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• Kandish Pinto

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• Calidad (comercial)
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INDICE INDICE .................................................................................................................................. 1 TEMARIO.................................................................................................................................. 3 BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................................ 4 SESIÓN 1 - INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 5 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 5 EL ALMACÉN Y LA LOGÍSTICA...................................................................................... 5 LA PROGRAMACION ......................................................................................................... 6 LAS COMPRAS .................................................................................................................... 6 ALMACENES ....................................................................................................................... 7 OBJETIVO DEL ALMACÉN ............................................................................................... 7 ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN ...................................................................................... 8 SESIÓN 2 - PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES ........................................... 10 PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES ........................................................... 10 ALMACENAMIENTO........................................................................................................ 11 EL CATÁLOGO .................................................................................................................. 11 EL CÓDIGO ........................................................................................................................ 11 UBICACIÓN........................................................................................................................ 15 CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS ................................................................................ 15 SESIÓN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................. 21 CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 21 Almacenes Financieros o Warrants.................................................................................. 21 Almacenes autorizados de Aduana .................................................................................. 21 Almacenes de importación temporal................................................................................ 22 Almacenes de exportación temporal ................................................................................ 22 De consignación ............................................................................................................... 23 Tipos de almacenes .......................................................................................................... 23 SESIONES 4 Y 5 - GESTIÓN DE STOCKS .......................................................................... 25 MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN................................................................................... 25 PRM ................................................................................................................................. 25 Máximos y Mínimos ........................................................................................................ 27 MÉTODO DE LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS.................................................... 30 METÓDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS ............................................................... 35 MÉTODO GRÁFICO ...................................................................................................... 36 SESIÓN 6 - EXAMEN PARCIAL .......................................................................................... 38 SESIÓN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................... 39 EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................................... 39 LA RECEPCIÓN ................................................................................................................. 40 SESIÓN 8 – ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO .................................................................................................................................................. 42 ÁREAS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................... 42 UBICACIÓN DE LOS ALMACENES ............................................................................... 43 DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES ........................................................................ 44 SEGURIDAD DEL ALMACÉN ......................................................................................... 44 MEDIOS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 46 LOS DESPACHOS .............................................................................................................. 47 RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACÉN ................. 49 EL KARDEX ....................................................................................................................... 50 EL ALMACÉN .................................................................................................................... 51

SESIÓN 9 - CONTROLES DEL ALMACÉN ........................................................................ 54 CONTROLES DEL ALMACÉN......................................................................................... 54 CHEQUEOS......................................................................................................................... 54 TOMA DE INVENTARIOS................................................................................................ 54 Clase de toma de inventarios............................................................................................ 55 Preparación....................................................................................................................... 56 SESIÓN 10 – CONTROL DE GESTIÓN................................................................................ 57 CONTROL DE GESTIÓN................................................................................................... 57 SESIÓN 11 – EVALUACIÓN FINAL.................................................................................... 59

TEMARIO No. SESION ES 1

2

3 4y5

TEMARIO Introducción: • El almacén y la logística • Funciones del almacén • Objetivo del almacén • Organización Conceptos básicos: • Clasificación de los materiales • El catálogo • Clasificación de stocks Clases de Almacenamiento • Tipos de almacenes Gestión de Stocks- Métodos de programación de stocks: • PRM • Máximos y mínimos • Método estacional o fechas fijas • Método gráfico • Método del lote económico

6

EXAMEN PARCIAL

7

10

Pedido de compras • Requisición Recepción Almacenamiento • Seguridad del almacén • Distribución Interna • Medios del almacenaje Despacho y distribución • Documentos • Métodos Controles del Almacén • Chequeos • Toma de inventarios Control de gestión

11

EVALUACIÓN

8

9

ACTIVIDADES

BIBLIOGRAFÍA Gestión de Almacenes: David de la Cruz Ponce Gestión de Stocks : Santiago Segura

SESIÓN 1 - INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN Almacén es el lugar, interno ó externo, propio ó contratado, en donde tenemos los materiales de stock que son necesarios para las operaciones, ya sean de ventas, producción o servicios. También el almacén es el lugar obligatorio por donde deben pasar física y/o administrativamente TODOS los materiales que por cualquier motivo ingresen a la empresa. Las personas que trabajamos en el almacén, tenemos un desafío: demostrar que éste es capaz de obtener utilidades para la empresa y no es simplemente un gasto inútil; tenemos que lograr que el costo del almacenamiento es mucho menor que los beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y económica los requerimientos del usuario y/o cliente. Para este fin, la principal labor que le corresponde al almacén, es ADMINISTRAR en forma óptima los stocks, de lo contrario, será una carga costosa. EL ALMACÉN Y LA LOGÍSTICA Nosotros sabemos que el objetivo logístico es el abastecimiento eficiente de los materiales para las operaciones de una empresa o institución, en: -

Calidad

-

Oportunidad y

-

Cantidad,

-

al menor costo posible.

Para poder conseguir este objetivo, es necesario realizar las siguientes funciones: −

Control de materiales

−

Programación

−

Compras

−

Almacenes

El control de materiales determina ¿Qué es lo que debemos adquirir?. Señala las especificaciones mínimas necesarias que debe reunir un material para satisfacer las necesidades de la empresa. El control de materiales también se encarga de “Estudio de Materiales” y de la determinación y mantenimiento del Catálogo de Materiales. El control de materiales se encarga de que la calidad (determinada por un conjunto de especificaciones) de cada uno de los materiales esté bien definida. Cuando no existe control de materiales, es decir, no se especifica bien lo que se compra, en la empresa existirán muchos Materiales Inactivos, que incrementan innecesariamente los costos de almacén. Para cumplir este cometido, control de materiales, debe coordinar con el usuario, control de calidad, ingeniería, compras y en muchos casos, solicitar asistencia de los proveedores y con empresas amigas.

LA PROGRAMACION Es la base del ordenamiento que debe existir en todo proceso logístico. La programación determina la Cantidad y la Oportunidad en que deben estar los materiales en el almacén. Cuando no existe la programación, Compras se convierte en un Mandadero de la empresa. Si se programan adecuadamente las necesidades de materiales, se tendrá el tiempo suficiente para Administrar las compras, de lo contrario, todo será urgente, y ya sabemos, que muchas veces, los proveedores se aprovechan de las emergencias, encareciendo los productos.

LAS COMPRAS Compras es el encargado de buscar la mejor oferta que cumpla con la calidad, cantidad y oportunidad, previamente determinados.

Compras es pues el encargado de obtener el menor Costo, pero que cumpla con los requerimientos anteriormente citados. Para este fin, compras debe conocer perfectamente el mercado de proveedores.

ALMACENES Luego de compras, el proveedor entrega la mercadería al almacén, el cual es responsable de la recepción, almacenamiento y distribución. Ya hemos mencionado que: Control de materiales determina la Calidad Programación

de

materiales

determina

la

Cantidad

y

Oportunidad Compras determina el Costo ¿Cómo contribuye “almacenes” al objetivo logístico? Almacenes debe ser responsable del CONTROL DE MATERIALES y de la PROGRAMACIÓN.

OBJETIVO DEL ALMACÉN ¿Por qué almacenamos? Almacenamos para: -

Garantizar la continuidad de las operaciones

-

Prever épocas de escasez

-

Obtener en algún momento, compras por oportunidad u ofertas

Estos motivos por los que almacenamos, deben ser compatibles con los objetivos del almacén, que son:

-

Mantener niveles adecuados de stock

-

Mantener la mercadería en perfectas condiciones desde que ingresa hasta que es requerida, minimizando las mermas

-

Minimizar los costos de posesión

-

Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las pérdidas.

-

Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los objetivos de la empresa y de los ratios establecidos.

-

Normalización y estandarización de los materiales, racionalizando el número de items.

-

Creación y/ó mantenimiento del catálogo de materiales

-

Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que reemplacen con ventajas a los existentes.

