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• Melany Rosalym

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Informe empresarial El informe es un texto escrito en prosa científica, técnica o comercial con el objetivo de comunicar información dirigida, generalmente, a personas o entidades capacitadas para tomar decisiones. Según Delisau: “es un conjunto de informaciones y comunicaciones acerca de un acontecimiento interno o externo acerca de una organización, ordenados y organizados de forma que permita una rápida comprensión y valoración, dirigida desde los niveles mas bajos de la jerarquía empresarial hasta los más bajos y/o viceversa”. El contenido de un informe puede ser la respuesta a una consulta técnica o bien la presentación de hechos obtenidos e investigados por el autor. Es decir, puede escribirse tanto cuando exista algún tipo de solicitud previa como por iniciativa propia. En cualquier caso, en un informe se evaluará un hecho específico y también el informante. Características:         

Es un canal de comunicación formal Es un medio para difundir recomendaciones, opiniones, resultados, etc. Es el resultado de una solicitud ajena o de una necesidad propia de comunicación. Se realiza para aportar datos que sirvan de base en la toma de decisiones. Persigue la consecución de los objetivos organizacionales Su frecuencia puede ser periódica o espaciada El destinatario es una persona o un grupo de personas determinado que tendrá la obligación de leerlo y evaluarlo, y tomar una decisión al respecto. Generalmente contiene tablas, cuadros, gráficos y otros elementos objetivos que sirven para la organización, clasificación y presentación de los datos. Tiene diferentes grados de formalidad o compromiso, dependiendo del contexto.

TIPOS DE INFORMES El informe puede tener una gran variedad de temas, considerando que cada departamento de una organización puede emitir uno diferente: contables, comerciales, técnicos, administrativos, etc. Si se observa su funcionalidad o tono utilizado, el informe puede ser: 

Informe expositivo: es aquél que narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni interpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o hechos narrados. Ejemplo de informe expositivo puede ser aquél en que se narre lo relacionado con la realización de un curso.

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Informe interpretativo: este informe no contiene solamente narración de unos hechos, sino que interpreta y analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones. Ejemplo de este informe puede ser la evaluación de la aplicación de una determinada metodología utilizada en el proceso de enseñanza – aprendizaje.

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Informe demostrativo: es aquél en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del informe, la descripción de todos los pasos que se han seguido para su demostración y las conclusiones obtenidas. Este tipo de informe se conoce con el nombre de informe científico o informe técnico.

Así como varía la temática de la información, también varía la extensión del mismo dependiendo de los objetivos que persiga. De esta forma se podrán encontrar informes breves, como los reportes cotidianos de carácter informal e interno, así como medianos y largos; éstos últimos de mayor formalidad y profundidad en el tratamiento del informe. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES 1. Introducción Apartado en el que se presenta el informe al lector. Debe ofrecerse información acerca de lo que ha motivado el documento, el problema, y el objetivo del mismo, su campo de aplicación, sus limitaciones y el método de recogida de datos (si es necesario). 2. Desarrollo Texto principal en el que se exponen detalladamente las explicaciones de aquello que el autor pretende expresar mediante el informe. La longitud y tipo de lenguaje utilizados en este apartado dependerán de la especificidad y propósito del documento en cuestión. En el caso que se incorporen datos de una investigación o relevamiento pertinente, será necesario detallar recursos y medios utilizados, fuentes, estrategias utilizadas, etc. que validen la información. 3. Conclusiones Esta sección constituye la parte crítica donde el autor debe recapitular las evidencias que se han ido comentando a lo largo del texto principal (desarrollo). Es la síntesis o resumen del documento, que deberá incorporar una visión breve y lo más objetiva posible de lo anteriormente mencionado. 4. Recomendaciones No todos los informes finalizan con recomendaciones; sin embargo, si las tiene, es recomendable que vayan por separado de las conclusiones. Estas deben ceñirse a expresar la opinión subjetiva del autor acerca de cómo se debe tratar los hechos descritos, aportando soluciones a los posibles problemas observados en el informe. Otras secciones En los casos de informes con larga extensión será necesario organizar la estructura de la información con elementos como:

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Carátula (que incluya la fecha, el nombre del informe, del destinatario y del autor) Tabla de contenido o índice

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Subtítulos o numeración decimal para la distribución de temas Tabla de ilustraciones Notas Citas Bibliografía Anexos o apéndices

RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES           

Eliminar toda subjetividad: opiniones, efectividad, sentimientos, etc. Mencionar el mayor número de datos posibles. Presentar los datos en forma organizada y jerarquizada. Describir cada etapa realizada o cada paso seguido. Citar las fuentes de información consultadas. Utilizar la primera persona del plural o la forma impersonal (se encontró o realizó, etc.). Enfatizar en el aspecto cuantitativo y no en el cualitativo. Usar párrafos cortos. Escribir en forma clara, precisa, concisa y correcta desde el punto de vista del léxico, la morfología y la sintaxis. Presentar toda la información necesaria. Exponer en forma concreta y precisa sus conclusiones y recomendaciones.

MODELOS DE INFORME EMPRESARIAL (Próxima página)

Ejemplo 1

Buenos Aires, 6 de enero de 2005 Señor Gerente de Personal: De acuerdo con su solicitud de realizar un estudio sobre las razones de las altas tasas de rotación de personal técnico en su primer año de trabajo en la compañía, se eleva el presente informe realizado sobre la base de entrevistas, a los agentes que ingresaron en los últimos seis meses, por el equipo de psicólogos de esta sección. Analizadas las entrevistas en su totalidad, el equipo se encontró con una sensación generalizada de insatisfacción, derivada de una difícil adaptación a la empresa. El descontento, manifestado claramente por un 70% de los entrevistados, no guarda relación con las remuneraciones, ni con las falsas expectativas sobre la tarea en sí, puesto que en al entrevista de selección previa a la incorporación del personal se aclaran cuidadosamente estos puntos. De las entrevistas surge que el problema de adaptación está basado en el “desconocimiento de las políticas de la compañía y su funcionamiento general”; en la desinformación sobre posibilidades de ascenso y de la existencia de una carrera técnica” y la “escasa sociabilidad en los grupos de trabajo”. Estas manifestaciones de los entrevistados que transcribimos son representativas de las causas que desembocarían en la renuncia a la empresa. Una solución efectiva para este problema es implementar el “Programa de orientación o inducción” para el personal ingresante, cuyo proyecto figura en el anexo I que acompaña este informe. Este programa tiene una semana de duración y servirá para lograr una mejor integración a la empresa del agente seleccionado para las tareas técnicas, y además, para el alcance de sus objetivos personales y su satisfacción individual. Por último, es preciso señalar que el costo que paga la compañía por las altas tasas de rotación del personal se vería reducido notablemente. Atentamente, Lic. Amalia Ríos

Ejemplo 2 Caracas, 24 de marzo de 2006 Señor Presidente: Se eleva a su pedido el presente informe, relacionado con la propuesta de asociarnos con A&F, la empresa brasileña de alquiler de autos. Para discutir el proyecto, el Sr. Claudio Leme da Silva viajó desde San Pablo y se reunió con el Directorio de la empresa, durante su ausencia. En virtud del proyecto que se somete a su aprobación, los brasileños aportaría el know how del negocio mientras que nuestra compañía participaría con sus concesionarias, unidas a la cadena de A&F a través del sistema de franchising. Las siete oficinas que operan en el país y un parque de 200 autos garantizarían una facturación anual que todos los miembros del Directorio estimaron interesante. Las precisiones del proyecto se hallan en los adjuntos. Cordialmente, Atilio Barone Vicepresidente.