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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ Vicerrectorado de Investigación

INFORMÁTICA III TINS Básicos CONTABILIDAD

TEXTOS DE INSTRUCCIÓN BÁSICOS (TINS) / UTP

Lima - Perú

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Informática III

© INFORMÁTICA III Desarrollo y Edición

:

Vicerrectorado de Investigación

Elaboración del TINS

:

Ing. Aurora Patricia Bazán López Ing. Armando Huapaya Sotelo

Diseño y Diagramación :

Julia Saldaña Balandra

Soporte académico

:

Instituto de Investigación

Producción

:

Imprenta Grupo IDAT

Queda prohibida cualquier forma de reproducción, venta, comunicación pública y transformación de esta obra.

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Informática III

El presente material contiene una compilación de obras de Informática publicadas lícitamente, resúmenes de los temas a cargo del profesor; constituye un material auxiliar de enseñanza para ser empleado en el desarrollo de las clases en nuestra institución. Éste material es de uso exclusivo de los alumnos y docentes de la Universidad Tecnológica del Perú, preparado para fines didácticos en aplicación del Artículo 41 inc. C y el Art. 43 inc. A., del Decreto Legislativo 822, Ley sobre Derechos de Autor”.

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Informática III

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Informática III

Presentación En el mundo globalizado de estos tiempos, profesionales de diferentes Especialidades concurren aceleradamente a hacer uso de las tecnologías de información y comunicación para desempeñarse apropiadamente en el espacio de exigencias del mundo moderno. Es así que el presente texto, plasma la preocupación institucional de innovación del aprendizaje educativo universitario, actualizado en concordancia a las exigencias de estos tiempos; comprende temas concurrentes a la enseñanzaaprendizaje de Informática. Esta primera edición cuidadosamente recopilada, de diferentes fuentes bibliográficas, de uso frecuente en Informática, está compuesta en relación al sillabus de la Asignatura de Informática III; para alumnos del cuarto ciclo de la Carrera de Contabilidad. La conformación del texto ha sido posible gracias al esfuerzo académico y experiencia profesional de los Ing. Patricia Bazán López y Armando Huapaya Sotelo; está ordenado en 9 capítulos, cuyas descripciones genéricas son como sigue: Capítulo I En este capítulo se muestra la Teoría de Access XP, el cual es un generador de base de datos que permite crear tablas relacionales, genera consultas, formularios, informes y otros objetos. Capítulo II Se desarrolla el concepto de sistema informático, sus características, clasificación, así como la descripción de las organizaciones como sistemas. Capítulo III Se presenta el concepto de información, dato y la función de la información. Capítulo IV Se expone el concepto de sistemas de información, así como las actividades básicas que realiza: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

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Informática III

Capítulo V Se estudia el ciclo de vida de un sistema de información, sus fases y el método de desarrollo por análisis estructurado. Capítulo VI Se expone el proceso de toma de decisiones, así como sus cuatro funciones administrativas: planeación. Organización,dirección y control. Capítulo VII Se trata los conceptos básicos del análisis de sistemas, los objetivos del análisis y se muestra un caso práctico de análisis para un sistema de estado de cuentas. Capítulo VIII Se desarrolla el concepto, importancia y símbolos de un diagrama de flujo, así como las aplicaciones del método de la burbuja y la búsqueda secuencial y binaria. Capítulo IX Se presenta el concepto de diccionario de datos, las razones para su utilización y la notación que se emplea para describir una estructura de datos. Finalmente al cerrar estas líneas descriptivas, el agradecimiento institucional a los Ing. Patricia Bazán López y Armando Huapaya Sotelo, por su contribución acuciosa en la elaboración del texto que nos ocupa; así mismo el agradecimiento a aquellos profesores que han contribuido con sus apreciaciones.

Lucio Heraclio Huamán Ureta Vicerrector de Investigación

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Informática III

Índice Capítulo I Access XP................................................................................................................................... Base de Datos Relacionales ..................................................................................................... Creación de una Base de Datos usando la Vista Diseño cargando Access..................... Insertar y Eliminar Registros en la Tabla............................................................................... Relación entre Tablas de una Base de Datos ........................................................................ Formularios ................................................................................................................................ Informes en Access ...................................................................................................................

13 13 14 26 26 40 50

Capítulo II Teoría General de Sistemas...................................................................................................... Introducción................................................................................................................................ Sistema......................................................................................................................................... Las Organizaciones como Sistemas....................................................................................... Modelos de Organizaciones.....................................................................................................

61 61 63 68 69

Capítulo III Información................................................................................................................................. Dato..............................................................................................................................................

73 73

Capítulo IV Sistemas de Información .......................................................................................................... Entrada de Información ............................................................................................................ Tipos y Usos de los Sistemas de Información...................................................................... Evolución de los Sistemas de Información...........................................................................

77 77 79 82

Capítulo V Ciclo de Vida de un Sistema de Información....................................................................... Ciclo de Vida Clásico del Desarrollo de Sistemas............................................................... Método de Desarrollo por Análisis Estructurado................................................................. Ciclo de Vida Basado en Prototipos....................................................................................... Método de Prototipo de Sistemas ...........................................................................................

87 88 90 92 93

Capítulo VI Proceso de Toma de Decisiones ............................................................................................. Seleccionar la Mejor Alternativa............................................................................................. Técnicas para Favorecer la Creatividad................................................................................. Toma de Decisiones..................................................................................................................

95 98 100 101

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Informática III

Limitaciones para la Toma de Decisiones............................................................................. Cualidades Personales para la Toma de Decisiones............................................................

103 105

Capítulo VII Análisis de Sistemas.................................................................................................................. Objetivo del Análisis................................................................................................................. Caso Práctico..............................................................................................................................

109 110 112

Capítulo VIII Diagrama de Flujo de Datos .................................................................................................... Importancia................................................................................................................................. Aplicación: Ordenación por el Método de la Burbuja ........................................................

123 124 126

Capítulo IX Diccionario de Datos................................................................................................................. Razones para su Utilización.....................................................................................................

131 131

Anexos......................................................................................................................................... Diagramas de Flujo ...................................................................................................................

137 139

Diseño de Sistemas de Computación.....................................................................................

145

Terminología ..............................................................................................................................

149

Bibliografía................................................................................................................................

151

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Informática III

Distribución Temática Clase

Semana

Tema Teoría general de sistemas: Introducción. Definición de sistema. Características de los sistemas. Clasificación de sistemas. Elementos de un sistema. Sistemas y subsistemas. Principios generales de los sistemas. Características de los sistemas. Enfoque sistémico. Las organizaciones como sistemas. Modelos de organizaciones. Información. Concepto. Dato. Información. Historia de la información. Función de la información. Tipos de información. Sociedad de la información. Sistemas de información. Concepto de sistemas de información. Tipos y usos de sistemas de información. Evolución de los sistemas de información Estudio de sistemas de información. Introducción. Interacción entre el sistema en estudio con otros sistemas. Relación entre los subsistemas de un sistema en estudio. Ciclo de vida de un sistema de información. Introducción. Ciclo de clásico o tradicional (cascada). Ciclo de vida basado en prototipos. Definición de análisis de sistemas. PROCESO PARA LA TOMA DE DECISIONES Introducción. Toma de Decisiones. Procesos para la toma de decisiones. Etapas de la toma de decisiones. Limitaciones para la toma de decisiones. Cualidades personales para la toma de decisiones. Limitaciones para quienes toman decisiones

1

01

2

01

3

01

4

01

5

01

6-7

01

8

01

Funciones en una organización. Características de la información para apoyar la toma de decisiones.

01

9

01

Revisión – Nivelación

01

10

02

EXAMEN PARCIAL

01

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Hora

01

01

01

01

01

01

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Clase

Semana

Tema

11-12

02

13-14

02

15-16

02

17

01

18

01

Revisión – Nivelación

01

19

02

EXAMEN FINAL

02

Conceptos básicos de análisis. Análisis de sistemas. Objetivos del análisis. Caso Práctico. Análisis estructurado. Método de desarrollo por análisis estructurado. Diagrama de flujo de datos. Definición. Elementos gráficos de un DFD. Guías para dibujar los DFD. Diagrama de flujo de datos de varios niveles. Elementos de un juego de DFD de varios niveles. Diagrama de estructura de datos. Diccionario de datos. Diferencia entre datos y metadatos. Metadatos sobre metadatos. Objetivos Clasificación de los metadatos. Ciclo de vida de los metadatos.

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Hora 02 02

02

01

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PROGRAMA SEMANAL – PRACTICA Clase Nº

Semana

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

Introducción a las bases de datos. Creación de una base de datos usando el asistente. Práctica Calificada Nro. 1 Creación de una base de datos usando la vista diseño. Creación de consultas usando el asistente para consultas.

6-7

6-7

Práctica Calificada Nro. 2 Creación de consultas usando la vista diseño.

04

8

8

Creación de consultas de cálculo.

02

9

9

Revisión – Nivelación

02

10

10

EXAMEN PARCIAL

02

Tema

Horas

02 02 02 02 02

Creación de consultas de agrupación y consultas

11-12 11-12 de duplicados. 13-14 13-14

04

Práctica Calificada Nº3 Creación de Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas Práctica Calificada Nº5

15-16 15-16 Creación de Formularios e Informes

04 04

17

17

Práctica Calificada Nº5

02

18

18

Revisión – Nivelación

02

19

19

EXAMEN FINAL

02

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Informática III

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Informática III

CAPÍTULO I

Access XP Microsoft Access es un sistema de gestión de base de datos el cual pertenece a los sistemas de bases de datos relacionales, en los que los datos se estructuran y organizan mediante tablas de datos distribuidas en filas y columnas. Existen otros tipos de bases de datos a nivel bajo y medio como los sistemas de gestión de base de datos jerárquico y en red los cuales son utilizados en sistemas grandes. BASES DE DATOS RELACIONALES Las bases de datos se organizan en tablas, pero cualquier sistema de base de datos se construye mediante registros que podrían compararse a las fichas de un fichero de una biblioteca, que seria la base de datos o una parte de esta. A su vez, cada registro de la base de datos esta compuesta por campos que vendrían ser los datos de la ficha del fichero biblioteca y que se repiten para cada ficha. Ej.: Una ficha del fichero biblioteca Autor: Joyannes Aguilar

Código: SM 1003.4 2004

Titulo: Algoritmos y Estructura de Datos Editorial: Mc Graw Hill S. A. Año : 2003 No. Pag.: 289 Cuadro No. 1

Como se ve la ficha contiene una serie de datos como el nombre del autor, el titulo del libro, el nombre de la editorial, el año de publicación, el número de páginas y el código asignado por la biblioteca; cada uno de estos elementos representa un campo en nuestra tabla de datos y el registro lo conformaría todo el conjunto de datos de la ficha, por lo tanto la tabla de datos estaría conformada por el conjunto de fichas como ésta.

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Informática III

La forma de representar estos datos mediante bases de datos relacionales es la tabla que contiene en sus filas y columnas los datos que la llenan. Por ejemplo, tenemos aquí una tabla para el almacenamiento de los datos de la biblioteca:

CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS USANDO LA VISTA DISEÑO CARGANDO ACCESS Y CREANDO UNA BASE DE DATOS Para iniciar Access debemos ir al menú inicio, programas, Microsoft Office y luego Microsoft Access tal como lo muestra la Figura 1.

Figura 1.- Modo de ingreso a Ms-Access

Luego aparecerá una pantalla como la Figura 2 en la que debemos elegir del menú, al lado derecho de la pantalla, en la sección Nuevo: base de datos en blanco y va a aparecer una ventana pidiendo que se ingrese el nombre de la base de datos. Aquí también podemos seleccionar la unidad de disco o carpeta en la que vamos a guardar nuestra base de datos (Figura 3)

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Figura 2. Ventana Inicial

Figura 3. Ventana para ingreso de nombre

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Al dar clic en el botón Crear nos mostrará la siguiente ventana llamada Ventana de Base de Datos que muestra un menú al lado izquierdo con las operaciones posibles dentro de la base de datos. El aspecto que muestra esta ventana podemos verlo en la figura 4:

Figura 4. Ventana de base de datos

Como vemos existen varias opciones dentro del menú objetos: a) Tablas: Podemos definir tabla como un conjunto de registros y también que las tablas son los cimientos sobre los que se construyen las bases de datos, ya que estas contienen los datos que utilizaremos para trabajar con el resto de las funciones. b) Consultas: Las consultas son cuestiones que se plantean a la base de datos para obtener ciertos resultados, normalmente mediante un ejemplo. Las consultas generalmente generan un listado con el resultado de la cuestión que se ha planteado sobre una base de datos. c) Formularios: Son plantillas cuya finalidad es el modelado de los datos de una base. El resultado de la creación de un formulario es que Access permitirá introducir y editar los datos de una tabla, o incluso de la base de datos completa.

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d)

e)

f)

Informes: Es otra plantilla que utiliza los datos de las tablas o consultas para generar un enunciado que suele ir destinado a la impresora. Los informes se forman mediante un texto común y datos extraídos de las tablas o consultas. Macros: Es una función compleja que se ha construido partiendo de otras mas simples. Se puede diseñar macros de tal forma que al pulsar una tecla Access pueda realizar varias operaciones de forma automática. Módulos. Un modulo es una parte de un programa realizado con un lenguaje de programación que proporciona Access.

Por defecto en la ventana de Base de datos aparece seleccionado por defecto la opción Tablas y al lado derecho de esta hay tres opciones: a) Crear una Tabla en Vista Diseño b) Crear una Tabla utilizando el Asistente c) Crear una Tabla introduciendo datos Al seleccionar la opción “a” nos muestra una pantalla como la Figura 5. 1. Nombre de campo: En las diferentes filas de esta columna se van introduciendo los identificadores de los campos. Estos pueden tener un tamaño máximo de 64 caracteres. 2. Los tipos de datos que maneja Access son: a) Texto: Este tipo esta predispuesto a recibir datos textuales con cualquier combinación de caracteres. Tiene un tope de almacenamiento de 255 caracteres de tamaño. Ejemplos clásicos de este tipo de dato son Código, Nombres, Apellidos, Direcciones o Teléfonos. b) Memo: Es capaz de contener datos de tipo texto como el anterior, sin embargo se diferencia del tipo texto en que su capacidad de almacenamiento de texto es mucho mayor (hasta 32,000 caracteres). c) Numérico: Se utiliza este tipo de datos para almacenar cualquier cifra con la que se puede llevar operaciones matemáticas o de cálculo. Ej.: sueldo, edad, notas, etc. d) Fecha/Hora: Se utiliza en las tablas en las que se tenga que incorporar datos horarios o de fecha. El formato de la fecha o de la hora puede ser de varios tipos, pero normalmente suelen trabajarse con cifras (Ej.: 0906-07) e) Moneda: Tiene las mismas características que el tipo numérico pero incorpora el detalle de añadir el símbolo monetario establecido en el sistema. f) Auto numérico: Se utilizan para llevar algún tipo de recuento que Access incrementa automáticamente en cada registro nuevo que se incorpore a la tabla. g) Si/No: Es un tipo de dato lógico. Se utiliza para datos que se definen claramente conteniendo solo el datos Verdadero (Si) o Falso (No).

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h) Objetos OLE: Este tipo de dato pede contener información que provenga de otras aplicaciones Windows. Ej.: datos de programas como Paint o la grabadora de sonido, de modo que estaremos añadiendo a un registro un sonido o una imagen que proviene de otro programa ajeno a Access. i) Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: texto a mostrar: el texto que aparece en un campo o control. dirección: ruta de acceso de un archivo (ruta UNC) o una página (dirección URL). subdirección: posición dentro del archivo o la página. sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. La forma más sencilla de insertar una dirección de hipervínculo en un campo o control es hacer clic en el comando Hipervínculo del menú Insertar. Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres. j) Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas, que crea un campo de búsqueda. Al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él. Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervínculo puede contener hasta 2048 caracteres. Cada tipo de campo tiene sus propiedades (Ficha General) que aparece en la parte inferior de la pantalla. Estas propiedades poseen características predefinidas por Microsoft. Veamos a continuación la utilidad que tiene cada propiedad y sus correspondientes características predefinidas: a) b) c) d)

Tamaño de campo: Establece cual será el tamaño máximo del campo en cuestión. Formato: Con esta propiedad se establece la forma automática en que aparecerá el dato. Mascara de Entrada: Permite añadir una plantilla para escribir los datos. Titulo: Cuando se rellena una tabla, poder ver en las columnas los nombres de los campos; sin embargo, esos nombres, que son realmente los - 18 -

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e)

f) g) h) i)

j)

identificadores de los campos, pueden sustituirse por otros rótulos solo a efecto de presentación. Valor predeterminado: Si se escribe un valor predeterminado, Access lo asignara automáticamente al campo en cuestión cuando se vaya a rellenar los registros de una tabla. Regla de validación: Esta propiedad limita el dato que el usuario desee incorporar. Texto de validación: Contiene el mensaje de error que aparecerá si se quebranta la regla de validación. Requerido: Si elegimos Si en el campo requerido, será obligatorio añadir un dato para cada registro de la tabla que contenga ese campo. Indexado: Esta es una de las formas de crear índices para las tablas. Consiste en activar el dato Si (con duplicados) o Si (sin duplicados). El campo sobre el que se indexa será el que lleve el orden de clasificación de la tabla. Lugares decimales: En los campos numéricos podemos modificar esta propiedad cuyo fin el establecer la cantidad de cifras decimales que puede contener el campo numérico en cuestión.

