema era alta ya que tenía relación con los clientes, uno de los temas más sensibles en una empresa. Para dar solución al problema recomendamos la implementación de un sistema de información, compuesto por una aplicación de usuario que brindará a este la información en forma gráfica, un sistema para almacenar los datos que compondrá los datos, y las estaciones de trabajo.

3.-FACTIBILIDAD 3.1.-INTRODUCCION

En este capítulo del informe daremos a conocer las alternativas que decidimos como empresa para darle una solución de manera eficiente a la viña según sus necesidades, aquí mostraremos detalladamente en qué consisten cada alternativas y sus estudios correspondientes entre ellos el estudio técnico, operacional, legal y económico. Además demostraremos en que nos basamos para determinar que alternativa le satisface al cliente mediante el método de puntuación.

3.2.-ALTERNATIVAS DE SOLUCION: 2 ALTERNATIVAS) A1- Aplicación desarrollada en VBA (Excel macros) con registros almacenados en una planilla Excel. A2- Aplicación desarrollada en Java Almacenando datos en DBMS Postgre. *Se consideraron en ambos casos entornos gráficos para q puedan ser interpretadas y manipuladas fácilmente por cualquier usuario (el operador aunque es uno, puede ser cambiado).

3.3.- APLICAR ESTUDIOS A CADA ALTERNATIVA: ALTERNATIVA 1  ESTUDIO TECNICO A1 Software Nombre Windows 7

Office 2010

Hardware Requisitos

Características

•

Procesador de 1GHz

•

Procesador Intel core 2 Duo

•

1GB de memoria RAM

•

2GB de memoria RAM

•

Espacio 16GB

•

Disco duro de 250GB

•

Monitor LCD 15,6”

•

Accesorios (mouse, parlantes, etc.)

en

disco

de

•

Procesador a 500 MHz de 32 o 64 bits o superior

•

256 RAM

•

3.5 GB de espacio disponible en disco

MB de

memoria

 ESTUDIO OPERACIONAL A1 Ya que el programa a ocupar solamente es office no necesitaríamos un operador profesional. Dependiendo de la persona al contratar se podría dar una pequeña capacitación para el buen funcionamiento del sistema.

 ESTUDIO ECONOMICO A1 Nombre

Precio

Office 2010

$119.600

Windows 7

$ 122.990

Hardware

$260.990

Comisión instalación y desarrollo del software

$600.000

Total

1103580

 ESTUDIO LEGAL A1 Las licencias de los productos comprados son indefinidas. El precio de las licencias es parte del total de lo que uno paga como usuario final. ALTERNATIVA 2  ESTUDIO TECNICO A2

 ESTUDIO OPERACIONAL A2

 ESTUDIO ECONOMICO A2

*El estudio Económico se baso en los precios de PcFactory  ESTUDIO LEGAL A2

3.4.-SELECCIÓN DE ALTERNATIVA

3.5.-CONCLUSION. Luego de haber analizado y recopilado toda la información correspondiente, hemos concluido que la necesidad de aplicar un estudio a las distintas alternativas presentadas, es la mejor forma de llevar a cabo una buena elección, tomando siempre como prioridad los factores que nos entrega nuestro cliente, ya que para el desarrollo de cualquier opción que le entreguemos se debe tener en cuenta su opinión con respecto a la alternativa o sistema que se va a implementar. Luego de haber implementado dicho estudio en nuestras alternativas, se ha podido determinar la más viable para nuestro cliente, según las exigencias de este, entre las cuales se destaca utilizar la menor cantidad de recursos monetarios posibles, pero siempre cumpliendo con los estándares de calidad que debe mantener la empresa, tanto en sus productos como en sus sistemas.

4.-CONCLUSION. Luego de un acabado análisis del problema del sistema en cuestión logramos detectar un problema en uno de sus subsistemas, el cual generaba inconvenientes a otra parte del proceso. Para darle solución decidimos implantar un sistema computacional, que permitiera a la empresa obtener información acerca de su inventario. Elegimos 2 soluciones y efectuamos el método de puntuación para determinar cuál era la mejor, según 3 criterios cuya importancia fue dada por los requerimientos de la empresa (el costo era lo más sensible en este caso). Finalmente una de ellas resultó elegida, gracias a que obtuvo el mejor puntaje, es decir se ajustaba más a lo que la empresa necesitaba o se podía permitir adquirir.