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• Marco Rivilla Bermudez

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EJERCICIO GUIADO DE ACCESS INSTRUCCIONES:  Para desarrollar el presente ejercicio guiado, debe realizar paso a paso, cada uno de los ítems numerados de forma secuencial. Lea detenidamente cada ítem. 

En el documento también encontrará, conceptualizaciones o explicaciones para su lectura y compresión, después de leerlas debe continuar con los ejercicios los cuales se encuentran numerados.

 Las explicaciones contienen la siguiente imagen al inicio de las

mismas y no tienen numeración.

1. Abra el programa haciendo clic en el botón Inicio – Todos los Programas – Microsoft Office – Microsoft Access 2010 A) B)

Seleccione Base de datos en blanco (ver ilustración 1) Escriba el nombre del archivo, en este caso escriba:

Base_de_Datos_Empleado_nombreaprendiz

(ver ilustración 2) C) Haga clic en el botón Crear para crear la base de datos (ver ilustración 2)

A

Ilustració n1

B

Ilustració n2

C

Ilustració n2

TABLAS: 2.

A) De forma predeterminada aparece creada la Tabla1 en la vista Hoja de Datos (ver ilustración 3) B) Cambie a la vista diseño, haciendo clic en el botón Ver – Vista Diseño (ver ilustración 4)

A Ilustració n3

B

Ilustració n4

3.

Antes de cambiar a la vista diseño, Access nos pide que guardemos la tabla.elGuarde la Empleado tabla con nombre Cambie el nombre Tabla 1, por Empleado, y haga clic en Aceptar

Ilustració n5

4.

Ahora crearemos el primer campo de la tabla (ver ilustración 6) A. Digite el texto NombreEmpleado en la primera celda de la opción Nombre del campo. B. Lo siguiente que debemos seleccionar es el tipo de datos que contendrá el campo, si es de tipo numérico, de tipo texto, tipo fecha, etc. Para este caso el nombre del empleado es de tipo texto. En la opción Tipo de datos, seleccione Texto. C. El número máximo de caracteres que podrá contener el campo es de 25. Digite 25, en la propiedad Tamaño del campo. D. Digite el texto Nombre, en la propiedad Título. La propiedad Título, contiene la etiqueta del campo en el formulario. Si no escribe un título, se usará el nombre del campo como etiqueta.

A

B

C D

Ilustració n6

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

EXPLICACIÓN DE LA PROPIEDAD TITULO: La Propiedad Título, asigna dicho título, como etiqueta en el formulario. Si no se escribe un título, se usará el nombre del campo como etiqueta en el formulario. Ver ejemplo a continuación de un formulario con los nombres de etiquetas y sus campos (Formulario Empleado)

Etiqueta Cédula Etiqueta Nombre

Campo cedula Campo NombreEmpleado

En la imagen mostrada en la página anterior (página 3), el nombre del campo es: NombreEmpleado, y la propiedad título contiene el texto: Nombre Fíjese que el formulario Empleado (ver imagen arriba), contiene la etiqueta Nombre.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

5. Asigne a la tabla empleado, el resto de campos. Tenga en cuenta agregarle a cada campo el tipo de dato y las propiedades correspondientes. Propiedades del campo Nombre del campo

Tipo de dato

Tamaño Campo

Titul o

Apellidos

Texto

25

Apellidos

Departamento

Texto

30

Dpto

Cedula

Numero

Entero Largo Cédula

Cargo

Texto

30

Cargo

Ciudad

Texto

30

Ciudad

TrabActivo

Si/no

Activo

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS 6. Asigne la clave principal al campo Cedula. Para ello haga clic sobre el nombre del campo Cedula y luego haga clic en el botón Clave Principal

2 Clic en el botón Clave principal

1 Clic sobre el campo Cedula La clave principal proporciona un valor único para cada fla de la tabla y nos sirve de identifcador de registros, de forma que con esta clave podemos saber cuál es el registro al cual identifca. No podemos defnir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. 7. Reorganice los campos de la tabla según su criterio y dejando de primero al campo con la clave principal