Descripción: Lo que escribamos en esta columna es opcional y simplemente aclaratorio para el usuario. En este campo podemos describir la función que tendrá el campo de la tabla. Al seleccionar la opción Crear tabla en vista diseño ingresaremos la estructura de nuestra tabla trabajador: Nombre de campo Codtra apell nom bas bon des codcat codprof codec

Tipo de Dato Texto Texto Texto Moneda Moneda Moneda Texto Texto Texto Tabla 1

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Longitud 8 20 10 8 8 8 1 1 1

Decimales

2 2 2

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Figura 5. Ventana diseño de tabla

Luego de ingresar los nombres de campos, tipo de datos y descripción seleccionaremos un campo clave. Una clave es un dato que define por so solo a un registro de una tabla. Al crear una tabla debe indicarse cual va a ser su campo clave. Para ello, debe definirse un campo del que se sabe con certeza que no se repetirá en ninguno de los registros de la tabla, ya que, para poder definir íntegramente al registro, debe ser un dato único en la tabla. Para el ejemplo seleccionaremos como campo clave el código del trabajador (codtra), ya que el código del trabajador es un campo único; en otras palabras sólo hay un trabajador con un determinado código (Figura 6).

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Informática III

Figura 6. Asignación de clave principal

Después de señalar nuestro campo clave, debemos guardar la tabla de datos (Figura 7). Para nuestro ejemplo se llamará trabajador (Figura 8).

Figura No. 7. Grabación de tabla

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Informática III

Figura No. 8. Asignación del nombre de la tabla

Luego veremos en la ventana de Base de datos la tabla trabajador creada (Figura 9).

Figura 9. Ventana base de datos

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Informática III

Luego, podemos crear de la misma forma otras tablas auxiliares. Para nuestro ejemplo crearemos las tablas Categoría, Profesión y EstadoCivil: Tabla Categoría: Nombre de campo Codcat Nomcat

Tipo de dato Texto Texto

Ancho 1 15

Tabla No. 2

Tabla Profesión: Nombre de campo Codprof Nomprof

Tipo de dato Texto Texto

Ancho 1 15

Tabla No. 3

Tabla EstadoCivil: Nombre de campo Codec Nomec

Tipo de dato Texto Texto

Ancho 1 15

Tabla No. 4

Ahora procederemos a ingresar datos a nuestra tabla trabajador para ello seleccionamos en la ventana de base de datos la tabla trabajador y en la barra de herramienta de esta ventana hacemos clic en la opción Abrir (Figura 10).

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Informática III

Figura 10. Ventana de base de datos

Figura 11. Registros de la tabla trabajador

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Informática III

En la Figura Nº11 vemos los datos ingresados en la tabla trabajador, de la misma forma ingresamos los datos a las demás tablas: Tabla Categoría:

Figura 12. Registros de la tabla categoría

Tabla Estado Civil:

Figura 13. Registros de la tabla Estado Civil

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Tabla Profesión:

Figura 14. Registros de la tabla Profesión

INSERTAR Y ELIMINAR REGISTROS EN LA TABLA Para insertar nuevos registros se selecciona en la barra de menú la opción insertar y luego nuevo registro. Se abre la tabla y luego se selecciona el registro que se quiere eliminar y luego en la barra de menú se elige la opción Edición y luego eliminar. RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS Dos tablas de una base de datos pueden estar relacionadas, es decir dos tablas de una base de datos pueden tener un campo (o varios) común. Su utilidad consiste en aumentar la facilidad de creación de consultas y otras funciones que utilizaran los datos de ambas tablas para obtener una información mas completa. La relación entre dos tablas aumenta la productividad y potencia de una sistema de base de datos, ya que conociendo el dato en común, es posible tener acceso a los registros completos de todas las tablas que contenga ese campo común. Veamos el siguiente ejemplo. Tenemos las tablas Trabajador, Categoría, Profesión y Estado Civil en nuestra base de datos Empresa.

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Informática III

Existe un campo común entre la tabla Trabajador y la tabla categoría llamado codcat, también existe un campo común entre la tabla Trabajador y la tabla profesión llamado codprof, igualmente existe un campo común entre la tabla Trabajador y la tabla Estado Civil llamado codec. En Access para relacionar tablas seleccionamos en la barra de menú la opción Herramienta y luego Relaciones tal como muestra la figura siguiente:

Figura 15

Luego nos muestra la ventana Mostrar tabla (Figura 16) en donde seleccionaremos una a una con el botón Agregar las tablas que vamos a relacionar:

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Informática III

Figura 16

Al cerrar la ventana mostrar Tabla, en la ventana de Relaciones tendremos todas las tablas que hemos seleccionado (Figura 17).

Figura 17

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Informática III

Para relacionar la tabla Trabajador con la tabla Categoría, apuntamos con el mouse en el campo codcat de la tabla Categoría y arrastramos hacia el campo codcat de la tabla Trabajador; al soltar el botón de mouse se abrirá la ventana Modificar relaciones. En esta ventana hay un botón de Tipo de combinación que nos muestra las tres opciones de relaciones que podemos aplicar (Figura 19). Opción 1: Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. Opción 2: Incluir TODOS los registros de ‘categoría’ y sólo aquellos registros de ‘trabajador’ donde los campos combinados sean iguales. Opción 3: Incluir TODOS los registros de ‘trabajador’ y sólo aquellos registros de ‘categoría’ donde los campos combinados sean iguales. Por defecto está seleccionada la opción 1, que es la opción a aplicar en este caso; por lo tanto damos un clic en Crear y se observa que automáticamente aparece una línea de relación entre estas dos tablas.

Figura 18

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Figura 19

De la misma forma procedemos a crear las otras relaciones hasta obtener la relación de la Figura 20:

Figura 20

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ELIMINAR UNA RELACIÓN Para eliminar una relación se debe seleccionar la línea de relación y luego pulsar la tecla suprimir. CONSULTAS Las consultas son cuestiones sobre las que se interroga a una o varias tablas de Access con el fin de conocer la respuesta en base a la información de las tablas que tenga una base de datos. Para crear una consulta hacemos clic en la opción consultas de la sección objetos y luego seleccionamos Crear una consulta en vista de diseño:

Figura 21

Luego se abre la ventana de consulta con una ventana más pequeña Mostrar tabla, de donde agregaremos las tablas con las que queremos trabajar para nuestra consulta:

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Informática III

Figura 22

Al seleccionar las tablas se muestra en la parte superior las tablas relacionadas y en la parte inferior se muestra la zona donde vamos a configurar la consulta que deseamos hacer. Esta zona tiene las siguientes partes: a) b) c) d) e) f)

Campos: Nos permite elegir en cada celda los nombres de los campos que queremos que aparezca en nuestra consulta. Tablas: Nos permite elegir en cada celda los nombres de las tablas a la que pertenece cada campo que hemos elegido. Orden: Nos permite elegir si la ordenación por determinado campo va a ser en forma ascendente, descendente o sin orden. Mostrar: Nos permite hacer un check o no sobre el o los campos que deseamos visualizar en nuestra consulta. Criterios: Nos permite indicar la condición en el campo elegido para hacer la consulta. O: Permite indicar otra condición, alterna en el campo elegido. Funciona como operador O lógico.

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Informática III

Figura 23

En la figura 24 se muestra en la zona de configuración para la consulta los campos y la tabla de datos elegida en cada columna.

Figura 24

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Informática III

Figura 25

Como todos los campos están con la opción mostrar con un Check, al hacer clic en el botón Vista de la barra de herramienta observamos que todos los registros se visualizan:

Figura 26

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Informática III

Podemos guardar la consulta como un archivo, al cerrar la tabla de consulta con un nombre.

Figura 27

Se puede realizar todas las consultas que queramos y guardarlo en nuestro disco con un nombre de archivo. Por ejemplo en esta consulta queremos que nos muestre a todos los trabajadores cuyos apellidos empiecen con la letra “P”:

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Informática III

Figura 28

Figura 29

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Informática III

En esta otra consulta queremos que nos muestre todos aquellos trabajadores cuyo apellido empiece con la letra “P” o “M”:

Figura 30

Figura 31

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Informática III

En este otro ejemplo, queremos que nos muestre todos aquellos trabajadores cuyos apellidos empiecen con la letra “M”, y su sueldo básico sea mayor a 1000 nuevos soles y su bonificación sea mayor o igual a 400 nuevos soles.

Figura 32

Figura 33

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Informática III

Otro ejemplo de consulta, nos muestra a todos los trabajadores cuyo básico es mayor a 1000 nuevos soles y bonificación mayor o igual a 400 nuevos soles.

Figura 34

Figura 35

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Informática III

FORMULARIOS El formulario en Access es una plantilla que facilita la manipulación de los datos y su construcción puede ser desde muy simple a muy compleja. Existe un Asistente para la creación de formularios en Access de tal forma que este pueda realizarse de una forma fácil y rápida. Para crear un Formulario utilizando el Asistente hacemos clic en la opción Formularios de la zona de objetos, ubicado en la parte izquierda de la pantalla y luego seleccionamos en la parte derecha crear un formulario utilizando el Asistente tal como apreciamos en la figura 36.

Figura 36

Al utilizar el Asistente, el Access nos guiará paso a paso hasta que terminemos de diseñar nuestro formulario: El primer paso es seleccionar los campos que deseamos incluir en el formulario. Estos campos pueden ser de una o más tablas o de consultas. En nuestro caso vamos a seleccionar primero la tabla trabajadores en la zona de tablas/consultas ubicadas a mitad del Asistente, mostrándonos los campos disponibles de esta tabla; seleccionaremos todos los campos disponibles como campos seleccionados haciendo clic en el botón con doble signo mayor. De la misma forma hacemos con las tablas estado civil, profesión y categoría.

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Informática III

Figura 37

El segundo paso del asistente de formulario es “¿Como desea ver los datos?”, en donde existen hasta tres opciones: a)

Como un único formulario: En esta opción se visualizaran todos los datos seleccionados de todas las tablas en único formulario.

Figura 38

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Informática III

b)

Como formularios con sub formularios: En esta opción visualizaremos un formulario contenedor de otros formularios pertenecientes a las otras tablas.

Figura 39

c)

Como formularios vinculados: Se observara dos formularios vinculados de acuerdo a la tabla auxiliar que elija.

Figura 40

- 42 -

Informática III

El paso siguiente es “¿Qué distribución desea aplicar al formulario?”. En donde existen las opciones: En columnas, Tabular, Hoja de Datos, Justificado, Tabla Dinámica y Grafico Dinámico.

Figura 41

a)

En columnas:

Figura 42

- 43 -

b)

Tabular:

Figura 43

c)

Hoja de Datos

Figura 44

d)

Justificado

Figura 45

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Informática III

e)

Tabla Dinámica

Figura 46

f)

Grafico Dinámico

Figura 47

Luego de elegir la distribución a aplicar en el formulario damos un clic en el botón siguiente y pasamos al paso “¿Qué estilo desea aplicar?”; en donde existe una gran cantidad de opciones. El elegir una de ellas es simplemente asunto de estética.

- 45 -

Informática III

Figura 48

Luego de elegir el estilo damos clic en siguiente: “¿Qué titulo desea aplicar al formulario?”. En donde podremos ingresar el titulo que queramos y además podemos elegir un de dos opciones a la pregunta “¿Desea abrir el formulario o modificar el diseño del formulario?”; e incluso podemos seleccionar si queremos mostrar ayuda mientras trabajamos con el formulario.

Figura 49

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Informática III

Para terminar hacemos clic en el botón Finalizar.

Figura 50

Para visualizar el formulario de la figura 51 con estas características hemos elegido formulario único y la distribución Hoja de datos básicamente. Mientras que para visualizar el formulario de la figura 52. Con estas características hemos elegido formularios con sub formularios y la distribución Hoja de datos básicamente.

Figura 51

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Informática III

Mientras si elegimos la opción formularios vinculados y la distribución hoja de datos tendremos una figura como la siguiente:

Figura 52

CREANDO AUTOFORMULARIOS Es un formulario de creación rápida. Los pasos a seguir son los siguientes: a) b)

Seleccionaremos una tabla o consulta que deseamos utilizar para la creación del formulario automático haciendo clic sobre ella. A continuación seleccionaremos el item Autoformulario en el menú Insertar. Esta operación también puede realizarse mediante el botón de la barra de herramienta. Al pulsarlo, se obtiene una lista de elementos en los que se encuentra el autoformulario:

- 48 -

Informática III

Figura 53

Cuando se elige el autoformulario, se obtiene un cuadro con el formulario exponiendo el primer registro de la tabla y listo:

Figura 54

Luego podremos guardar este formulario con un nombre al cerrarlo.

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INFORMES EN ACCESS El modo de tratar los informes es similar al de los formularios que hemos visto. Básicamente, consiste en elegir una tabla de la base de datos para generar después una plantilla, presentara los datos de una página. Por otro lado, en la misma página podremos incorporar funciones automáticas como encabezados y pies de páginas. La ventaja que ofrecen los informes en una presentación impecable que utiliza la información almacenada en las tablas y consultas de la base de datos para generar un mismo documento común, relleno con datos diferentes de los distintos registros de las tabas y consultas. CREAR INFORMES Para crear un informe seleccionaremos la opción informe de la sección objetos tal como se muestra en la figura 55 y luego elegiremos al lado derecho la opción crear un informe utilizando el asistente;

Figura 55

El asistente nos presentara paso a paso las acciones que debemos seguir para elaborar nuestro informe. El primer paso es elegir los campos que deseamos incluir en nuestro informe para ello podemos seleccionar las tablas y/o consultas de nuestra base de datos; para ello al seleccionar cada tabla o consulta en la zona de campos disponibles nos mostrara los campos de cada una de estas y de aquí seleccionaremos aquellos campos que queremos que formen parte de nuestro informe pasándolos como campos seleccionados.

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Figura 56

Luego de pasar elegidos los campos damos un clic en el botón siguiente. En el segundo paso el asistente nos pide como queremos ver los datos agrupados. Note que si elegimos por cualquiera de las tablas auxiliares, los datos serán agrupados según la tabla auxiliar que hemos elegido. Mientras si elegimos por la tabla principal, entonces no va a ver una agrupación especial.

Figura 57

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En el tercer paso, el asistente nos solicita que nivel de agrupación deseamos tener en nuestro informe:

Figura 58

Aquí podemos elegir cualquiera de los campos que nos muestra el asistente al lado izquierdo. En el cuarto paso, el asistente nos solicita que nivel de ordenación e información de resumen deseamos utilizar para los registros de detalle. Aquí podemos elegir uno o mas campos de ordenación (la prioridad es importante), y si la ordenación va a ser en forma ascendente o descendente, tal como se muestra la figura 59.

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Figura 59

Así mismo en este paso podemos hacer un clic en el botón Opciones de resumen…, en la cual podemos seleccionar si queremos ver cálculos que el asistente no puede mostrar en nuestro informe como la suma, el promedio, el valor máximo y/o el valor mínimo de cada campo numérico tal como se muestra en la figura 60.

Figura 60

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Luego podemos hacer un clic en el botón Aceptar y luego en el botón siguiente. En el paso quinto, el asistente nos solicita que distribución deseamos aplicar al informe. El asistente nos muestra al lado derecho las opciones de distribución: En Pasos, bloque, en esquema 1, en esquema 2, Alineado a la izquierda 1 o alineado a la izquierda 2, tal como se muestra en la figura 61.

Figura 61

Incluso se puede escoger la orientación de papel si es vertical (hoja de 80 columnas) o si es horizontal (hoja de 132 columnas) y además mas abajo tenemos la opción de ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pagina. En el paso sexto, el asistente nos solicita que seleccionemos el estilo que deseamos aplicar a nuestro formulario, para ello al lado derecho tenemos las opciones siguientes: casual, compacto, comparativo, formal, gris claro y negrita tal como nos muestra la figura 62.

