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CCS. Consejo Colombiano de seguridad Tarea Modulo auditorias HSEQ

Presentado A: Patricia Mejía Tutora de curso

Presentado Por: Albeiro Agudelo García Código: 94.282.655

Dosquebradas Diciembre de 2020

Tarea Modulo Auditoria

Recuerde que   

Cada numeral de norma ISO tiene una serie de requisitos de cumplimiento. En el caso de este módulo se refiere a la Norma ISO 19011. Por medio de su universidad, tiene acceso a las normas en versión en línea. Debe tener en cuenta que si bien los numerales se refieren al mismo aspecto, cada norma tiene requerimientos específicos ya sean de calidad, ambientales o de SST.

Para el desarrollo de esta tarea debe actuar por siguiendo estos pasos:

PASO 1 Revisar los requisitos de cumplimiento de los aspectos Sistema Integrado de Gestión. Es esencial que tenga las normas a mano por lo tanto deseamos recordarle que puede consultar la versión en línea. Identifique los requerimientos de la norma (ISO 19011:2018) en este numeral.

PASO 2 Revise el Caso de estudio y compare los requisitos de la norma con la narración del caso. Si ha realizado el ejercicio Notas de Campo le será más fácil.

PASO 3 Identifique los hallazgos (fallas, incumplimientos o situaciones irregulares) frente a los requisitos de norma. Luego diligencie el formato

NOTA: Agregue tantas filas sean necesarias a la tabla para el desarrollo del ejercicio. IDENTIFICACION DE REQUISITOS NORMATIVOS ISO 19001 REQUISITO DE NORMA QUE TIENE LA EMPRESA HALLAZGO BAJO (NUMERAL) ISO 19011:2018 6.2.2 Establecimiento del El auditor realiza posterior al envío Si se cumple con el contacto con el auditado. del plan de auditoria con 8 días de numeral 6.2.2 pues al El líder del equipo antelación, establece una revisar lo referente a auditor debería comunicación previa con la la preparación el asegurarse de que se empresa para aclarar dudas sobre auditor si establece establece contacto con el proceso que allí se lleva a cabo contacto previo con el el auditado. A), b), c), d. y concretar la visita de campo que auditado donde aclara se va a realizar de acuerdo con el dudas y hace listado de proyectos vigentes preguntas sobre los enviados por la empresa en donde procesos, y confirma se definen las actividades que se las fechas para la vista realizan en cada uno, numero de de campo, además de contrato, nombre de la contratante, otras partes número de personas expuestas y interesadas externas porcentaje de ejecución del como los contratistas. proyecto. Lo que le permitirá revisar el alcance solicitado para la certificación en ISO 9001:2015, 14001:2015 e ISO 45001:2018 6.2.3 a) Determinación En este caso se recibe un informe Referente al numeral de la viabilidad de la de planeación estratégica el cual 6.2.3 a), falta auditoría incluye la política, objetivos y información importante directrices que se desean alcanzar, para una correcta pero este no contempla el análisis realización de la de la eficacia de las acciones auditoria como son los propuestas en el Sistema HSEQ. análisis de las Al revisar la política se encuentra acciones que se han que no contempla el compromiso proyectado para el con el cumplimiento de requisitos sistema de gestión legales ni con la identificación de HSEQ, además y muy peligros, evaluación, valoración de importante es que en los riesgos y determinación de la política no se controles evidencia compromiso con requisitos legales controles, además de la valoración y evaluación de los riesgos. 6.3.1 Realización de la El auditor en la fase de Con respecto al revisión de la preparación de la auditoría hace numeral 6.3.1 el información una revisión documental previa en auditor si hace una documentada la empresa en su fase inicial, que revisión previa de la se considera necesaria para la información

