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AGESIC

Oficina de Proyectos Guía Metodológica para la Documentación de Proyectos

Historial de Revisiones Fecha

Versión

Descripción

Autor

01/01/09

1

Versión inicial

PMO

01/01/2010

2

Versión revisada

PMO

Nombre actual del archivo: 171560905.odt

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Índice NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS.........................................................................3 0.Resumen Ejecutivo .................................................................................................4 1.Acta de Constitución del Proyecto ..........................................................................4 2.Declaración de Alcance del Proyecto......................................................................6 3.Gestión de cambio...................................................................................................7 4.Solicitud de Cambio.................................................................................................8 5.Matriz RACI, de interesados y de comunicaciones..................................................8 6.Cronograma............................................................................................................9 7.Presupuesto ...........................................................................................................9 8.Análisis de Riesgos.................................................................................................9 9.Actas de reuniones................................................................................................10 10.Informes de avance.............................................................................................10 11.Control de cambios, Registro de Incidentes ........................................................11 12.Registro de horas ...............................................................................................12 13.Plan de proyecto ................................................................................................12 14.Interesados.......................................................................................................... 13 15.Glosario............................................................................................................... 14 16.EDT – Estructura de desglose del trabajo...........................................................14 17.Lecciones Aprendidas..........................................................................................14 18.Informe de cierre.................................................................................................14

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NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS La AGESIC ha elaborado recomendaciones de formatos de archivo a utilizar en las aplicaciones de ofimática por el Estado uruguayo. Todos los documentos referidos en esta Guía Metodológica deben seguir dicha norma. Esta norma recomienda la adopción de una política de almacenamiento e intercambio de documentos en medios digitales, y el apoyo y asesoramiento a los organismos públicos en la implementación y seguimiento de esta política. Dicho documento propone utilizar los estándares abiertos ODF y PDF para la creación, almacenamiento e intercambio de documentos de ofimática dentro de las instituciones estatales y en su relación con el resto de la sociedad.

En particular la nomenclatura de los documentos es: {id_doc}_{nombre corto del proyecto}_{texto estándar}_v{número de versiónXX}.{ext} El identificador de documento será de dos cifras. El nombre corto tendrá hasta 8 caracteres y será un identificatorio de los documentos del proyecto. El texto estándar identifica el contenido del documento y es uno de los que se indican más abajo. El número de versión se inicia en 01. El formato de archivo de documentos aprobados debe ser PDF. En el caso de documentos en elaboración se deben utilizar formatos de Open Document. Sólo en caso de intercambiar documentos de trabajo con otras Instituciones se puede utilizar temporalmente formatos propietarios. Se detallan a continuación las extensiones de archivos OASIS: Documentos Tipo de fichero Extensión Tipo Mime Texto .odt application/vnd.oasis.opendocument.text Hoja de cálculo .ods application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet Presentación .odp application/vnd.oasis.opendocument.presentation Dibujo .odg application/vnd.oasis.opendocument.graphics Gráfica .odc application/vnd.oasis.opendocument.chart Fórmula .odf application/vnd.oasis.opendocument.formula matemática Imagen .odi application/vnd.oasis.opendocument.image Documento maestro .odm application/vnd.oasis.opendocument.text-master

Plantillas Andes 1365 piso 7º Montevideo -Uruguay Tel/Fax: (+598) 2901. 2929* Email: [email protected]

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Tipo de fichero Extensión Tipo Mime Texto .ott application/vnd.oasis.opendocument.text-template Hoja de cálculo .ots application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet-template Presentación .otp application/vnd.oasis.opendocument.presentation-template Dibujo .otg application/vnd.oasis.opendocument.graphics-template

Todos los documentos de la PMO para los cuales existe un formulario estándar, contienen los ítems que los proyectos de porte mediano requieren. Los mismos deben ser instanciados al proyecto particular, y es posible que algunos de los títulos deben ser eliminados porque no corresponde su descripción.