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

8. Crear otra tabla con el nombre Departamento con los siguientes campos:

Nombre del campo

Tipo de dato

Id

Autonumeració n

Departamento

Texto

Tamaño del campo

30

La clave principal será el campo Id. Para crear la nueva tabla, haga clic en el menú Crear - Tabla Recuerde cambiar a la vista diseño como se hizo en el ítem # 3 del presente taller. 1. Clic en el menú: Crear

2. Clic en Tabla

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS 9. Cierre la vista diseño de las tablas Departamento y Empleado. Haga clic derecho sobre la pestaña Departamento y seleccione Cerrar. Ver imágenes en la siguiente página.

Cli c derec ho

Haga lo mismo sobre la tabla Empleado

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS FORMULARIOS: 10. Crearemos un formulario con el asistente para introducir y editar los datos en la tabla Departamento, guarde el formulario con el nombre Departamento. Para ello haga clic en el menú Crear - Asistente para formularios 1 2

11. En la opción Tablas/Consultas, seleccione la tabla Departamento

Seleccione la tabla Departame nto

12. Haga clic en el botón agregar todos los campos

para seleccionar todos

13. Haga clic en el botón Siguiente para continuar con el asistente.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

14. Seleccione la distribución En Columnas y haga clic en Siguiente.

15. Por defecto, el formulario tiene el nombre Departamento, y tiene seleccionada la opción Abrir el formulario para ver o introducir información. No realizamos ningún cambio y hacemos clic en el botón Finalizar.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS 16. Vamos a agregar 4 registros a la tabla Departamentos a través del formulario Departamento. El valor del campo Id, se incrementa automáticamente (no debe escribir en este campo). En el campo departamento, digite Finanzas, y haga clic en el botón nuevo registro (Vacío), para insertar el Clic en el registro y crear uno botón nuevo. Nuevo registro 17. En el nuevo registro, en el campo departamento, digite Contabilidad. Haga clic en el botón nuevo registro (Vacío).

18. Ingrese 2 nuevos departamentos: Los registros Gestión Humana y Producción. Se han creado en total 4 registros. 19. Abra la tabla Departamento para verificar los registros creados. Haga doble clic sobre dicha tabla. 1

1. Doble Clic

2. Registros creados

2

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

20. Abra la tabla Empleado en modo o vista diseño, y agregue el siguiente campo: Nombre del campo Telefono

Tipo de dato

Tamaño Campo

Mascara de entrada

Titulo

Texto

15

!\(9\)999\-9999;0;#

Teléfono

Explicación de la máscara de entrada: La máscara de entrada se utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo, ejemplo: (_

)

-

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

La propiedad Máscara de entrada puede contener hasta tres (3) secciones separadas por signos de punto y coma (;) Segunda Sección ! \ (999\) 999\-9999;1;# Prime ra Secci ón

Tercera Sección

La primera sección: Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo: ! \ (999\) 999\9999

CARÁCT ER !

DEFINICI ON Hace que los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenen de izquierda a derecha. Permite escribir un dígito de 0 a 9, o espacio 9 (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos). Hace que el carácter siguiente se muestre \ como un carácter literal. Por \A se muestra sólo como Puede ver la definición del restoejemplo, de caracteres en la ayuda de A Access o en el tutorial. Segunda sección: Si utilizas 0 para esta sección, todos los caracteres que se visualizan en la máscara se almacenan junto con los valores introducidos, por ejemplo, el paréntesis y el guion en la máscara de entrada: ! \ (999\) 999\9999 Ejemplo de valores almacenados: (310)321-5588 Si introduces 1 o dejas esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control, más no la máscara. Ejemplo de valores almacenados: 3103215588 En la tercera sección: Especifca el carácter que se muestra, en el espacio donde el usuario debe escribir un carácter. Para esta sección puedes utilizar cualquier carácter; por ejemplo, # para mostrar el símbolo numeral, ejemplo: (###)###-#### ; o utiliza un espacio entre comillas " ", para mostrar una cadena en blanco.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS 21. Crearemos un formulario para introducir y editar datos en la tabla Empleado. Seleccione la tabla Empleado (verifque que la tabla empleado no se encuentre abierta), haga clic en el menú: Crear, luego haga clic en el botón Formulario 3

