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EAP. INGENIERÍA DE SISTEMAS

INFORME DE INVESTIGACION FORMATIVA Grupo DISEÑO DE UN MODELO DE ARQUITECTURA EMPRESARIAL PARA LA EMPRESA MIBANCO

INTEGRANTES 

García Estela, Fernando Lucien



Ojeda Buendía, Walter Miguel



Huaranga Heredia, Delly Heidy



Mallma Palacin, Luis



Rosas Amesquita, Andrea

Profesor: Mg. Percy Barrientos Camacuari

Mayo 2018

Informe de Grupo

2

INDICE

1

INTRODUCCION ...................................................................................................................... 4

2

CASO DE ESTUDIO EMPRESA MIBANCO........................................................................... 4

3

2.1

Descripción de la empresa................................................................................................... 4

2.2

Lineamientos estratégicos ................................................................................................... 5

2.3

Procesos de la cadena de valor ............................................................................................ 5

2.4

Metas institucionales ........................................................................................................... 7

2.5

Análisis del estado actual de la empresa ............................................................................. 9

ADOPCION DEL MARCO METODOLOGICO TOGAF EN LA EMPRESA XXXXX ....... 10 3.1

FASE PRELIMINAR ........................................................................................................ 10

3.1.1

Definición de la empresa ........................................................................................... 10

3.1.2

Estructura organizacional .......................................................................................... 12

3.1.3

Ámbito....................................................................................................................... 13

3.1.4

Contexto .................................................................................................................... 13

3.1.5

Requerimientos de la arquitectura ............................................................................. 13

3.1.6

Framework de trabajo................................................................................................ 13

3.1.7

Principios de la arquitectura ...................................................................................... 13

3.1.8

Dominios de la empresa XXX................................................................................... 18

3.2

FASE A: VISION DE LA ARQUITECTURA ................................................................. 19

3.2.1

Requerimientos del Negocio ..................................................................................... 19

3.2.2

Visión de la arquitectura ........................................................................................... 19

3.2.3

Riesgos del Negocio .................................................................................................. 19

3.2.4

Escenario del Negocio ............................................................................................... 19

3.2.5

Matriz de interesados ................................................................................................ 19

3.2.6

Diagrama de cadena de valor .................................................................................... 19

3.2.7

Diagrama de concepto de la solución ........................................................................ 19

3.3

FASE B: ARQUITECTURA DE NEGOCIO ................................................................... 19

3.3.1

ARQUITECTURA DE NEGOCIO (AS IS) ............................................................. 19

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3

3.4 FASE C: ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACION, DATOS Y APLICACIONES .......................................................................................................................... 24 3.4.1

ARQUITECTURA DE DATOS (AS IS) .................................................................. 24

3.4.2

ARQUITECTURA DE APLICACIONES (AS IS) .................................................. 26

3.5

FASE D: ARQUITECTURA TECNOLOGICA ............................................................... 28

3.5.1 3.6

5

FUNDAMENTACIÓN Y JUSTIFICACION DE LA ARQUITECTURA PROPUESTA29

3.6.1

ARQUITECTURA DE NEGOCIO (TO BE) ........................................................... 30

3.6.2

ARQUITECTURA DE DATOS (TO BE) ................................................................ 32

3.6.3

ARQUITECTURA DE APLICACIONES (TO BE) ................................................. 34

3.6.4

ARQUITECTURA TECNOLÓGICA (TO BE) ....................................................... 34

3.7

4

ARQUITECTURA TECNOLOGICA (AS IS) ......................................................... 28

FASE E: OPORTUNIDADES Y SOLUCIONES ............................................................ 38

3.7.1

Diagrama de Beneficios ............................................................................................ 38

3.7.2

Diagrama de Contexto del Proyecto .......................................................................... 39

3.7.3

Lista de Soluciones.................................................................................................... 40

3.8

FASE F: PLANIFICACION DE LA MIGRACION ........................................................ 41

3.9

FASE G: GOBIERNO DE LA IMPLEMENTACION ..................................................... 43

3.10

FASE H: GESTION DE CAMBIOS DE LA ARQUITECTURA .................................... 43

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................................ 43 4.1

CONCLUSIONES ............................................................................................................ 43

4.2

RECOMENDACIONES ................................................................................................... 43

BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................................... 43

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4

1 INTRODUCCION Actualmente, las empresas en los diversos sectores de la economía se enfrentan a un entorno de trabajo y operación bastante complejo, muy dinámico y enmarcado bajo un contexto de globalización, así como a la necesidad de ser rentables, competitivas, innovadoras y sostenibles en el tiempo. La adopción de un modelo de Arquitectura Empresarial permite a las empresas alinear la tecnología existente con la visión, misión y los objetivos estratégicos, así como trabajar con buenas prácticas, mejorando los procesos actuales hacia una gestión más eficiente y oportuna ante los nuevos retos que el mercado ofrece; lo cual redunda en ventajas competitivas y en la apertura del camino hacia la innovación para generar valor agregado.

