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• Walter Moran Loro

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ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES ORGANIZACIÓN Organización: es un sistema social compuesto por individuos o grupos de ellos que, teniendo valores compartidos, se interrelacionan y utilizan recursos con los que se desarrollan actividades tendientes al logro de objetivos comunes. Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. ORGANIZACIONES FORMALES *

Son las que distribuyen entre sus miembros las actividades, responsabilidades y autoridad de forma precisa, explícita y relativamente permanente.

ORGANIZACIONES INFORMALES *

Son las que no tienen una distribución de actividades, responsabilidades y autoridad de una forma explícitamente definida. Las relaciones entre sus integrantes son muy dinámicas, el número de sus integrantes y el liderazgo varían constantemente y hay un continuo proceso de formación y disolución de grupos.

ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN A LAS ORGANIZACIONES *

1. Objetivos: los Objetivos son los fines hacia los cuales se encamina la actividad de la organización. * 2. Metas: las Metas son fines específicos, expresados en forma cuantitativa. *3. Recursos Humanos: son las personas o grupos de personas que trabajan en la organización y se relacionan entre sí, aportando su esfuerzo físico e intelectual, así como sus valores, ideas y conocimientos *4. Recursos Materiales: son los medios físicos, naturales y financieros que utiliza la organización para alcanzar los fines propuestos.

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a. Recursos Físicos: materias primas, maquinarias, herramientas, vehículos, computadoras, etc.

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b. Medios Naturales: los combustibles y la energía eléctrica, hidráulica, eólica, etc.

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c. Recursos Financieros: el dinero, los préstamos, las acciones, títulos, bonos, etc. * 5. Información: son los recursos que genera la mente humana, apoyados o no por el uso de la tecnología. La información es fundamental para la toma de decisiones. Por ejemplo el sistema contable, los informes de producción, las evaluaciones de los recursos humanos, los informes de precios y características de productos competidores de los nuestros, etc. EMPRESA La empresa es un negocio, un conjunto de actividades cuya finalidad es múltiple. Desde el punto de vista económico, ha de ganar dinero para poder asegurar su subsistencia, pero el fin de ganar dinero no tiene límites y los fines han de tenerlos. DIRECCION DE LA EMPRESA Si examinamos las distintas tareas que se realizan en una empresa y las diferenciamos según la responsabilidad que conllevan, se verá que están estructuradas en tres grados o niveles: el directivo, el ejecutivo y el operativo.

Dirigir supone tomar decisiones para lograr unos fines determinados. Toda empresa puede dirigirse de forma centralizada o descentralizada. Se considera que una dirección es centralizada cuando es la máxima jerarquía quien adopta todas las decisiones; esto es habitual en empresas pequeñas. NIVELES -NIVEL DIRECTIVO se adoptan decisiones que afectan a toda la empresa y tienen trascendencia a largo plazo. -NIVEL EJECUTIVO O INTERMEDIO se integran los distintos jefes o mandos intermedios. En él se toman decisiones de tipo técnico, relativas al cumplimiento de los planes y programas diseñados para alcanzar los fines generales. -NIVEL OPERATIVO también se abordan cuestiones (normalmente más sencillas) relacionadas con el desarrollo de sus tareas específicas. LAS FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE UNA EMPRESA -Planificar. Consiste en fijar los fines que se desean alcanzar en el futuro y trazar el camino que se seguirá para lograr su consecución. -Organizar. Se trata de ordenar los medios materiales y humanos para alcanzar esos fines. -Gestionar. Esto es, hacer lo necesario para que las decisiones que se adopten se ejecuten eficazmente y conseguir que todo el personal realice el cometido que se le ha asignado. -Controlar. Consiste en comprobar que los datos reales se corresponden con las previsiones y, si es necesario, corregir los posibles desvíos. LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA LA ORGANIZACIÓN FORMAL es la configuración intencional que se hace de las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructurada correctamente cada persona tiene una labor específica. De esta manera, los distintos empleados dedican su tiempo a la ejecución de sus tareas y no a competir entre ellos por subir de nivel o por influencias. LA ORGANIZACIÓN INFORMAL se conforma mediante una red de relaciones informales que se producen en el ámbito empresarial y que no han sido planificadas por la dirección ni establecidas con anterioridad. FASES DEL PROCESO ORGANIZATIVO (Organización formal) Para dotar de organización a una empresa es preciso seguir una serie de pasos: 1. Determinar claramente la actividad que se va a realizar; esto es, qué vamos a hacer. 2. Efectuar la división de esta actividad. 3. Ordenar las divisiones y señalar las personas que se responsabilizarán de cada una de ellas. 4. Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada división, fijando el papel de cada uno de ellos. 5. Implantar un sistema de comunicación que permita que las distintas partes de la organización tengan la información necesaria para tomar las decisiones de su competencia. 6. Fijar un sistema de control. Las organizaciones interactúan siempre en un entorno muy cambiante al que han de adaptarse constantemente; por ello, la función organizativa no finaliza nunca. En esta fase se comprueba que

