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UNIVERSIDAD GALILEO CEI: Quetzaltenango

Nombre de la Carrera: LITAH Curso: Automatización De Procesos Administrativos Casos Empresariales Horario: 10:00 a 11:00 a.m. Tutor: Rosa Emilia Escobar

ENTREGABLE 3 (PARTE 6, 7)

Nombres Alumnos:

Carnet:

Reyes Gudiel, Francisco 12323004

Fecha de entrega: 20/06/2020

Semana a la que corresponde: 10

SEMANA 8 ENTREGABLE NO.3 TAREA PARTE 6 Tema: AUDITORIA AL SISTEMA PROPUESTO. INSTRUCCIONES



En esta parte se desarrollará la auditoría de acuerdo al sistema propuesto en el entregable 1 (tarea 3), dado que se utilizará principalmente el Diagrama de Flujo de Datos (Gane-Sarson), y los procedimientos respectivos.



Aplique los conocimientos adquiridos en el curso de Implementación y evaluación administrativa 2, por medio del estudio de la auditoria a los sistemas, para ello realice lo siguiente:

1. Seguridad física (mobiliario, equipo, instalaciones)

En este inciso debe evaluar la instalación física de la oficina o del área en estudio, evaluando los posibles riesgos que se pueden presentar dentro de las instalaciones, tales como:       

Incendios, Robos, Inundaciones, Acceso Físico, Fallo de Equipo, Protección de Corriente Eléctrica, Personal.

(Completar el siguiente cuadro)

Riesgos Incendios

Inundacione s

Descripción del Riesgo

 Incendios por accidente de combustible de la maquinaria.  Cables eléctricos se queman y provocan el incendio.  Empleados fumando cerca de los productos textiles.

 

Drenaje roto debajo del piso. Lluvias muy pesadas que traspasaron el techo y mojaron todas las herramientas y los Textiles.

Causas











Control Propuesto

Descripción del Control

Derramar  combustible por reparación de maquinaria.  Los cables estaban mal colocados, provocan chispas  e incendian los textiles. Los empleados no respetan y fuman cerca de los productos textiles sabiendo que es peligroso.

Tener un extintor  cerca de las maquinas. Llamar a un electricista a  arreglar los cables dañados. Poner letreros, avisar a los empleados de no fumar dentro de las instalaciones



De algún modo se  deberán cambiar los drenajes afectados por unos más actuales y resistentes. Sustituir y colocar  un nuevo techo que sea el doble de grueso que el anterior.

El drenaje sufre daños por un terremoto o que es muy viejo. Lluvias que traían granizo traspasan el techo y mojan todo a su alrededor.





Al tenerlo cerca se podrá apagar cualquier incendio cerca. Llamar al electricista, que venga a arreglarlo y que de una recomendación para que no vuelva a suceder. Al colocar letreros de no fumar, se avisa que si lo hace será multado o despedido si ocurre muchas veces. Se quitan los viejos drenajes y se ponen los más nuevos para que puedan correr el agua. Contratar albañiles para que saquen el techo viejo y que coloquen el

Ventajas

  

 

Desventajas

Se evitarán  incendios futuros. No habrá más  cables quemados en la empresa.  Se cuidará la salud de los empleados fumadores y de los demás no fumadores.

No habrá problemas de inundación por los ductos. No se entrará el agua por el techo.

 

Se deberán recargar los extinguidores. El gasto por cambiar los cables será alto. Algunos empleados fumadores no estarán de acuerdo.

Habría que interrumpir la producción por cambia la tubería. Habría que trabajar sin techo por un largo tiempo.

Acceso Físico

 

Fallo de Equipo

Ingreso de personas  desconocidas no autorizadas. Ingreso de empleados sin permiso a otros departamentos. 

 Equipo antiguo o ya desactualizado.  Falla eléctrica que provoca un corto circuito a todo el equipo.





No hay un letrero  Poner un letrero que diga que encima de las diga solo puertas que diga personal “No Pasar, Solo autorizado. Personal Autorizado”. Empleados que entren solo a  Multar a esos molestar el empleados que trabajo de sus incumplan pasar sin compañeros de ser invitados. empresa.







Se compró un equipo ya viejo y no se investigó a la hora de comprarlo. Los cables generales estaban cerca de un charco de agua y se quemaron.