2 CASO DE ESTUDIO EMPRESA MIBANCO 2.1 Descripción de la empresa En 1998, se fundó la Edpyme Edyficar con la participación de CARE Perú como accionista mayoritario, una organización internacional de desarrollo sin fines de lucro. Edyficar inicia operaciones en Lima, Arequipa y La Libertad sobre la base y experiencia del programa de apoyo crediticio de CARE Perú dirigido a segmentos de pobladores de menores recursos. En el año 2005, Edyficar participa en la primera operación a nivel mundial de titularización de cartera para microfinanzas (BlueOrchard) y en el 2007, consiguió ser la primera empresa microfinanciera no bancaria en acceder con gran éxito en el Mercado de Capitales. En el 2009, Edyficar pasó a ser parte del Grupo CREDICORP al convertirse en subsidiaria del Banco de Crédito del Perú. Mibanco inició operaciones en Lima en 1998, sobre la base de la experiencia de Acción Comunitaria del Perú (ACP), una asociación civil sin fines de lucro con 43 años operando en el sector de la micro y pequeña empresa. En el año 2006, el BID reconoce a Mibanco con el Premio a la Excelencia en Microfinanzas y en el 2008 gana el Effie de Plata por la campaña "Créditos Aprobados". Además de estos reconocimientos, Mibanco ganó una calificación Global de Desempeño Social otorgado por Planet Rating 4+ y en el 2011 obtuvo el grado de inversión BBB con perspectiva estable otorgado por Standard & Poor's. A principios del 2014, Mibanco fue adquirido por Edyficar y es en ese momento que se produjo el gran proceso de fusión entre Financiera Edyficar y Mibanco para brindar lo bueno de estar juntos.

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5

NUESTROS VALORES  Honestidad. Trabajamos con integridad moral y ética profesional, desarrollando una gestión transparente, brindando información clara y precisa, y generando confianza.  Compromiso. Tenemos la convicción de dar lo mejor de nosotros mismos y nos involucramos y participamos activamente en el desarrollo y cumplimiento de la misión y la visión de Mibanco.  Eficiencia. Gestionamos de manera óptima nuestros recursos, mejorando continuamente los procesos y la productividad para lograr mayor competitividad y sostenibilidad en el tiempo.  Respeto. Reconocemos y apreciamos de manera integral el valor de la persona con sentido de equidad y justicia, dentro de un ambiente de armonía, libertad de opinión e igualdad de oportunidades.  Innovación. Fomentamos la generación de ideas originales y creativas mediante la participación activa de clientes, colaboradores y directivos, cuya aplicación genere cambios sustanciales y exitosos.  Calidad. Desarrollamos eficazmente nuestras actividades y proyectos y superamos de manera continua nuestros estándares de gestión, asegurando la satisfacción de las expectativas crecientes de los clientes internos y externos para garantizar nuestra competitividad, liderazgo e imagen en el mercado.

2.2 Lineamientos estratégicos 

Maximizar el valor de la institución, generando utilidades, optimizando el costo de fondeo y fortaleciendo el reconocimiento de la marca.



Optimizar la gestión de riesgos, mejorando la calidad de la cartera.



Potenciar el crecimiento, manteniendo el liderazgo en el segmento de microempresa.



Optimizar los procesos del núcleo del negocio, mejorando la eficiencia operativa y desarrollando e implementando modelos adecuados de negocio.



Fortalecer la gestión de talento y lograr ubicarse como una de las 20 mejores empresas para trabajar.

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6

LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS No.

Objetivos Estratégicos 1

Maximizar el valor de la institución, generando utilidades, optimizando el costo de fondeo y fortaleciendo el reconocimiento de la marca.

2

Optimizar la gestión de riesgos, mejorando la calidad de la cartera.

3

Potenciar el crecimiento, manteniendo el liderazgo en el segmento de microempresa.

4

Optimizar los procesos del núcleo del negocio, mejorando la eficiencia operativa y desarrollando e implementando modelos adecuados de negocio.

5

Fortalecer la gestión de talento y lograr ubicarse como una de las 20 mejores empresas para trabajar.

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Estrategias  

Mejorar los procesos para obtener mayor utilidades Ser caudalosos con los costos de fondeo para obtener un reconocimiento ante la sociedad

 

Gestionar a los clientes ya obtenidos Mejorar el proceso de captar clientes



Informar a los trabajadores sobre las nuevas estrategias Mantener una buena comunicación de ambas partes





Enfatizar en el desarrollo de modelos de negocios

 

La implementación de las buenas practicas Gestionar al talento humano brindando beneficios

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7

2.3 Procesos de la cadena de valor Los procesos de la cadena de valor nos permiten examinar en forma sistemática todas las actividades y procesos que tiene la empresa MIBanco y cómo interactúan, para conocer las fuentes de ventaja competitiva con las que cuenta. Por otra parte los procesos que logran agregar valor generan, administran y controlan los servicios q ofrécete para los usuarios externos y así poder cumplir con su misión que tiene como empresa. Los procesos de cadena de valor que tiene la empresa MIBanco son:

2.4 Metas institucionales Las metas establecidas por la empresa Mi Banco responden a sus objetivos y al direccionamiento estratégico. Se hace seguimiento de éstas mediante la medición y análisis de indicadores; encuestas de satisfacción; reuniones con partes interesadas.

