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• Valentin Lopez

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1. EL PRESUPUESTO, LA ADMINISTRACION Y SU RELACION CON LA AUDITORIA.

1.1 El Presupuesto

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Un correcto análisis de las organizaciones necesariamente tendrá que abarcar un estudio de la administración por ser esta el mecanismo que permite a la misma el logro de sus objetivos y dentro de ella el presupuesto es una de sus herramientas fundamentales.

1. 2 Definiciones de Presupuesto

-iCharles T. Horngren: “...el presupuesto es un plan de acción cuantitativo y un auxiliar de la coordinación y el control. Los presupuestos, básicamente no son sino estados financieros anticipados, expresiones formales de los planes administrativos”

-.John R. Baatizal CPA: “... el presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones basado en una eficiencia razonable”

-Cistóbal del Rio CPA: “... la técnica de control presupuestal es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo de esfuerzo. ” -J. W. Neuner: “...El presupuesto es un estimado cuidadosamente de las condiciones futuras de los negocios. Ese estimado en una entidad de negocios tiene que incluir los ingresos, los costos probables y los gastos. Los presupuestos tienen por finalidad auxiliar a la dirección en la coordinación de sus funciones de venta, de producción y de la administración.” -Mancera Hermanos: “...El presupuesto es un plan financiero que consiste, como su nombre lo indica, en presuponer una serie de factores y situaciones con mayor o menor detalle, como base para la realización de operaciones futuras y para el control de las mismas.”

1.3 Los principales elementos del presupuesto dentro de un la administración de la empresa

-Es un plan, esto significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar. Integrador.

-Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. -Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global.

-Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran. -Coordinador. Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía.

-En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias.

1.4 Operaciones

uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.

1.5 Recursos

No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya: Presupuesto de Efectivo, Presupuesto de adiciones de activos. Dentro de un periodo futuro determinado. El Presupuesto Maestro. Está integrado básicamente por dos áreas que son: El presupuesto de operación. El presupuesto financiero. Diagrama de la secuencia del presupuesto Maestro. |

2. Relación del presupuesto y la administración para la auditoria

Se ha advertido insistentemente sobre la necesidad de lograr un mayor alineamiento entre la planificación, el diseño organizacional y el presupuesto institucional para mejorar la eficacia y la eficiencia de las organizaciones públicas, así como generar condiciones dirigidas a la implantación de un modelo de gestión orientado a resultados. Esto posibilitaría la asignación de responsabilidades sobre resultados acompañada de la correspondiente delegación de autoridad sobre el uso de los recursos. Sin embargo, son numerosas las denuncias sobre frecuentes rupturas entre estos tres ámbitos. Incluso, en ocasiones, parecieran presentarse como dominios hostiles o refractarios, aun cuando explícitamente se apuesta a una interdependencia armónica. La ponencia examina los factores que determinan si es posible una correspondencia automática y lineal entre planificación y presupuesto. Para ello identifica las debilidades más frecuentes de la Planificación Estratégica de Alta Dirección, la Planificación Operativa y la Formulación Presupuestaria, así como en las relaciones que mantienen estos ámbitos entre sí. Este trabajo enfatiza la necesidad de lograr dispositivos de diálogo entre estos dominios más que en procurar un fuerte alineamiento, ya que se trata de territorios estructurados en torno a desafíos de naturaleza diferente. Asimismo presenta algunas experiencias de países de la región latinoamericana, que a futuro pueden arrojar algunas enseñanzas en tal sentido. Objetivo del presupuesto dentro de la administración de la empresa

El objetivo de una buena administración financiera es proporcionar información con base en la cual quienes toman las decisiones sustenten juicios prudentes e inteligentes. En el sector público, sin embargo, la administración financiera ha estado más relacionada con el cumplimiento de mandatos legales que con la generación de aportes para la toma de decisiones.

Como consecuencia, muchas decisiones claves en la administración financiera dentro de la administración tienden a estar basadas más en la realidad política presente que en un análisis cuidadoso de los resultados futuros.

Esta mezcla inevitable de política y leyes de la empresa es lo que hace a la administración financiera mas aceptable y compleja que la administración financiera en el mundo empresarial.

Sin embargo, es muy importante que los objetivos de la administración financiera dentro de la empresa, incluyendo la administración financiera de proyectos financiados internacionalmente, sean formulados de acuerdo con los lineamientos de la dinámica propia de la organización.

