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08/02/09

MFG

REV

Fecha

Elaborado

RRE Revisado Calidad

CHF Revisado SSO Y MA

RC Revisado Terreno

AVG Aprobado Administrador

NOTAS

140451 MC-CAL-P001-I-001

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS PROYECTO PDA FASE I CODELCO CHILE - DIVISION ANDINA

UNIDAD O ÁREA GESTION DE CALIDAD

DESCRIPTOR OPERATIVO

PÁGINA

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ELABORACION DE DOCUMENTOS

1.

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OBJETIVO

Establecer las disposiciones relativas al formato, contenido, codificación, carátula y metodología para la elaboración de documentos de la empresa Salfa Montajes S.A. 2.

ALCANCE.

El procedimiento se aplica a las actividades a realizar en el proyecto PDA fase I en Codelco Chile División Andina. 3.

RESPONSABILIDADES.

Responsabilidad Supervisa cumplimiento Participa Procedimiento

AO JCC JCE JCO JSSMAC JSSMAE JSSMAO RA DOC EMP

AO

JCC

JCE

JCO

JSSMAC

JSSMAE

JSSMAO

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

RA

DOC

EMP

X

X

X

: Administrador Obra : Jefe Calidad Corporativo : Jefe Calidad Empresa : Jefe Calidad Obra : Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Corporativo : Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Empresa : Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Obra : Responsable de Área, (Jefe Terreno, Jefe de Área) : Cualquier persona perteneciente a empresa designada para elaborar o modificar un documento : (Empleado): Cualquier persona que pertenezca a la empresa

Para efectos de funcionamientos y responsabilidad por cargo, se considera a las empresas subcontratistas como parte integrante de Salfa Montajes S.A. y por lo tanto deben asumir las mismas responsabilidades por cargo, independiente del lugar en que desempeñe su labor, siempre que sea para el proyecto. En caso de ausencia del cargo, el superior jerárquico será el que asuma las responsabilidades dispuestas 2.

METODOLOGÍA 4.1

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS OBRA.

1.- Al inicio de Obra el Jefe de Calidad de Obra (JCO) elabora junto a Equipo de Obra el Plan de Calidad de la Obra, donde especifica condiciones propias de la obra. 2.- LA DOCUMENTACIÓN ELABORADA E IMPRESA EN OBRA DEBE LLEVAR LOGO DE EMPRESA OPERATIVA QUE ESTABLECE LA RELACIÓN CONTRACTUAL. 3.- En caso de Procedimientos/Instructivos Operativos, el Jefe de Calidad de Obra (JCO) junto con JTER / AO analizan los procesos verificando la necesidad de procedimientos / instructivos operativos. Al definir que procesos requieren de procedimiento/instructivo, el JCO debe verificar en base de datos los procedimientos existentes. (Esta información se especifica en Plan de Inspección y Ensayo (PIE)). Como definición se entiende por procedimiento al “documento que define dónde, cómo, cuándo y quienes realizan un determinado proceso o trabajo” y por instructivo al “documento que define las prácticas, metodología detallada, el cómo se realiza un proceso o actividad específica”. Es decir el instructivo se debe realizar cuando es necesario especificar en detalle la metodología de trabajo. Si es necesario el instructivo debe ser explicado mediante un diagrama de flujo o esquema de trabajo. El objetivo del instructivo es facilitar la comprensión de la metodología de trabajo de la actividad o proceso descrito, a los involucrados directamente en su ejecución. El instructivo debe contener en detalle todos los antecedentes y/o referencias que permitan aclarar al ejecutor especificaciones sobre la metodología. (Ej: jefes de área, supervisores, capataces, trabajadores).

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4.- Si el procedimiento existe el JCO junto con JTER o AO debe revisarlo y adaptarlo a condiciones de operación del proyecto. 5.- En caso de no existir el procedimiento/instructivo, el JCO debe solicitar la creación de metodología de trabajo a Jefe de Terreno (JTER) o Responsable de Área (RA). 6.- Una vez definida la metodología el JCO debe solicitar a Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional & Medio Ambiente de Obra (JSSMAO) que revise las actividades definidas en procedimiento/instructivo, para definición de estándares de seguridad, salud y medio ambiente y posibles observaciones. 7.- Posteriormente el JCO revisa procedimiento/instructivo, elabora listas de verificación y protocolos (en caso de ser requeridas) y emite el documento para revisión y aprobación final. 8.- El Administrador de Obra (AO) debe revisar y aprobar los procedimientos/instructivos emitidos. 9.- El JCO debe enviar en forma mensual los documentos generados en obra a JCE correspondiente. 10.- Una vez aprobado el JCO debe controlar y distribuir de acuerdo a procedimiento de control de documentos y registros. 4.1.1 Seguridad, Salud Ocupacional (SSO) y Medio Ambiente (MA) 1.- Al inicio de la obra el JSSMAO analiza la necesidad de nuevos procedimientos. (En base a las necesidades detectadas en la etapa de Identificación, Evaluación y Control de Peligros y Aspectos) 2.- El JSSMAO elabora procedimiento y envía para revisión y aprobación (ver anexo B matriz de responsabilidades de revisión y aprobación). 3.-