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METAS INSTITUCIONALES Dirección / Área

Objetivos / Resultado Plazo Esperado Incrementar el Trimestral desarrollo del talento humano

Director de Recursos Humanos

Incrementar a 30% la calificación promedio de la evaluación de desempeño

Incrementar el 31/12/2018 desarrollo del talento humano

Director de Recursos Humanos

Disminuir en un 20% el porcentaje de gastos operacionales

Incrementar la eficiencia del presupuesto

Director Financiero

Meta Incrementar a 15% el porcentaje del programa de capacitación para los usuarios

Talento humano Financiero

31/12/2018

Responsable

METAS INSTITUCIONALES Objetivos / Dirección / Área Meta Resultado Plazo Esperado Incrementar al 90% la Incrementar la 31/12/2018 efectividad en los efectividad y procesos implementados eficiencia en los procesos

Planificación

Responsable Director de Planificación

Incrementar a 42% el nivel de madurez de los procesos

Incrementar la 31/12/2018 efectividad y eficiencia en los procesos

Director de Planificación

Incrementar a 90% el porcentaje de cumplimiento de proyectos dentro del plazo

Incrementar la eficiencia operativa

Director de Planificación

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31/12/2018

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Tecnología

Operacional

9 Incrementar al 98% la calidad de los servicios tecnológicos de manera eficiente

Incrementar la innovación tecnológica

31/12/2018

Director de Tecnología

Disminuir a 16% el porcentaje de reclamos de los ciudadanos

Incrementar la eficiencia operativa

31/12/2018

Director de Servicios al Ciudadano

Incrementar al 98% el porcentaje de cumplimiento de las proyecciones de recaudación

Incrementar la eficiencia operativa

31/12/2018

Director de Recaudación y Cobranzas

Incrementar al 90% la cobertura de los controles de impuestos

Incrementar la eficiencia operativa

31/12/2018

Director de Recaudación y Cobranzas

Disminuir a 2 el número de requisitos promedio por trámite ciudadano

Incrementar la eficiencia operativa

31/12/2018

Director de Servicios

Incrementar al 99% la eficiencia de la recaudación

Incrementar la eficiencia operativa

31/12/2014

Director de Recaudación y Cobranzas

2.5 Análisis del estado actual de la empresa En el 2017, hemos iniciado el despliegue de esta propuesta, la que nos ha demandado una revisión interna de nuestro portafolio de productos, nuestra estrategia multicanal, la especialización de nuestra fuerza de ventas, la forma en la que llevamos a cabo la gestión de personas y en nuestra capacidad de formular nuevos modelos de gestión. Nuestra estrategia multicanal es otro de nuestros proyectos estratégicos que busca complementar nuestra propuesta de valor en pasivos, cuyo despliegue iniciamos con éxito el año pasado. El objetivo principal es dar al cliente la facilidad de retirar o depositar su dinero en el banco a través de medios alternativos que estén cerca de su negocio o su casa y que sean atendidos en los horarios que nuestro cliente necesite. El financiamiento al segmento de la microempresa registró un crecimiento de 7.6°/o, mayor al registrado en el 2016 que fue de 6.6º/o . Asi mismo, la pequeña empresa registró un crecimiento de 9.1ºlo mayor al observado en el 2016, el cual fue 5.2°/o . Con relación a los créditos para la microempresa, la cartera atrasada no presenta variación respecto al año anterior. De esta manera el indicador de mora se mantiene en 4.8% en diciembre del 2016 y

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10

diciembre del 2017. Cabe agregar que el ratio de cartera atrasada de los créditos para la pequeña empresa se contrajo en 11 puntos respecto al año anter ior y la mora pasó de 8.2º/o en diciembre del 2016 a 8.1% en diciembre del 2017. El Banco cuenta con el software, “Chase Cooper Overview”, el cual es alimentado con información de las diversas áreas, con el objetivo de cuantificar y realizar estadísticas de los riesgos operativos de la institución. Este software tiene las siguientes características: (i) cumple el estándar australiano para la administración de riesgos; (ii) permite la evaluación automática de riesgos y de controles; (iii) permite centralizar la información para la toma de decisiones; y (iv) tiene rápido tiempo de respuesta. Todas estas características están alineadas con los principios y recomendaciones de Basilea II. La plataforma informática de Mibanco opera en base al core bancario "BANTOTAL", puesto en operación desde noviembre de 2006, el que, entre otras particularidades, facilita el desarrollo de nuevos productos y servicios, permitiendo contar con un módulo de información gerencial, reduciendo los costos asociados con el tratamiento de la información, y posibilitando la identificación y la administración de los riesgos operativos. A este sistema, se ha integrado: (i) el Módulo de Microfinanzas, que permite la automatización de procesos de negocios y de riesgos, utilizando un “work flow” específico y modelos de “Credit Scoring,” para definir patrones de comportamiento crediticio, a partir de información histórica almacenada en la base de datos, con lo cual se optimiza el proceso crediticio del banco; y, (ii) el Módulo de Segmentación de Mercado y el Módulo de Rentabilidad, que analizan los costos según el número de agencias, la cantidad de productos y el número de clientes, entre otras variables de consideración. Finalmente, se puede visualizar que la empresa Mi Banco no cuenta con una arquitectura empresarial definida ya que no hay una alineación entre TI y el negocio y las aplicaciones no se encuentran integradas entre sí. La arquitectura empresarial debe fundarse sobre la base de los objetivos estratégicos de la empresa y en base a estos, construir todos los procesos que deben normar las actividades para efectuarlas de manera eficiente y eficaz.

