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El papel de la Contabilidad Administrativa en las Organizaciones Capítulo 1 Mtra. María Isabel Roca Gutiérrez 15/01/2014

Analizar el papel que desempeña la información generada por las diferentes herramientas de la contabilidad administrativa con objeto de que la empresa determine su estrategia cometititiva en un mundo integrado por bloques económicos de gran competitividad.

Capítulo 1 Introducción En esta segunda década del siglo XXI se debe reflexionar en torno a la forma en que los negocios han evolucionado, conceptos novedosos como globalización, competencia y sistemas de información hoy son parte cotidiana de las empresas. El control de la información financiera en las entidades económicas y especialmente sobre sus costos es de mucha importancia para el éxito en los negocios, tendiendo como propósito principal:  

Conocer y comprender lo que son los costos Distinguir los costos fijos y variables y aprender a calcular el costo fijo unitario, el costo variable unitario y el costo total unitario.  Calcular el costo real de los bienes o productos y de acuerdo a ello fijar precios reales y adecuados de venta.  La importancia de identificar que de los pagos realizados cuales son costos y cuales son gastos. La información financiera sirve para diversos usuarios los cuales se dividen en: 



Usuarios Internos: Son aquellas personas que laboran en la empresa y que tienen acceso a la información financiera en forma variada, es decir, información según sus necesidades particulares. Usuarios externos: Son los que se relacionan con la empresa desde afuera y se les proporciona información histórica; es decir, cuando las cosas ya han sucedido y algunos casos, reciben también información financiera proyectada. Accionistas

Administración

Empleados

Usuarios Internos

Empresa

Usuarios Externos

Gobierno

Bancos

Proveedor es

Clientes

Público en general

Sistemas de Información La información Financiera es un sistema de información que para el propósito de estudio se divide en 3 ramas 1. Contabilidad Financiera .- Sistema de información de una empresa orientado hacia la elaboración de informes externos, dando énfasis a los aspectos históricos y considerando las Normas de Información Financiera (NIF) 2. Contabilidad Administrativa.Sistema de información de una empresa orientado hacia la elaboración de informes de uso interno, que facilitan las funciones de planeación, control y toma de decisiones administrativas. 3. Contabilidad de Costos.- Sistema de información para determinar, registrar, acumular, distribuir, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. La contabilidad de costos es un hibrido de la contabilidad financiera y de la contabilidad administrativa ya que ofrece información sobre la forma en que se puede usar los costos de una compañía con fines internos y externos. Cuando se empresa con fines de contabilidad financiera, se miden los costos de producción y ventas de acuerdo a las NIF (Normas de información Financiera). Cuando se aplican internamente brindan las bases para la planeación el control y toma de decisiones.

La contabilidad Administrativa es un sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Esta rama de la contabilidad, es la que con sus diferentes tecnologías, permite que la empresa logre

una ventaja competitiva, de tal forma que alcance un liderazgo en costos y una clara diferenciación que la distinga de otras empresas. La revolución Industrial suele verse como el punto de partida de la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa surge en el momento en que los empresarios se percatan de que la situación financiera de la organización no puede ni debe darse como respuesta ante los cambios del entorno, cuando deciden actuar internamente en sus organizaciones para dirigirlas tanto financiera como operativamente. Panorama de la Contabilidad Administrativa en distintas épocas Época Situación Objetivo Primera mitad del siglo XIX Fuerte preocupación por medir Controlar lo mejor posible los y cuantificar los costos de costos para mantenerlos al fabricación, especialmente los mínimo y generar utilidades relacionados con mano de obra y materia prima Siglo XIX (finales) Los administradores de Fijar el precio correcto y utilizar grandes empresas iniciaron el al máximo la capacidad costeo a través de órdenes con instalada. el fin de conocer lo mejor posible el costo de cada una de ellas. Los gastos indirectos de fabricación comienzan a tomar importancia la sustituir mano de obra por maquinaria Siglo XX (última década) Fuerte competencia a nivel Reducir los costos mundial y características innecesarios y evitar el actuales de las empresas que subsidio de líneas, clientes, han generado nuevos retos zonas o rutas; implantar para la contabilidad sistemas para medir e administrativa en distintas incrementar la generación de áreas como costos, logística, valor. almacenaje, etc

En la época actual las nuevas tendencias en la administración de los negocios exigen que la contabilidad administrativa responda a los retos que enfrentan las organizaciones para alcanzar o mantener la competitividad; por ello es necesario que cuando se utilice cualquier herramienta de este campo de la contabilidad, se tomen en cuenta esas tendencias, de tal forma que los sistemas de información administrativa cumplan con su misión: proporcionar a los usuarios internos información relevante, útil y oportunas para ser competitivos. Mencionaremos cuales son las tendencias y retos actuales que afectan a las organizaciones económicas para poder comprender mejor la importancia de la contabilidad administrativa.