Resumen Ejecutivo El resumen ejecutivo es un breve análisis de los aspectos más importantes del proyecto y es lo primero o a veces único que lee el público en general. En pocas palabras, no más de una carilla, se debe describir el producto o servicio a entregar, los factores de éxito del proyecto, los resultados esperados, etc. etc. Cuando se requiere la elaboración de un resumen ejecutivo – de una página – el archivo que lo contiene debe tener la siguiente nomenclatura: 00_XXX_Resumen_Ejecutivo_.odt

Acta de Constitución del Proyecto El objetivo principal de este documento es reconocer formalmente la existencia del proyecto e identificar al Director del mismo. La responsabilidad sobre su contenido es de quien actúa como Patrocinador. Su elaboración es una instancia formal de transferencia de conocimiento entre ambos. Este documento no debe exceder las 2-3 páginas. El Acta de Constitución del Proyecto incluye los siguientes puntos:

Cuales son las necesidades, la justificación del proyecto, la comprensión efectiva de los requisitos del cliente, y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a satisfacer dichos requisitos. Se identifica al Director del proyecto.

Proyecto Cuál es la razón por la cual se realiza el proyecto. Este ítem evolucionará hacia la descripción de objetivos

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rado del proyecto Cuál es la vinculación del proyecto a los lineamientos estratégicos de la organización y la descripción, en términos cuantitativos, del beneficio esperado de su ejecución.

eve Se describe brevemente el producto o servicio a desarrollar. En caso de ser necesario extenderse, se elaborarán documentos anexos o de referencia.

bajo Se describe los siguientes datos de las personas que integran el equipo de trabajo: nombre, rol, organización/área, e-mail. Se detalla además a continuación de la tabla: •

la participación esperada del Patrocinador en el proyecto

•

las atribuciones dadas al Director y, si corresponde, los recursos asignados al proyecto

os Interesados Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión. También pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto.

Entregables Se describe el nombre de las fases, los hitos y principales entregables, en el caso de que dicha información esté disponible al inicio del proyecto.

nicial Se describe el presupuesto asignado inicialmente (Ver Punto Presupuesto)

os de Éxito Descripción de elementos críticos para el éxito del proyecto.

estricciones Los supuestos refieren a factores que a los efectos de la planificación se consideran ciertos sin tener una prueba de ello. Las restricciones identifican limitaciones al proyecto que deben ser tenidas en cuenta para su desarrollo.

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Se identifican en el cuadro que sigue los documentos ya elaborados que forman parte de los antecedentes. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los casos de negocio elaborados para la selección del proyecto. Documento a generar: 01_XXX_Acta_de_Constitucion_vxx.odt

Declaración de Alcance del Proyecto La Declaración del alcance del proyecto contiene la descripción del alcance del proyecto.. El proceso de desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto aborda y documenta las características y los límites del proyecto, y sus productos y servicios relacionados, así como los criterios de aceptación acordados. La declaración del Alcance del Proyecto incluye los siguientes puntos:

Proyecto Los objetivos del proyecto deben contener criterios medibles de éxito fácilmente verificables y deben estar asociados a una métrica. Se especifican en términos técnicos, de tiempo, de costo y/o de calidad. Se pueden especificar objetivos primarios y secundarios.

Producto Son conceptos similares al punto 01 pero aplicado al producto. Se asocia naturalmente al beneficio esperado identificado durante la etapa de selección de proyectos.

l Alcance del Producto Detalla las características del producto, servicio o resultado a proveer.

Entregables Se enumeran las fases, los hitos y los principales entregables, los requisitos que los mismos deben cumplir y los criterios de aceptación de cada uno de ellos. En los casos en que se requiera una aprobación formal asociada se indica quién es responsable de la misma.

cciones y Supuestos Los límites determinan claramente el alcance contenido dentro del proyecto y qué entregables y requerimientos posibles quedan fuera del mismo. Las restricciones y supuestos se deben tomar de las detalladas en el Acta y profundizar. Andes 1365 piso 7º Montevideo -Uruguay Tel/Fax: (+598) 2901. 2929* Email: [email protected]

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es Identificación inicial de riesgos. En este documento solamente se elabora una lista de los mismos.

Prevista Integración inicial del equipo de proyecto enumerando el Nombre del integrante, su rol (patrocinador, director, etc.) y la Organización ó Área a la que pertenece.

cial de Costos Presupuesto asignado inicialmente e indicaciones de flujo de caja o de presupuesto, si corresponde (puede estar asociado a los hitos del proyecto).

