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• Laura Andrea Rojas

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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1. ORGANIZACIÓN INVERSIONES MARTINEZ CASTAÑEDA S.A.S LICEO BOGOTA. 1.2. SITIO WEB: www.liceobogota.com.co 1.3. LOCALIZACIÓN DEL SITIO PERMANENTE PRINCIPAL: Calle 1 No. 40 A -69 Bogotá D.C., Cundinamarca, Colombia Si la certificación cubre más de un sitio permanente donde se realicen actividades del sistema de gestión, indicar la localización de cada uno. Dirección del sitio permanente (diferente al sitio principal) N/A

Localización (ciudad - país)

Actividades del sistema de gestión, desarrollados en este sitio, que estén cubiertas en el alcance

N/A

N/A

1.4. ALCANCE DE LA CERTIFICACION: Prestación de servicios de educación para los grados de preescolar y básica primaria. No aplicabilidad: 7.1.5.2 Trazabilidad de las Mediciones Provision of education services to preschool and basic primary 1.5. CÓDIGO IAF: 37 1.6. CATEGORIA DE ISO/TS 22003: N/A 1.7. REQUISITOS DE SISTEMA DE GESTION: NTC ISO 9001:2015 1.8. GERENTE O DIRECTOR DE LA ORGANIZACIÓN Nombre: Yorvin Contreras Sanchez Cargo:

Coordinador de Sistemas de Gestión

Correo electrónico [email protected] 1.9. TIPO DE AUDITORIA:  Inicial o de Otorgamiento  Seguimiento  Renovación  Ampliación  Reducción  Reactivación  Extraordinaria  Actualización Aplica toma de muestra por multisitio: Si  No  Auditoría combinada: Si  No  Auditoría integrada: Si  No  1.10. Tiempo de auditoria Etapa 1 (Si aplica) Preparación de la auditoría en sitio y elaboración del plan Auditoría en sitio

FECHA N/A 2018-05-04 2018-05-24, 25

Días de auditoría) N/A 0.5 1.5

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización. ES-P-SG-02-F-025 Versión 14

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1.11. EQUIPO AUDITOR Auditor líder David Barahona P. Auditor No aplica Experto Técnico No aplica 1.12. DATOS DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTIÓN SC-CER469201 Código asignado por ICONTEC Fecha de aprobación inicial 2016-06-03 Fecha de próximo vencimiento: 2019-06-02 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 2.1. Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión. 2.2. Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la Organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables en el alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión 2.3. Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la Organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados. 2.4. Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión.

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.1. Los criterios de la auditoría incluyen la norma de requisitos de sistema de gestión, la información documentada del sistema de gestión establecida por la organización para cumplir los requisitos de la norma, otros requisitos aplicables que la organización suscriba y documentos de origen externo aplicables. 3.2. El alcance de la auditoría, las unidades organizacionales o procesos auditados se relacionan en el plan de auditoría, que hace parte de este informe. 3.3. La auditoría se realizó por toma de muestra de evidencias de las actividades y resultados de la Organización y por ello tiene asociada la incertidumbre, por no ser posible verificar toda la información documentada. 3.4. Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales o reglamentarios aplicables en el alcance del sistema de gestión, establecidos mediante su identificación, la planificación de su cumplimiento, la implementación y la verificación por parte de la Organización de su cumplimiento. 3.5. El equipo auditor manejó la información suministrada por la Organización en forma confidencial y la retornó a la Organización, en forma física o eliminó la entregada en otro medio, solicitada antes y durante el proceso de auditoría. 3.6. Al haberse ejecutado la auditoría de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría, se cumplieron los objetivos de ésta.

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.7. ¿Se evidenciaron las acciones tomadas por la Organización para solucionar las áreas de preocupación, reportadas en el informe de la Etapa 1? (Se aplica solo para auditorías iniciales o de otorgamiento): Si  No  NA  3.8. Si se aplicó toma de muestra de múltiples sitios, indicar cuáles sitios permanentes se auditaron y en que fechas: N/A 3.9. En el caso del Sistema de Gestión auditado están justificadas las exclusiones o requisitos no aplicables acorde con lo requerido por el respectivo referencial? Si  No  NA  En caso afirmativo, describa los requisitos que de manera justificada son excluidos o no son aplicables. 7.1.5.2 Trazabilidad de las Mediciones: En los procesos del Liceo Bogotá no se necesita, ni se utiliza equipos de seguimiento y medición para la prestación del servicio y por tal motivo se excluye dentro de la normatividad a auditar. 3.10. ¿Se auditaron actividades en sitios temporales o fuera del sitio de acuerdo al listado de contratos o proyectos entregado por la Organización?: Si  No  NA  3.11. ¿En el caso de los esquemas en los que es aplicable el requisito de diseño y desarrollo del producto o servicio (Por ejemplo el numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2015 ó 7.3 de la norma ISO 9001:2008), este se incluye en el alcance del certificado?: Si  No  NA  Se verificó el diseño del Proyecto Educativo Institucional, plan de estudios. Se realizó visita a salones de clase Grado Tercero