3 ADOPCION DEL MARCO METODOLOGICO TOGAF EN LA EMPRESA MIBANCO 3.1 FASE PRELIMINAR 3.1.1

Definición de la empresa Mibanco, Banco de la Microempresa S.A., es el primer banco privado de la micro y pequeña empresa y se constituyó en la ciudad de Lima el 2 de marzo de 1998, por escritura pública otorgada ante el Notario Público, Dr. Ricardo Fernandini Barreda. La sociedad se encuentra inscrita en la Partida N° 11020316 del Registro de Personas Jurídicas de los Registros Públicos de Lima y su funcionamiento fue autorizado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, mediante Resolución SBS N° 356-98, de fecha 7 de abril de 1998.

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11

Mibanco inició sus operaciones el 4 de mayo de 1998 en Lima, sobre la base de la experiencia de Acción Comunitaria del Perú, actualmente Grupo ACP, una asociación civil sin fines de lucro que opera hace 41 años en el sector de la micro y pequeña empresa. El Grupo ACP goza de un excelente prestigio mundial y mantiene una relación permanente y fluida con la banca nacional e internacional, así como con organismos multilaterales y bilaterales. El crecimiento y éxito de Mibanco, ha sido el resultado de la consolidación del Grupo ACP, tanto en el Perú como en América Latina. MISIÓN Transformar las vidas de nuestros clientes y colaboradores a través de la inclusión financiera, impulsando así el crecimiento del Perú. VISIÓN Ser el socio reconocido de los clientes de la micro y pequeña empresa, el principal promotor de la inclusión financiera del país y un referente a nivel mundial, convocando a un equipo de colaboradores talentosos y con sentido de trascendencia. SERVICIOS QUE PRESTA: Mibanco es una de las entidades bancarias con mayor relevancia en la prestación de servicios financieros a micro y pequeños empresarios peruanos (MYPE). Para llevar a cabo sus operaciones, el Banco cuenta con un personal conformado por 3847 colaboradores. Además, sus oficinas a lo largo del país ascienden a 116; posee una red de 87 cajeros automáticos propios y 2450 cajeros corresponsales. 







PRÉSTAMOS o Consumo personal o Vivienda  Construcción de vivienda  Casa propia o Crédito Mujer CUENTAS o Depósito a plazo fijo o CTS o Ahorro fácil o Full ahorro o Ahorro por un sueño o Depósito a plazo fijo flexible o Depósito a plazo fijo online o Depósito a plazo fijo flexible online SEGUROS o Vida protección financiera o Individual de accidentes familia protegida o Individual de accidentes familia protegida - Plan familiar o Desgravamen BILLETERA MÓVIL

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Informe de Grupo 3.1.2

Estructura organizacional

Se muestra a continuación el organigrama de la empresa MIBANCO:

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12

Informe de Grupo 3.1.3

13

Ámbito

Dirigido a empresarios y empresarias de la micro y pequeña empresa (persona natural o jurídica) para atender la necesidad de financiamiento de mercaderías para incrementar su capital de trabajo, maquinarias y locales comerciales que tengan buen historial crediticio con nuestra entidad. 3.1.4

Contexto

MiBanco es un banco peruano en especializarse en microfinanzas. El banco ofrece productos y servicios orientados a la pequeña y mediana empresa, como por ejemplo capital de trabajo, gestión de activos fijos, ahorro a plazo fijo, cambio de divisas y transferencias de dinero a otros países, entre otros. Así mismo la Financiera Edyficar, filial del mayor holding de servicios financieros de Perú, Credicorp, adquirió una participación controladora en la empresa de manos de su anterior dueño, el grupo de microfinanzas ACP. La fusión Edyficar-Mibanco generó la mayor institución de microfinanzas de Perú. 3.1.5

Requerimientos de la arquitectura

Los principales requerimientos son: 1. Identificar claramente los procesos de la empresa Mi Banco. 2. Estructurar los procesos organizacionales para generar valor a la empresa Mi Banco. 3. Soportar los procesos de la organización con tecnología. 3.1.6

Framework de trabajo

El marco metodológico que se utilizará es TOGAF. 3.1.7 -

Principios de la arquitectura Principio de Negocio

Nombre Alineación de TI con el negocio. Referencia BP01 Enunciado La tecnología es la clave en el desarrollo de todo negocio. Justificación La comunicación entre las áreas de la empresa y específicamente con TI es muy importante puesto que permite culminar satisfactoriamente todos los proyectos del portafolio de trabajo.

