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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PRÁCTICA INTEGRADA GRUPO 18

UNIDAD DE FONDO ROTATIVO Esta Unidad se encarga de aperturar, rendir, consolidar, hacer reposición, archivar, revisar documentación, liquidar y registrar el manejo de fondos rotativos, siendo estos una disponibilidad de recursos financieros (efectivo o cheque), que la Tesorería entrega a un funcionario responsable para su manejo y pueda cubrir gastos urgentes de funcionamiento e inversión de poca cuantía que no necesariamente espera el trámite de una orden de compra. Objetivo general Definir de manera clara y precisa las responsabilidades del personal que participa en la gestión de Fondos Rotativos de la Municipalidad. Base legal La Unidad de Fondo Rotativo tiene como base para su gestión la siguiente normativa: 

Acuerdo del Ministerio de Finanzas Públicas No. 06-98, modificado con los Acuerdos Ministeriales 1-2007 y 10-2012.



Acuerdo Ministerial 13-98.



Resolución Conjunta No. 01-2005 de Dirección de Contabilidad del Estado y Tesorería Nacional.



Las normas específicas que se establezcan en las regulaciones legales de constitución de cada Fondo Rotativo.

CONSTITUCIÓN DE FONDO ROTATIVO La constitución representa la asignación inicial para Fondo Rotativo, dentro de la Unidad se establece una cantidad monetaria cada inicio de año para que sufrague gastos emergentes.

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Objetivos Las metas que se persiguen para el realizar el procedimiento de constitución son los siguientes: 

Realizar adecuadamente la constitución o ampliación del Fondo Rotativo.



Establecer por medio de Acta un acuerdo para la constitución del Fondo Rotativo anual.



Establecer las autoridades que deben de participar en la constitución o ampliación del Fondo Rotativo.

Requisitos Para el procedimiento

de constitución de Fondo Rotativo se necesita la

documentación siguiente: 

Acta de Constitución de Fondo Rotativo.



Solicitud de Constitución de Fondo Rotativo.



Comprobante Único de Registro -CUR-



Cheque que contiene el monto inicial de Fondo Rotativo.

Normas Las normas que regulan la constitución de Fondo Rotativo para que sea oportuna ante las distintas autoridades de la Municipalidad son las siguientes: 

Los fondos no podrán exceder de un monto de quince mil quetzales (Q 15,000.00).



La constitución del FR se formaliza con la entrega de fondos a un funcionario autorizado, con el fin de que se realicen gastos de funcionamiento e inversión.



La constitución, incremento o disminución del Fondo Rotativo será de acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la

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Municipalidad establezca y solo podrá reponer gastos urgentes o de poca cuantía efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no Personales, Grupo 200 Materiales y Suministros y Grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, con excepción de los renglones 321, 325 y 327. También podrán afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del Grupo 400. 

La Constitución de Fondo Rotativo no afecta el presupuesto, solo se registra contablemente.



La Solicitud de Constitución de Fondo Rotativo debe de contener el Vo. Bo. del Alcalde Municipal.



No se aceptará la Solicitud de Constitución si no es cotejada con la disponibilidad presupuestaria.



Dentro de la Solicitud de Constitución de fondos se establecerá los responsables de su manejo.

PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIÓN DE FONDO ROTATIVO No. 1

ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicita reporte de disponibilidad financiera Solicita el reporte de disponibilidad financiera para la Director elaboración de la Solicitud de Constitución del Fondo Financiero Rotativo.

2

Verifica el reporte de disponibilidad financiera y lo traslada Luego de realizar la verificación correspondiente traslada al Director Financiero.

Encargado de Tesorería

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Recibe el reporte de disponibilidad y elabora solicitud de constitución Recibe el reporte y elabora solicitud del Fondo Rotativo, donde se indican los nombres de los responsables para su manejo, tramita la firma y Vo. Bo. del Alcalde Municipal.

Director Financiero

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Firma, da Vo. Bo. y traslada la solicitud de constitución Alcalde Se entrega la Solicitud de Constitución al Alcalde para Municipal que otorgue su visto bueno. Recibe Solicitud de Constitución y analiza Recibe la Solicitud para la Constitución del fondo, si no Concejo llena los requisitos no aprueba la solicitud finalizará el Municipal procedimiento. Solicita elaboración de Acuerdo de Constitución de Fondo Rotativo Concejo Si aprueba, solicita la elaboración del Acuerdo de Municipal Constitución de Fondo Rotativo. Elabora Acuerdo de Constitución de Fondo Rotativo Secretaria Conforme lo establecido en la legislación aplicable se Municipal realiza el Acuerdo de Constitución de Fondo Rotativo. Traslada proyecto de Acuerdo al Concejo Municipal Secretaria Realiza el debido traslado para su aprobación. Municipal Recibe proyecto de Acuerdo de constitución Concejo Del Fondo Rotativo a constituirse para el presente año. Municipal Concejo Aprueba y firma el Acuerdo Municipal Aprobado por un representante del Concejo Municipal y y Director Director Financiero Financiero de -DAFIMTraslada el expediente de Constitución Con el Acuerdo aprobado y Solicitud de Fondo Rotativo Secretaria se traslada a contabilidad copia del acuerdo aprobado y Municipal solicitud firmada y sellada. Recibe expediente e ingresa datos en el sistema Para obtener el Comprobante Único de Registro y Encargado de hacer efectiva la constitución del Fondo Rotativo en Contabilidad SICOIN-GL. Aprobación del pago Encargado de Luego que el sistema apruebe la Constitución del Tesorería Fondo Rotativo, el sistema genera el pago del mismo.

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Impresión y entrega de cheque Se genera un cheque que el sistema genera para 14 proceder a su impresión y realizar entrega al Encargado de Fondo Rotativo. No.

ACTIVIDAD

Recibe cheque e ingresa de datos de cheque 15 Recibe cheque y expediente e ingresa datos del cheque al módulo de Fondo Rotativo. Cambia el cheque 16 En la agencia interna de BANRURAL para la disponibilidad de fondos. Resguarda el efectivo 17 Resguardo del efectivo para compras menores. Archiva el expediente de Constitución de Fondo Rotativo 18 Para su debida custodia se archiva el expediente de Constitución.

