• Author / Uploaded
• vicky.16

Citation preview

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

SECRETARIA EJECUTIVA _ GERENCIA DE GESTIÓN AMBIENTAL Funciones específica:  Coordinar y organizar la agenda diaria del Gerente, programando y/o concertando la realización de las actividades. Esto la realiza tomando las acciones del caso para su cumplimiento en las mejores condiciones protocolo y citaciones a reuniones. La secretaria se encarga de la programación de citas, así como también la cancelación de dichas reuniones.  Organizar y actualizar los registros, directorios telefónicos y demás documentación necesaria para el funcionamiento de la oficina. Esta

función es muy importante para la secretaria de gerencia ambiental es

por eso que ella utiliza un directorio telefónico donde registra los números de los gerentes, colegios, empleados, etc.  Atender y efectuar llamadas telefónicas, comunicaciones electrónicas y similares, registrarlas e informar para los efectos pertinentes. Esta acción permite a la secretaria mantener al jefe informado de los compromisos y demás asuntos relacionados con el trabajo.  Recibir, revisar, fechar, foliar documentos, firmar los cargos de recepción y efectuar los registros correspondientes mediante el sistema establecido. La secretaria de gerencia utiliza un cuaderno simple (carpeta) donde recepciona los documentos, así mismo este formato se divide en: Tipo de documento: Fecha: En la que se recepciona el documento. Lugar:

De donde viene el documento.

Asunto: Que pide en el documento. Folios: La cantidad de hojas que lleva el escrito. Observaciones: A donde lo remite y como esta entregado el documento.  Atender A los usuarios, funcionarios y autoridades en los correspondientes mediante el sistema establecido.

Cuando se solicita alguna cita con el gerente de la área la secretaria verifica a través del cargo del usuario y ala ves en su registro de la agenda del jefe para hacerle recordar en caso el allá omitido dicha cita  Organizar y hacer el despacho de documentos, tramitar y distribuir la documentación que llega o genera en la oficina ; así como realizar el control , archivo y seguimiento de los mismos  Redactar

documentos

como

cartas,

informes,

oficios,

memorandos,

citaciones, informes y otros de acuerdo a indicaciones.  Administrar, organizar y mantener actualizado el archivo de la Oficina.  Asegurar la provisión de los bienes y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la oficina Esto lo hace a través de los requerimiento, si por ejemplo se le está terminado el papel, elabora un requerimiento solicitando lo que necesita para hacer su trabajo con eficiencia.  Las demás que se la asigne y que sean de su competencia.

Relaciones: De Dependencia: Recibe Supervisión del Gerente de Gestión Ambiental De Autoridad: Generalmente le corresponde y supervisar el trabajo de cargos auxiliares. De Coordinación: Con otros cargos del área y cargos similares de la organización.

PERFIL DEL CARGO: Educación : Titulo de Secretaria Ejecutiva. Experiencia: 2 años como Secretaria de Gerencia. Capacitación: En Computación e Informática.

Equipos y/o materiales de oficina Computadora: Se utiliza para guardar la información más importante de diferentes áreas, regularmente son bases de datos, carpetas compartidas, programas empresariales como consolas de administración (Antivirus, Monitoreo, Correo) En ella se pueden llevar todos los controles sobre nuestras actividades en formas de bases de datos, nos ayudan a generar más fácilmente nuestros reportes o simplemente nos permiten realizar nuestras actividades de una manera rápida y eficaz. Hay diversos programas que nos ayudan: El Word: Se utiliza que para la edición de un texto, puedes manejarlo y editarlo a tu antojo. El Excel: nos ayuda a la gestión de operaciones y representaciones gráficas. El power point: Nos ayuda a realizar presentaciones sobre algún proyecto, y como estos hay una gran variedad de programas que nos ayudan a trabajar de una manera sencilla y productiva. Con la computadora como herramienta hay menos diarios, libros, máquinas de escribir, carpetas llenas de papeles innecesarios, nos ayuda a almacenar y conservar la información de una manera práctica.

La Impresora: Nos sirven para imprimir plasmar información de la PC al papel porque es posible imprimir todo tipo de documentos, desde texto a imágenes de alta definición. Y porque suelen diseñarse para realizar trabajos repetitivos de poco volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de configuración para conseguir una copia de un determinado documento Escaner: la secretaria lo utiliza básicamente para guardar en formato digital documentos que posteriormente se pueden modificar.

Cuaderno de Registro de Documentos Recibidos _2013

Tipo de doc Memo

oficio

Fecha

Lugar

Asunto

Folios

27 de mayo

Tramite documentario

06

30 de mayo

Alcaldía

Autorización de salida de bienes Informar acciones externas

(03)

Cuaderno de registro de Salida de Documentos Gerencia de alcaldía RECIBIDO

Tipo de Documento: Asunto : Fecha:

Alcaldía RECIBIDO RECIBIDO

Tipo de Documento: Asunto : Fecha:

OBSERVACIONES

Alcaldía

Municipalidad Provincial de Sullana MISIÓN PROVINCIAL La Visión de Futuro que a continuación se presenta, es un resumen de la Visión planteada

en

el

Plan

de

Desarrollo

Concertado

Sullana

2006-2015.