Reemplazar el equipo que este fallando por uno más actualizado y en buen estado. Secar el charco de agua, reemplazar los cables quemados y alejarlos del piso.





nuevo. Contratar a alguien que haga los letreros y colocarlos en las puertas. El mensaje será claro. Si se detecta que han incumplido con entrar a áreas no autorizadas, multarles o despedirles si es muy grave. Investigar que equipos son los que necesitan un reemplazo, hacer un presupuesto, comprarlos y tirar a la basura los viejos y defectuosos. Ver si no hay goteras que provoquen charcos de agua, hacer un presupuesto de la compra de nuevos cables











No habrán excusas a la hora de querer entrar a un área no autorizada. Se evitarán confrontaciones futuras de empleados.

Los equipos estarán más actualizados y tendrán menos fallas. Se evitaran accidentes eléctricos, se cuidara la salud de los empleados y el equipo de todo el almacén







Que no sean lo bastante visibles para verlos. Los empleados que incumplan con entrar a áreas prohibidas se sentirán rechazados y harán relajo por eso.

Se tendrá que recomprar un nuevo equipo, que se pudo evitar sabiéndose informar por profesionales informáticos. Si el problema es grande se tendría que cambiar muchos cables eléctricos, eso conllevaría a no poder trabajar en el almacén de inventarios.

Protección Corriente Eléctrica





Personal



Un empleado pasa  cerca de un cable suelto y se electrocuta y pretende demandar a la empresa. Los cables eléctricos que dan luz a la empresa, se  electrocutan por antigüedad o por contacto al agua.

El empleado estaba oliendo cables quemados en un equipo, va a ver y se electrocuta al pisar uno de ellos. Los cables llevan muchos años funcionando y ya les llegó la hora de cambiarlas o tuvieron contacto con una tubería rota.



Una pelea entre  compañeros de trabajo en el almacén del inventario, que por ahora es verbal pero

Discusiones personales, laborales o simplemente no hay química con ninguno de ellos.





Pagarle la cuenta  del hospital al empleado, pagarle los meses que este sin poder trabajar y así evitar una demanda. Llamar a un electricista profesional para que haga una revisión completa  y calcular cuánto tiempo llevara reemplazarlos y cuanto costara.

Hacerle una llamada de atención por parte del gerente, amenazarles de suspensión y si no



eléctricos, reemplazar los quemados y colocar los nuevos. La empresa pagara la cuenta del hospital y le dará el sueldo en los meses de recuperación para así evitar que demande a la empresa y evitarles una mala publicidad. Llamar al electricista que mire cuánto costará y cuánto tiempo llevará cambiarlos, y si valdrá la pena cambiarlos en ese momento.

Darles una llamada de atención por parte del gerente, él les dirá que deben







Nos evitaremos una demanda y el empleado saldrá ganando. Al cambiar los cables, harán que la empresa no se preocupe en que se arruinen o que se quemen.

Con esta forma de llamar su atención, se evitarían problemas entre empleados y ya no afectarían a la



Sera un gasto innecesario por un empleado descuidado y que demandara solo por sacar beneficios. El presupuesto será alto, ya que cambiar cables eléctricos supondría retrasar la producción de textiles y todo su proceso, un costo alto.





Los empleados no aceptarían las reglas que les impartamos, se enojarían y harían protestas o algún acto que perjudique a la

que si no se les llama la atención provocaría una pelea física.

se solucionan las cosas despedirlos para que no afecten a sus demás compañeros.

arreglar sus diferencias lejos del almacén del inventario ya que no se aceptaran ningún conflicto que afecte la producción de los textiles.

producción.

empresa.

2. Seguridad datos (procesamiento y almacenamiento de información) En este inciso debemos establecer si existe riesgos en la seguridad de los datos de la empresa, sea en forma física (documentos) o electrónica, o en la forma de almacenamiento, debemos tomar en cuenta los Backup´s si son o no realizados en la empresa o área, y donde van a ser almacenados o guardados estos. Se debe garantizar la integridad y exactitud de la información, se debe incluir controles de seguridad de accesos y tomar en cuenta los siguientes aspectos: 

Ingreso inadecuado de datos.

DESCRIPCION DEL RIESGO Los empleados no tienen experiencia al ingresar los datos del inventario al equipo de cómputo.



CAUSAS No se preocupan en seguir un orden, lo registran en forma física, olvidan de que se trataba la información y a la hora de ingresarlo al sistema lo ingresan sin saber que es o si va en el lugar correcto.