Área Inglés

Aspectos revisados Coherencia temática entre plan de área (formato programador) y currículo en los temas de: Malla: To ask an give directions recognize familiar words and very basic phrases concerning themselves an their family Plan de asignatura: Some - any: food Modal: Sholud Daily Tasks Adverbs of frenquency Propositions of tiem and place Going to for purpose Planeador de clase: Mayo 21 a mayo 25 (24): zombie song y páginas 35 y 36 del libro

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.12. ¿Existen requisitos legales para el funcionamiento u operación de la Organización o los proyectos que realiza, por ejemplo habilitación, registro sanitario, licencia de funcionamiento, licencia de construcción, licencia o permisos ambientales en los que la Organización sea responsable?: Si  No  NA  Acto Administrativo Resolución 160046

Resolución 2695

Fecha 27/11/2017

16/12/1990

29/10/1984 Resolución 03945 09/11/1982 Resolución 04174



Autoridad Legal Secretaría de Educación Bogotá Secretaría de Educación Bogotá

Secretaría de Educación Bogotá Secretaría de Educación Bogotá

Radicado E2016-28686

23/02/2016

Secretaría de Educación

Acta SB06C 002443 Certifica 7562 / 7563

08/03/2018

Secretaría de Salud Fumindustrial

07/03/2018

Descripción Por la cual se autoriza la adopción de régimen regulado y la tarifa del establecimiento educativo Liceo Bogotá aprobación de estudios para los grados A y B del nivel de educación preescolar y 1 a 5 del nivel de educación básica primaria

Licencia de iniciación de labores para el nivel de educación básica primaria grado 5.

licencia de iniciación de labores para los niveles de educación preescolar y básica primaria (grados 1 a 4) Concepto de viabilidad de otorgar modificación de los actos administrativo para autorizar el funcionamiento del establecimiento de educación formal de carácter mixto, calendario A, jornada diurna denominado Liceo Bogotá ubicado en la calle 1 N. 40ª – 69 para los niveles de educación Preescolar (grados pre jardín, jardín y transición) y básica primaria (grados 1, 2,3,4 y 5). Verificación de condiciones de las instalaciones educativas. Certificado de lavado y desinfección de tanques. Certificado de desinsectación y desratización.

Se recomienda llevar a cabo las gestiones para la actualización de la resolución con la dirección actual de la Institución y la verificación de las condiciones sanitarias de la preparación de los alimentos debido a que se presta el servicio de restaurante (almuerzo).

3.13. ¿Se evidencian cambios significativos en la Organización, desde la anterior auditoría, por ejemplo relacionados con alta dirección, estructura organizacional, sitios permanentes bajo el alcance de la certificación, cambios en el alcance de la certificación diferentes a ampliación o reducción, entre otros? Si  No  En caso afirmativo, cuáles: N/A 3.14. ¿Se auditaron actividades en turnos nocturnos? Si  No  NA  En caso afirmativo descríbalas N/A Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización. ES-P-SG-02-F-025 Versión 14

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS 3.15. ¿Se encontraron controlados los procesos de origen externo (out sourcing), cuyo resultado incide en el producto o servicio y que hacen parte del alcance de certificación? Si  No  NA . 3.16. ¿Se presentaron, durante la auditoria, cambios que hayan impedido cumplir con el plan de auditoría inicialmente acordado con la Organización? Si  No  En caso afirmativo, cuáles: N/A 3.17. ¿Existen aspectos o resultados significativos de esta auditoría, que incidan en el programa de auditoría del ciclo de certificación? Si  No  Si es afirmativo describa cuáles requisitos de la norma de sistema de gestión, se ven afectados del programa de auditoría: Se debe realizar la actualización del plan relacionando los requisitos de la versión 2015 de la norma. 3.18. ¿Quedaron puntos no resueltos en los casos en los cuales se presentaron diferencias de opinión sobre las NC identificadas durante la auditoría? Si  No  NA  3.19. ¿Aplica restauración para este servicio? Si  No  NA  3.20. Se verificó si la Organización implementó o no, el plan de acción establecido para solucionar las no conformidades menores pendientes de la auditoría anterior de ICONTEC y si fueron eficaces. NC

7.3.7 (2008)

7.3.5 (2008)

Descripción de la no conformidad (se relaciona el numeral de la norma y la evidencia del incumplimiento) La organización no realiza la revisión, verificación y validación de los cambios al diseño y su aprobación antes de su implementación. (No se evidencio la revisión, verificación y validación de la modificación realizada al PEI “Proyecto Bilingüe Liceo Bogotá” para la vigencia 2017.) No se identificaron los registros que evidencien los resultados de la verificación del diseño. (No se evidencio los registros de los resultados de la verificación del diseño de la malla curricular para preescolar de acuerdo a lo definido en el procedimiento de diseño y desarrollo académico, código PR-01-15, versión 1 del 28 de octubre de 2015.)