Una vez aprobado el JSSMAO debe controlar y distribuir de acuerdo a procedimiento de control de documentos y registros.

4.2. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS La modificación de un documento genera una nueva revisión, la cual se identifica en el recuadro REV y MODIFICACIONES, en la portada del documento. 4.2.1 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN OBRA. LAS OBRAS SÓLO PUEDEN MODIFICAR DOCUMENTOS OPERATIVOS GENERADOS EN OBRA Y NO LOS CORRESPONDIENTES A SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA. 1.- Para modificar un procedimiento/instructivo operativo en obra, el EMP debe enviar solicitud de modificación a JCO. 2.- El JCO revisa y consulta con RA 3.- Si el RA aprueba modificación el JCO emite nuevo documento para aprobación. El AO revisa y aprueba el procedimiento/instructivo. 4.- Si el RA no aprueba modificación, JCO informa a EMP la respuesta a su solicitud. 5.- En caso de necesitar modificar documentos del SISTEMA DE GESTIÓN, el JCO debe enviar solicitud vía email a JCE, especificando claramente documento a modificar. 6.- El JCE analiza solicitud y consulta a RA correspondiente.

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7.- En caso de aceptar modificación el JCE responde a JCO y el JCE ingresa documento a sistema de control de documentos. Las modificaciones o referencias a éstas se deben especificar en columna de “MODIFICACIONES”, en carátula del documento. 8.- En caso de que la respuesta sea desfavorable el JCE informará a JCO las razones de la respuesta. 4.2.1.1 Seguridad, Salud Ocupacional (SSO) y Medio Ambiente (MA) 1.- Para modificar un procedimiento/instructivo el EMP debe enviar modificación vía email a JSSMAO para su revisión. 2.- Si el JSSMAO aprueba modificación, emite documento y envía para aprobación final (ver Anexo B). 3.- Una vez aprobado el documento el JSSMAO debe ingresar documento a sistema de control de documentos.

3.

SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

No aplica.

4.

REFERENCIAS

MC-CAL-P002 Control de Documentos y Registros. MC-CAL-I001 Documentación de Procesos. Formato Documentación de Procesos. Formato Instructivo Operacional (Obra). Formato Documentación de Procedimientos A y B. Circular N° 72 VCPEmisión de Procedimientos integrados 7

REGISTROS NA

8

ANEXOS

Anexo A Matriz de responsabilidades de revisión y aprobación Anexo B Formato de Carátula de los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad Corporativo; Formato de Páginas de los procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión de Calidad Corporativo. Anexo C Formato Páginas Anexo D Estructura de Procedimiento e Instructivo Anexo E Circular N° 72 VCPEmisión de Procedimientos integrados

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ANEXO A MATRIZ DE RESPONSAB ILIDADES DE REVISIÓN Y APROBACIÓN Cargo que Revisa JCC/JPC/GP/GA Construcción Procedimiento e Instructivos GG/RA/JCC Procedimientos de Gestión de Seguridad & Salud JSSMAC Ocupacional Procedimientos de Medio Ambiente JSSMAC Documentos en general GG/RA/JCC Ingeniería ( Dinahue) Normas de Construcción GE/GIP/GT Procedimiento e Instructivos CI/GE/GIP Especificaciones JP/JE/GE Documentos en general GE/GIP/GT Salfa Gestión Procedimientos e instructivos GEMP/GA/SUBG/JCE Listados de Control GA/SUBG Diagramas de Flujo GA/SUBG Documentos en general GEMP/GA/SUBG Staff Corporativo Documento Proceso JCE/RA Procedimiento e Instructivo JCE/RA Documentos en General JCE/RA Maqsa Procedimiento e Instructivos GEMP/JO/JCE Documentos en general GEMP/JO/JCE Empresas Operativas (Obra) Procedimiento e Instructivos JTER ( o responsable) Plan de calidad JCO/AO Plan de Seguridad & Salud Ocupacional JSSMAO Plan de Medio Ambiente JSSMAO Manual de Gestión

