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AUDITORIA ADMINISTRATIVA INDICADORES ESTRATEGICOS

SALIM SAHIR BEDRAM PIMIENTA MARTIN ALONSO JIMENEZ CARRASCAL JUVELIS ZULUAGA GARCIA

DOCENTE: JUAN CARLOS POLO

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS IX SEMESTRE CARTAGENA DE INDIAS D.T. y C. 2018

Tabla de contenido

Introducción……………………………………………………………………………....3 Objetivos…………………………………………………………………………………..4 Objetivo general………………………………………………………………………....4 Objetivos específicos……………………………………………………………………4 Indicadores………………………………………………………………………………..5 ¿Qué es un indicador?.............................................................................................5 Utilidad……………………………………………………………………………...…....5 Características de los indicadores…………………………………………….……...5 Indicadores estratégicos……………………………………………………....................6 Desarrollo del diccionario de indicadores………………………………………….......7 Descripción del glosario de términos que integran la ficha de cada Indicador….....7 ¿Cuáles son las dimensiones relevantes del desempeño?......................................8 Clasificación de indicadores estratégicos…………………………………..................8 Indicadores de proceso………………………………………………………................8 Indicador de resultados……………………………………………………………...….9 Ejemplos de indicadores………………………………………………………….……...9 Conclusiones……………………………………………………………………………..13 Bibliografía…………… …………………………………………………………………..14

Introducción

Las diferentes organizaciones, por sus características y para la toma de decisiones deben implementar metodologías de planeación estratégica que contemplen la proyección organizacional de largo plazo siempre integrándose a nivel general, con estándares normalizados. Esta integración no implica someterse a la lógica mundial, pretende en cambio generar un diálogo integrador que conserve la pertinencia y carácter organizacional sin renunciar al cumplimiento de los objetivos locales.

En el siguiente trabajo abordaremos de una forma precisa que son los indicadores y su importancia en las organizaciones entendiendo estos como datos estadísticos que proporcionan o indican ciertas circunstancias imperantes en un lugar determinado y en un momento dado en el tiempo. De ese modo la utilidad de los indicadores radica en cuantificar e inferir la existencia o no de una propiedad implícita de un concepto. Haciendo énfasis en los indicadores estratégicos estos permiten evaluar los aspectos principales de la gestión de una empresa u organización encaminada al cumplimiento de objetivos, estrategias y metas establecidas por una entidad en su Planeación estratégica, además son el soporte para realizar seguimiento de los procesos y aspectos operativos que contribuyen al cumplimiento de la Misión y Visión.

La información obtenida de los indicadores estratégicos debería ser la base sobre la cual se tomen decisiones organizacionales, además que suministra información estratégica que facilita la autorregulación, y gestión en lo relacionado con la investigación. Contar con indicadores confiables y comparables en materia de investigación resulta un factor de gran significancia a la hora de definir e implementar las políticas de investigación. Adicionalmente, por medio de estos indicadores se facilitará la evaluación del desempeño en términos de desarrollo organizacional.

Objetivos

Objetivo general

-

Desarrollar de manera precisa la temática de los indicadores estratégicos.

Objetivos específicos

1. Mencionar que son los indicadores, su utilidad y la importancia en las organizaciones. 2. Detallar que son los indicadores estratégicos. 3. Enumerar los pasos para la creación de los indicadores estratégicos. 4. Mostrar ejemplos prácticos de indicadores estratégicos