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Figura 62

En el ultimo paso, el asistente nos solicita primero que ingresemos el titulo que deseamos dar a nuestro informe, por defecto aparece un nombre de campo que hemos seleccionado pero podemos hacer el cambio.

Figura 63

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En este paso también el asistente nos da a elegir entre dos opciones: - Si queremos una vista previa del informe

Figura 64

-O si queremos modificar el diseño del informe:

Figura 65

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Asimismo en este paso nos da la opción de que si queremos mostrar la ayuda mientras trabajamos con el informe. Para terminar hacemos un clic en finalizar. INFORMES AUTOMÁTICOS Para finalizar con la creación de informes, vamos a ver que existe uno de creación rápida denominada Autoinforme. Aquí Access elige por nosotros todos los datos necesarios creando un informe sencillo, para ello elegimos de la barra de menú la opción Insertar y luego Informe y nos mostrará una pantalla como la siguiente:

Figura 66

Access, nos muestra una pequeña ventana en donde podemos seleccionar Autoinformes en columnas y luego seleccionar solo una de las tablas o consulta que tenemos en nuestra base de datos, en nuestro caso seleccionaremos la tabla de datos trabajador y el informe quedaría como en la siguiente figura:

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Figura 67

Al elegir la opción Autoinfomes en tablas y la tabla trabajador, nuestro informe quedaría como en la figura 68.

Figura 68

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Figura 69

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CAPÍTULO II

Teoría General de Sistemas INTRODUCCIÓN Un sistema informático esta formado por el hardware, software y el soporte humano. Un sistema informático emplea un ordenador que usa dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar datos. El ordenador personal o PC, junto con la persona que lo maneja y los periféricos que los envuelven, resultan de por sí un ejemplo de un sistema informático. Internet en cambio NO lo es, es un sistema de redes. Incluso el ordenador más sencillo se clasifica como un sistema informático, porque al menos dos componentes (hardware y software) tienen que trabajar unidos. Pero el genuino significado de "sistema informático" viene mediante la interconexión. Muchos sistemas informáticos pueden interconectarse, esto es, unirse para convertirse en un sistema mayor, cuando se interconectan sistemas informáticos puede haber dificultades debido a la falta de compatibilidad entre los sistemas. Estas dificultades pueden ocurrir por hardware incompatible o sistemas que no son compatibles. Los diseñadores de los distintos sistemas informáticos no necesariamente esperan conseguir interconectar sus creaciones con ningún otro sistema. Los técnicamente eruditos a menudo pueden configurar ordenadores dispares para comunicarse usando un conjunto de reglas y restricciones conocidas como protocolos. Los protocolos tratan precisamente de definir la comunicación dentro de y entre sistemas informáticos distintos pero conectados entre sí. Si dos sistemas informáticos usan los mismos protocolos, entonces podrán ser capaces de interconectarse y formar parte de un sistema mayor. La teoría de sistemas (TS) es una parte específica de la teoría general de sistemas (TGS). La TGS surgió de los trabajos del alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

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Los supuestos básicos de la TGS son: 1. Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y sociales. 2. Esa integración parece orientarse rumbo a una teoría de sistemas. 3. Dicha teoría de sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en ciencias sociales. 4. Con esa teoría de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia. 5. Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en términos de sus elementos separados; su comprensión se presenta cuando se estudian globalmente. La TGS se basa en tres premisas básicas: 1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro sistema más grande. 2. Los sistemas son abiertos: reciben y emiten información. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energía. 3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biológicos y mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones. El interés de la TGS, son las características y parámetros que establece para todos los sistemas. Aplicada a la administración la TS, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a través de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como colectivamente. Desde un punto de vista histórico, se verifica que: • La teoría de la administración científica usó el concepto de sistema hombre-máquina, pero se limitó al nivel de trabajo fabril. • La teoría de las relaciones humanas amplió el enfoque hombre - máquina a las relaciones entre las personas dentro de la organización. Provocó una profunda revisión de criterios y técnicas gerenciales. • La teoría estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado.

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La teoría del comportamiento trajo la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un sistema de decisiones, debido a que todos los participantes de la empresa toman decisiones. Después de la Segunda Guerra Mundial, a través de la teoría matemática se aplicó la investigación operacional, para la resolución de problemas grandes y complejos con muchas variables. La teoría de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones típicas de prestación de servicios, en los que es necesario programar la cantidad óptima de servidores para una esperada afluencia de clientes.

Las teorías tradicionales han visto la organización humana como un sistema cerrado, sin tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación (feedback), básica para sobrevivir. El enfoque antiguo fue débil, debido a: 1) Trató con pocas de las variables significantes de la situación total y 2) Muchas veces se ha sustentado con variables impropias. El concepto de sistemas no es una tecnología en sí. El análisis de las organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra las propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir en un ambiente típico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de materia/energía/información con el ambiente. La TS permite reconceptuar los fenómenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la mayoría de las veces de naturaleza completamente diferente.

SISTEMA Un sistema es: Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo. Operando sobre datos/energía/materia para proveer información/energía/materia CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS Un sistema es un todo organizado y complejo; es un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). - 63 -

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Las características de un sistema son: • Propósito u objetivo Todo sistema tiene uno o varios propósitos. Los elementos y las relaciones, definen una distribución que siempre trata de alcanzar un objetivo. •

Globalismo o totalidad Un cambio en una de las unidades del sistema, producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia. Entropía: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, debido a la pérdida de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el paso del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, porque la información es la base de la configuración y del orden. Homeostasia: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo. CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos: • Sistemas físicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales, como por ejemplo una red de computadoras. • Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas, son intangibles, muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas, como por ejemplo, el raciocinio, la lógica. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos: • Sistemas cerrados No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental, por lo tanto no reciben recursos externos y no producen nada que sea enviado hacia fuera del sistema.

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No existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con poco intercambio de energía y materia con el ambiente que lo rodea. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable. •

Sistemas abiertos Presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Por lo tanto se adaptan para sobrevivir. La estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de autoorganización. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinámico en ese sentido. (Ver Figura 1). La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos y sociales) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, por ejemplo un reloj) -

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El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, es decir lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa. El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no. Un sistema abierto compite con otros sistemas, el sistema cerrado no. Entradas

Ambiente Æ

Información Energía Recursos Materiales

Salidas

Æ

Transformación o procesamiento

Æ

Información Energía Recursos Materiales

Figura 1. Modelo genérico de sistema abierto

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Æ Ambiente

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ELEMENTOS DE UN SISTEMA Los elementos de los sistemas son: Entradas (o insumos - input) Son las entradas al sistema, por ejemplo los datos para una planilla, como son sueldo básico, días trabajados, etc. Salidas (o producto - output) Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios. Procesamiento (o procesador - o throughput) Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que ingresan los insumos y salen los productos. Retroacción (retroalimentación - feedback) Es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada con respecto a un criterio. Ambiente Es el medio que envuelve al sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza.

El principal problema reside en el procesamiento, debido a que permite llegar a las salidas (outputs) Si un sistema no es capaz de transformar los inputs en outputs, éste se colapsa y puede llegar a cambiar en su totalidad, por ejemplo si entre las entradas están los días trabajados y no se puede llegar a obtener el sueldo neto del trabajador, el sistema no servirá porque no se podrá determinar cuando va a recibir el trabajador. El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Los parámetros son constantes que se caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.

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Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí: • •

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Ingestión: Las empresas efectúan compras, adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades. Procesamiento: Los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas. Reacción al ambiente: El animal reacciona a su entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o sino atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus materias primas, clientes, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura. Provisión de las partes: Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados en las funciones que prestan a las diferentes áreas de la empresa como son Administración, Personal, Ventas, Producción y otros, y se les recompensa bajo la forma de sueldos y bonificaciones, que comprenden bonificaciones por costo de vida, por movilidad, por alimentación y otros. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa. Regeneración de partes: Las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Los miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, u otros. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento. Organización: Requiere un sistema de comunicaciones para efectuar el control y la toma de decisiones. En la empresa, se necesita un sistema central, donde las funciones de producción, compras, ventas, mantenimiento, y otras deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, la planeación, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes.

CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS Sistemas naturales: Son los existentes en el ambiente. Sistemas artificiales: Son los creados por el hombre. Sistemas sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin común. Sistemas hombre-máquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos, que a veces se quiere lograr la autosuficiencia. Sistemas abiertos: Intercambian materia y energía con el ambiente continuamente. - 67 -

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Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. Sistemas temporales: Duran cierto periodo de tiempo y posteriormente desaparecen. Sistemas permanentes: Duran mucho más que las operaciones que realiza el ser humano. Sistemas estables: Sus propiedades y operaciones no varían o lo hacen sólo en ciclos repetitivos. Sistemas no estables: Cambian con el tiempo. Sistemas adaptativos: No tienen problemas. Sistemas no adaptativos: Tienen problemas de adaptación por lo tanto pueden ser eliminados o fracasar. Sistemas determinísticos: Interactúan en forma predecible. Sistemas probabilísticos: Presentan incertidumbre. Subsistemas: Sistemas más pequeños incorporados al sistema original. Supersistemas: sistemas extremadamente grandes y complejos.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son: 1.

Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones. La organización es afectada por el ambiente y dicho ambiente incluye fronteras y variables desconocidas y por lo tanto variables que no se pueden controlar. Por ejemplo, el comportamiento de un usuario de un sistema no es totalmente predecible, por lo tanto si el usuario es un gerente dependerá del tiempo que tenga para atender o no a un analista de sistemas que quiera consultar con el gerente determinados aspectos de un sistema. La administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

2.

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de partes menores: las organizaciones son sistemas dentro de otros sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons afirmo “que desde el punto de vista de una organización, esta era parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social”. Según Parsons:

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La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza porque tiene todas las propiedades de cualquier sistema social. La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en intereses para conseguir una meta. Las características de la organización deben ser definidas de acuerdo a la situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar un estado firme, sólo cuando se presentan dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que se produzcan cambios en la empresa, los mismos resultados deben ser alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión con un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados mediante el liderazgo y compromiso.

MODELOS DE ORGANIZACIONES Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización: • • • • • •

La organización debe ser considerada como un sistema abierto. La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples. La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros. Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás. La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas. Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

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MODELO DE KATZ Y KAHN Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes características: -

La organización como un sistema abierto Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características: - Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente. - Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. - Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente. - Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación – transformación - exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso dentro del propio sistema. - Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa. - Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman mediante el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantienen así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura. - Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de - 70 -

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energía del exterior y una exportación continúa de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, es decir un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador. Diferenciación: La organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, es decir a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna. Equifinalidad: Los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, es decir un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. Límites o fronteras: Como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, es decir barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.

Las organizaciones como clase de sistemas sociales Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, las cuales a su vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación, debido a su propia dinámica. Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas es decir que siguen los mismos procedimientos y por lo tanto son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía, lo cual se conoce como negentropía.

CARACTERÍSTICAS DE PRIMER ORDEN Para Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes: 1.

Los sistemas sociales, no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no estén interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte física determinada, - 71 -

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pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes físicas. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un resultado productivo. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, es decir son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre y por lo tanto imperfectos. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social: las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones. La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.

CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima del sistema refleja tanto las normas como los valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, los procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema.

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CAPÍTULO III

Información CONCEPTO La información es un conjunto organizado de datos, que forman un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno, por ejemplo si organizamos datos sobre una ciudad (número de habitantes, densidad de población, nombre del alcalde, etc.) y escribimos por ejemplo, el capítulo de un libro, podemos decir que ese capítulo constituye información sobre esa ciudad. Cuando tenemos que resolver un determinado problema o tenemos que tomar una decisión, empleamos diversas fuentes de información (como podría ser el capítulo mencionado de este libro), y construimos lo que en general se denomina conocimiento o información organizada que permite la resolución de problemas o la toma de decisiones. Según otro punto de vista, la información es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas, e indica mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del pensamiento humano. La información por tanto, procesa y genera el conocimiento humano. Aunque muchos seres vivos se comunican transmitiendo información para su supervivencia, la diferencia de los seres humanos radica en su capacidad de generar y perfeccionar tanto códigos como símbolos con significados que conformaron lenguajes comunes útiles para la convivencia en sociedad, a partir del establecimiento de sistemas de señales y lenguajes para la comunicación. DATO Los datos se perciben mediante los sentidos, éstos los integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia social. La sabiduría consiste en juzgar correctamente cuando, cómo, donde y con qué objetivo emplear el conocimiento adquirido. El ser humano ha logrado simbolizar los datos en forma representativa (lenguaje) para posibilitar el conocimiento de algo concreto y creó las formas de almacenar y utilizar el conocimiento representado. Existe una relación indisoluble entre los datos, la información, el conocimiento, el pensamiento y el lenguaje, por lo que una mejor comprensión de los conceptos sobre información redundará en un aumento del conocimiento, ampliando así - 73 -

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las posibilidades del pensamiento humano, que también emplea el lenguaje -oral, escrito, gesticular, etc.-, y un sistema de señales y símbolos interrelacionados. HISTORIA DE LA INFORMACIÓN En la Edad Media el almacenamiento, acceso y uso limitado de la información se realizaba en las bibliotecas de los monasterios entre los siglos III y XV. • •

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En la Edad Moderna, con el nacimiento de la imprenta (Gutemberg), los libros podían fabricarse en serie. Surgen los primeros periódicos. En el siglo XX, Claude E. Shannon, un ingeniero nacido en Michigan en 1916, publicó en 1948 algunos trabajos relacionados con el tratamiento de la información (teoría de la información). Durante este siglo irrumpe la radio, la televisión e Internet. James Watson y Francis Crick descubrieron los principios de los códigos de ADN, que forman un sistema de información a partir de la doble espiral de ADN y la forma en que trabajan los genes. En los años 40, Jeremy Campbell, definió el término información desde una perspectiva científica, en el contexto de la era de la comunicación electrónica. Norbert Wiener, padre de la cibernética, se encargó de "mantener el orden" en cualquier sistema natural o artificial. Estos avances dieron lugar a una nueva etapa en el desarrollo de la tecnología, en la cual muchos científicos se inspiraron en estos estudios para hacer sus propios aportes a la teoría de la información. Actualmente, ya en el siglo XXI, en un corto período de tiempo, el mundo desarrollado se ha propuesto lograr la globalización del acceso a los enormes volúmenes de información existentes en medios cada vez más complejos, con capacidades ascendentes de almacenamiento y en soportes cada vez más reducidos. La proliferación de redes de transmisión de datos e información, de bases de datos con acceso en línea, ubicadas en cualquier lugar, localizables mediante Internet, permiten el hallazgo de otras redes y centros de información de diferentes tipos en cualquier momento desde cualquier lugar.

FUNCIÓN DE LA INFORMACIÓN 1. Aumentar el conocimiento del usuario. 2. Proporcionar al encargado de la toma de decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección. 3. Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control. Con respecto al tercer punto, la Información como vía para llegar al conocimiento, debe de ser elaborada para hacerla utilizable o disponible, este - 74 -

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proceso empírico se llama Documentación, el cual tiene métodos y herramientas propias. La cantidad de información y el conocimiento desarrollado, aparentemente es enorme y tiene una metodología de recuperación, que eventualmente es infinita o total en un número muy amplio de soportes y sitios y el modelo sistémico de recuperación debe maximizar la búsqueda para asegurar su captura lo más completa posible dentro del entorno de este sistema complejo. Par las búsquedas en Internet y usando dos o más descriptores, los resultados numéricos que dan los motores de búsqueda, que contengan los dos o más términos juntos o muy próximos, ya es una medida de la cantidad de información conseguida y que es en expresión matemática el ln o logaritmo natural de la suma de las interacciones validadas.

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CAPÍTULO IV

Sistemas de Información INTRODUCCIÓN Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa. Los elementos son: el equipo computacional es decir el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. ENTRADA DE INFORMACIÓN Es el proceso en el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos, por ejemplo cuando el subsistema de ventas envía información al subsistema de cobranzas. Las unidades mas comunes de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

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Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes. A continuación se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Información de Control de Clientes: Actividades que realiza un Sistema de Información: Entradas: • Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc. • Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc. • Facturas (interfase automático). • Pagos, depuraciones, etc. Proceso: • Cálculo de antigüedad de saldos. • Cálculo de intereses moratorios. • Cálculo del saldo de un cliente. Almacenamiento: • Movimientos del mes (pagos, depuraciones). • Catálogo de clientes. • Facturas.

