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CÓMO NEGOCIAR CON ÉXITO EN CHINA  BY ICONTAINERS

INTRODUCCIÓN Para entrar en negociaciones con compañías chinas, hay que estar preparado estratégicamente y ser consciente de que se encontrarán diferencias culturales. En Beijing y Shanghai, el acercamiento puede ser más cosmopolita y existe una mayor comprensión del estilo occidental a la hora de negociar. Sin embargo, tanto si estás buscando la concesión de una licencia, una inversión conjunta, un contrato individual como un acuerdo de comercio o producción, es probable que encuentres que los acuerdos de negocios en China siguen patrones más tradicionales, en los que las negociaciones siguen las normas culturales. Las tácticas de negociación chinas y los métodos para manejarlas tienen características universales, y tu habilidad para adaptarte a su modo de hacer las cosas puede suponer una ventaja competitiva en las negociaciones. Usa los siguientes consejos para comprender las reglas del juego de la negociación en China y llegar a un acuerdo más rápido.

1 La perspectiva china de negocios  Principales diferencias

La expresión china para el concepto de negociación es “tan pan”, una palabra que combina el significado de “discusión” y “entendimiento”. Mientras la perspectiva occidental de las negociaciones a menudo implica la idea de alcanzar términos finales y absolutos, como un acuerdo, un contrato o un pacto, la negociación en China se centra en construir relaciones de confianza. En el fondo, en China se busca iniciar una relación empresarial que sea beneficiosa para ambas partes, con una estructura de trabajo cooperativa y a largo plazo, que trascienda a un acuerdo o contrato puntual.  La confianza necesaria para ello se construye a través del diálogo abierto y del juicio de las habilidades y status del futuro socio.

Por ello, las negociaciones en China deberían ser vistas como un proceso dinámico y a largo plazo. Para mejorar la perspectiva, debemos superar los prejuicios. Los chinos perciben a menudo a los occidentales como impersonales y negociadores impulsivos, preocupados únicamente por sus objetivos inmediatos, mientras que los occidentales tienden a percibir a sus equivalentes en China como ineficientes, indeterminados o incluso poco sinceros. Para adaptarte al modo de negociar chino, tendrás que equilibrar tu necesidad de tratar asuntos específicos con un enfoque pragmático, orientado a la optimización del tiempo y la consecución de objetivos, con su deseo de construir relaciones y comprender el negocio de una forma más amplia. Tu estrategia debería incorporar su aproximación a los negocios.

2 La estrategia de negociación

El mejor acercamiento estratégico a la negociación con compañías chinas es dedicar tiempo para prepararse adecuadamente.  Necesitarás conocer a tu potencial partner dos veces: una vez durante la fase de preparación, investigando su situación y capacidades; y una vez más en persona, en la mesa durante las negociaciones. El proceso requerirá un periodo de tiempo más largo del que estás acostumbrado. Pero es imprescindible mantener negociaciones en persona con encuentros cara a cara.

Las negociaciones en china son un trabajo de equipo, así que muéstrate como tal, incluyendo tu propio traductor para poder discutir con claridad y para evitar malentendidos. Necesitarás ayuda de los locales para salvar las diferencias culturales. Establecer lazos con el gobierno en China, puede ayudar y ofrecerte un gran soporte a lo largo de todo el proceso. Tus partners en China esperarán que conozcas el contexto local y trabajes de acuerdo a este, así que es crucial que puedas situar tu discurso en el contexto local empresarial chino.

Identifica la figura principal que toma las decisiones en el grupo con el que tratas, pero también a los que pueden influir en esa persona. Las compañías chinas usan tácticas de negociación que podrían parecerte extrañas, y conocer a la persona que toma las decisiones puede resultar clave para contraatacar.  Algunas de estas tácticas incluyen el anunciamiento de que el equipo no tiene autoridad para tomar decisiones, aumentar los problemas de forma aparentemente infinita, o solicitar interminables ejemplos prácticos para párrafos legales del contrato.

En respuesta a estas tácticas, deberás mantener tu equipo de negociación unido de forma cohesiva y seguir un plan de comunicación con un portavoz designado. En la cultura occidental, los miembros de un equipo tienen voz individual y hacen uso de ella, a menudo mostrando desacuerdo dentro del equipo. Este no es el enfoque chino. En caso de duda, hablar poco es preferible a hablar demasiado. 