Indicadores ¿Qué es un indicador? No existe una definición oficial por parte de algún organismo nacional o internacional, sólo algunas referencias que los describen como: “Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos, son medidas verificables de cambio o resultado diseñadas para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo productos y alcanzando objetivos”. Una de las definiciones más utilizadas por diferentes organismos y autores es la que Bauer dio en 1966: “Los indicadores sociales son estadísticas, serie estadística o cualquier forma de indicación que nos facilita estudiar dónde estamos y hacia dónde nos dirigimos con respecto a determinados objetivos y metas, así como evaluar programas específicos y determinar su impacto”. Si bien los indicadores pueden ser cualitativos o cuantitativos, en este trabajo nos abocaremos únicamente en los indicadores estratégicos. Utilidad Los indicadores son elementales para evaluar, dar seguimiento y predecir tendencias de la situación de un país, un estado o una región en lo referente a su economía, sociedad, desarrollo humano, etc., así como para valorar el desempeño institucional encaminado a lograr las metas y objetivos fijados en cada uno de los ámbitos de acción de los programas de gobierno. La comparabilidad del desarrollo económico y social es otra de las funciones de los indicadores, ya que estamos inscritos en una cultura donde el valor asignado a los objetos, logros o situaciones sólo adquiere sentido respecto a la situación de otros contextos, personas y poblaciones, es decir, es el valor relativo de las cosas lo que les da un significado.

Características de los indicadores La norma UNE 66175:2003, ayuda a definir con mayor propiedad unos objetivos realistas y concretos, eliminando posibles ineficacias derivadas de la adopción de metas utópicas o insuficientemente relacionadas con la estrategia de la organización. Las características que señala para los objetivos son las siguientes: 1. Ser medibles, es decir, se puede conocer el grado de consecución de un objetivo.

2. Ser alcanzables, para que se puedan lograr con flexibilidad. 3. Estar coordinados. 4. Ser desafiantes y comprometedores. 5. Involucrar al personal. 6. Poder desarrollarse en planes de actuación. En cuanto a las características relativas a los indicadores, define lo siguiente: 1. Referirse a procesos importantes o críticos. 2. representar fielmente el objetivo a medir mediante una relación directa. 3. Ser cuantificables a través de datos numéricos o un valor de clasificación. 4. Ser rentables, superando el beneficio de su uso al coste de su obtención. 5. Poder definir la evolución en el tiempo del objetivo siendo comparables en el tiempo. 6. Ser fiables para dar confianza a los usuarios sobre su validez. 7. Ser fáciles de mantener y utilizar. 8. No interferir con otros indicadores siendo compatible con ellos. 9. Permitir a la dirección conocer la información en tiempo real.

Indicadores estratégicos Parámetro cualitativo y/o cuantitativo que define los aspectos relevantes de los programas y proyectos sobre los cuales se lleva a cabo la evaluación para medir el grado de cumplimiento de los objetivos planteados en términos de eficiencia, eficacia y calidad, para coadyuvar a la toma de decisiones y corregir o fortalecer las estrategias y la orientación de los recursos. Un elemento esencial de la planificación estratégica es la medición del grado de consecución de los objetivos institucionales que se desean alcanzar. De manera que,

vinculado a cualquier Plan Estratégico debe existir un Sistema de Indicadores que asocie mediciones a cada uno de los objetivos estratégicos vinculados a dicho Plan. Así pues, los Sistemas de Indicadores constituyen una herramienta imprescindible para medir la eficacia de los planes; pero también son valiosos para identificar las mejoras que deban introducirse en la institución que los adopta. Desarrollo del diccionario de indicadores A los efectos del diseño del conjunto de indicadores, una vez definidos los objetivos estratégicos y metas de gestión a través del proceso de planificación estratégica se sugiere la elaboración de un Diccionario de Indicadores. El diccionario de indicadores deberá servir para ordenar la información contenida en el conjunto de los indicadores como en cada uno de ellos considerados individualmente El diccionario, además, cumple una función importante en el marco del objetivo de traducir y comunicar la estrategia de la organización a todas las personas involucradas en su implementación y control. Descripción del glosario de términos que integran la ficha de cada indicador La ficha de cada indicador se compone de cuatro partes bien diferenciadas que responden a: información general, características del indicador, cálculos y especificaciones de datos e información sobre la actividad. Información General 1. Número / nombre indicador: cada indicador debe tener un código numérico y un nombre. La codificación resulta importante para la construcción de bases de datos que se utilizarán en sistemas de información automatizados. El nombre debe ser claro y corto. 2. Responsable: es la persona encargada de obtener los datos necesarios para la construcción del indicador en tiempo y forma. 3. Lineamiento estratégico y objetivo estratégico: hace referencia a los lineamientos y objetivos estratégicos definidos en el proceso de planificación estratégica, de los cuales se deriva la meta de gestión bajo consideración. Se debe indicar los códigos del lineamiento y del objetivo correspondiente. 4. Meta: consiste en la descripción numérica y conceptual de la meta cuyo logro se mide a través del indicador. Para ello idealmente deberían contemplarse las dimensiones de eficacia, eficiencia y calidad.