Encargado de Contabilidad

RESPONSABLE Encargado de Fondo Rotativo Encargado de Fondo Rotativo Encargado de Fondo Rotativo Encargado de Contabilidad

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AMPLIACIÓN DE FONDO ROTATIVO Es un incremento al monto original constituido del Fondo Rotativo a la fecha. La ampliación del fondo surge por la falta de disponibilidad monetaria que requiere la Unidad a cargo para solventar gastos por compras o adquisición de servicios, la ampliación se puede dar solamente si el fondo es menor al máximo establecido de quince mil quetzales (Q15,000.00). Objetivos A continuación se describen los objetivos que la Unidad de Fondo Rotativo persigue al momento de ampliar el monto constituido de fondos. 

Mantener una disponibilidad de efectivo adecuada para cubrir gastos de funcionamiento e inversión emergentes.



Evitar la falta de fondos al momento que existan gastos imprevistos en un momento determinado.

Requisitos Para la debida realización del procedimiento

de ampliación se necesita la

siguiente documentación: 

Solicitud de ampliación del Fondo Rotativo.



Justificación para la ampliación del Fondo Rotativo.

Normas Las normas que regulan el procedimiento de ampliación son las siguientes: 

Los fondos no podrán exceder de un monto de quince mil quetzales (Q 15,000.00).



La constitución, incremento o disminución del Fondo Rotativo será de acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la Municipalidad establezca y solo podrá reponer gastos urgentes o de poca

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cuantía efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no Personales, Grupo 200 Materiales y Suministros y Grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, con excepción de los renglones 321, 325 y 327. También podrán afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del Grupo 400. 

La aprobación para ampliación del monto de Fondo Rotativo se hará conforme lo disponga el Concejo Municipal.

PROCEDIMIENTO DE AMPLIACIÓN DE FONDO ROTATIVO No. 1

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Realiza un análisis para una ampliación Para proceder a realizar la solicitud de ampliación se Director realizará un análisis del monto constituido del Fondo Financiero Rotativo. Solicita Reporte de Disponibilidad Financiera Solicita el reporte de disponibilidad financiera para la elaboración de la solicitud de modificación por ampliación del Fondo Rotativo. Elabora Reporte de Disponibilidad Financiera y traslada Procede a realizar el reporte de disponibilidad financiera y corrobora que existan fondos suficientes para realizar la ampliación del fondo. Recibe el Reporte de Disponibilidad y elabora Solicitud de Modificación para Ampliación Recibe el reporte, si no existiesen fondos suficientes se dará por terminado el procedimiento. Si existiesen fondos el Director Financiero realizará la solicitud de la modificación. Traslada Solicitud de Modificación de Ampliación y Reporte de Disponibilidad Se traslada la Solicitud de Modificación y el Reporte de Disponibilidad Financiera al Concejo Municipal para que se apruebe o desapruebe la solicitud.

Director Financiero

Encargado de Presupuestos

Director Financiero

Director Financiero

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe documentación y analiza Concejo Recibe solicitud y reporte si no aprueba la solicitud, Municipal finaliza el procedimiento. Solicita elaboración de Acuerdo de Modificación por Ampliación del monto original del Fondo Concejo Rotativo Municipal Si aprueba, solicita la elaboración del Acuerdo de Modificación del Fondo Rotativo. Elabora Acuerdo de Ampliación del Fondo Rotativo y lo traslada al Director Financiero Secretaria Conforme lo autorizado y aprobado por el Concejo Municipal Municipal se elabora el Acuerdo de Modificación por Ampliación del monto de Fondo Rotativo ya constituido. Recibe expediente de modificación, autoriza y traslada Recibe el expediente de modificación por ampliación Concejo del monto constituido a la fecha de Fondo Rotativo, Municipal autoriza el mismo y lo traslada para su debido registro en sistema -SICOIN GL-. Recibe expediente, registra en -SICOIN GL- y traslada Recibe el expediente y registra en el sistema la Encargado de ampliación del monto de Fondo Rotativo. El sistema Fondo Rotativo genera automáticamente el expediente de pago para luego trasladarlo y que este sea aprobado. Recibe y aprueba expediente modificación por ampliación del monto de Fondo Rotativo Encargado de Luego de recibir el expediente el Encargado, aprueba Tesorería el expediente de pago para ser trasladado y poder generar el cheque de pago. Traslada el expediente Traslada el expediente completo para que el Encargado Encargado de de Contabilidad genere el cheque de pago en el Tesorería sistema. Recibe el Expediente de Pago y genera cheque en sistema Encargado de Se genera un cheque que el sistema -SICOIN GLContabilidad emite.

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Imprime y entrega de cheque Encargado de 14 Se procede a su impresión y se realiza entrega al Contabilidad Encargado de Fondo Rotativo. Recibe cheque e ingresa de datos del mismo Encargado de 15 Recibe cheque y expediente e ingresa datos del Fondo Rotativo cheque al módulo de Fondo Rotativo. No. ACTIVIDAD RESPONSABLE Cambia el cheque Encargado de 16 En la agencia interna de BANRURAL para la Fondo Rotativo disponibilidad de fondos. Resguarda el efectivo Encargado de 17 Resguardo del efectivo para compras futuras. Fondo Rotativo Recibe el expediente y archiva 18 Para su debida custodia se archiva el expediente de modificación por ampliación del Fondo Rotativo.

Encargado de Contabilidad

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DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO Es una reducción al monto original asignado de Fondos Rotativos. La gestión para una disminución del monto se deberá gestionar mediante la elaboración de una solicitud y su respectiva justificación del por qué existe la necesidad de una disminución de fondos. Objetivos A continuación se describen los objetivos que la Unidad de Fondo Rotativo persigue al momento de disminuir el monto constituido de fondos. 

Mantener la disponibilidad monetaria necesaria para solventar gastos emergentes.