Así tenemos: “Distritos de la provincia de Sullana con servicios básicos eficientes y suficientes; ciudadanos y autoridades planifican concertadamente su desarrollo; ciudades de la provincia con lugares turísticamente atractivos y de alta calidad ambiental; agricultores con una cultura agro exportadora y productores innovadores de la agroindustria; Instituciones educativas, culturales y deportivas promotoras del desarrollo humano; provincia de familias saludables y pobladores de prolongada vida; así mismo una provincia segura con ciudadanos comprometidos con la práctica de valores. Las organizaciones sociales de base se encuentran fortalecidas y orientadas a mantener la provincia segura y tranquila”. VISIÓN INSTITUCIONAL “Al 2011 El Municipio de Sullana será un espacio geopolítico integrado vialmente con todos sus distritos, con ciudadanos incluidos en su proceso de desarrollo económico y social, con acceso a servicios de calidad en educación, salud, saneamiento básico, seguridad ciudadana y promueven una cultura de paz y valores e identidad cultural, que responda a desafíos locales y que coadyuven a una mejor calidad de vida de los ciudadanos; así mismo, participando activamente en los procesos de planeamiento y ejecución de actividades y proyectos, ejerciendo una democracia participativa con acceso a la información y transparencia en la gestión pública; tomando como ejes económicos productivos la producción agropecuaria, el turismo y el comercio, basados en la pequeña y microempresa y en el fortalecimiento de capacidades, la organización social institucionalizada, la competitividad y en el manejo sostenible de los recursos naturales y conservación del medio ambiente”.

MISIÓN INSTITUCIONAL “El Municipio de la Provincia de Sullana tiene como Misión el Planificar y promover el desarrollo urbano y rural, dotando a la comunidad de la provincia, de los principales bienes y servicios básicos, necesarios para mejorar la calidad de vida de la población distrital, promoviendo permanentemente la sensibilización, la unidad, la organización y su fortalecimiento, así como la activa participación de la de la población en el cumplimiento de los objetivos de la provincia y sus distritos, incidiendo en la generación de condiciones para la creación de trabajo productivo en un marco de seguridad ciudadana y adecuada respuesta frente a peligros, eventos y fenómenos naturales y/o antrópicos”.

LA GERENCIA DE GESTION AMBIENTAL

Esta gerencia es representada por el Sr Fernando Brossard del Rosario según Resolución de Alcaldía N°0011_2013 MPS La Gerencia de Gestión Ambiental, tiene 2 Sub Gerencias: Sub Gerencia de Promoción Ambiental. Sub Gerencia de Gestión Integral de Residuos Sólidos. Son funciones de la Sub Gerencia de Gestión Integral de Residuos Sólidos y de Promoción Ambiental lo siguiente:  Promover, dirigir y supervisar campañas de saneamiento básico urbano y rural.  Formar y controlar las actividades relacionadas con el saneamiento ambiental, parques, jardines y gestión de los residuos sólidos en el distrito.  Controlar el cumplimiento de las disposiciones municipales relativas a la gestión de residuos sólidos y áreas verdes.  Impulsar las actividades de saneamiento ambiental básico en la jurisdicción de la Provincia.  Proponer, controlar, ejecutar y evaluar los programas de limpieza pública programas de segregación y recuperación de residuos sólidos.  Proponer y ejecutar acciones para lograr mayor eficiencia y competitividad en los servicios de limpieza que brinda la municipalidad.  Proponer y ejecutar programas de segregación y recuperación de residuos sólidos, con manejo técnico y sanitario adecuado.  Ejecutar y controlar actividades de transporte recolección, transferencias y Disposición final de los residuos sólidos, que se producen en la jurisdicción del cercado; asimismo el barrido de calles recojo eliminación de maleza y residuos y desmontes  Suscribir contratos de prestación de servicios de recojo, disposición y utilización de residuos sólidos con las empresas registradas.  Controlar el transporte de residuos peligrosos en su jurisdicción, con

excepción del que se realiza en las vías nacionales y regionales.  Controlar la contaminación del aire, el agua, el suelo y demás componentes del medio ambiente y adoptar las medidas pertinentes para su merma o eliminación.  Evaluar los focos de contaminación por residuos sólidos u otros agentes, Detectando las fuentes de origen, e imponer las sanciones a los infractores de las normas de limpieza pública y medio ambiente.  Fiscalizar y controlar el cumplimiento de las normas municipales y nacionales para la conservación de las áreas verdes y la fauna silvestre.

PAGO DE LOCACIÓN DE SERVICIOS OBREROS LIMPIEZA PÚBLICA Para este trámite la sub gerencia de limpieza pública envía un informe a la gerencia de gestión ambiental, luego esta gerencia hace un requerimiento lo envía a presupuesto, este lo certifica y pasa a recursos humanos , este lo pasa a secretaria general . Secretaria general lo coordina con el Alcalde, si el alcalde lo autoriza lo regresa a recursos humanos, este lo deriva a asesoría jurídica para hacer el contrato cuando este trabajador ya está contratado se baja a loguistica, loguística nuevamente lo remite a gestión ambiental para la conformidad y luego a loguística, luego a contabilidad, luego a tesorería y por ultimo a entrega de cheque.