preparación del plan de auditoria. El auditor en esta fase revisa la identificación y definición de las relaciones existentes entre procesos del sistema de gestión integrado para identificar la estructura de los procesos que realiza la empresa y el modo de organización en lo relacionado a las áreas que se van a integrar 6.4 Realización de las Informa adicionalmente que de actividades de auditoría acuerdo con el plan de auditoría 6.4.1 Generalidades enviado la revisión del sistema inicia con la fase documental del SG HSEQ y que durante el segundo y tercer día de auditoria se realizara la vista de campo verificando las actividades realizadas para verificar el cumplimiento de las normas del SIG solicitadas. 6.4.3 Realización de la se inicia con la reunión de apertura reunión de apertura en la cual informa entre otros aspectos Objetivos de la auditoria, tiempo de auditoria, tipos de hallazgos, metodología de la evaluación, temas a tener en cuenta en la auditoria de acuerdo con lo establecido en las normas a certificar, horarios y fecha de entrega del informe con los posibles hallazgos que puedan determinarse en el proceso de evaluación. Informan que el gerente general y representante legal se encuentra fuera del país y que las personas encargadas de los procesos no es necesario que estén en la reunión de apertura. 6.3.2.2 Detalles de la En la reunión de apertura solo planificación de la participan el representante del auditoría sistema que es el director de d) las ubicaciones operaciones, el coordinador HSE y (físicas y virtuales), las el auxiliar HSE, e informan que el fechas, el horario y la gerente general y representante duración previstos de las legal se encuentra fuera del país y actividades de auditoría que las personas encargadas de que se van a llevar a los procesos no es necesario que cabo, incluyendo las estén en la reunión de apertura ya

documentada tendiente a identificar la interrelación entre los procesos, pero no se evidencia que solicite otra documentación pertinente como auditorias previas y riesgos propios entre otros. Si se cumple con el numeral 6.4, ya que se evidencia como se apegan al cronograma designado en el plan de auditoria, iniciando con la fase documental y luego con las actividades de campo. Para el numeral 6.4.3, reunión de apertura si se cumple con partes de los objetivos propuestos en este numeral como son el cronograma, y el tratamiento de los hallazgos entre otros. Pero también por otro lado no se cumple con la representación del nivel gerencial en esta reunión que es vital para determinar el nivel de compromiso y apoyo con el que se cuenta. Para el numeral 6.3.2.2 no se cumple ya que por ausencia del nivel gerencial no es posible realizar reuniones previas para concertar y tratar importante relativos a la empresa y la auditoria.

reuniones con la que el sistema HSEQ lo maneja en dirección del auditado; su totalidad el coordinador HSEQ desde su computador y a través de la intranet de la empresa. 6.3.2.2 Detalles de la El auditor al finalizar la reunión de planificación de la apertura, y de acuerdo con el plan auditoría de auditoria consulta con quien va h) la asignación de los a realizar la evaluación de los recursos apropiados elementos de Liderazgo, basada en la Planificación y Apoyo si el gerente consideración de los y representante legal no se riesgos y oportunidades encuentra a lo que le informan que relacionados con las lo hará el coordinador HSEQ quien actividades que se han tiene conocimiento de los temas de auditar. La tratados ya que es el quien maneja planificación de la el sistema HSEQ. auditoría debería tener en cuenta, según sea apropiado 6.4.5 Disponibilidad y El coordinador, le coloca en la acceso de la información pantalla del computador a su de auditoría cargo, las actas de reuniones gerenciales realizadas cada cuatro meses en donde no se tienen en cuenta los aspectos del SG HSEQ de forma sistémica ni seguimiento a los compromisos adquiridos y el acta de revisión gerencial en donde solamente se analizaron los índices de satisfacción de los clientes.

6.4.7 Recopilación verificación de información

y El auditor solicita los registros de la divulgación de cinco trabajadores seleccionados previamente y encuentra que el formato utilizado no tiene diligenciado todos los datos requeridos y establecidos por la empresa y adicionalmente es un formato antiguo de acuerdo con la información del coordinador HSEQ.

6.4.5 Disponibilidad y Al solicitar los registros acceso de la información estadísticos de accidentalidad el

No se cumple con el numeral 6.3.2.2 h), ya que si bien el coordinador HSEQ, conoce y maneja el sistema de gestión, no posee la preparación o autoridad para tomas decisiones o dar respuestas especificas sobre el direccionamiento estratégico de la empresa. Si se cumple con el numeral 6.4.5, disponibilidad de la información en la auditoría, pues como se observa se han establecido medios físicos y virtuales para presentar la información solicitada, aunque es evidente el incumplimiento, respecto al seguimiento a los compromisos y análisis de los clientes. Respecto al numeral 6.4.7 evidentemente el auditor hace una adecuada recolección de la información abordando para ello a varios de los empleados, pero la información hallada no cumple con los criterios de una correcta información documentada. No se cumple con el numeral 6.4.5, pues el

de auditoría

coordinador HSEQ informa que solo tiene registros del año anterior que en el transcurso del presente año no ha tenido tiempo de hacer los registros ni la investigación de los eventos debido a que se encuentra con muchos proyectos y no cuenta con suficiente personal para implementar los controles.

auditado no posee a cabalidad la información solicitada, argumentando falta de tiempo y poco personal lo que es excusa para tener la información que se le solicita en la auditoria.