5. Descripción del indicador: en este apartado debe realizarse una breve descripción cualitativa del indicador que explique cómo interpretarlo y de qué forma contribuye al logro de la meta. ¿Cuáles son las dimensiones relevantes del desempeño? Se considera clave para medir el grado de consecución de los lineamientos y objetivos estratégicos a nivel de Inciso, la definición de algún indicador de impacto que muestre el efecto producido como consecuencia de los resultados de las acciones implementadas por el mismo sobre un determinado grupo de población. Impacto: En este sentido, los indicadores de impacto deberán reflejar los porcentajes de obtención de los resultados en comparación con los esperados. Eficacia: El concepto de eficacia refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir, en qué medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos fundamentales, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello. Generalmente, los indicadores de eficacia relacionan las actividades o productos que efectivamente se realizaron con las aquellas que se planificó realizar. Otro tipo de indicador de eficacia refiere al grado de cobertura que se hace de una determinada demanda o población objetivo. Eficiencia: El concepto de eficiencia describe la relación entre dos magnitudes: la producción física de un bien o servicio y los insumos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de producto. Calidad: La calidad del servicio es una dimensión específica del desempeño que refiere a la capacidad de la institución para responder en forma rápida y directa a las necesidades de sus usuarios. Ésta se puede observar a través de la mejora de los atributos o características de los servicios que se entregan a los usuarios. Desempeño Presupuestario: Este concepto se puede definir como la capacidad que tiene una institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en pos del cumplimiento de sus objetivos. Clasificación de indicadores estratégicos Indicadores de proceso Son acciones específicas que la empresa debe acometer para conseguir sus metas. Nos permiten: 1. Conocer las causas de las desviaciones.

2. Focalizar las medidas correctoras. Indicadores de resultado Expresión exacta de un objetivo a alcanzar. 1. Herramienta de pilotaje/control. 2. Herramienta de aprendizaje. 3. Herramienta de comunicación. Cómo evaluar un indicador estratégico 1. 2. 3. 4.

Relevancia de la información que nos aporta. Facilidad en la obtención de la información. Nivel de comprensión por parte de la persona que lo gestiona. Nivel de vinculación de la actividad que se mide con la consecución de la estrategia.

Ejemplos de indicadores estratégicos Objetivos estratégicos e indicadores - perspectiva personas y recursos Objetivo -

Conseguir que la satisfacción del personal alcance un valor superior a ocho puntos en dos años

Indicador de proceso -

Número de propuestas de mejora aportadas por los trabajadores. Porcentaje de incremento de número de horas de formación de cada trabajador.

Indicador de resultado - Número de puntos de valoración media obtenida en la encuesta de satisfacción del personal. Objetivo Formar parte del comité de administración de una asociación representativa del sector en 2019 Indicador de proceso

-

Número de propuestas de mejora que presentamos en las Asociaciones más representativas del sector.

-

Número de eventos organizados por las Asociaciones más representativas del sector a los que asistimos.

Indicador de resultado Número de Asociaciones más representativas del sector en las que formamos parte del Comité de Administración. Perspectiva procesos Objetivo: obtener el certificado de calidad ISO 9001 - 2015 en octubre de 2018 Indicador de proceso -

porcentaje de servicios diseñados que cumplen las especificaciones de calidad de la norma ISO 9001-2015.

-

porcentaje de servicios realizados que cumplen las especificaciones de calidad de la norma ISO 9001-2015.

Indicador de resultado -

Certificado de calidad ISO 9001-2015.