Evidencia obtenida que soporta la solución

Se implementó el FR-01-88 solicitud, seguimiento y control del diseño y desarrollo

¿Fue eficaz la acción? Si/No Si

Se verifica los cambios para el proyecto de bilingüismo

Se realizó ajuste al procedimiento de diseño y desarrollo académico PR-0215 en el cual se establecieron los lineamientos para cambios en la malla curricular, se realiza trazabilidad con los cambios en la asignatura de inglés

Si

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3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

7.4 (2008)

6.2.2 c) (2008)

La organización no ha establecido los criterios para la selección de los proveedores (En el procedimiento de compras PR-01-14 versión 1 del 28 de octubre de 2015 no se evidencia cuáles son los criterios para seleccionar a los proveedores Richmond y Pearson) No se evidencia que la organización evalué la eficacia de las acciones tomadas (capacitación) para lograr las competencias del personal. (No se evidencio la eficacia de la capacitación dada sobre formación bilingüe. )

Se verifica matriz de selección MT-0107 la cual fue aplicada para la evaluación y selección de los proveedores objeto de la no conformidad. Se hace trazabilidad con los proveedores de elementos de laboratorio en el cual se seleccionó buenaventura y lozano. Se realizó cronograma de capacitaciones mediante el forma FR01-55. Se implementó el formato de guía de trabajo (FR-02-50) en el cual se hace una evaluación de la capacitación.

Si

Si

4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA 4.1 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los requisitos. 

La implementación del proyecto educativo bilingüe, en el cual se busca un compromiso con la población objetivo en potencializar el uso del inglés para el desarrollo de los procesos académicos. Con lo anterior se busca obtener el reconocimiento de colegio bilingüe por parte de la Secretaría de Educación.



El enfoque en el crecimiento organizacional mediante la adquisición de un sitio para la construcción de la sede de secundaria y media, con el objetivo de mantener la continuidad de los estudiantes que se encuentran actualmente cursando el ciclo de primaria.

4.2 Oportunidades de mejora ACADÉMICO  Revisar la metodología de evaluación que permita mantener de manera permanente resultados de desempeño de los 4 aspectos a evaluar y que son establecidos por asignatura, con el fin de identificar necesidades de mejora para el cumplimiento de los logros en el período.  Revisar los controles del diseño y el procedimiento definido, a fin de asegurar que las revisiones, verificaciones y validaciones propuestas se implementan de manera articulada. Igualmente revisar la metodología establecida para la implementación de cambios en el diseño, de tal manera que permita asegurar su trazabilidad.  Revisar los indicadores que proporcionen datos fiables según los resultados obtenidos en el año. Incluir dentro de la revisión de los mismos la definición de indicadores que permitan medir el desempeño del proceso ADMISIONES  Revisar el contrato de prestación de servicios educativos en el cual se establezca la pertinencia de adquirir el seguro educativo como obligatorio, ya que este debería ser un requisito optativo. Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización. ES-P-SG-02-F-025 Versión 14

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4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA COMPRAS  Revisar la metodología de evaluación, selección de los proveedores según los niveles de criticidad respecto a al servicio; esto permitirá identificar según su nivel los atributos necesarios para ser seleccionado.  Hacer seguimiento a los proveedores en relación a los niveles de criticidad que permita asegurar las condiciones para su evaluación, selección y evaluación del desempeño.  Revisar la necesidad de llevar a cabo mecanismos de seguimiento y medición (indicadores) que permita medir el desempeño del proceso. CALIDAD  Hacer seguimiento controles para el acceso a la información documentada, de tal manera que permita ser consultada por los responsables de los procesos de la institución.  Revisar informe de auditoría, en el cual se contemplen aspectos que aporten a la mejora continua del sistema de gestión.  En relación a las acciones correctivas revisar la metodología para la identificación de análisis de causas que lleven a planes de acción que eviten su recurrencia. 5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION 5.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado 5.1.1. Incluir las reclamaciones o quejas validas del cliente en los sistemas de gestión que aplique durante el último año. Se tiene establecida la recepción de comunicaciones mediante vía telefónica, personal y cibercolegios. Se tiene establecido dar una respuesta en un tiempo no mayor a 4 días. Número de quejas o reclamaciones En el 2017 se recibieron 4 quejas 2 reclamos En el 2018 a la fecha se ha recibido 2 quejas - 1 otro (queja)

Principal causa Trato del docente

Temas varios

Acciones tomadas Se reciben la comunicación se revisa con la persona responsable y se le da respuesta al padre de familia ya sea mediante reunión o comunicación. Producto de la falta de evidencia para las respuestas, se reporta una no conformidad de tipo menor.