3 Las diferencias culturales

Los chinos tienden a considerar que los occidentales “hablan” mucho de grandes acuerdos, pero en realidad, lo importante para ellos son las acciones. Presta atención a lo que haces y deja que la moderación te guíe.  Toma el tiempo necesario para llegar a conocer a tus interlocutores a un nivel personal, ya que es crucial para construir la confianza. No olvides nunca que los chinos quieren iniciar una cooperación: tácticas como las amenazas, muestras de enfado o presión hacia fechas límite artificiales sólo conseguirán que tu sinceridad sea cuestionada. Sin embargo, ellos mismos podrían planificar una ceremonia formal de firma del contrato en una etapa temprana del proceso. Este evento público incluye altos directivos de la compañía y es parte del protocolo. También podría ser usado para renegociar aspectos clave tan sólo unos días antes, usando la ceremonia como una palanca para ejercer presión. Sé respetuoso con la ceremonia, pero no accedas a una fecha concreta hasta que el acuerdo haya sido alcanzado.

A pesar de que un intérprete oficial sea proporcionado en China, las compañías extranjeras deberían llevar su propio traductor chino a las negociaciones, así como un traductor cultural. Demuestra buena voluntad para usar ambos lenguajes, y un traductor cultural podría ayudar además a comprender la escena completa y revelar el significado de fondo de posiciones que podrían parecer obstinadas desde un punto de vista occidental. A menudo el rol del intermediario tendrá la mayor importancia en la labor de recoger información del lado chino de la negociación. Los chinos evitan las confrontaciones directas o situaciones embarazosas, así que tener a alguien que pueda hablar de manera informal a la otra parte puede clarificar un gran acuerdo. Por último, se consciente de que la “small talk” o charla desenfadada durante las comidas y antes o después de las reuniones puede actuar como un catalizador para las negociaciones dándoles un empujón hacia delante, dado que es el momento en que las partes implicadas ganan en conocimiento personal mutuo.

4 Negociaciones armoniosas y equilibradas

La cultura china otorga una gran importancia al balance y la armonía. Durante las negociaciones empresariales se pone un gran esfuerzo en el mantenimiento de ambas. Esto incluye medidas que permitan a ambas partes “mantener el tipo”. Puedes esperar un gran énfasis por parte de los chinos para mantener una relación amigable y cooperativa; muy difícilmente mostrarán su desacuerdo contigo, especialmente si es en público. Sin embargo, este aspecto tiene su lado negativo, ya que los elogios efusivos de la otra parte pueden crear un falso sentido de seguridad. Mantén una perspectiva crítica y trata de descubrir el verdadero significado detrás de actitudes que pueden parecer muy expresivas.

5 Cómo negociar con proveedores en China

Entrevista al experto: Jorge Mora Autor del blog líder del sector: "Importar de China"

¿Cómo de importante es el idioma y la comunicación cuando contactamos con nuevos proveedores?

Hace más de 10 años, cuando yo empecé en el mundo de la importación, te podía decir que si no sabías inglés era difícil comunicarse con los proveedores ya que el contacto generalmente era primero presencial en ferias y después por email. Hoy por hoy y gracias a los marketplaces y a los traductores online, puedes tener una conversación con cualquier proveedor sin que se entere de que no sabes hablar ingles. Tengo dos clientes, a los cuales realizo controles de calidad, que no hablan nada de inglés y ya han importado varios contenedores de China. El idioma no es un obstáculo.

¿Qué podemos hacer para asegurarnos de que estamos tratando con proveedores de confianza? Yo nunca empiezo un negocio si antes no he visitado las instalaciones del proveedor. No tienes por qué acudir tú mismo a la empresa, cualquier empresa de control de calidad puede realizar una auditoría de empresa en tu nombre. De esta forma te podrás hacer una idea del tipo de proveedor con el que vas a trabajar.

¿Cómo podemos saber si el precio de las muestras y el coste de envío que nos ofrecen es de mercado?

Si las muestras las tiene en stock por lo general suelen ser gratis. Si las tiene que fabricar a medida, en muchos casos el precio es el doble que el cotizado en proforma. Muchos de los proveedores devuelven el importe de la muestra si finalmente se formaliza el pedido con ellos.