ORGANIZACIÓN AL ALMACÉN Es muy relativo hablar de “Organización”, pues cada empresa es un “Universo” que tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras. El almacén debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones básicas y los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos enumerado en el capítulo anterior. A continuación podríamos señalar como ejemplo la siguiente organización:

G. OPERAC.

Producción

Mantenim.

Compras

Logística

C. Calidad

Almacenes

Transportes

JEFATURA DE

Recepción

Programación de Stocks y Control Mat.

Almacén 1 Almacén 2 Almacén 3

RECEPCIÓN:

La función de recepción debe ser independiente de la función específica de almacenamiento ya que ésta le corresponde al responsable de cada uno de los almacenes que pueda tener la empresa. Es necesario que exista esta independencia para que pueda existir el control “cruzado”.

SESIÓN 2 - PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES PROGRAMACIÓN Y CONTROL MATERIALES Ya hemos mencionado que el almacén debe administrar los stocks, por eso, es responsable de la programación de los materiales de stock y también de realizar el control de materiales. A través de este última función, el almacén debe realizar: a) Control de pedido de materiales de stocks y no stocks : Esta labor consiste en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean compatibles con las necesidades reales de la empresa. Generalmente, con los pedidos de reposición de stocks, no existen mayores problemas porque ya se conocen y consumen constantemente pero son los pedidos de no stock los que nos ocasionan las mayores dudas en cuanto a su real necesidad, cantidad que se solicite y si las especificaciones están completas. Para realizar este control, de acuerdo al tipo de empresa y materiales que consume, la empresa debe tener personal técnico y que realice una función de campo, es decir In- Situ, en donde se requiere el material. b) Estudio de materiales : El personal técnico debe estar permanentemente en búsqueda de materiales nuevos que reemplacen con ventajas a los existentes, en cuanto a: -

Costo

-

Rendimiento

-

Obtención

-

Disponibilidad en el mercado

-

Procedencia

-

Integración nacional

-

Desarrollo de proveedores, etc.

c) Catalogación :

El catálogo, como vamos a ver posteriormente es una

herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y mantenerlo actualizado es control de materiales.

ALMACENAMIENTO El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al almacén y entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por el usuario o cliente. Es responsable del control físico y del control contable de la mercadería y de la generación de la documentación administrativa. Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o indirectamente por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de cada uno de ellos, debemos tener un catálogo. EL CATÁLOGO El catálogo es la relación ordenada de los diferentes materiales que existen en la empresa. Consta de: -

Código

-

Descripción

-

U/M (Unidad de medida o manejo)

-

Ubicación

El catálogo es la base del sistema de control, pues sin él, no podremos tener un buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales. Sin un buen catálogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las compras, por consiguiente la información contable será deficiente. EL CÓDIGO Es la identificación de todos y cada uno de los items de la empresa. Así mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor está codificado: Nombre (código alfabético), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de teléfono, # de brevete, placa del carro, # de L. Militar, dirección, cta. cte, talla de ropa, etc., etc.

El código puede ser: 1. Alfabético (A-Z) 2. Numérico (0-9) 3. Alfa numérico (A-9) A continuación vanos a ver un ejemplo de codificación de artículos de una ferretería: Primero tenemos que realizar un levantamiento de información en los almacenes para saber los materiales que tenemos:

RELACIÓN SEGÚN LEVANTAMIENTO perno cab. Hex. Fga. 1/2" x 1 1/2" pintura esmalte sint.blanco anyp x 1 gl papel granate N. 60 ASA taladro c/perc. 1/2" - 3/4" De Walt brochas de nylon 1" Tumi stove bolt 1/4" x 2" c/t Pintura supermate Vencedor x 1 gl barniz DD juego de llaves mixta x 20, Bahco candados león de 2" thinner acrílico envasado x 1 gl laca acrílica perlada S W masking tape x 1" válvula de globo x 1/2" italiana cemento portland "El sol" x 42.5 kg cemento blanco x 1kg cera al agua emperatriz x 330 ml tela de esmeril ASA NO. 60 pinza pela cable cable thw 12 awg

En segundo lugar, establecemos el “patrón” codificador. Es la forma en que vamos a estructurar nuestro código. Luego del levantamiento de información, ya sabemos la cantidad y variedad a artículos ó items que existen en el almacén. En ésta base, establecemos el número de dígitos que debe tener nuestro catálogo, y la composición de éste. Por ejemplo:

XX

- XX

-

XX

FAMILIA GRUPO ARTICULO Luego, para cada artículo, le buscamos una familia. El nombre de la familia depende de cada empresa. Por ejemplo, para el primer artículo, perno de cabeza hexagonal, le asignamos la familia “Pernos de cabeza hexagonal”, ala pintura latex,la familia de “Pinturas y solventes” y así sucesivamente. Para cada familia, según nuestro patrón codificador le corresponden 2 dígitos. Se los asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar espacios para poderm intercalar algunas familias “nuevas”.

39 45 03 15 18 05 36 70 28 25 09

PERNOS CAB. HEXAGONAL PINTURAS Y SOLVENTES ABRASIVOS FLEXIBLES HERRAMIENTAS ELECTRICAS HERRAMIENTAS MANUALES CERRAJERIA PEGAMENTOS Y ADHESIVOS VALVULAS MATERIALES P/CONSTRUCCIÓN MATERIALES DE LIMPIEZA CONDUCTORES ELECTRICOS

Por último, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les buscamos grupos que contengan a los artículos determinados en el levantamiento. 03

ABRASIVOS FLEXIBLES 10 PAPEL GRANATE 03 10 20 PAPEL GRANATE ASA No. 60 20 TELA ESMERIL 03 20 20 TELA ESMERIL ASA No. 60 05 CERRAJERIA 5 ARMELLAS 10 CERRADURAS 15 CANDADOS 05 15 30 CANDADO LEÓN 2" 09 CONDUCTORES ELECTRICOS 5 CABLES Y ALAMBRES DESNUDOS 10 CABLES Y ALAMBRES THW

PLG PLG

PZA

09 10 15 15 5 10 15 15 15 18 10 18 10 15 18 15 20 18 20 25 06 25 06 12 18 28 06 28 06 28 06 28 06 10 36 10 20 36 20 39 10 20 30 39 30 45 10 45 10 20 45 20 30 45 30 70 03 06 70 03

20 CABLE THW 12 AWG MTR CABLES Y ALAMBRES TW HERRAMIENTAS ELECTRICAS ESMERILES LIJADORAS TALADROS 12 TALADRO CON PERCUTOR 1/2" - 3/4" DE WALT PZA HERRAMIENTAS MANUALES AJUSTE 40 LLAVES MIXTA 1/4" - 1" X 20 PZA JGO PARA ELECTRICISTA 30 PINZA PELACABLE PZA PARA PINTOR 16 BROCHA NYLON 1" TUMI PZA MATERIALES DE LIMPIEZA CERAS 10 CERA AL AGUA EMPERATRIZ X 330 ML COJ DETERGENTES INSECTICIDAS Y VENENOS MATERIALES P/CONSTRUCCIÓN CEMENTO 06 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" X 42.5 KGM BOL 07 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" GRANEL KGM 30 CEMENTO BLANCO X 1 KGM BOL PORCELANA PEGAMENTOS Y ADHESIVOS COLAS MASKING TAPE 15 CINTA MASKING TAPE 3M 1" X 60 YD PZA PERNOS CAB. HEXAGONAL DE ACERO DE FIERRO NEGRO GALVANIZADOS 25 PERNO CAB. HEX. FGALV. RC 1/2" X 1 1/2" PZA PINTURAS Y SOLVENTES BARNICES 05 BARNIZ DD TEKNO JGO LACAS 10 LACA ACRILICA PERLADA SW AZUL BÁLTICO GLN LATEX 15 PINTURA SUPER MATE VENCEDOR ROJO TEJA GLN VALVULAS DE COMPUERTA DE GLOBO 10 VALVULA GLOBO CR. 1/2" ITALIANA PZA

UBICACIÓN

Forma de Codificar un estante o andamio

Código de Ubicación

Código A0108C Almacen

A

Estante

01

Fila

C

Columna

08

Código A0103B almacen

A

Estante

01

Fila

B

Columna

03

CLASIFICACIÓN DE LOS STOCKS 1. Por su procedencia -

Local

-

Nacional

-

Importado

2. Por su demanda -

Regulares

-

Irregulares

-

Eventuales

3. Por su importancia operativa -

Estratégico

-

Normal

-

No operativos

4. Por su existencia -

De stock

-

De no stock

5. Por su obtención -

Preparados

-

Fabricación

6. Por su movimiento - Activos:

Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo previamente establecido.