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Implicaciones: Hay ahorro de tiempos y recursos en los proyectos.

Nombre: Plan de Continuidad del Banco Referencia BP02 Declaración: Mantener la continuidad de las operaciones financieras d forma ininterrumpida a pesar de incidencias. Justificación: Las contingencias e inconvenientes que se presenten por crecimiento a nivel operacional de sistemas o ciertos desastres naturales, siempre debemos detener un plan con la capacidad de continuar con las funciones del negocio mediante sistemas alternos si es que los principales fallan, manteniendo la operatividad al 100% Implicaciones: Realizar pruebas de rendimiento de manera periódica, Gestionar backups y un plan de recuperación, para así poder calcular el impacto de cada riesgo en el banco.

Nombre Automatización de los procesos del Banco Referencia BP03 Declaración: Los procesos automatizados correctamente siempre generan valor al negocio Justificación: Tener todos los procesos automatizados nos indica que el banco tiene la seguridad de contar con toda la información al día y de calidad. Implicaciones: Este impacta directamente al negocio ya que dicha información es necesaria para la toma de decisiones.

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Informe de Grupo -

15

Principios de Datos

Nombre Información accesible y compartida. Referencia DP01 Declaracion: La información debe de estar disponible en todo momento del día según los niveles de accesos.. Justificación: A través de servicios y dependiendo de lo niveles de acceso, la información puede ser accedida por todos los integrantes del banco en línea.. Implicaciones: Impacta en el desarrollo de las actividades del banco para la toma de decisiones.

Nombre Estructura de datos estandarizados Referencia DP04 Declaracion: Datos normados por nomenclaturas y de conocimiento por todo el equipo de TI Justificación Nos permite tener las herramientas suficientes para poder realizar cambios en las tablas de la base datos y es de conocimiento para los antiguos y nuevos integrantes dl equipo de TI Implicaciones: TI crea valor con el ahorro d tiempo en el desarrollo de software.

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16

Nombre Seguridad de Datos Referencia DP05 Declaración: Es muy importante mantener la información segura para la tranquilidad nuestra y de los clientes. Justificación Por medio de los servicios es posible asegurar el acceso a los datos críticos de la organización. Así, se puede garantizar la integridad y confidencialidad de la información. Implicaciones: Es de impacta financiero y operativo a la organización, ya que, la información es un activo de vital importancia para el desarrollo de las operaciones bancarias.

-

Principios de Aplicaciones

Nombre Independencia de tecnología Referencia AP01 Declaracion: No requiere depender de una tecnología, sino aprovechar al máximo las tecnologías existentes. Justificación La tecnología debe ser transparente para el usuario. Aunque el usuario trabaja directamente con las interfaces, no le debe afectar el uso de aplicación ya sea por equipo o sistema operativo. Implicaciones: Impacta directamente a todos los usuarios de la empresa.

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17

Nombre Procedimiento de conexión entre sistemas de información. Referencia AP02 Declaracion: Integración de sistemas informáticos de la empresa. Justificación Definir los mecanismos de integración que se debe utilizar entre los sistemas de información existentes y los nuevos aplicando marcos de trabajo específicos.. Implicaciones: Impacta directamente a las diferentes áreas de la empresa, se contaría con información integrada de todos los sistemas.

-

Principios de Tecnología

Nombre Reposición de equipos. Referencia TP01 Declaracion: Renovación de los equipos tecnológica de la empresa. Justificación La reposición de los equipos y otras tecnologías de la infraestructura informática se debe determinar por criterios técnicos, funcionales y económicos. Implicaciones: Afecta al correcto desempeño de las actividades laborales del personal de la empresa.

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Nombre Licenciamiento de Software Referencia TP02 Declaracion: Totalmente prohibido el uso de software ilegal dentro de la organización. Justificación El software que se utilice en la organización debe ser licenciado legalmente. Implicaciones: El no cumplimiento con este principio, tiene implicaciones que están relacionados con un tema ético-profesional.

3.1.8

Dominios de la empresa Mi Banco

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3.2 FASE A: VISION DE LA ARQUITECTURA 3.2.1

Requerimientos del Negocio

3.2.2

Visión de la arquitectura

3.2.3

Riesgos del Negocio

3.2.4

Escenario del Negocio

3.2.5

Matriz de interesados

3.2.6

Diagrama de cadena de valor

3.2.7

Diagrama de concepto de la solución

3.3 FASE B: ARQUITECTURA DE NEGOCIO 3.3.1

ARQUITECTURA DE NEGOCIO (AS IS)

Se muestra a continuación la matriz de Objetivos Estratégicos vs. Procesos de Negocio.

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19

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En base al análisis anterior se ha priorizado aquellos procesos que tienen mayor impacto en los objetivos estratégicos.

