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• Jhon Alex Gonzalez

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Desarrollo de la auditoría EVIDENCIA: AA3-EV2 TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. R/ Reunión de Apertura Memorando reunión de apertura auditoria Para: “Responsable del proceso”/ Copia “Alta Gerencia” De: “Responsable de ejercer la auditoria” Fecha: “Fecha del memorando” Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la Compañía el estado actual y la eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Gestión Humana”, y establecer las mejoras a las que haya lugar. Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de “Gestión Humana” van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente documentados junto con los formatos empleados y políticas de la Compañía que apliquen. Criterios de Auditoría: -Sistema de Gestión de Calidad -Política de Calidad-Norma ISO 9001 de 2008 -Política Anticorrupción de la Compañía -Política de Contratación de la Compañía Manual de Calidad -Manual de Procedimientos

Desarrollo de la auditoría -Manual de Funciones -Procedimientos “Gestión Humana” -Formatos e Instructivos “Gestión Humana”

Oficialización de Auditoria Reunión de Apertura: “Fecha de la reunión de apertura” “Hora de inicio dela reunión de apertura” De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del proceso de “Gestión Humana” a fin de informarle que de acuerdo con el cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado por la Alta Gerencia de la Compañía se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en el presente memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoría, así mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y la de su equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo. En dicha reunión se presentara el plan de auditoría a ejecutar junto con la documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que según el criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite información adicional. Es de acotar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados bajo los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso. Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditoría no es otra diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la Compañía de la cual todos haces parte. Cordialmente, Control Interno de la Compañía.

Desarrollo de la auditoría Indicadores -Indicador de Rotación Personal -Indicadores de Gestión Procedimientos a Auditar -Contratación de Funcionarios -Bienestar y Salud Ocupacional -Formación de Personal -Liquidación y Finalización de Contratos -Afiliación de Personal Responsable de Auditar: “Nombres de los funcionarios designados por el área de Control Interno para realizar la Auditoría” Asistencia No. 1 2 3 4 5

Nombre ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

Cargo ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

Área ____________ ____________ ____________ ____________ ____________

Firma ____________ ____________ ____________ ____________ ____________

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría. No

Documento Revisado

1

Política de contratación

2

Evaluación de conocimientos política de calidad y objetivos Procedimiento de contratación

3 4 5 6

Procedimiento de bienestar, salud ocupacional y formación personal Liquidación y finalización de contratos Procedimiento de afiliación de personal

Observaciones del Documento

Revisión Estándares ISO Actualización y posibles oportunidades de mejora. Comprensión y conocimiento de la política de calidad y objetivos. Revisión de hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad. Estandarización de los documentos y referenciados en los procedimientos. Revisión de formatos de retiro y hojas de vida al azar y su debida estandarización de calidad. Revisión de planillas de afiliación de los últimos tres meses.

Desarrollo de la auditoría c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. R/ Esencial la presentación del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado que es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los hallazgos evidenciados.

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). R/ Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si se cumple a cabalidad y la respectiva observación de lo evidenciado en la visita de auditoría. Las técnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una verificación ocular, verbal, documentativa, física y escrita. e) Generación de hallazgos de auditoría. Fecha: Proceso Auditado: No Evidencias de Auditoría

1

2

3

4

Procedimiento de contratación Evaluación Conocimientos Política de Calidad y Objetivos

Procedimiento de bienestar y salud ocupacional

Procedimiento

Criterios de Auditoria

Política de contratacion

Auditor (es): Auditado (s): Hallazgos de la Auditoría

Se evidencia que la contratacion de los funcionarios se está realizando acorde Conocimiento y Se evidencia que un comprensión de 40% de los la política y funcionarios que objetivos de interactúan en el calidad proceso en cuenta con el conocimiento requerido. Estandarización de Se evidencia la los documentos y ampliación de referenciados en formatos que no se los procedimientos. encuentran estandarizados y adicional no son referenciados en el procedimiento matriz. Estandarización los El procedimiento se

C

NC M

NCm

X

X

X

Desarrollo de la auditoría Formación de Personal

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Liquidación y Finalización de Contratos

6

Procedimiento de afiliación de personal C: Conformidad

de los documentos ejecuta de acuerdo con y referenciados en lo documentado, y los procedimientos. sus documentos se encuentran debidamente estandarizados. Revisión de Se evidencia que no formatos de retiro existe formatos ni y hojas de vida al entrevistas de retiros azar y su debida de funcionarios de estandarización de acuerdo con .el calidad. procedimiento Revisión de La afiliación de los planillas de funcionarios se hace a afiliación de los tiempo y en los últimos tres meses. términos requeridos.

X

X

X

NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría. R/ Conclusiones de la Auditoría: 

Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimización del mismo.



Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la política de calidad y los objetivos.



Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.



Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compañía, los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud ocupacional.



Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y finalización de contrato, así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo documentado.



Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de subsanar las no conformidades resultado de la auditoría.

Desarrollo de la auditoría

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad). R/ Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunión de cierre de la auditoría en que mediante un informe de auditoría de cierre estructurado en el que se muestren los ítems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check list con cada criterio y su respectiva observación) así mismo cada hallazgo debe ser debidamente soportado.

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. R/ Conclusiones: El inicio de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y sistemático, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las herramientas y métodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean efectivos. Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan evidenciar, se debe buscar que el dueño del proceso se encuentre los más disponible posible a entregar toda la información y que la auditoría sea llevada por el auditor y no por donde pretenda llevar el dueño del proceso para su propio beneficio. La revisión de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningún detalle relevante que ante con los estándares de calidad previamente establecidos. Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructora través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3/Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional”. No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades/ Actividades unidad 3.Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.