- Inactivos:

Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo establecido.

- Agotados:

Son los que tienen movimiento, pero en el momento de hacer la clasificación, se encuentran sin stock. Estos materiales, previo análisis, debemos reponerlos con premura

porque

podrían

estar

causando

desabastecimiento. - Códigos muertos: Son items que existen en el catálogo pero no tienen stocks y ya no se utilizarán. Estos materiales debemos eliminarlos.

Muchas

veces,

se

quiere

guardar

“Historia”, en ése caso, podríamos guardarlos en un back up. (borrador). Cómo determinamos la “Inactividad” de un material? 7. Por su importancia económica Llamada también: Ley de Pareto Curva 80 . 20 Clasificación ABC

A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realizó un estudio socio – económico de la realidad de su país y encontró que un gran porcentaje de la riqueza del país (80%) estaba concentrado relativamente en una pequeña minoría (20%), siguiendo con su estudio, determinó que el siguiente 15% de las riquezas, estaba en manos del 30% de los habitantes y el 5% se distribuía entre la gran mayoría (50%). No fue sino hasta después de la 2da Guerra Mundial en que un ingeniero de la General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce también como clasificación Dickeniana), aplicó esta teoría a los items de su empresa, viendo que se cumplía la ley. Primero en resumen y luego graficado : % item

(acumulado) %

(acumulado)

económico A

20

20

80

80

B

30

50

15

95

C

50

100

5

100

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

C

B A

C

A B 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% acumulado item

Esta clasificación es una de las más importantes en el campo administrativo, pues nos ayuda a identificar los items más importantes, cuya atención nos será muy útil para controlar los aspectos que sean necesarios.

En el caso logístico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo: Compras: -

Clasificación ABC por volumen de compra

-

Clasificación ABC por proveedores

Almacenes: -

Clasificación ABC valor – consumo

-

Clasificación ABC de materiales inactivos

Ventas -

Clasificación ABC por volumen de venta

-

Clasificación ABC por margen de utilidad

-

Clasificación ABC por clientes

La más importante en nuestro caso es la de valor – consumo. Así, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los que conocemos su valor unitario y su consumo anual: Valor

Consumo anual

1

30,000

1

2

0.10

500,00

3

700

800

4

1,000

2

5

15,000

0

¿Cuál será el más importante? Será el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos basamos en el consumo anual; pero anualmente. ¿en cual invertimos y gastamos más? Si calculamos el valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:

1

30,000

2

50,000

3

560,000

4

2,000

5

0

Es decir, la importancia económica de un material no se calcula por su valor unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU CONSUMO ANUAL. Para confeccionar un cuadro que nos permita llegar a determinar la clasificación ABC, debemos calcular el valor – consumo anualizado de cada item y luego clasificarlos de mayor a menor. En el punto superior quedarán los A, en el intermedio los B, y al final los C. No debemos limitarnos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar nuestro criterio para definir la clasificación; es decir nosotros decidimos cuáles son A, cuáles son B y cuáles son C. Entonces como conclusión podemos definir: Materiales “A” son muy importantes económicamente Materiales “B” son medianamente importantes económicamente Materiales “C” no tienen mayor importancia económica. Utilizamos el ABC para establecer nuestra política de stocks. Así tenemos que el stock que debemos mantener para cada clase de materiales es: A

Lo mínimo necesario, tendiendo a cero (JIT – Just in Time o JAT Justo a tiempo) Porque en estos materiales, una economía en el costo de posesión o en el precio de compra o ventajas en la forma de pago, serán muy significativos para la empresa, lo que no ocurre para los otros materiales, por lo que para ellos decidiremos:

B

Stocks para un tiempo mediano; (4 meses por ejemplo).

C

Lo máximo posible (8 ó 12 meses) porque son materiales de un valor – consumo no significativo.

Esta política de stocks es modificada por 2 factores importantes: -

Duración del bien

-

Capacidad del almacenamiento

Así mismo, para comprar, debemos tener más dedicación para los materiales “A”, pues una ventaja en la adquisición de los insumos, será importantísimo para la empresa.

SESIÓN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO CLASES DE ALMACENAMIENTO Podemos considerar los siguientes tipos: 1. Almacenes financieros o warrant 2. Almacenes autorizados de Aduana 3. Almacenes de importación temporal 4. Almacenes de exportación temporal 5. Almacenes de consignación.

Almacenes Financieros o Warrants

Son aquellos en que se almacena mercadería que se entrega en garantía (warrants) por un préstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados a almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacén dentro de la empresa, pero al cual tiene acceso únicamente la empresa financiera acreedora. Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden “warrantear” mercaderías o insumos o productos terminados. Los materiales “warranteados” se pueden liberar parcialmente pagando al banco, el valor del material más los intereses correspondiente.

Almacenes autorizados de Aduana

Los terminales marítimos y aéreo, tienen los siguientes inconvenientes: 1. Son inseguros por pérdidas y robos. 2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadería, en cuyo defecto es declarada en abandono. 3. No se puede retirar parcialmente la mercadería.

Para

evitar

desembarque

estos la

inconvenientes,

mercadería

podemos

importada,

sea

gestionar

que

depositada

en

apenas

se

almacenes

autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas mencionados pues, nuestra mercadería estará: 1. Segura. 2. No se declarará en abandono mientras paguemos los derechos de almacenamiento. 3. Se puede desaduanar parcialmente. Almacenes de importación temporal

Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importación de insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV. El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al país con esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros países. La falta de materiales que no corresponden al balance importación temporal – exportación, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades correspondiente. Almacenes de exportación temporal

En el caso que tengamos que remitir un material para su reparación al extranjero, que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente, pueden ser solicitados como exportación temporal para no duplicar el pago de los derechos. Dentro de estos, podemos considerar también, los TIC: terminales interiores de carga, creados por la Ley N° 25327 “Normas sobre el transporte multimodal internacional de mercaderías”, que se dio para facilitar el comercio internacional de zonas que no dispongan de servicios de embarque – desembarque de cargas en contenedores ni otras formas análogas.

Estos almacenes están bajo el control de la Sunad y toda la mercadería que se interne en ellos se consideran “Exportadas” para todos sus efectos. De consignación

Es cuando el proveedor nos da los materiales que serán pagados con la condición de ser consumidos o vendidos por nosotros. Como es lógico, son aplicables para materiales “A”, pues no vale la pena hacerlo para materiales B ó C. Este sistema es importantísimo porque minimiza la inversión necesaria y porque baja considerablemente el costo de posesión. Es muy útil pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los consumos, pues este tiende a aumentar por el sólo hecho de tener los materiales disponibles o porque puede ser “incentivado” por el proveedor. Tipos de almacenes

Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de una empresa. -

De insumos

-

De productos terminados

-

De recuperos

-

De mercadería

-

Sub almacenes o bodegas

Estos pueden ser únicos o varios, según sea necesario. 1. De insumos.- Son aquellos que contienen los materiales que se consumen en la empresa, ya sea para uso interno o producción pueden ser especializados o tener 1 sólo, general: Por ejemplo: -

Almacén de materias primas

-

Almacén de repuestos

-

Economato

-

Almacén de materiales pesados, etc.