5.1.2. Incluir la ocurrencia de incidentes (accidentes o emergencias) en los sistemas de gestión que aplique y explique brevemente como fueron tratados: N/A 5.1.3. En los casos que aplique verificar que la Organización haya informado a ICONTEC durante los plazos especificados en el Reglamento ES-R-SG-001 eventos que hayan afectado el desempeño del sistema de gestión certificado, relacionados con el alcance de certificación que sean de conocimiento público. El auditor verificará las acciones pertinentes tomadas por la Organización para evitar su recurrencia y describirá brevemente como fueron atendidas. N/A Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización. ES-P-SG-02-F-025 Versión 14

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5. INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO Y LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION 5.1.4. ¿Existen quejas de usuarios de la certificación recibidas por ICONTEC durante el último periodo evaluado? (Aplica a partir del primer seguimiento)? Si  No NA  5.1.5. Se evidencia la capacidad del sistema de gestión para cumplir los requisitos aplicables y lograr los resultados esperados? : Si  No  5.1.6. ¿Se concluye que el alcance del sistema de gestión es apropiado frente a los requisitos que la Organización debe cumplir? (consultar ES-P-SG-02-A-001) Si  No . 5.2. Relación de no conformidades detectadas durante el ciclo de certificación El ciclo de certificación inicia con una auditoría de otorgamiento o renovación, a partir de esta indicar contra cuáles requisitos se han reportado no conformidades. Auditoria Otorgamiento / Renovación 1ª de seguimiento del ciclo 2ª de seguimiento del ciclo Auditorias (Extraordinaria, ampliación )

Número de no conformidades 3 4 6

Requisitos 7.51 - 8.4.2 - 8.5.2 7.3.7 - 7.3.5 - 7.4 - 6.2.2 c 4.2 a, b - 8.2.3.1 c - 8.3.1 - 9.3.2 - 8.2.1 c - 9.2.1 a2

especiales reactivación,

¿Se evidencia recurrencia de no conformidades detectadas en las auditorías de ICONTEC en el último ciclo de certificación? Si  No  NA . 5.3 Análisis del proceso de auditoría interna Se evidencia auditoría interna realizada el 26 y 27 de abril de 2018 en el cual se dio cobertura todos los procesos del sistema. Se evidencia planificación de auditoría e informe en el cual se reportaron 8 no conformidades. La auditoría interna se realizó bajo la NTC ISO 9001:2008 por lo cual se reporta una no conformidad de tipo menor. Se verificó la orientación de la auditoría interna con el enfoque de la 19011. 5.4 Análisis de la revisión del sistema por la dirección Se evidencia revisión por la dirección realizada en el mes de abril de 2018 en el cual no se da cobertura a todos los elementos de entrada solicitados por la norma por lo cual se reporta una no conformidad de tipo menor. Se evidencia los resultados de la revisión.

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6.

USO DEL CERTIFICADO DE SISTEMA DE GESTION Y DE LA MARCA O LOGO DE LA CERTIFICACION 6.1. ¿El logo o la marca de conformidad de certificación de sistema de gestión de ICONTEC se usa en publicidad (página web, brochure, papelería, facturas, etc…)? Si  No  NA . 6.2. ¿La publicidad realizada por la Organización está de acuerdo a lo establecido en el reglamento ES-RSG-001 y el Manual de aplicación ES-P-GM-01-A-011? Si  No  NA . 6.3. ¿El logo o la marca de conformidad se usa sobre el producto o sobre el empaque o el envase o el embalaje del producto, o de cualquier otra forma que denote conformidad del producto? Si  No  NA  6.4. ¿Se evidencia la adecuación de la información contenida en el certificado (vigencia del certificado, logo de organismo de acreditación, razón social registrada en documentos de existencia y representación legal, direcciones de sitios permanentes cubiertos por la certificación, alcance, etc.? Si  No . 7. RESULTADO DE LA REVISION DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS PARA LAS NO CONFORMIDADES MAYORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA, MENORES QUE GENERARON COMPLEMENTARIA Y, MENORES DETECTADAS EN ESTA AUDITORIA QUE POR SOLICITUD DEL CLIENTE FUERON REVISADAS ¿Se presentaron no conformidades mayores? SI  NO  ¿Se presentaron no conformidades menores de la auditoria anterior que no pudieron ser cerradas en esta auditoría? SI  NO  ¿Se presentaron no conformidades menores detectadas en esta auditoría que por solicitud del cliente fueron revisadas durante la complementaria? SI  NO  N/A En caso afirmativo diligencie el siguiente cuadro: Fecha de la verificación complementaria: N/A NC