SOLUCION Darles un aviso que hay un proceso correcto de utilizar los datos, y si no lo utilizan serán remplazados por alguien más competente.

Almacenamiento inadecuado de datos.

DESCRIPCION DEL RIESGO Las computadoras pueden tener un almacenamiento grande pero no infinito es por eso que hay que optimizar su almacenamiento, si al almacenar los datos del inventario se almacenan en cualquier parte, no se crea una carpeta específica para esos datos, podrían ocurrir pérdidas o no se podrían encontrar los datos cuando se necesiten.



SOLUCION Darles a los empleados que tengan que ingresar datos importantes al equipo de cómputo una capacitación sobre esta área solamente y si no aceptan pedirles su renuncia.

Proceso inadecuado de datos.

DESCRIPCION DEL RIESGO Los empleados que tiene la obligación de ingresar datos, que lo saben hacer pero que no siguen un procesamiento lógico y no guiado, podrían ocasionar perdida de datos o manipulación de datos sin que ellos lo sepan.



CAUSAS No se les instruyo en esta área o fue un error contratarles sin saber si ellos tenían la experiencia necearía para hacerlo.

CAUSAS El empleado solamente cree que tiene la obligación de almacenarlos y no ordenarlos, si los datos no tienen un orden, al intentar encontrarlos, no se podrán encontrar y provocaría un conflicto.

SOLUCION Avisarle al empleado que tiene que crear una forma de ordenar los datos, por fechas, por nombre, por carpeta, por producto, por cantidad, lo que sea, pero que no sea al azar.

Copias inadecuadas de seguridad de datos.

DESCRIPCION DEL RIESGO Los datos del inventario son importantes para la empresa, se deben crear copias de seguridad de cada información de los productos, su cantidad y su existencia que quedan. Si solo se copian los datos a una USB, la información se podría perder fácilmente, ya que es algo físico y que no es

CAUSAS Los empleados que se encargan de ingresar, almacenar y guardar los datos del inventario, no se les ocurre otra forma de salvarlo que, en un USB, se llevan a su casa la información creyendo que estará segura y lo pierden, y esa información ya no está disponible en el equipo de cómputo por poca memoria.

SOLUCION Ahora existen el almacenamiento en la nube, que es más seguro, por mi experiencia la mejor opción es ONEDRIVE, un empleado tendría una cuenta única que lo crearía la empresa para que almacenase todos los datos y sería más beneficioso ya que se pueden pagar cuotas para que

recuperable.

aumente la capacitad de almacenamiento en la Nube.



Salida inadecuada de datos.

DESCRIPCION DEL RIESGO Cuando se requieren los datos del inventario, como están desordenados los datos, a la hora de sacarlos, la información no es la que se quería, y ya hay sería difícil encontrar los datos y darle a la persona que lo quiere lo que realmente desea.



CAUSAS El empleado que creíamos trabajaba solo para nosotros, en realidad trabajaba en otra empresa de textiles y que se había infiltrado al almacén de inventarios para robar los datos de los productos. Y que serían usados en nuestra contra, en el mercado.

SOLUCION Contratar una empresa de informática que se especialice en el área de antivirus, recomiendo personalmente el antivirus 360 TOTAL SECURITY y contratar su versión para empresas ya que su antivirus es uno de los más poderosos y en su versión de empresas localizaría el origen del virus y se tomarían acciones legales en contra de los culpables.

CAUSAS El empleado solo quiera dinero o provocar un caos en la empresa, puede estar mentalmente mal, o solo quiera hacerle daño a la empresa. O simplemente está ahí por el dinero y por ellos manipula los datos haciéndolos inútiles.

SOLUCION Tener más control a la hora de contratar personal, revisar sus antecedentes penales, hacerle una revisión psicológica. Hacer revisiones a las computadoras si no han manipulado los datos, o hacerles la auditoria a los ordenadores mensualmente.

Uso malicioso.

DESCRIPCION DEL RIESGO Un empleado solo quiera robar los datos del inventario para su propio beneficio como: venderlo a una empresa de textiles o publicar los datos en la red. O solamente manipular los datos que se almacenen y así provocar caos.



