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COMO TENER EL CONTROL FINANCIERO DE MI EMPRESA.

¿CÓMO TENER EL CONTROL

FINANCIERO DE MI EMPRESA?

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COMO TENER EL CONTROL FINANCIERO DE MI EMPRESA.

¿SABÍAS QUE MÁS DEL

90% de los dueños de pequeñas y medianas empresas no conocen la salud financiera de su empresa poniendo en riesgo su supervivencia?

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oy más que nunca en un mundo ultra competido necesitamos contar con datos precisos y actualizados de nuestra empresa para poder tomar decisiones estratégicas de manera rápida y así obtener mejores ganancias, crecer nuestra empresa y ser completamente exitosos. Pero, ¿cuál es el principal problema? Que las finanzas parecen ser el idioma más difícil de aprender y solo pensar que tiene un gran componente de matemáticas, se vuelve más difícil. Pero déjame preguntarte algo, ¿crees que las matemáticas sean el problema, o más bien los métodos con los que nos han enseñado matemáticas no han sido los adecuados para todos? Y entonces caemos en la tentación de dejarle a nuestro contador las decisiones financieras de la empresa, o nos convencen de comprar un software muy sofisticado que tardamos más tiempo en aprender a usarlo y en ver cómo corregir errores, que realmente aprovecharlo.

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AHORA QUIERO DARTE UNA BUENA NOTICIA.

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ay un grupo de personas comprometidas en enseñar las finanzas de una manera sencilla y práctica. Y al pertenecer a ese grupo, mi misión es ayudar a tantas personas como pueda no sólo a enseñarles de finanzas sino que puedan usarlas como una herramienta para evaluar efectivamente cómo está su empresa, para que puedan tomar decisiones vitales y concretas en el tiempo correcto para maximizar sus ganancias. Por lo que desarrollé un método que te puede ayudar a llevar la administración financiera de tu empresa de una forma profesional y muy útil. Ahora déjame decirte la mejor parte, que la manera de aprender este método es extremadamente fácil. Por eso, en esta guía, quiero mostrarte los primeros pasos para tener el control financiero de tu empresa, para que sepas en qué cifras debes fijarte y así puedas tomar las mejores decisiones para tu empresa de una manera efectiva y rápida.

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PARA LOS QUE NO ME CONOCEN, DÉJENME CONTARLES UN POCO DE MÍ.

SOY HANS GYSEL Consultor financiero, actuario con maestría en finanzas internacionales y he ayudado a distintas empresas tanto de servicios como de productos a que tengan un control financiero de sus compañías, para crecer sus negocios y maximizar sus ganancias.

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e desarrollado un método andragógico (enfocado en enseñanza para adultos) para implementarlos en mis cursos como -Financial Management for Business- “FM4B” (mi curso estrella de Finanzas para PYMES), donde centenares de empresarios han aprendido y aplicado de una manera profesional pero muy fácil, las herramientas para medir la salud financiera de sus empresas.

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Pero veamos las cosas desde el principio. Cuando abrimos un negocio, normalmente no llevamos un control, lo que queremos es vender, y vender una cantidad que al menos cubra los gastos del negocio. Pero a medida que vamos creciendo, tenemos que volvernos expertos en muchos temas, como en recurso humanos al empezar a contratar a personas para que sean buenos y que estén motivados, pero también en ventas, en mercadotecnia, en control de calidad, en procesos operativos, saber de leyes y normas vigentes, en pagar nuestros impuestos y, en administrar y dirigir todas las nuevas áreas de nuestra empresa. Y con tantas actividades, no nos queda tiempo para medir si el negocio va bien financieramente o no. Muchas veces optamos por la manera simplista y equivocada de medirlo si al cierre de cada mes nos quedó efectivo o no.

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Y no solo eso, también hay que considerar que conforme va creciendo nuestra empresa, es necesario entender más a detalle el flujo del dinero, saber cómo predecir nuestras ventas, saber si los gastos pueden reducirse, establecer controles de cobro a clientes, tener mejores acuerdos con proveedores, también en saber si tenemos la cantidad óptima de personas, y para los que vendemos productos, en controlar el inventario y las compras. Parece una tarea maratónica y esto es solo la mitad… También necesitamos saber cuánto dinero reinvertir en el negocio y cuánto nos podemos quedar, saber cómo obtener las mejores condiciones de financiamiento para seguir creciendo, saber cuándo es conveniente comprar a nuestra competencia, a un proveedor o a un cliente, conocer y mitigar riesgos económicos (como del tipo de cambio para las empresas que importan bienes y materias primas), detectar cuando se aproxima una crisis en nuestros clientes, y todo ello está relacionado con el control de los números de nuestra empresa, porque para que un negocio crezca saludablemente es preciso llevar una correcta administración financiera.

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espués de leer el párrafo anterior, pude imaginarte pensando: Claro, eso sería ideal, pero no es tan fácil… Y la verdad es que nada está más lejos que la realidad, llevar la administración financiera correcta de tu empresa no es complicado, no tienes que ser un experto en finanzas ni en contabilidad. Pero si requieres de dos distintivos: el primero es estar abierto al aprendizaje, dejar de creer que las finanzas son algo muy complicado y abrirte a pensar que con la forma correcta es posible aprenderlo y sobre todo si tienes el segundo distintivo, que es la responsabilidad. Pero muchos de mis clientes cuando les digo esa palabra, la asocian a obligación y no tiene nada que ver con obligación, responsabilidad es la habilidad de responder, responder a las metas que quieres alcanzar y que tú mismo has puesto tanto para ti y tu familia como para tu compañía, metas para seguir creciendo, metas para seguir impactando positivamente a más personas. Y tú, ¿tienes los dos distintivos? Ahora dejemos algo claro, para tener un control profesional de tus finanzas, no debería de tomarte mucho tiempo. El objetivo no es que te la pases todo el día haciendo números, por favor no. El objetivo de una correcta administración financiera es que sepas que números analizar y cómo analizarlos para que puedas tomar las mejores decisiones en el menor tiempo posible con el fin de maximizar tus ganancias.