El alcance de las responsabilidades de la administración financiera en el en la empresa incluye, entre otros elementos, el financiamiento, la custodia, las funciones analíticas y de información. Las siguientes tareas caracterizan la administración financiera en ambos sectores:

* Analizar y evaluar el impacto financiero de las decisiones administrativas, tanto antes como después de la implementación; * Garantizar el flujo de efectivo necesario para financiar actividades y operaciones planeadas; * Salvaguardar los recursos a través de controles financieros apropiados; * Proporcionar una estructura financiera para la planeación de actividades y operaciones futuras; * Administrar sistemas de procesamiento de transacciones que produzcan información para el control de operaciones y actividades planeadas; * Garantizar la legalidad y la regularidad en el uso de los fondos públicos; * Poner atención a los conceptos de eficiencia y efectividad; y * Informar e interpretar los resultados de las actividades y operaciones medidas en términos financieros y, a partir de ese momento, llevar a cabo auditorias ex post y evaluaciones.

A medida que las demandas de la organización han aumentado, y las nuevas fuentes de recursos se han agotado, ha habido un cambio de énfasis en las funciones de la administración financiera. Prácticamente todas las naciones son pobres en términos de dinero en efectivo, en relación con la demanda aceptada que se les presenta a los administraciones.

Por ello, el punto central de la administración financiera se encuentra ahora en la obtención y administración de dinero en efectivo, ya que sin efectivo, los presupuestos no pueden ser ejecutados.

2.1 Funciones de los presupuestos

1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización. 2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. 3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

2.2 Importancia de los presupuestos

Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), noutilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas 2. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. 3. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. 4. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 5. Facilitan que los miembros de la organización 6. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. 7. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. 8. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 9. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. 10. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto. 2.4 Objetivos de los presupuestos

1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas.

2.5 Finalidades de los presupuestos

1. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. 2. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. 3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 4. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. 5. Lograr los resultados de las operaciones periódicas. Clasificación de los presupuestos Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de tiempo que cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Según el sector en el cual se utilicen.

Según la flexibilidad

Rígidos, estáticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural

etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos.

Según el periodo de tiempo * A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. * A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Según el campo de aplicación en la empresa

* De operación o económicos Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: * Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. * Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. * Presupuesto de Compras Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. * Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. * Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo.

* Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos". Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. * Presupuesto de Tesorería Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. * Presupuesto de erogaciones capitalizables Es el que controla, básicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. Según el sector de la economía en el cual se utilizan * Presupuestos del Sector Público Son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el

medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.

* Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

3. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN DENTRO DE LA ADMINISTRACION.

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

La presupuestación puede fracasar por diversas razones: * Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta

los antecedentes y las causas de los resultados. * Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. * Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización. * Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. * Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. * Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. * Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación. * Cuando no se siguen las políticas de la organización.

3.1 EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

La definición de presupuesto ha sido desarrollada por autores que han investigado sobre su necesidad como herramienta de y para la gestión de cualquier empresa. Dos de ellas son: Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las

operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado y bajo ciertas condiciones, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia aplicados a cada centro de responsabilidad de la organización. (Ramírez Padilla, 1997). La presupuestación es la formulación en términos numéricos de planes para un período futuro dado. Así, los presupuestos son estados de resultados anticipados, ya sea en términos financieros -como los presupuestos de gastos e ingresos y de capital- o no financieros -como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, volumen de ventas físicas o unidades de producción- (Koontz y Weihrich, 1998).

4. El presupuesto y la administración

Para implantar un sistema presupuestario, es indispensable que la empresa cuente con un grado de organización mínimo, ya que, de lo contrario, sería necesario previamente estudiar y clasificar sus diferentes funciones, la autoridad y responsabilidad de cada cargo, la interrelación entre las diferentes funciones, la autoridad y responsabilidad de cargo, la interrelación entre las diferentes funciones, etc. Por lo expuesto, es necesario tener presente lo que la administración y el proceso de administrativo, así como sus etapas o funciones básicas.

4.1 Administración

La administración puede definirse como el conjunto de procedimientos y técnicas sistemáticamente ordenadas que conducen al mejor aprovechamiento posible de los elementos que intervienen en la estructura y manejo de los organismos sociales.

4.2 Proceso administrativo

Es la base en que descansa la política a seguir, la elección del personal que lleve a cabo esa política y la adecuada remuneración de su trabajo. Es un proceso en cadena que se ocupa de tomar decisiones y emitir instrucciones que produzcan un máximo de resultados don un mínimo de esfuerzo.

El proceso administrativo tiene cinco funciones o etapas básicas, las que se entran a conocer, juntamente con la relación del presupuesto con las mismas.

a) Planeación

Puede decirse que la planeación es el conocimiento del camino a seguir, considerando la unificación de actividades sistematizadas, mediante las que se establecen los objetivos generales de la entidad y la organización necesaria para realizarlos. Comprende la fijación de objetivos, definición de políticas y establecimiento de métodos y procedimientos.

La planeación necesita de los siguientes puntos de apoyo o bases siguientes:

1)Clara definición de objetivos. 2)Identificación y evaluación de recursos disponibles. 3)Determinación de la época en que deben realizarse los objetivos propuestos. 4)Comparación de los resultados obtenidos con los esperados. 5) Toma de decisiones.