2

1

22. Para introducir los datos desde el formulario debemos cambiar de la vista presentación a la vista formulario. Para ello haga clic en el botón Ver – Vista Formulario. 1. Clic en Ver 2. Clic en Vista Formulario

23. Vamos a ingresar los siguientes registros desde el formulario Empleado. Para moverse o desplazarse entre los diferentes campos (cedula, nombre, apellidos, etc.) del formulario, utilice la tecla tabulación.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS Cédula 22369852

Nombr e Juana

9856412 Carlos 10254789 Luis 6 65987123 Jaime 32569874 72258963 22589741

María José Elisa

10023654 Gerardo 7 10258743 Eva 6

Apellido Activ Dpt s o o Finanzas García Si Pérez Contabilidad Pérez Ruiz No Gestión Rodríguez Si Humana Más Mantenimient Juagarán Si o Sornes Producción Prats No Montoya Administració Navarro Si n Lard Finanzas Úbeda Si Sansón Contabilidad Hernánde No z Luis Producción San Si Martín

Cargo Asesor Contador Sicólogo Electricist a Operario Gerente Asesor Asistente Superviso r

Ciudad Medellín

Barranquill (5)352-8974 a (1)352-0006 Bogotá Montería Caldas Cartagena Popayán Choco Pereira

24. Cierre y guarde el formulario con el nombre Empleado. 25. Abra el formulario Empleado, haga clic en Buscar, y digite el número 32569874, debe aparecer en el formulario la persona identifcada con ese número de cédula.

Clic en Buscar

1

Teléfono (4)323-6578

(5)369-8745 (4)254-7896 (5)368-7425 (2)478-9625 (6)578-9632 (2)487-8974

EJERCICIO GUIADO DE

ACCE SS Ahora editaremos el registro encontrado, colocando como Activo al empleado (ver opción 3 de la imagen).

Seleccione o marque la casilla: Activo

4 2

Haga clic en los botones Registro anterior y siguiente registro, y verifique cuantos empleados no se encuentran Activos.

26. Cierre el formulario Empleado.

3

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS ALGUNAS OPERACIONES CON LAS TABLAS: 27. Ordenaremos la tabla Empleado por el campo Nombre. Para ello abra la tabla Empleado en la vista Hoja de Datos, haga clic derecho sobre cualquier registro del campo Nombre, y seleccione la opción Ordenar de A a Z

28. Podemos fltrar los datos en las tablas, vamos a fltrar por Dpto, donde Dpto sea igual a producción. Haga clic derecho sobre cualquier registro del campo Dpto, seleccione Filtro de texto – Es igual a…

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

En la ventana fltro personalizado, digite: producción, y haga clic en Aceptar.

Tabla fltrada:

Quite el fltro de la tabla, haciendo clic derecho sobre cualquier registro del campo Dpto, seleccione Quitar filtro de Dpto

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS 29. Ahora eliminaremos el registro que contiene los datos del empleado Gerardo Hernández. Seleccione el registro (fila), haciendo clic en la casilla de color gris, como se muestra en la imagen (1). Luego haga clic derecho sobre el registro seleccionado y elija la opción Eliminar Registro. Haga Clic para selecciona r el registro 1

Clic derecho

2

Clic en Si, para eliminar el registro

30. Cierre la tabla empleados y guarde los cambios.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS CONSULTAS: 31. Vamos a crear una consulta sencilla de la tabla departamento, utilizando el asistente para consultas. La consulta debe mostrar todos los registros del campo departamento, en la tabla departamento.