Perspectiva clientes Objetivo Incrementar un 20% nuestra cartera de clientes en la zona de Cartagena para diciembre de 2018 Indicador de proceso -

número de visitas realizadas a clientes potenciales de Cartagena. número de ofertas presentadas a nuevos clientes de Cartagena.

Indicador de resultado -

porcentaje de incremento del número de clientes de Cartagena.

Perspectiva financiera Objetivo Incrementar a diciembre de 2018 en un 10% la rentabilidad del capital aportado Indicador de proceso -

Porcentaje de disminución de los costes de estructura. Porcentaje de incremento del margen de ventas.

Indicador de resultado Porcentaje de incremento de la rentabilidad del capital. Objetivo Los ingresos de los cuatro primeros clientes de mayor facturación crezcan a un ritmo de 10% anual durante cuatro años Indicador de proceso -

Porcentaje de incremento del volumen medio de cada pedido de los cuatro primeros clientes de mayor facturación.

-

Porcentaje de incremento del número de pedidos de los cuatro primeros clientes de mayor facturación.

Indicador de resultado -

Porcentaje de crecimiento anual de facturación sobre facturación del año anterior de los cuatro primeros clientes de mayor facturación.

Definición del indicador

Nombre del Eficiencia en dar respuesta a la solicitud abril 2018 indicador

Objetivo del Establecer el grado de Pertinencia del Eficiencia en dar indicador eficiencia en dar indicador / concepto respuesta a las respuesta a las solicitudes recibidas solicitudes.

Unidad de medida

Fórmula para cálculo

%

Definición de variables de la fórmula

Tiempo promedio que Aspectos su tarda en dar respuesta metodológicos a la solicitud. Tiempo programado para atender la solicitud.

Fuente de Oficios del personal los datos solicitando bien y o servicio de infraestructura y oficios de respuestas y o adquisiciones Responsable Líder del proceso de de generar el infraestructura indicador Línea de base

Periodicidad fechas de medición

Responsable seguimiento indicador Meta

Variable 1: Tiempo promedio que se da en dar respuesta a la solicitud sumatoria de los días en que se responde el número total de las solicitudes. Variable 2: Tiempo programado para atender la solicitud sumatoria de los tiempos programados para atender la solicitud. Durante los cincos primeros de cada mes, se tomaran los días que se tardaron en responder las solicitudes del mes anterior. / Mensual

del DAF del 80%

Conclusiones

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El principal objetivo de los indicadores es evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.

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Implementar un sistema de indicadores, si es construido apropiadamente, ofrece muchos beneficios a la organización; sin embargo, si el sistema es implementado y conducido indebidamente puede afectar el desempeño de la organización.

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Los indicadores estratégicos no se crean de la noche a la mañana, y además será necesario mejorarlo en la medida que se tenga mayor experiencia sobre el tema, este es de vital importancia para medir la eficacia de la estrategia o estrategias creadas.

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Establecer los indicadores estratégicos es una parte clave de un sistema de medición de desempeño organizacional.

Bibliografía

Recuperado de https://www.uv.es/uvweb/servicio-analisisplanificacion/es/estadisticas-indicadores/indicadores-estrategicos1285868424658.html Recuperado de: http://www.eumed.net/librosgratis/2009a/479/Caracteristicas%20de%20los%20indicadores.htm Recuperado de: https://definicion.org/indicadores-estrategicos Recuperado de: http://www.orion2020.org/archivo/sistema_mec/10_indicadores2.pdf Recuperado de: https://sites.google.com/site/planeacionestrategicaunides/ivelementos-y-productos-de-la-planeacion-estrategica/4-3-indicadores-estrategicos Recuperado de: https://www.aec.es/web/guest/centro-conocimiento/indicadores Recuperado de: https://www.aec.es/c/document_library/get_file?uuid=6680d3c14aeb-4f58-b7878d2562cd9399&groupId=10128 Recuperado de: http://www.eumed.net/librosgratis/2009c/575/COMO%20SE%20CLASIFICAN%20L OS%20INDICADORES.htm