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20

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21

A continuación, se muestra el mapa de procesos de la organización que consiste en la representación gráfica de todos los procesos que constituyen la actividad de la empresa. Mapa de procesos de la organización

Descripción detallada de los procesos de negocio:

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22

Procesos seleccionados A continuación se describirán cada uno de los procesos seleccionados (para el curso escoger solo 2 procesos). Proceso de Gestión Comercial El proceso de Gestión Comercial tiene como objetivo el registro y seguimiento de las actividades que realiza el equipo de ventas; esto, con la finalidad de poder establecer tareas de análisis que permitan identificar oportunidades de venta y captación de potenciales clientes. El proceso, actualmente, es soportado por la herramienta Microsoft Dynamics CRM y los responsables de la información que se maneja en el software son el Director Comercial y los Gerentes de Línea de Negocio, quienes constituyen el equipo de ventas de la organización. Diagrama del proceso

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Cuadro de entradas y salidas

Modelo de dominio

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23

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24

Hacer lo mismo por cada proceso seleccionado.

3.4 FASE C: ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE INFORMACION, DATOS Y APLICACIONES 3.4.1

ARQUITECTURA DE DATOS (AS IS)

En esta arquitectura se define la estructura de datos lógicos y físicos que posee la organización, así como sus recursos de gestión de datos. En base a la arquitectura de datos actual de la organización, se presenta el diagrama del modelo conceptual para cada una de las aplicaciones empleadas en los procesos de negocio: Gestión Comercial, Gestión de Proyectos, y Gestión de Facturación.

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25 Proceso de Gestión Comercial

Entidades del Modelo Conceptual del Proceso Gestión Comercial – AS IS

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Informe de Grupo 3.4.2

26

ARQUITECTURA DE APLICACIONES (AS IS)

En esta arquitectura se definen las soluciones o aplicaciones tecnológicas y sus relaciones con los procesos de negocio principales de la organización. En base a la arquitectura de aplicaciones actual de la organización, se presentan las aplicaciones empleadas en los procesos de negocio: Gestión Comercial, Gestión de Proyectos, y Gestión de Facturación. Arquitectura de aplicaciones

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27

Descripción de componentes de aplicaciones

Adicionalmente, se presenta una matriz que permite identificar de manera clara las aplicaciones tecnológicas empleadas en cada proceso de negocio de la organización.

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28 Matriz de Aplicaciones vs. Procesos de Negocio

3.5 FASE D: ARQUITECTURA TECNOLOGICA 3.5.1

ARQUITECTURA TECNOLOGICA (AS IS)

Teniendo en cuenta el modelo de referencia seleccionado, el análisis de la arquitectura tecnológica se realizará basado en TRM (Technical Reference Model) propuesto por THE OPEN GROUP. El siguiente grafico refleja la infraestructura actual de comunicaciones.

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29 Infraestructura de comunicaciones actual

Fuente: Elaboración propia.

3.6 FUNDAMENTACIÓN Y JUSTIFICACION DE LA ARQUITECTURA PROPUESTA En base a la arquitectura empresarial AS IS y el proceso analizado, se definen los principales problemas y/o requerimientos a resolver en la propuesta de arquitectura empresarial TO BE. Problemática del proceso 



No existe una integración de las aplicaciones que soportan los procesos de Gestión Comercial, Gestión de Proyectos y Gestión de Facturación, de manera que existen diversos repositorios de información con datos redundantes. No existe una segmentación de clientes que permita fortalecer relaciones a largo plazo con clientes estratégicos. El área de contabilidad no cuenta con una retroalimentación por parte del área comercial respecto a la actualización de datos de clientes, lo que conlleva en ocasiones a la emisión de facturas con datos erróneos.

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Informe de Grupo 

30

Debido a que el proceso de facturación se realiza en XRay y se debe replicar posteriormente en Microsoft Dynamics CRM y Oracle E-Business Suite, en algunas oportunidades se ha obviado la actualización de la información en dichas aplicaciones lo que origina que la información se distorsione e impida conocer la situación real de las ventas y los proyectos.

Describa aquí todos los problemas encontrados en la fase AS IS. Principales requerimientos:   

Contar con una solución integrada para la Gestión Comercial, Gestión de Proyectos y Gestión de Facturación que disminuya y optimice la ejecución de actividades. Contar con un indicador de gestión de proyectos que permita identificar posibles sobrecostos. Contar con un indicador de gestión de proyectos que permita conocer el avance del mismo en relación a lo planificado.

Considere aquí todos sus requerimientos que debería considerar la nueva arquitectura. 3.6.1

ARQUITECTURA DE NEGOCIO (TO BE)

En base a la arquitectura de negocios objetivo de la organización se presenta la propuesta de negocio para los procesos mencionados previamente, y su representación gráfica en diagramas de proceso con las mejoras respectivas para cada uno de ellos. Procesos seleccionados A continuación se describirán cada uno de los procesos que cubre el alcance del presente informe. Proceso de Gestión Comercial La propuesta consiste en la integración de las aplicaciones Microsoft Dynamics CRM y Oracle EBusiness Suite para evitar la redundancia de información que, muchas veces, puede llevar a un incorrecto análisis y toma de decisiones a partir de una fuente de información desactualizada. Además, en el mercado existe una solución CRM integrada propia de Oracle, lo que refuerza aún más la propuesta de integración. Los principales cambios o mejoras que se proponen para el proceso de Gestión Comercial se listan a continuación:  

Solicitar aprobación de hoja de alta: Actividad automatizada que se llevará a cabo mediante un workflow32 de aprobaciones. Solicitar ajuste de hoja de alta: Actividad automatizada que se llevará a cabo mediante un workflow de aprobaciones.

