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MAESTRÍA EN PROJECT MANAGEMENT CURSO:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

TRABAJO 1: ANÁLISIS CAPITULO 12 – GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

PRESENTADO POR: •

Delgado Collantes Shiomara

FECHA:

04 de junio del 2018

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Las adquisiciones del proyecto permiten a este proveerse de productos, servicios, resultados para desarrollarse y cumplir sus objetivos. Las empresas grandes o pequeñas que desarrollen proyectos de mayor o menor escala cuentan con procedimientos que les permitan obtener recursos, en muchos casos estos son implícitos y están bien o no controlados en función de las características del negocio y del perfil de la empresa, usualmente en las empresas es denominada área logística. VIVIENDAS DEL PERÚ, la empresa para la cual me desempeño, luego de haber iniciado operaciones en el 2006 como una filial de la compañía colombiana COLPATRIA ha venido desarrollando proyectos inmobiliarios a lo largo de estos doce años. Si bien es cierto, la empresa se ha acogido a los procedimientos de la casa matriz COLPATRIA en la gestión de sus adquisiciones, es a lo largo de estos 12 años que VIVIENDAS DEL PERÚ ha estado adaptando y desarrollando sus procedimientos propios para la compra de recursos, servicios, y contratos alineados a las normas locales y cultura; el know how obtenido hasta ahora le han permitido definir sus lineamientos para la gestión de las adquisiciones. En el sector construcción que es en el que se desarrolla VIVIENDAS DEL PERÚ, el ciclo de vida de los contratos suele comenzar y finalizar en cualquier etapa del proyecto por la variedad de operaciones y actividades que ejecuta para desarrollar un producto final. Por el volumen de las adquisiciones, las definiciones de los contratos son un punto delicado y controlado en VIVIENDAS DEL PERÚ, el área logística cuenta con el soporte adicional del área legal y de administración - contable para efectuar dichos procedimientos y garantizar la cadena de suministro 1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES La planificación de las adquisiciones, busca de manera anticipada resolver las necesidades de recursos del proyecto de modo que se pueda identificar que se necesita y como se podrá satisfacer esta necesidad ya que permite también hacer un sondeo de los proveedores potenciales y de las modalidades de compra y contratos que se requieran hacer. En esta etapa, la interacción entre áreas de conocimiento se da esencialmente con:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

ALCANCE

Ya que en esta parte se delimita el trabajo sus características y requisitos

CALIDAD

Ya que se cuentan con estándares y métricas que se deben cumplir y aporta en los criterios de selección. Puede ayudarnos a decidir si lo hacemos nosotros mismos o sub contratamos en función de si está o no dentro de nuestras capacidades

TIEMPO

Para saber cuándo necesitamos los productos, servicios

y

cuando

deberíamos

cerrar

su

contratación. En el sector construcción es importante prever los hitos en que se deben contar con los principales suministros. Adicionalmente es importante señalar que según el tipo de obra existen productos/elementos cuyo tiempo de importación, contratación, habilitación es prolongado. COSTOS

Las restricciones de costo pueden afectar las decisiones de hacer, comprar o alquilar. Por

otra

parte

es

importante

conocer

el

requerimiento de los insumos y contratas para prever el flujo de caja futuro y considerar adelantos, garantías y otros. RIESGOS

Dado que hay riesgos que se pueden transferir, también será una herramienta para ejercer control sobre los proveedores, además nos da una pauta de los riesgos a los que nos llevaría el incumplimiento de los proveedores y los planes de contingencia ante esos eventos.

