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• Marier Albarrán Roldán

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EL OFICIO El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector público y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturas, sociales y deportivas que no dependen del Estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo. 1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Membrete Lugar y fecha Código Destinatario Asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato. Texto Ante firma Firma, posfirma y sello Con copia Pie de página.

2. Y las siguientes complementarias   

-Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa) -Referencia -Anexo

Oficio múltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a más de un destinatario, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo , para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación. El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía. La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que: 1.

El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; n el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio.

Oficio de transcripción La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.

MEMORANDUM Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar. El memorándum viene a ser una especie de carta simplificada, ya que su función es similar; hacer recordar el cumplimiento de una acción de una fecha o actividades de diversa naturaleza. Se diferencia de la carta en que su forma y texto es corto, versa sobre un solo asunto, es concreto y su uso es interno. No se debe emplear el memorándum para emitir disposiciones, ni efectuar trámites. Se acepta ser usado, también por los subalternos cuando éstos se dirigen directamente a sus jefes. El memorándum debe llevar membrete Su redacción es lo más simple posible. En ella se suprimen las palabras de cortesía empleadas en el oficio. El Memorando tienes las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Lugar y fecha Código Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma

Las siguientes Complementarias: 1. 2. 3. 4. 5.

Membrete Nombre del año Referencia Sello Anexo CIRCULAR

1. ETIMOLOGÍA. Proviene del latín circularis (formar o poner en círculo). Significa perteneciente al círculo. 2. CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad. 3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general paa todos sus destinatarios. Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:      

Cambios de horario. Rotación de jefes. Nombramiento de comisión reorganizadora. Ascensos del personal. Aplicación de encuesta. Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

4. USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango). Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas. Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas. 5. PARTES: a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución. CIRCULAR Nº 050-...../GG. b) Fecha. Se escribe el día, mes y año. c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas. Señores/ Jefes de Departamentos/ Presente/ A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas. e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis. ASUNTO: Cambio de horario. f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque. g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra. Atentamente, cordialmente. h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad. Guillermo Aviles GERENTE DE VENTAS i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento. 6. REDACCIÓN DEL TEXTO.

El texto de la circular comprende dos secciones: 6.1. Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......". 6.2. Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer. CARTA COMPROMISO La carta de compromiso suele utilizarse para comprometerse a pagar una deuda. En el ámbito laboral, una persona puede comprometerse a finalizar un proyecto en determinada fecha. También puede utilizarse para realizar un compromiso de compra (venta de un automóvil o una vivienda) o para comprometerse a pagar una renta. La carta debe atestiguar la responsabilidad de una persona, lo cual permite que un compromiso deje de ser oral para pasar a ser escrito lo cual permite a la parte damnificada, en caso de que la haya, reclamar el incumplimiento del compromiso. Una carta de compromiso debe enviarse en hoja membretada y firmada. En caso de enviarse por correo electrónico, debe primero imprimirse, firmarse y luego escanearse para que aparezca la firma de la persona que envía el documento. Independientemente del fin para el que se vaya a utilizar la carta compromiso, la estructura suele ser muy similar para todas, sólo cambia la parte central de la misma, los elementos son:    

Comienza por la parte superior derecha, anotando el lugar y la fecha donde se emite la carta compromiso. Coloca al receptor de ese documento así como la organización a la que representa. Si lo desconoces, sólo coloca el nombre de la organización seguido de “a quien corresponda”. Redacta el contenido de la carta: a qué te comprometes, en qué plazo y estipula las consecuencias en caso de que no se cumpla con lo que se expresa en ese documento. Termínala anotando un “Atentamente”, tu nombre así como la firma, ¡es todo! CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un persona (emisor - remitente) y enviada a otra persona que está lejos (receptor - destinatario).

La carta nos sirve para comunicar nuestras ideas y pensamientos, contar historias, dar noticias, expresar sentimientos, informar, etc., a otra persona. Se escribe la carta en papel, se guarda en un sobre y después hay que dejarlo en una oficina de correos. El envío puede ser por vía aérea, terrestre o marítima. Una carta informal es normalmente dirigida a personas cercanas como familiares y amigos. Generalmente se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan. Las cinco partes de una carta informal son:     