2. De productos terminados.- Como su nombre lo indica, son los que contienen los materiales que produce la empresa. En este almacén, podríamos tener también los semi-terminados. 3. De recuperos.- Están los materiales usados, susceptibles de ser reparados o para su venta “donde estén y como estén” o para ser eliminados. 4. De mercadería: Es donde están los materiales que compramos para comercializar directamente. Podrían también estar junto con los productos terminados. 5. Bodegas o sub-almacenes: Son almacenes pequeños, en los que tenemos materiales de uso frecuente y/o emergencia, que son necesarios cuando los usuarios están muy alejados del almacén o cuando

este no cubre todos los turnos de trabajo que tiene la

producción.

SESIONES 4 Y 5 - GESTIÓN DE STOCKS MÉTODOS DE PROGRAMACIÓN La programación es indispensable en cualquier actividad, especialmente en la logística. Programar es prever, es adelantarnos a los requerimientos de los usuarios para tener los materiales en la cantidad necesaria y en el momento oportuno. Es decir, mediante ella vamos a determinar ¿Cuánto necesitamos? y ¿Cuándo debe estar disponible?, Existen varios métodos de programación. 1. PRM (Programa de Requerimiento de Materiales). Se aplica a los materiales productivos directos. 2. Máximos y Mínimos. Se aplica para materiales B y C 3. Estacional o fechas fijas. Se usa para materiales de demanda irregular. 4. Gráfico. Se aplica para materiales “A” 5. Lote económico de compras. Se aplica a materiales “A”.

PRM

En Inglés, sus siglas son MRP. Este método, si bien es cierto, existe como principio desde tiempos muy antiguos, pero en la década del 70 fue sistematizado, con la ayuda de la nueva generación de computadoras 360/20. Se basa en el concepto de RATIO DE CONSUMO: Cantidad de material Ratio de consumo =

-----------------------Producto terminado

Es la cantidad de materiales que se requieren para fabricar un producto terminado.

Es un concepto que utilizamos a diario en muchos de nuestros actos. Por ejemplo, para fabricar un pantalón talla “L” utilizamos 1.20 mt de tela. El ratio será :1.20 mt/pantalón Nos sirve para calcular el consumo necesario de tela y también para controlarlo. Pero para fabricar 1 pantalón no sólo necesitamos tela, sino otros materiales. Indicando solo los materiales productivos directos, con sus ratios que necesitaremos para fabricar el pantalón, tenemos: Ratio Talla “L”

Ratio para niños

Ratio para short

Tela principal

1.20 mt

0.70 mt

0.60 mt

Hilo

0.10 cono

0.07 cono

0.06 cono

Botones

2.00 unid

2.00 unid

--

Cierre

1.00 unid

1.00 unid.

1.00 unid.

Broches

1.00 unid

1.00 unid.

1.00 unid.

Tela/p/bolsillos

0.30 mt

0.20 mt

--

Etiqueta

1.00 unid.

1.00 unid.

1.00 unid.

Bolsa

1.00 unid

1.00 unid.

1.00 unid.

El conjunto de materiales con sus respetivos ratios, son necesarios para fabricar una unidad, se llama “árbol de estructuras”. Cada producto que se fabrique en una empresa debe tener su árbol de estructuras. Por supuesto que para fabricar 1 pantalón necesitamos otros materiales que no son productivos directos (no dependen de la producción) tales como: agujas, repuestos máquinas, útiles de oficina, materiales de limpieza, tijeras, etc., etc.) que serán programados de acuerdo a los otros métodos.

Si tenemos todos los árboles de estructura grabados en el computador, bastará indicar la cantidad que tengamos que producir de cada uno de ellos y automáticamente el computador calculará la cantidad necesaria para confeccionar cada producto y sumará la cantidad total. Además comparará este total con la cantidad “disponible” (no es igual al stock) y calculará la cantidad a comprar. Máximos y Mínimos

Este método se utiliza para materiales B y C, es decir aquellos que no tienen mayor importancia económica. Puede incluir a materiales productivos directos. Como su nombre lo indica, este método se basa en que cuando tengamos una cantidad mínima, debemos adquirir la cantidad máxima permitida. Para programar, necesitamos los siguientes datos: -

Consumo

-

Tiempo de reposición (es el tiempo que transcurre desde que surge la necesidad hasta que el material está disponible en el almacén).

-

Stock inicial

-

Política de stocks (para saber cuánto o para cuánto tiempo debemos solicitar el material)

Veamos este método con un ejemplo. Si un Item cualquiera tiene los siguientes datos: Consumo anual

:

1200 unidades

Tiempo de reposición

:

30 días

Stocks inicial

:

400 unidades

Política de stocks

:

Si el item es B => Solicitamos para 6 meses Si el item es C => Solicitamos para 12 meses

Veamos cómo varía el stocks con respecto al tiempo: 1200 1100 1000 900 800 700 600 500

Punto de Repedido

400 300

C B A

200 100

Stock de seguridad

EN FB MZ AB MA JN JL AG ST OC

Tiempo

El consumo anual es 1200 unidades, mensual será 100. Si partimos de un stock inicial de 400 unidades, al cabo de 1 mes, ya habremos consumido 100, o sea nuestro stocks será 300. A fines de febrero, será 200, a fines de marzo, será 100 y a fines de abril, se habrá producido una rotura de stock, es decir, llegaremos a stock cero. Si nosotros realizamos nuestro pedido a fines de abril, tendremos que esperar 30 días (tiempo de reposición) para que nuestro pedido llegue, es decir, estaríamos 30 días sin stock. Como esto no es deseable, en 1ra instancia, decidimos adelantarnos para realizar nuestro pedido; ¿cuánto nos adelantamos?: 30 días, porque ese es el tiempo de reposición, es decir vamos a pedir cuando tengamos stocks para 1 mes, que es igual a 100 unidades. Probemos ahora: cuando nuestro stock llegue a 100 (fines de marzo) realizamos nuestro pedido, que debe llegar en 30 días, a fines de abril, cuando estamos llegando a cero. Pero ¿siempre llegan a tiempo nuestros pedidos y si aún llegando a tiempo, nuestro consumo o venta, aumenta?

Para poder evitar quedarnos sin stocks, por los motivos anteriormente anotados: -

MAYOR CONSUMO o DEMANDA

-

DEMORAS EN EL ABASTECIMIENTO

Debemos tener una cantidad que los proteja de estas contingencias, que lo vamos a llamar “stock de seguridad”. Uno de lo errores que frecuentemente se cometen, es tratar de hacer el cálculo del stock de seguridad, en forma científica, exacta. Recordemos que este método de programación es aplicable para materiales B y C, que no tienen mayor importancia económica. Debemos asumirlo en forma aproximada; si no es correcto, lo corregimos y si es acertado, lo dejamos. Tracemos una línea en el punto de 100 unidades que señala nuestro stocks de seguridad (para 1 mes), a partir de este momento, esta línea será nuestro “cero” aparente, tratamos de que nuestro stock no llegue a este nivel. El stock de seguridad es conocido también con el nombre de stock de protección y desde mi punto de vista, como stock mínimo. A partir de esta cantidad (100 unidades) nos adelantamos un periodo igual al tiempo de reposición (30 días), que equivale a 100 unidades, nos da 200 unidades. ESTE PUNTO CONSTITUYE “EL PUNTO DE REPEDIDO” (REORDER POINT) O STOCK DE REPOSICIÓN. En consecuencia, el punto de repedido, es: LA CANTIDAD en que debemos ordenar la reposición de un material. El punto de repedido es independiente del “tiempo” pues nuestro consumo no siempre es ideal, parejo, es muy variable, por lo que debemos considerar hacer nuestro pedido cuando lleguemos a 200 unidades (en el caso del ejemplo).

