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Secretaría de Seguridad Alimentaria Y Nutricional Presidencia de la República

2008 NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL

TIEMPOde

solidaridad

Gobierno de Álvaro Colom GUATEMAL A

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NORMATIVO PARA EL MANEJO DE FONDO ROTATIVO

NORMATIVO PARA EL MANEJO DEL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL I. CONSIDERACIONES GENERALES El presente Manual establece el procedimiento básico, formularios e instructivos para manejar el fondo rotativo. Con la finalidad de precisar conceptos, seguidamente se señalan algunas características particulares de este mecanismo de ejecución de gastos: A. Los fondos rotativos a constituirse de acuerdo a lo establecido en este Manual, tendrán las siguientes denominaciones:

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1. Acuerdo del Ministerio de Finanzas Públicas No. 06-98 y Acuerdo No.19-98, modificatorio del Artículo 9º del Acuerdo Ministerial No. 06-98, por los cuales se aprueban las normas para la Administración de Fondos Rotativos para las instituciones del Estado, dependientes del Organismo Ejecutivo y se aprueba el presente Manual. 2. Las normas específicas que se establezcan en las resoluciones de constitución de cada fondo rotativo. C. La provisión de fondos para la constitución, incremento o reposición de fondos rotativos se hará mediante el siguiente mecanismo administrativo: 1. Fondo Rotativo Institucional:

1.

Por Resolución, de la Tesorería Nacional, se constituirá un fondo rotativo con imputación o sin imputación presupuestaria, el cual se denominará “Fondo Rotativo Institucional”. a)

b)

Entiéndase por fondo rotativo con imputación presupuestaria aquel cuyo destino del gasto ha sido predeterminado y la ejecución del renglón de gasto es invariable. Entiéndase por fondo rotativo sin imputación presupuestaria, aquel cuyo destino del gasto no ha sido predeterminado y la ejecución del renglón de gasto es variable.

2.

Por Resolución de la Autoridad Jerárquica Superior de cada Institución, se constituirán con cargo al fondo rotativo institucional, el fondo denominado “Fondo Rotativo Interno”.

a)

Entiéndase por fondo rotativo interno con imputación presupuestaria aquel cuyo destino del gasto ha sido predeterminado y su ejecución es invariable.

b)

Entiéndase por fondo rotativo interno sin imputación presupuestaria aquel cuyo destino del gasto no ha sido predeterminado y su ejecución es variable.

B. Su operatoria se rige por las siguientes disposiciones:

a. El formulario a tramitar ante el Ministerio de Finanzas Públicas para la constitución, incremento o reposición de un Fondo Rotativo Institucional será el documento “Comprobante Único de Registro”. b. El documento “Comprobante Único de Registro”, a tramitar ante el Ministerio de Finanzas Públicas para la reposición del Fondo Rotativo Institucional, a los fines de su firma por las autoridades señaladas en el Instructivo de dicho documento, deberá estar respaldado por: i. Formulario FR-02 “Resumen de Gastos del Fondo Rotativo Institucional”, el cual contiene el estado de situación del fondo, un resumen con la imputación presupuestaria de los gastos y pagos efectuados por los fondos rotativos internos que solicitan la reposición, así como de sus respectivos montos. ii. Formularios FR-03 “Relación de Gastos del Fondo Rotativo Interno”, los cuales contienen las relaciones de comprobantes debidamente imputados de los gastos realizados, números de comprobantes, beneficiarios, monto, así como los estados de situación de cada fondo rotativo interno constituido con cargo al fondo rotativo institucional. Una vez firmado el “Comprobante Único de Registro” por las autoridades correspondientes del Ministerio, cuando se trate de instituciones pilotos, la documentación señalada deberá quedar archivada en el Área de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera (UDAF).