Se identifican los documentos ya elaborados que forman parte de los antecedentes, enumerando el nombre del Documento, una descripción y la ubicación física del documento. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los casos de negocio elaborados para la selección del proyecto. Se enumeran Documento a generar: 02_XXX_Alcance_vxx.odt

1 Gestión de cambio Asociado a cada proyecto deberá existir un Procedimiento de Gestión de Cambios definido y acordado entre todas las partes. El Objetivo de este documento es otorgar a todas las partes involucradas en el proyecto de un mecanismo controlado y ordenado para solicitar cambios al alcande definido originalmente del proyecto, así como cualquier otro tipo de cambio que afecte el presupuesto, el cronograma y/ó el contenido del proyecto. El archivo 03_Procedimiento_Gestion_de_Cambios_v01.odt contiene un ejemplo de lo que podría ser el Procedimiento para un proyecto normal.

Solicitud de Cambio El documento de Solicitud de Cambio, es un documento cuyo objetivo es formalizar una solicitud de cambio, para que pueda ser tratada de acuerdo a los canales formales definidos en el procedimiento. Para cada Solicitud de Cambio se deberá generar un documento: 04_XXX_Solicitud_de_cambio_nnn_vxx.odt Andes 1365 piso 7º Montevideo -Uruguay Tel/Fax: (+598) 2901. 2929* Email: [email protected]

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2 Matriz RACI, de interesados y de comunicaciones En un mismo archivo están contenidos distintos formularios. La Matriz RACI es una matriz de asignación de responsabilidades y se usa para ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del proyecto. El nombre que recibe el diagrama (RACI) es debido a que los nombres de los roles que se documentan son: • Responsible (Responsable) - Responsable de Ejecución - La o las personas responsables de que el trabajo esté hecho. • Accountable (Responsable Directo) - Responsable de Cumplimiento – Sólo una (1) persona puede ser responsable directo de cada tarea. • Consult (Consultado) – Aquellas personas a quienes se les consulta porque participan en la planificación y la toma de decisiones de la tarea. • Inform (Informado) – Las personas a las cuales se les debe informar periódicamente el estado de progreso de la tarea, las decisiones, y otras informaciones relacionadas a coordinar el trabajo y facilitar la colaboración. En el eje horizontal se especifican las personas ó el grupo de personas y en el eje vertical se especifican las actividades a asignar. Los valores que definen el rol asignado son R, A, C e I. La Matriz de Interesados registra las personas que tienen algún tipo de interés en el proyecto, por lo que se debe registrar: la incidencia que tiene el proyecto, la estrategia ó las acciones que se deben tomar, el responsable y la fecha límite. El objetivo de este documento es identificar a los interesados, determinar sus requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible, gestionar su influencia en relación con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso. Se describe en una matriz la Identificación de interesados, pudiendo elaborarse un cuadro inicial con la siguiente información: Identificación de Interesados, sus expectativas y que grado de influencia que tienen en el proyecto. Es un documento de carácter reservado, para uso del Director de Proyecto y un equipo reducido de miembros. La Matriz de Comunicaciones refleja todas las comunicaciones efectuadas durante el transcurso del proyecto registrando: la fase en que debe realizarse, con que frecuencia, información a comunicar, responsable, etc. Es un documento especialmente importante teniendo en cuenta que la mayor causa de fracaso en los proyectos se debe a problemas de comunicación. Documento a generar: 05_XXX_RACI_interesados_comunicaciones_vxx.ods

3 Cronograma Andes 1365 piso 7º Montevideo -Uruguay Tel/Fax: (+598) 2901. 2929* Email: [email protected]

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS El desarrollo del Cronograma del proyecto es un proceso iterativo, determina las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto. El desarrollo del cronograma exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de duración y las estimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyecto aprobado que pueda servir como línea base con respecto a la cual poder medir el avance. El desarrollo del cronograma continúa a lo largo del proyecto, a medida que el trabajo avanza, el plan de gestión del proyecto cambia, y los eventos de riesgo anticipados ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos. Recomendamos la utilización de la herramienta OpenProj que se puede obtener en http://www.projity.com/. Documento a generar: 06_XXX_Cronograma_vxx.pod

Presupuesto El documento de Presupuesto contiene todos los costes del Proyecto. Enumera determinada información que debe ser adaptada a cada proyecto, no siendo siempre válida la descripción del formulario modelo. Documento a generar: 07_XXX_Presupuesto_vxx.ods