El punto de repedido, en el gráfico, es igual a la suma de 2 segmentos: AC = AB + BC El segmento AC es el punto de repedido El segmento AB es el stock de seguridad El segmento BBC es el consumo en el tiempo de reposición. Punto Repedido = Stock Seguridad + Consumo en tiempo reposición. Pero cada vez que deseemos establecer el punto de repedido, no es necesario realizar el gráfico, este lo podemos hacer con el Kardex, que lo veremos en el siguiente capítulo. Cuando lleguemos al punto de repedido debemos solicitar una cantidad que nos permite llegar al stock máximo permitido, de acuerdo a nuestra política, considerando el consumo durante el tiempo de reposición.

MÉTODO DE LOTE ECONÓMICO DE COMPRAS

Cuando compramos un artículo, incurrimos automáticamente en 2 costos: -

Costos de adquisición

-

Costo de posesión

La suma de estos costos nos da el costo total. El lote económico de compra es el que hace que el costo total sea el mínimo posible.

COSTO DE ADQUISICIÓN En lo que nos cuesta la acción de comprar. Esta conformado por: -

Costos directos del departamento de compras •

Sueldos y leyes sociales

•

Materiales y útiles de oficina

•

Servicios (Tlf, fax, luz, etc.)

•

Movilidad, etc.

•

Depreciación

de

equipos

(fax,

computadora,

fotocopiadora) -

Costos indirectos de las compras •

Costo de la recepción (almacén, control de calidad)

•

Costo de programación de stocks

•

Costo de apoyo del centro de cómputo

•

Costo de finanzas

•

Costo de contabilidad

La suma de los costos, dividida entre el número de órdenes de compras colocadas mensualmente, nos da el costo de adquisición, que es lo que nos cuesta colocar una orden de compra. El costo de adquisición es muy útil para establecer el monto de compras de caja chica.

Costo de posesión Es lo que nos cuesta poseer un material, desde que ingresa, hasta que se consume. Está conformado por: -

Costo del capital invertido

-

Prima de seguro

-

Costo de almacén

-

Costos administrativos

-

Mermas y pérdidas

-

Riesgo de obsolescencia

-

Impuesto de revalorización

-

Costos de mantenimiento

Estos costos son muy particulares para cada empresa, pero en nuestro medio, el costo de posesión está alrededor del 30% anual, en US$, sobre el valor promedio del stock. Debemos notar que en ningún caso figura el costo del producto. Para ilustrarlo podemos ver un ejemplo para un item cualquiera de una empresa: Costo de posesión

:

20%

Costo de adquisición

:

200 U.M.

Costo de adquisición

:

7,200 unidades

Precio unitario

:

10

Tanteando para diferentes formas de compra, podemos ver el siguiente cuadro:

# de veces

Valor Tamaño

compra

Lote

Costo

Inventario

adquisición promedio

del

Costo

stock Posesión

Costo Total

Prom.

1

7200

200

3600

36000

7200

7400

2

3600

400

1800

18000

3600

4000

3

2400

600

1200

12000

2400

3000

4

1800

800

900

9000

1800

2600

5

1440

1000

720

72000

1440

2440

6

1200

1200

600

6000

1200

2400

7

1028

1400

514

5140

1028

2428

8

900

1600

450

4500

900

2500

En el cuadro vemos que el costo total baja desde 7400 UM hasta que se hace mínimo (2400 UM) y luego vuelve a subir. Esta subida se debe a que el costo de adquisición se hace más importante que el costo de posesión. Cuando el costo total es mínimo, se dice que estamos comprando en LOTE ECONÓMICO; en este caso: 1200 unidades. El lote económico se presenta cuando el costo de adquisición y el costo de posesión son iguales. Este es una condición indispensable para que se produzca el lote económico. Pero para calcularlo más rápidamente existe una fórmula:

Q=

2 xCxA PxU

En donde: Q = Lote económico C = Consumo anual A = Costo de adquisición

P = Costo de posesión (en fracc. decimal) U = Precio unitario CONSIDERACIONES DE LOTE ECONÓMICO 1. El lote económico debe aplicarse sólo para materiales tipo A, no es interesante aplicarlo a materiales tipo B y C, pues su poca importancia económica no lo justifica, pues sería como ahorrar en la comida del canario. 2. En el ejemplo que hemos visto, el lote económico es de 1200 unidades, es decir, tenemos que comprarlo 6 veces al año. Pero ¿vale la pena comprar 6 veces al año 1 material tipo A? Creemos que no. para comprar 1 material A yo solicitaría cotización por el total del lote y negociaría con el proveedor 2 aspectos importantísimos: entregas parciales (lo mínimo posible) y forma de pago; esto, por supuesto, luego de seleccionar la mejor oferta, En el cuadro del ejemplo del lote económico, comprando de esta forma tendremos: A. Costo de adquisición

=

200 U.M.

(Porque compraría 1 sola vez) Tamaño del lote = 300 unidades (entregas quincenales) Stock promedio

=

Valor del stock promedio = Costo de posesión

150 unidades 150 x 10 = 1500 U.M.

=

20% de 1500 U.M.

=

0.2 x 1500 = 300 U.M.

Costo Total : Costo adquisición + Costo posesión 200 =

+

300

500 U.M.

Este costo es mucho menor que los 2400 U.M. obtenidos con la aplicación tradicional de la teoría de lote económico.

METÓDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS

Este Método se aplica a materiales que en determinadas épocas del año, tiene unas ventas excepcionales. En una empresa comercial, el encargado de ventas debe determinar qué campañas de ventas va a realizar; indicando además la fecha de inicio de cada una de ellas. En una empresa de grandes almacenes, tendremos: Campaña

Fecha de inicio

Fecha del pedido

Escolar

1° feb

15 oct

Día de la madre

1° abril

1° dic

Día padre

1° junio

15 feb

Invierno

15 junio

3 marzo

Primavera

1° set

4 abril

Navidad

1° nov

15 jun

Verano

15 nov

30 jun

Una vez que el encargado de compras nos de esa información (2 primeras columnas) nosotros debemos, basarnos en: -

Procedencia, obtención, disponibilidad financiera, forma de pago, etc.

Determinar la fecha máxima en que debemos tener el pedido, con todos sus datos, en nuestro poder, y establecemos la columna 3. Si nosotros tenemos pedidos en las fechas indicadas, debemos garantizar la entrega de los

materiales para la fecha de inicio de la campaña, de lo contrario, no podremos asegurarlo.

Así como hay campañas de ventas, también, en empresas industriales, existen campañas de producción, de mantenimiento, de promoción, etc,. que pueden programarse siguiendo el mismo método. Debemos recordar que en las empresas las áreas más críticas son producción y mantenimiento por lo que debemos exigirles que programen sus campañas. Este método también se aplica para items de consumo regular, cuando se trata de pocos items. Por ejemplo, 1 farmacia, puede programar sus pedidos de medicinas, por laboratorios; fijando la fecha en que deben realizarse. También se aplica a empresas que tienen muchos usuarios, para que todos realicen sus pedidos en 1 fecha determinada, por familias.

MÉTODO GRÁFICO

Este método es aplicable a materiales tipo “A”, es decir, aquellos de mucha importancia económica. Lo vamos a realizar con el siguiente cuadro:

EN Stock

P

inicial

R

Ingresos

P

FE

MZ

AB

MY

JN

JL

AG

ST

OC

TOTAL

(compras) R P Consumos R P Stock final R P R Producción P = PROGRAMADO

R = REAL

Lo primero que tenemos que hacer, es calcular el consumo. Como la mayoría de los materiales (A) dependen directamente de la producción, hemos colocado esta fila para calcularlo. El consumo será igual a la producción multiplicada por el ratio de consumo. En las empresas comerciales, no hay producción, no se coloca esta fila, el consumo será igual a la venta estimada y se colocará directamente en esa fila. Otro dato real, es el stock inicial que lo podemos obtener del Kardex o mediante un conteo físico. También debemos determinar el stock final, que es lo que deseamos mantener para garantizar el abastecimiento. Esto lo vamos a definir mediante una política de stocks. Ya hemos visto, en el sistema de máximos y mínimos que, para los materiales B y C teníamos una política de stocks genérica, es igual para todos los materiales (B = 6 meses C = 12 meses por ejemplo). La política de stocks para materiales A, es definida para cada uno de ellos, y se debe tener en cuenta:

-

Procedencia del material

-

Disponibilidad en el mercado

-

Oferta del material

-

Forma de pago

-

Variedad de proveedores, etc.