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2. Fondos Rotativos internos a. El formulario a tramitar por el responsable del Fondo Rotativo Institucional para la constitución, incremento o reposición del fondo rotativo interno, con cargo a dicho fondo, será el documento “Fondo Rotativo Interno” (Formulario FR-01). b. El documento “Fondo Rotativo Interno” (Formulario FR-01) a tramitar por el responsable del fondo rotativo institucional para la reposición del fondo rotativo interno, deberá estar respaldado por el Formulario FR-03 “Relación de Gastos del Fondo Rotativo Interno”, el cual contendrá una relación de comprobantes debidamente imputados, número de comprobante, beneficiario, monto, así como el estado de situación del fondo rotativo interno constituido con cargo al fondo rotativo institucional. Una vez firmado el Formulario FR-03 por los funcionarios responsables del fondo rotativo interno, la documentación de soporte, constituida por las facturas conformadas y constancia de recepción conforme de los bienes y servicios recibidos, deberá quedar bajo el resguardo del encargado de Contabilidad de la Unidad Ejecutora Correspondiente. 3. Apertura de Cuentas de Depósitos Monetarios: Para el manejo del Fondo Rotativo es necesario la apertura de una cuenta depósitos monetarios con el nombre de “Fondo Rotativo Institucional SESAN”, en la cual deben registrarse firmas mancomunadas, con esta cuenta sólo deberán cancelarse compras directas de pagos que no pueden esperar el trámite de orden de compra. 4. Responsable del Fondo Rotativo: Previo a efectuar cualquier pago el responsable del Fondo Rotativo, debe velar que toda la documentación de soporte de la facturación cumpla con todos los requisitos establecidos.

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PAGOS POR MEDIO DE TRANSFERENCIA BANCARIA

Cuando los montos excedan a los establecidos para pago por medio de cheque (Fondo Rotativo Institucional), deberá realizarse orden de compra dentro del sistema de SIGES para su cancelación por medio de transferencia bancaria. Registro de Cuenta Monetaria en Tesorería Nacional: Para el manejo del pago por medio de transferencia bancaria es necesario la apertura de una cuenta depósitos monetarios, dicho registro deberá realizarse ante Tesorería Nacional del Ministerio de Finanzas Públicas por medio del formulario TNCM-04 dentro del cual deberá consignarse toda la información del proveedor.

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1.

Orden de Compra

El encargado de compras deberá operar dentro del sistema de Siges la orden de compra, la cual deberá contener la información del bien o servicio a adquirir, verificando que se haya cumplido dentro del expediente con todos los requisitos legales aplicables.

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2.

Elaboración del Compromiso:

El encargado de presupuesto deberá operar el cur del compromiso dentro del sistema de Siges, afectando las estructuras presupuestarias correspondientes. 3.

Aprobación del Compromiso:

El encargado de Siaf verificará el expediente completo y si todo se encuentra en orden y contiene la documentación de soporte aplicable procederá a aprobar Cur de Compromiso del gasto.

Firmas del Documento: Encargado de Compras, Encargado de Contabilidad y Director Administrativo.

Firmas del Cur de compromiso: Jefe de Siaf y Director Financiero

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4.

Elaboración de Liquidación:

Aprobado el compromiso, el encargado de compra puede iniciar el proceso de liquidación del gasto donde deberá consignar el valor a liquidar así como los datos de la factura o documentos administrativos de gasto (Resolución, formularios de viáticos, planillas, etc.) con las deducciones a las que estén afectos.

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6.

El encargado de Presupuesto elaborará el cur de Devengado dentro del sistema de siges afectando las estructuras presupuestarias correspondientes, este proceso afectará directamente la disponibilidad presupuestaria.

7. 5.

Presupuestar Devengado:

Aprobación de Cur de Devengado:

Aprobación de Liquidación:

Nuevamente se traslada a la mesa de Contabilidad General quien deberá verificar y aprobar si todo se encuentra en orden o rechazar para su modificación.

Firmas: Contador General, Encargado de Presupuesto y Director Administrativo.

El jefe de Siaf verificará la información consignada, revisará el expediente y procederá a aprobar el cur de Devengado si no hubiere ningún inconveniente.

Firmas Cur de Devengado: Jefe de Siaf y Director Financiero

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8.

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ELABORACION DE CAJA FISCAL (FORMA 200-A3)

Solicitud de Pago:

Finalmente con todos los procesos anteriores finalizados y con expediente completo a la vista, el Contador General procederá a solicitar el pago correspondiente dentro del Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN), para luego archivarlo, derivado de su responsabilidad de custodia de la información, la cual estará sujeta de fiscalización por la Auditoría Interna, así como el ente rector (Contraloría General de Cuentas).