SOLUCION Como se mencionó antes, ordenar los datos de acuerdo a su fecha de ingreso, peso, capacidad, existencia, precio, o calidad, pero algún orden que sirva para guiarme al encontrar un dato especifico y que la salida sea exacta.

Infiltración (Intrusos o accesos no autorizados.)

DESCRIPCION DEL RIESGO Un virus de la competencia que algún empleado trabaje discretamente con ellos, implicaría que los de la competencia sepan de nuestro inventario y de nuestros movimientos con él. El virus, seria inyectado en el ordenador que utilicemos para almacenar los datos importantes del inventario, sería un virus especifico de copia de datos sin ser detectado por un antivirus normal.



CAUSAS El desorden provoca caos, si se quiere una información específica, al intentar buscarlo y encontrar lo que sea cree es la información que quiere la persona, resulta que no es lo que estaba buscando, esto provocaría pérdida de tiempo y desconfianza para la empresa.

Divulgación de datos.

DESCRIPCION DEL RIESGO El empleado solo quiere hacerle daño a la empresa, roba la información usando una USB específica para robar datos, las roba y las púbica en la red o en su Blog.

CAUSAS Solo busca hacerle daño a la empresa o un beneficio económico por la información que posee, no le importa los problemas que pueda causar.

SOLUCION Tener más seguridad física en las instalaciones, por si observan algo raro. Contratar a personas que no tengan antecedentes legales y una forme de pensar positiva.



Vigilancia e intercepción de las comunicaciones de datos.

DESCRIPCION DEL RIESGO Los departamentos se conectan entre sí para trabajar en conjunto, la junta directiva necesita de los datos del inventario, para hacer cuentas y revisar si todo está correcto. Sin ninguna vigilancia eso datos que se envían podrían ser hackeados y ser divulgados por la internet.



CAUSAS Hackers contratados por empresas competidoras, quieren los datos de los inventarios para tener una estrategia de ataque contra nuestra empresa.

SOLUCION Cuando se quieran pasar los datos la forma mar rápida y cómoda seria mandándolo por correo electrónico, un resumen de toda la información de los inventarios, un correo privado, creado para la empresa y sus departamento, pero antes de eso se debe crear una vigilancia, se deben poner a cargo uno o dos personas para que reciban el correo, revisen que los datos no estén manipulados y que el mismo archivo que traiga los datos no tenga una infección de algún virus, al terminar la intercepción y revisión se le envía directamente a la junta directiva o a otro departamento. Esto evitara que los datos sean falsos, manipulados, poco explicativos, etc.

Acceso no autorizado a información confidencial.

DESCRIPCION DEL RIESGO Un empleado supo entrar en el sistema informático, pudo robar información más allá de su puesto, vio proyectos futuros, cuentas bancarias, nombre de los accionistas, las direcciones de sus compañeros, etc. Esa información es un delito que se debe pagar.

CAUSAS El empleado tiene conocimientos tecnológicos muy avanzados, fácilmente pudo entrar al sistema de información confidencial.

SOLUCION Contratar a un especialista en ataques hackers, dar una solución a los ataques informáticos.

3. Seguridad de procedimientos (normas que deben considerarse para resguardar la seguridad del nuevo sistema de información) 

En este punto debemos evaluar los procedimientos realizados dentro de la empresa, evaluando si ellos conllevan a un riesgo. Los procedimientos que se hacen en la empresa, no conllevara un riesgo si se realizan como fue planeado, si el sistema de control de inventarios funciona como fue construido para no tener riesgos, los empleados saben del almacén saben cuál es su tarea.



Esta se refiere a la vigilancia con las normas y procedimientos establecidos dentro de la organización. El gerente del almacén de inventarios sabe cómo actuar cuando los empleados incumplan o no quieran cumplir con las normas que se impartieron para mantener orden y control en todo el sistema de los inventarios.



Los aspectos tomados en cuenta para la seguridad de datos pueden arriesgar la seguridad administrativa de la empresa y a sus procedimientos. No tiene que hacerlo, la seguridad administrativa tiene sus propios métodos de seguridad, en el área de inventarios si hay un ataque para robar los datos solo le afectaría a esta ya que en el área administrativa no tendrían por qué tener los datos de inventarios tan fácilmente.