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POR ESO, QUIERO COMPARTIRTE LOS

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PASOS PARA EMPEZAR A CONTROLAR FINANCIERAMENTE TU NEGOCIO Que han servido a centenares de empresarios y que estoy seguro te van a funcionar a ti también. Recuerda que todo análisis financiero se realiza con un único objetivo, tomar las mejores decisiones hacia el futuro. Así que comencemos:

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Paso 1 ANALIZA TUS VENTAS

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ara comenzar a tener un control financiero, es recomendable que tengas un registro de tus ventas. Un buen análisis inicial es separar tus ventas por meses para que conforme más meses tengas registrados, mejores predicciones podrás hacer hacia los meses futuros. Pero no solo el monto total de cada mes, ve más allá, también tener claro cómo se desglosan tus ventas, es decir, cuales son los productos o servicios que más vendes, las cantidades vendidas y los precios.

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uando uno de mis clientes se acercó a mí a pedirme asesoría, estaba desesperado porque no se daba abasto para atender a todos sus clientes, sobre todo en altas temporadas. Me decía que la época navideña es su mejor temporada, pero que muchos de sus clientes terminaban enojados con él porque se retrasaba en las entregas y no podía satisfacer a todos. Entonces le pregunté: “¿cómo podrías saber cuánto venderás la próxima temporada navideña?” Después de verme con cara de incógnito, llegamos a la conclusión que un primer análisis podría comenzar sabiendo cuánto había vendido en la misma temporada en años anteriores y calcular un crecimiento similar al que han crecido sus ventas durante éste año. A partir de ahí, hacer algunos escenarios de acuerdo a nuestro marketing, tendencias de compra de los clientes y claro, saber qué está haciendo la competencia.

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Por eso es muy valioso tener tus registros históricos. Porque te permite ver la película de tu negocio, cómo han evolucionado tus ventas para así poder entender tus tendencias y poder predecir tus ventas futuras. Pero, ¿a qué me refiero con tendencias? Son patrones de comportamiento de tus ventas, muchas veces puede ser de forma estacional, es decir, que depende de las estaciones del año o del clima, y hay ocasiones que depende de eventos específicos. No te pierdas mi video que se llama “¿Cómo pronosticar mis ventas?”, donde describo una metodología de pronósticos de ventas con base en datos históricos, disponible tanto en mi página hansgysel. com y en mis redes sociales (facebook y youtube). Y si quieres saber cómo hacer un análisis fácil de tendencias, ingresa a mi página hansgysel.com y descarga gratis el formato “Ventas y tendencias” en la sección de Descargas. Pero si al tener un patrón de comportamiento estacional sufres en los meses malos, te recomiendo detenerte a pensar si vale la pena diseñar un producto o servicio que pueda venderse todo el año, quizá suscripciones a una revista digital o membresías a una plataforma, tal vez diseñar un producto o servicio más sencillo que pueda ser vendido sin importar las estaciones. Y hasta hacer un evento en alguno de tus meses malos. Una empresa dedicada a hacer eventos encontró una forma en la que no solo tuviera fuertes ingresos en sus temporadas altas (primavera para bodas y verano para graduaciones escolares), por lo que se enfocó en hacer descuentos personalizados a sus clientes sabiendo cuándo podrían necesitar de sus servicios. ¿Cómo? Preguntándole cuando eran sus cumpleaños o los de sus hijos.

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Por otro lado, es muy importante saber si tus ventas siguen el ciclo económico, pero lo más importante es estar preparados para cuando el ciclo comience a contraerse, o peor aún dé señales de recesión en la economía. Si quieres saber más de los ciclos económicos, te sugiero que veas mi video “¿Estoy preparado para una crisis?” disponible tanto en mi página hansgysel.com y en mis redes sociales (facebook y youtube).

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hora analicemos nuestros mejores productos o servicios: Tener un producto o servicio estrella es bueno porque puedes enfocar tus esfuerzos en su venta, pero te has puesto a pensar, ¿qué pasaría si se deja de vender? Depender de un solo producto o servicio conlleva riesgos, por lo que es importante monitorear sus ventas mes a mes, estar muy atento a cambios de tendencia pero sobre todo detenernos a pensar, ¿cómo podríamos diversificar nuestros ingresos? Finalmente, te sugiero que tengas un registro de quienes son tus mejores clientes. A muchos empresarios les funciona conocer su top ten, es decir, los 10 mejores clientes, y qué proporción le representa del total de las ventas. Y al igual como es bueno tener un producto o servicio estrella, es bueno tener un muy buen cliente, pero imagina que ese cliente deje de comprarte. Por esa razón, no es recomendable depender de un solo cliente. Si ese es tu caso, te sugiero que analices ¿cómo podrías volverte más valioso para tus clientes actuales? Pero también estudia las estrategias que puedes hacer para atraer a más clientes incluyendo cómo diversificar tu gama de servicios o productos.

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ESTRATEGIA DEL QUESO

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i tu sector es muy competido, déjame darte una sugerencia, piensa cómo puedes generar valor GRATIS (a todos nos encanta recibir cosas gratis, sobre todo si son muy valiosas para nosotros, ¿cierto?). Pero ¿por qué gratis? muchas veces cuando resuelves el problema de alguno de tus prospectos (potenciales compradores) sin cobrarles, ellos tenderán a ser recíprocos contigo y esa reciprocidad se puede transformar en compra de alguno de tus productos o servicios. Piensa en la estrategia del queso: cuando vamos al supermercado y pasamos por la sección de lácteos, nos ofrecen un poco de queso de cortesía para degustar. Quizá ese pedazo de queso no hace la diferencia para el vendedor, pero cuando recibimos algo gratis que nos gusta, queremos retribuir de alguna forma, como comprando un queso, y ese sentimiento se llama reciprocidad.