INTERESADOS

Los vendedores, proveedores, sub contratistas también son interesados, y también tienen intereses.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

COMUNICACIONES

Forma de comunicación entre el área de adquisiciones,

logística

y

los

proveedores,

subcontratos REQUERIMIENTOS

Muchas de las necesidades del proyecto están restringidas

por

requerimientos

legales,

de

calidad,

Los factores ambientales que condicionan el plan de gestión de adquisiciones tiene que ver mucho con las condiciones de mercado del sector; en el caso de la construcción inmobiliaria en el Perú existe la disposición de materiales y servicios que cubren estas necesidades y las facilidades para su importación de ser necesario. De forma interna

en el caso de VIVIENDAS DEL PERÚ, si bien es cierto sus

procedimientos no siguen los lineamientos del PMBOK, cuenta con un sistema integrado de gestión que le permite mantener procedimientos y procesos para los criterios de selección de proveedores adaptados a las políticas de compra de la compañía en el Perú y en su casa matriz; las formas legales de consolidación de contratos, pagos, garantías y otros están establecidos y su flujo está formalizado en la empresa, cuentan con dichos activos organizacionales así como las listas de proveedores y subcontratistas regulares, se conoce su desempeño y performance. En cuanto a las herramientas y técnicas, es válido considerar que la experiencia es un factor importante a ser considerado para el proceso del planeamiento de la gestión de las adquisiciones más aun considerando que adicional a los criterios de compra y contratación, a las decisiones de hacerlo o sub contratar, a los niveles de calidad y los estándares de los productos o servicio a usarse existirán contratos cuyo aspecto legal debe ser planeado y cuidado meticulosamente. Tipos de contratos En cuanto a los tipos de contrato y órdenes de compra, estos están en función del tipo de trabajo a realizar, los riesgos, especialización y rentabilidad que su producción y ejecución puedan implicar. En VIVIENDAS DEL PERÚ suelen hacerse contratos y órdenes de compra por precio fijo y usualmente no se aplican incentivos o reajustes de precio salvo que la variación de precios por diversas circunstancias sea demasiado drástica.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Los tipos de negociaciones que en VIVIENDAS DEL PERÚ se maneja para estos efectos son:

Insumos y Equipos Menores

Contratistas

(OG)

(O6)

Ordenes de Servicios (OS)

Proceso general de Compras en obra 2. EFECTUAR LAS ADQUISICIONES En VIVIENDAS DEL PERU las adquisiciones se realizan según el tipo de la siguiente forma:

2.1.1 PROCEDIMIENTO DE ÓRDENES DE COMPRA DE INSUMOS OBS 1

OBS 3

OBS 2

Ilustración 1 PROCESO DE ÓRDENES DE COMPRA – Fuente: Viviendas del Perú

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES OBSERVACIONES EN EL PROCEDIMIENTO OBS 1 : Las negociaciones se hacen en oficina central, el personal de logística no necesariamente conoce muy bien acerca de los insumos que se utilizan en obra, y muchas veces las negociaciones realizadas no cubren las necesidades reales de lo que en las obras se necesita, lo que genera devoluciones, reproceso, sobrecostos y demoras. OBS 2 : El procedimiento contable para que los costos de compras se suban al sistema JDE EDWARDS (ERP que utiliza la compañía) demora, lo que impide tener un corte real de costos al día.

2.1.2

PROCEDIMIENTO DE ORDENES DE SERVICIOS Y SUBCONTRATAS

OBS 1 OBS 2

OBS 3

Ilustración 2 PROCESO DE ÓRDENES DE COMPRA – Fuente: Viviendas del Perú

OBSERVACIONES EN EL PROCEDIMIENTO OBS 1 : Se invita a los mismos contratistas y por tanto los seleccionados suelen ser los mismos, implícitamente se maneja la política de “mejor malo conocido que bueno por conocer”. OBS 2: Los términos de referencia no son alcanzados a los contratistas proponentes en la misma forma y bajo un mismo criterio ya que no existe un formato estándar que permita dar esta información de forma clara y precisa, lo que trae como consecuencia que las propuestas sean imprecisas con respecto a lo que realmente se está solicitando,

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES generando demoras y reproceso en el proceso de contratación, tampoco se realiza una conferencia de oferentes. OBS 3: El modelo de contratación es genérico y se aplica a todos los contratistas, lo que como consecuencia trae que ante futuras eventualidades los parámetros de contratación y clausulas queden demasiado abiertos y no se consideren muchos aspectos como acarreo de materiales, limpiezas, resanes, retrabajos, criterios de aprobación de adicionales, deductivos y cambios.