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

Evitar que para el manejo de pagos de gastos exista una cantidad elevada de disponibilidad monetaria sin utilizar.

Requisitos Para la debida realización del procedimiento

de disminución se necesita la

siguiente documentación: 

Solicitud de Disminución del Fondo Rotativo.



Justificación por Disminución de Fondo Rotativo.



Acta con Acuerdo de Modificación por Disminución de Fondo Rotativo.

Normas Las normas que regulan el procedimiento de disminución son las siguientes: 

La constitución, incremento o disminución del Fondo Rotativo será de acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la Municipalidad establezcan.



Solamente se realizarán disminuciones al fondo cuando el monto utilizado no supere un 75% del fondo original constituido.



Solo podrá reponer gastos urgentes o de poca cuantía efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes de los renglones del grupo 100 Gastos no Personales, grupo 200 Materiales y Suministros y grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, con excepción de los renglones 321, 325 y 327. También podrán afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del grupo 400. PROCEDIMIENTO DE DISMINUCIÓN DE FONDO ROTATIVO

No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

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Realiza un análisis para una disminución Para proceder a realizar la solicitud de disminución se realizará un análisis del monto constituido del Fondo Rotativo. Elabora solicitud de modificación para disminución del monto de Fondo Rotativo Realiza la solicitud de la modificación para entregarla al Concejo Municipal para que sea aprobado o desaprobado. Recibe solicitud de disminución y analiza Recibe la solicitud de modificación del Fondo Rotativo, si no aprueba la solicitud, finaliza el procedimiento. Solicita elaboración de Acta que contendrá el Acuerdo de Disminución de Fondo Rotativo Si aprueba, solicita la elaboración del Acuerdo de Modificación del Fondo Rotativo. Elabora Acuerdo de Disminución del Fondo Rotativo y lo traslada al Director Financiero Conforme lo autorizado y aprobado por el Concejo Municipal se elabora el Acuerdo de Modificación por Disminución del monto de Fondo Rotativo ya constituido. Recibe expediente de modificación autoriza y traslada Recibe el expediente de modificación por ampliación del monto constituido a la fecha de Fondo Rotativo, lo autoriza y realiza su traslado al Encargado de Fondo Rotativo.

Director Financiero

Director Financiero

Concejo Municipal Concejo Municipal

Secretaria Municipal

Director Financiero

ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expediente y realiza el depósito por disminución del monto de Fondo Rotativo Recibe el expediente por la modificación, prepara el Encargado de efectivo a reintegrarse y así proceder a depositarlo en Fondo Rotativo la cuenta de la Municipalidad donde debito el monto original del Fondo Rotativo. Adjunta boleta otorgada por el banco y traslada el Encargado de expediente para ser registrado en el sistema Fondo Rotativo Realizado el reintegro del monto disminuido, el banco le genera una boleta al Encargado, esta deberá de ser adjuntada en el expediente para luego ser trasladado y

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registrado. Recibe expediente y lo registra en -SICOIN GL9 Recibe el expediente y registra en el sistema el número de boleta por la disminución del monto de Caja Chica. Archiva el expediente de Modificación por Disminución del monto del Fondo Rotativo. 10 Para su debida custodia se archiva el expediente de modificación por ampliación del FONDO ROTATIVO.

Encargado de Contabilidad Encargado de Contabilidad

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RENDICIÓN, EJECUCIÓN Y REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO Los procedimientos de rendición, ejecución y reposición se ven entrelazados para la gestión del Fondo Rotativo. En la etapa de la ejecución se realiza la afectación presupuestaria según el monto rendido y la solicitud del reintegro del fondo. Para luego dar paso a la etapa de rendición que se realiza con base a los documentos de los gastos efectuados en la etapa de ejecución. Por último en la etapa de reposición se hace entrega del reintegro de los fondos empleados en la etapa de ejecución al responsable de Fondos Rotativos por medio de un cheque emitido en -SICOIN GL-. Objetivos La Unidad encargada de Fondo Rotativo deberá de velar por cumplir los siguientes objetivos: 

Mantener el debido manejo de Fondo Rotativo por medio de procedimientos que generen confiabilidad al Encargado del mismo.



Generar los debidos registros y resguardo de documentación para futuras revisiones o auditorias.



Evitar la falta de efectivo cuando surjan gastos por concepto de compra o adquisición de bienes o servicios contemplados como gastos emergentes y de pequeña cuantía.

Requisitos Los documentos a utilizar en los procedimientos de rendición, ejecución y reposición de Fondo Rotativo son los siguientes: 

Orden de Compra o carta que consigne el gasto a realizar.



Vale



Facturas por compra de bienes o servicios.



Formulario de rendición emitido por -SICOIN GL-



Cheque por concepto de reposición de fondos.

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Normas La normativa aplicable para el manejo de fondos del Fondo Rotativo es la siguiente: 

El Director Financiero deberá verificar la razón por la que se realizará el gasto, si está conforme dará su Vo. Bo. para poder pagarlo con fondos del Fondo Rotativo.



El gasto no puede exceder la cantidad de mil quinientos (Q 1,500.00). El Encargado de Fondos Rotativos verificará que la solicitud cumpla con las normas correspondientes.



El Encargado de Tesorería verifica la solicitud y da el Vo. Bo. para autorización.



El reembolso del monto de fondos deberá realizarse en tres días máximo, si no se diese el reembolso a tiempo se le descontará del sueldo del empleado interesado que realizó la solicitud.



El Encargado de la compra verifica que los datos de la factura estén correctos.



Se estampará en la factura del gasto incurrido el sello fechador que identifique a la oficina y que diga “PAGADO POR FONDO ROTATIVO”.



El registro de la(s) factura(s) por gastos pagados con fondos del Fondo Rotativo deberán ser registradas en -SICOIN GL- diariamente.



La documentación comprobatoria que se reúna para el reembolso del fondo debe presentarse debidamente autorizada por el Director Financiero por medio de firma.



Las facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni fotostáticas.