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ennis Regan, un conocido profesor de una universidad de Estados Unidos, hizo el siguiente experimento: invitaba a estudiantes a participar de un test y a la mitad del test se ofrecía un descanso, donde un participante (asistente de Regan) salía de la sala y al regresar, traía botellas de coca cola para todos y las ofrecía a los demás. ¿Quién rechaza un regalo como una coca cola? Al terminar el test, el asistente de Regan le contaba al resto de participantes que tenía que vender boletos para una rifa. Y como podrás imaginar, en la mayoría de los casos, los demás estudiantes le compraban boletos. Ese mismo experimento se hizo sin que el asistente de Regan regresará con bebidas y ¿Cuáles crees que eran los resultados? Y en cuanto a tu negocio, ¿Cómo podrías implementar la estrategia del queso en tu negocio?

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ANTES DE IR AL PASO 2, DÉJAME PEDIRTE ALGO:

NO MALBARATES TUS PRODUCTOS O SERVICIOS, POR FAVOR Ya que así solo estarás dando un mensaje a tus clientes de inseguridad, inseguridad tanto en el valor de lo que ofreces como inseguridad en tu marca. En cambio, te sugiero que capacites a tus agentes de ventas para que busquen otras formas de generar más valor a los clientes para cerrar más ventas sin tirar al suelo tus precios.

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Paso 2 ANALIZA TUS GASTOS

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uchas personas cuando empiezan un negocio, se dejan llevar por la idea de “piensa en grande” y estoy totalmente de acuerdo, excepto cuando hablamos de gastos. Ten en mente que toda cantidad de dinero malgastada, es dinero que no podrás destinarte a ti. Con esto, no quiero que te vayas al otro extremo y seas de las personas que prefiere no crecer con tal de no gastar, o peor aún, disminuir su calidad peligrando la subsistencia de la compañía.

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Entonces, lo ideal es encontrar el monto óptimo de gastos que haga que tu empresa sea eficiente, entregue los mejores productos o servicios posibles, que crezca y que maximice tus ganancias. Ahora déjame plantearlo de otra forma, piensa que los gastos óptimos son como una inversión, porque al incurrir en ellos te permite vender y así obtener rendimientos, ¿cierto? Pero, ¿cómo podemos saber cuáles son los gastos óptimos? Primero veamos las 4 categorías de los gastos: fijos, variables, extraordinarios y ocultos. Y todos ellos pueden suceder de forma mensual o anual. Pero déjame explicarte cómo identificarlos.

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Los gastos fijos, son todos aquellos que no dependen de tus ventas, es decir, vendas o no vendas, tienes que pagarlos, por ejemplo: el alquiler, servicios como la luz o el internet, sueldos base y sus impuestos correspondientes (como la seguridad social o el impuesto sobre la renta de asalariados), gastos de limpieza, suscripciones, el pagos de los préstamos, comisiones bancarias, gastos de mantenimiento, servicios recurrentes como vigilancia y en general los gastos administrativos. Ten en cuenta que estos gastos normalmente ocurren de manera mensual, pero algunos seguros o mantenimientos son cobrados una vez al año. Si quieres saber la base de tus gastos fijos mensuales, te sugiero que “mensualices” tus gastos anuales, es decir, los dividas entre doce y los sumes al resto de tus gastos fijos. Déjame darte un tip valiosísimo: una empresa dedicada a dar consultorías, creía que no tendría problemas con los gastos fijos, ya que son muy bajos en su sector, pero siempre que llegaba fin de año se veía en problemas teniendo que recurrir a préstamos con tasas de interés caras, porque tenía que pagar la gratificación de fin de año (en algunos países se le conoce como “aguinaldo” o “prima de fin de año”). Después de cuestionarle cómo poder dejar de estresarse, llegó a la conclusión de comenzar a hacer reservas durante los meses buenos.

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Los gastos variables son todos los que dependen de tus ventas. Si te dedicas a elaborar productos, entonces será el precio de materias primas, empaques y gasto de transportarlos. Si compras y vendes productos, entonces tus gastos variables incluirán el costo de los productos que adquieras para comercializarlos. En general podemos agregar las comisiones de ventas o pago a referidos por ventas y las campañas de marketing. Incluye todos los gastos que varían de acuerdo a lo que vendas.

Ahora, considera que hay algunos gastos que son una parte fijos y una parte variables, y son gastos que normalmente son fijos pero que conforme aumenten las ventas, aumentan dichos gastos, éste es el caso de algunos servicios como la corriente eléctrica (para empresas de manufactura por ejemplo). Entonces la tarifa base es fija y el excedente será variable.

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Los gastos extraordinarios: muchos de ellos ocurren por no tener un plan o una reserva, o inclusive por no tener asegurados los bienes productivos por ejemplo, cuando se descompone un vehículo, una máquina o un equipo. Pero considera también los pagos “urgentes” que tenemos que hacer por una mala organización como el pago del envío exprés cuando nos atrasamos en la producción o compras de insumos a precios más altos por falta de planeación de nuestras ventas. Hace algunos años, conocí a un reconocido publicista que en su escritorio tenía un lema colgado en su pared, un lema que aumentó la productividad de su empresa y disminuyó los gastos extraordinarios y es: “Urgencia es sinónimo de falta de planeación”. Cuando entré en su oficina, le pregunté el porqué del recuadro y me contó un episodio que había sucedió no hace mucho tiempo atrás que les hizo perder mucho dinero, ya que les había solicitado un tipo de publicidad diferente al que habitualmente solicitaba y era el diseño de espectaculares (anuncios publicitarios que vemos en avenidas grandes). Después de aprobar el diseño final, habían acordado la fecha de la impresión, pero el agente que llevaba la cuenta olvidó comunicarlo al área de producción y diseño. Un día antes de la cita, se da cuenta que no han enviado al proveedor el diseño para imprimirlo. Imagina la cara del agente al escuchar que el costo de la impresión de urgencia sería del triple del precio regular.