Orientación hacia los clientes

Reducción del ciclo de vida de los Productos

Organizaciones planas

El crecimiento del sector de servicios

Los desarrollos tecnológicos de los sistemas de información

“al cliente lo que pida” El incremento de la competencia, como el consiguiente aumento de las opciones de compra, ha provocado que el mercado sea cada vez más exigente en cuanto a lo que espera de los productos que le ofrecen en las empresas Los cambios tecnológicos, aunados a un fusto cambiante del mercado en cuanto a los bienes y servicios que desea, han traído como consecuencia que le ciclo de vida de los productos se acorte cada día más La forma tradicional de jerarquía de una empresa tiende ahora a ser más plana que antes, en parte debido a que las decisiones deben tomarse de forma más rápida y efectiva Ha tenido un gran crecimiento y desarrollo en décadas recientes, de tal forma que la mayoría de la población económicamente activa trabaja en él. Las redes de comunicación y el flujo de información han facilitado la expansión del intercambio global de bienes y servicios, así como la tecnología hace posible a acceder a la información en cualquier lugar y momento.

Downsizing y Outsourcing

Nuevas formas de comercialización

Enfoque en la comunidad

Estrategia que busca reducir o incluso eliminar las áreas no estratégicas de la empresa. Estrategia que permite que la empresa se dedique exclusivamente a su principal área de competencia y deje actividades que no están relacionadas con la proceso de satisfacción del cliente a personal externo. El llamado comercio electrónico o ecommerce, ha cambiado el paradigma de que las empresas deben contar con un local para realizar sus ventas. La filosofía de responsabilidad social se ha extendido a muchas empresas.

Es importante mencionar las diferencias que existen entre las actividades de la empresa comercial y la empresa de transformación: La empresa comercial tiene como principal función económica actuar como intermediario; es decir, compra artículos elaborados para después revenderlos, básicamente en las mismas condiciones. La empresa de transformación se dedica a la adquisición de materias primas para transformarlas física y/o químicamente y ofrecer un producto, a los consumidores, diferente al que la empresa adquirió. Función de Compra Factura del Proveedor

Funcion de venta y administración

Erogaciones de Compra

Gastos de venta

Almacén de Mercancías

Gastos de Administración. Gastos Financieros Costo total

Función de Compra Factura del Proveedor Erogaciones de Compra Almacén de Materias primas

Función de Producción Materia prima Mano de Obra Cargos Indirectos Almacén de Productos terminados.

Función de Venta y Administración.

Gastos de Venta Gastos de Administración Gastos Financieros. Costo total

La primera función está constituida por la compra de materia prima, cuyo costo se forma por el precio de adquisición facturado por los proveedores, más todos aquellos costos inherentes al traslado de la materia prima hasta la propia empresa, tales como fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, seguros, etc. Esta función termina en el momento en que la materia prima llega al almacén y se encuentra en condiciones de utilizarse en el proceso de Producción. La segunda función es propiamente es la función de producción o manufactura, que comprenden el conjunto de erogaciones relacionadas la conservación de la materia prima en el almacén, la transformación de éstos en productos terminados mediante la incorporación de la mano de obra y un conjunto de gastos de fabricación, esta función concluye en el momento en que los artículos terminados se encuentran en el almacén disponibles para la venta. La tercera función es la de venta y administración y comprende la suma de erogaciones referentes a la guarda, custodia y conservación de los artículos terminados; su publicidad y promoción; el empaque, despacho y entrega de los productos a los clientes; los gastos del departamento de ventas; los gastos por la administración en general y los gastos por el financiamiento de los recursos ajenos que la empresa necesita para su desenvolvimiento. Objetivos de la Contabilidad Administrativa El objetivo principal de la contabilidad financiera es medir correctamente la utilidad. Por su parte los objetivos de la contabilidad administrativa son más amplios, pues se enfocan en 6 procesos fundamentales para la empresa.