El cuadro se basa en un principio muy simple: STOCK INICIAL + INGRESOS – CONSUMOS = STOCK FINAL

Cada Fila tiene 2 posiciones: P = Programado R = Real Para poder comprar frecuentemente nuestra programación con lo que realmente ha sucedido y poder tomar así, la las medidas correctivas y controlar los consumos.

SESIÓN 6 - EXAMEN PARCIAL

SESIÓN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS EL PEDIDO DE COMPRAS Una vez que hemos determinado la cantidad y la OPORTUNIDAD, de acuerdo a nuestra programación, debemos definir claramente QUE, es lo que necesitamos, es decir, detallar las especificaciones mínimas que debe reunir un material y para que compras pueda adquirirlo inequívocamente. Estos datos, los plasmamos en un documento que se llama “pedido de compras” ó “requisición”. El pedido debe ser debidamente revisado y aprobado, antes de iniciar el proceso de compras. En la mayoría de empresas, la revisión es realizada por el almacén, pero ¿está en condiciones de hacerlo eficientemente o tiene personal técnico que conozca de especificaciones y consumos?, si no es así, se debe designar una persona o área que cumple con revisar los pedidos. Los aspectos que debemos revisar para aprobar un pedido, son: 1°

Que sea realmente necesario.

2°

Que la cantidad esté de acuerdo a una política.

3°

Que las especificaciones estén completas.

4°

Que la fecha de entrega sea razonable (excepto las urgencias, que DEBEN SER LAS EXCEPCIONES).

5°

Que se defina el embalaje.

6°

Debe indicarse al responsable de realizar la verificación del material cuando se ingrese.

El proceso de compras, se debe iniciar necesariamente, con un pedido debidamente aprobado. Después del proceso de compras el proveedor entrega el material al almacén y así iniciamos el proceso de almacenamiento.

LA RECEPCIÓN Para la recepción de cualquier empresa, es indispensable la o/c y la guía de remisión del proveedor; no se debe de recibir ningún material sin estos requisitos. El personal que trabaje como recepcionista debe ser capacitado, si es posible, con formación técnica, para poder analizar la calidad de los materiales. Debe tener ayudante, pues siempre debe estar manipulando y desembalando materiales; también deben estar dotados de las herramientas mecánicas, de medición y/o precisión para efectuar su trabajo. Pasos de la recepción: -

DESCARGA

-

DESEMBALAJE

-

VERIFICACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA

-

INGRESO

1. Se debe establecer un horario para recibir la mercancía. 2. Se debe establecer la zona de descarga más adecuada para minimizar la necesidad de manipuleo. 3. Debe haber una zona de recepción, debidamente separada. 4. El recepcionista debe conocer claramente quién es el responsable de la verificación cualitativa del material: -

El mismo recepcionista

-

El usuario del material

-

Un especialista (laboratorio, compras de calidad, etc).

Terminada la verificación cuantitativa y cualitativa, se debe confeccionar la nota de ingreso por el material que esté de acuerdo con la especificación en la orden de compra. Por el material que no esté de acuerdo debe confeccionarse la “NOTA DE RECHAZO” indicando claramente el motivo.

Esta nota es necesaria para que quede constancia del material que se rechaza y poder evaluar a los proveedores. Sin esta nota no quedara historial. Todo material que ingrese a la empresa, debe pasar física y/o administrativamente por recepción del almacén. Existen diferentes motivos por los que ingresa material a un almacén: -

Por compra

-

Por préstamo

-

Por devolución de cliente

-

Por devolución de usuario

-

Por devolución de proveedor

-

Por inventario

-

Por ajuste de inventario

Por razones de un mejor control, todo material que salga del la empresa, excepto ventas, debe pasar por recepción del almacén. De esta manera, se llevará un control de la mercadería que es reingresada; de lo contrario, reclamará su devolución al responsable. Motivos por los que salen materiales que deben pasar por recepción: -

Préstamos

-

Devolución de préstamo

-

Reparaciones

-

Devolución a proveedor

-

Muestra, etc.

SESIÓN 8 – ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO ÁREAS DE ALMACENAMIENTO Debemos seleccionar los materiales, teniendo en cuenta: -

Mercadería que deba ir en lugar cerrado

-

Mercadería que no necesita lugares cerrados

-

Mercadería frágil

-

Mercadería que se consume frecuentemente

-

Mercadería pesada

-

Mercadería voluminosa

-

Mercadería valiosa

-

Mercadería peligrosa (explosiva o carburante venenosa, corrosiva).

-

Mercadería que requiere almacenamiento especial (refrigeración, deshumecedor).

Para cada de una ellas, decimos si deben ir en almacenes AD-HOC, o deben estar dentro de un solo almacén, pero, ojo, debemos acondicionar las áreas necesarias. Esta decisión es importante para nuestro almacén; si no tenemos espacios adecuados para cada tipo, o la capacidad de almacenamiento no es la adecuada, vamos a tener almacenes caóticos y desordenados, que puedan conducirnos al fracaso. Un funcionario de almacenes debe enfrentar el reto de tener que convencer a la gerencia general de que provea al almacén de las áreas y medios necesarios, justificando, si es precio, con un análisis costo – beneficio. Cualquier pedido que no esté debidamente sustentado, esta condenado al rechazo. -

Las áreas cerradas son las más caras, por lo tanto deben dedicarse sólo a los materiales que por su tamaño y necesidad de protegerlo de la intemperie, lo requieran.

-

Las áreas de almacenamiento al aire libre, son más baratos; pueden ser asfaltados o con piso de concreto o afirmado, con techo total o parcial, siempre tendiendo a la economía. Deben estar protegidos por mallas de alambre. Se usan para materiales voluminosos (cilindros, carretes de cables, fierro de construcción, tuberías, etc) que difícilmente pueden ser sustraídos.

-

Las áreas de seguridad se destinan a materiales “deseables”, de fácil sustracción. Sólo muy pocas personas deben tener la llave de acceso.

-

El área para mercadería frágil debe estar en lugares poco transitados y seguros.

-

La mercadería voluminosa debe estar en lugares abiertos o si no es posible, dentro del almacén, en lugares en que puedan ser manipulados, sin estorbar el paso.

-

La mercadería peligrosa debe estar en lugares que en casos de siniestro, no afecta al almacén ni a los trabajadores ni a otras áreas de la empresa. Dentro de esta mercadería tenemos (dinamita, gases, combustibles, reactivos, etc,).

-

Las áreas de almacenamiento especial, de acuerdo a su volumen puedan estar en almacenes especiales o dentro del almacén central, pero debidamente acondicionada.

UBICACIÓN DE LOS ALMACENES Debe estudiarse convenientemente, de tal forma que facilite el acceso a los usuarios y a los proveedores y que esté libre de la contaminación (humos) que a veces la misma fábrica produce.

DISTRIBUCIÓN DE LOS MATERIALES La distribución de los materiales dentro del almacén, se realiza de acuerdo a los siguientes criterios: -

Frecuencia de movimiento

-

Volumen / peso

-

Peligrosidad

-

Costo unitario

-

Necesidad de conservación especial

-

Fragilidad

-

Deseabilidad

Cualquiera que sea el almacén, o el criterio que escojamos, siempre debe de estar en orden de Código para facilitar la ubicación del material.