Registro de lecciones aprendidas Es importante mantener un registro de lecciones aprendidas que permita conocer las experiencias y aprendizajes durante la gestión de adquisiciones ya sea en la compra de insumos o subcontratos, conocer a los proveedores, su performance y desempeño durante el tiempo en que ofrecen sus servicios permite prever y tomar decisiones proactivas. En VIVIENDAS DEL PERÚ se maneja un sistema de lecciones aprendidas cuyo foco principalmente para la gestión de adquisiciones se centra en la LISTA NEGRA, esta lista permite conocer a las obras a todo proveedor, subcontratista o personal que está totalmente descalificado para brindar servicios a la empresa, las razones para pertenecer a esta lista suelen ser: presentar documentación falsa como el SCTR, intento de robos dentro de obra, vinculación con lavado de activos.

Habilidades interpersonales La habilidad de negociación es elemental para llegar a acuerdos beneficiosos para ambas partes, en VIVIENDAS DEL PERÚ, se tiene la política de ganar- ganar por lo que se buscan realizar acuerdos justos que permitan el logro de objetivos de la empresa y de sus acreedores. La responsabilidad de estas negociaciones recae en las personas del equipo de proyecto conforme la dimensión de la contratación o compra:

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

(*) Rangos de Aprobación

El manejo y administración de reclamaciones, de igual forma debe ser manejada con la habilidad de negociación y la responsabilidad hacerlo de igual forma distribuida bajo los mismos criterios de negociaciones.

3. CONTROLAR LAS ADQUISICIONES El control de las adquisiciones, permite monitorear las compras y contratos de modo que no se interrumpa su flujo ni su cadena de suministro, asegurando el cumplimiento de las obligaciones contractuales acordadas. Este monitoreo es permanente y se da durante todo el transcurso del proyecto, mantener los procesos ordenados, claros y controlados permiten dar cuenta del aseguramiento de calidad del proceso de gestión así como de los productos, insumos y servicios contratados ya que la gestión de adquisiciones es un proceso delicado expuesto a temas de corrupción y ética.

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES El componente financiero que tiene el control de adquisiciones, es importante para evitar interrupciones en la cadena de suministro y cortes en el flujo de servicio, ahí está la razón de conocer la temporalidad de las adquisiciones, ya que a partir de ello se puede prever la disponibilidad económica para cubrir esas necesidades del proyecto. Es importante considerar que se salvó otros acuerdos, se debe pagar por la cantidad de trabajo o insumo entregado; las actividades de inspección y auditorias cumplen un rol muy importante en esta etapa. Una vez completados los contratos estos deben ser notificados y aprobados por quienes corresponda para proceder con la liquidación en los términos en los que se ha quedado en el contrato una vez se cuente con la conformidad de estos.

CONCLUSIONES 

La gestión de las adquisiciones es un área de conocimiento muy delicada por el aspecto contractual que incluye. Es muy importante contar con el soporte del área legal de la empresa para desarrollar contratos claros, precisos y sin ambigüedades que perjudiquen a cualquiera de las partes.



La planificación de las adquisiciones es importante para todas las áreas de conocimiento especialmente para los que forman parte de la triple restricción; para costos permite prever los recursos financieros, en tiempo permite controlar la disposición de los insumos en el tiempo adecuado, y en calidad parametraliza los estándares de los entregables.



La experiencia es importante durante el proceso de gestión de las adquisiciones, más aun teniendo en cuenta si adicional a la experiencia se cuenta con habilidades directivas y de negociación que faciliten y permitan llegar a acuerdos beneficiosos para todas las partes.



Documentar las lecciones aprendidas para la gestión de adquisiciones aporta muchos beneficios al proyecto, ya que permite conocer el desempeño de los productos, insumos, subcontratas y proveedores tanto en la calidad propia del servicio o producto ofrecido como en todo el proceso de contratación.