El presupuesto como elemento de planeación, permite, elaborar un patrón o modelo de trabajo a seguir para el logro de los objetivos previamente trazados, pues, como ya se dijo, el presupuesto es un plan básica numérico que

contiene información anticipada de las operaciones que se desea ejecutar.

b) Organización

Es la estructura técnica de las relaciones entre las funciones, niveles jerárquicos y actividades de los elementos (materiales y humanos) que conforman una empresa, a efecto de obtener una máxima eficiencia dentro de los objetivos y los planes establecidos. Distribuye actividades, delega autoridades y fija responsabilidad.

Mediante la organización y de acuerdo con las necesidades especificas de la empresa, se establecen las características de las unidades de la misma, tales como ventas, producción, compras, finanzas, personal, etc.

El agrupamiento de actividades dan lugar a la creación de divisiones (departamentos, secciones) que a la vez exigen la elaboración de presupuestos para cada una de ellas.

La preparación de presupuestos para cada departamento o sección permite establecer el grado de cumplimiento de las funciones que a cada uno le son encomendadas, de modo que en determinado momento el presupuesto puede utilizarse como elementos que determine la modificación de la estructura.

c) Coordinación-Integración

La coordinación consiste en el desarrollo y armonioso mantenimiento de las actividades de la empresa, de manera que se eviten situaciones de desequilibrio entre los diferentes departamentos o secciones que conforman su organización.

Los presupuestos constituyen una ayuda coordinadora muy valiosa para lograr este equilibrio, ya que el presupuesto de un departamento se prepara con base en el de otros, de modo que se va creando una cadena dependencia entre ellos, coordinando así, todas las funciones de la empresa.

d) Dirección-Ejecución

En general, la dirección es la función ejecutiva para, como su nombre lo indica, dirigir e inspeccionar o supervisar a los subordinados, conforme a los planes establecidos. Es la realización de los planes trazados, a través de las actividades del personal.

El presupuesto coadyuda a que la dirección cumpla con su cometido, puesto que es una importantísima herramienta para la toma de decisiones, visión de conjunto de la empresa y el grado de cumplimiento de lo planeado y de las políticas a seguir.

e) Control

El control es la acción mediante la cual se establece si los planes y objetivos de la empresa se están cumpliendo. Es el proceso para determinar que es lo que se está haciendo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se lleve a cabo o de acuerdo con lo planeado.

En consecuencia el control, consiste fundamentalmente en:

1) Determinar qué debe hacerse o esperarse 2) Averiguar lo que se ha hecho 3) Comparar los resultados entre lo presupuestado y lo ejecutado 4) Aprobar o reprobar los resultados 5) Aplicar medidas correctivas

La acción controladora del presupuesto se ejerce al compararlo con los resultados reales obtenidos y determinar las variaciones ocurridas, las que al ser objeto de análisis permite dictar las medidas correctivas necesarias.

Así como para el presupuesto en general existen principios, para el control en forma particular, existen ciertas condiciones que deben observarse, que podrían llamarse “principios del control”.

1. reconocimiento 2. excepción 3. normas 4. costeabilidad 5. oportunidad

5. La Auditoria auditoría

5.1 Definiciones

-Es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados

financieros.

-Es un examen sistemático de los estados financieros, presupuestos, registros y transacciones relacionados para determinar la adherencia a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a las políticas de dirección a los requerimientos establecidos.

6. El presupuesto y su relación con la auditoria

El presupuesto se relaciona con la auditoria en el presupuesto de caja, o pronóstico de caja, es un estado de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa. Ésta lo usa para calcular sus necesidades de efectivo a corto plazo, dedicando especial atención a la planificación de los excedentes y faltantes de caja.

Por lo regular el presupuesto de caja se diseña para cubrir un periodo de un año, dividido en intervalos más pequeños. El número y tipo de los intervalos depende de la naturaleza de la empresa. Cuando más estaciónales e inciertos son los flujos de efectivo de la empresa, mayor será el número de intervalos y es necesario auditarlos. Puesto que muchas empresas se enfrentan aun patrón de flujo de efectivo estacional , el presupuesto se presenta muy a menudo con una frecuencia mensual. Las empresas con patrones estables de flujo de efectivo usan intervalos

trimestrales

o

anuales.

7. La administración y su relación con la auditoria

Se asentado que la administración tiene como fin “lograr la máxima eficiencia” de las formas sociales, esto es, obtener la máximo de resultados con el mínimo esfuerzo o recurso. Esta ley –llamada la ley de oro- tiene su más clara aplicación en la auditoria, siendo en ella donde se formuló y donde mas exactamente se aplica, por lo que se le conoce como la ley económica básica.