la organización funciona como se había previsto, introduciéndose los ajustes necesarios para su mejora. LA DIVISION DEL TRABAJO El creciente número de tareas que se llevan a cabo en una empresa y la complejidad que pueden llegar a alcanzar hacen necesaria la división del trabajo. De este modo, la distribución de la actividad de la empresa en las diversas tareas individuales y la agrupación de éstas en bloques más o menos homogéneos conformarán una serie de unidades que se denominan departamentos, divisiones o áreas funcionales. Estas unidades pueden estructurarse según varios criterios: • Organizaciones jerárquicas: — Funcionales. — Por productos. — Por mercados. — Mixto. • Organizaciones no jerárquicas. Estos mismos criterios servirán, además, para organizar los departamentos. Las organizaciones jerárquicas están centralizadas y se estructuran por niveles, mientras que las no jerárquicas tienen una estructura descentralizada y flexible; utilizan para su funcionamiento las técnicas más modernas en comunicación y tratamiento de la información.

ORGANIGRAMAS LOS ORGANIGRAMAS VERTICALES TIENEN FORMA PIRAMIDAL, representándose los niveles jerárquicos de arriba abajo. En un organigrama horizontal la representación se hace de izquierda a derecha. organigramas circulares se realiza mediante círculos concéntricos que simbolizan cada uno de los distintos niveles. A) DIVISION FUNCIONAL La división funcional sucede cuando se establece una estructura basada en la especialización por conjuntos de tareas relacionadas entre sí o por distintos procesos dentro de cada nivel. B) DIVISION POR PRODUCTOS Si las divisiones se hacen de acuerdo con las particularidades de fabricación y comercialización de los productos, los sectores industriales o los proyectos, se está llevando a cabo una división por productos. C) DIVISION POR MERCADOS depende de los diferentes tipos de mercado en los que la empresa actúa, se trata de una división por mercados.. Esta división puede hacerse según distintos criterios: tipos de clientes (consumo y organizacional); canales de distribución (mayoristas, minoristas y grandes superficies), o zonas geográficas (países, regiones, etc.), siendo esta última forma la más frecuente. D) DIVISION MIXTA La estructura mixta aparece cuando confluyen productos y mercados muy diferentes entre sí, que han de gestionarse por separado. Aquí las posibles combinaciones se multiplican y el control se hace más complicado. UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIO (UEN)

es posible establecer en el nivel más alto de la empresa unas unidades que se gestionarán de forma individualizada, con su propia estrategia y medios, como si se tratase de negocios distintos, llamadas Unidades Estratégicas de Negocio (UEN). Estas unidades se plantean en empresas que se dirigen a diferentes clientes, y satisfacen diversas necesidades y/o utilizan tecnologías que no tienen nada en común. DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O EQUIPO Es utilizada principalmente por las empresas manufactureras en los niveles inferiores, por ejemplo en un grupo de pintura, en el área de una planta, en la sección de prensa, de perforación o de máquinas automáticas de tornillos. Se toman en cuenta los trabajadores y los materiales que se reúnen en un departamento para realizar una determinada operación. Organización Matricial: Es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes departamentos funcionales para que trabajen en uno o más proyectos dirigidos por un gerente de proyecto. la estructura matricial crea una doble cadena de mando que explícitamente infringe el principio clásico de la unidad de mando. Cómo funciona la matriz? Los empleados tienen dos jefes: El jefe de departamento funcional y el gerente de proyecto. Los gerente de proyecto tienen autoridad sobre los miembros funcionales que son parte de ese equipo de proyecto.