Descripción de la no conformidad Evidencia obtenida que soporta la ¿Fue eficaz la (se relaciona el numeral de la solución acción? norma y la evidencia del Si/No incumplimiento) No conformidades mayores identificadas en esta auditoría N/A N/A N/A No conformidades pendientes de la auditoría anterior que no se solucionaron N/A N/A N/A No conformidades detectadas en esta auditoría que fueron cerradas N/A N/A N/A

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8. RECOMENDACIÓN DEL EQUIPO AUDITOR DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-001 SI Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda mantener el alcance del certificado o del Sistema de Gestión Se recomienda renovar el certificado del Sistema de Gestión Se recomienda ampliar el alcance del certificado del Sistema de Gestión Se recomienda reducir el alcance del certificado Se recomienda reactivar el certificado Se recomienda actualizar el certificado del Sistema de Gestión Se recomienda restaurar el certificado, una vez finalice el proceso de renovación Se recomienda suspender el certificado Se recomienda cancelar el certificado Nombre del auditor líder: David Barahona P. Fecha

NO

X

X

2018

9. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME Anexo 1 Plan de auditoría ES-P-SG-02-F-002 (Adjuntar el plan a este formato) Anexo 2 Información específica de esquemas de certificación de sistema de gestión Anexo 3 Correcciones, análisis de causa y acciones correctivas Aceptación de la organización firmada.

07

06

X N/A X

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ANEXO 1 PLAN DE AUDITORIA EMPRESA:

INVERSIONES MARTINEZ CASTAÑEDA S.A.S LICEO BOGOTA.

Dirección del sitio : Calle 1 No. 40 A -69 Bogotá D.C., Cundinamarca, Colombia Representante de la organización:

Yorvin Contreras Sanchez

Cargo:

Coordinador de Sistemas de Gestión

Correo electrónico

[email protected]

Alcance: Prestación de servicios de educación para los grados de preescolar y básica primaria. CRITERIOS DE AUDITORÍA

NTC ISO 9001:2015 + la documentación del Sistema de Gestión

Tipo de auditoría :  INICIAL U OTORGAMIENTO  SEGUIMIENTO  RENOVACION  AMPLIACIÓN  REDUCCIÓN  REACTIVACIÓN  EXTRAORDINARIA  ACTUALIZACIÓN  Si Aplica toma de muestra por multisitio:  No Existen actividades/procesos que  Si requieran ser auditadas en turno  No nocturno:

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Con un cordial saludo, enviamos el plan de la auditoría que se realizará al Sistema de Gestión de su organización. Por favor indicar en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atenderán cada entrevista y devolverlo al correo electrónico del auditor líder. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoría le agradezco invitar a las personas del grupo de la alta dirección y de las áreas/procesos/actividades que serán auditadas. Para la reunión de apertura le solicitamos disponer de un proyector para computador y sonido para video, si es necesario, (sólo para auditorías de certificación inicial y actualización). En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarlas previamente al inicio de la auditoría y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios para el equipo auditor. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoría será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor de ICONTEC. El idioma de la auditoría y su informe será el español. Los objetivos de la auditoría son:  Determinar la conformidad del sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.  Determinar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización cumple los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión.  Determinar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización puede tener expectativas razonables con relación al cumplimiento de los objetivos especificados.  Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión. Las condiciones de este servicio se encuentran indicadas en el Reglamento de certificación de sistemas de gestión R-SG-001. Correo Auditor Líder: David Barahona P. (DB) [email protected] electrónico Auditor: No aplica Auditor No aplica Experto técnico: No aplica

Fecha/ Sitio (si hay más de uno)

Hora de inicio de la actividad de auditoría

Hora de finalización de la actividad de auditoría

PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR

EQUIPO AUDITOR

08:00

08:30

Reunión de apertura

DB

08:30

10:00

Direccionamiento Requisitos: 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2,5.3, 6.2, 6.3, 7.4, 9.3

DB

2018-05-24 DIA UNO

CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la auditoría)

Raul Martinez, Maria Teresa Castañeda, Janeth Figueroa, Laura Lamprea, Yorvin Contreras Janeth Figueroa, Laura Lamprea, Yorvin Contreras

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Fecha/ Sitio (si hay más de uno)

Hora de inicio de la actividad de auditoría

Hora de finalización de la actividad de auditoría

PROCESO / REQUISITOS POR AUDITAR

EQUIPO AUDITOR

CARGO Y NOMBRE (Todas las personas que serán entrevistadas en la auditoría)

10:00

12:00

Académico Requisitos: 7.1.6, 8.1, 8.3, 8.5, 8.6, 8.7

DB

12:00

13:00

Receso

DB

13:00

14:30

14:30

16:30

16:30

17:00

Balance

DB

08:00

09:30

Compras Requisitos: 8.4

DB

Liliana Molina, Laura Lamprea, Yorvin Contreras.

DB

Yorvin Contreras, Laura Lamprea, Janeth Figueroa.