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Informe de Grupo 

31

Aprobar hoja de alta: Actividad automatizada que se llevará a cabo mediante un workflow de aprobaciones.

Diagrama del proceso

Cuadro de entradas y salidas

Modelo de dominio

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32

Hacer lo mismo por cada proceso seleccionado. 3.6.2

ARQUITECTURA DE DATOS (TO BE)

Luego de analizar el modelo conceptual AS IS de los procesos de negocio Gestión Comercial, Gestión de Proyectos y Gestión de Facturación, se evidenció la redundancia en el manejo de información de proyectos, clientes y facturas. La propuesta TO BE para la arquitectura de datos sugiere dar de baja a la aplicación XRay desarrollada por la organización para realizar la gestión comercial y la gestión de facturación directamente desde el Oracle EBS. Con esta propuesta, todas las entidades empleadas en el AS IS se integrarán en un solo modelo de datos estandarizado, de manera que se garantice que la arquitectura de datos TO BE esté alineada con los requerimientos del negocio. A continuación, se presenta la propuesta de arquitectura de datos TO BE:

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Entidades del Modelo Conceptual del Proceso Gestión Comercial – AS IS

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Informe de Grupo 3.6.3

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ARQUITECTURA DE APLICACIONES (TO BE)

La propuesta TO BE para la arquitectura de aplicaciones sugiere la centralización y adecuación de los procesos Gestión Comercial, Gestión de Proyectos y Gestión de Facturación bajo el esquema de Oracle EBS. Con esta propuesta, no solo se busca la integración de los procesos de negocio mencionados anteriormente sino la optimización de actividades o procedimientos internos en la organización.

3.6.4

ARQUITECTURA TECNOLÓGICA (TO BE)

Los componentes de infraestructura detallados en el AS IS se mantienen en el TO BE; es decir, la propuesta de integración de aplicaciones está soportada por la arquitectura de línea base de la organización. En la propuesta de arquitectura para la plataforma de aplicaciones se tendrán en cuenta los identificados en la línea base, más los recomendados siguientes: Servicios de intercambio de datos     

Servicios de Fax. Funciones de procesamiento de texto. Funciones de procesamiento de documentos. Hipertexto. Tales como: apache web server para aplicaciones PHP. Funciones de presentación y distribución de información. –Nuevo.

Servicios de Administración de datos

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Servicios de sistemas de administración de datos DBMS. Tales DBMS son MySQL para el sistema de gestión de calidad. Y SQL – Server para el sistema web académico web puls. Funciones de procesamiento de consultas. Servicios de repositorio y diccionario de datos. –Nuevo. Funciones de generación de reportes. –Nuevo. Funciones de acceso a red y concurrencia. –Nuevo. Funciones de videoconferencia. –Nuevo.

Servicios de Red     

Servicios de correo electrónico, con dominio del colegio lo sincronizan con el servicio de Outlook de Microsoft. Servicios de distribución de salida e impresión remota. Servicios de lista de correo. Funciones de telefonía mejoradas. –Nuevo. Funciones de pantalla compartida. –Nuevo

Servicios sistema operativo     

Windows server 2003, Linux server y Windows 7. Servicios de operaciones de kernel. Servicios de utilidad y de interpretador de comandos. Servicios de procesamiento en Batch. Servicios de sincronización de directorios y archivos.

Servicios de ingeniería de software   

Servicio de entornos de ejecución. Servicios de interfaz de aplicaciones binarias. Framework de .Net

Servicios de Procesamiento de interface de usuario  

Servicios cliente/servidor gráficos. Servicios de impresión.

Servicios de Seguridad  

Servicios de autenticación e identificación. En las aplicaciones del Colegio 1. Servicios de control de entrada al sistema.

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Servicios de administración de seguridad. –Nuevo. Servicios de recuperación confiable. –Nuevo. Servicios de encriptación. –Nuevo. Servicios de comunicación confiable. –Nuevo.

Servicios de Administración de Red   

Servicios de administración de la configuración. Servicios de administración de correo electrónico. Servicios de backup y restauración. –Nuevo.