Las facturas en todos los casos, deberán expedirse a nombre de la Municipalidad, tener fecha de compra, descripción del artículo o bien adquirido, precio unitario y el importe total en número y letra.

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

Todas las facturas deberán detallar de manera clara la cantidad y clase de mercancía adquirida.



Cuando corresponda a gastos por alimentación, deberá indicarse número de comensales y motivo oficial del consumo.



En el caso de que existan facturas de gasolina estas deberán especificar: número de litros consumidos, número de placas, kilometraje, nombre y firma del usuario del vehículo y en caso de que el automóvil sea particular, aclarar el motivo de su uso y el nombre y firma del propietario.



Todas las compras menores que se efectúen en días festivos o fines de semana (días no laborales), deberán justificarse plenamente y contar con la firma del Jefe Superior de la Unidad Solicitante.



Cuando los comprobantes presentados no reúnan uno o varios de los requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, serán rechazados por el Director Financiero para su reposición.

PROCEDIMIENTO DE RENDICIÓN Y EJECUCIÓN DE FONDO ROTATIVO No. ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora solicitud/entrega de bienes y tramita firma del Jefe Inmediato Superior (de la unidad que Unidad 1 solicita la realización del gasto) Solicitante Elabora la solicitud de compra y tramita la firma de autorización de su jefe superior inmediato. Traslada la solicitud autorizada y firmada por el Jefe de la Unidad Solicitante al Director Financiero El Director Financiero recibe la solicitud del gasto, Unidad 2 analiza dicha solicitud, si no procede, termina el Solicitante procedimiento. Si procede el gasto se traslada al Encargado de almacén para la respectiva verificación de existencia. Recibe solicitud, verifica existencia o certifica inexistencia del bien Encargado de 3 Recibe solicitud, verifica la existencia del bien y Almacén certifica la inexistencia de lo solicitado. Firma y sella la solicitud Encargado de 4 Revisa la solicitud, firma y sella la solicitud. Almacén

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Traslada solicitud Se traslada la solicitud al Encargado de Presupuesto.

Encargado de Almacén

No.

ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe solicitud, verifica disponibilidad presupuestaria Encargado de 6 Recibe y verifica la disponibilidad presupuestaria de la Presupuesto Unidad y si esta cuenta con los recursos para solventar el gasto que se desea realizar. Si no existiese asignación presupuestaria Encargado de 6.1 Si no existe asignación se deberá gestionar la Presupuesto modificación presupuestaria. 6.2

Si existe asignación presupuestaria Se codifica, firma y sella la solicitud

Se traslada la solicitud Se traslada a Encargado de Fondo Rotativo para su verificación. Recibe solicitud y verifica 8 Recibe solicitud, verifica si cumple con las normas establecidas para el efecto. Elabora el vale 9 El Encargado de Fondo Rotativo deberá elaborar el vale correspondiente al gasto que se esté en gestión. Entrega efectivo a través de un vale El Encargado de Fondo Rotativo entregará el efectivo 10 por medio de un vale para realizar la compra respectiva al Encargado de Compras. Recibe efectivo y firma vale de recibido 11 El Encargado de Compras recibe el efectivo y firma de recibido el vale. Realiza la compra o adquisición del servicio 12 El Encargado de compras realiza la compra o adquisición del servicio para luego pagar al proveedor. Solicita la factura respectiva, revisa que todos los 12. datos estén correctos 1 Revisa que todos los datos contenidos en la factura estén de acuerdo a las normas establecidas. 7

Encargado de Presupuesto Encargado de Presupuesto Encargado de Fondo Rotativo Encargado de Fondo Rotativo Encargado de Fondo Rotativo Encargado de Compras Encargado de Compras Encargado de Compras

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Traslada factura, bien o servicio adquirido al empleado interesado Luego de verificar la factura este de acuerdo a las normas establecidas, procederá a la entrega del bien o servicio al empleado interesado.

Encargado de Compras

No.

ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe factura, bien o servicio adquirido y verifica Recibe factura por el bien o servicio adquirido para Empleado 14 luego verificar que la factura y los bienes o servicios Interesado cumplan con lo requerido. Razona y firma de aceptación 14. Empleado Razona la factura y firma la misma como aceptación 1 Interesado de que todo está correcto en el gasto efectuado. Gestiona firma del Jefe Superior Inmediato 14. El empleado interesado solicita la firma y Vo. Bo. de su 2 Jefe para luego trasladar de nuevo la (s) factura (s) al Encargado de Compras Traslada factura verificada, razonada, firmada y sellada 14. Se entrega la factura con todos los requerimientos al 3 Encargado de Compras para que este realice el debido ingreso a almacén del bien. Recibe la factura razonada, firmada y sellada, la 15 adjunta a los documentos soporte de la compra Para gestionar la entrada de bienes al almacén. 16

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Gestiona al ingreso del almacén El Encargado de compras gestiona el ingreso de los bienes adquiridos. Entrega el expediente de compra Se entrega al Encargado de Fondo Rotativo (solicitud de compra, factura razonada, recibo de caja si lo hubiere, ingreso a almacén y otros documentos que ampare la compra) y liquida el vale. Recibe y revisa expediente de compra Si está conforme con el expediente recibido, se entrega el vale al Encargado de Fondo Rotativo, (o bien si se encuentra inconforme se anula el vale), estampa el sello de "PAGADO POR FONDO ROTATIVO" en la factura recibida.

Empleado Interesado

Empleado Interesado Encargado de Compras Encargado de Compras

Encargado de Compras

Encargado de Fondo Rotativo

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Ingresa los datos de la(s) factura(s) al módulo de Fondo Rotativo del -SICOIN GLDado de conformidad el expediente de compra, se registra en -SICOIN GL- la(s) factura(s) generadas por la compra de bienes o la adquisición de servicios.