RIESGOS Mantenimiento de equipo Controles de usuarios Personal de la Organización Administración de la seguridad del sistema computacional

DESCRIPCION DEL RIESGO Los empleados no saben correctamente arreglar el equipo. Que los usuarios no sepan cómo utilizar las herramientas que se les da. Que no cumplan con las normas de la empresa. Fallas a la hora de colocar seguridad en las computadoras, no tener idea de cómo usar el sistema operativo del sistema computacional.

Distribución de Software.

Se entrega el software equivocado al usuario.

Controles de Operación.

Las operaciones se hacen lentas por los empleados deprimidos.

CAUSAS No tienen el conocimiento para darles mantenimiento. No haberles enseñado a cómo utilizar estas herramientas personalmente. No entiendan o no lean las normas de la empresa. Las computadoras no sean capaces de mover el programa de seguridad, el sistema operativo es muy complejo para la administración de seguridad. No se entiende el puesto de él y si necesita este software en particular. No hay motivación para realizar las operaciones, no hay un

control eficaz que lo haga.

4. Identificación de puntos de riesgo y controles.  Definición de los puntos de Riesgo en el Sistema. En una copia del Diagrama de Flujo de Datos (Gane-Sarson) del sistema propuesto en la tarea entregable 1 debe identificar los puntos de riesgo (mínimo 3).

R3 P1 El Departamento de Producción, termina el producto.

F1

Revisar y Registrar Producto

P2 F2

P3 F4

F6 Control de Inventario

Ingreso de Productos al Almacén.

R1

P4 F8 Solicitud de Producto

Se carga y se lleva al Cliente.

F5

R2

F3 A

F7

Revisar y comprobar el Producto

ASe guarda en el almacén de Inventarios. A

Se guarda en el almacén de Inventarios

Opciones para eliminar, controlar y evitar riesgos:

Riesgo Ingreso de Productos al Almacén.

Nivel 3

Opción para Eliminar Productos defectuosos

Consulta en Almacén de Revisar y comprobar el Producto

2

Eliminar Productos que arruinen la productividad en el control de inventarios.

Se carga y se lleva al Cliente.

1

Un accidente en el vehículo que transportaba los productos textiles que iban directo a la tienda. Los productos quedarías dañados e irrecuperables, para volverlos a usar.



Identificación de Puntos de Control.

Opción para Controlar Opción para Evitar Realizar una revisión de todos los Almacenamiento de Inventario productos que entren al inventario, si hay de productos defectuosos. productos que no estén en buenas condiciones, regresarlos al departamento de Producción. Si la revisión anterior no se encontró Que los productos defectuosos ningún producto defectuoso, aquí lo que llegasen a la tienda y eso pasaría es que el producto textil se haya perjudicaría el prestigio de la gastado pronto o que haya tardado más en empresa “TEXTILES H & A”. deshilarse o descomponerse, ahora ya están dentro del almacén y hay que eliminarlos para que no arruinen la productividad del proceso del control de inventarios. Verificar la condición del automóvil, si el Evitar un accidente conductor esta en las condiciones para automovilístico, evitar que el manejar y si los productos están bien conductor sufra lesiones colocados, en la parte trasera del coche. gravísimas. Y que los productos no salgan destruidos.

En la copia del Diagrama de Flujo de Datos (Gane-Sarson) que usó para identificar los riesgos, localizar con otro círculo (achurado o en color) los puntos de control.

R3 P1 El Departamento de Producción, termina el producto.

F1

Revisar y Registrar Producto

P3

P2 F2

F4

F8

F6

Solicitud de Producto

Control de Inventario

Ingreso de Productos al Almacén.

R1

P4

Se carga y se lleva al Cliente.

C3

C1 F5

R2

F3 A

F7

Revisar y comprobar el Producto

C2

ASe guarda en el almacén de Inventarios. A

Se guarda en el almacén de Inventarios

CONTROL 1: El riesgo descrito en el paso 2, es que, si entra productos que no tuvieron un buen tratamiento en su producción, que se le niega la entrada al inventario ya que provocaría retrasos en control de estos. Si sucediera todo el procedimiento se vería afectado y ya no se lograría la optimización.