5.4.2 Competencia de las personas responsables de la gestión del programa de auditoría a) los principios (véase el Capítulo 4), métodos y procesos de auditoría (véanse A.1 y A.2);

Revisa posteriormente el proceso de auditorías internas se solicita el procedimiento de auditorías PRHSE-021 versión 7 de 12 de abril de 2016 en donde se evidencia el programa de auditorías, las competencias del auditor interno. Al revisar la planeación de la auditoría interna se evidencia que no hubo participación del COPASST, el auditor interno es el coordinador HSE y en el informe no se evidencian desviaciones al sistema SSTA.

No se cumple con el numeral 5.4.2 de la norma ISO 19011, ya que como se expresa en el programa de auditorías y competencias del auditor interno, el mismo coordinador HSEQ, es el mismo auditor, no pudiendo ser juez y parte ya que puede perder imparcialidad, competencia y llegar a emitir juicios sesgados. No cumplen con el numeral 6.4.5, pues no presenta información importante como el programa de inspecciones, argumentando falta de tiempo, lo que no es procedente en la auditoria.

6.4.5 Disponibilidad y Ya al finalizar la tarde el auditor acceso de la información solicita al coordinador HSEQ que de auditoría le permita revisar el programa de inspecciones PR-HSE020 versión 5 de 6 de abril de 2016, en donde se define la realización de inspecciones de EPP, máquinas y equipos, locativo, equipos de emergencia, aspectos ambientales, vehículos, pero el coordinador informa que no ha tenido tiempo de realizar inspecciones este año y que las inspecciones que tiene son del año 2019 6.4.6 Revisión de la Al solicitar los registros de información mantenimiento de vehículos, documentada durante la lavado, programa de oren y aseo auditoría de los vehículos, el coordinador HSEQ informa que los vehículos son revisados en talleres de barrio a donde cada conductor aliado lleva el vehículo y no se tienen control sobre la disposición de los vertimientos, cambio de llantas y

El auditor conforme al numeral 6.4.6, y durante la auditoria, solicita información documentada sobre los diferentes procesos y actividades, dando cumplimiento a este numeral, sin embargo,

aceites. Para los vehículos propios se tiene establecido el mantenimiento de los mismos en el centro de diagnóstico de confianza y en donde los han atendido durante años por lo que no han solicitado ninguna documentación al respecto. 6.4.4 Comunicación De acuerdo con el plan de durante la auditoría auditoria el auditor teniendo en cuenta las recomendaciones realizadas por el coordinador HSEQ para la realización de la auditoria de campo, se desplazan hacia donde se encuentran los conductores más cercanos ubicados en el cliente MAUROS PIZZA 6.4.8 Generación de El auditor finaliza su observación hallazgos de la auditoría de acuerdo con el plan de auditoria para iniciar la realización del informe previo de hallazgos

6.4.9 Determinación de las conclusiones de la auditoría

6.4.9.1 Preparación para la reunión de cierre

6.5.1 Preparación informe de auditoría

del .

es frecuente en esta auditoría que el auditado no disponga de los documentos o registros pertinentes al área a auditar. Conforme al numeral 6.4.4, si se presenta comunicación entre el auditor y el auditando, evidenciándose con las recomendaciones realizadas acordes a planificado y aceptado por las partes. El auditor manifiesta su retiro para la realización del informe previo de hallazgos, cumpliendo en parte lo dispuesto en el numeral 6.4.8, de la norma ISO 19011. En el estudio de caso analizado no se estaría cumpliendo con el numeral 6.4.9, pues no se realizan conclusiones sobre los hallazgos realizados. En el estudio de caso analizado no se estaría cumpliendo con el numeral 6.4.9.1, pues no se observa que el equipo auditor se reúna para preparar la reunión de cierre. En el caso de estudio no se presenta preparación o informe final de la auditoria.