DB

Auditor líder y equipo auditor

DB

Todas las personas entrevistadas en la auditoría

09:30

10:30

10:30

11:30

11:30

12:00

2018-05-25 DIA DOS

Admisiones Requisitos: 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4 Gestión de Calidad Requisitos: 4.4, 6.1, 7.4, 7.5, 9.1, 9.2, 10

Verificación de evidencias para el cierre de no conformidades de la auditoria anterior. Requisitos: 7.2 Verificación del uso del logo en los diferentes medios de publicidad usados por la empresa. + Preparación informe de auditoría Reunión de cierre

Janeth Figueroa, Laura Lamprea, Yorvin Contreras

DB

Janeth Figueroa, Liliana Molina, Laura Lamprea, Yorvin Contreras

DB

Laura Lamprea, Yorvin Contreras

Observaciones: La metodología de la auditoría será mediante el uso del ciclo PHVA. Se hará el seguimiento a las acciones correctivas planteadas para las no conformidades pendientes y/o a los aspectos por mejorar establecidos en la auditoría anterior, por lo que se requieren las evidencias documentadas de las acciones realizadas para efectuar el cierre respectivo. Se verificarán los registros de las quejas y reclamaciones recibidas de los clientes. Durante toda la auditoría se verificarán control de la información documentada [7.5.3], política [5.2], acciones para abordar riesgos y oportunidades [6.1], objetivos [6.2], roles, responsabilidades y autoridades [5.3], competencia [7.2], seguimiento y medición de los procesos [9.1.1], acción correctiva [10.2] y mejora continua [10.3]. EL PRESENTE PLAN PUEDE SER MODIFICADO, UNA VEZ SE RECIBA LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA Indicar si esta auditoría es testificada por un Organismo de Acreditación. N/A Para el balance diario de información del equipo auditor le agradecemos disponer de una oficina o sala, así como también de acceso a la documentación del sistema de gestión. Fecha de emisión del plan de auditoría:

2018-05-07

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ANEXO 3 - CORRECCIONES, CAUSAS Y ACCIONES CORRECTIVAS.  Se recibió la propuesta de correcciones, análisis de causas y acciones correctivas para la solución de no conformidades el 2018-06-01 y recibieron observaciones por parte del auditor líder.  Las correcciones, análisis de causas y acciones correctivas propuestas por la organización, fueron aceptadas por el auditor líder el 2018-06-01. No. 1 de 6

SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA No - Conformidad Mayor X

No - Conformidad Menor

Norma(s): NTC-ISO 90001:2015

Requisito(s): 4.2 a,b

Descripción de la no conformidad: No se evidencia que la organización determine las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad ni los requisitos de estas partes interesadas que son pertinentes para el sistema de gestión de la calidad. Evidencia: Si bien se determina las necesidades de los estudiantes, padre y docentes dentro del manual de convivencia, no se evidencia que se determine las demás partes interesadas como el grupo empresarial, proveedores, entidades de control. No se evidencia que se tenga determinada las expectativas para las partes interesadas. Corrección Evidencia de Implementación Inclusión como entrada a la revisión gerencial las partes Procedimiento interesadas, cuyo aspecto es fundamental de seguimiento y PR-01-19 verificación. Partes interesadas Creación del procedimiento de las partes interesadas, involucrando su identificación, importancia, expectativa o nivel interés para la institución educativa.

Fecha 29/06/2018

Revisión por la dirección

Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de pescado, etc…). La institución no realizo una identificación de las partes interesadas desde la perspectiva de los actores que pueden impactar en la prestación del servicio educativo y aquellas que tiene expectativas en conexión con los resultados de la gestión educativa. No se contemplaron los factores que influyen para lograr la satisfacción del cliente como proveedores, terceras partes, accionistas, entre otros. Dentro de los procedimientos, no se contempla un procedimiento que determine la identificación de las partes interesadas, la identificación de requisitos de las partes y su impacto en la calidad de la prestación de los servicios de la institución Acción correctiva Evidencia de Fecha Implementación Se crea el procedimiento PR-01-19, titulado partes interesadas Procedimiento 29/06/2018 el cual establece la identificación de partes interesadas que PR-01-19 Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización. ES-P-SG-02-F-025 Versión 14

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afectan la calidad y prestación del servicio, se identifican los requisitos de las partes interesadas y graduación del impacto que estas partes interesadas tienen frente a la prestación del servicio. Se crea una matriz de requisitos de las partes interesadas las cuales servirán de entrada para la revisión Gerencial. Se incluye dentro de las entradas de la revisión Gerencia y la caracterización de la gestión de la Dirección los requisitos de las partes interesadas.

Partes interesadas Revisión por la dirección

FR-02-50 Evaluación de capacitaciones MT-01-10 Partes interesadas

Se realiza una capacitación del procedimiento PR-01-19 a los directivos de la organización, consejo académico y administrativos.