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Y finalmente los gastos ocultos que puede significar una pérdida de dinero recurrente y de competitividad, veamos algunos ejemplos:

El exceso de procesos innecesarios e improductivos representan un gasto para tu empresa. No modernizar la tecnología que usamos aumenta la posibilidad de incurrir en una menor productividad.

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¿Qué hay de una alta rotación de empleados? quizá incurras en una disminución del rendimiento tanto en los periodos donde te quedas sin personal como durante el periodo de aprendizaje de tus nuevos empleados, y hay ocasiones que algunos empresarios terminan contratando más personal en recursos humanos porque no se dan abasto con los procesos de búsqueda y selección de talento, pero ¿cómo poder retener y motivar a tus empleados? ¿Cuentas con una política para el uso del celular? No estoy sugiriéndote que prohíbas su uso, pero la productividad puede reducirse drásticamente si tus empleados consumen su tiempo y sus datos en el teléfono móvil. Un exceso en el inventario o una sobreproducción por una mala planeación causa un gasto adicional de almacenamiento, y peor aún, si tus productos se vuelven obsoletos. El exceso de devoluciones o correcciones, que por un erróneo entendimiento de las necesidades del cliente o por una mala comunicación interna, puede provocar gastos y pérdidas de tiempo.

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Los cuellos de botella, es decir, la parte del proceso en la que hay una demora, reduce la productividad y muchas veces te ves obligado en posponer las fechas de entrega, causando una muy mala impresión en tus clientes, incurriendo en el riesgo de perderlos. La falta de optimización de las rutas de transportación hace que el gasto de gasolina se incremente. ¿Cuántas horas a la semana le dedicas a reuniones internas? ¿cómo podrías optimizar los tiempos en las juntas y hacerlas lo más productivas posibles?

Hay muchos más gastos ocultos, así que si quieres saber cómo identificarlos pero sobre todo cómo puedes arrancarlos de tu empresa, te recomiendo mi video “Detecta y elimina gastos ocultos” disponible en mi página de internet hansgysel.com y en mis redes sociales (facebook y youtube).

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UNA VEZ IDENTIFICADOS LOS 4 TIPOS DE GASTOS, VAMOS A LA PARTE MÁS IMPORTANTE:

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ara poder hacer un análisis de los gastos, es necesario conocer todos los gastos en los que hemos incurrido mes por mes. No te olvides de ninguno porque si no, el análisis quedará incompleto y no nos dirá lo que realmente estamos buscando. Detente a completar tu lista de todos los gastos y una vez que los tengas, clasifícalos en cada una de las 3 primeras categorías. No olvides los anuales. Y ¿los gastos ocultos? Yo sé que será muy difícil de identificar el valor de los gastos ocultos ya que por eso son peligrosos, porque son ocultos. Mi objetivo por ahora es que te vuelvas consciente de que los gastos ocultos existen y que pueden ser minimizados o eliminados. Ahora, regresando a los gastos fijos, variables y extraordinarios, te recomiendo que busques tus gastos de meses anteriores y los agrupes en las mismas categorías. Así te va a resultar más fácil poder ver cómo se comportan. Tu análisis deberá de considerar lo siguiente: Comparar mes a mes tus gastos fijos. Comparar tus gastos variables con respecto de tus ventas. ¿Qué proporción de tus ventas corresponde a tus gastos variables? ¿Cómo se comportan tus gastos extraordinarios comparados con meses anteriores? Una vez que tienes registros mensuales de tus gastos, se vuelve

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más fácil poder monitorearlos, ver cuál es su tendencia, pero lo más importante: cómo poder anticipar problemas por exceso de gastos. Y hablando de exceso de gastos, ¿tienes gastos innecesarios? Quizá tu empresa cuente con bienes que no son del todo productivos y vale la pena cuestionar si se quedan o es mejor venderlos. ¿Cómo puedes aprovechar al 100% la capacidad de tus bienes productivos? ¿Hay ajustes que necesitan ser hechos para mejorar tu producción?, muchas veces resulta más caro tener un activo improductivo que hacer las adecuaciones necesarias (aunque implique incurrir en un gasto extraordinario).

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OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS NO SIEMPRE ES RECOMENDABLE GASTAR EN EL MEJOR EQUIPO SI NO SE ADECUA A LA REALIDAD DE LAS VENTAS DE TU EMPRESA

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on esto quiero que consideres que antes de incurrir en un gasto de innovación o tecnología, haz un plan de crecimiento e involucra a tus empleados que realizan actividades estratégicas para que tengan claridad a dónde quieres llevar a tu empresa.

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¿Tienes el número óptimo de empleados? ¿Tienen todos claro sus actividades? ¿Podrías aprovechar mejor sus horas? Con esto no quiero decir que seas injusto con ellos, pero tampoco que desaprovechen sus habilidades por no dedicarles tiempo y falta de capacitación.

MI RECOMENDACIÓN ES QUE ANALICES TODOS LOS GASTOS EN LOS QUE INCURRES Y HAGAS LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:

¿Son realmente necesarios? ¿Pueden ser reemplazados? ¿Puedes crear acuerdos con proveedores para obtener mejores condiciones de pago? ¿Tienes la cantidad óptima de empleados? ¿Aprovechas al 100% tus bienes productivos? “Urgencia es sinónimo de falta de planeación”: ¿Qué plan puedes implementar para evitar incurrir en gastos extraordinarios?