4 Análisis de Riesgos El documento de Análisis de Riesgo tiene como objetivo la Gestión de los Riesgos del Proyecto con el fin de aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto. El Análisis de Riesgo está comprendido por una Lista de Riesgos que registra todos los riegos con los siguientes detalles de cada uno: una descripción que lo identifica, la fecha de registrado, la probabilidad de ocurrencia, el impacto de su ocurrencia y el índice de riesgo que se calcula automáticamente a partir de los campos anteriores. Tener el cuenta que dicho valor debe ser menor a 100 %. Luego aparece el efecto que produce en la fase ó el proyecto, la estrategia de mitigación, evento disparador que nos permite anticipar su ocurrencia y el plan de contingencia asociado. En la hoja 2 aparece una matriz gráfica, que permite visualizar gráficamente el nivel de riesgo tiene el proyecto tomando como indicadores la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el grado de impacto que produce en el proyecto de acuerdo a los criterios definidos. Documento a generar: 08_XX_Riesgos_vxx.ods

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS

5 Actas de reuniones El documento de Actas de Reuniones describe toda la información relevante que arroja cada reunión realizada en el marco de cada proyecto. Se debe detallar la asistencia a la reunión con las personas citadas y el porcentaje de participación; describir la agenda, el desarrollo y cada una de las resoluciones tomadas -si las hubo- durante la reunión; enumerar las tareas asignadas -si las hubocon sus responsables y la fecha de entrega; describir los temas que quedaron pendientes de discusión –si los hubo-, realizar una evaluación de la reunión indicando un índice de productividad entre 0 y 5 y por ultimo citar los datos de la próxima reunión pautada (fecha, hora, lugar y agenda tentativa). En la reunión siguiente se debe revisar el estado de las tareas asignadas previamente. Documento a generar: 09_XXX_Acta_aammdd_vxx.odt

Informes de avance El documento Informe de Avance forma parte de las Comunicaciones del Proyecto que busca asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. El modelo del documento corresponde a un informe detallado de avance para poder conocer cuál es el estado actual del proyecto. El nombre del informe de avance indicará el número y la fecha a la que corresponde. El contenido del informe comprende: Los resultados ó conclusiones técnicas parciales en esa etapa del proyecto; Las alertas de las situaciones que potencialmente pueden generar inconvenientes en el avance futuro del proyecto Las tareas terminadas en el período detallando: fases/hitos/entregable, descripción de tareas, tiempo estimado, tiempo real, costo previsto y costo real Las tareas del período (que comenzaron efectivamente y las que debieron haber comenzado) detallando fase/hitos/entregable, tareas, tiempo estimado, observaciones y estado actual con un semáforo, que tendrá color y trama para distinguirlo en caso de ser impreso en blanco y negro. Las tareas no pueden superar los 30 días Los costos transcurridos en el período detallando: el concepto, a que entregable pertenece y la descripción, el monto total en Pesos Uruguayos y las observaciones Los ajustes que se deben realizar a la planificación detallando:

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS •

Una lista de cambios enumerando el identificador de cada cambios, el estado, una descripción, el impacto que produce en el proyecto y la fecha de solicitado y resolución

•

Una lista de incidencias enumerando el identificador de los incidentes, una descripción, la fecha, comentario sobre el incidente, el responsable y la fecha máxima de resolución.

•

Una lista de riesgos principales enumerando el identificador de cada riesgo, la fecha, el índice de Riesgo (Probabilidad/Impacto), efecto en el proyecto, estrategia para mitigarlo y el evento disparador. .

Los temas pendientes de resolver detallando: una descripción, fecha, fecha límite de realización, comentarios y responsable. Documento a generar: 10_XXX_Avance_aammdd_vxx.odt

6 Control de cambios, Registro de Incidentes El proceso Control de Cambios se realiza según se haya descripto en el plan de proyecto. Esta planilla contiene una bitácora de los cambios solicitados..Para cada uno de los cambios se deben enumerar su estado, una descripción breve, el impacto que produce en el proyecto a nivel de cronograma (tiempo), costo, calidad y riesgo, la fecha en que fue solicitado, la fecha en que fue resuelto, observaciones que hubiere y un hipervínculo al documento de Solicitud de Cambio. Para registrar los incidentes se debe enumerar una descripción breve del incidente, la fecha de ocurrencia, el estado, comentarios pertinentes, el responsable, fecha límite y la fecha de resolución. Esta planilla es la bitácora del día a día del proyecto.

Documento a generar: 11_XXX_Cambios_incidentes_vxx.ods.