Document o

Cargo que Aprueba GC/GG/GEMP/GIC GC/ GEMP GC G C GC/GEMP GI C GI C G E GI C GEMP/GA/SUBG GEMP/GA/SUBG GEMP/GA/SUBG GEMP/GA/SUBG RA/G A RA/G A RA/G A GEM P GEM P AO AO/GP AO/GP AO/GP

NOMENCLATURA GGC: Gerente General Corporativo GGU: Gerente General Unidad de Negocio (Ingeniería &Construcción, Inmobiliaria, Salfa Comercial) GGL: Gerente General Línea de Negocio (Construcción) GGE: Gerente General Empresa GE: Gerente Estudio GT: Gerente Técnico Ingeniería y Construcción GIP: Gerente Ingeniería de Proyectos GP Gerente de Proyecto JO: Jefe de Operaciones Maqsa GA: Gerente de Área RA: Responsable de Área (Jefe o subgte de area)

JE:

Jefe Estudio de Especialidad

JSSMAC: Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional & Medio Ambiente Corporativo JSSMAE: Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional & Medio Ambiente Empresa JSSMAO Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional & Medio Ambiente Obra AO Administrador de Obra JTER Jefe de Terreno JCC Jefe de Calidad Corporativo JCE Jefe de Calidad Empresa JCO Jefe de Calidad Obra CI: Contralor Ingeniería JP: Jefe Estudio de Proyecto

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JA:

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Jefe de Área

ANEXO B FORMATO DE CARÁTULAS Uso de Logos en procedimientos PARA CUALQUIER DOCUMENTO GENERADO EN OBRA EL LOGO ES EL DE LA EMPRESA QUE ESTABLECE LA RELACIÓN CONTRACTUAL. EN CASO DE OFICINA CORRESPONDE A LOGO DE EMPRESA CORRESPONDIENTE, EN CASO DE STAFF CORPORATIVO SE USA LOGO DEL GRUPO SALFACORP. Formato de carátula de los documentos del Sistema Los tipos de Fuente, Tamaño y Estilo se establecen en el formato que se incluye en este anexo. Datos de la configuración de página. Márgenes Superior 2 cm Inferior 1,5 cm Izquierdo 2,5 cm Derecho 2 cm Encuadernación 0 cm -

Desde el borde Encabezado Pie de página

0 cm 0 cm

-

Tamaño del papel Carta (216 x 279 mm)

-

Orientación Vertical u horizontal en dependencia de las características del documento.

-

Tipo de línea utilizada en la tabla Internas: Línea continua, grosor 1 ½ punto. Externas: Línea continua, grosor 2 ¼ punto.

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LOGO EMPRESA

REV

FECHA

( Inicial de persona que elabora) ELABORADO

( Inicial de persona que revisa) REVISADO

( Inicial de persona que aprueba) APROBADO

(Datos en Times New Roman, Tamaño 8, estilo normal) MODIFICACIONES

CÓDIGO (Se escribirá el código del documento, utilizando Fuente Times New Roman, mayúsculas, tamaño 14, estilo negritas) TITULO (Se escribirá el título completo del documento de que se trate, utilizando fuente Times New Roman, mayúscula, tamaño 18, estilo negritas)

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UNIDAD O ÁREA DESCRIPTOR (Se indicará la gerencia/área/Especialidad) con la Se indica el área que describe el documento que se relaciona el documento, utilizando Fuente Times New Roman, mayúscula, tamaño 10, estilo normal)

PÁGINA X De Y

ANEXO C FORMATO DE PÁGINAS Formato encabezado de páginas de documentos LOGO EMPRESA

(Título del procedimiento en mayúsculas, Fuente Times New Roman, Mayúsculas, Tamaño 10, Estilo Normal)

Llenar codificación Rev: X Fecha: DD/MM/AA Página:1 de X

Formato encabezado de páginas de registros (Salfa Montajes, Salfa Construcción, Salfa Industrial, Constructora Novatec, PROING, MAQSA) LOGO EMPRESA

(Título del procedimiento en mayúsculas, Fuente Times New Roman, Mayúsculas, Tamaño 10, Estilo Normal)