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Paso 3

SEPARA TUS FINANZAS PERSONALES DE LAS DE TU NEGOCIO

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s muy importante comenzar a separar tus finanzas personales de las de tu negocio para que puedas saber cuándo le está yendo bien a tu empresa y cuando no tan bien y poder tomar decisiones acertadas. Y por otro lado, si tú tienes problemas financieros, lo reflejaras en tu negocio, ya que sacarás más dinero del que te puede dar poniendo el futuro de tu empresa en riesgo.

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ara separar tus finanzas personales, te sugiero que te enfoques en organizarte primero. Pero por favor, quítate la idea de anotar cada gasto personal que hagas, eso además de agotador es frustrante y no te llevará muy lejos. Es como si fueras al supermercado, compras lo que se te va antojando y al llegar a casa te pusieras a anotar uno a uno todo lo que compraste. ¿Para qué? ¿No crees que debería ser al revés? Es decir, primero haces una lista de lo que necesitas y con esa lista vas al supermercado a comprar. ¿Estás de acuerdo? Ahora, ¿cuántas veces hemos escuchado que dejemos de gastar? Y todas esas veces, yo me pongo a pensar que si me restrinjo en algo, lo único que provoco es que se me antoje más, ¿te pasa lo mismo? ¿Qué caso tiene vivir frustrado limitando mis gustos?

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Y con esto déjame decirte el secreto para lograr el control de nuestras finanzas personales: establece metas de cómo quieres vivir tu vida, que es lo que quieres para ti y tu familia. Quizá es tener un patrimonio lo suficientemente sólido para sentirte tranquilo y seguro. Pero no dejes la meta ambigua, es necesario visualizarla con claridad, por ejemplo, establece el monto que quieres, la fecha en la que lo quieres, ya que mientras más específica hacemos nuestra meta, más fácil será lograrla.

Ahora veamos cómo vamos a lograrlo, por lo que aquí viene la estrategia que te sugiero: establece un sueldo para cubrir tus gastos fijos y establece un monto que retiraremos de nuestra empresa como excedente o “dividendo” justamente para cumplir nuestra meta.

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VEAMOS PRIMERO TU SUELDO:

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sí como es mejor tener una lista antes de ir al supermercado, tomemos esta misma idea para el resto de tus gastos personales mensuales, te sugiero que para el próximo mes hagas una lista de las cosas en las que vas a gastar, y al igual que con la lista del supermercado, establece las metas de cada gasto. Incluye los gastos de tu casa, servicios, alimentación, transporte, colegiatura, entretenimiento, salud, etcétera. Y aquí hay dos formas:

PRIMERA OPCIÓN:

La preferida de la mayoría de las personas, que es la de establecer un monto máximo para cada uno de los rubros importantes.

SEGUNDA OPCIÓN:

Que es la de ser más específico, por ejemplo en entretenimiento, elegir cuánto destinas durante el mes para ir al cine, cuanto para salir con tus amigos y así sucesivamente. Elige la que más te resulte. Te sugiero que tengas una cuenta únicamente para tus finanzas personales, y una vez que sepas el monto total a pagarte como sueldo, puedes hacerlo de distintas formas, olvídate del “págate primero”, para que quiero el dinero en mi cuenta personal si no lo necesito en ese momento, no queremos perjudicar el flujo de efectivo de tu empresa, puedes pagarte semana a semana o quincena a quincena o cada vez que lo necesites, siempre y cuando respetes el número que definiste al principio.

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SI NO SIEMPRE ALCANZA EN TU EMPRESA PARA CUBRIR TUS GASTOS PERSONALES, ENTONCES YA HEMOS IDENTIFICADO QUE TIENES UN OBJETIVO POR CUMPLIR: AUMENTAR TUS VENTAS CONFORME LO QUE TE FALTA PARA SALIR CON TUS GASTOS. O BIEN, ANALIZAR DONDE PUEDES REDUCIR TUS GASTOS TANTO PERSONALES COMO DE TU EMPRESA.

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egresando a tus gastos, el punto más importante para llevar a cabo nuestra estrategia, es llevar un registro de cuánto te has pagado y cuánto te falta por pagarte en el mes. Así, al final de cada mes, monitorea tu estrategia, ve cuanto gastaste contra lo que presupuestaste y haz un plan de acción en los rubros que gastaste más de lo establecido, ya sea que modifiques tus metas, o, adecues tus gastos a la meta establecida. Es normal que durante los primeros meses tengas que hacer muchos ajustes, pero verás que serás experto en dominar tus finanzas en poco tiempo.

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AHORA VIENE LA PARTE MÁS INTERESANTE: TUS GANANCIAS

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s decir el excedente que puedes retirar de tu empresa para ti y tu familia, dinero que retiraremos para un fin en particular, que es invertirlo de acuerdo a nuestras metas. Puedes seguir mi ejemplo de arriba o crear metas de largo, mediano y corto plazo, como: construir la casa de tus sueños, comprar el coche que has anhelado tener o llevarte a tu familia de vacaciones. No te olvides de diseñar tus metas lo más concretas posible, establece el valor económico y la fecha en la que te gustaría tenerlas. Y ¿por qué es tan importante? Porque de esa forma, tus metas serán tan concretas que cuando se te atraviese alguna tentación no planeada, por ejemplo, un nuevo gadget que realmente no necesitas, tus metas serán tan tangibles como esa tentación y podrás seguir enfocándote en alcanzarlas. Implementar las estrategias correctas es indispensable para un sano crecimiento de nuestra empresa, como lo es, hacer una planeación financiera efectiva para maximizar nuestras ganancias, lo cual es posible si sabemos llevar un correcto control financiero de nuestra empresa. Si quieres saber más, envíame un correo electrónico a [email protected] para que conozcas mi programa -Finance Management for Business- “FM4B” y te vuelvas un experto en tomar las mejores decisiones estratégicas para tu empresa en el menor tiempo posible.