VENTAJAS DEL ORGANIGRAMA 1.Definir con claridad las funciones y tareas, los titulares o denominaciones de los distintos puestos, las lineas de autoridad, las partes de la estructura sobre las que inciden las decisiones tomadas en un determinado puesto. 2.Aclarar las relaciones entre los distintos órganos de la empresa. 3.Obligar a un examen profundo , critico y objetivo de la propia estructura organizativa. 4.Sacar a la luz los defectos, desequilibrios e imperfecciones existentes. 5.Facilitar la orientación de los recién incorporados a la empresa. 6.Permitir programar las lineas de promoción del personal, asegurar la continuidad en los puestos fundamentales y preparar las acciones de formación y rotación del personal. 7.Actuar como guía, para la planificación y estudio de la estructura organizativas 8.Suministrar una visión general de la estructura de la empresa a las personas ajenas a la misma TIPOS DE ORGANIGRAMA 1.Organigramas Generales : Este organigrama resume en un gráfico toda la estructura de la empresa o de una gran unidad suya, siendo forzosamente sintético, limitado a representar las divisiones mayores. 2.Organigramas Particulares o Sectoriales : Son los que representan con detalle la estructura a nivel de unidades menores. En organizaciones grandes se tiene un organigrama general para la empresa, en el que se representan solo las divisiones principales, y una serie de organigramas generales para las divisiones mas importantes, acompañadas de organigramas particulares para todos los sectores en los que se subdividen las divisiones. 3.Organigramas de Bloques : Cuando se ofrece una visión esquemática y de conjunto de la estructura organizativa de la empresa de una gran unidad o de un sector suyo, comprendiendo solo los grupos principales en los que se divide, que posteriormente se desarrollaran con mas detalle en otros organigramas. 4.Organigramas de Detalle : Son los que comprenden todos los niveles y puestos, hasta el nivel mas bajo. El organigrama particular es de detalle. En empresas pequeñas el organigrama general puede ser de detalle, abarcando toda la estructura.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DE FUNCIONES *

El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

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El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambien se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfíl y los indicadores de evaluación.

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Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

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La existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

¿Qué SE NECESITA PARA ELABORAR UN MOF? *

La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores.

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Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las desiciones referentes a estos temas.

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Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.

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Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF

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Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cornograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.

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Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.

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Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

ESTRUCTURA DE UN MOF *

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I. INTRODUCCIÓN: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él II. OBJETIVO DEL MANUAL: En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual.

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III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS: Se darán a conocer las principales transformaciones sobre la organización y funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronológico indicando las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificado la estructura organizacional de la misma.

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IV. MARCO JURÍDICO: En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su creación y sus atribuciones, así como aquellas que regulan su funcionamiento. a) Constitución Política del país. b) Leyes.

c) Códigos. d) Reglamentos. e) Decretos. f) Convenios. g) Acuerdos. h) Circulares y/u Oficios. i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guías o catálogos). j) Otras disposiciones (se anotarán los documentos que por su naturaleza no pueden ser incluidos en la clasificación anterior). *

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V. ATRIBUCIONES: Se deberá hacer una trascripción textual y completa de las atribuciones de la unidad administrativa con base en la Ley Orgánica de la Administración(ley de sociedades y laboral) VI. MISIÓN Y VISIÓN: La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental. La Visión representa el escenario altamente deseado por la empresa que se quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo. VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA: Deberán identificarse y mostrarse los niveles jerárquicos y la relación que guardan entre si cada uno de los órganos que integran la estructura autorizada. VIII. ORGANIGRAMA: Se deberá representar gráficamente la relación ordenada de las áreas que componen una unidad, reflejando en forma sistemática la ubicación del órgano administrativo, su integración, sus niveles jerárquicos y sus líneas de autoridad y asesoría. IX. OBJETIVO Y FUNCIONES: El objetivo constituye el propósito que se pretende cumplir, y que especifica con claridad el qué y para que se proyecta y se debe realizar una determinada acción. Funciones Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate. X. GLOSARIO DE TÉRMINOS Es un listado alfabético de definiciones de aquellas palabras o términos utilizados en el documento y que pueden prestarse a confusión en virtud de que no siempre tienen la misma acepción o no son ampliamente conocidos.