No. 2 de 6

SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA No - Conformidad Mayor X

Norma(s): NTC-ISO 90001:2015

No - Conformidad Menor

Requisito(s): 8.2.3.1 c

Descripción de la no conformidad: No se evidencia la organización lleve a cabo la revisión de los requisitos establecidos por la Institución, antes de llevar a cabo la prestación del servicio de educación. Evidencia: En las carpetas de los siguientes estudiantes se evidenció: Estudiantes Matías Caro Garzón

Grado Transición

Observaciones Hoja de matrícula sin registro de número y folio, contrato de matrícula, aceptación manual de convivencia, principios filosóficos, con espacios en blanco. No se verificó referencias del padre. Gabriela Rubio Celis Primero Hoja de matrícula sin registro de número y folio, contrato de matrícula, aceptación manual de convivencia, con espacios en blanco. Nicolas Ricardo Mendez Cuarto Hoja de matrícula sin registro de número y folio, contrato de matrícula, aceptación manual de convivencia, con espacios en blanco. No se verificó referencias del padre. Corrección Evidencia de Fecha Implementación 29/06/2018 FR-01-102 Adoptar revisión de carpetas con una mayor periodicidad y una Check List Students verificación más profunda, identificando la actualización y archivo de la documentación faltante.

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización. ES-P-SG-02-F-025 Versión 14

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Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de pescado, etc…). El colaborador no recibió de forma adecuada la formación de inducción y la entrega del puesto de trabajo, así como evidencia de la ejecución dentro de su carpeta personal. No se hizo seguimiento detallado a todas las carpetas de los estudiantes, así como no se encontró responsable de la supervisión y verificación de cumplimiento a este proceso. Dentro de las actas de paz y salvo al personal no se evidencia las tareas pendientes o labores de seguimiento que debe adoptar y que sirva como guía para el nuevo colaborador de la institución. Acción correctiva Se define que en las carpetas del personal se debe encontrar el manual de funciones completamente firmado y diligenciado, así como el formato de inducción y reinducción Dentro del formato de inducción y reinducción se dejará un apartado donde se especifique la revisión del acta del paz y salvo del anterior colaborador. Se designa a la vicerrectora como encargada de la supervisión, verificación y acompañamiento a la secretaria general con el cumplimiento de los requisitos establecidos de la institución antes de la prestación del servicio.

Evidencia de Implementación

Fecha

FR-01-102 Check List Students

29/06/2018

FR-01-85 Lista de chequeo documentación personal

FR-01-42 Inducción y reinducción

FR-01-06 Manual de funciones

No. 3 de 6

SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA No - Conformidad Mayor X

No - Conformidad Menor

Norma(s): NTC-ISO 90001:2015

Requisito(s): 8.3.1

Descripción de la no conformidad: No se evidencia la adecuación del proceso de diseño y desarrollo para asegurarse de la posterior prestación del servicio.

Evidencia: En el procedimiento de diseño y desarrollo académico PR-02-15 no se evidencia su actualización a la versión 2015 en relación a: Planificación: las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y desarrollo de los productos y servicios; la necesidad de la participación activa de los clientes y usuarios en el proceso de diseño y desarrollo. Elementos de entrada: normas o códigos de prácticas que la organización se ha comprometido a implementar; las consecuencias potenciales de fallar debido a la naturaleza de los productos y servicios. Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización. ES-P-SG-02-F-025 Versión 14

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Corrección

Evidencia de Implementación PR-02-15 Diseño y desarrollo académico

Se actualizará el procedimiento de diseño y desarrollo académico PR-02-15 según la versión vigente.

Fecha 29/06/2018

Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de pescado, etc…). No se realizó actualización del procedimiento y ajuste según los requisitos y sus literales al procedimiento diseño y desarrollo. En el proceso de auditoría no se verifico la actualización puntual de procedimiento de diseño y desarrollo ajustando los elementos de entrada contemplados en la actualización de la norma. Acción correctiva Revisión del procedimiento PR-02-12 desarrollo y diseño ajustando los requisitos de entrada según norma ISO 9001:2015.

Evidencia de Implementación PR-02-12 Diseño y desarrollo.

Fecha 29/05/2018

FR-01-08 Dentro de la auditoría interna se verifica los numerales conforme al proceso de diseño y desarrollo.

Plan de auditoría interna

Se realiza capacitación al consejo académico y directivo acerca de la actualización del procedimiento de diseño y desarrollo PR-02-12.

FR-02-50 Evaluación de capacitaciones

No. 4 de 6

SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA No - Conformidad Mayor No - Conformidad Menor

Norma(s): NTC-ISO 90001:2015

Requisito(s): 9.3.2

Descripción de la no conformidad: No se evidencia que revisión por la dirección incluya todas las entradas establecidas por la norma.

Evidencia: Se evidencia informe de revisión por la dirección con las entradas establecidas en la NTC ISO 9001:2008, faltando las entradas como los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad, el desempeño de los proveedores externos y la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades.