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Paso 4

CREA UNA RESERVA DE TRANQUILIDAD

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rear un fondo de reserva es quizá una de las mejores decisiones que puedes tomar para tu tranquilidad, sobre todo si tus ingresos no se comportan de manera regular todos los meses. Vivir estresado esperando que los clientes nos paguen, lejos de ser algo positivo, nos hace mucho daño tanto a nivel personal como a la empresa, ya que drena nuestra energía, energía que podríamos dedicar a nuestras metas estratégicas.

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Por eso te recomiendo que armes una reserva de tranquilidad para afrontar cualquier situación inesperada como retrasos en los pagos de nuestros clientes o bajas en las ventas, y así, no tener que recurrir a préstamos caros o a endeudarnos con la tarjeta de crédito. Antes de avanzar, dejemos algo claro: cuidemos las palabras, no te estoy recomendando que crees una reserva de emergencia, sino de tranquilidad ya que lo que buscamos es sentirnos tranquilos, ¿cierto? ¿Cuándo es mejor crearla? En cuanto antes, pero si justo estás en tu temporada baja, espera a que tengas excedentes en tu flujo para armarla, puedes ir creciéndola poco a poco hasta completar el monto objetivo. ¿Cómo armarla? Déjame darte dos recomendaciones:

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Abre una cuenta “hija” de tu cuenta empresarial y haz transferencias a dicha cuenta. Dado que es una reserva de tranquilidad, queremos también estar tranquilos de poder usarla cuando la necesitemos, por eso te recomiendo que ese dinero se encuentre disponible siempre. Pero separada de la cuenta empresarial para no revolver el dinero. Ahora, hay distintas opciones de inversión cómo son los fondos de deuda con liquidez diaria que invierten en instrumentos con la más alta calidad crediticia. Puedo imaginar tu cara de confusión, perdóname, esas definiciones no las inventé yo, pero si te puedo ayudar a que las comprendas mejor y tengo un video que te puede ayudar “Cuál es la mejor inversión” disponible en mi página de internet hansgysel.com y en mis redes sociales (facebook y youtube).

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2.

Tener una parte en efectivo en caso de que te dé más tranquilidad. Pero considera que hay algo que se llama inflación que hace que el valor del dinero cambie a través del tiempo. Si quieres saber qué es la inflación, hice un video llamado “Gánale a la inflación y descubre la tuya” también disponible en mi página de internet hansgysel.com y en mis redes sociales (facebook y youtube). Pero, ¿Es lo más eficiente tener una parte de dinero bloqueada para armar mi reserva? Para responder esta pregunta, te sugiero que primero te cuestiones lo siguiente: ¿Cuánto te cuesta no estar preparado ante un imprevisto? Ahora, vayamos a la pregunta más importante de nuestra reserva de tranquilidad, ¿Cuál debería de ser el monto objetivo? Todo depende del sector y el giro en el que tu empresa se desarrolle. Pero yo recomiendo que sea un monto suficiente para continuar operando tu negocio aun cuando tengas retrasos en los pagos de tus clientes, aun cuando no vendas nada éste mes, por eso yo recomiendo incluir al menos tus gastos fijos mensuales, como el pago de la renta, ya que necesitamos el lugar para vender o para producir, ¿cierto?, el pago de los servicios ya que sin ellos será muy difícil continuar con tus actividades y también incluye el pago de empleados. Si tienes créditos, agrega también el monto que destinas mensualmente al pago de tus deudas. Hay empresarios que se sienten cómodos con lo equivalente a un mes, sobre todo si sus ventas son estables mes a mes, pero hay otros que sólo se sienten tranquilos con una reserva equivalente a seis meses de gastos fijos, ya que sus ingresos son inconstantes.

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Recuerda que el objetivo de ésta cuenta es tu tranquilidad. Así ante alguna turbulencia, tienes un fondo para cubrir gastos fijos y dejar no sólo el insomnio en el pasado, también la desesperación por conseguir dinero prestado teniendo que pagar altos intereses.

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Paso 5

LLEVA UN CONTROL DEL PAGO DE TUS CLIENTES CUANDO VENDES A CRÉDITO

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rimero definamos qué es -vender a crédito- es cuando das días de gracia antes de recibir el pago por la venta de tus productos o servicios, y es justo donde hay que tener un control de pagos de los trabajos/pedidos de tus clientes.

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Así que mi primera recomendación es que envíes la factura por los trabajos/pedidos al momento que los entregas, ya que retrasar la emisión de las facturas hará que se atrase más el cobro de las mismas. Mi segunda recomendación es que lleves un registro de cada una de los trabajos/pedidos.

INCLUYE: FECHA DE ENTREGA FECHA DE FACTURACIÓN FECHA DE PROMESA DE PAGO

Pero ve más allá, establece lineamientos de cobranza, e incluye algunos controles como por ejemplo un recordatorio un día antes de la fecha límite de cobro. Muchas veces, los clientes no están pensando en no pagarnos, más bien al no llevar un control de sus finanzas, no se acuerdan que tienen que pagar, o peor aún, ya se gastaron todo el flujo y tienen que esperar a vender para poder pagar.

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AHORA DÉJAME PREGUNTARTE: ¿CÓMO DECIDES DAR CRÉDITO A TUS CLIENTES?

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i cuentas con una política bien definida ¡felicidades!, pero si no, te invito a que establezcas una y formes parte del 15% de empresarios con ésta política. La palabra crédito se deriva de credibilidad, entonces ¿Qué elementos necesitamos para tener credibilidad de nuestros clientes? Con esta pregunta, veamos mi tercera recomendación, que es tener una política de crédito con al menos los siguientes tres puntos:

1.