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Salidas: • Reporte de pagos. • Estados de cuenta. • Pólizas contables (interfase automática) • Consultas de saldos en pantalla de una terminal. Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la figura 1.2. TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones: 1. 2.

Automatización de procesos operativos. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales

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se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información. Las principales características de estos tipos de Sistemas de Información son: Sistemas Transaccionales Sus principales características son: • A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. • Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. • Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. • Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. • Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. Sistemas de Apoyo de las Decisiones Las principales características de estos sistemas son: • Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. • La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. • Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede necesitar muchos cálculos durante su proceso. • No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión. • Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. • Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

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Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc. Sistemas Estratégicos Sus principales características son: • Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. • Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. • Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. • Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. • Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

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EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los Sistemas de Información en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa. En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación: • • • •

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Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad. El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación. El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación. En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra. Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son: •

Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar. - 82 -

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Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría. El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas. Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc. Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritación de los usuarios. Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: • Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta). • Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc. • El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas. • El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer. • En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, - 83 -

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• •

control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoria de sistemas y programación. Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y que debe estar preparado técnicamente. Se inicia el desarrollo de interfases automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración Las características de esta etapa son las siguientes: • La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. • Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración. • En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. • El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios. • En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. • Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización. Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes: • El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. • Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. • El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes. Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:

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Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección). Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico. En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.

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CAPÍTULO V

Ciclo de Vida de un Sistema de Información El ciclo de vida de un sistema de información es un enfoque que contiene fases del análisis y diseño, sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo específico de actividades del analista y del usuario. James Senn afirma que existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas: El método clásico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas El método de desarrollo por análisis estructurado y El método de construcción de prototipos de sistemas. Cada una de estas estrategias tiene un uso amplio en cada uno de los tipos de empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada. En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en computadoras son el corazón de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones, las empresas consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas de información cuando deciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darán a la competencia. Al establecer los sistemas de información basados en computadoras deben tener la certeza de que se logren dos objetivos principales: que sea un sistema correcto y que este correcto el sistema. Ningún sistema que deje satisfacer ambos objetivos será completamente útil para la gerencia u organización. Si los dispositivos de un sistema de información no se adaptan a su población de clientes, no lograra sus objetivos potenciales. A mismo tiempo, aun cuando se identifiquen precisamente las necesidades del usuario, un sistema de información va tener un valor único si funciona en forma adecuada.

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Los informes y las salidas producidas por el sistema deben ser precisos, confiables y completos. La función del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Es el Proceso de gestión para la creación de un Sistema o software, la cual encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación, estimar es echar un vistazo al futuro y aceptamos resignados cierto grado de incertidumbre. Aunque la estimación, es más un arte que una Ciencia, es una actividad importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen técnicas útiles para la estimación de costes de tiempo. Y dado que la estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del proyecto y sirve como guía para una buena Ingeniería Sistemas y Software. Al estimar tomamos en cuenta no solo del procedimiento técnico a utilizar en el proyecto, sino que se toma en cuenta los recursos, costos y planificación. El Tamaño del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisión de las estimaciones. A medida que el tamaño aumenta, crece rápidamente la interdependencia entre varios elementos del Software. La disponibilidad de información Histórica es otro elemento que determina el riesgo de la estimación. CICLO DE VIDA CLÁSICO DEL DESARROLLO DE SISTEMAS El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de 6 fases: 1) Investigación Preliminar La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona. 2) Determinación de los requerimientos del sistema El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave: ¿Qué es lo que hace el sistema? ¿Cómo se hace? ¿Con qué frecuencia se presenta? - 88 -

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¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones? ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas? ¿Existe algún problema? Si es así ¿Qué tan serio es? ¿Cuál es la causa o causas que lo originan? 3) Diseño del sistema El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico. 4) Desarrollo del software Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprado a terceros (compañías que elaboran software a la medida) o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores. Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales. 5) Prueba de sistemas Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Generalmente en las pruebas se detectan errores que luego son corregidos y se vuelve a esta etapa. 6) Implantación y evaluación La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

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* Evaluación operacional Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización. * Impacto organizacional Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e interno. * Opinión de los administradores Evaluación de las actividades de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales. * Desempeño del desarrollo La evaluación de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo. MÉTODO DE DESARROLLO POR ANÁLISIS ESTRUCTURADO Muchos especialistas en sistemas de información reconocen la dificultad de comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El método de desarrollo del análisis estructurado tiene como finalidad superar esta dificultad por medio de: 1) 2)

La división del sistema en componentes La construcción de un modelo del sistema.

El análisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. Permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadora, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.). Después se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado. El análisis estructurado es un método para el análisis de sistemas manuales o automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes. Éste análisis permite al analista conocer un sistema o proceso en una forma lógica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningún detalle pertinente.

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Componentes Símbolos gráficos: Iconos y convenciones para identificar y describir los componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos componentes. Diccionario de datos: descripción de todos los datos usados en el sistema. Puede ser manual o automatizado. Descripciones de procesos y procedimientos: declaraciones formales que usan técnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades importantes que forman parte del sistema. Reglas: estándares para describir y documentar el sistema en forma correcta y completa. Diseño Estructurado El diseño Estructurado es otro elemento del Método de Desarrollo por Análisis Estructurado que emplea la descripción gráfica, se enfoca en el desarrollo de especificaciones del software. El objetivo del Diseño Estructurado es programas formados por módulos independientes unos de otros desde el punto de vista funcional. La herramienta fundamental del Diseño Estructurado es el diagrama estructurado que es de naturaleza gráfica y evitan cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles físicos. Su finalidad no es mostrar la lógica de los programas (que es la tarea de los diagramas de flujo). Los Diagramas Estructurados describen la interacción entre módulos independientes junto con los datos que un módulo pasa a otro cuando interacciona con él. Análisis de flujo de datos Estudia el empleo de los datos para llevar a cabo procesos específicos de la empresa dentro del ámbito de una investigación de sistemas usa los diagrama de flujos de datos y los diccionarios de datos. Herramientas Las herramientas muestran todas las características esenciales del sistema y la forma en que se ajustan entre si, como es muy difícil entender todo un proceso de la empresa en forma verbal, las herramientas ayudan a ilustrar los componentes esenciales de un sistema, junto con sus acciones.

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Diagrama de flujo de datos Es el modelo del sistema. Es la herramienta más importante y la base sobre la cual se desarrollan otros componentes. El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que muestran características adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en diagramas de flujos de datos cada vez más detallados. Repitiéndose esta secuencia hasta que se obtienen suficientes detalles para que el analista comprenda la parte del sistema que se encuentra bajo investigación. El diagrama físico de datos da un panorama del sistema en uso, dependiente de la implantación, mostrando cuales tareas se hacen y como son hechas. Incluyen nombres de personas, nombres o números de formato y documento, nombres de departamentos, archivos maestro y de transacciones, equipo y dispositivos utilizados, ubicaciones, nombres de procedimientos. El diagrama lógico de datos da un panorama del sistema, pero a diferencia del físico es independiente de la implantación, que se centra en el flujo de datos entre los procesos, sin considerar los dispositivos específicos y la localización de los almacenes de datos o personas en el sistema. Sin indicarse las características físicas. Notaciones: son cuatro símbolos, que fueron desarrollados y promovidos la mismo tiempo por dos organizaciones: Yourdon y Gane y Sarson. Flujo de datos: son movimientos de datos en una determinada dirección, desde un origen hasta un destino. Es un paquete de datos. CICLO DE VIDA BASADO EN PROTOTIPOS La construcción de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que incluye el desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma directa en el proceso. Este método contiene condiciones únicas de aplicación, en donde los encargados del desarrollo tienen poca experiencia o información, o donde los costos y riesgos de que se cometa un error pueden ser altos. Así mismo este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del prototipo de sistemas consta de 5 etapas:

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1) Identificación de requerimientos conocidos La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan importante para el método de desarrollo de prototipos como lo es para el ciclo de desarrollo de sistemas o análisis estructurado. Por lo tanto antes de crear un prototipo, los analistas y usuarios deben trabajar juntos para identificar los requerimientos que se tienen que satisfacer. 2) Desarrollo de un modelo de trabajo Es fácil comenzar el proceso de construcción del prototipo con el desarrollo de un plan general que permita a los usuarios conocer lo que se espera de ellas y del proceso de desarrollo. Un cronograma para el inicio y el fin de la primera interacción es de gran ayuda. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes componentes: a) b) c) d)

El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema. Pantallas y formatos para la entrada de datos. Módulos esenciales de procesamiento. Salida del sistema

3) Utilización del prototipo Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus características y operación. La experiencia del sistema bajo condiciones reales permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios, así como las características inadecuadas. 4) Revisión del prototipo Durante la evaluación los analistas de sistemas desean capturar información sobre los que les gusta y lo que les desagrada a los usuarios. Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos a cabo, sin embargo es el analista responsable de tales modificaciones. 5) Repetición del proceso las veces que sea necesarias El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las características necesarias. MÉTODO DEL PROTOTIPO DE SISTEMAS La construcción de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no es posible determinar todos los requerimientos del usuario, por ello incluye el desarrollo interactivo o en continua evolución, donde el usuario participa de forma directa en el proceso.

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Este método contiene condiciones únicas de aplicación, en donde los encargados del desarrollo tienen poca experiencia o información, o donde los costos y riesgos de que se cometa un error pueden ser altos, además este método resulta útil para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseño de un sistema o examinar el uso de una aplicación. El método del prototipo de sistemas tiene 5 etapas: 1) Identificación de requerimientos conocidos La determinación de los requerimientos de una aplicación es tan importante para el desarrollo de prototipos como lo es para el ciclo de desarrollo de sistemas o análisis estructurado. Por consiguiente, antes de crear un prototipo, los analistas y usuario deben de trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos que tienen que satisfacer. 2) Desarrollo de un modelo de trabajo Es fácil comenzar el proceso de construcción del prototipo con el desarrollo de un plan general que permita a los usuarios conocer lo que se espera de el y del proceso de desarrollo. Un cronograma para el inicio y el fin de la primera interacción es de gran ayuda. En el desarrollo del prototipo se preparan los siguientes componentes: a) b) c) d)

El lenguaje para el dialogo o conversación entre el usuario y el sistema. Pantallas y formatos para la entrada de datos. Módulos esenciales de procesamiento. Salida del sistema

3) Utilización del prototipo Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus características y operación, la experiencia del sistema bajo condiciones reales permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios, así como las características adecuadas. 4) Revisión del prototipo Durante la evaluación los analistas de sistemas desean capturar información sobre los que les gusta y lo que les desagrada a los usuarios. Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos a cabo, sin embargo es el analista responsable de tales modificaciones. 5) Repetición del proceso las veces que sea necesarias El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los usuarios y analistas están de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo suficiente como para incluir todas las características necesarias. - 94 -

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CAPÍTULO VI

Proceso de Toma de Decisiones INTRODUCCIÓN Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos pasamos los días tomando decisiones, algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Se debe empezar por una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de mayor importancia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones es un paso de la planeación. TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones en una organización tiene cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control. Las funciones administrativas dentro de la organización al tomar decisiones son: La Planeación: Selección de misiones y objetivos así como de las acciones para cumplirlas. Esto implica "Toma de decisión".

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¿Cuáles son los objetivos de la organización, a largo plazo? ¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo? ¿Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo? ¿Qué tan altas deben ser las metas individuales? Organización: Establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos dentro de la organización. ¿Cuánta centralización debe existir en la organización? ¿Cómo deben diseñarse los puestos? ¿Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante? ¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente? Dirección: Esta función requiere que los administradores influyan en los individuos para el cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. ¿Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja? ¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada? ¿Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador? ¿Cuándo es adecuado estimular el conflicto? Control: Es la medición y corrección del desempeño individual y organizacional de manera tal que se puedan lograr los planes. ¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas? ¿Cómo deben controlarse estas actividades? ¿Cuándo es significativa una desviación en el desempeño? ¿Cuándo la organización está desempeñándose de manera efectiva? Racionalidad: Análisis que requiere de una meta y una comprensión clara de las alternativas mediante las que se puede alcanzar una meta, un análisis y evaluación de las alternativas en término de la meta deseada, la información necesaria y el deseo de optimizar. Cuando un administrador se enfrenta a una toma de decisión, además de comprender la situación que se presenta, debe tener la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, es decir, aplicar estas técnicas para encontrar soluciones razonables; podemos decir entonces, que se trata de una toma de decisión basada en la racionalidad. Acción racional limitada debido a la falta de información, de tiempo o de la capacidad para analizar alternativas a la luz de las metas buscadas; metas confusas; la tendencia humana a no correr riesgos al tomar una decisión. HEBERT SIMON, ha llamado a esto SATISFACCIÓN SUFICIENTE, es decir, escoger un curso de acción que sea satisfactorio o lo bastante bueno, dadas las - 96 -

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circunstancias. Aunque muchas decisiones administrativas se toman con el deseo de salir adelante en una forma tan segura como sea posible, la mayoría de los administradores intentan tomar las mejores decisiones que puedan, dentro de los límites de la racionalidad y de acuerdo con el tamaño y la naturaleza de los riesgos implícitos. De los procesos existentes para la toma de decisiones, el llamado proceso ideal debe: 1.

Determinar la necesidad de una decisión. El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento.

2.

Identificar los criterios de decisión. Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos a considerar un ejemplo: "Una persona piensa adquirir un automóvil. Los criterios de decisión de un comprador típico serán: precio, modelo, dos o más puertas, tamaño, nacional o importado, equipo opcional, color, etc. Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que es relevante. Existen personas para quienes es irrelevante que sea nuevo o usado; lo importante es que cumpla sus expectativas de marca, tamaño, imagen, etc., y que se encuentre dentro del presupuesto del que disponen. Para el otro comprador lo realmente importante es que sea nuevo, despreciando el tamaño, marca, prestigio, etc."

3.

Asignar peso a los criterios Los criterios enumerados en el paso previo no tienen igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión. Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios, da prioridad a los que por su importancia condicionan completamente la decisión: precio y tamaño. Si el vehículo elegido tiene los demás criterios (color, puertas, equipo opcional, etc.), pero sobrepasa el importe de lo que dispone para su adquisición, o es de menor tamaño al que precisa, entonces nos encontramos con que los demás criterios son secundarios en base a otros de importancia trascendental.

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4.

Desarrollar todas las alternativas. Desplegar las alternativas. La persona que debe tomar una decisión tiene que elaborar una lista de todas las alternativas disponibles para la solución de un determinado problema.

5.

Evaluar las alternativas. La evaluación de cada alternativa se hace analizándola con respecto al criterio ponderado. Cuando se han identificado las alternativas, el tomador de decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.

SELECCIONAR LA MEJOR ALTERNATIVA. Una vez seleccionada la mejor alternativa se llegó al final del proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta selección es bastante simple. El tomador de decisiones sólo tiene que escoger la alternativa que tuvo la calificación más alta en el paso número cinco. El paso seis tiene varios supuestos, es importante entenderlos para poder determinar la exactitud con que este proceso describe el proceso real de toma de decisiones administrativas en las organizaciones. El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección de aquella alternativa que maximizará la meta. Vamos a analizar las tomas de decisiones de una forma totalmente racional: *

*

*

Orientada a un objetivo.- Cuando se deben tomar decisiones, no deben existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir la solución que más se ajusta a las necesidades concretas. Todas las opciones son conocidas.- El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles. Las preferencias son claras.- Se supone que se pueden asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y alternativas posibles.

El proceso creativo no suele ser simple ni lineal. Por lo general se compone, de cuatro fases sobrepuestas e ínter actuantes entre sí: 1)

exploración inconsciente, - 98 -

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2) 3) 4)

intuición, discernimiento y formulación lógica.