1. Clic en el menú Crear

2. Haga clic en el botón Asistente para consultas

Seleccione Asistente para consultas sencillas

Haga clic en Acept ar

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

1. Seleccione la tabla Departamento

3. Haga clic para seleccionar el campo Departame nto 2. Seleccione el campo Departame nto

Haga clic en Siguiente

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

Dejar el mismo título o nombre de consulta

Haga clic en Finalizar

Resultado de la consulta:

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

32. Otra forma de crear la consulta sería: 2. Haga clic en el botón Diseño de 1. Clic consulta en el menú Crear

1. Seleccione la tabla Departamento 3. Por último haga clic en Cerrar

2. Clic en Agregar

Página 24 de 45

1. Haga Clic 2. Seleccione el campo: Departamento (Al ejecutar la consulta se mostrarán los datos contenidos en el campo departamento)

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

anterior, seleccionaríamos el campo: Departamento.*

Verifque que la casilla Mostrar, se encuentre seleccionada

Para la tabla

33. Haga clic derecho sobre la pestaña Consulta1 y luego seleccione Guardar

En nombre de la consulta, digite: ConsultaDepartamento

Clic en Aceptar

34. Haga clic en el botón Ejecutar, para ejecutar la consulta.

Resultado de la Consulta Ejecutada:

MOSTRAR CONSULTAS EN CAMPOS DEL FORMULARIO Vamos a mostrar una lista (cuadro combinado) con todos los departamentos (fnanzas, contabilidad, gestión humana y producción) en el campo departamento del formulario Empleado. Para ello debemos vincular la consulta anterior (consultadepartamento) con la tabla Empleado y con el formulario Empleado. En la siguiente página (página 28) encontrará los ítems (pasos) para realizar lo anterior. Imagen con cuadro combinado:

Cuadro combinado: contiene el listado de los departamentos

35. Abra la tabla Empleado en la Vista Diseño, y seleccione el campo Departamento haciendo clic en el nombre del campo

36. Haga clic en la pestaña Búsqueda

37. En la propiedad Mostar control, seleccione Cuadro combinado

Seleccione: Cuadro combina do

38. En la propiedad Tipo de origen de la fla, seleccione Tabla/Consulta, y en la propiedad Origen de la fla, seleccione ConsultaDepartamento, como lo muestra la imagen.

39. Cierre la tabla Empleado y guarde los cambios. 40. Es necesario que los cambios realizados en la tabla empleado, específicamente sobre el campo departamento, sean actualizados en el formulario empleado. Para ello elimine el formulario Empleado, y créelo nuevamente de la misma forma como lo hizo anteriormente. 41. Abra el formulario Empleado, en la Vista Formulario

Formulario abierto en la Vista Formulario

Cuadro combinado: contiene el listado de los departamentos

BOTONES: 42. Para no eliminar los registros desde la tabla, vamos a crear un botón de eliminación en el formulario: A. Abra el formulario Empleado en la Vista diseño B. Haga clic en el menú Diseño: Clic en Diseño

C.

Antes de crear el botón de Eliminación, primero vamos a establecer el área donde se crearan todos los botones. Ubique bre el puntero del el mouse so borde inferior del pie del formulario, cuando el puntero se convierta en una cruz haga clic sostenido hacia abajo(arrastrar el mouse)

Arrastrar puntero del mouse aquí

D.

Borde inferior del pie del formulario

Haga clic sobre la opción Botón en la barra de controles. C

E. Ubique el puntero de mouse debajo del pie del formulario (ver imagen a continuación), y haga clic.

D

Clic aquí

F.

Siga los pasos que se muestran a continuación:

1. Primero haga clic en Operaciones con registros

2. Luego seleccione Eliminar registro

3. Clic en Siguiente

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

1. Clic en Papelera

2. Clic en Siguiente

1. Asígnele al botón, el nombre: Eliminar

2. Clic en Finalizar

El botón eliminar, ha sido creado

43. Cambie la vista del formulario a Vista Formulario. Ingrese un nuevo registro, y luego elimínelo con el nuevo botón Eliminar. 44. Vamos a crear tres (3) nuevos botones en el formulario Empleado. Los botones a crear son: Agregar nuevo registro, Guardar Registro e Imprimir Registro. Para lo anterior debe repetir el procedimiento realizado en los ítems 42(A); 42(B); 42(D); y 42(E).