7 Registro de horas La matriz Registro de Horas detalla la actividad realizada por las personas en el/los proyecto/s y el tiempo dedicado a cada una de ellas medido en horas. La matriz Mensual por Persona registra la dedicación (en horas) por cada persona a cada proyecto y en cada día del mes. Se enumeran el nombre de la persona, el mes y año de registro, el nombre del proyecto, el nombre de la actividad realizada, su identificador y para cada día del mes se registra el tiempo insumido en horas.

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS La matriz Acumulado Anual registra un acumulado mensual de la dedicación (en horas) de cada persona a cada proyecto. Se enumeran el año, el proyecto, la persona y para cada mes del año se registra el tiempo insumido en horas. Documento a generar: 12_XXX_Persona_Registro_de_horas_vxx.ods

8 Plan de proyecto El Plan de Proyecto es un documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto. El mismo debe ser instanciado especialmente de acuerdo a las características del proyecto, teniendo especial cuidado en no excederse en su descripción. Sin embargo, no olvidar NUNCA describir el proceso de control de cambios acordado al comienzo del proyecto. El mismo incluye: •

Procesos de dirección seleccionados y nivel de implementación de cada uno

•

Principales documentos a elaborar

•

Descripción de técnicas y herramientas que se van a utilizar

•

Como se ejecutará el trabajo a ser realizado

•

Cómo se ejecutará el control integrado de cambios

•

Cómo se realizará la gestión de la configuración y cómo se asegurará la integridad de la línea base de tiempo, costo y calidad (objetivos de calidad del proyecto)

•

Técnicas de comunicación

•

Ciclo de vida

•

Revisiones claves

Planes subsidiarios que contiene: •

Plan de gestión de la integración

•

Plan de gestión del alcance

•

Plan de gestión del cronograma

•

Plan de gestión de costes

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS •

Plan de gestión de la calidad

•

Plan de gestión del proceso

•

Plan de gestión del personal

•

Plan de gestión de las comunicaciones

•

Plan de gestión de riesgos

•

Plan de gestión de las adquisiciones

Los detalles de cada uno de estos puntos, están en el documento guía del Plan de Proyecto, donde además se especifica otra información de interés para su elaboración: Documento a Generar: 13_XXX_Plan_de_Proyecto_vxx.odt

9 Interesados El Directorio de Proyecto ó Agenda es un documento que registra todos los contactos de interés para el proyecto. Se enumera: el nombre de la persona de contacto, el nombre de la Organización a la que pertenece la persona, su correo electrónico, teléfonos fijos y móviles, la dirección física y las Observaciones a tener en cuenta. Documento a generar: 14_XXX_Interesados_vxx.ods

10 Glosario El Glosario es un documento diccionario con la definición de todos los términos, siglas ó palabras particulares propias del proyecto que son utilizadas en la documentación que lo acompañan. Esto es de gran importancia para poder entender y realizar un seguimiento correcto al proyecto. Documento a generar: 15_XXX_Glosario_vxx.odt

11 EDT – Estructura de desglose del trabajo La EDT es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto, subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más Andes 1365 piso 7º Montevideo -Uruguay Tel/Fax: (+598) 2901. 2929* Email: [email protected]

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. La descomposición es la subdivisión de los productos entregables de un proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar. Documento a generar: 16_XXX_EDTvxx.odt

Lecciones Aprendidas Para registrar las lecciones aprendidas se debe enumerar una categoría de la lección (a mejorar, a no repetir, a mejorar), una descripción, fecha de ocurrencia y observaciones pertinentes. Documento a generar: 17_XXX_LA_vxx.odt

Informe de cierre El informe de cierre debe tener los siguientes puntos: •Productos

obtenidos: Enumerar y detallar todos los productos obtenidos por el

proyecto. •Resultados

alcanzados: breve descripción sobre los resultados logrados en el

proyecto. •Actividades

de transferencia realizadas: Enumerar una a una con una breve descripción las actividades de transferencia realizadas. En cada una hacer referencia a la documentación generada. •Principales

lecciones aprendidas: a partir de las lecciones aprendidas del proyecto, destacar las más importantes y agregar la estrategia a seguir recomendada para futuros gerentes de proyectos que utilicen esta información para sus proyectos. •Temas

sin terminar: En caso que no se haya finalizado algún producto, servicio, entregable, documento o pago debe destacarte explícitamente en este documento relatando las razones por las que no se concluyeron, el impacto que esto ocasionó e indicar (en caso que corresponda) a qué proyecto se transfirió el trabajo pendiente.

18_XXX_Informe de Cierre_vxx.odt

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