La primera fase, exploración inconsciente, es difícil de explicar en razón de que ocurre fuera de los límites de la conciencia. Usualmente implica la abstracción de un problema, cuya determinación mental es probable que sea muy vaga. Sin embargo, los administradores que trabajan bajo intensas presiones de tiempo suelen tomar decisiones prematuras antes que ocuparse detenidamente de problemas ambiguos y escasamente definidos. La segunda fase, intuición, sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia. Esta etapa puede implicar una combinación de factores aparentemente contradictorios a primera vista. En los años veinte, por ejemplo, Donaldson Brown y Alfred Sloan, de General Motors, concibieron la idea de una estructura divisional descentralizada con control centralizado, conceptos que parecerían oponerse entre sí. Sin embargo, esta idea cobra sentido si se toman en cuenta los principios subyacentes de 1) responsabilizar de las operaciones al gerente general de cada división y 2) mantener en las oficinas generales de la compañía el control centralizado de ciertas funciones. Fue necesaria la intuición de dos grandes líderes empresariales para constatar la posibilidad de interacción entre estos dos principios en el proceso administrativo. La intuición precisa de tiempo para funcionar. Supone para los individuos la detección de nuevas combinaciones y la integración de conceptos e ideas diversos. Para ello es necesario profundizar en el análisis de un problema. El pensamiento intuitivo puede inducirse mediante técnicas como la lluvia de ideas y la sinéctica, que se expondrán más adelante. El discernimiento, tercera fase del proceso creativo, es resultado sobre todo del trabajo intenso. Para desarrollar un producto útil, un nuevo servicio o un nuevo proceso, por ejemplo, son necesarias muchas ideas. Lo interesante del asunto es que el discernimiento puede resultar de la concentración de ideas en cuestiones distintas al problema de que se trate. Además, la aparición de nuevos discernimientos puede ser momentánea, de manera que los administradores efectivos acostumbran tener siempre a la mano lápiz y papel para tomar nota de sus ideas creativas. La última fase del proceso creativo es la formulación o verificación lógica. El discernimiento debe someterse a la prueba de la lógica o de la experimentación. Esto se logra mediante la persistente reflexión en una idea o pidiendo críticas a los demás. La idea de la descentralización de Brown y Sloan, por ejemplo, tuvo que probarse en la realidad organizacional. - 99 -

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TÉCNICAS PARA FAVORECER LA CREATIVIDAD La creatividad puede adquirirse. Es frecuente que las ideas creativas sean fruto de grandes esfuerzos, motivo por el cual existen varias técnicas para cultivarlas, especialmente en el proceso de toma de decisiones. Algunas de ellas se centran en las interacciones grupales, mientras que otras a acciones individuales, dos de las más comunes; la lluvia de ideas y la sinéctica. Lluvia de ideas Una de las técnicas más conocidas para facilitar la creatividad fue elaborada por Alex F. Osborn, a quien se ha llamado "padre de la lluvia de ideas". El propósito de este método es favorecer la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas e insólitas soluciones. Lo que se busca en una sesión de lluvia de ideas es justamente una multiplicación de ideas. Las reglas son las siguientes: • • • •

No criticar ninguna idea Mientras más extremosas sean las ideas, mejor Alentar la cantidad de ideas producidas Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas

La lluvia de ideas, la cual pone el acento en el pensamiento grupal, mereció amplia aceptación tras su aparición. Sin embargo, el entusiasmo inicial disminuyó cuando ciertas investigaciones demostraron que los individuos pueden desarrollar mejores ideas trabajando solos que en grupo. Sin embargo nuevas investigaciones demostraron por su parte que el método grupal es eficaz en ciertas situaciones. Este puede ser el caso cuando la información debe distribuirse entre varias personas o cuando, aun siendo deficiente, es preferible una decisión grupal a una excelente decisión personal, a la que, por ejemplo, podrían oponerse los individuos encargados de instrumentarla. Asimismo, la aceptación de nuevas ideas suele ser mayor cuando una decisión es tomada por el grupo a cargo de su instrumentación. Sinéctica: Originalmente conocido como "técnica de Gordon" (dado que su creador fue William J. Gordon), este sistema se modificó después y se le llamó sinéctica. De acuerdo con él, se seleccionan cuidadosamente los miembros del equipo sinéctico según su aptitud para la resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda la organización. El líder del grupo desempeña un importante papel en la aplicación de este método. De hecho, sólo él conoce la naturaleza específica del problema. Su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que se trata. El principal motivo de ello es impedir que el grupo llegue a una solución prematura. Este sistema supone una compleja serie de - 100 -

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interacciones para el surgimiento de una solución, frecuentemente la invención de un nuevo producto. TOMA DE DECISIONES ETAPAS DE LA TOMA DE DECISIÓNES Identificación y diagnóstico del problema Generación de soluciones alternativas Selección de la mejor alternativa Evaluación de alternativas Evaluación de la decisión Implantación de la decisión Identificación y diagnóstico del problema: Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar, teniendo en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que el problema es identificado se debe realizar el diagnóstico y luego de esto podremos desarrollar las medidas correctivas. Generación de soluciones alternativas La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la alternativa hay incertidumbres. Evaluación de alternativas La tercera etapa implica la determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se generaron. ¿Cuál solución será la mejor? Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero también existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una ayuda o un obstáculo en el futuro. Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisión. Entonces pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de acción que se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos. Selección de la mejor alternativa Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar.

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-

-

Maximizar: es tomar la mejor decisión posible Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado. Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

Implementación de la decisión El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada. Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas Debe existir la comprensión total sobre la elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas que participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente hemos mencionado. Los pasos que los gerentes deben considerar durante la planeación de su ejecución son los siguientes: • • • • •

Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando completamente. Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión totalmente operativa. Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica. Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas. Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.

Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisión es tomada, ésta probablemente generará ciertos problemas durante su ejecución, por lo tanto los gerente deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los inconvenientes que se pueden presentar así como también ver la oportunidad potencial que estos pueden representar. De esta manera, podríamos decir que es fundamental que los gerentes se pregunten: • • • •

¿Qué problemas podría causar esta acción, y qué podríamos hacer para impedirlo? ¿Qué beneficios u oportunidades no intencionales podrían surgir? ¿Cómo podremos asegurarnos de que sucedan? ¿Cómo podemos estar preparados para actuar cuando se presenten las oportunidades? - 102 -

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Evaluación de la decisión "Evaluar la decisión", forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila toda la información que nos indique la forma como funciona una decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positiva o negativa. Si la retroalimentación es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar sin problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la organización. Si por el contrario, la retroalimentación es negativa, podría ser que: 1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento o 2) nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual debemos volver al principio del proceso (re)definición del problema. Si esto ocurriera, sin duda tendríamos más información y probablemente sugerencias que nos ayudarían a evitar los errores cometidos en el primer intento. LIMITACIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES La vigilancia y la ejecución completa del proceso de toma de decisiones de seis etapas constituyen la excepción y no la regla en la toma de decisiones gerencial. Sin embargo, de acuerdo con las investigaciones, cuando los gerentes utilizan esos procesos racionales, sus decisiones resultan mejores. Los gerentes que se aseguran de participar en esos procesos son más efectivos. ¿Por qué la gente no participa automáticamente en esos procesos racionales? Resulta más sencillo descuidarlos o ejecutarlos en forma inadecuada. Quizás el problema no se haya definido bien, o las metas no se hayan identificado con precisión. Quizás no se generen suficientes soluciones, o quizás se les evalúe en forma incompleta. Es posible que se haga una elección que satisfaga y no que maximice. La implementación pudo ser planeada o ejecutada, o quizás, el monitoreo fue inadecuado o inexistente. Además de que las decisiones son influidas por prejuicios psicológicos, presiones de tiempo y realidades sociales. Prejuicios psicológicos Los encargados de tomar decisiones muchas veces están muy lejos de ser objetivos en la forma que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir. Las personas tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva. Los ejemplos que siguen representan solamente unos cuantos de los muchos prejuicios subjetivos que se han documentado. Ilusión de control Es creer que uno puede influir en las situaciones aunque no se tenga control sobre lo que va a ocurrir. Muchas personas consideran que tienen la habilidad para vencer las posibilidades, aún cuando la mayoría no pueda hacerlo. Cuando se habla de negocios, confiar de manera excesiva puede resultar en un fracaso

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para la organización, ya que quienes toman las decisiones ignoran los riesgos y por lo tanto fracasan en la evaluación objetiva de las probabilidades de éxito. Los efectos de perspectiva: se refieren a la manera en que se formulan o perciben los problemas o las alternativas de decisión y a la manera en que estas influencias subjetivas pueden imponerse sobre hechos objetivos. En la toma de decisión no se debe desestimar el futuro. Cuando por ejemplo hablamos sobre una toma de decisión relacionada a los costos de una organización, al evaluar las alternativas, no se debe dar más importancia a los costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el considerar únicamente los de corto plazo podría influir para dejar de lado aquellas variables de largo plazo, lo que también podría resultar en situaciones negativas para la organización. Precisamente la desestimación del futuro es, en parte, la explicación de los déficits presupuestarios gubernamentales, la destrucción ambiental y la infraestructura urbana decadente. Muy por el contrario, de las organizaciones que dan gran valor a las consideraciones de largo plazo para la toma de decisiones, podemos citar a los japoneses quienes son reconocidos por el éxito de sus organizaciones. Presiones de tiempo En el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el premio es para la acción rápida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de negocios que se toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo. ¿Cómo pueden los gerentes tomar decisiones con rapidez? Del ejemplo norteamericano, podríamos mencionar la falta de análisis exigente (no ser demasiado vigilante), suprimir el conflicto y tomar decisiones por cuenta propia sin consultar a otros gerentes. Esta forma puede acelerar la toma de decisión pero reduce la calidad de ésta. ¿Es posible que los gerentes tomen decisiones oportunas y de calidad estando bajo presión? Si tomamos como referencia el ejemplo de las compañías de microcomputadoras (una compañía de alta tecnología y gran velocidad de avance), se mostraron algunas diferencias importantes entre las compañías de acción rápida y lenta. Las primeras tuvieron ventajas competitivas importantes, sin sacrificar la calidad de sus decisiones. ¿Qué tácticas emplean en este caso las compañías de microcomputadoras? • En lugar de planear a largo plazo y con información futurista, trabajan con información actual o lo que también es denominado información de tiempo real, lo que no genera retrasos. - 104 -

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•

Son involucradas las personas más eficaces y eficientes para la toma de decisión, dentro de la organización. Se basan en personas expertas en la materia y de mucha confianza, lo que les permite actuar con seguridad y rapidez. Valoran las distintas opiniones, estando concientes de que cuando las diferencias no se resuelven, deben optar por la decisión final del jefe.

CUALIDADES PERSONALES PARA LA TOMA DE DECISIONES Cuatro son las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades cuantitativas. Otras cualidades podrán ser relevantes, pero estas cuatro conforman los requisitos fundamentales. •

Experiencia Es lógico suponer que la habilidad para tomar decisiones crece con la experiencia. El concepto de veteranos en una organización es de aquellas personas que tienen el mayor tiempo de servicio y se basa en el valor de la experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario. Cuando se selecciona a un candidato para algún puesto de la organización, la experiencia es de gran importancia a la hora de la decisión. Los éxitos o errores pasados conforman la base para la acción futura, se supone que los errores previos son potencial de menores errores futuros. Los éxitos logrados en épocas anteriores serán repetidos. Una experiencia de 10 años, supone una mayor respuesta que puede tener una persona con una experiencia de 5 años. Pero cuidado la experiencia de 10 años no debe ser la de uno, repetida diez veces. La experiencia tiene un importantísimo papel en la toma de decisiones, para ello el que toma la decisión cuando se enfrenta a un problema, recurre a su experiencia para poder resolverlo de una forma como lo solucionó con anterioridad. Para situaciones mal estructuradas o nuevas, la experiencia puede acarrear ventajas y desventajas. La principal desventaja es que la de experiencia pueda ser inadecuadas por completo para el nuevo problema, resultando una decisión errónea. Pero también puede ser una gran ventaja, pues da elementos para diferenciar entre situaciones bien o mal estructuradas.

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•

Buen juicio Se utiliza el término juicio para definir la habilidad de evaluar información de forma inteligente y esta formado por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia de que toma las decisiones. Por lo tanto se supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia. El buen juicio se demuestra a través de ciertas habilidades para percibir información importante, sopesar su importancia y evaluarla. El juicio es más valioso en el manejo de problemas mal estructurados o nuevos, porque precisamente de ese juicio el tomador de decisiones sacará determinaciones y aplicará criterios para entender el problema y simplificarlo, sin distorsionarlo con la realidad. Un juicio se desarrolla de la siguiente manera: basado en la información disponible y en la propia experiencia anterior, el tomador de decisiones establece parámetros conformados por: los hechos, las opiniones y el conocimiento en general. • Creatividad

La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y útil. El que toma las decisiones debe ser capaz de captar y entender el problema de manera más amplia, y ver las consecuencia que otros pasan por alto. Sin embargo el mayor valor de la creatividad está en el desarrollo de alternativas. Son creativos y pueden generar suficientes ideas para encontrar el camino más corto y efectivo al problema. •

Habilidades cuantitativas Esta es la habilidad de emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como pueden ser: la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben, ni pueden reemplazar al buen juicio en el proceso de toma de decisiones.

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Programación lineal Limitaciones para quienes toman decisiones Las organizaciones o las personas que toman las decisiones importantes, no pueden hacer lo que desean. Se enfrentan a distintas limitantes: financieras, legales, de mercado, humanas y organizaciones, que inhiben algunas acciones. Los mercados de capital o de productos pueden hacer imposible la creación de una empresa nueva cuando ésta es costosa. Las restricciones legales pueden obstaculizar las actividades de negocios internacionales en las que puede participar una empresa. Los sindicatos pueden derrotar con éxito un contrato que haya propuesto la dirección, los contratos pueden evitar determinadas acciones gerenciales y los gerentes y los inversionistas pueden bloquear un intento de posesión. Suponga que cuenta con una gran idea que proporcionará un servicio revolucionario para los clientes de un banco. No podrá ponerla en práctica de inmediato. Tendrá que venderla a las personas que pueden darle el visto bueno y también a los que les ayudarán a llevar a cabo el proyecto. Puede comenzar por convencer a su jefe. Luego su jefe y usted tendrán que enfrentar a un vicepresidente y probablemente tengan que posteriormente venderle la idea al presidente. En todas las etapas se deben oír las opiniones y sugerencias de las personas e incluso tal vez deba considerar incluirlas al concepto de su idea original. Al fin y al cabo, su propuesta debe ser aceptada y satisfacer a todos. Lado humano del proceso de diseño del modelo En las grandes organizaciones, la persona que toma las decisiones es valiosa a medida que reconoce la relación de su decisión con las personas que toman decisiones dentro de la organización o puede ser reemplazado. En las pequeñas empresas, el que toma las decisiones puede ocasionar el éxito o la ruina de la empresa, o puede resultar muy difícil de reemplazar. Algunos aforismos prácticos y útiles son los siguientes: 1. 2.

Triunfar no es suficiente, otros deben fracasar. No es necesario apagar la luz del otro para que la propia brille.

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3. 4.

5.

Componentes del juego: jugadores, valores agregados, reglas, tácticas y alcance. El producto de un jugador es un complemento del nuestro si los clientes valoran más nuestro producto cuando tienen el producto del otro jugador que cuando tienen sólo nuestro producto. Un jugador es nuestro competidor si los clientes valoran menos nuestro producto cuando tienen el producto del otro jugador que cuando tienen sólo nuestro producto.

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CAPÍTULO VII

Análisis de Sistemas ANÁLISIS DE SISTEMAS DE COMPUTACIÓN Conceptos básicos de análisis Es un conjunto de procedimientos relacionados entre si, es un conjunto de hechos, principios y reglas clasificadas y dispuestas de manera ordenada mostrando un plan lógico en la unión de las partes. Un método, plan o procedimiento de clasificación para hacer algo. Esto se lleva a cabo teniendo en cuenta ciertos principios: · · · ·

Debe presentarse y entenderse el problema. Definir las funciones que debe realizar el Software. Representar el comportamiento del software como consecuencia de acontecimientos externos. Dividir en forma jerárquica los modelos que representan la información, funciones y comportamiento. El proceso debe partir desde la información esencial hasta el detalle de la implementación. La función del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Para conseguir este objetivo, un Sistema basado en computadoras hace uso de seis (6) elementos fundamentales: a)

b)

c) d)

Software. Son programas de computadora, con estructuras de datos y documentación que hacen efectivos los controles y requerimientos del Programa. Hardware. Dispositivos electrónicos y electromecánicos, que proporcionan capacidad de cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan una función externa dentro de los Sistemas. Personal. Son los operadores o usuarios directos de las herramientas del Sistema. Base de Datos. Es un conjunto de información relacionada entre si. Por ejemplo, las notas de los alumnos de Informática I, turno noche, facultad de contabilidad.

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e)

f)

Documentación, Manuales, formularios y otra información descriptiva que detalla o da instrucciones sobre el empleo y operación del Programa. Procedimientos, o pasos que definen el uso específico de cada uno de los elementos o componentes del Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.

Un Análisis de Sistemas se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes objetivos: · · · · · ·

Identificar las necesidades del Cliente. Evaluar los conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su viabilidad. Realizar un Análisis Técnico y económico. Asignar funciones al hardware, software, personal, base de datos, y otros elementos del Sistema. Establecer las restricciones de presupuestos y planificación temporal. Crear una definición del sistema que forme el fundamento de todo el trabajo de Ingeniería.

Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran conocimiento y dominio del Hardware y el Software, así como del manejo y administración de personal, y administración de base de datos. OBJETIVOS DEL ANÁLISIS Identificación de Necesidades Es el primer paso del análisis del sistema, en este proceso el Analista se reúne con el cliente y/o usuario, el cual es un representante del área, usuario del área y otros para identificar las metas globales, se analizan las perspectivas del cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificación temporal y presupuestal, líneas de mercadeo y otros puntos que puedan ayudar a la identificación y desarrollo del proyecto. Antes de la reunión el analista debe ir preparado con una lista de preguntas para que el cliente sienta que no esta perdiendo su tiempo, esto se debe a que el usuario no siempre esta disponible, muchas veces esta de viaje y al regresar solo desea preguntas breves y concisas. Estudio de Viabilidad Frecuentemente cuando se emprende el desarrollo de un proyecto de sistemas los recursos y el tiempo no son realistas, es decir no se da una holgura para las actividades, por lo tanto cuando no se cumplen con los plazos se general 110

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perdidas económicas y frustración profesional. La viabilidad y el análisis de riesgos están relacionados de muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad de producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben tomar en cuenta las tres viabilidades: •

Viabilidad Económica Que se cuenten con los recursos económicos para poner en marcha el proyecto.

•

Viabilidad Técnica Que se cuenten con los recursos técnicos como son computadoras, software, y otros para poner en marcha el proyecto.

•

Viabilidad Legal Que se cuenten con los recursos legales o la posibilidad de acceder a ellos, por ejemplo licencias, permisos, y otros. El estudio de la viabilidad puede documentarse como un informe para la alta gerencia. Análisis Económico y Técnico El análisis económico incluye el análisis de costos – beneficios, significa una valoración de la inversión económica comparado con los beneficios que se obtendrán en la comercialización y utilidad del producto o sistema. En el Análisis Técnico, el analista evalúa los principios técnicos del Sistema y al mismo tiempo recoge información adicional sobre el rendimiento, fiabilidad, características de mantenimiento y productividad. Los resultados obtenidos del análisis técnico son la base para determinar si se debe continuar o abandonar el proyecto. Modelado de la arquitectura del Sistema Los modelos se concentran en lo que debe hacer el sistema no en como lo hace, estos modelos pueden incluir notación gráfica, información y comportamiento del Sistema. Todos los Sistemas basados en computadoras pueden modelarse como transformación de la información empleando una arquitectura del tipo entrada y salida.

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Especificaciones del Sistema Es un documento que sirve como fundamento para la ingeniería, hardware, software, base de datos, e ingeniería Humana. Permite describir las funciones del sistema.

CASO PRÁCTICO ANÁLISIS DE UN SISTEMA DE ESTADO DE CUENTAS PARA UN GRUPO MEDICO ESPECIALIZADO

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA En el año de 1992 un grupo de doctores, deciden fundar en la ciudad de Chitré, Provincia de Herrera, el GRUPO MÉDICO ESPECIALIZADO, conformado este por los doctores Max Donoso (odontología), Joaquín Chen (pediatría), Erick Gálvez (ginecología); su finalidad es brindar servicios en algunas especialidades de la medicina. Con una inversión de B/. 10,000.00 se inaugura en la Av. Pase Enrique Genzier, específicamente en el Centro Comercial La Galería. EL GRUPO MÉDICO ESPECIALIZADO brinda un servicio de calidad, pues está habilitado con los últimos avances de la tecnología. SITUACIÓN O ESTADO ACTUAL DEL PROBLEMA Actualmente en el GRUPO MÉDICO ESPECIALIZADO el control de los estados de cuenta de los pacientes es llevado totalmente de forma manual. Esta información es almacenada en carpetas, en respectivos archivos, retrasando los procesos de búsqueda de cada paciente, y a la vez, poniendo en peligro la información confidencial de cada paciente, ya que puede ser plagiada o dañada producida por algún accidente sucedido. Supuestos Generales Con la implantación de un sistema automatizado, la clínica llevará un control más estricto y efectivos de los cobros a los pacientes. Objetivos a) Objetivos generales Implementar un sistema para el GRUPO MÉDICO ESPECIALIZADO, para llevar un control estricto y efectivo de cobros a los pacientes.

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b)

Objetivos Específicos . Desarrollar un sistema de cobros a través del cual se agilizarán los datos que se manejan actualmente en el Grupo Médico Especializado. . Diseñar un sistema de cuenta por cobrar cuyo manejo se realizara de forma mas organizada. . Diseñar un sistema de cuenta por cobrar más rápido para brindar un atención más eficaz al cliente.

Delimitación Alcance o Cobertura. a.-

Delimitación. El tiempo que tomará para desarrollar el sistema, será de unos 4 meses. Primero se efectuará un análisis preliminar para detectar los errores del sistema manual. Culminado el análisis, se proseguirá con el desarrollo del software que realizará todos estos procesos automáticamente, y por último con la instalación del mismo y capacitación de la secretaria y los doctores para su uso adecuado.

b.-

Alcance o Cobertura. El sistema a desarrollar está orientado a 4 doctores, y la secretaria que es la encargada de llevar todo el control de las cuentas y cobros a los pacientes el mismo tendrá una cobertura de 4 meses en el Grupo Médico Especializado.

Restricciones y/o Limitaciones No hubo ninguna, ya que la secretaria y los doctores brindaron toda su colaboración para obtener toda la información necesaria para llevar a cabo el desarrollo de este proyecto. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO a)

Importancia. Con la elaboración de este sistema para el GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO esperamos cubrir todos los requerimientos necesarios para un mejor manejo de los estados de cuenta de los pacientes. Actualmente este control se lleva de manera manual por ello el proceso es lento y desorganizado al momento de archivar la información. Además resulta tedioso para la secretaria realizar recibos. La realización y desarrollo de este sistema brindará beneficios tales como: - Agilizar el proceso de llenado de información de cada paciente. - Llevar un control y orden de los datos. - Proveer al paciente agilidad y seguridad en la información.

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Todos estos beneficios brindarán al GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO una confiabilidad de su información y seguridad, además los proyectará como un clínica que está a la vanguardia, para ofrecer el mejor servicio a sus pacientes, que se sientan cómodos y satisfechos. La secretaria podrá trabajar de manera más confiable a la hora de realizar un control de los estados de cuenta de cada paciente, y realizando todos estos procesos de manera rápida y segura. b)

Aporte Entre algunos de los aportes que traerá la implantación de un sistema automatizado para llevar el control de los cobros de los pacientes tenemos: -

Se evitará la utilización de métodos antiguos y la acumulación de documentos. Incitará a las otras empresas que están atraídas por lo confiable y provechoso del sistema automatizado. La empresa podrá expandir sus horizontes debido a la agilización de sus sistemas. Podrá realizar sus reportes de los estados de cuenta con más rapidez y confiabilidad. No habrá errores matemáticos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En este proyecto elaboraremos un sistema de estado de cuenta que ayude al GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO a llevar un mejor control de la información. Esta clínica cuenta con una gran cantidad de pacientes, lo cual hace necesario la elaboración de un sistema que cumpla con todas las necesidades y agilice los datos brindando a los usuarios una mejor atención, y seguridad en sus estados de cuenta y mantenerlos siempre informados de sus cuentas al día. Formulación de Supuestos Con el desarrollo de este sistema de cobros se agilizarán los datos que se manejan actualmente en el GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO. Con el diseño de un sistema de cuenta por cobrar el manejo de la misma será más organizado. Con el diseño de sistema de cuenta por cobrar, el mismo será más rápido logrando con esto que la atención que se les brinda a los clientes sea eficaz.

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Instrumentación. a) Entrevista: Se utilizará la entrevista para conocer más a fondo el funcionamiento de la empresa, y de que manera se lleva a cabo el control de los datos de cada paciente. La Entrevista se le realizará a la secretaria que es la encargada de realizar todos estos procesos. b)

Selección de elementos: Los aspectos que tomaremos para la realización de nuestras preguntas formuladas a la secretaria son las siguientes: Datos en general del GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO. Manejo de los datos. Disposición a automatizar. Servicios de la empresa.

c)

Procedimiento para su realización: Se elaboraron una serie de preguntas abiertas a la secretarias, las misma nos brindaron toda la información que requeríamos para desarrollar este proyecto.

Observación Se observara la manera en que se lleva a cabo el control de datos en el GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO. Se tomará en cuenta la satisfacción del cliente como respuesta a los resultados que la empresa le brinda. Además observaremos los recursos con los que cuenta la empresa. Métodos de Observación Aspectos o Conductas a observar: En que forma se lleva a cabo el manejo de datos. Las definiciones con la que cuenta el control de datos actualmente. En que forma podemos mejorar y sistematizar el sistema de manejo de control de datos. Cual es la satisfacción de los clientes del servicio de cuentas por cobrar. Tipos de Investigación. Como tipo de investigación utilizaremos el método descriptivo; ya que éste describe las situaciones y eventos, además mide diversos aspectos del fenómeno a investigar. a)

Definición: El estudio descriptivo se desarrolla describiendo las situaciones y eventos, es decir como se manifiesta el fenómeno a investigar, ya que éste busca especificar. Las propiedades importantes del problema en cuestión.

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El método descriptivo mide independientemente los conceptos y también pueden ofrecer la posibilidad de predicciones aunque sean muy rudimentarias. b)

Justificación: Utilizaremos el método descriptivo para la elaboración de este proyecto, ya que con éste podemos especificar las propiedades del control de los estados de cuenta. Este método es importante para nuestro proyecto puesto que nos ayudará a tener en cuenta cuales son las necesidades más prioritarias para la mejora del sistema actual.

ANÀLISIS DE LOS RESULTADOS a. Entrevista: Se realizo una entrevista a GRUPOS MÈDICOS ESPECIALIZADOS la cual fue contestada satisfactoriamente, con esta entrevista pudimos conocer a que se dedica, sus años que lleva laborando y los servicios con que cuenta la empresa. Además la entrevista nos fue de gran ayuda para conocer como era la forma en que se lleva a cabo el manejo de dato de la empresa la cual es de manera manual, y nuestra propuesta de sistematizar el sistema fue acogida por el propietario. ¿A qué se dedica su empresa? Respuesta: A la consulta y atención de pacientes ya sea en las especialidades de odontología y ortodoncia, pediatría, ginecología. Análisis: En la actualidad cuenta con un gran número de pacientes en las distintas especialidades y ofrece un eficaz servicio, y llena las expectativas esperadas en las distintas especialidades que nos brinda esta prestigiosa y conocida empresa. Es por ello que el GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO es visitado por gran cantidad de personas. ¿Año en que realizó su apertura? Respuesta: En el año de 1992. Análisis: EL GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO da inicio en el año de 1992, en el centro comercial Arenales, fue ubicado en este local porque es céntrico ya que eso es lo que buscan los clientes de estas prestigiosas empresas. ¿Cuáles son los servicios que ofrece? Respuesta: Odontología y Ortodoncia, Pediatría y Ginecología. 116

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Análisis: EL GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO cuenta con estas especialidades actualmente, ofreciendo un excelente servicio y buena atención al cliente por los que elaboran en estas empresa, es por eso que es una de las clínicas preferida en esta zona. ¿En qué forma son llevados los datos de la empresa? Respuesta: Es totalmente manual actualmente. Análisis: El control de los estados de cuentas de los pacientes es llevado de forma mañuela, el cual hace este proceso sea lento y desorganizado al momento de archivar toda la información recabada en esta empresa. Es por eso que muchas veces la información buscada se retrasa y puede traer como consecuencia la pérdida o daño de la misma. ¿Está dispuesto a sistematizar el sistema de estados de cuenta de los pacientes? Respuesta: Sí Análisis: Implementando este sistema automatizado el GRUPO MÈDICO ESPECIALIZADO se organizará en todos los procesos de los estados de cuenta y de recabo de información, esperando así ayudar a la empresa a agilizar todos los procesos de cobros y de pago para obtener el control que debe tener la misma a la hora de hacer sus cuentas. b.

Observaciones En que forma se lleva a cabo el manejo de datos. Análisis: Actualmente este control de datos se lleva a cabo manualmente, lo cual conlleva a un proceso lento y tedioso, a su vez está propenso a errores. -

Las definiciones con la que cuenta el control de datos actualmente.

Análisis: Las cuentas por cobrar están propensas a pérdidas por la cantidad de papeleos que tienen que realizar y desorganización al momento de archivar la información de cada cliente e informes de la empresa. -

En que forma podemos mejorar y sintetizar el sistema de manejo de control de datos.

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Análisis: Se creará un programa de cuentas por cobrar al cual agilizará el proceso de llenar, archivar y organizar la información de manera eficaz, al igual presentara un informe para que se conozca el estado de cuentas de la empresa. -

Tiempo para la realización de recibos, abrir nuevos expedientes, búsqueda de direcciones y estados de cuenta.

Análisis: Con la observación se pudo obtener que las cuentas para cobrar eran sumamente lentas ya que tomaban lapsos de 2 minutos para su llenado, además la búsqueda de información de cada paciente era lenta ya que se tenía que buscar en el archivador. DESCRIPCIÒN DEL SISTEMA ACTUAL El sistema actual es totalmente manual, toda la información es almacenada en archivadores, trayendo como consecuencias plagio de información. La secretaria es la que lleva todo el control de las cuentas de cada paciente. Estos expedientes también son llenados de forma manual, trayendo retraso para la secretaria en sus demás funciones cotidianas. En general el sistema actual es rudimentario y de poca seguridad, para ofrecer un servicio de calidad a sus clientes. a.-

Identificación de la Comunidad de Usuarios Doctores: Son los encargados de tomar las decisiones y hacer revisión de informes. Secretaria: Es quien se encarga de recoger toda la documentación necesaria para elaborar los informes financieros de la empresa.

b.-

Identificación de Entrada y Salida

Identificación de Entrada: Información de Entrada

Colecta o Genera

Procesa o Transmite

Frecuencia

Medio o Entrada

Expediente

Paciente

Secretaria

Eventual

Recibo

Identificación de Salida Salida

Destino

Recibo

Paciente

Estado de Cuenta

Doctores y Pacientes

118

Uso Comprobante de Pago Realizar Estados Financieros

Frecuencia Eventual Trimestral

Informática III

c.-

Funciones, Limitaciones y Restricciones Las funciones, limitaciones y restricciones son importantes en toda empresa para realizar un buen trabajo. Entre sus funciones tenemos: - Estar siempre al día con los nuevos avances en la medicina. - Servicio agradable al cliente. - Llevar a cabo los informes de clientes para tener un control de las cuentas por cobrar. - Satisfacer siempre al cliente con sus necesidades. Algunas limitaciones: - El manejo de las cuentas sólo puede ser realizada por la secretaria. - Algunas cuentas se retrasan ya que en tantos expedientes la información se extravía. - Debido al manejo manual se hace lento el proceso. Existen restricciones como: - El sistema es totalmente rudimentario. - Es de poca seguridad, para ofrecer un buen servicio a los clientes. - El personal no autorizado no podrá tener acceso al sistema.

d.- Diagrama de Flujo de Datos ( DFD S) Por medio de estos diagramas se da ha conocer como esta estructurado el sistema actual en el GRUPO MEDICO ESPECIALIZADO, identificando sus fuentes de entrada y salidas, sus procesos, etc. Diagrama de contexto: presenta la función más general del sistema y detalla las principales entradas y salidas.

Recibo 1 Presentación 2

Menú Principal

3

Registro de Pacientes

4

Pagos

Se llena el recibo del cliente de manera manual En esta pantalla se colocará el nombre del sistema propuesto, el nombre de la empresa y los nombres de los analistas / programadores. Despliega las opciones ha escoger que presenta el sistema de cuentas por cobrar. Se introduce un nuevo paciente y se puede borrar y corregir los datos existentes. Se registran los pagos y abonos realizados por los pacientes

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Informática III

PRESENTACIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO El nuevo sistema de cuentas por cobrar del ESPECIALIZADO, producirá los siguientes informes: • • •

GRUPO

MEDICO

Expediente del paciente. Los abonos de los clientes. Saldos de los clientes.

Estas cuentas por cobrar también se llevarán por medio de un código para cada doctor, de forma más fácil para identificarlos.

a.

Identificación de la Comunidad de Usuarios. Doctores: Son los encargados de tomar las decisiones y hacer revisión de informes. Secretarias: Se encargan de recoger toda la documentación necesaria para elaborar los informes financieros de la empresa.

b.