La categoría para los tres (3) botones a crear, mencionados en el párrafo anterior, siempre será Operaciones con registros. Después de elegir la categoría, debe elegir solo una acción (tipo de botón). La primera acción (del botón) es: Agregar nuevo registro, por lo tanto solo debe seleccionar esa opción en el asistente. Haga clic en siguiente y siga los pasos del asistente hasta fnalizar la creación del botón.

45. Cree el botón Guardar registro. 46. Cree el botón Imprimir registro. 47. Abra el formulario Empleado en la vista formulario, y realice algún cambio en cualquiera de los registro, guarde los cambios con el botón Guardar registro. Verifque 48. Inserte tres nuevos registros (con datos de su preferencia) con el botón Agregar nuevo registro. Guarde los cambios con el botón Guardar registro. 49. En el formulario Empleado, cree los siguientes cinco (5) botones, de la categoría Navegación de registros: Buscar registro, Ir al primer registro, Ir al registro anterior, Ir al registro siguiente, Ir al último registro.

50. Con el botón Buscar registro, realice la búsqueda de todos los registros que contengan el departamento Finanzas. 51. En el formulario Empleado, cree el botón Cerrar formulario de la categoría Operaciones con formularios.

52. Crearemos un formulario en blanco el cual contendrá botones para acceder a cada una de los formularios. Haga clic en el menú Crear, luego haga clic en Formulario en blanco. 1. Clic en Crear

2. Clic en Formulario en blanco

53. Antes de crear los botones, colocaremos un título al formulario, para ello insertemos una etiqueta con el texto: MENU PRINCIPAL. 54. Cambie la vista del formulario a la vista diseño. 55. El título debe ir en el encabezado del formulario. Haga clic con el botón derecho del mouse dentro del formulario y seleccionamos la opción: Encabezado o pie del formulario.

Clic derecho

56. En el cuadro de controles hacemos clic en Etiqueta, y luego hacemos clic dentro del ENCABEZDO.

1. Clic en Etiqueta

2. Clic en el encabezado

57. Escriba el texto: menú principal, y aplíquele formato al texto, amplié el tamaño, cambie el color, etc.

58. Guarde el formulario con el nombre: Menú Principal

59. Cambiaremos el color de fondo del formulario, para ello hacemos clic con el botón derecho del mouse dentro del formulario y seleccionamos la opción: Propiedades. Clic derecho

60. En la propiedad color de fondo, seleccionamos el color deseado.

61. Agregamos un nuevo botón. En la ventana asistente para botones, seleccionamos la categoría operaciones con formularios y la acción Abrir formulario. Completamos los pasos del asistente hasta crear el botón. Ver imágenes a continuación.

62. Cree los otros botones para abrir el resto de formularios. 63. Cree el botón Salir de la aplicación, de la categoría Aplicación.

INFORMES: 64. Para crear los informes, utilizaremos el Asistente para informes, el cual se encuentra en el menú Crear.

65. Seleccionamos la(s) tabla(s) o consulta(s) y elegimos los campos que queremos incluir en el informe.

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

66. Seleccione la tabla Empleado

67. Seleccione todos los campos, como se muestra en la imagen:

68. Podemos agrupar (organizar) el informe por un campo en común o por varios campos. En este caso hemos seleccionado el campo Departamento, luego haga clic en el botón Siguiente. Ver imagen a continuación:

EJERCICIO GUIADO DE ACCESS

69. Seleccionamos el campo por el cual deseamos ordenar los registros. Elija el campo Apellido y haga clic en el botón Siguiente.

70. Seleccionamos la distribución y la orientación del formulario.

71. Escribimos el nombre o título del informe y hacemos clic en fnalizar.