Infraestructura de Comunicaciones En la propuesta de telecomunicaciones se busca habilitar un canal seguro para el acceso a los recibos de los estudiantes. Adicionalmente se propone implementar dos firewall, protegiendo el acceso a los servidores de dominio público (Servidor DNS y servidor Web) y otro protegiendo el acceso a los servidores de gestión, de impresoras y ESB. Infraestructura de comunicaciones propuesta

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ARQUITECTURA DE SEGURIDAD Al igual que la arquitectura tecnológica, la arquitectura de seguridad se mantiene bajo el mismo esquema presentado en el AS IS, ya que la integración y eliminación de aplicaciones no supone un cambio en el manejo de la seguridad en la organización. A continuación, se presenta la propuesta de arquitectura de seguridad. Arquitectura de seguridad propuesta

Fuente: Elaboración propia.

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Como se observa en el diagrama, se cuenta con un router central para interconectar las diversas redes dentro de la organización. Actualmente, se cuenta con tres redes de trabajo para los consultores y una red de servidores. Por otro lado, se tiene un firewall para monitorear y controlar el tráfico de red entrante y saliente basado en reglas de seguridad predeterminadas. Además, presenta un router balanceador que actualmente soporta dos puertos WAN (de una capacidad de cuatro), ofrece capacidades máximas de ancho de banda, y una conectividad a internet confiable. El túnel de Americatel es una salida protegida a las VPNs de tres clientes específicos de la organización, el resto sale directamente por internet. El túnel óptico es una conexión de respaldo.

3.7 FASE E: OPORTUNIDADES Y SOLUCIONES En esta fase se complementa el diseño de la arquitectura tecnológica, evaluando las prioridades que se deben tomar en cuenta en la realización de esta, se define lo siguiente:    3.7.1

Diagrama de Beneficios. Diagrama de Contexto del Proyecto. Lista de Soluciones. Diagrama de Beneficios

Este diagrama permite definir los beneficios generados por los impactos y la relación del factor de medición con el aumento del rendimiento de la empresa gubernamental.

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3.7.2

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Diagrama de Contexto del Proyecto

Representa la relación de los procesos internos de la empresa gubernamental con los procedimientos externos, y como estos permiten llegar a un fin común basándose en los procesos principales y de soporte, se revela los procesos de desarrollo interno y externo de la empresa gubernamental.

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3.7.3

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Lista de Soluciones

A continuación se detallan las soluciones que se han identificado para la Empresa Gubernamental de Administración de Impuestos: 

Reestructuración del Portal Web de la empresa gubernamental de Administración de impuestos. Implementar un nuevo diseño y mejoras en la página web que cubra las necesidades de los usuarios tanto internos como externos convirtiéndose en el mayor canal de consulta que cuente con información actualizada, fácil de usar y consultar, incorporando nuevas tendencias tecnológicas. Incluye orden, revisión y actualización de los contenidos de la página web, así como ampliar el portafolio de servicios que se brinda mediante el portal Web.



Ampliar el portafolio de servicios que se brinda mediante el Telefonía Móvil Esta tecnología permite al usuario acceder a servicios a través de teléfonos inteligentes con acceso a Internet, a través de una Aplicación Móvil de fácil uso y compatible con las tecnologías de mayor crecimiento en la actualidad.

Revisar Tesis_Maestria_CGRANJA_RVALLEJO.pdf - página 120

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3.8 FASE F: PLANIFICACION DE LA MIGRACION En esta fase se desarrolla un plan de implementación y migración detallado que permite complementar y evaluar la arquitectura tecnológica, teniendo en cuenta los procesos del negocio. El enfoque utilizado para realizar la Migración será el rediseño de la estructura organizacional, transformándola en una arquitectura empresarial óptima. Al elaborar la arquitectura se rediseña la estructura organizacional actual ajustándola a la medida requerida, esto permitirá a toda la organización migrar a la nueva arquitectura, sin tener un impacto mayor. La aparición de nuevas metodologías van reemplazando los estándares antiguos con el fin de optimizar los procesos empresariales. Este enfoque se utiliza mejor cuando el tiempo no es un factor importante en la decisión, aunque la arquitectura se diseña a partir de cero en una nueva plataforma, en este caso se utilizó la información que soportaba la estructura anterior de la organización. Con esta nueva arquitectura se permitirá a la organización mejorar significativamente la funcionalidad y así aprovechar al máximo todo el potencial; asimismo rediseñar, abre la oportunidad para mejorar la lógica y los procesos de negocio y de cambiar el modelo de productividad del negocio. Matriz de Holmes Se debe priorizar las soluciones que se identificaron en la fase anterior, en este caso se aplicó la matriz de Holmes para obtener los resultados que se presentan a continuación. Leyenda: 0= Menor importancia 0,5 = Igual importancia 1= Mayor importancia

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42 Matriz Holmes para priorizar soluciones

Nota: Esta matriz prioriza las soluciones según como ellas aporten a las demás. Una vez priorizadas las soluciones se procede a elaborar el Plan de Migración, el cual se compone de las siguientes fases:

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3.9 FASE G: GOBIERNO DE LA IMPLEMENTACION Revisar Tesis_Maestria_CGRANJA_RVALLEJO.pdf - página 120

3.10 FASE H: GESTION DE CAMBIOS DE LA ARQUITECTURA

4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 CONCLUSIONES 4.2 RECOMENDACIONES

5 BIBLIOGRAFIA

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