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Conocer la capacidad y voluntad de pago de tus clientes. Lo ideal sería pedirle sus estados financieros y analizarlos, pero si consideras que aún no tienes el conocimiento necesario para hacerlo, te sugiero al menos dos cosas, para saber la capacidad de pago, solicita el reporte de crédito empresarial (en algunos países se llama reporte del buró de crédito) para que veas los retrasos en sus pagos, y para poder saber la voluntad de pago, pide al menos tres referencias de otros proveedores, ya que quien quiere pagarte hará todo lo posible por hacerlo, pero quien no, será el rey de las excusas.

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2. 3.

Tener bien definido a partir de qué número de trabajo/pedido das crédito y cuál es ese plazo de crédito. Por ejemplo a partir del tercer trabajo/pedido (o el décimo) y quizá el plazo de crédito pudiera ir en función del monto, por ejemplo 10 días si el monto es menor a una cantidad.

Tener claro el procedimiento a seguir en caso de que los clientes no paguen, tanto los procesos internos (por ejemplo dejar de entregar trabajos/productos a los clientes que tienen adeudos) como si vas a contactar a una empresa externa para hacer el cobro.

Mi cuarta recomendación es que cualquier cancelación de facturas por cobrar deba ser aprobada por escrito por ti o por alguien de tu confianza. Así puedes tener un mejor control de los pagos de tus clientes.

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Paso 6

CONTROLA TUS FLUJOS DE EFECTIVO

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antener un registro de todos los movimientos en efectivo de tu empresa es fundamental para conocer la salud financiera de tu empresa: “CASH IS KING”. Pero ¿que se considera efectivo? Efectivo es el dinero billetes y monedas + la caja chica + el dinero disponible en las cuentas bancarias. Y aun cuando lo tengas de distintas formas, un correcto control del dinero es llevar un registro de tus movimientos en tres categorías:

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PRIMERA CATEGORÍA: OPERACIÓN DEL NEGOCIO, AQUÍ INCLUYE TODOS LOS MOVIMIENTOS RELACIONADOS CON EL NÚCLEO DE TU EMPRESA, ES DECIR:

Todos los retiros que resultan por las actividades regulares de tu negocio, incluyendo todos los pagos en los que incurres en cada mes, como sueldos (el tuyo incluido, ¿cierto?), rentas, pago de servicios, compra de inventario, impuestos, comisiones y demás necesarios para seguir funcionando. En los depósitos considera los que recibes por concepto de tus ventas.

Ahora, detente a analizar ésta primera categoría, ya que es la más importante para tu negocio, porque es la que nos da un parámetro de cómo vamos, es decir, si mes a mes vemos que esta categoría está en negativo, es decir hay más retiros que depósitos, debemos pensar que algo no anda bien con el modelo de negocios o con la operación de nuestra empresa.

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AHORA VEAMOS LA SEGUNDA CATEGORÍA, DONDE INCLUIREMOS LA COMPRA DE LOS BIENES QUE TE SERVIRÁN PARA GENERAR TUS GANANCIAS COMO: MAQUINARIA, EQUIPOS, VEHÍCULOS, ETC.

Incluimos los retiros por las compras que hagas de bienes que te generarán ingresos en el futuro. E incluimos los depósitos que recibes por la venta de algún bien que ya no necesites.

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FINALMENTE, LA TERCERA CATEGORÍA QUE ES PARA EL FLUJO DEL PATRIMONIO DE LA EMPRESA Y FINANCIAMIENTO:

Los retiros que incluiremos en esta sección son los pagos que hagas a tus acreedores (cómo créditos bancarios) pero también el pago de excedentes “dividendos” que te pagas (a ti y a otros socios). Los depósitos que consideramos son los que ingresan por algún préstamo (como créditos bancarios) así como incrementos de capital por parte de los socios.

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Y DÉJAME PREGUNTARTE, ¿QUÉ ES MEJOR?, ¿PEDIR DINERO PRESTADO O INCREMENTAR EL CAPITAL?

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i no tienes muy claro que responderme, te invito a que veas mi video “¿Qué es mejor: deuda o capital?” disponible en mi página de internet hansgysel.com y en mis redes sociales (facebook y youtube).

Regresando a la separación del flujo de efectivo en 3 categorías, podrás ver cuánto dinero recibes por la operación del negocio y separarlo del flujo de efectivo que proviene por alguna aportación o un nuevo crédito, o bien, cuando retiramos dinero del negocio para invertirlo en computadoras, equipos, maquinaria, vehículos, que nos ayudarán a generar ingresos en el futuro. Al separar tu flujo de efectivo en éstas tres categorías, podrá ayudarte a tomar mejores decisiones. Saber si necesitas enfocarte en una estrategia para optimizar tus flujos operativos, pero también si el dinero que retiras para comprar nuevos equipos o para pagártelo como dividendo es el adecuado. En mi página hansgysel.com puedes descargar el formato en Excel “Flujo de efectivo” en la sección de Descargas.

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PROYECCIÓN DE EFECTIVO. Una vez que tenemos clasificados los flujos de efectivo, te recomiendo que hagas una proyección de cómo se van a comportar tus entradas pero sobre todo tus salidas de efectivo en cada una de las categorías. Puedes comenzar completando lo que requieres pagar el mes actual, pero después incluye el próximo y el próximo. De esta forma vas a poder prever cuándo tendrás alguna necesidad de financiamiento para cubrir algún pago pero también a negociar con clientes y proveedores las fechas de pagos para eliminar o al menos reducir tus problemas por falta de liquidez.