Encargado de Fondo Rotativo

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PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DE FONDO ROTATIVO ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicita y llena formulario para reposición de fondos en -SICOIN GLAl tener como mínimo el 25% del monto total de Caja Encargado de Chica devengado, el Encargado generará e imprimirá el Fondo formulario FONDO ROTATIVO, para solicitar su Rotativo reposición y deberá adjuntar los documentos originales y todos aquellos documentos de respaldo. Traslado de expediente y formulario para gestión de firma Encargado de Traslada al Encargado de Contabilidad y Director Fondo Rotativo Financiero el expediente con el formulario de reposición Firma de autorización El Encargado de Contabilidad y el Director Financiero Encargado de firman el formulario de reposición luego de haber Contabilidad verificado que los datos contenidos en el expediente y formularios estén correctos. Elabora instrucción de pago en el sistema -SICOIN GLEncargado de Luego de autorizar el formulario el Encargado de Contabilidad Contabilidad consigna en un formulario prestablecido por -SICOIN GL- la reposición de fondos. Aprueba en el sistema la reposición de los fondos Aprueba en el sistema la reposición del Fondo Rotativo, Encargado de en el se genera de forma automática el expediente de Contabilidad regularización del gasto del fondo para ser trasladado al Encargado de Tesorería. Traslado del expediente de regularización del gasto de Fondo Rotativo Encargado de Se realiza el traslado del expediente al Encargado de Contabilidad Tesorería para su revisión y aprobación. Recibe, revisa y aprueba expediente El Encargado recibe el expediente corrobora los datos Encargado de contenidos en el expediente y gestiona el pago del Tesorería expediente de Fondo Rotativo. Traslado del expediente de regularización del gasto de Fondo Rotativo Encargado de Se realiza el traslado del expediente al Encargado de Tesorería Tesorería para su revisión y aprobación.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe el expediente y gestiona en el sistema el cheque de reposición Encargado de El Encargado recibe el expediente de Fondo Rotativo, Contabilidad genera en el sistema -SICOIN GL-, el cheque de reposición del fondo. Imprime y autoriza el cheque Imprime y autoriza el cheque por medio de la firma del Encargado de Director Financiero y de su persona para reposición de Contabilidad Fondo Rotativo. Entrega cheque al Encargado de Fondo Rotativo Encargado de Entrega el cheque al Encargado de Fondos Rotativos Contabilidad para su registro. Recibe cheque e ingresa de datos del mismo Recibe cheque y expediente e ingresa datos del Encargado de cheque al módulo de Fondo Rotativo de -SICOIN GL- , Fondo Rotativo luego de ello procede a hacerlo efectivo. Cambia el cheque Luego de ingresar los datos del mismo el Encargado Encargado de realiza el cambio del cheque en la agencia interna de Fondo Rotativo BANRURAL. Resguarda el efectivo Encargado de Resguardo del efectivo para compras futuras. Fondo Rotativo Recibe el expediente y archiva Encargado de Para su debida custodia se archiva el expediente de Contabilidad reposición de fondos del Fondo Rotativo.

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LIQUIDACIÓN FINAL DEL FONDO ROTATIVO Es la fase en la que se registran los documentos pagados a través del fondo y que no serán reembolsados, se devuelve el efectivo que no se ha utilizado, y se realiza la afectación contable para saldar la cuenta de Fondo Rotativo para el siguiente período. Objetivos La Unidad encargada de Fondo Rotativo en el procedimiento de liquidación del mismo busca los objetivos siguientes: 

Conciliar el efectivo manejado con el no utilizado, para conocer el grado de ejecución del Fondo Rotativo.



Registrar los documentos pagados a través del fondo que no serán reembolsados, además devolver el efectivo que no se ha utilizado, y realizar el registro contable para saldar la cuenta de Fondo Rotativo.

Requisitos La documentación requerida para realizar el procedimiento de liquidación de fondos del Fondo Rotativo es la siguiente: 

Expediente de compras (orden de compra, facturas, vales)



Formulario de liquidación “FONDO ROTATIVO” emitido por -SICOIN GL-



Reporte de liquidación de Fondo Rotativo.



Boleta.

Normas Para realizar la liquidación de Fondo Rotativo debidamente se tomarán en cuenta las siguientes normas: 

La liquidación se deberá realizar antes del 31 de Diciembre de cada año.

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

La devolución del sobrante de Fondo Rotativo se realizará antes del 31 de Diciembre de cada año.



Si existiese saldo del Fondo Rotativo faltantes de liquidar se realizará un Acta donde se haga constar el procedimiento para liquidar dicho saldo.



El Encargado de Fondo Rotativo velará porque cada expediente de liquidación

del

Fondo

contenga

la

documentación

de

respaldo

correspondiente, la cual debe estar integrada por: Solicitud de compra, documentación original de legítimo abono, documentos autorizados que respalden los pagos, liquidación de los gastos realizados. 

Trasladar a la Unidad de Contabilidad de la Dirección de Administración Financiera los documentos de soporte originales que respalden la liquidación del fondo para su resguardo y archivo.

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PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN FINAL DEL FONDO ROTATIVO ACTIVIDAD RESPONSABLE Ingresa datos de las facturas pagadas al sistema -SICOIN GLEncargado de Ingresa los datos de las facturas pagadas al Sistema, Fondo Rotativo genera registro de liquidación. Genera e imprime el reporte de Fondo Rotativo El Encargado genera e imprime el reporte de manejo Encargado de de FONDO ROTATIVO y adjunta todos los documentos Fondo Rotativo originales. Firma reporte de liquidación El Encargado firma el reporte y coloca la leyenda Encargado de “Liquidación Final de Fondo Rotativo” deposita el Fondo Rotativo efectivo restante a la cuenta que indique la Tesorería antes del 31 de diciembre del ejercicio fiscal vigente. Traslada documentación de liquidación final Encargado de Se transfiere al Encargado de Contabilidad la Fondo Rotativo documentación de liquidación final del Fondo Rotativo.

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No.

ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe y revisa expediente de liquidación final y documentación original adjunta El Encargado de 5 Contabilidad verificará que se cumpla con todas las Encargado de Contabilidad normativas vigentes para compras realizadas con fondos de Fondo Rotativo. Revisa y compara los datos Encargado de 6 Ingresados en el sistema los datos ingresados en la Contabilidad liquidación y los compara con el reporte impreso y firmado. Aprueba la liquidación final del Fondo Rotativo El Encargado de Contabilidad luego de revisar y Encargado de 7 comprar los datos contenidos en la liquidación final de Contabilidad Fondo Rotativo procede a su aprobación con el fin de ingresar los datos al sistema y poder generar un expediente de Rendición Final de Fondo Rotativo. Genera el expediente de Rendición (liquidación) final de Fondo Rotativo en -SICOIN GL8 El Encargado de Contabilidad genera el expediente de Encargado de Contabilidad Liquidación Final en el sistema -SICOIN GL- para luego emitir el CUR contable de reintegro de Fondo Rotativo. Elabora la instrucción de liquidación de Fondo Rotativo en el módulo de Contabilidad 9 Con ello el Encargado de Contabilidad genera el CUR Encargado de de reintegro de Fondo Rotativo, con base a la boleta de Contabilidad depósito, por el monto enterado en cuenta monetaria de la Municipalidad. Revisa los registros en el mayor auxiliar de cuentas Conjuntamente con el Encargado de Contabilidad Director 10 revisa los registros en el mayor auxiliar de cuentas para Financiero corroborar que no existan saldos pendientes de liquidar con relación a fondos utilizados en Fondo Rotativo. Elaboración de Acta, si existiesen saldos pendientes de liquidar de Fondo Rotativo En el caso de existir saldos pendientes de liquidar no Director 11 reintegrados por el Encargado de Fondo Rotativo al Financiero finalizar el ejercicio fiscal vigente, el Director Financiero levantará acta y solicita al Alcalde el Acta para realizar registro contable que corresponde.

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No.

ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe Acta, autoriza y traslada a Encargado de Contabilidad Alcalde Para realizar registro contable correspondiente por 12 parte del Encargado de Contabilidad, el Alcalde Municipal autorizará el Acta donde se establece la existencia de saldos pendientes a liquidar. Recibe Acta y elabora registro contable El Encargado crea la cuenta Deudores de la Encargado de 13 Municipalidad con nombre y número de empleado Contabilidad responsable del Fondo Rotativo. Archiva documentación Encargado de 14 Custodia y archiva la documentación completa de la Contabilidad liquidación Fondo Rotativo.

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UNIDAD DE CAJA CHICA Esta maneja un fondo de efectivo disponible para efectuar gastos de mínima cuantía además le permite facilitar y agilizar el procedimiento de compras por gastos menores, busca asegurar, el dinamismo a nivel administrativo y que sea congruente a los mecanismos de control establecidos por la Municipalidad. Objetivo general Mantener recursos en efectivo para cubrir gastos urgentes cantidades no elevadas, que se generen en el ejercicio fiscal que esté vigente, de las diferentes unidades o direcciones que forman la Municipalidad de San Miguel Petapa. CONSTITUCIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA El Fondo de Caja Chica debe constituirse por medio de un Acuerdo de la autoridad superior, al detallar el período de vigencia y liquidación, así como la persona responsable de administrarlo. Objetivos El personal encargado de Caja Chica debe velar por cumplir con los siguientes objetivos: 

Realizar adecuadamente la Constitución de Caja Chica.



Establecer por medio de una Resolución un acuerdo para la Constitución de Fondo de Caja Chica.



Establecer las autoridades que deben participar en la constitución de Fondo de Caja Chica.

Requisitos Para la constitución del fondo de Caja Chica es necesaria la documentación siguiente: 

Resolución de Constitución de fondo de Caja Chica.

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

Solicitud de Constitución de fondo de Caja Chica.



Vale a nombre del Encargado de Caja Chica, que contiene el monto inicial.

Normas Las normas para el procedimiento de constitución de fondo para Caja Chica son las siguientes: 

Los fondos para Caja Chica deben constituirse hasta por un monto de Q5,000.00.



Las compras de bienes y servicios individuales que se efectúen con cargo al fondo de Caja Chica, no deben ser superiores a Q500.00.



Este fondo no podrá utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan el límite establecido.



Únicamente podrán realizarse compras y/o pagos que estén comprendidos en los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente. PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIÓN DEL FONDO PARA CAJA CHICA

No.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora Solicitud de Constitución y traslada Elabora solicitud de constitución para fondo de Caja Chica, en ella se indican los nombres de los Director responsables para su manejo, el monto autorizado, el Financiero tiempo de vigencia. Se prosigue con el traslado de la misma. Recibe, firma de Vo. Bo. y traslada la solicitud de constitución Alcalde Recibe la solicitud para que de su autorización para Municipal entregar la misma para que otorgue su visto bueno. Recibe Solicitud de Constitución y analiza Recibe la solicitud para la constitución del fondo, si no Concejo llena los requisitos no aprueba la solicitud finalizará el Municipal procedimiento.

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No. 4

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicita elaboración de Acuerdo de Constitución de Caja Chica Concejo Si aprueba solicita la elaboración del Acuerdo de Municipal Constitución del fondo para Caja Chica por medio de Acta. Elabora Acuerdo de Constitución de Caja Chica Secretaria Conforme lo aprobado por el Concejo Municipal elabora Municipal Acta para el Acuerdo de Constitución de Caja Chica.

6

Traslada el Acta de Acuerdo al Concejo Municipal Realiza el debido traslado para su aprobación.

Secretaria Municipal

7

Recibe Acta de Acuerdo de Constitución y aprueba El Concejo Municipal recibe el Acuerdo de Caja Chica a constituirse para el presente año.

Concejo Municipal

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Firman Acta de Acuerdo de Constitución Aprobado el Acuerdo un representante del Concejo Municipal y Director Financiero firman el Acta de Acuerdo de Constitución de fondos para Caja Chica.