Constituye los registros contables de las Instituciones Gubernamentales (Individualizados), para el efecto se detallan todos los INGRESOS Y EGRESOS efectuados en un mes calendario. Su manejo es responsabilidad del Área Financiera y de los involucrados en el manejo de recursos financieros. La Dirección Financiera deberá trasladar las copias correspondientes, el día cinco (5) de cada mes a la Contraloría General de Cuentas. Por lo tanto la Encargada del Fondo Rotativo, debe trasladar oportunamente al encargado de contabilidad, los documentos de soporte para la operatoria de la Caja Fiscal dentro de los cuales se pueden mencionar: 1. 2. 3. 4.

Fase solicitud de pago

Recibos 63-A2 para reportar los ingresos reales de la Institución;. Cur de Fondos Rotativos con sus respectivas facturas originales. Viáticos completos firmados sellados y revisados. Otros que no se consideren del giro normal de la Institución, siempre y cuando ingresen a las arcas del SESAN.

Formato 200-A2 Caja Fiscal el cual registra los Ingresos y Egresos mensuales de la SESAN.

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1.

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DOCUMENTACION DE SOPORTE FONDO ROTATIVO

2.

El pedio y remesa debe contar con el Vo.Bo. del Director Administrativo;

Pedido y Remesa:

3.

El Pedido y remesa debe contar con el visado de la sección de presupuesto, en el cual indique que se cuenta con la disponibilidad presupuestaria, y el renglón a afectar;

4.

Si la adquisición realizada es de bienes y/o suministros debe contarse con la respectiva Constancia de Almacén y ò Inventario, donde haga constar que estos fueron ingresados a la Institución;

Nace por la necesidad de adquirir bienes, materiales efectuarse cualquier erogación debe contarse con el cumplimiento al artículo 15 del Reglamento de la Ley Estado y su Reglamento, el cual deben llenarse todos requiere.

y/o servicios. Previo a pedido y remesa, en de Contrataciones del los requisitos la forma

Es necesario cumplir con la elaboración de la Forma 1-H, Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario.

NOTA : EL SOLICITANTE NO PUEDE FIRMAR COMO Vo.Bo. DE JEFE DEL DEPARTAMENTO.

5.

Si la adquisición es de servicios (reparación de vehículos, mobiliario y/o equipo debe adjuntarse la certificación de inventarios donde se haga constar que el bien es propiedad de la Institución así como la constancia de la Dirección Administrativa de haber recibido el servicio a satisfacción.

6.

Las facturas emitidas por máquina ò cajas registradoras autorizadas de forma mecánica o computarizada, beberán contener, como mínimo y en forma claramente legible, la información siguiente:

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La denominación “factura”; Nombre y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente emisor, si es persona individual; razón o denominación social y nombre comercial, si es persona jurídica; Número de Identificación Tributaria del contribuyente emisor. Número de resolución por la Administración Tributaria donde autorizó la emisión de las facturas y rango autorizado. Número de la factura Factura a nombre de la Institución en forma completa SECRETARIA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL ó abreviado SESAN. Número de Identificación Tributaria de la Institución es 4125567-4 Descripción de la venta o del servicio prestado y de sus respectivos valores. El precio total de la operación, con inclusión del impuesto, así como l a indicación de descuentos si los hubiere. Lugar y Fecha de la emisión. (Colocar después del número) Toda factura debe ir identificada en que régimen se encuentra, como se define a continuación:

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7. Las facturas emitidas al dorso deben estar debidamente justificadas firmadas y selladas por el Director Administrativo y Financiero, así como el respectivo sello del Almacén. SELLO PARA FACTURA

Para Direcciones Regionales es necesario colocar sello de Ingreso para verificar en que número de Tarjeta Kardex ingreso el producto.

8.

Las facturas cambiarias, debe adjuntarse el respectivo recibo de caja.

9.

El Fondo Rotativo debe liquidarse ante la Unidad Financiera, la tercera semana de cada mes ò cuando su monto exceda de un veinticinco por ciento del monto total.

10.

La liquidación del Fondo ante la Unidad de Administración Financiera, será por medio del FR03, debiéndose listar cuidadosamente las facturas pagadas.

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