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Paso 7 PLANIFICA

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lanificar es quizá la mejor forma de tener el control financiero de tu empresa, ya que la clave del éxito está en establecernos objetivos y alcanzarlos, ¿cierto? Pero planificar no solo sirve en nuestro flujo de dinero, va mucho más allá. Por eso quiero compartirte algunas recomendaciones para aprovechar mejor tu planificación.

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PRIMERA RECOMENDACIÓN ES QUE COMPRENDAS TUS NÚMEROS HISTÓRICOS.

Haz un análisis de tus ventas, de tus gastos fijos, variables y extraordinarios. Incluye tu flujo de efectivo dividido en las tres categorías, sobre todo ten muy claro cuánto efectivo generas por las operaciones de tu negocio. También fíjate en las ventas a crédito, ten un reporte de cómo se comportan tus clientes respecto de sus obligaciones. Estos datos históricos son sólo tu punto de partida, pero es indispensable conocerlos.

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MI SEGUNDA RECOMENDACIÓN ES QUE CONOZCAS TU CANCHA DE JUEGO:

Conoce muy de cerca a tus clientes, ¿están satisfechos contigo? ¿Son leales a tus marcas? ¿Qué valor agregado identifican en tus productos o servicios? Pero también estudia a tu competencia, ¿qué están haciendo ellos mejor que tú? Y algo muy importante, ¿juegas en una economía que está en crecimiento? ¿Está estancada? ¿Está hundiéndose? Esto es muy relevante para tener claro cuál es la mejor estrategia. Recuerda que los factores externos no deben perjudicar nuestra meta, pero hay que estudiarlos para saber la forma de lograrla. Cuando la economía donde mayormente vendemos nuestros productos o servicios entra en crisis, las cosas se complican, los bancos cierran la llave del crédito y los clientes comienzan a retrasarse en sus pagos, dos factores que juntos pueden provocar la tormenta perfecta si no sabemos tomar las mejores decisiones y elegir los mejores aliados. Las crisis económicas son oportunidades para buscar nuevas formas de entregar valor a nuestros clientes, para romper paradigmas, volvernos creativos y disruptivos.

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UNA VEZ CONOCIENDO NUESTRO PASADO Y NUESTRO PRESENTE, VAMOS A CREAR NUESTRO FUTURO A TRAVÉS DE METAS.

Por eso mi tercera recomendación es preparar una estrategia SMARRT, ¿que significa una estrategia SMARRT, y porque tiene doble R?:

S M A R R T

DE ESPECÍFICO (SPECIFIC EN INGLÉS) DE MEDIBLE DE ALCANZABLE DE REALISTA LA SEGUNDA R DE RELEVANTE DE TIEMPO

Son metas muy concretas y claras en las que queremos enfocarnos. Por ejemplo, podemos definir una meta como: Duplicar el monto de utilidad en los próximos 12 meses conservando la calidad de mis productos/servicios. La meta es específica, puedo medir el resultado, es alcanzable en el tiempo establecido, realista si defino el camino correcto, es relevante para mi compañía y está dentro de un tiempo límite.

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LA CUARTA RECOMENDACIÓN ES DEFINIR EL CAMINO:

Ordena tus metas por fecha y descomponlas en tareas concretas, así para lograr tu estrategia, establece las metas SMARRT más importantes basadas por ejemplo en una redefinición de cómo puedes aportar más valor a tus clientes, donde incluiría por ejemplo 4 grandes metas:

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2.

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Metas de revaluación de mi producto y una evaluación financiera de nuestra estrategia ( calcular cual es el monto total de inversión, cuando recuperaremos ese monto invertido, cuantos clientes necesitamos, el monto del préstamo que requerimos, cómo podremos pagarlo, viabilidad económica del proyecto).

Metas de marketing y nuevos canales de distribución.

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3. 4.

Selección de la mejor fuente de financiamiento.

Fidelización de clientes e impacto en nuestras ganancias al aplicar descuentos.

Y dentro de cada una de tus grandes metas, establece objetivos (metas más pequeñas) con actividades específicas, personas clave y fechas de terminación. Muchas veces por querer hacer muchas cosas, no terminamos haciendo ninguna, pero si las separamos en pequeñas actividades es más fácil lograrlas.

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MI QUINTA RECOMENDACIÓN ES EJECUTA CON CONSISTENCIA

Una vez que tenemos claro las actividades a seguir, es indispensable priorizarlas en nuestro calendario. Recuerda que si no vamos paso a paso, podemos abrumarnos con todos los pasos que hemos establecido dentro de nuestra planificación. Así que bloquea el tiempo necesario en tu agenda para llevar a cabo cada una de las actividades específicas para lograr tu meta final.

DÉJAME DARTE UN TIP, ¿CONOCES LA LEY DE PARKINSON?

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arkinson era un británico investigador que decía que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine, es decir, que si tenemos todo el tiempo para terminar un proyecto, tendemos a procrastinar y hacerlo todo al final, entonces te dejo una última pregunta: ¿Cómo podrías completar tu meta en el menor tiempo posible?

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CONCLUSIÓN

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spero que esta guía te ayude en tu camino a tener el control financiero de tu empresa. Acuérdate que la única forma de volvernos expertos es implementando nuestra estrategia, repetirla hasta perfeccionarla y dominarla.

Si quieres llevar a tu empresa a otro nivel, en donde puedas aprovechar mejor las oportunidades que se te presenten al tener un control puntual de los números de tu negocio, en donde puedas administrar financieramente tu empresa de una forma eficiente y rápida para maximizar tus ganancias y donde puedas crecer tu negocio, y lo mejor de todo sin que tengas que ser un experto en contabilidad ni en finanzas, no dejes de leer los correos electrónicos que te enviaré en donde te ayudaré a lograrlo. Escríbeme un correo electrónico a [email protected] y cuéntame que te ha parecido éste libro.

Te mando un abrazo, HANS GYSEL

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