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• Huber Laura

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EL OFICIO .El oficio es un documento de carácter oficial ,que se utiliza en los organismos del Sector público y por extensión ,en algunas instituciones educativas,culturas,sociales y deportivas que no dependen del Estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial ,a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones,invitar ,pedir información,contestar ,remitir documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

AREA DE DIFUSIÓN. El oficio se difunde en dos niveles : a nivel externo,es decir fuera de una institución ; y a nivel interno ,dentro de ella. A nivel externo ,establece comunicación con personas ajenas a la entidad,especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.

A nivel interno.enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS -Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace su veces.Sin embargo,en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución,abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,pero eso sí,sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad. -Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución. -Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio,porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos.estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas,según los casos ,mediante memorandos,informes,cartas o solicitudes.Por lo tanto,el oficio no puede ser usado a título personal,sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa.Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios,los rectores,vicerrectores,decanos,jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros educativos,etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de área que no desempeñen ningún cargo directivo.

PARTES DE UN OFICIO. 1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

a)Membrete

b)Lugar y fecha

c)Código

d)destinatario

e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.

f)Texto

g)ante firma

h) Firma,posfirma y sello

i) con copia

j) pie de página.

2. Y las siguientes complementarias

-Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)

-Referencia

-Anexo

Modelo de oficio

“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”

a) CEBA JUAN XXIII

CAJAMARCA

b) Cajamarca,07 de mayo del 2012.

c) OFICIO Nº01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C d) Señor : Ing.Julio Vargas Sotomayor

Decano de la Facultad de Psicología de la Universidad Nacional de Cajamarca

Cajamarca.

e)Asunto: Invitación como ponente “Problemas de aprendizaje”

f) Es grato hacer de su conocimiento que la I.E que tengo el honor de dirigir ha organizado un evento denominado “Problemas de aprendizaje”, que se realizará en esta localidad, el día 04 de junio del presente año al conmemorarse XLIII aniversario de creación y funcionamiento de nuestra institución.

Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos realizado con muchos adolescentes sobre casos psicológicos, me permito invitarle a participar en dicha actividad como ponente con el tema: Problemas de aprendizaje “para nuestros alumnos del CEBA-ciclo semi presencial ,el día 05 de junio ,a horas 2 de la tarde, en el auditorio de nuestra institución, ubicada en el Jr.Juan XXIII Nº 130.Sus pasajes y sus gastos de material de trabajo consistente para 100 alumnos serán sufragados por nosotros.

En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa participación, aprovecho la oportunidad para hacerle llegar el saludo de los docentes y trabajadores de la I.E.Juan XXIII a mi cargo y el mío propio.

g) Atentamente

h) Carlos Pinto Correa

Director de la I.E.Juan XXIII

i)c.c:

Archivo

j) CPC/d

Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple. 1.-OFICIO SIMPLE USOS. El oficio simple ,conocido comúnmente sólo como “oficio” se emplea para comunicar disposiciones,consultar,responder,remitir documentos u objetos, realizará gestiones, presentar personas,participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario.

CARACTERÍSTICAS a)El oficio simple tiene un solo destinatario ,que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada “destinatario”.

b)Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. O sea ,que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos múltiples.

c)Lleva la palabra “oficio” o el código como denominación del documento.

d) Usa con copia.

e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias , a los que se indica en la “con copia”.

Estructuración según formatos. Los oficios simples y múltiples se estructuran en base a formatos establecidos por cada institución. OFICIO MÚLTIPLE. El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios.

Características. a) El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte denominada “distribución” b) Todos ellos, por constituir tales ,son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempeñan.

c) En el código lleva “oficio múltiple! Como nombre del documento y mantiene la misma numeración para todos los ejemplares.

d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco ,con la única mención del tratamiento “señor” o “al” ,según formatos que se empleen.

e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio, pero sí,en los de circulación externa.

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de”destinatario”deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio.

g)El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe decirse ,por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes….sino tengo el agrado de dirigirme a usted…como si el oficio tuviera un solo destinatario.

h) Usa distribución en lugar de “con copia”

i) Por lo general es impreso en computadora.

J) Se es tipeado,el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.

Modelo oficio Múltiple “AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”

MINISTERIO DE TRANSPORTES

COMUNICACIONES,VIVIENDA Y

CONSTRUCCIÓN

Cajamarca,07 de mayo del 2012

OFICIO MULTIPLE Nº 01-2012 Señor:

Asunto: Licencia de casas vivienda.

Es grato dirigirme a ud.para comunicarle la obligación que tiene su despacho, de enviar trimestralmente a esta oficina la nómina de las licencias que otorga para la construcción de casas vivienda, dentro del radio urbano de su jurisdicción.

Por tal motivo, mucho agradeceré tenga a bien remitirnos,a la brevedad, dichas nóminas a partir del mes de……………….

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideración y estima personal.

Atentamente

Ing.Tulio Tapia Alva

Jefe Departamental Cajamarca

Distribución:

Municipalidad provincial de.

Cutervo

Chota

Santa Cruz

Archivo(2)

TTA/

(MODELO DE SOLICITUD) PARA SOLICITAR LICENCIA DE CONSTRUCCION “AÑO DE LA CONSOLIDACION ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERU” SOLICITA: ____________________________ Sra. CARMEN CHIROQUE PAICO Alcaldesa del Distrito de Corrales YO _______________________________________________, identificado con DNI. N° __________________, domiciliado en: ____________________________ ___________________________________________, del Centro Poblado ______________________, Jurisdicción del Distrito de ________________, Provincia y Departamento de ________________, ante Ud. Con el debido respeto me presento y expongo lo siguiente: Que, deseando obtener mi Licencia de Construcción, SOLICITO a Usted tenga a bien disponer a quien corresponda la emisión de dicho documento para lo cual adjunto los requisitos necesarios para tal; así como estoy dispuesto a cancelar los derechos que correspondan por este concepto. Corrales, ____ de ___________ del 20___ ________________________ NOMBRES Y APELLIDOS

DNI. N° _____________