El coste de envío dependerá de la urgencia que tengas. Por lo general los proveedores no suelen ganar dinero en este sentido y suelen aplicar el mismo coste de transporte que les cobra su agencia en China. Para saber si el coste es de mercado, es tan sencillo como comparar precio en empresas de paquetería online. Si el precio es parecido, lo mejor es dejar al proveedor que gestione el envío.

¿Existen buenas prácticas que debamos respetar cuando pedimos muestras por primera vez a un nuevo proveedor?  Tanto las muestras, como los pedidos de prueba, son un acercamiento previo entre ambas partes para pedidos más grandes. Si entiendes esto, no deberías negociar precio ni otro tipo de cosas que realmente no son de vital importancia. Si la forma de pago que te ofrecen es 30% anticipado y 70% al final de la producción, no tiene sentido tratar de negociar pequeñeces como 20% anticipado y 80% al final de la producción.

Tanto el precio como la forma de pago se deben negociar en el pedido de producción, una vez hemos comprobado que nuestro proveedor es bueno y no vamos a tener problemas con él. Al proveedor al que hemos solicitado la muestra lo hemos seleccionado porque tiene mejor precio que el resto de competidores o por alguna característica que le diferencie del resto, por eso no recomiendo negociar precio en el pedido de prueba. Ya hemos seleccionado al proveedor con mejor precio. En el segundo pedido entonces sí que es el momento de apretar un poco las tuercas.

¿Cómo podemos tener la seguridad de que el producto enviado como muestra será exactamente igual al del pedido final? 

En mi caso, yo siempre solicito dos muestras del mismo artículo. Una la dejo en mi oficina de Shanghai y la otra la recibo yo. La gente de mi oficina en origen se encarga de comprobar que ambas muestras son iguales y de enviarme una de las dos.

Para aquellos que estén empezando y no tengan oficina en China, les recomendaría que envíen las dos muestras a la empresa encargada del control de calidad de su pedido en China. Dicha empresa, que a posteriori realizará los controles de calidad en la empresa del proveedor, se quedará con una muestra y se encargará de enviarla la otra.

 ¿Qué documentos se necesitan para efectuar un envío de muestras? 

Dependerá del tipo de muestra que se vaya a solicitar a China. Si es una muestra industrial, como puede ser un tejido o una materia prima no es necesario ningún tipo de documento, únicamente la factura comercial con el valor real de la muestra o estar catalogada como muestra sin valor comercial. Si es una muestra de una pistola de aire comprimido o un rifle de los que se utilizan en paintball, entonces sí que se requerirá de una licencia específica para este tipo de muestras. En cualquier caso, estamos hablando de productos sensibles. Para el resto simplemente con la factura comercial adjunta al paquete es más que suficiente.

 ¿Qué métodos de pago recomiendas para el envío de muestras de China? 

Si el proveedor dispone de cuenta de Paypal, sin lugar a dudas es la forma más económica y rápida. Si no dispone de cuenta Paypal, la siguiente opción es la transferencia bancaria internacional. Tiene más costes que un pago mediante Paypal pero sigue siendo segura. Hay que evitar transferencias a cuentas personales utilizando plataformas como Western Union. Si la cuenta de Paypal es un email personal, también hay que ir con un poco de cuidado. Lo mejor es comprobar que el email sea del formato @empresadelproveedor.com.

CONCLUSIÓN No existe un fin de la negociación Para las compañías chinas, las negociaciones forman parte del proceso de construir y mantener relaciones de negocios. Por ello, estas no terminan nunca, a menos que la relación se rompa. Mientras que bajo nuestro enfoque occidental, puede ser que las negociaciones se den por terminadas con un “trato hecho” y un contrato firmado, la perspectiva china es diferente. La firma de un contrato es simplemente el comienzo de la relación y un compromiso para continuar con las negociaciones. Para ser efectivo y tener éxito a largo plazo, asegúrate de respetar esta forma de hacer y entender los negocios y de asumir que tendrás que asistir a futuras “discusiones” y “entendimientos” de la misma manera que lo hiciste al principio. Construir y mantener la confianza es el aspecto más crucial que marcará el éxito de las negociaciones y de las relaciones con tus proveedores en China.

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