SEGURIDAD DEL ALMACÉN La seguridad del almacén debe ser: -

Contra robos: Internos y externos

-

Contra otros siniestros Sismos Incendios Plagas Aniegos Contaminación.

Debemos también tener especial cuidado en la Seguridad del personal. En el 1er caso, debemos, si es posible con asesoría de especialistas, asegurar nuestro almacén, tanto en el perímetro (puertas, ventanas, tomas de aire,

extractores), como en el interior del mismo (rendijas, rejas), asegurándose que impida el paso furtivo de personas y de materiales. Se deben tener manuales de procedimientos que establezcan que está prohibido el libre paso de personas no autorizadas al almacén, y que el supervisor o el jefe del almacén o el personal de seguridad puedan revisar a las personas y/o vehículos que salen del almacén, incluyendo al propio personal, sin que se sientan “Ofendidos”, sino lo consideren como rutina. -

Las funciones de limpieza y/o toma de inventarios, deben ser realizados por personal del mismo almacén, en el 1er caso o de confianza, de la misma empresa, en el 2do caso. SI permitimos rutinariamente la presencia de extraños, estos serán excusa en el caso de pérdidas y robos. En el caso de seguridad contra siniestros, también necesitamos asesoría de expertos en seguridad industrial que nos ayuden a determinar y ubicar convenientemente las: -

Tomas contra – incendio

-

Extintores

-

Rejillas y sumideros

-

Detectores de humos

-

Rociadores

-

Evacuación y zonas de protección en caso de sismos.

-

Tipos de puerta y sentido de giro (vertical, interior, exterior, lateral).

Es muy frecuente tener un plano de ubicación de cada almacén, en que se indiquen la distribución de la mercadería, posición de los dispositivos de seguridad, posición de las llaves y tableros eléctricos, zonas de seguridad. Zonas de mayor peligro. Se deben realizar periódicamente simulacros de siniestros.

Seguridad del Personal El personal, dentro del almacén, debe tener los protectores de seguridad necesarios: -

Ropa adecuada

-

Protectores de oído

-

Orejeras

-

Lentes

-

Respiradores

-

Guantes adecuados

-

Zapatos de seguridad

-

Fajas protectoras de columnas para manipular pesos.

-

Cinturones de seguridad

-

Capacitación necesaria.

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO El jefe de almacén es responsable de proveer a su personal de los medios más adecuados para que desarrollen su trabajo en forma óptima, sin poner en riesgo su integridad. Dentro de estos tenemos: a)

De Almacenamiento: -

Estantería

-

Estantería móvil

-

Tanques y tolvas

-

Parihuelas

-

Caballetes para cables

-

Casilleros

-

Escaleras

-

Linternas

b)

De Acarreo:

-

Fajas transportadoras

-

Rodillos transportadores

-

De elevación (cangilones)

-

Carretillas mecánicas

-

carretillas hidráulicas

c)

De Manipuleo: -

Montacargas (petróleo, eléctricos)

-

Montacargas mecánicos

-

Montacargas eléctricos.

d)

De Medición: -

Balanzas

-

Winchas

-

Micrómetros

-

Vernier, etc.

LOS DESPACHOS Como principio: NADA DEBE SALIR DEL ALMACÉN SIN ESTAR AMPARADO POR UN DOCUMENTO DEBIDAMENTE APROBADO. El despacho es la fase culminante del proceso logístico, y de proceso logístico, y de su ordenamiento depende la calidad del servicio que brinde el almacén y el control de los consumos, es por esto que debe estar muy bien controlado. Los principales documentos de salida son: FACTURA Empresas

BOLETA DE VENTA

Comerciales

GUÍA DE REMISIÓN

VALE DE SALIDA Empresas que VALE DE SALIDA PROVISIONAL Consumen

TRANSFERENCIA INTERNA

material

TRANSFERENCIA EXTERNA

El almacén, debe horarios horarios y fechas de atención a los usuarios, de acuerdo a las necesidades de consumo o a los programas de producción. Todos los documentos que sustentan una salida, tienen una finalidad contable, por lo que, cualquiera que sea el sistema de control que exista, debe figurar como documento debidamente firmado por: -

El solicitante

-

La persona que autoriza

-

El despachador

-

La persona que recibe.

Se debe determinar claramente a las personas autorizadas, de los cuales el almacén debe llevar una relación en la cual estén registradas las firmas autorizadas y para qué línea de materiales. El almacén debe llevar un archivo correlativo y organizado de cada uno de los documentos que sustentan un ingreso y salida. Los formatos de la factura, guía de remisión y boleta de venta, están es establecidos por la Sunat, por lo que sólo veremos cómo es un vale de salida.

VALE DE SALIDA FECHA ____________

NUMERO MOTIVO ____________

USUARIO ___________________________________________ C. COSTOS _______________ JUSTIFICACIÓN ________________________________________________________________ IT.

CODIGO

__________________ solicitante

DESCRIPCION

U/M

CANTIDAD SOLICITAD DESPACH.

CUENTA

_____________________ _________________ ___________________ aprobación almacén recibí conforme

RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACÉN 1°

Mantener los niveles adecuados de stock.

2°

Mantener el orden del almacén

3°

Mantener la limpieza del almacén

4°

Mantener los productos en perfectas condiciones hasta que sean solicitados.

5°

Entregarlos de acuerdo a las condiciones fijadas (en caso de venta).

6°

Mantener actualizados el catálogo .

7°

Toda la mercadería debe estar identificada con una tarjeta que contenga: -

Código

-

Descripción

-

Unidad de medida

-

Ubicación

8°

Seleccionar la mercadería inactiva y proponer su destino final.

9°

Establecer junto con contabilidad y auditoria los sistemas de control del almacén (verificaciones e inventarios).

EL KARDEX El kardex es el control de ingresos y salidas de materiales, Puede ser mecanizado (software) o manual, el principio es el mismo, pero obviamente el primero tiene muchas ventajas. Tipos de Kardex El kardex puede ser contable o de saldos físicos. El kardex contable es, como su nombre lo dice, el que lleva contabilidad, con fines de control del almacén. Es valorizado. El kardex de saldos físicos, en compañías medianas o grandes, es necesario, para que el almacén pueda llevar sus propios controles y la programación de stocks, pero sólo de saldos físicos, ya que las auditorías, recomiendan que el almacén no lleve costos ni precios unitarios. En la siguiente hoja, existe una muestra de un kardex. Esto se puede llevar en una hoja o una tarjeta o puede ser un registro de computador por tele – proceso. PTO. PEDIDO

AÑO

ENE

STOCK MINIMO

FEB

MAR

STOCK MÁXIMO

ABR

MAY

JUN

JUL

TIEMPO REPOSIC.

AGO

SEP

OCT

PROCEDENCIA

NOV

DIC

CLASE

TOTAL

MES

IMPORTANCIA

PEDIDO #

FECHA

DEMANDA

MOVIMIENTO

ORDEN DE COMPRA CANT.

#

FECHA

CANT.

PROV.

OBTENCIÓN

INGRESO F. ENT.

#

FECHA

CANT.

ACUM.

U/M

UNICACION

1999 2000 2001 DOCUMENTO

CODIGO

FECHA

INGRESO

SALIDA

SALDO

DESCRIPCION

EL ALMACÉN -

Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones básicas de la logística y como tal, debe realizarse en forma óptima en todas las empresas e instituciones.

-

La mayoría de los empresarios toma al almacén como un “Mal necesario” puesto que “ocasiona gastos no productivos”, pero esto está muy alejado de la realidad, puesto que el almacenamiento es los gastos del almacén, constituyen una inversión, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a ocasionar utilidades directas a la empresa. Una de las utilidades directas que origina el almacén son: -

Disminución del COSTO DE POSESIÓN, lo cual aumenta las utilidades, en forma directa.

-

Optimiza la inversión en stocks.

