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SOLICITUD%20DE%20VIAJE[2] Bizagi Process Modeler

Table of Contents 1

SOLICITUD DE VIAJE ................................................................................. 4 1.1 SOLICITUD DE VIAJE .................................................................................... 5 1.1.1 Process Elements ............................................................................. 5 1.1.1.1

Enviar Notificación de Rechazo .................................................. 5

1.1.1.2

Comprar Tiquetes .................................................................... 6

1.1.1.3

¿Solicitud Aprobada? ............................................................... 7

1.1.1.4

Anticipo de Viaje Requerido ...................................................... 8

1.1.1.5

Reportar Gastos ...................................................................... 8

1.1.1.6

Registrar Solicitud de Viaje ....................................................... 8

1.1.1.7

Element ................................................................................. 9

1.1.1.8

Element ............................................................................... 10

1.1.1.9

Gestionar el Anticipo de Viaje ................................................. 10

1.1.1.10

Desembolsar Anticipo de Viaje ............................................. 11

1.1.1.11

Element ............................................................................ 13

1.1.1.12

Element ............................................................................ 13

1.1.1.13

Registrar reservas .............................................................. 13

1.1.1.14

Notificar al Empleado .......................................................... 14

1.1.1.15

Aprobar Solicitud de Viaje .................................................. 15

1.1.1.16

Notificar al Empleado .......................................................... 16

1.1.1.17

Notificar Reservaciones ....................................................... 17

1.1.1.18

Empleado .......................................................................... 17

1.1.1.19

Jefe .................................................................................. 17

1.1.1.20

Departamento Administrativo .............................................. 17

1.1.1.21

Solicitar ............................................................................ 17

2

3

1.1.1.22

Reservar y Comprar ........................................................... 17

1.1.1.23

Reporte de Gastos .............................................................. 17

REPORTE DE GASTOS ............................................................................... 18 2.1 REPORTAR GASTOS .................................................................................... 19 2.1.1 Process Elements ........................................................................... 19 2.1.1.1

Registrar Reporte de Gastos ................................................... 19

2.1.1.2

¿Aprobado? .......................................................................... 21

2.1.1.3

Element ............................................................................... 21

2.1.1.4

Revisar Politicas .................................................................... 21

2.1.1.5

Aprobar Reporte de Gastos ..................................................... 22

2.1.1.6

Registrar Gastos ................................................................... 24

2.1.1.7

Element ............................................................................... 26

2.1.1.8

¿Políticas Ok? ....................................................................... 27

2.1.1.9

Empleado ............................................................................. 27

2.1.1.10

Jefe .................................................................................. 27

2.1.1.11

Departamento Administrativo .............................................. 27

2.1.1.12

Element ............................................................................ 27

PERFORMERS ........................................................................................... 28

1/15/2013

3

1

SOLICITUD DE VIAJE

Version: 1.0 Author: Bizagi Business Process Modeler.

Description

 

1/15/2013

4

1.1

SOLICITUD DE VIAJE

Description

Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud.

 

El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos así como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá finalmente, registrar los gastos.

 

1.1.1 PROCESS ELEMENTS 1.1.1.1

Enviar Notificación de Rechazo

Description Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud

1/15/2013

5

Script Estimado , Su Jefe ha rechazado su solicitud de viaje desde en la fecha . Saludos Cordiales, Equipo Administrativo Estimado ,Su Jefe ha rechazado su solicitud de viaje con ciudad de partida en la fecha .

1.1.1.2

Comprar Tiquetes

Description

En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez se confirma la reservación del vuelo.

Performers Administrative Assistant Duración 1 Día Acciones ejecutadas al entrar

 

Acciones ejecutadas al guardar

 

Acciones ejecutadas al salir

 

Forma

1/15/2013

6

1.1.1.3

¿Solicitud Aprobada?

Description

Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe del solicitante

Transitions

 

Gates SI

1/15/2013

7

Condition La solicitud fue aprobada NO Condition La solicitud fue rechazada Cambios Requeridos Condition Es necesario realizar cambios a la solicitud.

1.1.1.4

Anticipo de Viaje Requerido

Gates No

1.1.1.5

Reportar Gastos

Description El subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado al final del proceso de solicitud de viajes para que el empleado registre los gastos en los que incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá finalmente, registrar los gastos. Process Reporte de Gastos - Reportar Gastos

1.1.1.6

Registrar Solicitud de Viaje

Description

En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y anticipos si son requeridos.

Performers Applicant Duración 4 Horas Acciones ejecutadas al entrar

1/15/2013

8

Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basandose en la ubicación del solicitante.

Acciones ejecutadas al guardar

Acciones ejecutadas al salir

Regla para establecer el total del anticipo requerido

Forma

1.1.1.7

Element

1/15/2013

9

1.1.1.8

Element

1.1.1.9

Gestionar el Anticipo de Viaje

Description

En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total del anticipo a desembolsar.

Performers Administrative Assistant Duración 1 Día Acciones ejecutadas al entrar

-Regla para establecer los gastos permitidos por la política de la compañia basados en el país destino.

-Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos solicitados.

Acciones ejecutadas al guardar

-Regla para establecer el anticipo total aprobado

Acciones ejecutadas al salir

-Regla para establecer el anticipo total aprobado

 

Forma

1/15/2013

10

1.1.1.10

Desembolsar Anticipo de Viaje

Description

Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de desembolsos

Performers Administrative Assistant Duración 1 Día

1/15/2013

11

Acciones ejecutadas al entrar

 

Acciones ejecutadas al guardar

 

Acciones ejecutadas al salir

 

Forma

1/15/2013

12

1.1.1.11

Element

Gates Gate Gate

1.1.1.12

Element

1.1.1.13

Registrar reservas

Description

El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para vuelos y hoteles si es requerido.

Performers Administrative Assistant Duración 1 Día Acciones ejecutadas al entrar

 

Acciones ejecutadas al guardar

 

Acciones ejecutadas al salir

 

Forma

1/15/2013

13

1.1.1.14

Notificar al Empleado

Description Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.

1/15/2013

14

Script Asunto: Su tiquete de VueloEstimado ,Adjunto se encuentra el tiquete electronico para su viaje asociado al número de caso: .Saludos Cordiales,Equipo Administrativo

1.1.1.15

Aprobar Solicitud de Viaje

Description

El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o solicitar cambios si lo considera necesario.

Performers Boss Duración 4 Horas Acciones ejecutadas al entrar

 

Acciones ejecutadas al guardar

 

Acciones ejecutadas al salir

 

Forma

1/15/2013

15

1.1.1.16

Notificar al Empleado

Description Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos aprobados. Script Su información de anticipo solicitadoEstimado ,Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al número de caso :Anticipo de Alimentación Anticipo de Transporte Otros Gastos Total del Anticipo Moneda

1/15/2013

16

Por favor dirijase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo.Saludos Cordiales,Equipo Administrativo

1.1.1.17

Notificar Reservaciones

Description Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la información de la reserva. Script 1. Su Reservación de Vuelo Estimado , Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el número de caso . Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid) Destino: (Arriving grid) Por favor contáctenos si usted tiene algún comentario con respecto a la reservación. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo 2. Su reservación de Hotel Estimado , Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso : Hotel

Dirección Teléfono Ciudad País Fecha de Ingreso Fecha de Salida Saludos Cordiales, Equipo Administrativo

1.1.1.18

Empleado

1.1.1.19

Jefe

1.1.1.20

Departamento Administrativo

1.1.1.21

Solicitar

1.1.1.22

Reservar y Comprar

1.1.1.23

Reporte de Gastos

1/15/2013

17

2

REPORTE DE GASTOS

Version: 1.0 Author: Bizagi Business Process Modeler.

Description

 

1/15/2013

18

2.1

REPORTAR GASTOS

2.1.1 PROCESS ELEMENTS 2.1.1.1

Registrar Reporte de Gastos

Description

En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos efectuados durante el viaje.

Performers Applicant Duración Basado en la fecha de llegada Acciones ejecutadas al entrar

Regla para establecer la duración de la tarea

Acciones ejecutadas al guardar

Regla para establecer el total de gastos reportados en efetivo y tarjeta de crédito

Acciones ejecutadas al salir

1/15/2013

19

Regla para establecer el total de gastos reportados ene fectivo y tarjeta de crédito.

Forma

1/15/2013

20

2.1.1.2

¿Aprobado?

Description

 

Gates Si Condition Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente actividad. No Condition Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar Gastos para realizar los cambios pertinentes.

2.1.1.3

Element

2.1.1.4

Revisar Politicas

Description

El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo en cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la compañía.

Performers Administrative Assistant Duración 1 Día Acciones ejecutadas al entrar

 

Acciones ejecutadas al guardar

 

Acciones ejecutadas al salir

 

Forma

1/15/2013

21

2.1.1.5

Aprobar Reporte de Gastos

Description

En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos hecho por el solicitante.

1/15/2013

22

Performers Boss Duración 1 Día Acciones ejecutadas al entrar

 

Acciones ejecutadas al guardar

 

Acciones ejecutadas al salir

 

Forma

1/15/2013

23

2.1.1.6

Registrar Gastos

Description

En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para evidenciar que se efectuó el registro de los mismos.

Performers

1/15/2013

24

Administrative Assistant Duración 1 Día Acciones ejecutadas al entrar

 

Acciones ejecutadas al guardar

 

Acciones ejecutadas al salir

 

Forma

1/15/2013

25

2.1.1.7

Element

1/15/2013

26

2.1.1.8

¿Políticas Ok?

Description

Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las políticas de la compañía.

Gates Si Condition Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el proceso continúa. No Condition Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el proceso regresa a la actividad Registrar Gastos.

2.1.1.9

Empleado

2.1.1.10

Jefe

2.1.1.11

Departamento Administrativo

2.1.1.12

Element

1/15/2013

27

3

PERFORMERS

Applicant (Role) Boss (Role) Administrative Assistant (Role)

1/15/2013

28