Funciones, Limitaciones y Restricciones. Funciones: Con el sistema que nos proponemos automatizar, se llenarán las siguientes funciones: Presentación del sistema propuesto • Un control de cuentas por cobrar. • Un control de recibo. • Un control final de estado de cuenta. • Ahorrar tiempo y así poder lograr mayor satisfacción en el paciente. • Aumentar la productividad de la empresa y avances en la medicina. Limitaciones: Entre las limitaciones presentadas tenemos: • El acceso al sistema sólo será efectuado por los doctores y las secretarias. • La empresa no cuenta con el personal entrenado en el manejo de base de datos. Restricciones: Restricciones que presentará el sistema propuesto: El sistema contará con un código de acceso al mismo

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Informática III

Costos Costos de Beneficios estimados Los costos para la implantación del nuevo sistema no serán muy elevados, debido a que se puede trabajar con una sola computadora, y los beneficios serán múltiples, ahorrando tiempo, control, y otros beneficios. Costos de Hardware Son los siguientes: 01 Computadora marca HP Pavilon 01 Impresora de punto de matriz (Panasonic ) 01 Impresora de burbuja (Canon) 01 Estación de trabajo 01 UPS

$ 1, 350.00 $ 150.00 $ 89.00 $ 250.00 $ 130.00

Costos de Software El costo de software no será elevado, el detalle de los gastos es el siguiente: Confección del software Otros Costos: • Manejo de operaciones • Capacitación del personal • Mantenimiento

$ 300.00 $ 50.00 $ 25.00 $ 20.00

c.

Beneficios Estimados Podemos citar algunos beneficios en cuanto al ahorro de costos. • La empresa brindará un mejor servicio a sus clientes. • Ahorro en la documentación que anteriormente se utilizaba. • Obtención en la transferencia de información con mayor agilidad.

d.

Viabilidad del Sistema • Viabilidad Técnica El sistema realizado será viable ya que el GRUPO MEDICO ESPECIALIZADO cuenta con una computadora para la implantación del programa de cuentas por cobrar, además podrán comprar el software, aunque tendremos que explicarle al personal como utilizar el sistema para que la viabilidad no sea limitada. •

Viabilidad Económica Si los costos son menores que los beneficios no hay viabilidad económica y si los costos son mayores que los beneficios entonces si hay viabilidad económica.

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•

Viabilidad Operativa El programa podrá ser realizado por el mismo personal pero habrán cambios: 1. De producción ya que el equipo será más rápido. 2. Los pacientes tendrán código, lo que agilizará el manejo de los datos. 3. Habrá mayor seguridad ya que solo podrán acceder al sistema los doctores y la secretaria.

Como los cambios no son drásticos hay viabilidad operativa. • Viabilidad de Cronograma El proyecto propuesto esta estipulado con un tiempo de cuatro meses, en el cual se realizará el programa de cuentas por cobrar, este tiempo será suficiente para el desarrollo del sistema ya que contamos con todo lo necesario para su elaboración. Entonces si hay viabilidad de cronograma.

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CAPÍTULO VIII

Diagrama de Flujo de Datos CONCEPTO Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución; en pocas palabras es la representación simbólica de un procedimiento. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación grafica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su nombre lo dice representa el flujo de información de un procedimiento. El diagrama de flujo permite representar métodos que se pueden usar con arreglos (vectores), ya sean en forma de ordenación o de búsqueda. El método de ordenación es uno de los procedimientos más comunes y útiles en el procesamiento de datos, es la clasificación u ordenación de los mismos. Se considera ordenar al proceso de reorganización un conjunto dado de objetos en una secuencia determinada. El método de ordenación más conocido y popular entre estudiantes y aprendices de programación, es el método burbuja, por su facilidad de comprensión y programación. El método de búsqueda es una operación que permite ubicar un elemento dentro de la estructura de datos, existen dos técnicas que utilizan este método de acceso, para encontrar elementos dentro de un array: búsqueda secuencial y búsqueda binaria. La búsqueda secuencial es la técnica más simple para buscar un elemento en un arreglo. Consiste en recorrer el arreglo elemento a elemento e ir comparando con el valor buscado (Clave), el resultado de la búsqueda es un solo valor, y será la posición del elemento buscado o cero. La búsqueda binaria es el método más eficiente para encontrar elementos en un arreglo ordenado. El proceso comienza comparando el elemento central del arreglo con el valor buscado.

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IMPORTANCIA Son de gran importancia debido a que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su nombre lo indica representa el flujo de información de un procedimiento. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Los diagramas de flujo son usados en todas las organizaciones y departamentos, ya que permiten la visualización de las actividades necesarias e innecesarias y verifican si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, si la carga de trabajo esa bien distribuida entre el personal de la empresa. Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones y procedimientos, a la vez permitirá mejorar los procesos. Símbolos que se usan en la solución de problemas con diagramas de flujo El diagrama de flujo representa la forma más tradicional y duradera para especificar los detalles algorítmicos de un proceso. Se utiliza principalmente en programación, economía y procesos industriales; estos diagramas utilizan una serie de símbolos con significados especiales. Son la representación gráfica de los pasos de un proceso, que se realiza para entender mejor al mismo. Son modelos tecnológicos utilizados para comprender los rudimentos de la programación lineal. Otra definición del diagrama de flujo es la siguiente: "Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operación. Para hacer comprensibles los diagramas a todas las personas, los símbolos se someten a una normalización; es decir, se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que sólo aquel que conocía sus símbolos, los podía interpretar. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrón definido previamente."

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Informática III

No es indispensable usar un tipo especial de símbolos para crear un diagrama de flujo, pero existen algunos ampliamente utilizados por lo que es adecuado conocerlos y utilizarlos, ampliando así las posibilidades de crear un diagrama más claro y comprensible para crear un proceso lógico y con opciones múltiples adecuadas. Los símbolos más conocidos son: (Ver anexo) Símbolo Inicio / Fin: Se usa para mostrar el inicio y el fin de un proceso. Símbolo Entrada / Salida de Información: Se usa para mostrar las entradas y las salidas de información de un proceso. Símbolo Proceso: Permite mostrar los cálculos que se efectúan con la información de entrada para lograr la salida. Símbolo Decisión: Permite elegir entre dos alternativas, de acuerdo al cumplimiento o no de una decisión. Símbolo Conector: Permite enlazar dos partes de un diagrama de flujo en la misma página. Símbolo Conector de Página: Permite enlazar dos partes de un diagrama de flujo que están en diferentes páginas. Llamada a subrutina o a un proceso predeterminado Una subrutina es un módulo independiente del programa principal, que recibe una entrada procedente de dicho programa. Símbolos secundarios Impresora: Se utiliza para mostrar los datos que se imprimen. Teclado: Se utiliza para mostrar las entradas a través del teclado. De acuerdo al estándar ISO, los símbolos e incluso las flechas deben tener ciertas características para ser considerados sintácticamente correctos. En el caso del círculo de conexión, se debe procurar usarlo sólo cuando se conecta con un proceso contenido dentro de la misma hoja. En los diagramas de flujo se presuponen los siguientes aspectos: • Existe siempre un camino o varios para llegar a la misma solución. • Existe un único inicio del proceso.

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•

Existe un único punto de fin para el proceso de flujo, salvo del rombo que indica una comparación con dos caminos posibles.

PROBLEMAS RESUELTOS CON DIAGRAMAS DE FLUJO. VER ANEXOS APLICACION ORDENACIÓN POR EL MÉTODO DE LA BURBUJA El ordenamiento es uno de los procesos más comunes y útiles en el procesamiento de datos, consiste en ordenar la información con respecto a un criterio. Ejemplo1: Ejemplo2:

Ordenar la lista de alumnos con respecto al apellido paterno en orden alfabético. Ordenar la lista de artefactos de un hogar.

El método de ordenación por burbuja es el más conocido entre estudiantes y programadores, este método se basa en la ordenación por cambios de elementos, ya que se van comparando de dos en dos los elementos de la tabla (vector). Para ordenar una tabla de menor a mayor (ascendente) al realizar la comparación entre dos elementos se produce el intercambio en el momento en que el primer elemento es mayor que el segundo. De esta forma los elementos más grandes pasan a estar en el último lugar de la tabla. El elemento sube por la tabla al igual que una burbuja en un recipiente, de ahí proviene su nombre. Esta técnica consiste en hacer varias pasadas a través de la tabla, en cada pasada se comparan parejas sucesivas de elementos. Si una pareja esta en orden creciente (o los valores son idénticos), se dejan los valores como están. Si una pareja esta en orden decreciente, sus valores se intercambian en la tabla. Ejemplo, si se tiene una tabla de 40 elementos y esta ordenada, pero el usuario no lo sabe. se esta perdiendo un tiempo valioso, si la tabla esta desordenada se tiene que pasar por el bucle principal 49 veces. Ventaja del Método de la Burbuja Este método es fácil de comprender, programar y es el más extendido. Desventaja: Su desventaja principal, es que es uno de los menos eficientes y por ello se aprende la técnica pero no se utiliza (o se utiliza pocas veces)

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METODOS DE BÚSQUEDA SECUENCIAL Y BINARIA La búsqueda es una operación que tiene por objeto la localización de un elemento dentro de la estructura de datos, con frecuencia los programadores están trabajando con grandes cantidades de datos almacenados en arreglos (arrays) Si el arreglo es de una dimensión o es una lista de acceso directo y a su vez de acceso secuencial, se pueden usar dos técnicas que utilizan estos dos métodos de acceso, para encontrar elementos dentro de un arreglo: búsqueda secuencial y búsqueda binaria. Búsqueda secuencial La búsqueda secuencial, también se le conoce como búsqueda lineal. Supongamos una colección de registros organizados como una lista lineal. El algoritmo básico de búsqueda secuencial consiste en empezar al inicio de la lista e ir a través de cada registro hasta encontrar la clave indicada (k) o hasta el final de la lista. Este método consiste en recorrer el arreglo o vector elemento a elemento e ir comparando con el valor buscado (clave). Se empieza con la primera casilla del vector y se observa una casilla tras otra hasta que se encuentre el elemento buscado o se han visto todas las casillas. El resultado de la búsqueda es un solo valor, y será la posición del elemento buscado o cero. Dado que el vector o arreglo no esta en ningún orden en particular, existe la misma probabilidad de que el valor se encuentra ya se en el primer elemento, como en el ultimo. Por lo tanto, en promedio, el programa tendrá que comparar el valor buscado con la mitad de los elementos del vector. El método de búsqueda lineal funciona bien con arreglos pequeños o para arreglos no ordenados. Ventaja: o Es un método sumamente simple que resulta útil cuando se tiene un conjunto de datos pequeños (Hasta aproximadamente 500 elementos) o Es fácil adaptar la búsqueda secuencial para que utilice una lista enlazada ordenada, lo que hace la búsqueda más eficaz. o Si los datos buscados no están en orden es el único método que puede emplearse para hacer dichas búsquedas.

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Desventaja: o Este método tiende hacer muy lento. o Si los valores de la clave no son únicos, para encontrar todos los elementos con una clave particular, se requiere buscar en todo el arreglo, lo que hace el proceso muy largo. Búsqueda Binaria: La búsqueda binaria es el método, donde si el arreglo o vector esta bien ordenado, se reduce sucesivamente la operación eliminando repetidas veces la mitad de la lista restante. El proceso comienza comparando el elemento central del arreglo con el elemento buscado. Si ambos coinciden finaliza la búsqueda. Si no ocurre así, el elemento buscado será mayor o menor en sentido estricto que el elemento central del arreglo. Si el elemento buscado es mayor se procede a hacer búsqueda binaria en el subarray superior, si el elemento buscado es menor que el contenido de la casilla central, se debe cambiar el segmento a considerar al segmento que está a la izquierda de tal sitio central. Este método se puede aplicar tanto a datos en listas lineales como en árboles binarios de búsqueda. Los pre – requisitos para la búsqueda binaria son: o o

La lista debe estar ordenada, en un orden especifico de acuerdo al valor de la clave. Debe conocerse el número de elementos.

Si el conjunto de elementos es grande, el tiempo de búsqueda se puede reducir utilizando el siguiente algoritmo de tipo divide y vencerás: 1. 2. 3.

Se divide el elemento en dos partes. Se determina la parte que debe contener la clave buscada. Se repite el proceso en esa parte.

Una forma razonable de dividir el conjunto de elementos es mantener los elementos ordenados y después utilizar los índices del arreglo ordenado para determinar la parte del arreglo sobre la que se va a trabajar. Ventajas: o Se puede aplicar tanto a datos en listas lineales como en árboles binarios de búsqueda. o Es el método más eficiente para encontrar elementos en un arreglo ordenado.

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Desventajas: Este método funciona solamente con arreglos ordenados, por lo cual si nos encontramos con arreglos que no están en orden, este método, no nos ayudaría en nada. Diferencias entre ambos métodos: En el caso del método de búsqueda binaria, los arreglos deben estar únicamente ordenados, como se planteo anteriormente, por su parte el método de búsqueda secuencial o lineal, puede emplearse tanto en arreglos pequeños, como en aquellos que no están ordenados. En segundo orden, podemos ver que el método de búsqueda binaria, es el método más eficiente para encontrar elementos en un arreglo ordenado, lo contrario sucede con el método de búsqueda secuencial ya que este es muy lento, pero si los datos no están en orden es el único método que puede emplearse para hacer las búsquedas. Conclusión: En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Su utilización en estos ámbitos es tan importante, debido a que permiten la visualización de las actividades innecesarios y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras que otros trabajan con mucha holgura. En cuanto a la técnica de ordenación por el método de burbuja, queda claro que la técnica mejor usada para dicho método, consiste en hacer varias pasadas a través del array. En cada pasada, se comparan parejas sucesivas de elementos. Si una pareja está en orden creciente (o los valores son idénticos), se dejan los valores como están. Si una pareja está en orden decreciente, sus valores se intercambian en el array. Para el método de búsqueda Binaria, lo prerrequisitos principales para dicha búsqueda son: • La lista debe estar ordenada en un orden específico de acuerdo al valor de la clave (elemento a buscar). • Debe conocerse el número de elementos. La búsqueda secuencial también la podemos conocer o encontrar con el termino de "Búsqueda Lineal".

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Este método de búsqueda es muy lento, pero si los datos no están en el orden es el único método que puede emplearse para hacer las búsquedas. Es fácil adaptar la búsqueda secuencial para que utilice una lista enlazada ordenada, lo que hace la búsqueda más eficaz. Es fácil mantener el orden insertando cada registro en el lugar donde termina una búsqueda sin éxito y cada búsqueda termina cuando se encuentra un registro con una clave no menor que la clave de búsqueda. Recomendaciones: 1. Los diagramas de flujo le ayudan en la definición, formulación, análisis, y solución del problema. 2. El diagrama de flujo le ayudara con el análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos, ayudara a analizar esas etapas con el fin tanto de mejorarlas, como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración. 3. En el método de ordenación por burbuja, si al terminar el bucle principal en el momento que se detecte que en una pasada por todo lo largo de la tabla no ha habido ningún cambio esto le indicara que la tabla está completamente ordenada. 4. En el método de búsqueda binaria, si el conjunto de elementos es grande, se recomienda utilizar el siguiente algoritmo de tipo divide y vencerás, para reducir su tiempo de búsqueda: o Se divide el elemento en 2 partes. o Se determina la parte que debe contener la clave buscada. o Se repite el proceso en esa parte. 5. Para que el método de búsqueda secuencial resulte sumamente útil se recomienda hacer lo siguiente: o Almacenar todo los elementos en un arreglo o lista. o Insertar cada elemento al final del arreglo o lita o Recorrer o iterar sobre el arreglo o lista hasta conseguir el elemento requerido.

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CAPÍTULO IX

Diccionario de Datos El diccionario de datos guarda y organiza los detalles del Diagrama de Flujo de Datos (DFD). Es el segundo componente del análisis estructurado. También se conoce como "Data Repository". Incluye el contenido de los data flow (flujos de datos), los "data store", las entidades externas y los procesos. DEFINICION: Un diccionario de datos es un conjunto de METADATOS que contiene las características lógicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización. Estos diccionarios se desarrollan durante el análisis de flujo de datos y ayuda a los analistas que participan en la determinación de los requerimientos del sistema, su contenido también se emplea durante el diseño del proyecto. Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la información, se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinación de los requerimientos del sistema, su contenido también se emplea durante el diseño. En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos más importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario de datos guarda los detalles y descripción de todos estos elementos. Un diccionario de datos puede contener informaciones tales como: • Base de datos la información sobre el diseño. • SQL procedimientos almacenados. • Permisos de los usuarios. • Estadísticas de usuario. • Base de datos de proceso de información. • Base de datos de estadísticas de crecimiento. • Base de datos de estadísticas de rendimiento.