Llenar codificación Nombre de proc./instructivo Rev: X Fecha: DD/MM/AA Página:1 de X

Formato encabezado de páginas de registros (Salfa Gestiçon Comercial, SalfaCorp Staff) LOGO EMPRESA

(Título del procedimiento en mayúsculas, Fuente Times New Roman, Mayúsculas, Tamaño 10, Estilo Normal)

Llenar codificación Rev: X Fecha: DD/MM/AA Página:1 de X

Para la información de la columna extrema derecha se utilizará Fuente Times New Roman, Mayúsculas y minúsculas, Tamaño 8, Estilo Normal. Datos de la configuración de página. -

-

Márgenes Superior Inferior Izquierdo Derecho Encuadernación

3 cm 2 cm 2,5 cm 2,5cm 0 cm

Desde el borde Encabezado Pie de página

1 cm 1 cm

- Tamaño del papel

Carta (216 x 279 mm)

- Orientación Vertical u horizontal en dependencia de las características del documento.

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- Tipo de línea utilizada en la tabla (externa e interna) Línea continua, grosor 1 ½ punto. - Pie de página Incluirá en el extremo derecho, el nombre completo del documento y se utilizará Fuente Times New Roman, Mayúsculas y minúsculas, Tamaño 6, Estilo Normal. -

Tipo de letra texto Se utiliza en los documentos letra Times New Roman, tamaño 10 ANEXO D

ESTRUCTURA DE DOCUMENTO DE PROCESO, PROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO D.1 Documentos de Proceso La estructura de Documentos de Proceso se describe en MC-CAL-I001 Documentación de Procesos. El formato establecido corresponde a Formato Documentación de Procesos D.2. Procedimientos: Existen dos estructuras para la elaboración de procedimientos D.2.1 Procedimientos empresas operativas (Formato Documentación de Procedimientos A) 1. OBJETIVO Amplía lo expuesto en el Título, expone la finalidad o propósito del procedimiento. 2. ALCANCE Indica el área o áreas y las actividades en que es aplicable y tiene validez el procedimiento. 3. RESPONSABILIDADES Se indican los cargos que tienen una participación directa en actividades de procedimiento, y los que supervisan el cumplimiento. EN ESTE PUNTO ES NECESARIO DEFINIR QUIEN PARTICIPA Y TIENE ALGUNA RESPONSABILIDAD EN EL PROCEDIMIENTO. Responsabilidad Supervisa cumplimiento Participa Procedimiento

GG X

GP X

JCC X X

JCE X X

AO X X

GG: Gerente General GP: Gerente de Proyecto JCC: Jefe de Calidad Corporativo JCE: Jefe de Calidad de Empresa AO: Administrador de Obra 4.

METODOLOGIA

Descripción y secuencia de actividades, estableciendo la descripción, responsabilidades y secuencia (orden lógico) de las operaciones que se ejecutarán. 5.

SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Se detallan en caso necesario, las medidas y medios de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente que sea necesario utilizar para ejecutar las actividades descritas en el procedimiento. 6. REFERENCIAS Precisa los documentos que complementan el procedimiento, Normas, Especificaciones, Procedimientos de

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Trabajo u otro documento. 7. REGISTROS Se nombran los registros asociados al procedimiento. 8. ANEXOS Se incluyen los croquis, diagramas de flujo y cualquier otro tipo de información que aclare la ejecución del procedimiento.

XXXXXX - EEE - IYYY LOGO EMPRESA

NOMBRE INSTRUCTIVO

NOMBRE OBRA:

REV X Pagina X de Y

FECHA

CENTRO GESTION:

1) ALCANCE:

2) RESPONSABILIDADES Responsabilidad AO JT Supervisa cumplimiento Participa procedimiento 3) ANTECEDENTES DE REFERENCIA

JA

Nombre

SUP

Capitulo

Observaciones

4) METODOLOGIA DE TRABAJO

5) DESCRIPCION MEDICIONES, INSPECCION Y ENSAYO (detalles) Descripción Inspección/ensayo

N° inspección Criterio aceptación frecuencia valor tolerancias O % control requerido

EIME Definición

Precisión

5.1) Condición de inspección y ensayo

6) SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Personal ejecución Cargo Empresa

Obs.

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7) REGISTROS, ANEXOS ASOCIADOS

Nombre Firma Fecha

ELABORADO POR:

REVISADO POR: Nombre Firma Fecha

APROBADO POR: Nombre Firma Fecha