-

Permite la continuidad de aquellas operaciones al tener los materiales en el “momento oportuno” en la “cantidad necesaria” en la “calidad requerida”.

-

Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.

-

Máxima utilización de los materiales; controlando y administrando eficientemente la recuperación de muchos de ellos.

-

Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.

-

Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se están usando.

-

Normalizando y estandarizando los materiales del catálogo de la empresa.

-

Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar una eficiente recepción e ingreso de la mercadería requerida.

-

Corresponde al jefe de almacén y al personal de esta área, cumplir los objetivos trazados en base a un “Programa de trabajo”, cuya evaluación sea

motivo de un informe, que “DIVULGUE” los logros obtenidos, y también los problemas que se tienen en el almacén, analizándolos convenientemente y proponiendo soluciones. EL personal del almacén es responsable de cómo la dirección de la empresa reúne a los almacenes, demostrándolo, no solo con brindar un excelente servicio a los usuarios y/o clientes, sino demostrando los logros obtenidos, en cuanto a parámetros específicos. Estos parámetros, llamados también “BENCHMARKING” deben demostrar la situación real del almacén, y tratar de cuantificar la forma económica los resultados buenos o malos que se obtengan. De una manera muy general, sugiere algunos de estos parámetros: -

Índice de rotación: general y por

-

Composición del stock: principales productos # Total de ítems en stock # Total de ítems en activos

-%

# Total de ítems inactivo

-%

# Total de ítems con stock “O” - % # Total de ítems sobre stock - % - motivo Si esto se pudiera valorizar, sería óptimo. -

# de vales de salida atendidos - # de ítems

-

# de ítems atendidos / personal del almacén

-

# de ingresos - # ítems

-

# de ítems con normas y/o pérdidas

-

# de pedidos emitidos - # ítems

-

# de pedidos urgentes (indicando motivos)

-

# de vales no atendidos por falta de stock

-

# de ítems de no stock

-

Verificaciones de stock y resultados

-

Apreciaciones sobre la seguridad del almacén.

-

Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los últimos 6 meses y analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos alejando de ella.

-

Así mismo, conviene que el almacén posea un manual de procedimientos y un perfil del personal que debe realizar las funciones según el organigrama.

SESIÓN 9 - CONTROLES DEL ALMACÉN CONTROLES DEL ALMACÉN En el almacén poseemos mucho dinero invertido, más de los que puede tener el cajero en un buen día; por lo tanto, el personal del almacén y las demás autoridades de la empresa deban tener un buen control de existencias. Para poder llevar el control, existen: -

Los chequeos

-

Toma de inventarios

-

Para cualquiera de los controles se debe tener un buen kardex, al día, porque es la base para verificar se las existencias están de acuerdo con lo que SE DEBE HACER.

CHEQUEOS Estos son sorpresivos y/o aleatorios. El jefe del almacén debe realizarlos en forma diaria, pero también, lo realizan en forma eventual: El jefe de logística, auditoría y contabilidad. El procedimiento es obtener los saldos de un número indeterminado de ítems y compararlos con un conteo físico. Las diferencias que pudieran existir, deben aclararse inmediatamente.

TOMA DE INVENTARIOS Toma de inventario es la comparación entre el saldo contable (Kardex) y el conteo físico de los materiales. Este, a diferencia de los chequeos, no debe ser sorpresivo, sino, lo principal, es su preparación.

Clase de toma de inventarios

Existen 2 clases: Totales y rotativos o selectivos. Los inventarios totales, como su nombre lo indica, se toman sobre la

-

totalidad de los ítems. Es recomendable para empresas pequeñas o con poco número de ítems. Como es para poco número de ítems, se pueden tomar con intervalos no muy grandes de tiempo y además no cierra la atención y requiere de personal no muy especializado. Toma de inventarios rotativos o selectivos. Son recomendables para

-

empresas grandes o con muchos números de ítems. Son selectivos porque, seleccionamos a menudo especialmente, basados en la clasificación ABC. Así tenemos por ejemplo: Para materiales A y de mayor valor unitario:

c/2 meses

Para materiales B y de mayor valor unitario:

c/6 meses

Para materiales B y de mayor valor unitario:

c/12 meses

Para los medianos o grandes empresas, es más recomendable por: -

No cierra la atención

-

Pueden hacerse más frecuentemente para los materiales más importantes.

-

Como son muy frecuentes, es necesario tener personal estable que se va a especializar en el conocimiento de los materiales, documentos contables y sistemas.

Preparación

La preparación consiste en: 1°

Creación o perfeccionamiento del catálogo.

2°

Creación o perfeccionamiento del cardes contable

3°

Conciliación entre físico y kardex

4°

Ordenamiento y limpieza del almacén

5°

Pre - conteo

6°

Depuración del procedimiento y formatos. Fecha de inicio y término.

7°

Determinación del personal que intervendrá.

8°

Determinación del personal que intervendrá.

9°

Preparación de los medios necesarios.

10° Corte documentario. 11° Conteo y reconteo 12° Listado de discrepancias 13° Aclaración de discrepancias 14° Informe final y ajuste de inventarios.

SESIÓN 10 – CONTROL DE GESTIÓN CONTROL DE GESTIÓN Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones básicas de la logística y como tal, debe realizarse en forma óptima en todas las empresas e instituciones. La mayoría de los empresarios toma al almacén como un “Mal necesario”

-

puesto que “ocasiona gastos no productivos”, pero esto está muy alejado de la realidad, puesto que los gastos del almacén, constituyen una inversión, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a aumentar la rentabilidad de la empresa la empresa. Una de las utilidades directas que origina el almacén son: -

Disminución del COSTO DE POSESIÓN, lo cual aumenta las utilidades, en forma directa.

-

Optimiza la inversión en stocks.

-

Permite la continuidad de las operaciones al tener los materiales

en el

“momento oportuno” en la “cantidad necesaria” en la “calidad requerida”. -

Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.

-

Máxima utilización de los materiales; controlando y administrando eficientemente la recuperación de muchos de ellos.

-

Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.

-

Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se están usando.

-

Normalizando y estandarizando los materiales del catálogo de la empresa.

-

Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar una eficiente recepción e ingreso de la mercadería requerida.

Corresponde al jefe de almacén y al personal de esta área, cumplir los objetivos trazados en base a un “Programa de trabajo”, cuya evaluación sea motivo de un

informe, que “DIVULGUE” los logros obtenidos, y también los problemas que se opongan a la eficiencia, analizándolos convenientemente y proponiendo soluciones. EL personal del almacén es responsable de cómo la dirección de la empresa considere a los almacenes, demostrándolo, no solo con brindar un excelente servicio a los usuarios y/o clientes, sino haciéndole conocer los logros obtenidos, en cuanto a parámetros específicos. Estos parámetros, llamados también “BENCHMARKING” deben demostrar la situación real del almacén, y tratar de cuantificar la forma económica los resultados buenos o malos que se obtengan. De una manera muy general, sugiere algunos de estos parámetros: -

Índice de rotación: general y por cada material “A”

-

Composición del stock: # Total de ítems en stock # Total de ítems activos

-%

# Total de ítems inactivo

-%

# Total de ítems agotados

-%

# Total de ítems con sobre stock

- % - indicando los motivos.

(Sería muy conveniente valorizarlos y también determinar el porcentaje en valores). # de vales de salida atendidos - # de ítems # de ítems atendidos / personal del almacén # de ingresos - # ítems # de ítems con mermas y/o pérdidas # de pedidos emitidos - # ítems # de pedidos urgentes (indicando motivos) # de vales no atendidos por falta de stock # de ítems de no stock Verificaciones de stock y resultados de los chequeos. Apreciaciones sobre la seguridad del almacén contra siniestros.

Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los últimos 6 meses y analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos alejando de ella. Así mismo, conviene que el almacén posea un manual de procedimientos y un perfil

SESIÓN 11 – EVALUACIÓN FINAL