Concejo Municipal y Director Financiero de -DAFIM-

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Traslada expediente de Constitución El Acta de Acuerdo aprobado y la Solicitud de Secretaria Constitución de fondos para Caja Chica son Municipal trasladados a contabilidad para autorizar el desembolso de fondos de Fondo Rotativo Recibe y archiva expediente de Constitución y autoriza desembolso El Encargado de Contabilidad recibe el expediente para Encargado de verificarlo y archivarlo. Luego de ello autoriza al Contabilidad Encargado de Fondos Rotativos el desembolso de fondos. Realiza Desembolso Del total de fondos de Fondos Rotativos se incorpora Encargado de al fondo de Caja Chica la cantidad establecida en el Fondo Rotativo Acta de Acuerdo de Constitución Recibe desembolso y firma documento de haber recibido el efectivo Encargado de El Encargado de Caja Chica recibe el monto para la Caja Chica apertura del fondo y firma documentación de recibido. Resguarda el efectivo Encargado de Resguardo del efectivo para compras menores. Caja Chica

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EJECUCIÓN, RENDICIÓN Y REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA Una vez constituido el fondo para Caja Chica, se procede a su utilización, la cual satisface la necesidad de efectivo para las distintas unidades que conforman la Municipalidad con relación a la compra de bienes y/o servicios. Al acumular determinada cantidad de compras plenamente justificadas, se agotará la disponibilidad del fondo de Caja Chica, el cual debe ser reintegrado para poder adquirir nuevas compras. Objetivos Los objetivos específicos que persigue la Unidad de Caja Chica en relación a los procedimientos de ejecución, rendición y reposición de fondos son los siguientes: 

Realizar adecuadamente la operación de Caja Chica.



Establecer la documentación adecuada para justificar legalmente la adquisición del bien o servicio, que el o los empleado(s) estén interesados en adquirir, para la Municipalidad.



Establecer las autoridades que deben participar en la operación del manejo del Fondo de Caja Chica.

Requisitos Para los procedimientos de operación se necesita la siguiente documentación, esta también contempla documentación requerida para la reposición del fondo. 

Facturas pagadas con fondos de Caja Chica.



Vale de Caja Chica.



Vale de Fondo Rotativo.



Solicitud de compra de bienes o servicios.



Solicitud de reposición de fondos para Caja Chica.



Formulario de Liquidación parcial de Caja Chica.

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Normas Para el debido manejo de recursos monetarios del fondo de Caja Chica se toma en cuenta la siguiente normativa: 

La designación de la persona para la custodia, manejo y administración del fondo de caja chica, la realizará el Alcalde Municipal.



Los responsables designados (empleados que ponen visto bueno) para el manejo de un fondo de Caja Chica, conjuntamente con el custodio del fondo serán solidariamente responsables del correcto manejo de los recursos financieros.



La documentación comprobatoria que se reúna para el reembolso del fondo debe presentarse debidamente autorizada por el Director Financiero por medio de firma.



Las facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni fotostáticas.



Las facturas en todos los casos, deberán expedirse a nombre de la Municipalidad, tener fecha de compra, descripción del artículo o bien adquirido, precio unitario y el importe total en número y letra.



Todas las facturas deberán detallar de manera clara la cantidad y clase de mercancía adquirida.



Cuando corresponda a gastos por alimentación, deberá indicarse número de comensales y motivo oficial del consumo.



En el caso de que existan facturas de gasolina estas deberán especificar: número de litros consumidos, número de placas, kilometraje, nombre y firma del usuario del vehículo y en caso de que el automóvil sea particular, aclarar el motivo de su uso y el nombre y la firma del propietario.

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

Todas las compras menores que se efectúen en días festivos o fines de semana (días no laborales), deberán justificarse plenamente y contar con la firma del Jefe Superior de la Unidad solicitante.



Cuando los comprobantes presentados no reúnan uno o varios de los requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, serán rechazados por el Director Financiero para su reposición.



La liquidación de vales de Caja Chica se realizará en un máximo de dos días, si no procede a su liquidación en el tiempo establecido se descontará del sueldo del empleado responsable del vale. PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN Y RENDICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora solicitud y tramita firma del Jefe Inmediato Superior (de la unidad que solicita la realización del Unidad gasto) Solicitante Elabora la solicitud de compra y tramita la firma de autorización de su jefe superior inmediato. Traslada la solicitud autorizada y firmada por jefe superior al Director Financiero El Director Financiero recibe la solicitud del gasto, Unidad analiza dicha solicitud, si no procede, termina el Solicitante procedimiento. Si procede el gasto se traslada al Encargado de Caja Chica. Recibe solicitud y verifica Encargado de Recibe solicitud, verifica si cumple con las normas Caja Chica establecidas para el efecto. Elabora vale de Caja Chica Encargado de El Encargado de Caja Chica deberá elaborar el vale Caja Chica correspondiente al gasto que se encuentre en gestión. Entrega efectivo a través de vale de Caja Chica El Encargado de Caja Chica entregará el efectivo por medio de un vale para realizar compra respectiva al Encargado de Compras.

Encargado de Caja Chica

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No.

Recibe efectivo y firma vale de recibido El Encargado de la Unidad Solicitante recibe el efectivo y el vale para costar en él una firma de haber recibido el efectivo.

Unidad Solicitante

ACTIVIDAD RESPONSABLE Realiza la compra o adquisición del servicio El Encargado de realizar la compra o adquisición del Unidad 7 bien o servicio realiza la misma y procede a pagar al Solicitante proveedor. Solicita la factura respectiva, revisa que todos los datos estén correctos Unidad 8 Revisa que todos los datos contenidos en la factura Solicitante estén de acuerdo a las normas establecidas. Razona y firma de aceptación Unidad 8.1 Razona la factura y firma la misma como aceptación de Solicitante que todo está correcto en el gasto efectuado. Gestiona firma del Jefe Superior Inmediato Unidad El empleado interesado solicita la firma y Vo. Bo. de su 8.2 Jefe para luego trasladar de nuevo la (s) factura (s) al Solicitante Encargado de Compras. Traslada factura verificada, razonada, firmada y sellada Unidad 8.3 Se entrega la factura con todos los requerimientos al Solicitante Encargado de Compras para que sea ingresado a almacén (si fuese un bien). Recibe factura razonada, firmada y sellada, adjunta los documentos de soporte por compra o Encargado de 9 adquisición de bienes o servicios Compras Para gestionar la entrada de bienes al almacén. Gestiona al ingreso del almacén y traslado de expediente de compra El Encargado de compras gestiona el ingreso de los Encargado de bienes adquiridos. Se entrega al Encargado de 10 Compras Contabilidad (solicitud de compra, factura razonada, recibo de caja si lo hubiere, ingreso a almacén y otros documentos que ampare la compra) para su verificación de legalidad de la documentación. 11 Recibe documentación, verifica y traslada Encargado de Tiene a su cargo le verificación de la legalidad de la Contabilidad documentación (facturas) recibida por el Encargado de Compras para luego ser trasladado al Encargado de