Completar la siguiente tabla para el análisis de riesgos y controles, posterior a realizar la instalación en el diagrama de flujo de datos Subsiste Contingencia de catástrofes. Siste Control de Inventarios ma ma Analista Francisco Reyes Gudiel Fecha 20/06/2020 Nombre del Descripción Categ Control Recomendado Riesgo oría Ingreso de Realizar una revisión de todos los A Si entra productos que no tuvieron Productos al productos en buen estado y en mal un buen tratamiento en su Almacén. estado. producción, que se le niega la entrada al inventario ya que provocaría retrasos en control de estos. Si sucediera todo el procedimiento se vería afectado y ya no se lograría la optimización. Consulta en Aquí lo que pasaría es que el producto C El riesgo de que la revisión anterior Almacén de textil se haya gastado pronto o que haya haya hecho bien su trabajo, pero no Revisar y tardado más en deshilarse o evitaría que los productos puedan comprobar el descomponerse, ahora ya están dentro del dañarse en paso del tiempo, son Producto almacén y hay que eliminarlos para que no productos textiles, pueden arruinen la productividad del proceso del enredarse con otros productos, control de inventarios. pueden deshilarse, perder su calidad y verse más viejos, son productos que no fueron bien fabricados pero que tardaron en notarse su deterioro. El riesgo implica en que ya están en el inventario, eliminar a todos los productos defectuosos es la prioridad, utilizando técnicas de revisión fluida y concisa. Se carga y se lleva Verificar la condición del automóvil, si el D Es un riesgo que puede cobrar una al Cliente. conductor esta en las condiciones para vida y la perdida de los productos manejar y si los productos están bien que no se podrán recuperar. Esto se colocados. evitará haciéndole una revisión diaria a los vehículos de transporte de la empresa, verificar si el conductor no este con problemas de alcohol o de cansancio extremo, velar que los productos estén bien colocados en su sitio. Esto ayudara a que la empresa no tenga que sufrir problemas de prestigio por un accidente que se pudo haber evitado.



Rastreo de auditoria. 1

Pasos del Sistema Puntos de Riesgo Puntos de Control

2

3

4

SEMANA 8 ENTREGABLE NO.3 TAREA PARTE 7

Tema: PLAN DE CONTINGENCIAS.

Instrucciones. 

En esta parte se desarrollará el manual de contingencias basado en la definición de riesgos y controles establecidos en la tarea anterior.



Aplique los conocimientos adquiridos en el curso de Implementación y evaluación administrativa 2, por medio del estudio de la auditoria a los sistemas, para ello realice lo siguiente:

1.

Manual de contingencias.

Paso Descripción 2 Ingreso de Productos al Almacén.

X1

3

Revisar y comprobar el Producto

Contingencia Se encontraron productos en malas condiciones.

X2

El producto entro en el inventario, pero tardo en arruinarse y ahora está en el inventario.

X3

X5 Se carga y se lleva al Cliente

Tipo I1

Retirarlo y actualizar el inventario.

I2

Actualizarlo llamando a un empleado mejor capacitado en el área.

LL1

Tener empleados que se encarguen de recuperar todos los productos dañados. Llevar al conductor solamente al hospital de confianza de la empresa

I3

X4 No se actualiza el inventario diariamente.

4

Solución Removerlos antes que entren al inventario.

La carga sufrió lesiones cuando llego a la tienda.

X6

X7 El vehículo sufrió un accidente.

X8 Hubo un robo al vehículo y se llevaron todos los productos.

X9

Llamar a la policía y realizar una demanda, llevar guardias de seguridad de la empresa donde sucedió el robo.

LL2

LL3

2.

Diagrama de contingencias.

X1 2

LL1

X3 X4

3

X2

X5

I2

I1

LL2

4

3.

Tablas de llamada.

LLAMADA 1

Priorid ad 1

A Quien?

Puesto

Celular

E-Mail

Gerente de inventarios

2

Gabriel Belmont Lars Ulrich

56486546 64646121

Gabriel1@gmail. com [email protected] m

3

Lionel Messi

10254592

[email protected] om

Asistente de Inventarios y Almacén 2.do Asistente de Inventarios y Almacén

LLAMADA 2

Priorid ad 1 2 3

A Quien? Nathan Drake

Puesto

Dr. Jefe del Hospital Esperanza Gustavo Santaolalla Jefe del Depto. De Recursos Humanos Victor Sullivan Asistente del Dr. Nathan Drake

LLAMADA 3

Celular

E-Mail

41412452 54545454 46111916

[email protected] om Gustavo5@gmail. com [email protected] m

Priorid ad 1

A Quien?

Puesto

Celular

E-Mail

Donald Trump

Jefe de Bodega

2

Solid Snake

Jefe de Seguridad

3

Corey Taylor

Jefe de la Policía de la Región.