Lugar y Fecha Saludo Cuerpo Despedida Firma

-Lugar y Fecha Nombre de la ciudad donde se escribe la carta y la fecha en que fue escrita (día, mes y año) -Saludo El saludo dice a quién va dirigida. Es una llamada para solicitar la atención del destinatario (la persona a quien se escribe). Se escribe dos puntos (:) después de su formulación. Unos ejemplos de saludos para una carta informal (personal) son: Estimado amigo: / Mi querido amigo: / Queridísima amiga: /Querido + nombre de hombre - Querido Daniel: Querido papá: /Querida + nombre de mujer - Querida Angélica: Querida mamá: / Hola amigo: -Cuerpo El cuerpo es el contenido principal de una carta y es el desarrollo de lo que se desea comunicar al destinatario. Cada idea nueva debe presentarse en párrafo aparte. Deber haber un espacio entre un párrafo a otro. -Despedida Una despedida es una frase para terminar el mensaje y despedirse del receptor de la carta. En una carta personal (informal) es en tono amistoso que equivale al adiós de la expresión oral. Unos ejemplos de despedidas para una carta informal son: Hasta pronto/ Besos y abrazos/ Con afecto/ Con mucho cariño/ Saludos/ Un abrazo/ Un beso/ Un fuerte abrazo/ Un saludo -Firma Al terminar la carta, el que la escribió anota su nombre. Normalmente en una carta personal (o familiar) no se escribe apellido. Incluso se puede usar el apodo o diminutivo del nombre. -Postdata Cuando se ha olvidado decir algo en el cuerpo de la carta se puede agregar una postdata debajo de la firma. Comienza con la abreviatura P.D. antes del mensaje adicional. INFORME El informe es una herramienta práctica que se utiliza en campos de estudio e investigación para rendir cuenta detallada de alguna acción. Los informes son comunes en procesos financieros, a fin de llevar una data precisa y correcta del manejo de elementos que permitan un negocio exitoso. El informe aporta datos que permitirán una mejor comprensión del asunto al que se refiere, brindando una explicación lógica sobre los métodos empleados y recomendando o proponiendo la mejor solución para el hecho tratado. En cuanto al formato, los hay desde la simple enunciación de los asuntos tratados, hasta formatos de mayor complejidad que incluyen tablas de contenido, gráficos, diagramas, imágenes, fotografías, extractos, apéndices, resúmenes, hipervínculos, notas al pie de página, referencias, entre otros. Como todo medio de comunicación, el informe consta de sus respectivas partes: Título El título no debe ser muy largo, pero sí lo suficientemente atractivo y apropiado para informar sobre el contenido del informe. Es la parte primera que el lector observa, y probablemente la que más llama su atención. En el título se sugiere evitar el uso de los artículos El y La como palabra primera, para poder identificar el trabajo con mayor facilidad en los listados alfabéticos.

Portada La parte inicial del informe es la portada, que ocupa la primer hoja, a la que no debe asignarse número de página, encabezado ni pie de página. Debe estar escrita en el centro de la página y constar de los siguientes elementos: Título del informe Logo de la institución si fuere realizado por parte de una organización Nombre del autor o del departamento correspondiente. (Si los autores fueren varios deben enumerarse en forma alfabetizada colocando primero el apellido y luego los nombres). Lugar y fecha en que se presenta el informe Índice El índice estará colocado detrás de la portada. Deberá consignar la enumeración correlativa de los capítulos (si los hubiera) y las secciones en que estará dividido el informe. El índice muestra la estructura del informe con el total de páginas que contiene, y da una idea panorámica al lector de la naturaleza y contenido del texto. Tiene que indicar las páginas donde puede encontrarse cada tema para facilitar la localización rápida y permitir la puesta en contacto con el contenido global del informe. Introducción La introducción es una especie de guía facilitadora y motivadora de la lectura del informe. Si bien debe escribirse en forma concisa, tiene que ser lo suficientemente atractiva para generar la curiosidad del lector. Su fin es establecer un contacto inicial con el contenido del texto, y ofrecer una orientación a quien lo lee. La introducción es una exposición sintética del contenido del informe, donde se expresan, en forma resumida y sintética, las ideas principales que luego serán desarrolladas en el cuerpo del texto. La introducción debe mostrar el perfil del escrito, incluyendo los objetivos generales, la justificación del trabajo, los resultados principales y las conclusiones. La extensión de la introducción habitualmente varía entre las 70 y 150 palabras como máximo, pudiendo tener el informe total unas 500 palabras. La introducción no debe desarrollar el tema ni explicar las conclusiones, sino aludir a la explicación del por qué del informe, sus objetivos principales, la formulación de un plan global, y los criterios de análisis y valoración. La introducción puede incluir los métodos utilizados para la recolección de datos, las fuentes de información, la importancia del tema, el contexto en que fue investigado, las limitaciones de la investigación. Si el informe fuera muy técnico es especializado, puede dar cuenta del significado de conceptos clave que permitan comprender las conclusiones o recomendaciones. Si se trata de informes de mucha extensión, suelen incluirse agradecimientos a entidades o personas físicas que contribuyeron a su realización, o que aportaron datos e información para su elaboración. Cuerpo El cuerpo es la parte principal y más extensa del informe, la cual no puede faltar nunca. Es el desarrollo y fundamentación lógica de la idea principal cuya hipótesis da vida al informe. Su finalidad es la exposición minuciosa y paulatina de la investigación, detallando los aspectos estudiados, analizados e interpretados en forma valorativa de modo de cumplir el propósito o finalidad del informe. Si bien el informe puede contener capítulos, secciones y partes, debe constituir una unidad temática organizada de tal modo que se vea como un todo a lo largo del desarrollo del texto. La información debe agrupar los temas en forma natural, analizando los hallazgos que serán la base de las futuras conclusiones que se formularán.

El cuerpo debe contener los datos e información recabada, la argumentación lógica de las hipótesis que pretende desarrollar, y dar cuenta de las comprobaciones prácticas realizadas, citando las razones que las respaldan. El cierre del cuerpo del informe redondeará brevemente las ideas principales desarrolladas para fijarlas en la mente del lector, anexando al final las recomendaciones o sugerencias. La escritura debe ser clara y concisa para facilitar la comprensión de quien utilizará el informe para la toma de decisiones, recordando que no es el autor del escrito quien resolverá sino que se trata de un instrumento que servirá como herramienta para la decisión que tomará otra persona. Conclusiones En la etapa final de toda investigación deben señalarse las conclusiones. El autor describirá brevemente las principales ideas que desarrolló en el cuerpo del texto y los resultados concretos a los que arribó a lo largo de la investigación. Las conclusiones resumen sintéticamente los puntos más significativos para el autor, fundamentando recomendaciones, sugiriendo estrategias, planteando políticas a seguir y medidas de acción a tomar para encontrar las soluciones a los problemas que originaron la investigación. Bibliografía La bibliografía es la parte final del informe, que agrupa las fuentes consultadas para llevar adelante la investigación y la redacción del informe.