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Caja Chica. Recibe y estampa sello de pago Si está conforme con el expediente recibido, se Encargado de 12 entrega el vale al Encargado de Caja Chica, se Caja Chica estampa el sello de "PAGADO CON CAJA CHICA" en la factura recibida. No. ACTIVIDAD RESPONSABLE Registra en Libro de Caja Chica la(s) compra(s) realizada(s) Encargado de 13 El Encargado de Caja Chica registra las compras Caja Chica realizadas diariamente para luego trasladarlos. Traslada los expedientes de compra Traslada al Encargado de Fondo Rotativo el Encargado de 14 expediente de compras pagadas con fondos de Caja Caja Chica Chica para su registro en el Sistema -SICOIN GL-

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PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA No. 15

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Elabora liquidación de fondos para reposición Se llena el formulario de Liquidación de fondos de Caja Encargado de Chica, para poder respaldar la solicitud de reposición Caja Chica de fondos. Elabora solicitud de reposición de fondos para Caja Chica Al tener un 75% máximo del monto total de Caja Chica Encargado de devengado, el Encargado de Caja Chica requerirá Caja Chica reposición de fondos al Director Financiero por medio de una solicitud. Traslada solicitud y formulario de liquidación El Encargado de Caja Chica traslada solicitud y Encargado de formulario para que el Director financiero apruebe la Caja Chica reposición de fondos para Caja Chica. Aprueba solicitud de reposición de fondos para Caja Chica y traslada El Director Financiero luego de verificar la solicitud y Director formulario, aprueba los mismos por medio de una firma, Financiero traslada al Encargado de Fondo Rotativo para que realice el debido desembolso. Recibe documentación y realiza desembolso Encargado de El Encargado de Fondo Rotativo realiza el desembolso Fondo Rotativo que hace constar en un vale de Fondo Rotativo. Recibe reposición de fondos Encargado de El Encargado de Caja Chica recibe la reposición de Caja Chica fondos, por medio de un vale de Fondo Rotativo. Resguarda el efectivo Resguardo del efectivo para compras futuras.

Encargado de Caja Chica

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LIQUIDACIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA En esta fase se devuelve el efectivo, traslada documentación pendiente de registro y cualquier otro documento requerido para la debida liquidación de fondos de Caja Chica, se llevará a cabo a finales de cada año al igual que la liquidación final de fondos de Fondo Rotativo. Objetivos Para lograr cumplir con el procedimiento de liquidación de fondo de Caja Chica se deberá de velar por cumplir los objetivos siguientes: 

Realizar adecuadamente la liquidación de Caja Chica.



Generar a tiempo la liquidación de fondos de Caja Chica y contribuir al buen manejo de fondos del Fondo Rotativo.

Requisitos La documentación necesaria para liquidar debidamente el fondo de Caja Chica es la siguiente: 

Formulario de liquidación final de fondos de Caja Chica.



Facturas pendientes de ingresar.



Formularios de liquidación parcial de fondos de Caja Chica.

Normas La normativa aplicable a este procedimiento es el siguiente: 

Al finalizar el ejercicio fiscal de la Municipalidad se efectuará una liquidación total del fondo de Caja Chica, para efectos del cierre contable y presupuestario.



La liquidación final se deberá realizar antes o al mismo tiempo que la liquidación de Fondo Rotativo.



El valor del mismo se repondrá al inicio del siguiente año fiscal.

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

La liquidación del Fondo de Caja Chica, deberá estar respaldada con la documentación original de cada una de las compras o pagos efectuados. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA

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ACTIVIDAD RESPONSABLE Llena formulario de liquidación final de fondos El Encargado llena el formulario de Liquidación Final de Encargado de fondos de Caja Chica, este deberá estar acompañado Caja Chica de los formularios de liquidación parcial y facturas por los gastos generados pendientes de registrar Traslada formularios y documentos para Liquidación Final El Encargado de Caja Chica traslada los formularios y Encargado de documentos al Encargado de Contabilidad para que Caja Chica revise y compare datos de los formularios adjuntados con el formulario de liquidación final. Recibe, revisa datos contenidos en formularios y traslada El Encargado revisa los datos contenidos en Encargado de formularios para verificar la razonabilidad de las Contabilidad cantidades contenidas en los mismos y así conseguir la aprobación del formulario de liquidación final por parte del Director Financiero. Recibe y aprueba formulario para Liquidación Final de fondos de Caja Chica y traslada Director El Director Financiero aprueba el formulario de Financiero Liquidación Final de fondos para Caja Chica para luego ser trasladados al Encargado de Fondo Rotativo. Recibe formularios y documentación y coteja con Encargado de efectivo a recibir Fondo Rotativo El Encargado de Fondo Rotativo recibe formularios y documentación relacionada a compras para luego Encargado de cotejar con el Encargado de Caja Chica el efectivo a Caja Chica devolver y proceder a la liquidación del fondo. Ingresa datos de facturas al sistema -SICOIN GLUna vez cotejado el efectivo del fondo de Caja Chica el Encargado de Encargado de Fondo Rotativo procede al ingreso de Fondo Rotativo datos de facturas y liquidación del fondo de Caja Chica para luego trasladarla al Encargado de Contabilidad Recibe y archiva documentación Encargado de Custodia y archiva la documentación completa de la Contabilidad liquidación final de fondos de Caja Chica.

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