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Corrección

Evidencia de Implementación Revisión por la dirección

Alinear el procedimiento de la revisión gerencial a la norma NTC ISO 9001:2015

Fecha 29/05/2018

Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de pescado, etc…). No se realizó la transición de las entradas según los nuevos requisitos aplicables a la norma ISO 9001:2015 En el proceso de auditoría interna no se evidencio la actualización de las entradas a los nuevos requisitos aplicables. Acción correctiva Se realiza transición del informe por la revisión gerencial adoptando los cambios de la versión incluyendo las nuevas entradas establecidas por la norma.

Evidencia de Implementación Revisión por la dirección

Fecha 29/05/2018

FR-01-08 Plan de auditoría interna

En la auditoría interna se verifica y evidencia las entradas que propone la actualización de la norma ISO 9001:2015

No. 5 de 6

SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA No - Conformidad Mayor X

No - Conformidad Menor

Requisito(s):

Norma(s): NTC-ISO 90001:2015

8.2.1 c

Descripción de la no conformidad: No se evidencia que la organización asegure los mecanismos de comunicación con el cliente, frente a las quejas reportadas. Evidencia: No se evidencia respuesta para las quejas de los siguientes estudiantes: Grado Kinder Manuel Eduardo Hernández y Silvana Hernández (mellizos) (fecha de la queja 13 y 16 /06/2017) Luisa Fernanda Reina (fecha de la queja 18/05/2017) Corrección

Unificar la información acerca de donde se deben mantener el control y seguimiento de los registros para la comunicación con el cliente. Actualizar el procedimiento de comunicación y estipular los responsables del proceso y el control a seguir.

Evidencia de Implementación PR-02-13 Comunicación

Fecha 29/06/2018

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Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de pescado, etc…). No se evidencia registro detallado y/o descriptivo de las solicitudes de parte de los padres de familia o los estudiantes, así como los planes de acción que se tomaron. No se verificaba de manera detallada todas las PQRS y el control de los registros. La matriz de seguimiento a las PQRS no se ajusta con las evidencias de la información documentada. Dentro de las funciones al cargo no se encontraba estipulado las labores y el cumplimiento de las PQRS, así como el responsable de la ejecución y supervisión. Acción correctiva Evidencia de Fecha Implementación Se reviso el procedimiento y se realizaron los ajustes PR-02-13 29/05/2018 pertinentes según las actividades que se realizan al proceso Comunicación en la institución, como también la actualización de la matriz de seguimiento a las PQRS. MT-01-08 Seguimiento PQRS Se efectúo como responsables de la ejecución del procedimiento de PQRS a la coordinación académica, así FR-01-06 como las labores de supervisión y aprobación a la Manual de funciones Vicerrectora, igualmente se ajustaron los manuales de funciones para ambos encargados. FR-02-50 Evaluación de Se realizo capacitación y entrenamiento del procedimiento de capacitaciones comunicación, así como se evalúa la efectividad de la misma.

No. 6 de 6

SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA No - Conformidad Mayor X

No - Conformidad Menor

Norma(s): NTC-ISO 90001:2015

Requisito(s): 9.2.1 a2

Descripción de la no conformidad: No se evidencia que se haya realizado auditoría interna conforme con los requisitos de la NTC ISO 9001: 2015. Evidencia: La auditoría interna se realizó con base en la NTC ISO 9001:2008. Corrección Para los procesos de auditoría y en el informe final se dejará constancia de la revisión por parte del auditor líder o jefe de área con la aprobación de la labor realizada.

Evidencia de Implementación

Fecha

FR-01-09

29/06/2018

Auditoría Interna

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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

Descripción de la (s) causas (s) (Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porques, espina de pescado, etc…). Dentro del plan de auditoría y la ejecución, no se evidencio la revisión de todos los numerales aplicables a la norma ISO 9001: 2015. Se utilizo como requisito normativo la guía GTC 200 – guía para la implementación de la norma ISO 9001 en establecimientos de educación inicial y formal en los niveles de preescolar, básica y media. No se audito el proceso de auditoría interna, la aplicación conforme a los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Acción correctiva Para la próxima auditoría interna se realiza la migración y/o actualización de la auditoria, ajustándose a los requisitos de la norma ISO 9001:2015. En el informe de auditoría interna se efectúa un apartado donde se evidencia la revisión del ejercicio de auditoría. Se realiza capacitación y entrenamiento de los puntos clave en la transición de la norma ISO 9001:2015 y la efectividad de la misma.

Evidencia de Implementación

Fecha

FR-01-08

29/06/2018

Plan de auditoría interna

FR-01-09 Informe de Auditoría Interna

FR-02-50 Evaluación de capacitaciones

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a terceros sin autorización de la Organización. ES-P-SG-02-F-025 Versión 14

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