Diferencias entre la contabilidad administrativa y la contabilidad Financiera

A pesar de que la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa se originan de un mismo sistema de información, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tienen diferencias, que se deben conocer:

Similitudes entre la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa Al igual que existen diferencias entre los tipos de contabilidad, existen similitudes o igualdades entre ellas: a) Tanto la contabilidad financiera como la contabilidad administrativa se apoyan en el mismo sistema contable de información, amabas parte del mismo banco de datos b) Se puede observar que ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en manos de los administradores; la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos llegando al conjunto total de la empresa. Contabilidad de Costos La contabilidad de costos es un sistema de información para predeterminar, registrar, acumular, distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producción, distribución, administración y financiamiento.

Se relaciona con la acumulación, análisis e interpretación de los costos de adquisición, producción, distribución, administración y financiamiento, para el uso interno de los directivos de la empresa para el desarrollo de las funciones de planeación, control y toma de decisiones Objetivos de la Contabilidad de Costos

Del lado izquierdo tenemos los costos que serán útiles para la contabilidad financiera y del lado derecho para la contabilidad administrativa. .

El papel de la Contabilidad Administrativa en el Proceso Administrativo El papel de la contabilidad administrativa es el de proporcionar soporte a la toma de decisiones de la empresa, ésa es su razón de ser. La contabilidad administrativa se enfoca básicamente al futuro de la organización; por ello, es indispensable establecer la relación de la contabilidad en el proceso administrativo. El papel de la Contabilidad Administrativa en la Planeación La planeación es el diseño de acciones con el fin de alcanzar los objetivos deseados en un periodo determinado. La contabilidad administrativa se enfoca especialmente en la planeación a corto plazo, básicamente en lo referente a la operación de la empresa, usando diferentes herramientas tales como los presupuestos, el modelo costo – volumen – utilidad, etc

Respecto al presupuesto, es importante definirlo como la herramienta que traduce a un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la alta administración, cuyo fin es colocar a la organización en un determinado nivel durante cierto período. Los presupuestos y el modelo costo – volumen – utilidad, son las que apoyan desde el punto de vista de información a la planeación. El papel de la Contabilidad Administrativa en el Control. Control administrativo: proceso mediante el cual la administración se asegura que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la organización. La presencia de la contabilidad administrativa se hace necesaria para un mejor control. Una vez que la operación ha sido concluida, se miden los resultados y se comparan con un estándar fijado previamente con base en los objetivos planeados. El estándar surge al utilizar cualquiera de las siguientes herramientas: los costos estándar, los presupuestos, el establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etc. El control administrativo se efectúa a través de los informes que genera cada una de las áreas o centros de responsabilidad: esto permite detectar síntomas graves de desviaciones y conduce hacia la administración por excepción por parte de la alta gerencia. El papel de la Contabilidad Administrativa en la toma de decisiones En la definición de Contabilidad Administrativa se explica que facilita la toma de decisiones. La calidad de las decisiones de las empresas, pequeñas o grandes, están en función directa del tipo de información disponible; por lo tanto, si se desea que una organización se desarrolle normalmente, debe contarse con un buen sistema de información, a mejor calidad de la información, se asegura una mejor decisión. Es importante recordar que la mejor información integrada, no proporciona respuestas automáticas a los problemas administrativos, por lo que la dirección humana elige la mejor alternativa, basada en su experiencia profesional, conocimientos contables y la información contable. La contabilidad administrativa y el comportamiento ético de las organizaciones

En este siglo lo caracteriza el cambio provocado por un progreso acelerado, este dinamismo, a su vez, cuestiona determinados comportamientos, que exigen ser replanteados a la luz de la ética.

La ausencia de un comportamiento ético ha provocado que exista una gran desigualdad entre los diferentes países; por ello se afirma que ën el mundo de hoy no basta limitarse a la ley del mercado y su globalización; hay que fomentar la solidaridad evitando los males que se derivan de un capitalismo que pone al lucro encima de la persona. Separar la ética de los negocios tiene graves consecuencias, como se ha comprobado en empresas que son propiedad del público inversionista, como fue el caso Enron. Al igual que Enron otras compañías muy importantes llevaron a cabo acciones similares, pues se administraron sin ética y las consecuencias fueron gravosas para muchos. Hoy más que nunca las organizaciones económicas deben actuar bajo esquemas de ética, de tal manera que la información financiera cumpla con el atributo de objetividad, para que los usuarios puedan confían en ella en la toma de decisiones. Para ello se muestran cuáles son las principales actitudes éticas que deben tener quienes proveen información sobre las organizaciones.