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RAZONES PARA SU UTILIZACIÓN 1. Para manejar los detalles en sistemas muy grandes, ya que tienen enormes cantidades de datos, aun en los sistemas más chicos hay gran cantidad de datos. 2. Los sistemas al sufrir cambios continuos, es muy difícil manejar todos los detalles. Por eso se registra la información, ya sea sobre hoja de papel o usando procesadores de texto. Los analistas mas organizados usan el diccionario de datos automatizados diseñados específicamente para el análisis y diseño de software. 3. Para asignarle un solo significado a cada uno de los elementos y actividades del sistema. 4. Los diccionarios de datos proporcionan asistencia para asegurar significados comunes para los elementos y actividades del sistema y registrando detalles adicionales relacionadas con el flujo de datos en el sistema, de tal manera que todo pueda localizarse con rapidez. 5. Para documentar las características del sistema, incluyendo partes o componentes así como los aspectos que los distinguen. También es necesario saber bajo que circunstancias se lleva a cabo cada proceso y con que frecuencia ocurren. Produciendo una comprensión más completa. Una vez que las características están articuladas y registradas, todos los participantes en el proyecto tendrán una fuente común de información con respecto al sistema. 6. Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las características y determinar donde efectuar cambios en el sistema. Determina si son necesarias nuevas características o si están en orden los cambios de cualquier tipo. Se abordan las características: Naturaleza de las transacciones: las actividades de la empresa que se llevan a cabo mientras se emplea el sistema. Preguntas: solicitudes para la recuperación o procesamiento de información para generar una respuesta específica. Archivos y bases de datos: detalles de las transacciones y registros maestros que son de interés para la organización. Capacidad del sistema: Habilidad del sistema para aceptar, procesar y almacenar transacciones y datos. 7.

Localizar errores y omisiones en el sistema, detectan dificultades, y las presentan en un informe. Aun en los manuales, se revelan errores.

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NOTACIÓN Las estructuras de datos son descritas por lo general usando notación algebraica. La notación algebraica usa los siguientes símbolos: 1. Un signo de igual (=) significa "está compuesto de". 2. Un signo de más (+) significa "y". 3. Las llaves { } indican elementos repetidos, también llamados grupos repetidos o tablas. Puede haber uno o varios elementos repetidos dentro del grupo. El grupo repetido puede tener condiciones, tales como una cantidad fija de repeticiones o límites, superior e inferior para la cantidad de repeticiones. 4. Los corchetes [ ] representan una situación disyuntiva. Puede estar presente un elemento u otro, pero no ambos. Los elementos listados entre corchetes son mutuamente excluyentes, y se separan mediante barras ( | ). 5. Los paréntesis ( ) representan un elemento opcional. Los elementos opcionales pueden ser dejados en blanco en las pantallas de captura, y pueden contener espacios o ceros para los campos numéricos en las estructuras de archivo. 6. La “@” (o una definición subrayada) identifica la llave para un almacén de datos. 7. Una frase entre asteriscos es un comentario (* *). EJEMPLO: Nombre = Título + Primer-nombre + Apellido-paterno + Apellidomaterno Título = [ Sr | Sra | Dr | Ing] Primer-nombre = {carácter} Apellido-paterno = {carácter} Apellido-materno = {carácter} carácter = [A-Z|a-z| |’] DEFINICIONES IMPORTANTES: Una definición de un dato se introduce mediante el símbolo “=”; en este contexto el “=” se lee como “está definido por”, o “está compuesto de”, o “significa”. Para definir un dato completamente, la definición debe incluir: • • •

El significado del dato en el contexto de la aplicación. Esto se documenta en forma de comentario. La composición del dato, si es que está compuesto de otros elementos significativos. Los valores que el dato puede tomar, si se trata de un dato elemental que ya no puede ser descompuesto.

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Data elements (elementos de datos) Es la parte más pequeña de los datos que tiene significado en el sistema de información. Se combinan varios elementos de datos para hacer los records o "data structures". Ejemplo: nombre, dirección, seguro social. Data Structure (Estructura de datos) También se conocen como record. Es la combinación de elementos de datos relacionados que se incluye en un flujo de datos o se retiene en un "data store". Documentación: •

Data elements: Las características que se describen en el diccionario de datos son: 1. Name: Es el nombre del elemento de datos; debe ser significativo. 2. Alias: Cualquier otro nombre que se pueda usar para referirse al elemento de datos. Por ejemplo, el nombre de un elemento de datos puede ser Balance actual, y el alias puede ser Deuda. Solo se incluye el alias si realmente es necesario utilizarlo. 3. Type y Size Type o tipo: se refiere a si el elemento de datos contiene valor numérico, caracteres o alfabético. Size o tamaño se refiere al máximo de caracteres o de dígitos que puede tener el elemento de datos. 4. Output format or edit mask: Indica cómo se presenta el dato al mostrarse en pantalla o al imprimirse en un reporte. Por ejemplo, el número de teléfono del cliente se puede guardar en el disco usando solo números 7878889999, pero presentarse editado en la pantalla o en el reporte (787) 888-9999. 5. Default value: Es el valor que el elemento de datos tiene si no se cambia entrando otro valor. 6. Prompt, column header or field caption: Es el nombre que se presenta en la pantalla o el título del dato en el reporte. 7. Source: De dónde se origina el valor del elemento de datos. Puede ser una forma, un departamento, otro sistema, etc. 8. Security: Identifica los individuos o departamentos que pueden modificar el elemento de datos. Por ejemplo, la línea de crédito puede ser cambiada por el gerente de crédito. 9. Responsible user(s): Identifica el (los) usuarios responsables de entrar o cambiar los valores del elemento de datos. 10. Acceptable Data and Data validation: Se especifica el dominio o valores permitidos. Pueden ser valores específicos, una lista de valores, los valores que se encuentren en otro archivo, etc. El valor puede tener

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reglas de validación; por ejemplo, el salario debe estar entre lo permitido para la posición que el empleado ocupa. 11. Derivation formula: Si el valor es el resultado de un cálculo, se muestra la fórmula que se utiliza. 12. Description or comments: Para proveer información adicional, notas o descripciones. •

Data flows (Flujo de datos) Las características que se describen en el flujo de datos son: 1. Name: El nombre del flujo de datos tal y como aparece en el DFD. 2. Alias: Otro nombre con que se conozca el flujo de datos. 3. Abbreviation or ID: Código que provee acceso rápido al flujo de datos en un diccionario de datos automatizado. 4. Description: Describe el flujo de datos y su propósito. 5. Origin: De donde sale (la fuente) el flujo de datos. Puede ser un proceso, un “data store” o una entidad. 6. Destination: El punto final del flujo de datos en el DFD. Puede ser un proceso, un “data store” o una entidad. 7. Record: Cada flujo de datos representa un grupo de elementos de datos relacionados, o un record. Los records y los flujos de datos se definen por separado para que más de un flujo de datos o “data store” pueda hacer referencia al mismo record. 8. Volume and frequency: Describe el número esperado de ocurrencias para el flujo de datos por unidad de tiempo. Data store Las características que se describen en el “data store” son: 1. Name: El nombre del “data store” según aparece en el DFD. 2. Alias: Otro nombre con el que se pueda llamar al “data store”. 3. Abbreviation or ID: Código que provee un acceso rápido al “data store” en un diccionario de datos automatizado. 4. Description: Describe el “data store” y su propósito. 5. Input data flows: Los nombres de los flujos de datos que entran al “data store”. 6. Output data flows: Los nombres de los flujos de datos que salen del “data store”. 7. Record: El nombre del record en el diccionario de datos para el “data store”. 8. Volume and Frequency: El número estimado de records guardados en el “data store”, al igual que el aumento o cambio esperado.

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PROCESO Se documenta cada función primitiva e incluye: 1. Process name or label: El nombre del proceso como aparece en el DFD. 2. Purpose or description: Un resumen del propósito general del proceso. Los detalles se documentan en el Process Description. 3. Process number: Número de referencia que identifica el proceso y su relación con los niveles del sistema. 4. Input data flows: Los nombres de los flujos de datos que entran al proceso. 5. Output data flows: Los nombres de los flujos de datos que salen del proceso. 6. Process Description: Se explican los detalles del proceso.

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Anexos

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Diagramas de Flujo ALGORITMO Un algoritmo es una serie de pasos que lleva a la solución de un problema. Ejemplo: Los pasos a seguir para elaborar un pastel, para arreglar una computadora, para instalar una red, etc. Las características que debe tener un algoritmo para que sea eficaz son: a) Un algoritmo debe ser preciso e indicar el orden de realización de cada paso. b) Un algoritmo debe estar definido, si se sigue un algoritmo dos veces, se debe obtener el mismo resultado cada vez. c) Un algoritmo debe ser finito, es decir debe terminar en algún momento. Debe tener tres partes: Entrada: información dada al algoritmo. Proceso: cálculos necesarios para encontrar la solución del problema. Salida: respuestas dadas por el algoritmo o resultados finales de los cálculos. Ejemplo: El algoritmo para calcular el área de un rectángulo. Paso 1: Se deben ingresar los valores de la base y de la altura. Paso 2: Se calcula el área. Area = base * altura. Paso 3: Salida es igual al área del rectángulo. HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIÓN Las herramientas de programación empleadas como lenguajes algorítmicos son: - Diagramas de flujo - Pseudocódigo - Diagramas de Nassi – Schneiderman (N –S)

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DIAGRAMA DE FLUJO Es un diagrama que utiliza símbolos estándar y en el que cada paso del algoritmo se visualiza dentro del símbolo adecuado y el orden en que estos pasos se ejecutan se indica conectándolos con flechas llamadas líneas de flujo porque indican el flujo lógico del algoritmo. SÍMBOLOS Símbolo Inicio / Fin Se usa para mostrar el inicio y el fin de un proceso. Símbolo Entrada / Salida de Información Se usa para mostrar las entradas y las salidas de información de un proceso. Símbolo Proceso Permite mostrar los cálculos que se efectúan con la información de entrada para lograr la salida. Símbolo Decisión Permite elegir entre dos alternativas, de acuerdo al cumplimiento o no de una decisión. Símbolo Conector Permite enlazar dos partes de un diagrama de flujo en la misma página. Símbolo Conector de Página Permite enlazar dos partes de un diagrama de flujo que están en diferentes páginas. Llamada a subrutina o a un proceso predeterminado Una subrutina es un módulo independiente del programa principal, que recibe una entrada procedente de dicho programa.

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SÍMBOLOS SECUNDARIOS Impresora Se utiliza para mostrar los datos que se imprimen. Teclado Se utiliza para mostrar las entradas a través del teclado.

EJEMPLO El siguiente diagrama de flujo representa la resolución de un problema que deduce el salario neto de un empleado partiendo de la lectura del nombre, número de horas, pago por hora y retenciones.

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Ejercicio 1 Se desea crear un algoritmo que permita el ingreso de las notas de 30 alumnos para el curso de Matemática Básica, además se deberá obtener el promedio del aula para el curso. • •

En este caso se usará un contador el cual permite que se pueda controlar el número de alumnos, que en este caso es 30. Además se usará un acumulador el cual permite que se acumule la suma de las notas con el propósito de que se pueda obtener el promedio de las notas.

Ejercicio 2 Se desea crear un algoritmo que permita obtener el total a pagar en un proceso de matricula para cada alumno y el total para determinada Facultad, es decir cuanto se debe pagar cuando un alumno comienza a estudiar.

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Se debe tener en cuenta lo siguiente: Concepto Nombre Matricula Mes Adelantado Seguro Médico Total por Alumno Total por Facultad Cantidad de Alumnos Contador de Alumnos

Nombre Nemotécnico Nom Mat Mad Sem Talu Tfac Cant C

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Ejercicio 3 Crear un algoritmo que permita sumar los números pares del 2 al 1000. Nota: Se debe usar un contador y un acumulador. Ejercicio 4 Crear un algoritmo que permita obtener la media de 50 números, correspondiente a las fallas encontradas en un proceso de fabricación de pelotas para niños. (Las observaciones fueron tomadas durante 50 turnos). Ejercicio 5 Calcular la suma de los 10 primeros Múltiplos de 5. Sugerencia: N es la cantidad de múltiplos MULTIPLO es el múltiplo de 5 S es la suma de los números

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Diseño de Sistemas de Computación Concepto El diseño de Sistemas es el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física. Las etapas del diseño de sistemas son: El diseño de los datos: Trasforma el modelo creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarias para implementar el Software. -

El Diseño Arquitectónico: Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

-

Diseño de la Interfaz: Describe como se comunica el software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.

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El Diseño de procedimientos: Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del Diseño del Software se puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del Proyecto, el diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente. Debe ser una guía que puedan leer y entender los que elaboran el código y los que prueban y mantienen el software. El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementación. La presentación del diseño puede ser evaluada mediante los siguientes criterios: -

Un diseño debe presentar una organización jerárquica. • El diseño debe ser modular, se debe hacer una partición lógica del Software en elementos que realicen funciones y subfunciones especificas. Ejemplo: un sistema de ventas, puede tener un 146

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subsistema de vendedores por sucursal y otro de ventas por sucursal, como en el caso de las tiendas Elektra. Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos. Debe producir módulos que presenten características de funcionamiento independiente. Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los módulos y el entorno exterior. Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la información obtenida durante el análisis de requisitos de Software.

Diseño de la Salida Se refiere a los resultados e informaciones generadas por el Sistema, para la mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un Sistema y la base de evaluación de su utilidad. Diseño de Archivos Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, entre las decisiones que se toman durante el diseño de archivos, se encuentran las siguientes: · ·

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Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo. La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga. Ejemplo para la tabla clientes la longitud puede ser de 300, incluyendo el código del cliente, el nombre, dirección, teléfono, contacto (si se trata de una empresa) La secuencia de los registros dentro del archivo (la estructura de almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).

Diseño de Interacciones con la Base de Datos La mayoría de los sistemas de información ya sean implantado en sistemas de cómputos grandes o pequeños, utilizan una base de datos que pueden abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan u administrador de base de datos, en este caso el diseñador no construye la base de datos sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta en el sistema. Herramientas para el Diseño de Sistemas Apoyan el proceso de formular las características que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades del análisis:

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Herramientas de especificación: Apoyan el proceso de formular las características que debe tener una aplicación, tales como entradas, Salidas, procesamiento y especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para crear especificaciones de datos. Herramientas para presentación: Se utilizan para describir la posición de datos, mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales, reportes y otros medios de entrada y salida. Herramientas para el desarrollo de Sistemas: Estas herramientas nos ayudan como analistas a trasladar diseños en aplicaciones funcionales. Herramientas para Ingeniería de Software: Apoyan el Proceso de formular diseños de Software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación correspondiente. Generadores de códigos: Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas. Herramientas para pruebas: Apoyan la fase de la evaluación de un Sistema o de partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación del Sistema así como el grado de perfección alcanzado en comparación con las expectativas. En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su Situación con la finalidad de observar como trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño. Los administradores deciden que estrategias seguir. Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez mas con el uso de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

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Terminología Base de Datos Es un conjunto de elementos interrelacionados entre si, en el caso de la informática la base de datos esta compuesta por tablas. Registros Es un conjunto de elementos relacionados entre si con respecto a un item, en el caso de la informática los registros están compuestos por campos. Material Requirements Planning (MRP) Los sistemas de Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP) integran las actividades de producción y compras. Programan las adquisiciones a proveedores en función de la producción programada. Metadatos Metadatos son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos.

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Bibliografía Referencias Electrónicas http://www.monografias.com/trabajos11/anasiste/anasiste.shtml?monosearch http://www.monografias.com/trabajos4/cicdevida/cicdevida.shtml?monosearch http://www.monografias.com/trabajos45/diagrama-de-flujo http://www.wikilearning.com/clasificacion_de_los_sistemas-wkccp-12557-3.htm SENN, James A. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición. Editorial McGrawHill. México . http://es.encarta.msn.com/encyclopedia_761570300/Diccionario_de_datos.html http://www.hufelas.com.ar/apuntes/modelos_y_sistemas/Diccionario%20de%20Datos.P DF (archivo PDF) http://www.tech-faq.com/lang/es/data-dictionary.shtml http://www.wikilearning.com/diccionario_de_datos_y_descripciones_funcionaleswkccp-16861-9.htm http://www.monografias.com/trabajos5/inso/inso2.shtml http://es.wikipedia.org/wiki/Diccionario_de_datos http://mmalicea.tripod.com/proyecto/diccdatos.htm

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