12455997 45899875 55989612

[email protected] om [email protected] m [email protected] m

4.

Tabla de instructivos.

INSTRUCTIVO 1 Paso

Responsable de la Acción

Acción

1

Gerente de bodega

Seleccionar aquellos productos defectuosos

2

Gerente de inventarios

Si lo productos defectuosos se pueden reutilizar.

3

Gerente de inventarios

Encontrar el culpable de que los productos estén defectuosos, sea una persona o el mismo equipo.

Qué hacer si no se logra. Poner en pausa la entrada de los productos a los inventarios. Tirarlos a la basura o donar la tela a un servicio comunitario. Hacer una Auditoria al departamento de producción.

INSTRUCTIVO 2 Paso

Responsable de la Acción

Acción

1

Gerente de inventarios

Ordenar que se haga revisión y

Qué hacer si no se logra. Parar la revisión del

2

Asistente de Inventarios y Almacén

3

Gerente de bodega

se retire los productos defectuosos inmediatamente. Chequea el inventario para que no haya sobrantes de productos defectuosos.

Avisar a los empleados que, si ven que los productos textiles no se ven en perfectas condiciones, aviar al gerente de inventarios.

inventario hasta que se controle la situación. Dejar el inventario como esta y aceptar la culpa si un cliente recibe un producto averiado. Separar y guardar esos productos defectuosos, hasta que un superior diga que hacer.

INSTRUCTIVO 3 Paso

Responsable de la Acción

Acción

1

Vendedor

Llamar a la empresa para que recojan el producto dañado

2

Vendedor

3

Gerente de inventarios

Retirar de la tienda todos los productos que presente alguna avería. Mandar unos empleados que vayan por la mercadería dañada.

Qué hacer si no se logra. Guardarlo en la bodega de la tienda hasta hacer contacto con la empresa. Solamente guardarlo hasta que sea adecuado deshacerse de ellas. Ordenarle al vendedor que retire todo el producto dañado posible hasta que puedan llegar los empleados.

5.

Informe Final de Auditoria:

Informe final del caso.

Nombre de la empresa: TEXTILES “H & A”.

Tema del Informe: No contar con un control de Inventarios de Mercadería. Fecha que corresponden los datos: 20 de octubre de 2020 Descripción del Trabajo realizado: La empresa Textiles “H & A” se dedica a la comercialización y exportación de productos textiles, son una de las más grandes empresas textileras de Guatemala, por esa razón los pedidos fueron más constantes hasta no poder controlar lo que entraba al almacén y lo que salía, la maquinaria y el personal del almacén no era suficiente y no tenían el conocimiento apropiado para manejar los inventarios correctamente, por ello la empresa no podía satisfacer la necesidad de todos sus clientes. Por eso mismo se realizó una restructuración en el departamento de logística y manufactura, para que se optimicen en el área de inventarios. Se implementó una revisión diaria de los productos que entren en el almacén, una asesoría a los empleados sobre inventarios, capacitaciones para el buen uso del equipo de trabajo, registrar y evaluar si los productos cumplen con los estándares y si cumplen registrarlos a la base de datos del inventario para su futuro uso. Objetivos que se persiguen a corto plazo y largo plazo: A corto plazo se debe conseguir una mejora en el traslado de la mercadería a las diferentes tiendas. A largo plazo conseguir que se optimice al máximo el inventario, que los empleados sepan que hacer en situaciones de emergencia y como usar correctamente los equipos de cómputo para el registro de la mercadería. Identificación del problema: El problema principal era, que el área de Inventarios no tenía una organización organizada, no se tenía a un jefe o encargado que supiera dar las ordenes a sus empleados, no había un sistema de información que ordenara y almacenera todos los datos de cada producto y los empleados no tenían conocimiento sobre cómo usar el equipo de cómputo, los vehículos para transportar maquinaria y no tenían interés en controlar el inventario. Conclusiones: La empresa se encuentra en mejor estado, con la implementación del control de inventarios ahora la mercadería entra más rápido al almacén, se procesa más rápido, no hay complicación a la hora de registrarla, los empelados saben cómo dirigirse para trabajar mejor, la producción se ha agilizado más, los nuevos encargados han hecho un buen trabajo, la salida de la mercadería ahora es más fluida y menos tediosa, los productos